Функції листування у підтримці ділового партнерства

МІНІСТЕРСТВО ОСВІТИ УКРАЇНИ.

Державний університет «Львівска політехніка».

Кафедра міжнародного підприємництва й менеджменту.

РЕФЕРАТ із дисципліни: «Ділова кореспонденція та документи зовнішньоекономічної діяльності» на задану тему: «Функції листування у підтримці ділового партнерства».

Виконав: ст. грн. МЗД-41.

Долинський І. Р.

Прийняв: Ліпенцев А. В.

Львів 1998.

Зміст.

Вступ … … 3 Розділ 1. Організація діловодства в установі … 4 Розділ 2. Функції діловодства … 6 Розділ 3. Види листів … … 7 Розділ 4. Мета аркуша … … 12 Висновок … … 14 Список використаних джерел … 15.

Вступ.

0рганізація діловодства істотно впливає на оперативність, економічність й надійність функціонування апарату управління установи, культуру пращ управлінського персоналу. Якщо процес діловодства в установі поставлений раціонально, фахівці і керівники вивільняються від виконання невластивих їм функцій, підвищується результативність «їхні роботи, скорочуються витрати, заговорили українською у «язані із функціонуванням апарату управління.

Розділ 1.

Організація діловодства в установі. Розглянемо основні поняття діловодства, котрі стосуються установ всіх форм власності. Діловодство визначається як діяльність, що охоплює запитання документування та організації роботи із документами у процесі виконання управлінських дій. Діловодство в установі являє собою повний цикл обробки та руху документів із моменту їхнього створення (чи одержання) до завершення виконання й відправлення. Від правильної організації діловодства, якнайповнішої його механізації й автоматизації закласти ефективність управління в цілому. Документування — це створення документів, тобто їхні підготовка, складення, оформлення та виготовлення. Організація роботи із документами є створення умів, котрі забезпечують рух, пошук та збереження документів у діловодстві. Документообіг — рух документів в установі із моменту створення до Відправлення. Обсяг документообігу визначається кількістю вхідних, вихідних та внутрішніх документів, наприклад, за рік. Швидкість документообігу закласти від якості документаційного обслуговування апарату управління в цілому та від системи організації діловодства (повної чи часткової). Повну централізацію діловодства рекомендується застосовувати в установах із обсягом документообігу до 10 тис. документів на piк (IV категорія) й невеликою кількістю структурних підрозділів. Децентралізована система діловодства має місце в установах із територіально роз'єднаними структурними підрозділами та кількістю документів понад 100 тис. одиниць на рік. Загальні правила документування управлінської діяльності викладеш в Примірній інструкції із діловодства в міністерствах й відомствах України, місцевих органах державної влади, місцевого та регіонального самоврядування. Вона регламентує порядок робота із документами із моменту їхні створення чи надходження до відправлення чи передачі в архів установи. Положення інструкції поширюються протягом усього службову документацію, що не має таємного характеру, у тому числі створену засобами обчислювальної техніки. Правила й рекомендації про порядок здійснення діловодних процесів розробляються відповідно в Україну, що встановлюють порядок організації й діяльності органів державної влади, та актів органів державної виконавчої влади, місцевого й регіонального самоврядування. 0рганізаційно-методичну допомогу у вдосконалені системи документаційного забезпечення державного управління й діловодства подають установи державної архівної служби України, котрі розробляють й затверджують основні нормативні документи із відповідних питань, перевіряють й мають право вимагати від керівників установ усунення виявлених под годину перевірок недоліків.

Розділ 2.

Функції діловодства.

Загальне керівництво організацією діловодства в установі здійснює її керівник. Уся організаційна робота із раціональної постановки діловодства в установі покладається на службу діловодства. Остання е самостійним структурним підрозділом установи й підпорядковується її керівнику.

Чинниками, котрі визначають організаційну побудову служби діловодства, є її основні функції, обсяг робіт по кожній із них, а також розмір установи, тобто кількість її структурних підрозділів, їхнього територіальне розміщення, загальна кількість працівників, кількість рівнів прийняття рішень, норми управління, прийнята система документування і організації роботи із документами, рівень механізації й автоматизації документаційних процесів тощо.

Основними завданнями служби діловодства е встановлення єдиного порядку роботи із документами в установі та підвідомчій мережі, документаційне забезпечення діяльності на основі використання Сучасної обчислювальної техніки, автоматизованої технологи роботи із документами й скорочення кількості документів.

Розділ 3.

Види листів.

Службовий лист — це узагальнена назва різних за змістом документів, котрі виділяють у зв «язку з особливим способом передавання тексту — пересиланням поштою. Службовий лист є не лише носієм певної інформації, а і правовим документом. Правильність аркуша, відповідність його змісту нормативним актам засвідчує своїм підписом керівник організації, який несе повну відповідальність за викладену інформацію. Виклад змісту аркуша мас бути логічно послідовним, стислим, переконливим, спонукати адресата належним чином вирішити порушене запитання. Службовий лист складається зі вступу, доведення та заключної частини. У вступі викладають заподій та безпосередній привід, котрі стали підставою для написання. У доведені подаються історія запитання, докази, факти, посилання на законодавство, цифрові дані, робляться логічні висновки. Заключна частина містить основну думку документа: прохання, пропозицію, згоду, відмову тощо. Службовий лист мусить бути бездоганним. Навіть невелике недотримання вимог до нього може перетворити лист на дефектний із юридичної точки зору. Всі дані та факти, про котрі йдеться в листі, повинні бути перевірені. Кореспонденція поділяється на такі види листів: — ділові (формальні та неформальні); — особисті (приватні); — рекомендаційні; — прямої поштової реклами.

Формальними є листи, підготовленні одним підприємством (установою, організацією). Неформальні складають працівники одного рівня (скажімо, менеджер кадрової) служби однієї фірми менеджеру кадрової служби іншої) з пропозицією про особисту зустріч із метою обговорення деяких питань, обміну інформаційними матеріалами тощо. Всі офіційні ділові листи за функціональною ознакою можна поділити на такі, що потребують відповіді й такі, що не потребують відповіді. Серед перших — лист прохання, лист вимога, лист звертання. лист запит. Відповіді ними оформляють залежно від змісту вхідного аркуша. До другої групи належати лист-попередження, лист-відмова, лист нагадування, лист-повідомлення, лист-подяка, лист-оповіщення, лист-підтвердження. листрозпорядження, інформаційний лист. супровідний лист. У залежності від адресата їхні розрізняють на колективні та циркулярні. Колективний лист складається від імені певної кількості осіб та спрямовується за одною адресою. До таких листів можна віднести скарги, прохання «га :звернення, що Підписані групами осіб, котрі усвідомлюють свою спільність у розв’язанні питань. Циркулярний лист, навпаки. спрямовується ряду підпорядкованих установ одним адресатом. Джерелом циркулярного аркуша є, як правило, вищий організація (міністерство, корпорація), що інформує свої підрозділи щодо того чи іншого запитання чи дає вказівки, розпорядження. 3 огляду на зміст та обсяг листи поділяють на прості, чи одноаспектні, та складні, чи багатоаспектні. За тематичною ознакою листи бувають адміністративно господарчі. постачальницько-побутові, виробничі, пропагандистські. та інші. За цією ознакою розрізняють також ділову та комерційну кореспонденцію. Вважається, що листування, яку стосується економічної, правової, фінансової та інших форм діяльності підприємства, є діловою кореспонденцією, а листування із питань матеріально-технічного постачання та збуту — комерційною. Листування може стосуватися виробничої діяльності підприємств та організацій. та відносин між суспільними, профспілковими та культовими установами. За структурними ознаками ділову кореспонденцію можна поділити на стандартну (регламентовану) та нестандартну. Особистими є листи, якими обмінюються знайомі чи родичі. Така кореспонденція мас приватний характер. Раніше особисті листи займали багато сторінок. Автор Першого тлумачного словника Самуель Джонсон, скажімо, вважав, що стислий лист, що адресований далекому другові, є образливим, подібні до короткого кивка чи недбалого рукостискання. 0собисті листи пишуть, як правило. від руки. й якщо інколи їхні можна надрукувати, то запрошення, відповіді, привітання та співчуття завжди складають под руки, що подчеркивает щирість того, хто пише, краще висловлює особисте ставлення до людини та події в її житті. У багатьох країнах вважають, що в окремих випадках о6ов «язково потрібно надсилати листи. Наприклад, висловити подяку господарям, якщо ві гостювали в їхні будинку понад добу. 0бов «язковими є також листи, в які дякують за подарунки, якщо не було б нагоди подякувати особисто. Рекомендаційними є листи, котрі заочно представляють людину. Такі листи допомагають їй швидко заручитися підтримкою за місцем тимчасового перебування. Вони означають: «Пред'явник цого мас декларація про вашу увагу та гостинність ». (із огляду на це незручно просити кого-небудь дати такий лист). Якщо ві пишете рекомендаційний лист, разом із ним можна вкласти у конверт вашу візитну картку. А ім «я того, кого ві рекомендуєте, можна написати олівцем. Листи прямої поштової реклами призначені для рекламування товарів та послуг безпосередньо тім людям, в які зацікавлений рекламодавець. Якщо список адресатів добро продуманий, рекламний лист складений тонко та зі смаком, а товар, що пропонується мас хороший попит, адресати, як правило, дістають серйозний імпульс до здійснення негайних покупок. Уявіть собі, що ві як керівник фірми отримали рекламний лист, із пропозицією придбати конкретний товар, ідеальним, безумовно, якщо випадок, якщо на конверту у вступному зверненні ві прочитаєте своє ім «я, прізвище та правильно вказану посаду. Написаний в довірчому, товариському тоні, такий лист ві прочитаєте із початку до кінця. Тім понад, якщо у ньому йтиметься про проблеми, котрі вас зацікавлять. Використання для рекламного розсилу завчасно виготовлених бланків із текстом полегшить ваше заподіяння. Якщо ж кількість адресатів значна, перед текстом можна обмежитись словами «Керівнику », «Шановна Пані чи Пан ». Вкладені у конверт рекламні листівки спрямовуються фактичним покупцям, дані про які є в картотеці постійних адресатів. Привабливі невеликі одноаркушеві вкладники («стафери»), що виконуються на якісному папері із використанням багатокольорової поліграфії. Ксерокопія віддрукованого на машинці тексту, вкладена в окремий пакет із сірого паперу. навпаки, дає зворотню реакцію. Один із найбільш відомих США спеціалістів із маркетингу К. Дайк мовивши, що він вважав бі надзвичайною подією факт, якщо б на його звернення Відповіли 15% адресатів. Дейл Карнегі наводити у своїй книжці ряд листів, на котрі відповіли 50% адресатів. Основною мовою міжнародного ділового листування за останнє сторіччя стала англійська. Ліст англійською мовою зрозумілий діловій людині у будь-якому місці земної кулі. Розглянемо основні правила складання листів іноземним партнерам.

Розділ 4.

Мета листа.

Функціональне призначення ділових листів як елемента ділової комунікації полягає у досягненні згоди між двома та более партнерами (організаціями, установами, фірмами. окремими особами тощо). Офіційно-ділова сфера спілкування, функціональне призначення ділового листування визначають його особливості. Насамперед, це офіційність, обумовлена, по-перше. ситуаціями спілкування й, по-друге, характером відносин між партнерами. Письмовій діловій мові притаманне широко використання ситуаційних кліше, стереотипних виразів та фраз. Стандартність ділового листування викликана вимогами економії мови й необхідністю полегшити процес обробки листів. Перед тім, як взяти ручку чи ввімкнути персональний комп «ютер, варто усвідомити • вид аркуша (супровідний, лист-прохання. лист-повідомлення, листнагадування та ін.); • чи передбачається відповідь; • чи зрозуміє адресат зміст аркуша однозначно; • чи є впевненість у бо лист надійде вчасно (якщо Ні, скористайтесь телефоном, телефаксом, чи модемним зв «язком). Автор аркуша мусить ясно уявляти, про що писати, котрі наводити аргументи, якої мети досягти. При цьому він винен бути впевненими, що саме лист є найефективнішим засобом вирішення даного запитання. Відомий американський менеджер Лі Якока у книжці «Кар'єра менеджера «зазначає, що підготовка ділового аркуша — це найкращий засіб пізнання таємниць, менеджменту. Чіткий порядок письмового викладу будь-якої ідеї тім самим є першим кроком до її втілення в життя. У розмові можна викладати різного роду недооформлені ідеї. Якщо ж думка викладається на папері. відбувається дещо таке, що спонукає заглибитись у конкретні деталі. При цьому набагато важче вводити на оману самого собі, ніж когось іншого. Людиною, безумовно, значно легше викладати свої думи усно, ніж письмово, але й дійсність вимагає, щоб писати вміли усі. Мета написання відома: — привернути увагу до певної ситуації чи проблеми; — дати змогу легко зрозуміти написане; — спонукати діяти так, а чи не інакше. Це явна позначка. Алі є також позначка, якої не бачить навіть тієї, хто пише лист. Ця позначка — краще усвідомити проблему, скласти струнці логічне уявлення про свою ідею.

Висновок.

Основними завданнями служби діловодства е встановлення єдиного порядку роботи із документами в установі та підвідомчій мережі, документаційне забезпечення діяльності на основі використання Сучасної обчислювальної техніки, автоматизованої технологи роботи із документами й скорочення кількості документів.

Функціональне призначення ділових листів як елемента ділової комунікації полягає у досягненні згоди між двома та более партнерами (організаціями, установами, фірмами. окремими особами тощо). Офіційно-ділова сфера спілкування, функціональне призначення ділового листування визначають його особливості.

Список використаних джерел.

1. Коваль А. П. «Ділове спілкування». — До.: Ли-бідь, 1992 2. Молдованов М. І., Сідорова Р. П. «сучасний діловий документ».-К.: 1992 3. Палеха Ю. І. «Документаційне забезпечення управління». — До.: МАУП, 1997.