Оформлення строків зберігання справ

Велике значення для підвищення ефективності примірної номенклатури справ в якості методичного посібника з класифікації та систематизації документів при складанні індивідуальних номенклатур справ має встановлення термінів зберігання документів у номенклатурі справ. Особливо це актуально для сучасних господарських комерційних структур у зв’язку з появою великих нових комплексів документації, не була раніше в обігу, і необхідністю забезпечення їх збереження. Приблизна номенклатура справ є в цьому відношенні найважливішим ориентирующим методичним посібником для укладачів індивідуальних номенклатур справ. Терміни зберігання справ, включених в зразкову номенклатуру справ, визначаються виходячи з їх наукової та практичної цінності відповідно до чинних типових та галузевими (відомчими) переліків документів, а також переліками документів, що підлягають передачі на державне зберігання. Прикладом типового переліку, який необхідно використовувати при визначенні термінів зберігання в номенклатурі справ є Перелік типових управлінських документів, що утворюються в діяльності організацій, із зазначенням термінів зберігання. Для документів, не передбачених діючими переліками, строки зберігання встановлюються на підставі їх вивчення у взаємозв'язку із загальним комплексом документів за погодженням з відповідним органом управління архівною справою. Допускається узгодження строків зберігання справ з ЕПК архівних установ у випадках, коли узгодження їх з центральними архівними органами утруднене (територіальна віддаленість і т.д.). При цьому в примірної номенклатурі справ робиться примітка «Термін зберігання встановлено ЕПК (назва архівної установи), протокол від 00.00.00». Для забезпечення єдності визначення строків зберігання справ при розробці примірних номенклатур справ рекомендується вести облік знову встановлених строків зберігання. При розробці примірних номенклатур справ перевіряються і уточнюються терміни зберігання справ, встановлені конкретними індивідуальними номенклатурами. Постійний термін зберігання мають справи, що відображають основні напрямки діяльності організації. Часові терміни зберігання можуть обумовлюватися примітками, згідно з якими справа повинна зберігатися протягом встановленого терміну (закінчення терміну договору, після закінчення розрахунків, по завершенні ревізії і т.д.). Крім постійного і тимчасового термінів зберігання для деяких справ практичного значення застосовуються також терміни «до відпадання потреби» (ДМН) і «до заміни новими». Такі документи, в основному прислані з вищестоящих організацій для зведення, а також інструкції, методики або копії документів зберігаються до відпадання практичної потреби або до заміни новими. Відмітка ДМН означає, що документи мають лише практичне значення і термін їх зберігання визначається самою організацією, але він не може бути менше одного року. Термін «до заміни новими» звичайно проставляється на нормативних документах, надісланих з вищестоящої організації і мають для даної конкретної організації правовстановлюючий характер. Для деяких категорій справ у номенклатурі до терміну зберігання додається позначення «ЕПК», яка означає, що частина документів справи може мати науково-історичне значення і може бути залишена на постійне зберігання. У таких випадках після закінчення встановленого терміну повинна проводитися додаткова поаркушно експертиза цінності справ. У примірних номенклатурі справ відмітка «ЕПК» робиться у випадках, коли вона передбачена типовими або відомчим переліком документів, або у випадках, коли важко визначити конкретний термін зберігання справи, яка містить різнорідні документи. Доцільно провести додаткову експертизу цінності категорії справ, що містять позначку «ЕПК» перед їх включенням до номенклатури з метою можливого переформування справ і встановлення конкретних термінів зберігання. Можна, наприклад, продовжити строки зберігання справ, що мають практичне значення, а документи, що мають науково-історичне значення, залишити на постійне зберігання. Позначку «ЕПК» у примірних номенклатурі слід вживати тільки в найнеобхідніших випадках, коли від неї не можна відмовитися. Закріплена відмітка «ЕПК» переноситься з примірної номенклатури справ в індивідуальну номенклатуру при встановленні в ній термінів зберігання справ. Самовільне зняття цієї позначки не допускається. Терміни зберігання справ, встановлюються в примірної номенклатури справ для їх застосування в індивідуальних номенклатурі справ всіх однотипних організацій або організацій системи, пов’язаних між собою соподчинением. При необхідності зміни у них строків зберігання справ, слід узгодити ці зміни з архівом.