Основи діловодства

РефератДопомога в написанніДізнатися вартістьмоєї роботи

Основи діловодства (реферат, курсова, диплом, контрольна)

Содержание Запровадження 3 Структура та призначення номенклатурних справ 13 Вимоги до формування справ 14 Правила зберігання справ 22 Експертиза цінності документів 25 Оформлення справ 27 Упорядкування описів справ 28 Порядок передачі справ у архів 30 Архівне зберігання документів мають у електронній формі 31 Додатка 33.

Приступаючи до вивчення курсу, насамперед слід ознайомитися з основними професійними термінами і визначеннями, постійно зустрічаються регулярно працюють з документами.

Діловодство — галузь діяльності, забезпечує документування й організацію роботи з офіційними документами.

Спочатку термін виник мовлення (орієнтовно на XVII в.) і означав процес розв’язування (виробництва) справи: «справа виробляти» — вирішувати питання. У результаті рішення виникала необхідність закріплення результату, наприклад, досягнуту домовленість. І тому здавна і створювали документи, оскільки усне слово короткочасно, то, можливо забуте, перекручене під час передачі чи ні зрозуміло. Вже XVI в. вживається слово справу, як збори документів, які стосуються якомусь справі, питання. Вперше нинішнього понятті слово «справа» зафіксовано у документах в 1584 г.

Сучасне діловодство включает:

• забезпечення своєчасного і правильного створення документів (документирование);

• організацію роботи з документами (отримання, передача, обробка, облік, реєстрація, контроль, зберігання, систематизація, підготовка документів для здачі у комп’ютерний архів, уничтожение).

Паралельно зі терміном «діловодство» за останні десятиліття використовується термін документационное забезпечення управління (ДОП). Його поява пов’язані з впровадженням у управління комп’ютерних систем та його організаційним, програмним і сучасних інформаційних забезпеченням задля наближення до термінології, уживаної в комп’ютерних програмах й літератури. У час терміни «діловодство» і «документационное забезпечення управління» є синонімами і застосовуються для позначення одному й тому ж діяльності. І тому, і той термін можна зустріти, наприклад, в назвах документів, що регламентують організацію документационных процесів: «Державну систему документационного забезпечення управління» і «Типова інструкція з діловодства в міністерствах і відомствах Російської Федерации».

Документування — це процес створення і мовного оформлення документа. Державний стандарт визначає документування як «запис інформації в різних носіях за встановленими правилам».

Необхідність фіксувати інформацію з’явився в людей глибокої давнини. До сьогодення дійшли «документи» різних епох, створені на глиняних табличках, бересті, кам’яних стелах тощо. Способи нанесення інформації також були різні: малюнок, графіка, лист. Нині в управлінської практиці використовують переважно документи, створені у спосіб листи — рукописним, машинописним, друкарським, комп’ютерним, ні з використанням графіки, малюнка, фотографії, звукота відеозаписи і спеціальному матеріалі (папері, кіноі фотоплівці, магнітної стрічці, диску та інших.). Вивченням розвитку способів документування носіїв інформації займається наукову дисципліну — документоведение.

Організація роботи з документами — забезпечення руху документів в апараті управління, їх використання їх у довідкових мету і зберігання. Термін визначається державним стандартом як «організація документообігу, збереження та використання документів мають у поточної діяльності учреждения».

Документообігом стандарт називає рух документів мають у організації з моменту їх створення або отримання до завершення виконання чи відправлення. У технологію роботи з документами входит:

• приймання і первинна обробка документов;

• їх розгляд і распределение;

• реєстрація документов;

• контроль виконання документов;

• інформаційно-довідкова работа;

• виконання документов;

• їх отправка;

• систематизація (формування справ) і поточне зберігання документов.

Розкриємо що з перелічених понять. Так, реєстрація означає запис дисконтних даних документ по встановленої формі, яка фіксує факт його створення, відправлення одержання, контроль виконання документів — сукупність дій, які забезпечуватимуть їхню своєчасне виконання, формування справи — групування виконаних документів мають у залежить від відповідність до номенклатурою справ (систематизованим переліком найменувань справ, заводимых у створенні, з термінів їх збереження, оформленим в установленому порядку) і систематизація документів всередині дела.

Будь-яке управлінське рішення завжди виходить з інформації з оскільки він розглядався питання чи керованої об'єкту. Інформація тотожна поняттям: «дані», «відомості», «показники». Законодавчо закріплено наступний термин:

«Інформація — дані про осіб, предметах, фактах, подіях, явищах і процесах незалежно від форми їх представления».

У кожній області людської діяльності інформація має власну специфіку та тому вона відповідно підрозділяється на медичну, наукову, технічну, технологічну та інших. У федеральних органах влади й управління, у державних установах, організаціях і підприємствах (незалежно від напрями роботи і форми власності) обов’язково виникає управлінська інформація, яку використовують цілей управління якимабо об'єктом чи структурами. До управлінської інформації пред’являється низку вимог до: повнота, оперативність, достовірність, точність, адресність, доступність до человеком.

Документи використовують у різних галузях діяльності, галузях знань, сферах життя і є об'єктом дослідження багатьох наукових дисциплін. Тому зміст поняття «документ» багатозначно і від цього у якій галузі й у яких потреб його використовують. Так, для юристів документ є передусім способом докази або свідоцтва чогось, для історика — історичним джерелом, кібернетикадокументаліста — носієм інформації, а I фахівці з галузі управління вважає її засобом фіксації і передачі управлінських решений.

У Федеральному законі «Про інформацію, інформатизації і захист інформації» закріплено таке визначення поняття «документ»:

Документ — це зафіксована на матеріальному носії інформація з реквізитами, що дозволяє її ідентифікувати. Це ж визначення дано й у державному стандарті на терміни й універсального визначення «Діловодство і архівну справу». Заради повноти характеристики поняття «документ» слід розкрити і поняття «реквизит».

Кожен документ складається з низки складових його елементів, які називаються реквізитами (найменування, автор, адресат, текст, дата, підпис тощо.). ГОСТ закріплює таке определение:

Реквізит документа — обов’язковий елемент оформлення офіційного документа?

Різні документи складаються з різного набору реквізитів. Кількість реквізитів визначається цілями створення документа, його I призначенням, вимогами до змісту і малої форми даного документа. Багатьом документів число реквізитів суворо обмежена. Для низки документів число і склад реквізитів встановлено законодавчими і нормативними актами. Але за будь-якого разі, як випливає з визначення, інформація, зафіксована на матеріальному носії, мусить бути обов’язково оформлена шляхом проставления необхідних реквізитів. Тільки тоді вона стає документом.

У документоведении документ сприймається як результат закріплення (відображення) фактів, подій, явищ об'єктивної дійсності і мисленнєвої діяльності будь-яким зручним способом на спеціальному материале.

Документи, зафіксувавши (відбивши) інформацію, цим забезпечують його збереження й нагромадження, можливість передачі іншій юридичній особі, багаторазове використання, повторне і кількаразове повернення до неї у часі. Вони зачіпають різні сфери діяльності і поділяються на текстові і графічні, традиційні (рукописні, машинописні) і машинних носіях, наукові, технічні, особисті та офіційні й др.

Офіційні документи — це документи, створені юридичними чи фізичними особами, оформлені і засвідчені у порядку. У тому числі особливу категорію становлять службові (управлінські) документи, визначених державним стандартом як офіційними документами, використовувані в поточної діяльності организации.

Як носії інформації документи виступають неодмінного елемента внутрішньої організації будь-якого установи, підприємства, будь-який фірми, забезпечуючи взаємодія їх структурних частин 17-ї та окремих співробітників. Вони є основою прийняття управлінські рішення, служать доказом їхнього виконання і джерелом для узагальнень та виваженості аналізу, і навіть матеріалом для справочно-поисковой роботи. У управлінської діяльності документ виступає як і предмет праці, відтак труда.

Багато форми управлінської діяльності виражаються у вигляді відповідних документів: распорядительная діяльність — виданням різних розпорядчих документів; планування — у вигляді підготовки різних планів; облік — як упорядкування та обробки статистичної, бухгалтерської, оперативно-технічної документації; контроль — шляхом збирання відомостей у письмовому вигляді й т.д. Тому документи можна класифікувати відповідно до їх призначенням як средства:

• регламентації діяльності (статути, становища, регламенти, правила, інструкцією, і др.);

• розпорядницької діяльності (накази, вказівки, постанови, рішення, розпорядження і др.);

• накопичення та узагальнення інформації (звіти, акти, доповіді і др.);

• передачі (листи, телеграми, телефонограми і др.).

З іншого боку, значної ролі у сфері управління грають документи, відбивають діяльність різних колегіальних органів (протоколи), що потенційно можуть виступати й засобом здійснення розпорядницької діяльності, і засобом накопичення та узагальнення информации.

Документ виник передусім, щоб зафіксувати інформації і надати їй юридичної чинності. Значення латинського слова «документ» (documentum) — доказ, свідчення. Нині безперечність документа також визначається поняттям «юридична сила документа».

Для управлінської діяльності юридична сила документів надзвичайно важлива, оскільки означає, що документи можуть бути справжнім доказом закладеною у них інформації. Юридична сила офіційного документа передбачає його обов’язковість тим, кому воно адресоване, чи для кола учасників управлінських дій (органів управління, їх структурних підрозділів, громадських організацій, посадові осіб і громадян), які керуються документом і засновують у ньому свою діяльність чи утримуються від нее.

Юридична сила документа — це властивість офіційного документа, сообщаемое йому чинним законодавством компетенцією який видав органу і встановленим порядком оформления1. На цьому визначення слід, що орган управління чи посадові особи, випускають документ, обязаны:

• дотримуватися під час підготовки діючі норми законодательства;

• видавати документи в межах своєї компетенции;

• дотримуватися які у певний час загальнодержавні правила упорядкування та оформлення документов.

До найбільш юридично значимих реквізитів ставляться: найменування організації, дата і реєстраційним номер документа, підпис, печатку, грифи узгодження та утверждения.

У управлінської практиці прийнято розрізняти документи з ступеня їх дійсності на чорнові, білові, оригінали, копии.

Чернетковий документ, виготовлений рукописним, машинописним способом чи видрукуваний з комп’ютера, відбиває роботу автора її змістом. Він може містити лише сам віршик і вона має юридичної силой.

Беловой документ — це рукописний чи машинописний документ, текст якого переписаний з чорнового документа чи написано без жодних виправлень і исправлений.

Документ, у якому містяться відомості, що підтверджують його достовірність (про автора, час і місце створення) вважається справжнім. Оригінал офіційного документа — це перший (чи одиничний) примірник документа, у якого юридичної силой.

Копія документа — це документ, повністю який відтворює інформацію справжнього документи й усі його зовнішніх ознак чи частину їх. Копія документа то, можливо факсимільного чи вільної. Факсимільна копія повністю відтворює зміст документи й усі його зовнішніх ознак (які у оригіналі реквізити, включаючи підпис і поставив печатку) чи частину їх, особливості їхнього розташування. Факсимільна копія виготовляється на копіювальної техніці, з допомогою фотографії, апаратів факсимільного зв’язку, принтерів. Для документів, виготовлених на пишучих машинках, факсимільного копією є другий і послідуючі екземпляри документів, отримані через копіювальну папір. Вони, зазвичай, залишаються у справах установи. Застаріле назва таких копій — відпустку. Вільна копія містить і всі документа, але повторює його форму.

Система документації — це сукупність документів, взаємозалежних по ознаками походження, призначення, виду, сфери діяльності, єдиних вимог до оформлению.

Типові управлінські функції у кожному управлінський апарат реалізуються з урахуванням використання документів, які стосуються різним системам документації. Співвідношення документів із різних систем в діловодстві різних установ і закупівельних організацій неоднаково, оскільки залежить від конкретної діяльності тієї чи іншої установи, його масштабності, місця у системі федерального управління та інших причин. Але, незалежно від рівня цього, у будь-якій організації використовуються документи, відбивають організаційну, распорядительную і виконавчу діяльність. Їх сукупність становить систему організаційнорозпорядливої документації. Державний стандарт визначає организационно-распорядительные документи як письмові документи, в яких фіксуються рішення адміністративних і організаційних питань, а також кілька запитань управління, взаємодії, забезпечення та митного регулювання діяльності органів влади, установ, підприємств, організацій, їх підрозділів, і посадових осіб. Отже, система організаційнорозпорядливої документації у свого повсюдного застосування має велике значення документування управлінської деятельности.

Окрім спільних всім установ і функціональних систем документації виділяють також галузеві системи, що використовуються при документування відповідних видів роботи і відбивають їх специфіку. Це, наприклад, системи документації з охорони здоров’я, освіті (загальному і спеціальному), нотаріальні, судові справи і ін. Организационно-распорядительная документація міцно пов’язана і з галузевими, і з функціональними системами. З одного боку, вона може інших систем правову основу, з другого — у ній знаходять відбиток питання керівництва, контролю, планування, обліку, звітності і т.д.

Основним напрямком удосконалення документації є уніфікація і стандартизация.

Стандартизація — це процес встановлення й застосування стандартів, під якими розуміється «зразок, еталон, модель, прийняті за вихідні для порівняння з ними інших схожих об'єктів». Стандарт як нормативнотехнічний документ встановлює комплекс норм, правил, вимог до об'єкту стандартизації, та стверджується компетентним органом. Застосування стандартів сприяє поліпшити якість створюваного вироби (у цьому разі документа). У Росії її діяльність із стандартизації координується державними органами стандартизации.

Стандартизація — складного процесу. До її складу входять такі елементи, як типізація, уніфікація, агрегирование. З одного боку, це методи стандартизації, з іншого — види робіт, що потенційно можуть здійснюватися як самостійні. Наприклад, у сенсі типізація — це розробка типових конструкцій чи технологічних процесів основі спільних для низки виробів (процесів) технічних характеристик. У документоведении цей метод використовується до створення типових форм документів і майже типових текстів, тобто. зразків чи еталонів, основі яких створюються конкретні документы.

Типовий текст — це текст-образец, з урахуванням що його наступному створюються тексти аналогічного содержания.

Під уніфікацією розуміється «приведення будь-чого до єдину систему, формі, однаковості». По офіційному визначенню уніфікація — такий вибір оптимальної кількості різновидів продукції, процесів й нових послуг, значень їх параметрів і середніх розмірів. Виходячи з цього слід, що, по-перше, у процесі уніфікації проводиться раціональне скорочення елементів вихідного безлічі об'єктів (наприклад, форм чи видів документів, їх показників і реквізитів). По-друге, уніфікація обов’язково призводить до встановленню оптимального (на досить тривалий час) однаковості в будь-якій галузі діяльності, зокрема й у документування. Управлінські документи, використовувані у різних сферах і органах управління, повинні оформлятися однаково. Це дозволяє включати документи у єдину є систему діловодства, сприяє їхній оперативної обробці та виконання, знижує витрати часу працювати з документами як діловодного персоналу, а й усіх працівників управлінського апарату — від керівників до рядових сотрудников.

Уніфікована система документації (УСД) — система документації, створена за єдиним правилами і вимогам, яка містить інформацію, необхідну управління у певній сфері деятельности.

Безпосередні розробники конкретних форм документів і майже систем документації — міністерства (відомства), здійснюють координацію тієї чи тієї тій галузі діяльності. Ними ж затверджуються уніфіковані форми документів. Так, міністерство фінансів відпо-відає бухгалтерські документи, міністерство охорони здоров’я РФ — за медичні, Державного комітету РФ за статистикою — за форми первинної облікової і статистичної документації, Росархив РФ — за систему організаційно-розпорядчою документации.

Загальнодержавні уніфіковані форми документів розробляються з урахуванням можливості їх комп’ютерного опрацювання. Вони обов’язкові для застосування під всіх установах, організаціях і підприємствах незалежно від своїх підлеглості та форми собственности.

Структура та призначення номенклатурних дел.

Після виконання документи певний час зберігаються у організації. Щоб їх можна було знаходити і використовувати, необхідна систематизація виконаних документів, тобто. угруповання в справи. Державний стандарт визначає справу, як «сукупність документів або документ, які стосуються одного чи ділянці діяльності, вміщених на окрему обложку».

Щоб правильно сформувати справи й забезпечити можливість використання потрібної інформації, документи класифікують: поділяють їх у групи з різними термінами зберігання. Спеціальним класифікаційним довідником, що дозволяє визначити порядок розподілу документів мають у справи, є номенклатура дел.

Номенклатура справ — систематизований перелік найменувань справ, заводимых у створенні, з термінів їх збереження, оформлений в встановленому порядке.

Номенклатура справ — це багатофункціональний документ, використовуваний для різних целей:

• номенклатура використовують як схема класифікації під час розподілу і угрупованню виконаних документів мають у справи (папки). Заголовки справ, закріплені у ній, переносяться потім на обкладинки дел;

• кожна десята справа, включене до номенклатури, має вказівку терміну зберігання документів, включених до нього. Отже з її допомогою намічають орієнтовні терміни зберігання документів, що є першим етапом експертизи цінності документов;

• номенклатура справ використовується при побудові інформаційнопошукової системи з документам підприємства. При реєстрації документів мають у реєстраційний індекс часто включають індекс справи з номенклатурі. Крім того, класифікаційна схема номенклатури можна використовувати при формуванні довідкової картотеки на виконані документы;

• номенклатура справ використовується замість опису як обліковий документ при здачі у комп’ютерний архів справ з термінами зберігання до 10 років включно. Вона ж служить підвалинами складання описів на справи з термінами зберігання понад 10 років і постоянного;

• номенклатура має довідкове значення щодо структури установи, організації, предприятия.

Загальні вимоги до номенклатури. Номенклатура справ як із основних інструментів організації діловодства має відповідати певним вимогам, найважливіші з которых:

• охоплення всіх документів, одержуваних і створюваних у процесі діяльності организации;

• роздільний угруповання у справи документів постійного насилля і тимчасового термінів хранения;

• конкретна і чітка формулювання заголовка справи, що цілком відбиває склад парламенту й зміст документів мають у ньому й виключає можливості включення до справа документів, які відповідають його змісту і терміну хранения;

• систематизація справ всередині розділів номенклатури відповідно до ступенем важливості й терміном зберігання документации.

Вимоги до формування дел.

Розробка номенклатури справ складається з кількох этапов:

• визначення кола документів для включення до номенклатуру;

• складання заголовків (найменувань) дел;

• розробка класифікаційної схеми номенклатури, тобто. порядку розташування дел;

• визначення термінів зберігання дел;

• визначення системи індексації встановлення індексів дел;

• оформлення і посвідчення номенклатури дел.

Визначення кола документів для включення до номенклатуру. Основне вимогу до номенклатурі — охоплення всіх документів, які виникають у процесі діяльності организации-При цьому повинна враховуватися документація, як створювана у самій організації, і отримувана з інших громадських організацій і осіб, включаючи реєстраційні картки, журнали обліку, різні картотеки.

У номенклатуру мусять бути внесені і документи тимчасово діючих комісій, груп, створених на вирішення певною конкретною завдання, документи громадських организаций.

У номенклатуру справ включаються також документи, не скінчені діловодством, які надійшли з деяких інших організацій продовжити чи закінчення вирішення питання; справи з питань, триваючим більш один рік (звані перехідні справи). Вони вносять у номенклатуру кожного року протягом всього терміну вирішення питання. Протягом року номенклатура то, можливо доповнена справами, утвореними від початку року внаслідок появи у діяльності організації нових питань. Для таких справ наприкінці кожного розділу номенклатури передбачають кілька резервних номеров.

Не входять у номенклатуру друкарські видання (збірники, довідники і т.д.).

Упорядкування заголовків справ. Це найскладніша частину роботи при складанні номенклатури дел.

Заголовок справи повинен перетворитися на узагальненої формі коротко, чітко й неоднозначно відбивати основний зміст документів комплексу, оскільки саме з заголовку справи виробляється пошук документів. Заголовок містить вказівку на рід заводимого справи (справа, документи, листування) чи назву виду документа (накази, акти та інших.), уточнюючі даних про змісті документів, кореспондентам, датах, і навіть вказівку дійсності, копийности тощо. У заголовках справ не вживаються формулювання на кшталт «Різні матеріали», «Загальна листування» і т.п.

Заголовки справ, містять планові чи звітні документи, повинні включати вказівку на цей вид і характеру документів, їх періодичність, наприклад: «Річний звіт про науково-дослідної діяльності інституту», «Місячні звіти про відвантаження товаров».

У заголовку справи, що містить статистичні форми, вказуються назви форм, їх номер чи умовне позначення (шифр): «Річний звіт по окремим показників фінансової діяльності підприємства (організації) (ф. 10-ф)».

Розробка класифікаційної схеми. Після складання заголовків справ проводиться їх систематизація, тобто. визначається порядок розташування заголовків в номенклатурі справ. Він грунтується обліку організаційноструктурного побудови апарату управління і виконуваних їм функций.

У номенклатурі справ невеличкий організації, де немає структурного розподілу, соціальній та номенклатурі справ структурного підрозділи великої організації справи систематизують за рівнем їхньої важливості з урахуванням взаємозв'язку документов.

Першими поміщаються справи, які включають организационно-распорядительные документи директивних і вищих органів, потім — справи, містять організаційну документацію, що стосується діяльності організації у цілому (статут, становища) чи структурного підрозділи, якщо складається номенклатура справ структурного підрозділи. Далі мають справи з розпорядницької документацією самого заклади, чи організації (накази, розпорядження, рішення колегіальних органів). Поза межами цієї групою справ йдуть справи з плановими і звітними документами (річними, квартальними, місячними), листуванням та інші документами.

Визначення термінів зберігання справ. Терміни зберігання справ встановлюють для забезпечення схоронності цінних документів. Терміни зберігання — важливе основу угруповання документів мають у справи, оскільки документи з їх постійним терміном зберігання, термінами зберігання до 10 років і більше 10 років що неспроможні поміщатися за одну дело.

Терміни зберігання встановлюються по перелікам документів із зазначенням термінів їх збереження чи експертним шляхом провідними фахівцями организации.

Терміни зберігання документів — постійні чи тимчасові (один, три, п’ять, десять, 15 років тощо.) — встановлюються залежно від значимості документів. Якщо справі містяться документи тимчасового зберігання різної цінності й, отже, з різними термінами зберігання, термін зберігання всього справи встановлюється для найціннішою документації, тобто. більший. Наприклад, тоді як справі перебувають документи з термінами зберігання рік, три року й п’ять років, річ зберігається п’ять лет.

Термін збереження обчислюється з початку саме цього року, що йде за роком закінчення справи. Наприклад, термін зберігання: справи, закінченого діловодством 1998 р., обчислюється з початку 1999 г.

Індексацію справ. Для практичного використання номенклатури справ велике значення мають умовні позначення, присваиваемые справам — індекси дел.

Якщо організація невеличка, і немає структурних частин, її номенклатура будується по виробничої чи функціональною схемою. У цьому вся разі індексом справи з нього порядковий номер в номенклатурі: 01, 02, 03 і т.д.

У зведеної номенклатурі в індекс кожного справи входить умовне позначення структурного підрозділи і порядковий номер справи в самісінький межах структурного підрозділи. Наприклад, індекс справи 03—02 означає, що справа було сформовано структурному підрозділі, якому присвоєно індекс «03», й у номенклатурі справ цього підрозділу заголовок справи розташовується під номером «2» (02).

Індексацію структурних підрозділів має бути постійною і повторюватися рік у рік. Перехідні справи вносять у номенклатуру кожен раз під і тим самим индексом.

Порядок оформлення і посвідчення номенклатури справ. Номенклатура справ складається по уніфікованої формі, розроблена архівними органами і закріплена у Державній системі документационного забезпечення управління і Основних правилах роботи відомчих архивов.

Форма номенклатури є таблицю з п’яти граф: індекси справ, заголовки справ, кількість томів, терміни збереження і примечания.

У першій графі проставляють індекс справи, включеного до номенклатури. У кінці кожного розділу номенклатури залишають резервні номери для закладу додаткових, не передбачених заздалегідь справ у разі їх появления.

Друга графа — назви заголовків дел.

Кожне може складати чи кілька томів. Це відомо закінченні діловодного року. Тому третя графа — справ (томів, частин) — заповнюється саме тогда.

У графі «Терміни збереження і статті з Переліку» вказують термін зберігання конкретного справи і роблять посилання Перелік (типовий чи відомчий). Для деяких документів не встановлюють конкретні терміни зберігання, а зберігають «до минования потреби» (наприклад, інструктивні листи вищих організацій, надіслані до відома) чи «до заміни новими» (наприклад, становища, інструкції). І тут в графі проставляють саме ці позначки. Але тут то, можливо проставлено позначка «ЕК», яка означає, що після закінчення діловодного року справа має бути піддане експертизі цінності із можливим виділенням деяких документів на постійне хранение.

У графі «Примітки» протягом усього термін дії номенклатури справ своєчасно проставляються позначки про закладі нових справ, про передачу справ у архів, про перехідних справах, виділення справ до знищення і т.п.

Наприкінці минулого року в номенклатурі заповнюється підсумкова запис про категоріях і кількості заведених і включених до номенклатури дел.

Підсумкова запис про категоріях і кількості справ: |По термінами зберігання |Усього |До того ж | | | |перехідних | |Постійного |8 |1 | |Тимчасового (понад 10 років) |14 |6 | |Тимчасового (до 10 років включно) |25 | | |Разом |47 |7 |.

У підсумковій записи окремо вказується справ постійного зберігання, з терміном зберігання понад 10 років й із терміном зберігання до 10 років включно. З іншого боку, вказується справ, перехідних на наступний год.

Після підсумковій записи оформляється підпис особи, який сформував номенклатуру, і проставляють дату составления.

Номенклатура складається службою або посадовою особою, відповідальних документационное забезпечення, і узгоджується з архівом підприємства, організації. Підписує її керівник служби й стверджує керівник підприємства. Якщо документи надходять на державне зберігання, номенклатура справ іде узгодження до державного архів, приймає справи цієї організації, і після цього стверджується керівником организации.

Номенклатура справ структурного підрозділи має складатися у трьох примірниках. Один примірник зберігається в службі ДОП, другий — в архіві, третій використовують у структурному підрозділі як довідкового посібники з формуванню дел.

Номенклатура справ організації (зведена) має складатися чотири примірниках. Узгоджують і стверджують два примірника, з яких одна зберігається в службі ДОП організації та є документом постійного зберігання. Цей примірник входить у зведену номенклатуру в розділ служби ДОП. Другий примірник зберігається чи державній архіві, з яким номенклатура узгоджувалась, третій є робочою, а четвертий використовують із виписок, які посвідчуються службою ДОП і направляють у відповідні структурні підрозділи розміщуються для закладу дел.

Формування починається початку календарного року, коли кожне названий на номенклатурі справа заводиться окрема папка (папкашвидкозшивач чи папка-регистратор).

Робота з формуванню справ складається з таких операцій: розподіл і розкладка виконаних документів по теках (справам); розташування документів всередині справ у певної послідовності; оформлення обкладинок дел.

Формуванням справи називається групування виконаних документів мають у депо відповідно до номенклатурою справ України та систематизація документів всередині дела.

Коли документи виконані, вони вкладаються у відповідні справи і систематизуються всередині них. Річ вважається заведеною з появи у ньому першого виконаного документа.

Правильне розподіл документів мають у справи має значення, так як забезпечує швидкий пошук необхідні документи та його сохранность.

Робота з формуванню справ складається з таких операцій: розподіл і розкладка виконавчих документів по теках (справам); розташування документів всередині справ у певної послідовності; оформлення обкладинок дел.

Важливе значення має правильне розташування документів всередині справи. Від як і послідовності вони розташовуються, великою мірою залежить час пошуку необхідної информации.

Документи систематизуються у справах відповідність до певними принципами. Найістотнішими та практично найзручнішими є: вопросно-логический, хронологічний, алфавітний, нумерационный. Вони можуть варіюватися і комбинироваться.

Найчастіше використовується питальний (вопросно-логический) принцип, за яким документи мають у справах логічного послідовності рішення тієї чи питання. Така систематизація збігаються з хронологічним розташуванням документов.

При алфавітній систематизації документів використовують прізвища їх авторів, назви учреждений-корреспондентов, найменування адміністративнотериторіальних одиниць тощо. Копії наказів про накладення стягнень, заохочення " .

У нумерационном порядку групують однорідні документи, мають порядкову нумерацію (протоколи, накази, квитанції, накладні і т.д.).

Копії наказів про накладення стягнень, заохочення, зміні прізвища та т.д. на особисте справа не підшивають, так ти, щоб ці відомості записуються в доповнення до особистого аркушу з обліку кадров.

Поруч із принципами систематизації документів для формування справ слід дотримуватися основних правил, загальних всім категорій документов:

• у справи підшиваються лише виконані документи. Неисполненные, а також підлягають поверненню документи підшивати до справи запрещается;

• кожен документ, поміщений у справа, має бути оформлений в відповідно до вимог державні стандарти та інших нормативних актів. Тому до підшивки документа до справи обов’язково перевіряється правильність його оформлення: наявність необхідних підписів, віз, індексу, дат, оцінок і т.д.;

• до справи включаються документи у одному примірнику. Чернетки, розмножені копії разом із оригіналами не підшиваються. Виняток можуть складати лише чернетки особливо цінних документів або копії, у яких є позначки, візи тощо., що доповнюють зміст перших экземпляров;

• документи постійного насилля і тимчасового термінів зберігання групуються в окремі дела;

• у справи групуються документи одного календарного року, за винятком перехідних справ. З іншого боку, окремі категорії справ мають особливості формування. Так, особисті справи формуються протягом усього періоду роботи обличчя на організації; справи виборних органів прокуратури та їх постійних комісій формують у період скликання; документація навчальних закладів формується у справи по навчальним годам;

• документи вкладаються у справу з усіма що відносяться до ним додатками і додатковими матеріалами. Якщо докладання мають великий обсяг, їх формують самостійне дело.

Товщина кожного справи має перевищувати 30−40 мм, що становить приблизно 250 аркушів. Якщо документів більше, справа поділяється на томи. Кількість томів кожного справи вказується в номенклатурі справ наприкінці года.

Правильна угруповання документів мають у справи та його систематизація у справі значно полегшують проведення експертизи цінності документів, підготовку документів до наступному зберігання й использованию.

Правила зберігання дел.

Справи вважаються заведеними із моменту внесення у яких першого виконаного документа. Вони формуються в структурних підрозділах і зберігаються у них до передачі у архів організації. У невеликому фірмі справи зберігаються секретарем.

Справи потрібно розміщувати в запирающихся шафах, сейфах чи елеваторних картотеках, що забезпечує їхня цілість і захисту від пилу й света.

Справи розташовуються на полицях вертикально в послідовності, яка відповідає послідовності їхнього розташування в номенклатурі. На корінці кожного справи вказується його індекс за номенклатурою. Номенклатура справ прикріплюється внутрішній дверці шкафа.

Для швидкого пошуку документа спочатку знаходять потрібний номер справи з номенклатурі, та був за безплатним номером справи — потрібну папку з документами.

Для обліку документів певних категорій справ постійного насилля і тимчасового (понад 10 років) зберігання складається внутрішня опись.

Внутрішня опис документів справи — це обліковий документ, у якому перелік документів справи із зазначенням порядкових номерів документів, їх індексів, назв, дат, номерів аркушів. ВНУТРІШНЯ ОПИС документів справи № | | |№ |Індекс |Дата |Заголовок |Номери |Примітка | |п/п |документа |документа |документа |аркушів справи| | |1 |2 |3 |4 |5 |6 | | | | | | | |.

Внутрішня опис складається для справ, містять особливо цінні документи, документи обмежений доступ, для особисті справи, і навіть справ, сформованих за видами документів і майже вложных за змістом. Необхідність її складання визначається інструкцією з діловодства установи, організації, або предприятия.

Внутрішня опис міститься у початку справи, й у неї вписуються даних про кожному подшиваемом документі. Після закінчення формування справи складається підсумкова, запис внутрішньої опису із кількості включених у ній документів і майже кількості аркушів самої опису: | | |Разом_____________________________ документів. | |(цифрами і прописом) | |Кількість аркушів внутрішньої опису_____________________ | |(цифрами і прописом) | |Найменування посади особи, | |який сформував внутрішню опис | |документів справи | |Підпис підписи | |Розшифровка | |Дата |.

Документи, вже включені до справи, можуть у протягом року знадобитися працівникові установи, організації. І тут є підстави вийняті з справи лише відповідальних формування та зберігання справ. На місце закладається лист-заместитель, де вказують, коли, кого і на який термін видано документ.

Після закінчення діловодного року видача окремих документів зі справи заборонена. За необхідності у тимчасове користування може бути видано справа целиком.

Якщо потрібно видати повністю річ, заповнюється карт3 заступник, у якій вказуються номер виданого справи, дата видачі, кому видано справа, який термін, розписи отриманні і прийомі після повернення документов.

Карта-заместитель поміщається дома виданого дела.

Дозвіл видачу справ у інших організацій можна буде говорити лише керівником установи, предприятия.

Вилучення документів з цих справ на вимогу компетентних органів (наприклад, прокуратури тощо.) може проводитися тільки виходячи з письмового розпорядження цих органів, із дозволу керівництва. І тут обов’язково складається акт про вилучення першотвору документа, але в його місце у справа підшивається завірена копия.

Експертиза цінності документов.

Завершальний етап роботи з документами в діловодстві — обробка справ їхнього подальшого збереження та використання. Обробка справ для зберігання включає проведення експертизи наукової і з практичної цінності документів, оформлення справ, складання опису на справи постійного насилля і тимчасового (понад 10 років) термінів хранения.

Експертиза цінності документів — це відбір документів на державне зберігання чи встановлення термінів їх збереження основі прийнятих критериев.

У узагальненому вигляді завдання експертизи цінності документів перебувають у следующем:

• відбір документів, мають політичне, господарське, наукове, культурне значення, для наступної передачі на постійне збереження до державні архіви Російської Федерации;

• відбір на тимчасове зберігання документів, не які мають науковоісторичної цінності, але які зберігали практичне значение;

• виділення до знищення документів, які мають наукової цінності й втратили практичне значение;

• встановлення чи зміну термінів зберігання документів. Документи оцінюються виходячи з принципів історизму, системності, цілісності. Критеріями оцінювання документів є їхньою походження, утримання і зовнішні особенности.

Експертні комісії. Експертиза цінності в діловодстві проводиться під час складання номенклатури справ, для формування справ України та перевірці правильності віднесення документів до справ, і навіть для підготовки справ до наступному збереження й при виділенні справ на уничтожение.

Для організації та проведення експертизи цінності документів, їх відбору для зберігання і знищення установі створюється постійно діюча експертна комісія (ЕК). У міністерствах і відомствах, центральні органи громадських організацій для добору, і передачі документів на державне зберігання, і навіть контролю і надання методичної допомоги підвідомчим організаціям створюються центральні експертні комісії (ЦЭК).

ЦЭК і ЕК — дорадчі органи. Вони працюють постійному контакту з экспертно-проверочными комісіями (ЭПК) відповідного архівного установи, від якого отримують вказівки організаційно-методичного характера.

Проведення експертизи цінності. Щороку до діловодстві організацій проводять відбір документів на сталий розвиток і тимчасове зберігання, і навіть для знищення. Цей відбір проводить персонал структурних підрозділів при участі співробітників відомчого, архіву. Він передбачає аналіз фактичного змісту документів, що у справі. Часом не тільки з урахуванням заголовків справ, а шляхом полистного перегляду документів диктується їхнє наукова і практична цінність відповідні терміни хранения.

Через війну роботи експертної комісії утворюються чотири групи документів з різними термінами хранения:

1) постійного зберігання ЕВР у державних архивах;

2) тимчасового зберігання ЕВР у відомчому архіві (понад 10 лет);

3) тимчасового зберігання (до 10 лет);

4) підлягають знищення у зв’язку з закінченням терміну хранения.

У відомчий архів передаються справи постійного насилля і тимчасового (понад 10 років) збереження і з особового складу. Їх передача відбувається по описам. Справи тимчасового (до 10 років) зберігання не підлягають здачі в відомчий архів. Вони централізовано службою документационного забезпечення чи структурних підрозділах і закінчення термінів зберігання підлягають уничтожению.

Після затвердження описів на справи постійного зберігання архівне установа дозволяє установі знищити документи з тимчасовими термінами зберігання. Знищення документів оформляється актами. Акт виділення до знищення документів і майже справ підписують голова і члени ЕК, стверджує керівник учреждения.

Оформлення дел.

Оформлення справи — це підготовка справи до збереження відповідно до встановленими правилами.

Оформлення справи передбачає комплекс робіт з підшивці документів, нумерації аркушів, складання заверительной написи, складання (в окремих випадках) внутрішньої опису документів, внесення уточнень в реквізити обкладинки справи: уточнення назви організації, діловодного індексу і заголовка справи, дати справи і др.

Оформлення справ починається з їх закладу, у діловодстві і спливає процесі підготовки капітулювати в відомчий архів. Оформлення справ проводиться працівниками служби документационного забезпечення організації і структурних підрозділів. Оформлення то, можливо часткове чи повне. Справи тимчасового зберігання (до 10 років) обробляються спрощено (частково). Вони залишаються у скоросшивателях, листи не нумеруються і здають у архів по номенклатурі справ. Але справи можуть здаватися у комп’ютерний архів, а зберігатися в структурних підрозділах від використання в довідкової работе.

Для обліку кількості листів на справах постійного насилля і тимчасового (понад 10 років) зберігання складається заверительная напис. Вона складається на окремому листе-заверителе, розташованого наприкінці кожного справи. У ній цифрами і прописом вказується число пронумерованих аркушів справи і окремо через знак «+» — число аркушів внутрішньої опису, якщо вона есть.

Складати заверительную напис на обкладинці діла чи зворотному боці останнього аркуша запрещается.

Заверительная напис пишеться розбірливо. У ньому вказуються дата складання, посада і прізвище упорядника, і потім ставить свою подпись.

Після підшивки документів і майже нумерації аркушів виробляється оформлення обкладинки справи. Вимоги до оформлення закріплені ГОСТ 17 914–72.

Якщо розпочато однієї організації, а завершено інший, на обкладинці проставляються три дати: дата закладу справи в самісінький однієї організації, дата надходження справи в самісінький іншу організацію та влитися дата закінчення справи на другий организации.

Важливим реквізитом обкладинки справи є вказівку кількості листів на справі, яке проставляється виходячи з заверительной написи дела.

Термін збереження проставляється на обкладинці справи з номенклатурі справ організації після звіряння її з відомчим переліком документів із зазначенням термінів зберігання або після уточнення терміну зберігання у рішенню ЕК організації. На справах постійного зберігання пишеться: «Зберігати постоянно».

Архівний шифр справи оформляється, зазвичай, в архіві організації. У ньому вказуються номер фонду, номер опису і номер дела.

Упорядкування описів дел.

На справи постійного насилля і тимчасового (понад 10 років) зберігання складаються опису справ. Упорядкування опису — це завершальний етап роботи з документами в делопроизводстве.

Опис справ — це архівний довідник, являє собою систематизований перелік заголовків справ України та готовий до розкриття складу та змісту справ, закріплення їх систематизації всередині фонду, й обліку дел.

Опис справ водночас є облікованим документом і основними видами научно-справочного апарату до документів, які забезпечують оперативний пошук документів. Отже, опис є облікованим документом і довідником за змістом дел.

У діловодстві опису на справи складаються у кожному структурному підрозділі працівниками служби документационного забезпечення управління. Відповідальність за якісне і своєчасне складання описів справ структурних підрозділів несуть їх руководители.

Річні розділи описів справ постійного насилля і тимчасового (понад 10 років) збереження і з особового складу складаються по встановленої формі. Сукупність елементів описи кожного справи в самісінький опису називається описової статтею. Описова стаття опису справ структурного підрозділи повинна мати у собі такі элементы:

• порядковий номер справи (томи, частини) по описи;

• індекс справи (томи, части);

• заголовок справи (томи, частини), що відповідає його заголовку на обкладинці дела;

• дату справи (томи, части);

• число листів на справі (томі, части);

• термін хранения;

• примечание.

У описах справ постійного зберігання графа термін зберігання опускается.

Кожне справа вносять у опис під самостійним порядковим номером. За наявності кількох томів (частин) кожен із новачків також має власний порядковий номер. Систематизацію справ у опису і присвоєння номери опису структурного підрозділи здійснює архів организации.

Наприкінці опису робиться підсумкова запис. У ньому вказується цифрами і прописом число справ, котрі значаться за описом, першій і останній номер справ за описи.

Річний розділ описів на справи постійного зберігання, готовий до наступної передачі у державний архів, підлягає утвердженню ЭПК. архівного установи. Він друкується чотири примірниках, завіряється керівником служби документационного забезпечення управління, підписується головою ЕК (після затвердження опису комісією) і узгоджується з керівником организации.

Відповідно до затвердженими річними розділами опису організація зобов’язана в встановлених термінів здати, а державний архів прийняти на зберігання внесені до опис дела.

Порядок передачі справ у архив.

У архів організації передаються всі справи постійного, тимчасового (понад 10 років) збереження і з особового складу. Передача справ роблять лише по описам і згідно з складеним завідувачем архівом графіком, узгоджених із керівниками структурних підрозділів, і затвердженим керівником організації. Разом зі справами у комп’ютерний архів передаються регистрационно-контрольные картотеки діловодної служби установи. Заголовок кожної картотеки може бути входить у опись.

Справи тимчасового (до 10 років) зберігання ЕВР у архів організації, зазвичай, не передаются.

Беручи справи, співробітник архіву старанно звіряє кожну справу з описью, перевіряє правильність формування та оформлення справи. Завідуючий архівом розписується у прийомі справ усім примірниках річних розділів опису, вказує дату приймання й кількість зарахованих справ. Один примірник річних розділів описів повертається здавачеві, інші залишаються у архиве.

При здачі справ на державне зберігання організація представляє в державний архив:

• ставлення з ім'ям керівництва державного архіву із зазначенням назви організації, загальної кількості справ України та крайніх дат документов;

• опису у трьох примірниках, затверджені ЭПК архівного отдела;

• історичну довідку організації, коли справи здаються на державне зберігання впервые;

• довідку про неповної схоронності документів (якщо будь-які справи утрачены).

Потім справи шифруються. Шифровка включає у собі вказівку на обкладинці справи номери фонду, номери опису, номери дела.

Сверенные з описью і зашифровані справи пов’язують в архівні зв’язки. Здача справ оформляється актом. Организация-сдатчик та Харківський державний архів розписуються усім примірниках описів і акта здачі документов.

Два примірника опису і тільки примірник акта залишаються у державному архіві, третій примірник опису і друге примірник акта повертаються організації та зберігаються постійно в діловодної службе.

Архівне зберігання документів мають у електронної форме.

Особливість електронного зберігання полягає у напрямі документів мають у електронний архів відразу після завершення роботи з ними діловодстві. Це дозволяє забезпечити схоронність документів, їх централізоване зберігання, швидкий пошук і освоєння розподілений доступом до документів як за допомогою локальної мережі, і (за необхідності) з допомогою віддаленого доступу (по телефону і крізь Internet).

База даних документи формується у процесі їх регистрации.

Терміни зберігання документів не залежить від форми існування — паперової чи електронної - і визначаються, як зазначалося, спеціальними довідниками — переліками документів з термінів зберігання (типовим і відомчими). З іншого боку, у кожному організації є номенклатура справ. Вона також вносять у комп’ютер та є самостійної таблицею базі даних документи организации.

Терміни зберігання, закладені у номенклатурі справ, дозволяють під час виборів в реєстраційної картці документа номери справи, у якому поміщається документ, автоматично визначати його термін збереження і ініціювати переміщення чи копіювання документа в відповідний розділ архива.

Після закінчення діловодного року виробляється сортування по справам всієї бази даних документи установи, яка склалася протягом року у процесі реєстрації документів. Дані документи організації за минулий рік йдуть на складання опису всіх документів, згрупованих у справі. Усередині справи документи розташовуються усе своєю чергою надходження (переважно у хронологічному порядку). Для справ постійного насилля і тривалого зберігання такий список документів справи роздруковується в вигляді внутрішньої опису і підшивається на початку дела.

Архівні правила передбачають складання описів справ постійного насилля і довгострокового термінів зберігання. Наявність автоматизованої системи обліку дозволяє складати подокументные опису, неможливі раніше при традиційної паперової технології через їх трудомісткості. Такі опису значно полегшують і прискорюють пошук необхідні документи в архіві, забезпечували облік і сохранность.

Що стосується передачі документів на державне зберігання на вимогу архівних органів з урахуванням подокументных описів легко може бути сформовані узагальнені опису на справи постійного насилля і довгострокового термінів хранения.

Приложения.

Форма підсумковій записи до номенклатури справ організації Підсумкова запис про категоріях і кількості справ, заведених в _____ року у організації |По термінами зберігання |Усього |До того ж: | | | |переходя|с оцінкою| | | |щих |ЭПК | |1 |2 |3 |4 | |Постійного | | | | |Тимчасового (понад 10 років) | | | | |Тимчасового (до 10 років включно) | | | | |Разом | | | |.

Найменування посади керівника служби діловодної организации.

Підпис Розшифровка подписи Дата Підсумкові відомості передано у відомчий архів Найменування посади що передав відомості Підпис Розшифровка подписи.

|ОДОБРЕНО |УЗГОДЖЕНО | |Протокол ЦЭК (ЕК) |Протокол ЭПК архівного установи | |Від _______________ № _____ |Від _______________ № _____ | |_______________ | |.

Форма номенклатури дел.

Наименование посади керівника служби діловодної организации.

Підпис Розшифровка підписи Дата Виза зав. відомчим архівом (особи, відповідального за архив).

Форма опису справ постійного хранения.

Фонд №_________________ Опис №______________ справ постійного зберігання за ________ рік _______________________________________________________________ назва розділу |№ |Індекс справи (томи, |Заголовок дела|Количество листів на |Примечан| |п/п |частини) |(томи, частини) |справі (томі, частини) |не | |1 |2 |3 |4 |5 | | | | | | |.

У цей розділ опису внесено _________________________________ дел.

(цифрами і прописом) з № ___________ по № ________________, зокрема: літерні номери: пропущені номера:

Наименование посади упорядника описи.

Підпис Расшифровка.

Підписи Завідуючий центральним архівом (обличчя, відповідальне за архив).

Підпис Расшифровка.

Підписи Дата.

Форма опису справ тривалого зберігання (понад 10 лет).

У цей розділ опису внесено _________________________________ дел.

(цифрами і прописом) з № ___________ по № ________________, зокрема: літерні номери: пропущені номера:

Наименование посади упорядника описи.

Підпис Расшифровка.

Підписи Завідуючий центральним архівом (обличчя, відповідальне за архив).

Підпис Расшифровка.

Підписи Дата.

Зразок аркуша заместителя.

Зразок аркуша заверителя дела.

Зразок річний опису справ ОПИС №__________________________________________.

Назва розділу |1 |2 |3 |4 |5 |6 | | | | | | | |.

Разом______________________________________________ документів цифрами і прописом Кількість аркушів внутрішньої опису ____________________________ цифрами і прописом Посада підпис І. Про. Фамилия.

Показати весь текст

Заповнити форму поточною роботою