Теоретичні основи касових операцій та обліку розрахунків з підзвітними особами

Сутність касових операцій та розрахунків з підзвітними особами та завдання їх обліку.

Основними критеріями для визнання організованого ведення обліку розрахунків підприємства з підзвітними особами є достовірність, повнота та своєчасність подання облікової інформації про витрати на відрядження працівників у відповідності з дотриманням вимог законодавства на будь-якому етапі облікового процесу. Забезпечення повного, своєчасного та в межах нормативно-правових актів документування операцій з обліку розрахунків з підзвітними особами — запорука дотримання норм облікової політики підприємства та достовірності даних обліку і звітності щодо обліку розрахунків з підзвітними особами.

Розрахунки з підзвітними особами здійснюються в межах правового поля, регламентованого Податковим кодексом України, Інструкціею № 59 «Про службові відрядження в межах України та за кордон», Наказом МФУ «Про затвердження форми Звіту про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт» № 1276, Постановою «Про суми та склад витрат на відрядження державних службовців, а також інших осіб, що направляються у відрядження підприємствами, установами та організаціями, які повністю або частково утримуються (фіксуються) за рахунок бюджетних коштів» № 98 [14].

З каси підприємства можуть видаватись готівкові кошти для розрахункових операцій на місці придбання товарно-матеріальних цінностей (на ринку, підприємствах роздрібної торгівлі, у населення і тлі), а також для витрат по службових відрядженнях, інших потреб (пересилка службової кореспонденції, придбання господарського знаряддя та інше).

Як правило, у складі розрахунків великих організацій розрахунки через підзвітних осіб не охоплюють велику валову, пустку розрахунків, проте на малих підприємствах такий вид розрахунків займає відчутну їх частку.

Переважно, готівкові кошти видаються працівнику підприємства на основі розпорядження керівника підприємства (або в службові обов’язки працівника входить робота по закупівлі товарно-матеріальних цінностей — тоді розпорядження не потребується, але з таким працівником заключають договір про його повну матеріальну відповідальність). Працівник, що отримав готівкові кошти підприємства, називається в бухгалтерській практиці підзвітною особою, так як він зобов’язаний прозвітуватись про цільове використання грошових коштів, або повернути їх в касу підприємства (організації).

Підзвітна особа — довірена особа підприємства, яка має сукупність прав і обов’язків по відношенню до підприємства. В бухгалтерському обліку повинна фіксуватися інформація про стан заборгованості підзвітної особи, а також зобов’язання підприємства перед нею.

Суми, отримані підзвітною особою, називають авансовими сумами, а звіт працівника називають — звіт про використання підзвітних сум. Звітом про використання підзвітних сум буде вважатись документ, що підтверджує витрати працівника (так як до нього додаються підтверджуючі документи: чеки, білети, квитанції, закупівельні акти), обов’язковим реквізитом його є підпис керівника підприємства: «доцільність витрат підтверджую» і підпис, або «бухгалтерії оплатити» [7, с. 89].

Підзвітна особа складає звіт про використання підзвітних сум, де вказує дату і підписується в ньому.

Завдання бухгалтера — контролювати цільове використання підзвітних сум.

З цією метою він встановлює строки подання звітів про використання підзвітних сум, називає перелік документів, які працівник повинен пред’явити, і контролює правильність наданих документів на предмет їх юридичної сили (печатки, підписи і таке інше).

Якщо всі додані документи є достовірними, суму «списують «з підзвіту, так як працівник вже не повинен повертати готівкові гроші видані йому в підзвіт.

Таким чином, підприємство вже вступає з працівником в розрахункові операції, при веденні яких може бути дебіторська і кредиторська заборгованість на момент закриття бухгалтерських рахунків. Дебіторська заборгованість буде відображати наявність боргу працівника по отриманих ним коштам, в свою чергу, якщо сам працівник на виробничі цілі використав власні кошти, то підприємство до моменту їх відшкодування буде мати кредиторську заборгованість. Як і будь-яка інша заборгованість ця відшкодовується шляхом повернення готівкових коштів (за письмовою заявою працівника чи даних звітів про використання підзвітних сум).

Організація обліку розрахунків з підзвітними особами передбачає виконання таких завдань:

• — визначення кола штатних посад, які мають право отримувати кошти під звіт;
• — встановлення ліміту підзвітних сум до отримання щодо кожного структурного підрозділу установи;
• — організація розрахунку підзвітної суми;
• — визначення механізму видачі грошей під звіт та порядку звітування за витраченими підзвітними коштами.

Установлення переліку посад, які мають право отримувати кошти під звіт, здійснюється на основі розгляду штатного розкладу з урахуванням мети витрачання та запланованих заходів на рік. До напрямів витрачання підзвітних коштів належать господарські видатки, видатки на відрядження та видатки на наукові експедиції. Заходи, що враховуються як потенційне першоджерело утворення зазначених видатків, включають конференції різного рівня (міжнародні та всеукраїнські), наукові експедиції за планами робіт науково-дослідних установ, стажування за кордоном, вивчення досвіду організації роботи установ аналогічного профілю за кордоном, участь у семінарах, нарадах тощо. Розглядаючи процедуру визначення переліку посад в контексті даних положень, варто звернути увагу на пріоритетність вищого рівня кваліфікаційних характеристик та можливість підвищення останньої в результаті участі умовної посадової особи у вищевказаних заходах. Відповідно до вказаного потенційними до включення у перелік посадами виступають:

• — керівник установи та його заступники (службові відрядження для участі у нарадах вищого рівня; вивчення досвіду управління та організації роботи установ аналітичного профілю тощо);
• — головний бухгалтер та його заступники (службові відрядження з метою участі в семінарських заняттях; надання звітності головними розпорядниками коштів тощо);
• — провідні спеціалісти установи за профілем (наукові відрядження для участі в конференціях, наукових експедиціях; стажування за кордоном);
• — заступники керівників структурних підрозділів з господарських питань, експедитори (для здійснення закупівель окремих матеріальних запасів; службові відрядження з доставки товарно-матеріальних цінностей на підприємство) [10, с. 145].

Визначення ліміту підзвітних сум до отримання в розрізі структурних підрозділів передбачає вивчення потреб в останніх з урахуванням запланованих заходів щодо кожного структурного підрозділу. Ліміт підзвітних сум встановлюється на певний період, як правило, на квартал. За основу розрахунку беруться умовно відомі суми за відрядженнями, кількість відряджень та осіб, обсяг необоротних матеріальних запасів, що будуть придбані через підзвітних осіб.

Організація розрахунку авансової суми передбачає організацію роботи бухгалтера, що здійснює дану операцію в частині:

• — забезпечення інструктивними матеріалами, головним з яких Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордон, затверджена Наказом Міністерства фінансів України від 13.03.1998р. № 59;
• — розробки робочої інструкції на основі вказаного нормативного документа;
• — забезпечення інформацією щодо вартості квитків на транспорті за маршрутом до місця прибуття та найму житла;
• — забезпечення інформацією про цінові межі на відповідну категорію матеріальних запасів, що плануються до придбання [3].

Механізм видачі грошей під звіт та звітування за результатом їх витрачання регулюється в цілому Положенням про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затвердженим Постановою НБУ від 15.12.2004р. № 637. Відповідно до зазначеного документа видача готівки із каси установи під звіт здійснюється за умов повного звіту конкретної підзвітної особи за раніше отриманими нею підзвітними сумами. Видача підзвітних сум проводиться касиром на основі виписаного бухгалтерією видаткового ордера, який, в свою чергу, складається на підставі наказів про відрядження чи розпоряджень за результатами проведених видатків по звітним коштам. Відповідна особа подає до бухгалтерії звіт про використання підзвітних сум за витраченими сумами з доданням оригіналів усіх виправдовувальних документів (рахунків, проїзних квитків, квитанцій, посвідчення про відрядження тощо). Звіт про використання підзвітних сум подається разом із невикористаним залишком готівки у такі терміни:

• — упродовж трьох днів після повернення з відрядження;
• — упродовж наступного робочого дня після отримання готівкових коштів під звіт на господарські потреби [5].

Таким чином, розрахунки з підзвітними особами мають суттєве значення в діяльності підприємства, що вимагають чіткого дотримання нормативних актів та оформлення відповідних документів. Основними завданнями обліку розрахунків з підзвітними особами є: перевірка дотримання правил видачі авансів; контроль за своєчасністю здачі звітів про використання підзвітних сум; перевірка правильності використання підзвітних сум і оформлення документів, доданих до звітів про використання підзвітних сум, а також своєчасності повернення невитрачених сум. Крім того, завданням обліку розрахунків з підзвітними особами є: виявлення незаконних і недоцільних з господарської точки зору витрат.