Документообіг. 
Видавництво рукопису

Широка інформатизація всіх сфер діяльності нашого суспільства принципово зміцнює роль інформації та інформаційних технологій. Особливо актуальні ці питання для економічних об'єктів: виробничих підприємств, фірм, компаній, фінансових, банківських, податкових, інвестиційних організацій, торгівлі, маркетингу, державних та інформаційних органів управління.

Впровадження інформаційних систем (ІС) здійснюється з метою підвищення ефективності виробничої діяльності фірми за рахунок не тільки опрацювання і збереження рутинної інформації, автоматизації типових робіт, але і за рахунок принципово нових методів управління, заснованих на моделюванні дій спеціалістів фірми при прийнятті рішень (методи штучного інтелекту, експертні системи і т.п.), використанні сучасних засобів телекомунікацій (електронна пошта, телеконференції), глобальних і локальних обчислюванних мереж і т.д.

Газету «Вечерний Луганск» теж неможливо уявити без персональних комп’ютерів — вони встановленні майже в усіх віділах і постійно знаходяться в роботі.

При оформленні нового замовлення на виготовлення періодичної продукції формуються типові документи: звіт, що містить калькуляцію витрат на видання, акт на використання матеріалів для виробничих цілей, договір на виготовлення поліграфічної продукції. Частково робота із документами у видавництві була вже автоматизована, а саме: існували шаблони основних документів. Але із збільшенням кількості замовлень (рекламних) витрачалась велика кількість часу на формування документів при оформленні замовлень. Тому виникла необхідність систематизованого зберігання усіх цих документів, зведення до мінімуму ризику їх втрати, забезпечення легкого доступу до них, і можливість швидкого внесення змін до замовлення. Проаналізувавши усі дані, можна зробити висновок про необхідність в автоматизації роботи редакційно-видавничого відділу через створення єдиної системи ведення фінансової документації.

Система ведення фінансової документації у газету «Вечерний Луганск» має такий вигляд:

• * ведення Книги замовлень;
• * здійснення калькуляції витрат на видання;
• * збереження в базі даних сукупності значень змінних процесу калькуляції;
• * автоматизоване створення типових документів та їх збереження в базі даних;
• * реалізація зручного інтерфейсу роботи з програмою.