Документований процес руху кадрів

Документування процесів руху кадров.

Однією з найважливіших функцій кадрової служби підприємства (чи співробітника, відповідального до праці з кадрами) є документування трудових правовідносин. До складу документації, оформляемой в кадрової службі, входять документи різного функціонального призначення: первинні облікові (наприклад, особиста картка Т-2), розпорядницькі (наказ), особисті (трудова книжка), із соціального забезпечення (пенсійні) і т.д.

Обов’язкове ведення кадрової документації будь-якою підприємстві, а отже, і на комерційному, передбачено відповідними загальнодержавними законодавчими і нормативними актами: Кодексом законів про працю Російської Федерації (КзпПр), Інструкцією ведення трудових книжок і др.

Найбільш чисельною є документація, що супроводжує процеси руху кадрів для підприємства. Під рухом кадрів умовно понимается:

— прийом, переклад й работников;

— надання отпусков;

— командирование.

Під час прийому на роботі фіксуються основні анкетнобіографічні дані працівника, умови його приймання й оплати праці. Усе це інформація може надалі змінюватися, тож документації, оформляющей процеси руху кадрів, можна віднести документи про зміну анкетнобіографічних даних, і про зміну умов та рівної оплати труда.

Звільнення співробітників проводиться у разі причин, зазначених у статтях КзпПр, виходячи з поданого працівником особистого заяви, чи зв’язки України із закінченням терміну дії контракту, укладеного визначений термін, або за наявності акта щодо порушення трудовий дисципліни і т.д.

Звільнення працівників оформляється наказом з особистого составу.

Надання відпусток працівником підприємства ввозяться відповідність до попередньо затвердженим графіком відпусток. При необхідності перенесення відпускного періоду працівником має бути складено особисте заяву із причини переноса.

Надання відпустки оформляється наказом з особистого составу.

Відрядження працівників підприємства; зазвичай, обгрунтовується в доповідну записку керівника структурного підрозділи (ведучого фахівця) й оформляється наказом з особистого составу.

При зміну умов і оплати праці співробітників можуть попередньо видаватися накази по основний діяльності (наприклад, про реорганізації структури підприємства) чи складатися доповідних записок керівників структурних підрозділів (провідних фахівців), та був оформляються накази з особистого составу.

Накази з особового складу оформляються й ведуться суворо окремо від наказів по основний діяльності. Разом про те обидві різновиду наказів оформляються на однакових бланках (див. докладання 34, 35). Тексти більшості наказів з особового складу немає констатуючій частині і дієслова «Наказую», як це заведено в наказах по основний діяльності. Тому кадрові накази відразу розпочинаються з розпорядницького дії: прийняти. Призначити, перевести, звільнити, змінити прізвище, надати відпустку, відряджати і т.д.

Розрізняють прості (індивідуальні) складні (зведені) накази по особового складу. У індивідуальних міститься інформація лише про один працівника, в зведених — про кілька співробітників незалежно від цього, під які управлінські дії вони підпадають (прийом, переклад, звільнення, зміна прізвища та ін.). Під час упорядкування зведених наказів слід враховувати, що перший документ ні утримувати інформацію з різними термінами зберігання. Тому рекомендується виділяти накази про надання відпусток і відряджанні співробітників, які мають короткий (3 року) термін зберігання ЕВР у на відміну від інших кадрових наказів, що зберігаються 75 років. У в індивідуальному порядку оформляють, зазвичай, накази про заохочення і стягнення, враховуючи їх специфічну виховну роль.

Кожен пункт наказу з особового складу потрібно сформулювати в суворій відповідності з вимогами КзпПр. Постійної інформацією нічого для будь-якого кадрового наказу є вказівку розпорядницького дії (звільнити, перевести), прізвища та ініціалів працівника (імені Ілліча та по батькові повністю — при прийомі працювати), посади й структурного підрозділи (якщо підприємство має структурні підрозділи розміщуються), дати набрання чинності даного пункту наказу (якщо вона збігаються з датою реєстрації приказа).

Наявність інших відомостей у пунктах наказу з особового складу визначається специфікою розпорядницького действия.

Зразок оформлення наказу з особового складу дано при застосуванні 36.

Накази з особового складу обов’язково реєструються (окремо від наказів по основний діяльності). Як реєстраційної форми використовують книжку (журнал) реєстрації (при порівняно невеличкому кількості кадрових наказів, що видаються протягом календарного року) чи реєстраційні картки (на великих масивах наказів для зручності справочно-поисковой работы).

У реєстраційної формі вказуються: дата і номер наказу, зміст, ким підписано приказ.

З урахуванням відмінностей у термінах зберігання наказів з особового складу рекомендується індексувати (нумерувати) їх за наступному правилу. До порядковому номера кадрового наказу додається літерне позначення, щоб відрізнити його за номера від наказу по основний діяльності. Доцільно запровадити різні літерні позначення до різних за змістом кадрових наказів, наприклад: № 28-к — наказ про рух кадрів (прийом, переклад, звільнення, зміни кадрової інформації), № 12- км — про відряджанні, № 45-о — відпустку, № 32-п — про поощрении.

Інформація, у наказах з особового складу (інформацію про роботи і заохочення), фіксується у трудових книжках работников.

Особисте заяву працівника про зарахування, перекладі або звільнення пишеться, зазвичай, рукою, у довільній формі або на трафаретном бланку, розробленому для підприємства. У заяві вказуються: найменування структурного підрозділи, найменування виду документа, дата, адресат (посаду, прізвище, ініціали керівника підприємства), текст, особиста підпис, розшифровка підписи. Надалі на заяві проставляється резолюція керівника і позначка про виконання документи й напрямі його до справи. Зразок особистого заяви дано при застосуванні 37.

Трудової контракт, як письмова форма трудового договору між працівником адміністрацією від імені керівника підприємства, повинен мати такі обов’язкові реквізити: назва виду документа, дата, індекс, місце складання, текст, підписи, печатку. Контракт складається у двох справжніх примірниках, одна з яких залишається для підприємства, а інший зберігається в працівника. Приблизна форма контракту дана при застосуванні 38.

Ведення трудових книжок работников.

Трудова книжка є основний документ про праці работника.

Трудові книжки ведуться на, всіх працівників, які працювали понад 5 днів, зокрема на сезонних і тимчасових працівників, і навіть на позаштатних працівників за умови, якщо вони підлягають державного соціального страхованию.

Особи, вступники працювати, зобов’язані пред’являти адміністрації підприємства трудову книжку, оформлену у порядку. Прийом на роботу без трудовий книжки заборонена. При оформленні на сумісництву, по трудовому угоді, за договором підряду трудова книжка не предъявляется.

Особи, вступники працювати вперше, зобов’язані уявити адміністрації довідку про нього занятті, видану за місцем проживання, а звільнені з рядів Збройних сил — військовий билет.

Оформлення трудових книжек.

Заповнення трудовий книжки вперше виробляється адміністрацією підприємства у присутності працівника пізніше тижневого терміну від часу прийому на работу.

Трудова книжка повинна оформлятися й надалі вестися точному відповідність до правилами, що у Інструкції про порядок ведення трудових книжок на підприємствах, у державних установах та організаціях (остання редакція Інструкції було затверджено Госкомтруда СРСР 1986 р., частково змінювалася 1990;го г.).

Відповідно до Інструкцією в трудову книжку вносяться: інформацію про працівника: прізвище, ім'я, по батькові, дата народження, освіту, професія, спеціальність; інформацію про роботі: прийом працювати, переклад в іншу постійну роботу, звільнення; інформацію про нагородженнях і заохочення: нагородження орденами і медалями, присвоєння почесних звань; заохочення за успіхи у роботі, застосовувані трудовим колективом, і навіть нагородження і заохочення, передбачені правилами внутрішнього трудового розпорядку і статутами про дисципліни; інші заохочення відповідно до чинним законодавством; відомостей про відкриттях, куди видано дипломи, про використаних винаходах і раціоналізаторських пропозиціях і виплачених у зв’язку з цим вознаграждениях.

Стягнення в трудову книжку не записуються. Усі записи про зарахування на роботу, перекладі іншу постійну роботу, звільнення, про нагородженнях і заохочення вносяться адміністрацією в трудову книжку після ухвалення відповідного наказу, але з пізніше тижневого терміну, а під час звільнення — щодня звільнення. Записи у трудовій книжці ви повинні достеменно відповідати тексту наказу з особистого составу.

Записи виробляються акуратно, пір'яний чи кульковою ручкою, чорнилом чи пастою чорного, синього чи фіолетового цвета.

При оформленні трудовий книжки спочатку заповнюється її титульний лист, у якому інформацію про работнике.

Прізвище, ім'я, по батькові (повністю, без скорочення чи заміни імені Ілліча та по батькові ініціалами) й час Народження вказуються виходячи з паспорти чи свідчення про рождении.

Освіта — середнє, середню спеціальну і вище — обгрунтовується підставі документів (атестата, посвідчення, диплома).

Запис про незакінченому середньому чи незакінченому вищу освіту також провадиться виходячи з відповідних документів (студентського квитка, залікової книжки, довідки навчального заклади й т.п.).

Професія чи спеціальність вказується у трудовій книжці виходячи з запис у документі про здобутого фаху, профессии.

Після вказівки дати заповнення трудовий книжки працівник підписом запевняє правильність внесених сведений.

Першу сторінку (титульний лист) трудовий книжки підписує обличчя, відповідальне за видачу трудових книжок, потім ставиться печатку підприємства (чи печатку кадрової служби). Зразок заповнення титульного аркуша трудовий книжки дано при застосуванні 43.

Внесення змін — у записи.

Зміни записів у трудових книжках про прізвища, імені, отчестве і дати народження виробляються адміністрацією з останнього місцеві роботи з підставі документів (паспорти, свідчення про народженні, одруження, про розірвання шлюбу, про зміну прізвища, імені, по батькові та інших.) із посиланням на номер і дату цих документов.

Зазначені зміни вносять у титульний лист трудовий книжки. У цьому раніше внесена запис закреслюється однієї рисою і записується нова. Посилання на відповідних документів робляться внутрішній боці обкладинки трудовий книжки і посвідчуються підписом директора підприємства або спеціально уповноваженого їм обличчя і печаткою підприємства чи печаткою кадрової службы.

У такій порядку, за необхідності, вносять зміни в відомостей про освіті, професії, специальности.

У випадку виявлення неправильної або неточної запис у відомостях про роботі, перекладі іншу постійну роботу, про нагородженнях і заохочення і ін. виправлення виробляється адміністрацією того підприємства, де була внесено відповідна запис. Адміністрація за новим місцем роботи зобов’язана надати працівникові у тому необхідну помощь.

Якщо підприємство, що внесло неправильне чи неточну запис, ліквідовано, виправлення вносяться правонаступником, а за його відсутності - вищестоящої організацією, якого було підпорядковане ліквідоване предприятие.

Виправлені інформацію про роботі, про перекладах в іншу постійну роботу, про нагородженнях і заохочення та інших. повинні цілком відповідатиме оригіналом наказу. Що стосується втрати наказу чи розпорядження або невідповідності їх фактично що виконується роботі виправлення даних про роботі виготовляють підставі інших документів, підтверджують виконання робіт, не вказаних у трудовий книжке.

Свидетельские показання що неспроможні бути підставою для виправлення внесених раніше записей.

У розділах «Відомості про роботу», «Відомості про награжднениях», «Відомості про заохочення» трудовий книжки (вкладиша) відмінити раніше внесених неточних чи неправильних записів не допускается.

За необхідності, наприклад, зміни записи даних про роботі після вказівки відповідного порядкового номери і дати внесення запис у графі 3 пишеться: «Запис за № таким-то недійсний. Прийнято по такий-то професії (посади)» й у графі 4 повторюється дата і номер наказу адміністрації, запис з яких неправильно внесений у трудову книжку. У такому порядку визнається недійсною запис про звільнення і перекладі іншу постійну роботу у разі незаконного звільнення чи перекладу, встановленого органом з розгляду трудових спорову і відновлення на колишній роботі я чи зміни формулювання причини звільнення. Наприклад, пишеться: «Запис за М таким-то недійсний, відновлено на колишній роботі я». При зміну формулювання причини звільнення пишеться: «Запис за М таким-то недійсний, звільнений…» і вказується нова формулировка.

У графі 4 у разі робиться посилання наказ про відновлення на роботі або зміну формулювання причини увольнения.

За наявності трудовий книжці записи про звільненні чи перекладі іншу роботу, згодом визнаної недійсною, на прохання працівника видається дублікат трудовий книжки без внесення змін до неї записи, визнаної недействительной.

Видача трудовий книжки при увольнении.

При звільнення працівника все записи на роботу, нагородженнях і заохочення, внесені до трудову книжку час його на підприємстві, посвідчуються підписом керівника підприємства або спеціально уповноваженого їм обличчя і печаткою підприємства чи печаткою кадрової службы.

Адміністрація зобов’язана видати працівникові його трудову книжку щодня звільнення із внесеним у ній записом про увольнении.

При затримки видачі трудовий книжки з вини адміністрації працівникові виплачується середній заробіток весь час вимушеного прогулу. Днем звільнення цьому випадку вважається день видачі трудовий книжки. Про новому дні звільнення видається наказ і вноситься відповідна запис в трудову книжку працівника, а раніше внесена запис одне звільнення визнається недействительной.

Якщо працівник відсутня на роботі у день звільнення, то адміністрація підприємства у той самий день спрямовує йому поштове повідомлення із зазначенням необхідність отримання трудової книжки.

Пересилання трудовий книжки поштою із доставкою за адресою можлива тільки з дозволу самого работника.

Що стосується смерті працівника трудова книжка видається на руки його найближчим родичам під розписку чи надсилають поштою з їхньої вимозі. У трудовій книжці померлого працівника розділ «Відомості про роботі» після вказівки порядкового номери і дати запис у графі 3 пишеться «Робота припинено у зв’язку з смертю», далі заповнюється графа 4 (вказується дата і номер наказу). Ця запис завіряється у встановленому порядке.

Дублікат трудовий книжки.

Обличчя, яке зазнало втрат трудову книжку (вкладка до неї), зобов’язане негайно заявити звідси адміністрації за місцем останньою роботою. Не пізніше, ніж через 15 днів після звернення, адміністрація зобов’язана видати працівникові нову трудову книжку чи вкладка до неї (нових зразків) з написом «Дублікат» у правому верхньому розі титульного листа.

Дублікат трудовий книжки чи вкладка до неї заповнюється по загальним правилам. У розділах «Відомості про роботу», «Відомості про нагородженнях» і «Відомості про заохочення» під час заповнення дубліката вносяться записи на роботу, і навіть про нагородженнях і заохочення за місцем останньою роботою виходячи з раніше виданих приказов.

Якщо працівник до надходження На цей підприємство чи вже працював робочим чи службовцям, то, при заповненні дубліката трудовий книжки розділ «Відомості про роботу» в графі 3 робиться запис про спільний стажі роботи до надходження На цей підприємство, підтвердженому відповідними документами.

Загальний стаж роботи записується сумарно, тобто вказується загальне кількість років, місяців, днів роботи без уточнення, якою підприємстві, в які періоди часу й яких посадах працював у минулому власник трудовий книжки.

Після цього загальний стаж, підтверджений належним чином оформленими документами, записується щодо окремих періодам роботи у наступному порядку: в графі 2 вказується дата прийому працювати; в графі 3 пишеться найменування підприємства, де він працював робочий чи службовець, і навіть функціональна служба (відділ, цех, структурне підрозділ) й обійняв посаду (робота), на яку прийнято работник.

Якщо з поданих документів видно, що працівник перекладався на іншу постійну роботу в тому самому підприємстві, то звідси робиться відповідна запись.

Потім у графі 2 записується дата звільнення, а графі 3 — причина звільнення, тоді як представленому працівником .документі є такі данные.

У разі, коли документи не містять повністю зазначених вище даних про роботі у минулому, в дублікат трудовий книжки вносяться лише що у документах сведения.

У графі 4 вказується найменування, дата і номер документа, на основі якої зроблено запис у дублікаті. Документи, що підтверджують стаж роботи, повертаються їх нинішньому власнику. Адміністрація зобов’язана посприяти працівникові отриманні документів, підтверджують стаж його роботи, попередній надходженню На цей предприятие.

При видачі дубліката трудовий книжки працівники кадрової служби повинні можливість користуватися відповідними довідки, виписки із наказів, особисті справи, особистих карток Т-2, лицьових рахунків працівників, відомостей видачу заробітної плати інших документів, підтверджують наявність трудового стажа.

За відсутності названих документів письмовим свідченням наявності виробничого стажу є трудові договори з оцінками про їхнє виконанні, а також розрахункові книжки і членські квитки профспілок і облікові картки членів профспілок. По розрахунковим книжках підтверджується період роботи, за який є позначки виплати зарплати, а, по членським квитках і облікованим картках — період роботи, протягом якого є позначки про сплату членських взносов.

Копії наказів з особового складу та інших документів (чи виписки із них) повинен мати оцінку про завіренні і відбиток печати.

У довідках на роботу необхідні посилання підставу їх видачі, тобто. на номери і дати наказів про зарахування роботу і про звільнення. Довідки підписуються керівником організації, або начальником кадрової службы.

У виняткових випадках можна використовувати довідки, які мають підстави выдачи:

— довідки підприємств і колгоспів, видані працівникові у його роботи (довідки з місця роботи), і у работника;

— довідки, видані у разі з работы;

— довідки, видані колгоспами, згодом прекратившими свою деятельность.

У документах, підтверджують виробничого стажу, можуть бути вказані лише роки роботи. У таких випадках за дату приймається: 1 липня відповідного року (за відсутності числа місяця) чи 15 число відповідного місяці (за відсутності числа).

Якщо трудова книжка (вкладка до неї) вже непридатна (обгоріла, порвана, замазана тощо.), то адміністрація з останнього місцеві роботи видає робочому чи службовцю дублікат трудовий книжки (вкладка до ней).

У цьому на титулі трудовий книжки, яка надійшла до непридатність, робиться напис: «Натомість видано дублікат», а книжка повертається її власнику. По прибутті на нову роботу робочий чи службовець зобов’язаний пред’явити дублікат трудовий книжки.

Розрахунки за трудові книжки та його хранение.

При видачі трудовий книжки (дубліката, вкладиша) адміністрація підприємства стягує з працівника грошовий взнос.

Інколи справа неправильного первинного заповнення трудовий книжки чи вкладиша до неї, соціальній та разі псування їх бланків внаслідок недбалого зберігання вартість зіпсованих бланків оплачується предприятием.

При втрати трудовий книжки працівника підприємством з причин стихійного лиха або інших причин власнику видається дублікат трудовий книжки без стягування її стоимости.

Трудові книжки та його дублікати, не отримані працівниками при звільнення, зберігаються у протягом двох років у кадрової службі окремо від інших трудових книжок робітників і службовців. Після цього незатребувані трудові книжки (їх дублікати) зберігаються у архіві протягом 50 років, а, по закінченні зазначеного терміну можна виділити до знищення в встановленому порядке.

Адміністрація підприємства зобов’язана постійно мати необхідне кількість бланків трудових книжок і вкладишів до ним.

Облік трудових книжек.

На підприємстві має проводитися наступна документація з обліку бланків трудових книжок і заповнених трудових книжок (відповідно до Інструкції по ведення трудових книжок): а) приходо-расходная книжка в обліку бланків трудових книжок і вкладишів до них (додаток 45); б) книга обліку руху трудових книжок і вкладишів до них (додаток 46). У приходо-расходную книжку вносяться усі фінансові операції, пов’язані з отриманням і витрачанням бланків трудових книжок і вкладишів до них, з зазначенням серії і номери кожного бланка. Книжка ведеться бухгалтерією підприємства (кассиром).

Книжка обліку руху трудових книжок і вкладишів до них ведеться кадрової службою підприємства або посадовою особою, відповідальних документационное забезпечення кадрової діяльності. У вашій книзі реєструються все трудові книжки, прийняті від робітників і службовців на час вступу працювати, і навіть трудові книжки і вкладки до них із записом серії і номери, видані робочим і службовцям вновь.

З отриманням трудовий книжки у зв’язку з звільненням працівник розписується у власній картці Т-2 і книзі учета.

Приходо-расходная книжка, і книга обліку руху трудових книжок повинні бути пронумеровано, прошнуровані і скріплені підписом директора підприємства і сургучевою печатью.

Бланки трудових книжок і вкладишів до них зберігаються у бухгалтерії Підприємства як документи суворої звітності і видаються за заявкою в підзвіт особі, що відповідає за документационное забезпечення кадрової деятельности.

Після закінчення кожного місяці (кварталу) бухгалтерія жадає від останнього звіту про наявність бланків трудових книжок і вкладишів до них і сумах, отриманих за заповнені трудові книжки і вкладки до них, з додатком приходного касового ордера. На зіпсовані під час заповнення бланки трудових книжок і вкладишів до них складається відповідного акта (додаток 47).

Суперечки з питань ведення трудових книжок вирішуються на відповідність до чинним законодательством.