Использование електронної почты

МІНІСТЕРСТВО ОСВІТИ РФ.

АЛТАЙСЬКИЙ ДЕРЖАВНИЙ УНИВЕРСИТЕТ.

ФАКУЛЬТЕТ ПОЛІТИЧНИХ НАУК.

Кафедра политологии.

«Використання електронної пошти, Internet, та інших систем з метою раціоналізації документооборота».

(Курсова работа).

Виконала студентка.

2курса, групи 1414.

Беспалова Ю. В.

Науковий руководитель.

Акімова Ю. А.

БАРНАУЛ 2003.

Оглавление Введение…3.

ГЛАВА 1. Эффективность електронного документооборота…8 1.1. Класифікація коштів електронного документооборота…8 1.2. Принципи технології електронного документооборота…10 1.3.Что дає використовувати системи автоматизації діловодства і документообігу… …12 ГЛАВА 2. Системи управління документообігом з урахуванням webтехнологий…15 2.1. Значення і функції мережевих коштів у базі WEB-технологий (Internet)…15 2.2. Використання електронної почты…19 2.3. Система корпоративного архіву… …20 Укладання… …24 Список використаної литературы…25.

Завдання накопичення, обробітку грунту і поширення інформації стояла перед людством всіх етапах його розвитку. Протягом тривалого часу основними інструментами її розв’язання були мозок, язик, і слух людини. Перше кардинальна зміна сталося із настанням писемності, та був — з винаходом друкарства. Наступний прорив у інформаційного обміну стався з приходом електронних обчислювальних машин. Перші ЕОМ їх як великі автоматичні арифмометри. Принципово новий крок було здійснено, як від застосування ЕОМ на вирішення окремих завдань перейшли до використанню для комплексної автоматизації тих чи інших закінчених ділянок діяльності із переробки информации.

Серед перших прикладів подібного системного застосування ЕОМ у світовому практиці були адміністративні системи обробки даних. Принаймні свого її подальшого розвитку адміністративні системи обробки даних переростають в автоматизовані системи управління відповідними об'єктами, де, зазвичай, кілька ЕОМ об'єднують в обчислювальний комплекс.

Перші проекти застосування комп’ютерних коштів як допоміжне, бо як основний елемент системи документообігу, з’явилися торік у початку 80-ых років. Тоді каменем спотикання їх розвитку стали недостатній рівень розвитку матеріально-технічної бази й відсутність чітких стандартів на електронні документы.

У 90-ые роки, у зв’язку з швидкісним розвитком обчислювальної техніки, з’явилися системи управління документообігом, побудовані за принципом «клієнт-сервер », пристосовані до роботи на рамках невеличкий локальної мережі. Паралельно, йшло розвиток всесвітньої комп’ютерну мережу Internet. На середину 90-ых років можливим використовувати їх у цілях створення принципово нових системам управління документооборотом.

Отже, нині тема раціоналізації документообігу для підприємства з допомогою використання всесвітньої комп’ютерну мережу та інших автоматизованих систем є одним із найактуальніших, у зв’язку з розвитком комп’ютерних технологій. Будь-яка організація, не прагне до успіху, повинен мати чітко й добре організований документообіг, але це можливо з допомогою нових технологій діловодства (Internet, електронна пошта та інших. системи автоматизації документообігу). Від підвищення оперативності і чіткості регулярно працюють з документами великою мірою залежить оперативність роботи організації у цілому. Більшість сучасних підприємств у цілях підвищення ефективності своєї діяльності використовують автоматизовані системи діловодства і документооборота.

Особисто мене цю тему зацікавила ще, як майбутнього працівника у сфері діловодства, тому що йому така тема мусить бути знакома.

До завдань моєї курсової роботи входить розгляд електронних систем, зокрема Internet, електронної пошти, електронного архіву, встановити їх роль раціоналізації документообігу. Отже, мета моєї роботи у тому, щоб виявити, як електронні системи впливають на організацію документообігу, які переваги матиме установа, пользуещееся цими системами і які є в аналізованих систем недоліки. Також спробувала перерахувати і розкрити основні складові ефекту, одержуваного при введення на дію систем автоматизації діловодства і документооборота (САДД).

Пошук літератури з цієї темі був у значною мірою утруднений. Через технологічного відставання Росії описуваному питання було присвячено невелика кількість публікацій. Основою вихідної інформацією з’явилися статті з періодичної літератури, присвяченій інформаційним технологиям.

Першим розглянутим джерелом були «Методичні рекомендації на основі ГОСТ 6.30−97 ». У розділі 8.4, що стосується використанню Internet, подано інформацію у тому, що таке електронне повідомлення, електронна пошта, та інші базові поняття. Розділ відрізняється лаконічністю описи питання використання Internet, мінімум наданої інформації свідчить, зараз написання Держстандарту не розглядалося широке використання електронних коштів документообігу. У описі формування адреси є деяка неоднозначність. Написано: «Адреса у системі електронної пошти складається з імені електронного поштової скриньки, яке зазвичай збігаються з реєстраційним номером користувача, і домену, який описує місце комп’ютера чи локальну систему, де цей поштову скриньку перебуває.» Першої неточністю і те, що адресу вибирається абонентом незалежно від реєстраційного номери, більше, їх збіг є вразливим місцем з погляду безпеки інформації. Друга неточність у тому, що, по-перше, не кожен домен визначає фізичне становище серверу та, по-друге — місце розташування користувача не залежить від розташування серверу. Загалом, враження щодо книжки позитивне, та її цінність, як і цінність будь-якого набору визначень, з практичною погляду минимальна.1.

Другим ймовірним джерелом виявився підручник «Організація роботи з документами ». У розділі про автоматизації діловодства дана класифікація коштів автоматизації з описами особливостей і можливостей. За інших розділах коротко описуються технології електронної пошти, гіпертексту, побудови комп’ютерних сетей.2.

Більше об'ємними та змістовнішими об'єктами, відібраними у пошуку, стали статті спеціальних видань, присвячених комп’ютерних технологій. Багато них мають одну велику загальна вада — надмірність інформації комерційного характеру щодо використання в ролі джерел матеріали західних періодичних видань. Кожну излагаемую думку автори статей вважають належним підтвердити двома-трьома посиланнями на дані экспертов.

Найповніші і конкретне проблема трапилося в статті «Системи управління документами з урахуванням web-технологій». Стаття докладно описує справи, визначаючи переваги та недоліки застосування Інтернет у цілях створення управління документами. Викладається концепція використання web-технології, не залучаючи сторонніх програмних продуктів. У тому ж числі журналу є ще одне стаття, яка описувала питання безпеки використання глобальної мережі. Обидва ці джерела, крім насиченості економічними даними, заслуговують хорошою оценки.3.

Стаття «Lotus Domino відкриває Держстандарту вікно в Internet «розповідає про реалізацію підходи до використанню web-технології, чудового від описаної у попередньому джерелі. Не вдаючись у подробиці, можна сказати, йдеться про використання програмних продуктів, основою якого є інтеграція з Internet. Недоліком статті, з погляду аналізованої проблеми, є надмірний акцент на специфічні можливості додатків, працюючих під керівництвом Lotus Domino/Notes, використовувані у системі Держстандарту, але цілком непотрібні інших пользователей.4.

Для організації електронного документообігу у межах великий організації мало лише системи управління, а потрібно ще і кошти зберігання електронних документів. Інформація у цій питання було знайдено в статті «Концепція побудови електронного архіву », журнал «Відкриті системи «1997 р. На відміну від інших, у ній були відсутні фінансові дані. Стаття відрізняється чіткістю аналізу проблеми, ясною формулюванням запропонованих прийняття рішень та висновків. Велика увага приділена технічної боці вопроса.

Також у ролі джерела було взято стаття «Концепція системи автоматизації вітчизняного документообігу ». У ньому у доступній формі описана суть проблеми автоматизації документообігу у російських умовах, дана класифікація систем автоматизації роботи з документами. Комерційна спрямованість статті перестав бути перешкодою коректному викладу істоти аналізованого питання. До вад можна віднести її деяку неактуальність через наявність застарілих даних, що відбилося у формі недостатнього уваги до web-технологиям через їх недорозвиненості на момент написання статьи.

ГЛАВА 1. Ефективність електронного документооборота.

Діяльність практично будь-який організації пов’язана зі створенням, обробкою, рухом, пошуком і зберіганням документов.

Від підвищення оперативності і чіткості регулярно працюють з документами багато в чому залежить оперативність роботи організації у цілому. Сучасні інформаційні технології змушують фірми переходити від простого використання персональних комп’ютерів, і апаратних коштів запровадження систем автоматизованого діловодства. Застосування нових інформаційних технологій у галузі документационного управління дозволяє ставитися до діловодству не як жорсткого і консервативному механізму, бо як до ефективної і гнучкому інструменту реалізації різноманітних інновацій у цій области.

Аби розібратись у значенні коштів електронного документообігу, мені хотілося б спершу їх перечислить.

1.1.Классификация коштів електронного документооборота.

Коли говорять про автоматизації діловодства чи документообігу, то зазвичай розуміють будь-які інформаційні технології, пов’язані з обробкою документів — від використання текстових процесорів до систем управління потоком робіт та управління базами даних. У результаті цю категорію потрапляє дуже широкий, спектр програмних продуктов:

Системи управління документами, точніше — з файлами документів на машинних носіях. Існує дуже багато програмних продуктів, дозволяють готувати текстові, табличні, графічні, мультимедійні і інші типи документів. Власне, системи управління документами є системами управління базами даних для неструктурованої інформації. Системи, засновані на архітектурі «клієнт-сервер », складаються з 4 основних элементов:

. центрального докладання, розташованого на сервере.

. клієнтських додатків, розташованих на робочих станциях.

. програмного забезпечення по індексуванню і пошуку, розташованого на сервері данных.

. власне документів, які у вигляді файлів різних типов.

(текст, зображення), що зберігаються на сервері чи робочої станции.

Управління документами. Передбачається, кожен документ може характеризуватися складної сукупністю структурованих даних. Системи управління документами забезпечують ефективне збереження і обробку цих даних. Прикладом такої системи є системи правової інформації, дозволяють швидко орієнтуватися в багатьох нормативно-правових актов.

Пересилання документів. Це поштові системи, щоб забезпечити пересилку документів і майже супровідній інформації до роботи із нею інших користувачів комп’ютерну мережу. Вони може бути більш-менш потужними: від найпростіших систем електронної пошти до розвинених офісних систем, дозволяють, наприклад, пов’язувати з документами специфічні набори реквізитів і маршрути движения.

Групова робота над документами. Ці системи дозволяють групі користувачів комп’ютерну мережу паралельно працювати над загальними документами. У цьому може забезпечуватися оперативне відстеження всіх змін версий.

Управління потоком робіт. Ці системи автоматизируют складні многошаговые алгоритми роботи з документами у створенні. Кожен тип документа може мати специфічні алгоритми обробітку грунту і маршрути руху, причому кожному кроці функції оброблення і подальший маршрут можуть, у випадку, залежати від передісторії документи й поточних событий.

З вище сказаного, можна дійти невтішного висновку, що різноманітні системи електронного документообігу, і з них вирішує певний коло вопросов.

Я тепер вважаю за потрібне звернути увагу до принципи технології електронного документооборота.

1.2.Принципы технології електронного документооборота.

Відповідно до нормативними вимогами документообіг організації охоплює рух документів з їх отримання або створення до завершення виконання, відправки чи здачі до справи. Технологія управління документообігом допускає ведення регистрационно-контрольных форм в вигляді журналів і картотек. Головною проблемою традиційної технології управління документообігом — практична неможливість централізовано відстежувати рух документів організації у реальному масштабі часу. Адже це вимагатиме величезних трудовитрат як ведення докладних журналів і картотек у кожному відділенні, а й у оперативне централізоване зведення відповідної информации.

Відсутність дієвою технології управління документообігом наводить, зрештою, до того що, що, зазвичай, в довільний момент часу неможливо точно сказати, над якими документами працює установа, як і історія та поточний стан тієї чи іншої питання, ніж конкретно зайняті исполнители.

У сучасному установі основними технологічними інструментами роботи з документами є комп’ютери, встановлені на робочих місць виконавців, і об'єднані у мережу. Якщо комп’ютерна мережу охоплює хоча б, усе робочі місця діловодного персоналу в структурних підрозділах організації, то з’являється можливість вільно використовувати мережу для переміщення документів і майже централізовано відстежувати хід діловодного процесу — до роботи виконавців над документами з їхньої робочих местах.

Загальнодержавні норми регламентують лише форму готових — документів, але з технологію підготовки в них: роботи з проектами і неофіційними робітниками документами. Тому на згадуваній етапі підготовки документів можна буде застосувати довільні інформаційні технології - від текстових процесорів до систем колективної роботи. Коли ж говоримо про нормативному документообігу, слід врахувати ряд найхарактерніших особливостей. Це дуже чітко окреслена і дуже специфічна предметна область.

До об'єктах системи управління документообігом ставляться структури даних, з яких виробляються операції. До них належать картотеки, регистрационно-контрольные картки, файли документів, повідомлення й папки. Кожен документ має бути зареєстрований у системі. У процесі реєстрації в реєстраційну картку заносяться реквізити документа, що характеризують власне документ і реальний стан його обробки. Передбачається можливість ієрархічних двунаправленных гіпертекстових перетинів поміж документами.

Картотеки — це віртуальне підмножина документів. Картотека є повним аналогом картотеки/журнала підрозділи організації. Власне документ може існувати поза автоматизованої системи, наприклад на папері. За наявності однієї чи кількох машинних файлів, містять електронну версію документа, система зберігає посилання відповідні файли документи й програми з їх чтения/редактирования. Отже, користувач системи має можливість працювати з електронними документами.

При пересилання документа від користувача до користувача формується повідомлення, що містить реквізити адресата, кореспондента, дату та власне текст супровідного сообщения/резолюции. Для контролю виконання документів використовуються контрольні картки, що потенційно можуть створюватися для всього контрольованого документа або його разделов.

Папки документів призначені для групування реєстраційних карток документів по якомусь ознакою, наприклад технологічного, тематичного тощо. д.

Інформаційна модель передбачає також можливістю взаємозалежного функціонування кількох систем автоматизації документообігу. І тут обмін документами між системами здійснюється з допомогою будь-який системи електронної почты.

Отже використання автоматизованих систем полегшує роботу з документами. А якщо ж комп’ютерна мережу охоплює хоча б, усе робочі місця діловодного персоналу в структурних підрозділах організації, то з’являється можливість вільно використовувати мережу для переміщення документів і майже централізовано відстежувати хід діловодного процесса.

Використання на підприємстві систем автоматизації діловодства і документообігу (САДД) дає їй великі преимущества.

1.3.Что дає використовувати системи автоматизації діловодства і документооборота.

Найважливішим питанням після ухвалення організацією рішення з приводу створення чи придбанні САДД є питання їх до реальної ефективності. Нижче перераховані основні складові ефекту, одержуваного при введення на дію САДД масштабу организации.

1.Во всіх підрозділах й у організації у цілому вводиться єдина і суворо регламентована технологія діловодства. У цьому зменшується залежність організації від персоналу як носія технологічних знань по працювати з документами.

2.Организация стає керованої. З’являється можливість відповісти про всяк питання за документами і виконавцям, здійснювати аналіз стану та управління документаційною діяльністю. Оскільки комп’ютерна мережу може охоплювати як центральний офіс організації, але її територіально — віддалені підрозділи, то керованість може поширюватися протягом усього територіально — розподілену структуру организации.

3.Создаются умови для істотного прискорення проходження документів з організації, особливо в реалізації електронного документообігу. Для держапарату це одну з найважливіших характеристик ефективності функціонування його установ. У комерційних структурах — ця важлива умова підвищення їх конкурентоздатності організації, отримання виграшу за рахунок більшої реакцію зміна конъюнктуры.

4. Мінімізуються трудомісткість діловодних операцій. У цьому потрібно, звісно, пам’ятати, потреби введення повної та точної інформації документ, наприклад, за його первинної реєстрації, може зажадати додаткових зусиль що на деяких робочих місць, тоді як трудомісткість на інших робочих місць, використовують цю інформацію, скорочується, як свідчить досвід, у кілька разів. Але, найголовніше, скорочення трудовитрат операторів саме не може бути метою використання САДД.

5.Качественный виграш в часі та трудозатратах характеризується організації взаимоувязанного електронного документообігу всередині організацій корисною і з-поміж них, оскільки повністю відпадають проблеми, пов’язані виготовлення і пересилкою паперових документів, потім у повторному введення реквізитів тексти отриманих документов.

Усього цього можна домогтися шляхом упровадження системам управління документообігом з урахуванням WEB — технологій. Їх використання також дозволяє вирішити більшість виникаючих проблем: вкрай повільний поступ документів, значних зусиль на виготовлення копій контроль проходження найважливіших документів, протиріччя між потреби у централізації управління і дицентрализации технологій учета.

ГЛАВА 2. Системы управління документообігом з урахуванням web-технологий.

Настала епоха Internet. Стали необхідні системи, які, по-перше, забезпечать спільного використання документів співробітниками підприємств і взаємодія між відділеннями, по-друге, нададуть можливість публікації документів на Web-узле і він, підтримають електронну торгівлю з бізнес-партнерами і замовниками. Компанії, мають власні интрасети, мають можливість вільно використовувати їх задля її подальшого розвитку системам управління і методи обробки електронних документів. Наприклад, можна перетворити все паперові документи у електронні і зосередити в базі даних головного офісу, забезпечивши до них доступ по интрасети всім співробітникам фірми, а, по Internet — її клієнтам. Це дасть змогу зменшити видатки поширення паперової документації з допомогою публікації необхідної інформацією Internet і интрасети й тимчасово підвищити ефективності роботи з документами службовців компании.

2.1. Значення і функції мережевих коштів у базі WEB — технологій (Internet).

Останні десятиліття розвитку мережевих коштів показали, що підприємства що неспроможні уникнути систем з урахуванням web-технологій, оскільки і вони дозволяють остаточно можливість перейти до безпаперовій технології, забезпечивши віддалений доступом до документів. Системи управління документами, використовувані нині в корпоративних мережах, виконують завантаження і обробку всього потоку документів, які у межах підприємства, т. е. інформації, пересылаемой службовців і відділеннями, і навіть забезпечують обмін документами з споживачами, постачальниками, клієнтами, і дистрибуторами. Основні функції системи управління документами — класифікація інформації, розміщення їх у бібліотеках баз даних, і надання користувачам інтерактивного доступу до документів. Право на роботи з документами визначається за допомогою ідентифікатора користувача і вхідного пароля, а можливість обробки інформації забезпечується програмними засобами, що дозволяють редагувати документи, колективно працювати із нею, і навіть обмінюватися вони за каналам електронної пошти. До цього часу такі впроваджувалися досить повільно і мали успіх в споживачів тому, що ні могли запропонувати користувачам таких широких можливостей, що змусили б їх змінити звичні методи ведення бізнесу. Нові системи управління документами з урахуванням Web мають усі шанси привернути увагу підприємств, причому головною причиною їхнього популярності у тому, що на посаді клієнтської частини ці докладання клиент/сервер використовують стандартний Webброузер. З допомогою таких систем службовці, працюючі вдома, можуть миттєво отримати будь-які зміни, внесені керівництвом до них компанії, підключившись до корпоративному серверу у вигляді модему або сітьової карти і броузера і знайшовши необхідний звіт у бібліотеці бази даних. Замовники отримують унікальну можливість звернутися до Web-узлу підприємства міста і, клацнувши мишею по піктограмі, відповідної засобам обслуговування клієнтів, автоматично підключитися до бібліотеці бази даних, щоб перевірити, відправлені чи замовлені вироби. У колишніх, традиційних системах управління документами на користувальному комп’ютері вимагалося встановити клієнтську частина цього докладання, що обмежувало можливості використання цієї продукту. З іншого боку, кожному за користувача, що у колективній праці з документами, компанія має була придбати у постачальника ліцензію, що призводило значним матеріальним затратам. Системи управління документами з урахуванням Web не вимагають витрат, дозволяє заощаджувати значні средства.

Найбільш приваблива сторона системам управління документами з урахуванням Web — економія коштів. У кінцевому підсумку Web-системы управління документами можуть також виконувати функції автоматизації ділових процедур, здійснюючи як поділ документів на категорії і їхню взаємодію з бібліотеками баз даних, а й маршрутизацію документів. Ще один функція майбутніх системам управління документами залежить від наданні доступу до корпоративним інформаційним бібліотекам як співробітникам підприємств, так і компаніям-партнерам, зможуть отримати специфікації продукції, графіки поставки виробів і той інформацію, не представляє комерційної таємниці. Основні причини, що потенційно можуть уповільнити розвиток коштів управління документами з урахуванням Web, — це ризик, пов’язані з недостатньою захистом інформацією системі Web, і складність розробки розвинених додатків з урахуванням моделі «слабкий клиент/мощный сервер » .

Оскільки документи стають дедалі різноманітнішими і орієнтованими на Internet, користувачам знадобляться кошти, які здатні маніпулювати як текстами, і зображеннями, відеоінформацією і звуком.

Internet виконує дві функції - по-перше, служить проводить середовищем обмінюватись інформацією між організаціями, які працюють у області стандартизації, і, по-друге, виступає у ролі середовища для швидкої розробки додатків. Интрасеть доступне тільки структурних підрозділах організації, зовнішні користувачі мають доступ лише з Web-узел.

Найбільш складної є проблема захисту. Якщо йдеться про однобічному доступі до інформації, забезпечити надійний захист легко: досить надати зовнішнім користувачам, обращающимся до бібліотек документів через Web, право лише шукати й читати дані. Такий вид доступу означає, що ця компанія дозволяє стороннім особам отримати певну внутрішню інформацію без реєстрації в корпоративної сіті й без отримання якихось прав управління даними. Це значно знижує небезпека внесення несанкціонованих змін — у відповідальну інформацію. І тут користувач з допомогою Web-броузера може лише ознайомитися з цими, розміщеними на Web-сервере, поставленого останнім і внутрішньої мережею корпорации.

Коли систему управління документами застосовується для двостороннього доступу до інформації, саме цей спосіб спільного використання документів особливо приваблює підприємства, проблема захисту ускладнюється. Тепер задля забезпечення безпеки корпоративної бази даних потрібні спеціальні програми, яка регламентує права доступу. З іншого боку, на клиентском комп’ютері має бути встановлено спеціальне додаток, підтримує зв’язку з сервером підприємства міста і що дозволяє йому реєструвати документи, яких звертається користувач, та, внесені останнім. Нині більшість систем, призначених керувати документами у системі Web, включають розвинене серверне програмне забезпечення невеличкої клієнтську частина, розраховану на так званого «слабкого «клієнта, т. е. пристрій, яке має потужного процесора й здатне забезпечити лише перегляд інформації з допомогою Webброузера. Ці системи неможливо взяти доступ користувачів до информации.

Хоча проблеми із захистом даних доки вирішені, Web-приложения для роботи з документами можуть одержати стала вельми поширеною не через 5−10 років, а набагато швидше. Систему керування документами з урахуванням Web — універсальний інструмент більшість підприємств, позаяк у ній використовується єдиний інтерфейс (Web-броузер), який би зв’язок між різними платформами. Звісно, дана технологія потребує додаткових коштах захисту, проте переваги універсального доступу до інформації переважують цей недолік. У той самий час швидкий технічний прогрес дозволяє сподіватися, що надійні засоби захисту для системам управління документами з урахуванням Web з’являться незабаром. Для перевірки прав користувачів застосовуються ідентифікаційні картки з кодуванням, і навіть ідентифікатори і паролі. Пересилати документи на зовнішні Web-узлы дозволено обмеженого кола службовців корпорації. Всі ці заходи плюс засоби захисту серверів і майже цілковитий заборона доступом до мережі з зовнішніх Web-узлов створюють умови для безпечної експлуатації і зручною роботи персонала.

Що стосується, якщо документ необхідно зробити загальнодоступним, це відбувається двома основними шляхами, або системою електронної пошти, шляхом розсилки, або через Internet, шляхом публікації на Web-сервере. Другий спосіб застосуємо у разі, якщо особи, яких може знадобитися документ, заздалегідь невідомі. Використання електронної пошти ж адресований напрями документів до исполнителям.

2.2. Використання електронної почты.

Системою, які забезпечують маршрутизацію документів є система електронної пошти, яка проводить паралельне поширення документів. Маршрутизація відрізняється від поширення чи розсилки тим, що маршрутизируемый документ повертається у початок маршруту, наприклад до ініціатору, а котрий розсилається документ іде виконавцю без контролю факту повернення. З допомогою додаткових додатків система електронної пошти може забезпечувати послідовну маршрутизацію документов.

До кожного користувача створюється поштову скриньку. Передачу повідомлень між поштовими ящиками всередині локальної мережі здійснює програмний модуль-марштуризатор. Але користувачі повинен мати можливість як працювати з електронною поштою не більше интрасети, а й обмінюватися повідомленнями через Internet.

Отже, електронна пошта виконує такі функции:

• обмін повідомленнями між пользователями;

• обмін документами між пользователями;

• обмін даними між приложениями;

• оповіщення користувачів здогадалася про прихід певних событий.

Але долучення потужних системам управління електронними документами не завжди призводить до отриманню очікуваного ефекту. Причина у цьому, що дуже багато оперативної та довідкової інформації як і залишається на паперових носіях. Ручне обробка таких паперових сховищ стає вузьким ланкою функціонування багатьох великих корпорацій. Рішенням може бути використання технології побудови корпоративного електронного архива.

2.3.Система корпоративного електронного архива.

У межах галузі корпорації йдеться щодо традиційної автоматизації каталогів бібліотек, йдеться про побудові інтегрованої системи глобального масштабу, які забезпечують ефективний доступ і збереження величезних обсягів документів мають у електронному вигляді. Причому, технологія повинна мати як засобу создания/наполнения супербанка даних, і кошти гарантування належного функціонування та розвитку. Проте, якщо потреба у такий технології назріла багато років тому вони, то технічна можливість реалізації з’явилася нещодавно, як наслідок появи дешевих носіїв, підвищення ефективності високошвидкісних обчислювальних систем та мереж, нові інформаційні технології індексування надвеликих масивів даних, намітилося напрям впровадження коштів штучного інтелекту, дозволяють моделювати і аналізувати великі масиви інформації. Загальну ідею можна окреслити так. Організується розгортання високопродуктивної мережі, що включає графічні робочі станції і потужні сервери введення і методи обробки інформації. Для введення документів з паперових носіїв низьку якість, використовуються промислові сканери потокового введення. Система корпоративного архіву не накладає ніяких обмежень на формат документів, передбачає обробку різнорідних документів, збереження до одному архіві інформації різних типів (наприклад, технічної документації, фінансових звітів, документів і майже т.д.).

Основні переваги системи полягають у повної автоматизації наступних операцій:. отримання електронного образу документа (сканування);. розпізнавання тексту зображення документа (OCR — розпізнавання);. морфологічного аналізу (нормалізація) тексту документа;. повнотекстового індексування текстовій інформацією документі;. класифікації, аннотирования і шляхом створення реєстраційної картки документа;. пошуку це й вибірки електронного образу документа за значенням його реєстраційних атрибутів або за текстовому содержанию.

Участь оператора потрібно лише з етапах формування атрибутів і отримання тексту документа під час використання OCR — розпізнавання, якщо потрібно редакторська правка розпізнаного тексту. Вибір операцій для конкретної реалізації системи залежить від технологічного ланцюжка під час роботи з різними типами документов.

Запропонована система надає також додаткових можливостей:. розмежування доступу користувачів до документів з урахуванням механізму привілеїв;. ручне завдання атрибутів документа у його реєстрації в системе.

Система забезпечує ефективне індексування і повнотекстовий пошук інформації великого об'єму. Дані, необхідних пошуку документів, зберігаються у високопродуктивної і отказоустойчивой системі пам’яті, а графічні образи документів — як зображень на носіях, характеризуемых тривалим часом збереження і дешевизною. Специфічна риса корпоративного електронного архіву — забезпечення повнотекстового пошуку. Побудова й підтримка системи атрибутивного пошуку, характерного для системам управління документообігом, виявляється неприйнятним внаслідок тимчасових і вартісних ограничений.

З огляду на те, більшість архівних документів, мало підлягають модифікації і видалення, бібліотеки на компакт-дисках може бути краще. З іншого боку, компакт-диски зручніше у роботі: їх автономне читання можна проводити будь-якою комп’ютері, комплектуемом приводом CDROM.

У цілому нині, зберігання документів мають у електронній формі дозволяє не лише кардинально прискорити пошук необхідної інформації, а й у разі великих обсягів документообігу значно скоротити вартість зберігання з допомогою скорочення займаних документами площадей.

Заключение

.

Наприкінці курсової роботи хотіла б підбити підсумки. По-перше, використання електронних систем, розглянутих мною, позитивно впливає організацію документообігу, і навіть на успіхи підприємства у цілому. Приміром, у компаній, мають власні интрасети, є можливість вільно використовувати їх задля її подальшого розвитку систем управління і методи обробки електронних документів. Можна перетворити все паперові документи у електронні і зосередити в базі даних головного офісу, забезпечивши до них доступ по интрасети всім співробітникам фірми, а, по Internet — її клієнтам. Це дасть змогу зменшити видатки поширення паперової документації з допомогою публікації необхідної інформацією Internet і интрасети й тимчасово підвищити ефективності роботи з документами службовців компанії. Так само можна заощадити на папері, прискорити темпи документообігу. Існують, щоправда, деякі недоліки: занадто дороге устаткування, яке не кожна організація може отримати, і причина, яка може уповільнити розвиток засобів управління документами на базі Web, — це ризик, пов’язані з недостатньою захистом інформацією системі Web.

По-друге, використання електронної пошти, дозволяє швидко обмінюватися різної інформацією, документами між пользователями.

По-третє, цілісність та збереження документів мають у електронному вигляді може забезпечити система корпоративного архіву. Його переваги у тому, що чимало операції автоматичні, такі як класифікація, анотування й створення реєстраційної картки документа, пошуку істини та вибірки електронного образу документа за значенням його реєстраційних атрибутів або за текстовому змісту та інші. У корпоративному архіві може зберігатися дуже багато документів, в на відміну від паперових їхня якість неспроможна испортиться.

Через війну зробленого я доходить висновку, що організації, фірми, підприємства, використовуючи розглянуті мною електронні системи управління документообігом, можуть зменшити витрати, час і підвищити якість роботи, як у сфері діловодства, і для підприємства загалом, також знімається частина проблем, пов’язаних із територіальною відмежуванням підрозділів організації, або індивідуальних робочих місць сотрудников.

1.ПЕРИОДИЧЕСКАЯ ПЕЧАТЬ.

1.1. Компьютеруик: ежемес. Журнал. — М.-1997.-№ 7. 23с.

1.2. Відкриті системи: ежемес. Журнал. М.-1997.-№ 1. 59с.

1.3. Відкриті системи: ежемес. Журнал. М.-1998.-№ 3. 10с.

1.4. Секретарское справа: ежемес. Журнал. М.-2002.-№ 2. 47с.

1.5. Секретарское справа: ежемес. Журнал. М.-2002.-№ 3. 42с.

1.6. Мережі: ежемес. Журнал. М.-2000.-№ 4. 56с.

1. Кудряев У. А. Організація роботи з документами. — М, 1998. — 42с.

2. Кудряев В. А. та інших. Організація роботи з документами. — М.: Изд-во.

ИНФРА-М, 1999. 575с.

3. Кузнєцова Т. У. Діловодство. -М: Вид-во ЮНИТИ, 2001. 322с.

4. «Оформлення документів. Методичні рекомендації з урахуванням ГОСТ 6.30;

97. Уніфіковані системи документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчою документації. Вимоги до оформлення документів ", ВНИИДАД, Ділова Книжка, 1998.

1 Ділова книга., ВНИИДАД., 1998. 2 Кудряев В. А. Організація роботи з документами., М., 1999. 3 «Компьютеруик»: ежемес. журнал., М, 1997.,№ 7 4 «Мережі»: ежемес. Журнал. М., 2000.,№ 4.