Призначення документів та вимоги до їх оформлення

В Україні офіційно прийняті три визначення документа, зафіксовані в Державних стандартах (ДСТУ):

ДСТУ 2392−94:"Документ — записана інформація, яка може розглядатися як одиниця під час здійснення інформаційної діяльності".

ДСТУ 3017−95:"Документ — матеріальний об'єкт з інформацією, закріпленою створеним людиною способом для її передавання в часі та просторі".

ДСТУ 2732:2004:"Документ — інформація, зафіксована на матеріальному носії, основною функцією якого є зберігати та передавати її в часі та просторі" [4].

У статті 1 Закону України «Про інформацію» [1] говориться, що документ — матеріальний носій, що містить інформацію, основними функціями якого є її збереження та передавання у часі та просторі.

Головними функціями документу є зберігання й передача інформації в часі та просторі. Створюється документ з метою забезпечення потреб суспільства за допомогою розмноженої документної інформації.

Виділимо загальні функції документа [3, c. 81]:

Інформаційна — документ створюється для передачі або зберігання інформації.

Соціальна — задовольняє певну соціальну потребу.

Культурна — засіб зв’язку між організаціями та суспільними структурами.

Також виділяють спеціальні функції документа:

Управлінська — за допомогою документа виконується управління підприємством.

Правова — за документом закріплена юридична сила.

Історична — надбання історії, матеріальне підтвердження того, що відбувалося у світі.

В рамках вищезазначених функцій документа можна виділити наступні підфункції:

• 1. Закріплення (фіксація) інформації.
• 2. Зберігання інформації.
• 3. Трансляція інформації.

В рамках комунікативної функції документа, яка полягає в здатності документа бути інформативним засобом передачі, обміну, комунікації, спілкування, наступництва, виділяють наступні під функції [5]:

• 1. Одновекторна комунікація — проявляється в документах односторонньої дії: або зверху вниз, або знизу вверх.
• 2. Двовекторна комунікація — проявляється в документах двосторонньої дії: договори, угоди, листування.
• 3. Кумулятивна функція — полягає в здатності документа нагромаджувати, концентрувати, збирати і упорядковувати інформацію з метою її збереження для сучасного і майбутніх поколінь.

Документи також виконують спеціальні функції, які властиві не всім, а певним видам і типам документів, де вони проявляються переважно залежно від соціальних потреб суспільства.

Управлінська або регулятивна функція виконується документами, створеними з метою управління і в процесі його реалізації (закони, положення, статути, постанови, розпорядження, рішення, накази, протоколи, циркуляри, приписи, тобто офіційні ділові документи).

В даному випадку документи виконують такі під функції [5]:

• 1. Матеріалізація управлінської дії - є основним критерієм доцільності виникнення документа і завбачає його цінність як історичного джерела
• 2. Організація інформації - лише за допомогою документа інформація зберігається і передається у суворо визначеній формі
• 3. Забезпечення функціонування і вдосконалення державної системи в цілому і кожної державної структури зокрема
• 4. Забезпечення функціонування кожного члена даного соціального інституту і даного суспільства в його конкретній соціальній ролі

Пізнавальна (освітня) або когнітивна функція — здатність документа служити засобом отримання і передачі знань для вивчення процесів і явищ природи та суспільства. Ця функція наявна в навчальних документах — підручниках, навчальних посібниках тощо, а також у наукових документах — монографіях, дисертаціях, авторефератах дисертацій, патентах тощо Правова функція — здатність документа служити засобом доказування, підтвердження яких-небудь фактів (відомостей). Ця функція властиваофіційним виданням (конституція, закон, указ, а також історичні джерела, що служать засобом підтвердження) Загально-культурна функція — здатність документа сприяти розвитку культури суспільства, виступати засобом закріплення і передачі культурної традиції, засвоєння системи цінностей, естетичних норм, ритуалів, прийнятих у суспільстві. Такою функцією володіють літературно-художні видання, кіно-, відеофільми тощо.

Меморіальна (пам'яткова) функція — здатність документа служити «зовнішньою пам’яттю» людини і суспільства в цілому, зберігати інформацію і передавати її від одного покоління до іншого. Ця функція властива документам-пам'яткам, що мають особливу соціально-культурну та історичну цінність (рукописні книги, рідкісні, особливо цінні і унікальні документи) Гедонічна функція — здатність документа служити засобом відпочинку, розваги, раціонального використання вільного часу. Такою функцією наділені твори художньої літератури, видання з мистецтва, листівки, кінофільми, відеофільми, компакт-диски, грампластинки, магнітні фонограми тощо Статистична функція — здатність документа відображати кількісну характеристику інформації, служити засобом реєстрації і групування в формалізованому цифровому вираженні інформації, пов’язаної з господарськими, демографічними та іншими соціальними процесами з метою їх аналізу, контролю та оптимізації.

Функція історичного джерела — здатність документа служити засобом засвідчення історичних подій, фактів, бути підставою дослідження історії розвитку природи та суспільства [3, c. 101].

Отже, виконуючи своє призначення зберігання й передачі інформації в часі та просторі, документи виконують ряд функцій.

Нижче представлено основні вимоги до оформлення документів [5].

• 1. На бланку друкується тільки перша сторінка тексту, наступні — на стандартних аркушах.
• 2. Назвадокумента друкується великими літерами без крапки в кінці (якщо друкованих знаків не більше 14, то можна друкувати врозрядку).
• 3. У рукописних документах назва документа пишеться з великої (розписка, доручення, автобіографія тощо) чи з малої літери (заява, пояснювальна, доповідна записка тощо) відповідно до правил пунктуації.
• 4. Текстдокумента завжди починається з абзацу. Абзаци всередині пунктів не нумерують.
• 5. Текстдокумента на аркушах формату А-4 друкують через 1,5 міжрядкових інтервали, формату А-5 — через 1 інтервал.
• 6. Реквізитидокумента (зокрема назву документа) відокремлюють від інших реквізитів 2−3 вільними міжрядковими інтервалами. Максимальна довжина рядка багаторядкових реквізитів (крім тексту) — 28 знаків.
• 7. Членування тексту документа може здійснюватися так:
• 8. Нумерація рубрик може виконуватися з використанням крапок або крапки з комою в кінці рубрик переліку:
• 9. Узовнішніх документах використовуються тільки загальновживані абревіатури й скорочення:
• 10. У внутрішніх документах можуть уживатися абревіатури й скорочення, прийняті в даній установі чи структурному підрозділі: ХПК— Хмельницький політехнічний коледж,ММФ— механіко-математичний факультет тощо. документ бухгалтерський проведення рахунок операція
• 11. Підписування документа. Підпис укладача чи відповідальної особи переноситься на іншу сторінку лише за умови наявності на ній не менше двох рядків тексту. У розшифруванні підпису другий ініціал (по батькові) може не вказуватися; саме розшифрування розміщується на рівні останнього рядка назви посади. Підпис ставиться під текстом документа після 2—3 пропущених рядків, починаючи від лівого поля.
• 12. Затвердження документа позначають праворуч вгорі.
• 13. Погодження документа розташовують під підписом або під візами.
• 14. Вказується ПІБ адресата (службова особа):
• 15. Встановлюється дата.
• 16. Відбувається взаємне розміщення ініціалів і прізвища.
• 17. Візи на документі(ставляться в лівій частині аркуша від поля).
• 18. Позначка про виконавця розташовується на лицевому боці або (якщо немає місця) на звороті останнього аркуша в лівому нижньому кутку (прізвище, телефон).
• 19. Позначка про виконання документа й направлення його до справи підписується й датується виконавцем документа чи керівником структурного підрозділу, де його підготовлено. Виконується від руки внизу документа, як правило, ліворуч.
• 20. Позначка про надходження документа розміщується в правому нижньому кутку першого аркуша документа (вказується — від руки або з використанням відповідного штемпеля).
• 21. Індексація документів (створених чи одержаних) проставляється на першій сторінці документа ліворуч вгорі.
• 22. Посилання на індекс і дату вхідного документа, який виконується чи на який дається відповідь.
• 23. Розміщення печатки документа. Кутові штампи на документах ставляться за необхідністю праворуч вгорі. Печатка ставиться так, щоб вона захоплювала 3−4 літери найменування посади особи, яка підписала документ.

На службових листах (друкованих та бланках) печатка не ставиться. Відбиток гербової (круглої, що прирівнюється до гербової) печатки ставиться на гарантійних листах, штатних розкладах та змінах до них, договорах, дорученнях, посвідченнях про відрядження, заявках на обладнання, винаходи тощо.