Комплексное впровадження інформаційних технологій у роздрібній торгівлі

Комплексное впровадження інформаційних технологій у роздрібної торговле

1. Торгові системы

Мнимые і реальні завдання автоматизації

Обычно в техніко-економічних обгрунтуваннях автоматизації різноманітних процесів метою ставлять підвищення продуктивності праці та економію кадрів. Підходить ця мета для автоматизації управління процесом торгівлі? Насправді організувати процес роздачі товару й отримання грошей можна дуже багато хто способами, і при цьому ставити головне завдання економію кадрів, то розв’язати цю проблему можна не так важко. Проте, навряд це буде ефективне торгове підприємство. Якщо ж ставити завдання ефективного управління торговим підприємством для одержання найбільшої прибутку (зараз чи майбутньому), то розв’язати цю проблему справді можна буде буде лише за допомогою автоматизація процесів товародвижения.

Комплексные системи — «за «і «проти «

Одна з найпоширеніших помилок — такий вибір комплексної системи. Він грунтується на відомому маркетинговому прийомі: автоматизовано повинен бути весь процес, інакше нічого очікувати досягнуто належна ефективність. До такого утвердженню треба ставитися дуже обережно. Які «підводні камені «можуть очікувати замовника подібних систем? Досвід свідчить, що реальними споживачами комплексних систем є клієнти двох типів.

Первый тип це, які сподіваються з допомогою дуже розумної системи навчитися торгувати. І тут, якщо система пропонує якусь досить задовільну технологію, це приносить успішні результати, при умови, що торговий процес досить простий, наприклад, в українських магазинах, торгуючих дорогими товарами. Процес продажів там низкоскоростной, товар дорогий, довіру до персоналу високе. У цьому навряд чи можливі будь-які варіації на основі такої системи: про будь-яке розвитку і зміні неспроможна іти врозріз і речи.

Методика управління кожним із процесів, зокрема, основним торговим процесом, часто спрощується на користь комплексного рішення, на користь зручності обміну даними між частинами системи, щоб отримати повністю консолідовану фінансову звітність. Це завдання теж важлива й цікава, і нею, до речі, визначаються клієнти другого типу. Їх бізнес-процеси і структура підприємства настільки разветвлены, що завдання збирання цих справді дуже складна. Підприємство готове на користь вирішення цього завдання відмовитися від певної частини свої основні функції. Фактично це означає, що це підприємство має проблеми, у управлінні, і узгодженні даних. Тому пацієнт згодний все робити простіше, нехай менш ефективно, але тільки б не порушити взаємодія між системами взагалі. І тут ефективність управління кожним процесом, зокрема процесом торгівлі гірше. Це ще раз підтверджує теза у тому, що це універсальне гірше спеціального.

Если ж казати про комплексних рішеннях з урахуванням відомих західних систем, всі вони, через свою націленості влади на рішення максимальної кількості виникаючих перед підприємством завдань, мають дуже розвиненими засобами настройки. Навчитися вони чогось взагалі неможливо. Якщо вже ви можете зрозуміти, яким із 50-ти способів найефективніше прибуткувати товар, отже ви самі володієте технологією. Система дозволяє вам виробляти певні настройки структури бізнес-процесу, але з дає технологію. Найяскравішим прикладом є система R/3 фірми SAP, яка вміє все. Варто вона дорого і не накладає майже ніяких обмежень на технологию.

Система управління чи фінансова система?

Обычно управління тісно пов’язують із фінансовим урахуванням. Облік в Росії досить складний. Перше, що необхідно зробити, розпочинаючи автоматизації, потрібно гранично конкретизувати мета. Якщо вузьке місце перебуває саме у сфері обліку, то ми не має сенсу купувати комплексну систему автоматизації. Потрібно вирішувати проблему там, де існує, оскільки завдання управління торговим процесом і врахування багато в чому протилежні. Також під що свідчить протилежні завдання отримання максимального прибутку та сплати найбільш правильних податків. Тож у першу чергу, необхідно дозволити основний конфлікт. Чим необхідно займатися: автоматизацією обліку чи управлінням процесом продажів? У роздрібній торгівлі, на жаль, відмінність між двома цими завданнями, на жаль, сильно завуальована. Систему керування торговим залом більшою мірою справляє враження управління конвеєром, на системи АСУ. У цьому на виробництві нікому прийде на думку спробувати використовувати фінансову систему керувати конвеєром, тоді як у роздрібній торгівлі це надзвичайно поширена ідея: управляти процесом торгівлі з допомогою бухгалтерської чи фінансової систем. Природно, що результати у разі буде незадовільний. Фахівці з управлінню часто називають фінансовий облік «посмертним ». Він фіксує тільки те, що вони сталося, відбулося й може бути змінено. З іншого боку, фінансову систему однаково байдуже фіксує як прибуток, і збитки, тоді як система управління розрахована саме те що, щоб мати прибуток і мати збитків. У цьому велика відмінність між ними.

Система управління абсолютно необхідна за умов оптимізації управління й за умов жорсткій конкуренції. Тому її впровадження особливо ефективно у разі, якщо є мережу роздрібних магазинів. Для окремого магазину це має сенс тільки у разі, коли він працює у умовах жорсткій конкуренції. Коли конкуренції немає, то впровадження такої системи може бути передчасним, як і і організація нових форматів торгівлі, наприклад, дисконтів, оскільки найефективнішою формою торгівлі є супермаркет, і по того часу, ми маємо достатньої кількості супермаркетів, переходити до дисконтам нелогічно.

Тем щонайменше, не можна нав’язувати кожному підприємству систему управління. Якщо вузьке місце у цей час перебуває у області обліку, то потрібно вирішувати саме це завдання. Фінансова система може допомогти знизити витрати, оптимізувати оподаткування. У той самий час вона погано справляється з оперативним урахуванням: точні дані бухгалтерія має раніше 20-го числа наступного місяці. Усі законодавство розраховане на це. Без оперативного обліку як великий ризик збільшення втрат, а й неможливо приймати управлінські решения.

Решение завдання автоматизації торгового підприємства може полягати у послідовному усуненні вузьких місць. Керівнику важливо, навчившись справлятися з вадами одного роду, зуміти переключитися у разі необхідності нові проблему, на нове вузьке місце, гальмує розвиток предприятия.

Магазин чи центральний офис?

Торговая система у книгарні (back-office) займається поддерживанием асортименту, замовленнями, управлінням цінами та ін. Торговельну систему центрального офісу (head-office) можна як логистическую. Вона може працюватиме, як оптова як і роздрібна, розподіляючи товар й у власні магазини, і стороннім організаціям. Логістична система може бути централізована і децентралізована тому, хто робить в дистрибьютерский центр. Якщо магазин поставити до рівня торгової секції, замовлення неї з’являється з «центру », тобто. товар розподіляється. Другий варіант, коли дистрибьютерский центр працює із магазинами, і з клієнтами, тобто. отримує ще й без обговорення виконує які з магазину замовлення. У разі оптовий покупець (свої магазини чи сторонній покупець) вважається сам собою фахівцем, знаний, що треба придбати, а справа дистрибьютерского центру — розподіл товару, його потоків. Його завдання забезпечити потоки товарів у відповідність до що надходять потоком замовлень. У разі, коли підприємством складається з одного локального магазину, його торгова система має об'єднати функції магазину, і центрального офиса.

.

В які ціни вести учет?(определение ціни для ведення учёта)

Еще одному важливому моменті, про який варто сказати. Фінансова система традиційно веде облік в продажних цінах. Це склалося історично, але це не незаперечним законом, тоді наполягають багато бухгалтери, соціалістичної формації. Усі системи обліку рівноправні і дозволені законодавчо. Річ у тім, що облік в продажних цінах неефективний за багатьма параметрами. По-перше, до того що, що дані про товарі у торгівельному залі є не у плані номенклатури, а в плані від вартості. Що стосується недостачі невідомо, якого саме товару бракує. Відомо лише, що бракує товару таку суму. При появу надлишків після інвентаризації інформація про просто не сягає керівництва, оскільки виниклі надлишки негайно діляться між собою торговим персоналом.

Во-вторых, добре відомий принцип, що важко змінювати саме ті ціни, у яких виробляється облік. Відповідно, якщо облік іде у роздрібних цінах, то кожна зміна роздрібної ціни пов’язане з великими проблемами. У цій ситуації дуже складно робити знижки. Просто так знижку товару давати не можна, її знову треба проводити, виробляти переоцінку. Такий метод обліку був винайдена часи, коли каса нехтувати товар. У цьому виникає безліч труднощів з оподаткування різних категорій товару. Проте, такий її варіант обліку (в продажних цінах) можна припустити, якщо магазин досить простий. Хоча паралельний облік товару кількісно також потрібен, хоча б оскільки самотужки неможливо ефективно працювати з системою замовлень, і навіть допомагає зменшити втрати товару при хранении.

Таким чином, облік в продажних цінах зазвичай популярний у двох випадках:

а) як данина традиції, сформованій за розвиненого соціалізму,.

б) тоді, коли власник відділений від магазину, і взагалі кілька невизначений, завдяки чому торговий персонал може свідомо дотримуватися непрозорою системи обліку.

Но якщо перед торговим підприємством поставлено завдання отримання максимального прибутку та граничною мінімізації втрат, тоді найбільш ефективним буде облік в закупівельні ціни, чи количественно-суммовой облік. Лише такий облік дає змогу отримувати реальний.

На Заході цієї проблеми немає, оскільки там система управління вельми далекою не від системи фінансів, тоді як навіть торгові системи дуже піддаються змін за законодавством. Наприклад на таку відомої фірми, як «ІКЕА «така ситуація просто неможлива, оскільки ця торговельна мережа працює у 29 країнах, і тому її власникам неспроможна спасти на думку знайти систему, що відповідає законодавству 29 країн. Систему керування продажами, яка там встановлено, одна всі країни і тому вона аж ніяк реагує зміни законодавства кожної країни. І це фінансову систему у країні своя чи, по крайнього заходу, налаштована під конкретне фінансове законодавство. У Росії ж на зв’язок між торгової системою та фінансової занадто тісний. Через змін вимог здатися фінансових звітів найчастіше змінюється система управління торговим процесом.

2. Програмне забезпечення з торгівлі: функції і параметры

Операционные системи та бази данных

Современные операційні системи (ОС) завдяки своєму високому рівню стабільності та безпеки, відповідають рівню завдань, розв’язуваних на рівні POS-узлов та управління роботою всього магазину. Наприклад, Windows NT — це масштабируемая, і многозадачная ОС. Windows NT часто розглядається замовниками як операційна платформа у майбутньому, вона забезпечує переваги стандартів з урахуванням Microsoft. Тому, замовникові дуже важливо, щоб постачальник ПО забезпечив сумісність свого продукту, наприклад, з Windows NT чи іншими популярними операційними платформами (Java, Linux).

Товародвижение у сприйнятті сучасних російських супермаркетах зі своєї інтенсивності часом не поступається західним, коли казати про кількості скоєних транзакцій. Продуктовий магазин, що у вдалому місті, має щодня оборот до 5 тис. доларів на касу (приблизно 1500 чеків), тому, якщо врахувати, що предметом торгівлі є щодо недорогі продукти харчування, то систему потрібно вибирати в розрахунку їхньому здатність справитися з такими обсягами. Тільки сучасні промислові БД дозволяють зберігати історію товароруху магазину (мережі магазинів) кілька місяців чи лет.

Управление електронним торговим оборудованием

Поддержка всіх видів електронного торгового устаткування входить у штатний функціональний набір всіх торгових систем.

Долгое час спеціальні апаратні кошти на торгівлі були дуже дорогі, а ПЗ проведено та операційні системи були власністю виробників цих коштів. Сьогодні устаткування не визначає необхідні типи ПО. Сучасне електронне торгове обладнання є PC-совместимым, має вбудовані мікропроцесори, пам’ять, підтримує мережні протоколи передачі та інших. До того часу перебувають у ринку паралельно існують апаратні кошти кількох поколінь, вибір ПЗ проведено та апаратних коштів повинен бути взаємозалежним і взаимозависимым.

Использование технологій штрихового кодирования

Использование технології штрихового кодування є саме собою зрозумілим, причому як на касових вузлах, а й у складської частини системи. Обов’язково мають використовуватися сканери, портативні термінали, (можливе навіть радио-терминалы, це значно дорожче), ваги, здатні друкувати штрихової код, принтери штрих-кодов. Але фактично система повинна вести найповніше врахування з урахуванням штрихового кодування. Заодно слід відразу розуміти, що потрібно буде і пристрій, яке маркірує штрих-кодом ті товари, що його немає спочатку. Багате ефект від введення системи штрихового кодування починається в тому разі, коли 90−95% всіх товарів має таку маркірування. У магазині зараз типова ситуація, коли штрих-код мають трохи більше 65−70% товарів. Довести цей показник до необхідного — то це вже завдання самого магазину, коли він всерйоз націлений на вилучення максимальної прибули з своїх бізнесів. У разі торговельну мережу оснащення товаром штрихами-кодами зазвичай входить у завдання дистриб’юторського центра.

Управление процесом ценообразования

Не секрет, більшість російських магазинів дотримуються системи єдиною торговою націнки на товари. Однак такий підхід" означає, що магазин фактично відмовляється проводити власну маркетингову політику, повністю покладаючись на постачальника. Насправді ж завжди необхідна дуже гнучка система ціноутворення, що враховує багато чинників і спроможна реагувати на найменші коливання кон’юнктури. Ціна однією і хоча б товар, в залежність від структури споживчого попиту, не може змінюватися кілька разів протягом дня. Наприклад, в сучасному західному супермаркеті змінюються до 2000 цін зміну. Тому краще буде та система автоматизації торгового процесу, що дозволяє це робити з найменшими издержками.

Управление знижками

Данная можливість торгової системи міцно пов’язана з попереднім пунктом, тобто із можливістю максимально гнучко управляти системою ціноутворення у магазині. Знижки на товари покликані насамперед підвищити обсяг продажу магазині, збільшити товарообіг, змусити постійних покупців купити більше товарів хороших і залучити нових покупців. Різновидів знижок є багато. Головне, потім треба зважати з організацією торгівлі з знижками, це, по-перше, знижка мусить бути не так на один товар: зі знижкою має продаватися близько 20% асортименту, знижки повинні прагнути бути постійно. Тільки тоді це дозволить суттєвий ефект. По-друге, знижки доцільно влаштовувати у вигляді своєрідного аукціону: обмежений термін дії тій чи іншій знижки повинен спонукати покупців робити покупки.

Дисконтные карты

Использование дисконтних карт дуже популярно у західній торгівлі. У Росії її багато торговельних фірми також готові впроваджувати неї. Але якщо у країнах дисконтна карта найчастіше надається покупцю просто обмін на інформацію про неї, навіщо досить заповнити анкету, то Росії знайшла широке застосування практика торгівлі дисконтними картами. Дисконтні карти допомагають прив’язати конкретного покупця до магазину, примушуючи її робити купівлі саме там.

В будь-якому разі оцінити ефективність використання знижок і дисконтних карток лише тому випадку, коли торгова система дає докладний звіт динаміку продажів тієї чи іншої товару. З іншого боку, система автоматизації повинен мати можливість зручною настройки, щоб торгівля зі знижками справді давала результат, а чи не викликала труднощів обліку, і управління ценами.

Система заказов

Операционной одиницею у цьому питанні не бути кількість, не плановий товарний запас, а термін: наскільки днів розрахований запас тієї чи іншої товару. Це зручний своєї універсальністю, оскільки плановий товарний запас на різні категорії товарів різний. Слід зазначити, що робота з термінами вельми ефективна в тому разі, тоді як торговельну мережу є власний розподільний центр, що у Росії постійні, довгострокові постачальники товару — явище порівнян о рідкісне. Відповідно важливий оперативний облік постачальників, аби не виникли перебої у постачаннях тих чи інших категорій товарів. Що стосується мережевий торгівлі ці завдання допомагає вирішити власний розподільний центр. Проте, проблема автоматизованого замовлення однаково залишається навіть ускладнюється, центр диктує магазину жорсткий розклад замовлень .

Система спокути перед постачальниками

Этот пункт особливо важливий у російських умовах, оскільки способів розрахунків із постачальниками існує багато: товарні кредити, відстрочки платежів, передоплата тощо. Усе це потребує більше уважного відстежування взаєморозрахунків з постачальником. Поширеної помилкою є віднесення відносин із постачальником до сфери бухгалтерського обліку, хоча самому ділі це скоріш прерогатива саме системи управління. Бухгалтерія, як вже уже відзначалося вище, спрацьовує у часі, тому зволікання з оплатою товару постачальнику можуть негативно зашкодити подальше співробітництво з ним.

Привязка реалізації до поставкам

Это із ключових моментів, усвідомлення якої дуже важливо при виборі торгової системи. Якщо очевидна система обліку товару в продажних цінах, то така прив’язка у принципі неможлива. Як контрольного тут можна використовувати таке запитання: чи може дана система оцінити прибуток за роботи з цим постачальником. Немає в даним покупцем (це просто), саме постачальником. Система має дати відповідь, наскільки вигідно співробітництво з цим постачальником, допомогти проаналізувати, як гарно продається товар, у які сроки.

Поддержка допоміжного производства

При багатьох супермаркетах існують пекарні, кондитерські, які може використати продукти безпосередньо з торгового залу, повертаючи їх потім у ролі нового товару. Аналогічна ситуація з що стала популярною останнім часом продажем салатів, що потенційно можуть приготовляться відразу ж. Усі це, у разі потреби, також має бути передбачено у системі управління торговим процесом й у системі обліку.

3. Рішення для мереж магазинов

Автоматизированные системи управління мають різні можливості контролю за торговим процесом. Це прямо залежить від тієї технології, яка належить основою конкретного рішення, а та, своєю чергою, може істотно різнитися за вартістю. Найдорожчі системи автоматизації дозволяють ознайомитися з будь-яким елементом торговельну мережу у часі. Проте такий контроль потрібен які завжди і всім, тому немає сенсу піддаватися на маркетингові викрути постачальника системи, Україна ж має точно визначити ті цілі і завдання, досягненню яких має допомогти автоматизация.

Существуют три основні варіанти автоматизації роздрібної мережі. У тому випадку поняття «автоматизації «включає у собі передусім способи зв’язок між окремими елементами сети.

Первый і, мабуть, найбільш дорогий варіант — мережу, побудована на основі оптоволоконних ліній зв’язку. І тут вдається створити повністю онлайнову систему, коли центральний офіс виконує функцію магазину, проте магазини мережі працюють як він торгові секції. Таке рішення має по крайньої мері два мінуса. По-перше, дорожнеча оптоволоконних ліній. Через це значно віддалені друг від друга магазини найчастіше об'єднувати до мережі з допомогою як і технології часом нерентабельно, т.к. створення умов та обслуговування оптоволоконних і радіоканалів каналів досить дорого. Інший мінус оптоволокна у тому, що й зв’язок перерветься, то зупиниться робота всієї мережі.

Второй варіант грунтується на механізмі реплікації. Цього варіанта недорогий, але швидкість передачі залишає бажати кращого. Реплікація — це копіювання змін — у таблицях бази даних, і їх пересилання на віддалені сервери не враховуючи вимог роздрібної торгівлі. Недоліком реплікації служить наявність таких ситуацій, коли, наприклад, новий товар вже вступив у систему віддаленого магазину, а нові ціни ще немає. Якщо потрібно ефективний обміну інформацією між офісом і магазинами, механізм реплікації буде явно незадовільним. Цей механізм корисний у випадках, коли досить обмінюватися інформацією не частіше разу на день. З іншого боку, слід попередити, у разі ушкодження лінії зв’язку мережу, працююча на механізмі реплікації, змушена простоювати.

Третий підхід — зв’язок з урахуванням документів. Заснований він у тому, що ніяких змін у магазині неспроможна статися, поки туди не прийшов будь-якої новий з центрального офісу. Тобто види зв’язок між магазинами є пересилку, по-перше, однієї чи кількох документів, а по-друге, повної інформації з всім які мають них товарам. Такий спосіб зручний тим, що принцип його роботи добре зрозумілий торговельному персоналу. Надійність системи, побудованої такому способі зв’язку, дуже високий. Область її застосувань мало обмежена, тому перспективність цьому разі не викликає сомнения.

Особое увагу під час проектування системи автоматизації потрібно приділити тому, наскільки збережеться функціональність і працездатність системи у разі (дуже частих у російських умовах) виходу з експлуатації комунікаційних ліній.

Методы зв’язку різних елементів торговельну мережу можуть бути різні друг від друга. Природно, що замість мережу качественней, тим більша буде цього ціна, й у разі дуже важливо скоріш вибрати оптимальне співвідношення «ціна-якість ». У той самий час варто застерігати від відомості завдання автоматизації торговельну мережу до завданню виключно комунікаційної. Головне, щоб торгова система спочатку проектувалась до роботи на умовах торговельну мережу, включала у собі такі поняття, як «віддалений магазин », «центральний склад », «центральний офіс », передбачала переміщення товару з магазину до магазину, повернення товару постачальнику тощо. буд. І тут шансів на успіх такої системи буде порядок больше.

Список литературы

internet компанія «Сервіс Плюс «(комплексна автоматизація предприятий) Ю. И. Ребрин — Основи економіки та управління виробництвом (интернет-издание).

internet адміністративно-управлінський портал.

e-managment.webservis.ru — інтернет-ресурс з економіки і менеджменту.

internet — електронний тижневик «RETAIL «.

ek-lit.agava.ru — бібліотека економічної і ділової литературы.

internet — електронна энциклопедия.

realreferat.narod.ru — нова колекція рефератов Для підготовки даної роботи було використані матеріали із російського сайту.

Для підготовки даної праці були використані матеріали із російського сайту internet.