Билеты до іспитів по архивоведению

1.Место архівознавства у системі інформаційних дисциплин.

Архівознавство — це комплексна наукову дисципліну, котра розробляє теоретичні, методичні і правові питання архівного справи. Об'єкт архівознавства: текст, що міститься листку папери чи інша інформація на іншому носії. Об'єкт: інформація, що міститься листку папери чи інша інформація на іншому носителе.

Архівна справа — галузь діяльності, що охоплює питання збереження та використання архівних документов.

Дисципліни, що входять до архивоведение:

· методи лікування й теорія архивоведения;

· архівний менеджмент;

· архівне право;

· археографія — наукову дисципліну, котра розробляє теоретичні і методичні питання публікаційної деятельности.

Об'єкт архівознавства — це текст, що міститься листку папери чи інша інформація на іншому носителе.

Предмет архівознавства — класифікація документів, зберігання документів, обробка, систематизація документів і майже створення бази данных.

Дисципліни, із якими взаємодіє архивоведение:

· история.

· археология.

· делопроизводство.

· информатика.

· биология.

· химия.

· геральдика — це вивчення символів і гербов;

· криптографія — це різновид тієї чи іншої виду прийому, відома певному колі осіб чи одній особі і призначена для фіксації мовної інформації із метою збереження їх у тайне;

· текстология займається вивченням тесту, його дійсності, точності, авторства;

· дипломатики — вивчає історію походження і структуру документов.

· палеографія — вивчає спосіб написання, форму букв.

· сфрагистика вивчає печати;

· документальна лингвистика.

2.Историческая довідка, її структура, мету і методика создания.

Історична довідка допомагає орієнтуватися у матеріалах фонду. ІВ мусить бути короткої й утримувати свій основні інформацію про діяльності фондообразователя. До цих даними ставляться — дати виникнення, реорганізації, ліквідації фондообразователя, підвідомчість, завдання й функції. У разі особливо великих фондів можуть даватися окремі довідки по кожному кусневі. Для фондів особистого походження вказується ФИО, псевдонім, партійне прізвисько, дати, службове і громадська становище, почесні звання. У окремих випадках (письменники, політики) вказується класова спрямованість. Наприкінці ІВ перебувають інформацію про історії фонду, ступеня схоронності, втрачених документах чи що у іншому місці (вказати де). Довідка підписується виконавцем та завідуючим архіву. Друкується в 3 примірниках (3 у комп’ютерний архів, 1 себе).

3. Нормативна основа організації архівного справи в самісінький Російської Федерации.

Закон СРСР «Про охорону й використанні пам’яток історії та культури» // Відомості Верховної ради СРСР. 1976. + Постанова Верховного Ради СРСР «Про порядок набрання чинності Закону СРСР «Про охорону і використання пам’яток відчуття історії і культури» // Відомості Верховної Ради СРСР. 1976.

Положенням про Державному архівному фонді, затвердженому 4 квітня 1980 р., узаконене розпочате ще 1945 р. створення галузевих фондів міністерств, відомств і закупівельних організацій, здійснюють державне зберігання документів Державного архівного фонду. У 1994 р. їм визначено умови тимчасового і депозитивного зберігання, встановлювані в угодах, укладених федеральними органами та інші організаціями, власниками архівних документів, з Державною архівної службою России.

Постанова Уряди РФ від 22 грудня 1992 р. № 1006 «Про затвердженні Положення про Державної архівної службі России».

ГАС Росії (Росархив) відповідно до Положенням від 17 березня 1994 р. № 552 «є федеральним органом исполнительно влади, які у віданні президента Російської Федерації і Уряди Російської Федерації, що забезпечує державної політики у сфері архівного дела».

Відповідно до Основами законодавства Російської Федерації про Архівному Фонді Російської Федерації і архівах від 7 липня 1993 р. «сукупність документів, що відбивають матеріальну та Духовну життя її народів, мають історичне, наукове, соціальне, економічне, політичне чи культурне значення і тобто частина историкокультурної спадщини народів Російської Федерації» утворюють Архівний Фонд Російської Федерации.

Спеціальні терміни та засобами визначення, вжиті в архівну справу, мають кілька інших джерел. Основний із них — ГОСТ 16 487–83 «Діловодство і архівну справу. Терміни і определения.».

ГОСТ 17 914–72 «Обкладинки справ тривалих термінів зберігання. Типи різновиду і технічні требования.».

Основні правила роботи державних архівів СССР.

Основними нормативними документами, які регламентують роботу відомчих архівів, є Основні правила роботи відомчих архівів 1986 р. Єдина державна система діловодства (ЕГСД). Основні правила визначають головні завдання відомчого архіву, в відповідність до якими визначено основні функції архівів, розширення яких залежить від категорії установи — джерела комплектування і профілю архива.

4.Архивная топографія. Види документів, склад показателей.

Для орієнтування на постійно мінливих матеріалах, які у архіві, служать топографічні покажчики. Щоб враховувати місце зберігання кожної групи матеріалів, нумеруються приміщення архіву, стелажі, шафи й полички. Довідники, відбивають розміщення документів мають у сховище, називаються топографічними покажчиками. Топографічні покажчики бувають два види: постеллажный і пофондовый. Призначення постеллажного покажчика — фіксувати дані про те, які полиці та стелажі зайняті тими чи інші справами, пофондового— подавати інформацію про тому, де зберігаються документи конкретного фонду, тобто. основу пофондового покажчика лежить об'єкт зберігання. Не заміняють одне одного й не доповнюють, оскільки використовують у різних цілях, але де вони взаємопов'язані. За наявності архіві одного невеликого фонду правила пофондовый покажчик годі й составлять.

5.Современная методична база діяльності федеральних і місцевих архівів в России.

Вибір технічних засобів оснащення архівів. Методичні рекомендації. 1982 г.

Дезинфекція, реставрація, консервація. Інструктивно-методичні вказівки. 1970 г.

Інструкція про виявленні, обліку, описі та збереженні особливо цінних документів. 1980 г.

Методичні рекомендації відбір на державне зберігання документів з особового складу. 1971 г.

Основні становища розвитку системи научно-справочного апарату. Методичні вказівки. 1987 г.

??Перелік типових управлінських документів, які виникають в діяльності організацій, з термінів зберігання. Старий: Перелік типових документів, які виникають у діяльності держкомітетів, міністерств, відомств і інших установ, організацій та підприємств, з термінів зберігання. 1989 г.

Перелік документів, які підлягають прийому у державні архіви СРСР. 1975 г.

Перелік науково-технічної документації, підлягає прийому в державні архіви СРСР. 1969 г.

Рекомендації для поліпшення контролю вищих установ станом архівів і діловодства в підвідомчих установах, організаціях і на підприємствах. Методичне посібник. 1965 г.

Посібник із підтримці температурно-влажностного режиму на архивохранилищах. 1971 г.

6. Система дисконтних документів мають у архивах.

До облікованим документам архіву ставляться список фондів, картотека фонду, журнал обліку, і реєстрації, факти про зміни, опис справ, лист фонду (??? але це чи саме, що картка ???). Список фондів містить у собі інформацію про [номері фонду, дати першого надходження, назві і перейменуваннях, категорії, оцінках про выбытии матеріалів (скільки, коли, чому)]. Під час повторної здачі документів мають у архів робляться позначки книзі обліку які поступили документів. Кожна фонд заводиться окрема картотека (лист фонду). Туди дублюється частина инфы з оповідання реєстрації. Для розсипи — скільки було документів і майже скільки сформована справ. У картки 3 частини — инфа фонд, инфа про розсипи і НСА, звороті - зміни у составе.

7. Сучасна методична база роботи архівів організацій корисною і предприятий.

Вибір технічних засобів оснащення архівів. Методичні рекомендації. 1982 г.

Методичні рекомендації відбір на державне зберігання документів з особового складу. 1971 г.

Основні становища розвитку системи научно-справочного апарату. Методичні рекомендації. 1987 г.

Перелік типових документів, які виникають у діяльності держкомітетів, міністерств, відомств і інших установ, організацій та підприємств, з зазначенням термінів зберігання. 1989 р. (СТАРЫЙ).

Перелік документів, які підлягають прийому у державні архіви СРСР. 1975 г.

Перелік науково-технічної документації, підлягає прийому в державні архіви СРСР. 1969 г.

Посібник із підтримці температурно-влажностного режиму на архивохранилищах. 1971 г.

8. Архівний фонд, види архівних фондов.

Архівний фонд — облікова і класифікаційна одиниця АФ РФ, що є частина документального фонду, прийнятого на державне зберігання, або сформована архіві сукупність документів, історично чи логічно пов’язаних між собою. Як поняття класифікаційної і облікової одиниці визначення «архівний фонд «зручно, але треба сказати, що це поняття включає три «види відособлених комплексів документів, які у державних архівах та мають свої особливості. Архівний фонд — сукупність архівних документів, історично чи логічно пов’язаних між собою. Облікова і класифікаційна одиниця архівного за фонд Російської Федерації. Архівний фонд організації - фонд, що з узвичаєних госхранение документів організації, установи, підприємства. Об'єднаний архівний фонд — фонд, який зі документів 2+ фондообразователей територіальним чи функціональному принципу. Архівна колекція — фонд, що з сукупності окремих документів, які утворилися у діяльності різних фондообразователей і об'єднаних по 1+ ознаками. Архівна розсип — купа документів різного виду, знайдена на горищі в бабусі (.

9. Сфера роботи і основні завдання Державної архівної служби Російської Федерации.

ГАС — субординационно-построенная і функціонально розмежована система ??? управління архівним справою, підвідомчими їм архівами і спеціальними науково-дослідними організації. У систему ГАС входить Росархив, йому — ВНИИДАД і 14 федеральних архівів, обласні архівні управління (й у методичному — міністерські архіви). Обласним архівним управлінням підпорядковуються обласні державні архіви, державні архіви найновішої історії, районні архівні управління, їм — районні архіви. Завдання ГАС — …

10. Систематизація ГАФ по федеральним архивам.

Державними архівами з їх постійним складом документів являются:

Федеральні державні архіви Росії (РДА), бережуть Комплекти документів загальноросійського значення й підлягають Росархиву. Таких архівів семнадцать:

Державний архів Російської Федерації, Російський державний архів древніх актів (РГАДА), Російський державний історичний архів (РГИА), Російський державний воєнно-історичний архів (РГВИА), Російський державний архів військово-морського флоту (РГАВМФ), Російський державний архів економіки (РГАЭ), Російський державний архів літератури і мистецтва (РДАЛМ), Російський державний військовий архів (РГВА), Російський державний історичний архів Далекого Сходу (РГИА ДВ), Російський державний науково-технічний архів (РГНТА, колишній ЦГАНТД) з філією у Москві, Російський державний архів фотодокументів (РГАФД), Російський державний архів кінофотодокументів з філією м. Володимирі, Центр зберігання сучасної документації, Центр зберігання документів молодіжних організацій. Центр зберігання историкодокументальних колекцій, Центр зберігання страхового фонду. Частина (РГАДА, РГИА, РГВИА) зберігає документи дореволюційного періоду й не комплектується (беручи до уваги рідкісних випадкових надходжень). Інші архіви (АФ РФ, РГАЭ, РГВА, РГАВМФ, РДАЛМ, РГАКФД, РГАФД, РГНТА) комплектуються документами діючих установ, організацій та підприємств, і навіть фондами особистого походження, хоча окремі зберігають документи і дорадянської епохи (РГАВМФ, РДАЛМ, РГАКФД, ЦГАФД).

11. Зародження та розвитку архівного справи в самісінький структурі органів управління России.

Документи зберігалися в княжих скарбницях разом із скарбницею і бібліотекою. Безліч документів зберігалася ризницах монастирів разом із цінної церковної утварью; їх зборів поповнювали дарування князів і бояр. Архіви міських громад зберігалися, зазвичай, в храмах святих — покровителів даного міста. Наприкінці XV в., коли запроваджувалися накази — центральні установи управління, частина документів з великокняжого архіву було передано їм, інші документи великокняжого архіву з XVI в. увійшли до складу Державного архіву Росії. Цей архів в XVI в. зберігав найбільш документи особистої канцелярії царя, Боярської думи, Посольського наказу. У ньому, крім документів питомих князівств, зберігалися документальні акти і листування за XIV — XVI ст., відбивають зовнішню і внутрішньої політики держави й мають загальнодержавного значення. У наказах (Розрядному, Посольському, Помісному та інших, що виникли пізніше) зберігалися менш значущі документи. Архіви місцевих адміністративних органів містили переважно документи з даними про майновому становищі й повинностях населення. У архівах зберігалися справи трьох видів; окремі документи — грамоти, стовпчики, тогочасні книги й зошити. Реорганізація державної машини у центрі й на місцях призвела до істотним змін у архівну справу. Створення нових установ (Сенат і колегії, губернські і провінційні канцелярії, ратуші) призвело до у себе ліквідацію старих, передачу архівів наступникам. Одночасно створювалося дуже багато нових архівів, існували як самостійні структурні підрозділи розміщуються. Це було юридично закріплено в Генеральному регламенті 1720 г.

12. Архівні фонди особистого происхождения.

Документи створюються та накопичуються у установах, а й в людей. Вони можуть відбивати виробничу, громадську, творчу діяльність особи. Науковий цікаві документи великих партійних державних діячів, учених, організаторів виробництва, военоначальников, письменників, художників, новаторів тощо. архівні установи ведуть також збирання документів журналістів, краєзнавців і інших, чиї документи може допомогти вивченню історії рідного краю. Великий інтерес викликають також щоденники, спогади — і листування учасників Великої Великої Вітчизняної війни і тих, хто відновлював міста Київ і села.

Архівних фонд особистого походження — фонд, являє собою прийняту на державне зберігання частина документального фонду, а ряді випадків документальний фонд особи сім'ї або рода.

Фонди особистого походження зберігаються у федеральних і місцевих госархивах, в архівах установ Академії наук та низці інших відомчих архивов.

У основі комплектування архівного фонду особистого походження лежить ознака походження (фонд спостерігався процесі діяльності особи). Документи таких фондів діляться зазвичай сталася на кілька груп. Головні їх: особисті документи, документи, створені фондообразователем (наукові, творчі та інших.), листування (ділова та «особиста), може бути документи, зібрані цією особою (коллекции).

При передачі документів особистого походження складається історична довідка фондообразователя, у якій указывают:

— ФИО;

— псевдоним;

— дівоче фамилия;

— дати жизни;

— службове й суспільне положение;

— почесні звания.

У необхідних випадках, особливо політичних діячів, вказується класова приналежність, класова спрямованість деятельности.

Відомості про фондообразователях сімейних і пологових фондів наводяться чи послідовний у загальної історичної довідці, чи окремої історичної довідці перед матеріалами фонду кожного членів сім'ї чи рода.

13. Виділення архівів в самостійні одиниці управлінських структур Російської империи.

При Петра I з’явився архів, сформований із документів Кабінету його імператорської величності, колишнього спочатку особистої канцелярією царя, та був пополнявшийся документами загальнодержавної важливості з питань дипломатичним, політичним, фінансовим, будівельним, військовим, і навіть листуванням Петра I з іншими і вітчизняними державними деятелями.

Цінними документами мали архіви центральних установ. Наприклад, Колегія закордонних справ мала два архіву: у Петербурзі зберігалися справи з 1720 р. й невеличка частина документів колишнього Посольського наказу, в Москві — переважна більшість справ Посольського приказа.

Наприкінці 1960;х років XVIII в. створили Межової архів, який зберігав документи генерального межевания, проведеного з 1765 р. незалежності до середини XIX в. Документи два види — картографічні і текстові — прикріплювали поміщицьке землевладение.

Неабиякий інтерес представляють документи міністерств, створених у 1802 р. замість колегій. Архіви їх втратили самостійність і вони організовуватися у кожному департаменті, що призвело до розпорошення документів і погіршило збереження. Але у другій чверті ХІХ ст. департаментские архіви міністерств об'єднувалися в общеминистерские.

14. Об'єднані архівні фонди й коллекции.

Архівний фонд — облікова чи класифікаційна одиниця АФ РФ, що є частина документального фонду прийнятого на державне зберігання, або сформована архіві сукупність документів історично чи логічно пов’язаних між собой.

Об'єднаний архівний фонд — фонд, освічений з документів двох або більш фондообразователей.

Архівна колекція — фонд, являє собою сукупність окремих документів, які утворилися у діяльності різних фондообразователей і об'єднаних за одним або декільком признакам.

У основі комплектування об'єднаного архівного фонду, й архівної колекції лежить ознака логічного зв’язку, тобто. їх зібрано искусственно.

Об'єднаний архівний фонд створюють у державному — чи відомчому архіві, з вимог доцільності, для полегшення користування документами і спрощення обліку, т.к. у своїй зменшується кількість фондів, переважно дрібних. Наприклад: в об'єднаному відомчому архіві можна створити об'єднані тла шкіл чи таких закладів одного району, поліклінік міста. Об'єднання документів слід проводити після їх докладного вивчення й з урахуванням кількох що об'єднує ознак. Передусім застосовуються ознаки спільності функцій, адміністративно-територіальної належності (одного району, області й т.д.), приналежність до однієї виробничої галузі. У історичної довідці об'єднаного фонду необхідно вказати час і мотиви його образования.

Архівні колекції можуть бути зібрані будь-яким обличчям й діяти за такому вигляді у архів (колекція древніх рукописів, автографів, нотних рукописів тощо.), а можна створити в архіві з такого самого ознакою з розрізнених документів або справ різних установ. Кожен з цих комплексів враховується як фонд на цьому підставі є класифікаційної одиницею. Історична довідка, составляемая в архівних колекціях, повинна висвітлювати історію створення коллекции:

— составитель;

— время;

— умови створення; - комплектование.

15. Зародження та розвитку мережі історичних архівів у складі империи.

Більшість документів ліквідованих установ використовувались у роботі Сенату і колегій мало, але почали дедалі частіше використовуватися вченими для написання історичних праць. У зв’язку з цим уряд видало Указ про створенні історичних архівів. Першим із них став Московський архів колегії закордонних справ, який зберігав документи колишнього Посольського наказу і документи з історії царської семьи.

За підсумками документів колишнього Разрядного наказу створили РазрядноСенатський архів, який зберігав документи з внутрішньої Росії. На початку 1970;х років XVIII в. було створено Петербурзький і Московський архіви старих справ, що зосередили справи ліквідованих в $ 60 — роки центральних і місцевих установ. У 1786 р. створили Поместно-Вотчинный архів, який зберігав документи про поміщицькому землевладении.

16. Оформлення прийому справи на архівне хранение.

Документи передаються в відомчий архів відповідно до графіком, складеним завідувачем архівом, схваленим ЕК і затвердженим керівником установи. З канцелярії і структурних підрозділів справи передаються, як правило, за рік по закінченні їх діловодством (тобто. справи, заведені і закінчені 1999 р., повинні передаватися у 2001 р.). Але справи постійного зберігання державна архівна служба рекомендує передавати в відомчий архів відразу після закінчення года.

У об'єднаний відомчий архів справи можуть передаватися і крізь двароки після закінчення їх діловодством, залежно від своїх оперативної значимості та інших условий.

У архів передаються документи постійного збереження і тимчасових, але тривалих термінів — понад десять років (значну частину їх сягають документи з особового складу). Питання здачі у комп’ютерний архів справ тимчасових термінів зберігання (до десятиріччя включно) вирішується керівником заклади, з урахуванням існуючих умов: ступеня завантаженості архіву, забезпечення схоронності документів мають у структурних підрозділах, частоти звернення до документам минулих років у роботі структурних підрозділів, і т.п. Документи приймаються після проведення експертизи цінності, оформлення в відповідність до правилами, по описам, схваленим ЕК учреждения.

Справи десятирічного терміну зберігання можуть прийматися по номенклатурам. Разом зі справами передаються регистрационно-контрольные картки на документы.

Беручи матеріали, співробітник архіву старанно звіряє кожна десята справа з описью, перевіряє правильність формування справ, заголовків, нумерації, заверительных написів та інших. Перевіряється також правильність віднесення документів до фонду, тоді як архіві їх несколько.

Що стосується неправильного визначення фондовій приналежності справи і включення їх у опис складається акт виявлення, а справа вихоплюється із переданого комплексу матеріалів приєднання відповідному фонду. Після затвердження акта виявлення в опису в грн. «примітки «робиться запис про виключення справи (із посиланням акт) і складається нова підсумкова запис. У підсумковій записи робляться позначки помилки в підрахунку справ України та інших недоліках учета.

Після закінчення прийому справ завідуючий архівом розписується на трьох примірниках опису справ постійного збереження і двома примірниках опису справ тривалого зберігання із кількості прийнятих справ України та дати прийому. Другі екземпляри описів повертаються здавачеві, інші залишаються у архіві. Якщо все тимчасового зберігання приймаються за номенклатурою, то оформлення приймання-здавання проходить за аналогії з оформленням справ тривалого зберігання. Та цих справ непотрібен підшивка, нумерація листов.

Якщо якісь справи з переданого комплексу потрібні до роботи структурного підрозділи, то закінченні прийому оформляється акт про видачу документів у тимчасове користування і встановлюється контролю над своєчасним поверненням справ у архив.

Прийом справ відомчим архівом з деяких інших установ проводиться також за описом, але, ще, оформляється актом здачі матеріалів. Передача разом із документами облікового і научно-справочного апарату (лист фонду, справа фонду, покажчики, картотеки тощо.) міститься у акте.

Закінчення прийому документів мають у архів завершується заповненням дисконтних документов.

У травні державні архіви передаються документи після закінчення термінів відомчого зберігання, але трапляється так дострокової передачі документів мають у держархів і, навпаки, матеріали може бути залишені на додатковий термін. Це вирішується госархивом що з відомчим архивом.

Положення про Архівному фонді РФ встановило граничні терміни зберігання документів АФ у відомчих архівах. Ці терміни підтверджені постановою Уряди Російської Федерації «Про порядок відомчого зберігання документів і майже організації виробництва їхньої в діловодстві «від 3 березня 1993 р. № 191:

15 років — для документів центральних органів федеральної виконавчої влади, міністерств та республік у складі РФ, галузевих академій, державних установ, організацій та підприємств федеральних і республіканського (республік у складі РФ) подчинения;

10 років — для документів органів державної влади управління країв, областей, національних утворень (автономних і округів), міст Москви й Санкт-Петербурга, районних лікарнях та міських Рад народних депутатів і лобіювання відповідних місцевих адміністрацій, і навіть державних установ, організацій та підприємств крайового, обласного, окружного подчинения;

5 років — для документів установ, організацій районного та міського подчинения;

75 років — для записів актів громадського стану, документів по особового складу, записів нотаріальних діянь П. Лазаренка та судових справ; до втрати практичної значимості, але з понад 25 — для науковотехнічної документації; після закінчення копіювання, але з понад 3 років — для кінодокументів і фонодокументів, 3 року — для фотознімків, 5 років — для магнітних стрічок і дисків та інших машинно-ориентированных (механографических) документів. Якщо перерахована спеціальна документація входить до складу управлінської чи науково-технічної документації, вона зберігається в відомчому архіві протягом термінів, передбачених для відповідних організацій (15, 10, 5 і 25 лет).

Передача в госархивы документів з истекшими термінами відомчого зберігання здійснюється, зазвичай, щорічно у відповідність до затвердженим графіком. Проте від організацій з гаком щорічним обсягом документів (до 200 справ постійного зберігання) і закупівельних організацій, які у межах за встановлені строки скликання (наприклад, виборні органи виконавчої влади, народні суди), справи можуть прийматися на госхранение раз на три — п’ять лет.

Перед передачею документів мають у держархів представник державної архівної служби перевіряє науково-довідковий апарат, фізичну й санітарногігієнічний стан справ. У разі виявлення дефектів складається акт, а дефекти усуваються организацией.

Передача проводиться в держархіві за затвердженими описам з обов’язкової перевіркою наявності кожної одиниці зберігання. Особливо цінні справи приймаються по окремої опису полистно разом із страхової копією. В усіх життєвих чотирьох примірниках опису робляться позначки про зарахування справ у держархів (три примірника опису, включаючи контрольний, залишаються у держархіві, четвертий — повертається архиву-сдатчику). При недостачу справ виправляється підсумкова запис в опису, в акті прийому-передачі документів вказуються номери цих справ, а установаздавач представляє в держархів довідку про причини відсутність і проведеному розшуку справ. Довідка прикладається до акту, примірника якого передається сдатчику.

Документи особистого походження також передаються за описом. Одночасно з документами передається справа фонду, у тому числі інформацію про власника, листування за ним, його заяву про зарахування документів для зберігання архів і т.д. Оформлення передачі проводиться аналогічним порядком.

Слід пам’ятати, іноді держархів приймає в усіх документи постійного зберігання, перебувають у відомчому архіві. ГАС виробляє відбір документів на державне зберігання з урахуванням матеріалів, що у архіві у складі інших фондов.

Роботи, пов’язані з підготовкою і передачею документів на госхранение (впорядкування справ, виготовлення страхових копій, відбір реєстраційних карток на справи постійного зберігання, картонирование, транспортування і ін.), проводяться силами учреждений-сдатчиков і поза рахунок (Положення про АФ РФ, п. 17; постанову Уряди Росії від 03.03.93 № 191, п. 1).

17. Забезпечення схоронності, систематизації, облік і опис ретроспективної інформацією дореволюційної России.

На скрині 2 замку, 2 ключа, відкривання в присутсвии свідків для обмеження доступу будь-кого. Скрині робили з медленногниющего дерева — ясен, дуб, і оковывали залізом. У 1724 року було випущені правила роботи в архівах, правила будівлі соотвествующих будинків та устаткування приміщень. До 19 століття документи на час вступу у комп’ютерний архів пересистематизировались, після середини 19 століття — почав переважати принцип наступності, тобто. документи складалися оскільки вони надійшли з делопроизводства.

18. Технічне обладнання та устаткування архива.

У комплексі робіт з забезпечення схоронності документів важливе місце відводиться питанням технології зберігання документів. Вимоги до схоронності документів мають у державних і відомчих архівах однакові. Спеціальна документація потребує кількох інших умов збереження і інших прийомів реставрації і консервації. Документи зберігаються у архіві у тому, щоб ними користуватися протягом тих термінів, коли вони представляють ценность.

Першим вимогою створення оптимальних умов зберігання документів служить наявність приміщення, відповідального за всіма параметрами забезпечення їх схоронності. Частіше застосовуються типові проекти, розроблені для архівів з різним умістом документов.

Основні площі будинку відводяться під сховища; вони ізолюються від читального залу і адміністративних приміщень. Крім лідерів обов’язкові: а) кімната прийому вступників справ б) кімната для уражених документів мають у) робочі кімнати для співробітників р) читальня з окремої кімнатою для тимчасового зберігання буд) приміщення знешкодження документів вентиляцією е) кімнати для реставрації і палітурки документов.

Будівлі госархивов повинні розташовуватися наскільки можна далеко від промислових підприємств, забруднюючих повітря промисловими викидами, а також великих водойм. За відсутності спеціальних приміщень під архів відводяться приміщення, які можна пристосувати для сховища. З-поміж таких слід виключити горищні і підвальні приміщення, і навіть приміщення, мають магістральні трубопроводы.

Якщо архів тримає в зберіганні особливо цінні справи, то тут для них бажано мати окреме сховище. Двері архіву обиваются металевим листом з азбестовою прокладанням, мають міцні замки. На вікнах, якщо їхню прихильність виключає доступ ззовні, встановлюються распашные металеві грати. Окремо які стоять приміщення архіву обладнуються архівної сигнализацией.

Порядок установки стелажів наступний: ширина головних проходів (між рядами стелажів) — 120 див; проходи між стелажами — 75−80; відстань між стіною і паралельним їй стеллажом — 75; відстань між стіною і торцем стелажів — 45; відстань від статі до нижньої полки — 20, а цокольних поверхах — 30 див. Стелажі встановлюються перпендикулярно до стін з віконними прорізами і опалювальної системой.

Стелажі можуть виготовлятися промисловим способом і з замовлення установи. Розміри стелажа: висота — 220−240, ширина одностороннього стелажа при горизонтальному зберіганні коробок чи зв’язок — 35−40, відстань між полками за висотою — 40 див; при вертикальному зберіганні ширина одностороннього стелажа — 25−30 див; відстань між полками — 35 див. У цьому разі можна використовувати бібліотечні стелажі, изготавливаемые промышленностью.

Для зручності і швидкості роботи у сховищах застосовуються відкидні і легкі пересувні столики, сталі й легкі драбину. У робочій кімнаті встановлюється канцелярська меблі, зокрема картотечний і канцелярський шафи, і навіть телефон.

Електропроводка у сховищах можлива тільки прихована чи газових трубах, освітлювальна арматура — підлозі герметична; розподільні щити і отключающие рубильники встановлюються поза сховища. Основним протипожежним устаткуванням є углекислотные огнетушители.

У архіві категорично забороняється: курити, застосовувати електронагрівальні прилади, легкозаймисті і вибухонебезпечні речовини й берегти харчові продукты.

20. Мета і організація експертизи цінності документов.

Експертиза цінності документів — визначення їх цінності з метою відбору на державне збереження і встановлення термінів зберігання. У процесі експертизи цінності документів вирішуються два завдання: з щорічно створюваної документації відбираються для вічного зберігання цінні документи, і навіть документи тривалих термінів зберігання (понад десять років), мають довгострокове практичного значення; по-друге, виділяються до знищення документи з истекшими термінами зберігання, і навіть чернетки, дублети, відкинуті варіанти, тобто. малоцінні матеріали, втратили практичне і довідкове значение.

Експертиза цінності документів проводиться на кілька етапів. Перший етап складає стадії діловодства: а) розробки номенклатури справ б) при реєстрації що у установа документів мають у) при напрямі документа в дело.

Другий етап проводиться на стадії підготовки справ передачі в відомчий архів після завершення їх делопроизводством.

Третій етап — на стадії підготовки справ передачі на державне хранение.

Важливим принципом відбору документів для зберігання є принцип історизму, який вимагає розглядати явища у розвитку і дає ключ до розкриття закономірностей розвитку тих чи інших явищ, отношений.

Принцип всебічності і комплексності вивчення документів передбачає оцінку документів мають у комплексі, оскільки одні документи доповнюють інші, треті повторюють перші, а четверті повністю поглинені вторыми.

ЕК і ЭПК — постійно діючі дорадчі органи. Рішення ЕК затверджуються керівником установи. Але в низці питань, які входять у їх функції, потрібно твердження ЭПК відповідної установи державної архівної служби, від якої ЕК отримують організаційнометодичні вказівки. З цього випливає необхідність постійного контакту у тому работе.

Експертні комісії (ЕК) створюються переважають у всіх установах, організаціях, на підприємствах країни, в структурних підрозділах великих організацій, установ. Є ЕК й у обласних архівах та їх филиалах.

22. Система научно-справочного апарату до документів Архівного фонду Російської Федерации.

У кожному архіві є науково-довідковий апарат (НСА) для обліку, пошуку істини та використання що зберігаються документів. Різні типи й ті види НСА є систему архівних довідників. Архівний довідник — інформаційно-пошукова система, у якій пошук інформацію про архівних документах виробляється вручну. Система НСА складається з комплексів научно-справочного апарату усіх зацікавлених державних архівів, і навіть межархивных довідників, автоматизованих інформаційно-пошукових систем (АИПС) і кількість прийнятих на практиці архівів інформаційних документов.

У СНСА входять довідники, виконують обліково-контрольну і інформаційно-пошукову функції. До першої групи ставляться книга обліку надходжень у архів; список фондів архіву; лист фонду; опис справ. До другої групи належать: фондові каталоги; путівник, тематичний путівник, короткий довідник по фондам архива (-ов); покажчик описів фонда (-ов); каталоги; опис справ; тематичний і фондовий огляди; тематичний покажчик до справ (документам); науково-популярні видання; інформаційні листи; тематичний перелік; архівні довідки (тематичного чи бібліографічного характера).

Розробка інформаційно-пошукових систем (ИПС) має проводитися з урахуванням наступності вже існують і які у апараті державного управління систем науково-технічної информации.

Склад системи НСА конкретного держархіву визначається складом і змістом документів, інтенсивністю і характером їх використання. Звідси випливає диференційований підхід до створення системи НСА у кожному архіві, до розробки НСА кожного фонда.

Система НСА будь-якого архіву повинна містити інформацію на рівнях: фонддело-документ.

Межархивные довідники забезпечують пошук інформації лише на рівні фонду, але у різних масштабах: ЦФК Росархива РФ країною загалом, як і і довідник типу путівника «Державні архіви РФ », фондові каталоги республік та інших регіонів і аналогічні довідники — відповідно по регионам.

Тематичні путівники, покажчики, огляди дають інформацію на рівнях: фонд-дело-документ. Межфондовые довідники забезпечують пошук інформації з документам одного архіву. Покажчик фондів архіву забезпечує пошук конкретного фонду, й дає інформацію лише на рівні фонда.

Путівник фондам архіву містить характеристики чи стислі інформацію про фондах, які працюють у систематизованому порядку; дає інформацію фонд і є ознайомлення з складом і змістом архіву і які у ньому фондів. Короткий довідник по фондам архіву дає систематизований перелік найменувань архівних фондів зі довідковими даними про неї (дати існування, об'єм і крайні дати документів), виконує функції путівника, дає інформацію лише на рівні фонда.

Склад довідників системи НСА у кожному архіві й загалом країні створюється для ефективне використання документів АФ РФ, пошуку необхідної інформацією можливо короткі строки і обліку, забезпечення схоронності документів, містять информацию.

23. Організація комплектування Архівного за фонд Російської Федерации.

Комплектування архіву — систематичне поповнення архіву документами, відповідними його профілю. Комплектування державних архівів проводиться під керівництвом Служби та контролем Росархива, що вирішує принципові питання визначенню видів установ, громадських організацій і підприємств, котрі здають документи у госархивы; категорій документів, поповнюють склад АФ РФ, порядку відбору документів на госхранение. Методичні і практичних запитань, пов’язані з визначенням списків джерел комплектування, експертизою і відбором документів розглядає ЦЭПК Росархива.

Комплектування державних і відомчих архівів переважно подібно; воно складається з визначення джерел комплектування, визначення складу документів, які підлягають державному зберігання, прийому документів мають у архів. Робота з комплектування відомчого архіву проводиться під керівництвом державної архівної службы.

Джерела комплектування архівів. Джерела комплектування — це організації, або особи, передають документи у державні чи відомчі архивы.

З Зразкових списків місцеві архівні установи розробляють список № 1 установ, яких приймаються документи у державні архивы.

По Положення про ГАС Росії Росархив формує АФ РФ, т. е. визначає джерела його комплектування — види установ, організацій та підприємств, документи яких підлягають включенню в АФ, і навіть склад прийнятих від них документів. Інші архівні установи проводять цю працю межах своєї компетенції. У зв’язку з ніж проекти списків розглядаються і одобряются: російських госархивов і торговельних центрів зберігання документації — ЦЭПК Росархива, інших госархивов — відповідними органами виконавчої влади з уявленню місцевих органів управління архівним справою після розгляду на ЭПК.

Нині державні та недержавні архіви укладають договору здачі документів останніх на госхранение, про порядок їх использования.

Роботи, пов’язані з підготовкою і передачею документів на госхранение проводяться силами учреждений-сдатчиков і поза їх счет.

24. Організація архівного обліку документів, справ України та фондов.

Основний функцією всіх архівів є забезпечення схоронності документів, тобто. «забезпечення фізичної схоронності документів та їхні облік ». Комплекс взаємозалежних робіт, проводиться в архівах, включає: створення оптимальних умов зберігання документів; розміщення документів мають у сховищах та його топографирование; додержання порядку видачі справ з архівів; облік документів, перевірка їх наявності і стан; виявлення унікальних і особливо цінних документів і майже створення ними страхового фонда.

Облік архівних документів сприяє їхній схоронності, допомагає здійснювати контролю над наявністю документів і майже забезпечувати їх пошук. Облік документів, які у відомчих архівах, дозволяє госархивам проводити планомірне комплектування відповідно до їх профілем і є основою планування роботи держархіву .

Обліку підлягають ВСЕ документи, які у архиве.

Основними одиницями обліку в архівах є: архівний фонд (чи архівна колекція), одиниця зберігання. Крім корінних одиниць обліку в архівах, зберігають традиційні документи на паперової основі, можуть враховуватися документи окремих категорій справ (особисті, слідчі та інших.) і особливо цінні документи; обов’язковому обліку підлягають також усі листи справ постійного зберігання. Особливо цінні документи враховуються відповідно до правилами. Облік аркушів справ постійного зберігання закріплюється листомзаверителем і зазначенням кількості листів на опису справ. Неописані документи враховуються за кількістю листов.

Державний облік документів організується з урахуванням трьох принципів: централізації, наступності дисконтних документів усім стадіях роботи, динамичности.

Облік як у державних архівах ведеться централізовано в кожному архівосховище. Для обліку використовуються форми основних дисконтних документів і майже допоміжна облікова документація. Якщо основні облікові документи визначено правилами роботи госархивов, то допоміжні документи розробляються кожним архівом самостійно, виходячи з її потреб й у залежність від роботи по учету.

Основними дисконтними документами чи державній архіві є: книга обліку надходжень книга обліку надходжень страхового фонду, й фонду користування список фондів (+список фондів, містять особливо цінні справи) лист фонду (для фіксації змін — у назві фонду, обліку складу і обсягу фонду загалом і з кожної опису, обліку, і нумерації описів даного фонду, обліку документів, що відбивають зміни у складі - й обсязі фонду); архівна опись (+опись особливо цінних справ) опис страхового фонду інвентарна книга обліку справ, мають в зовнішньому оформленні чи додатках до них матеріальні ценности.

З іншого боку, для централізованого в державному обліку в архіві на кожен знову що поступив фонд одного разу складається картка фонду, яка відсилається в фондовий каталог відповідного архівного органу і ЦФК Росархива задля забезпечення оперативного пошуку тій чи іншій документної информации.

Кожна фонд заводиться справа фонда.

Документи АФ РФ, які у відомчому архіві, підлягають централізованого державному обліку, формою якого є картка фонду. Книжка обліку надходжень і вибуття документів, і навіть список фондів досліджують архівах, зберігають документи двох і більше фондів. Більшість відомчих архівів зберігає один фонд. Розглянемо облікові документи такого архива.

Описи справ виконують ряд функцій, зокрема функцію обліку справ постійного, тривалого зберігання і з особового складу. Опис здійснює поединичный облік справ (закріплює за кожної одиницею зберігання самостійний номер) і сумарний облік (шляхом складання підсумковій записи).

25. Формування структури Архівного за фонд Російської Федерации.

До складу Архівного фонду РФ входять розміщені Росії архівні фонди, історично чи логічно пов’язані між собою, і навіть архівних документів незалежно джерела їх знань, виду носія, місця збереження і форми собственности.

Державну частина АФ РФ становлять архівні фонди й документи, є федеральної власністю, державної власністю суб'єктів Федерації і муніципальної собственностью.

До федеральної власності ставляться архівні фонди ц архівні документи федеральних госархивов, архівні фонди й документи, які утворилися і які утворюються у діяльності феє. деральных органів структурі державної влади, Генеральної прокуратури РФ, за Центральний банк РФ і інших банків, установ організацій та підприємств, віднесених до федеральної власності, і навіть документи, одержані від громадських організацій і осіб недержавної частини АФ РФ.

Недержавна частина АФ РФ включає архівні фонди й документи розташованих біля Росії суспільних об'єд-нань і організацій, релігійних організацій (з відділення церкви потім від держави) чи приватної власності. До складу Аф РФ цих документів включаються за умови їх значної цінності й враховуються ГАС за правилами державного учета.

Характеристика складу документів АФ РФ виглядає так:

1) групи документів, які утворилися у діяльності установ, організацій, підприємств, існують і існували біля, яка входила у складі СРСР, — вищих, центральних і місцевих органів державної влади управління, суду, арбітражу, прокуратури; військових установ, частин, навчальних установ і інших організацій армії, флоту, прикордонних й міністр внутрішніх військ; установ, організацій та підприємств промисловості, сільського господарства та інших галузей економіки; науку й культури: професійних спілок, творчих, кооперативних та інших громадських організацій; установ релігійного культу у період до відділення церкви від государства;

2) документи вітчизняних установ, організацій та підприємств, що є чи що були за границей;

3) націоналізовані Радянським державою документи приватних, станових та інших корпоративних архивов;

4) документи особистого походження, що надійшли у власність держави (приватні архіви і документальні колекції радянських дореволюційних державних, громадських діячів, учених, діячів культури, мистецтва, новаторів і передовиків виробництва, колекціонерів, які у госархивы за актами дарування, заповітам чи іншому законному основании);

5) що надійшли у держави, зокрема з-за кордону, документальні пам’ятники минуле й культури (літописі, рукописні книжки, малюнки і т.п.).

Документи, включені у складі АФ РФ, вилучити з громадянського обігу субстандартні та що неспроможні бути об'єктом купівлі-продажу та інших угод, що порушують право державної власності на них.

26. Порядок складання, оформлення й видачі архівних довідок, копій і виписок із документов:

Наведення довідок за запитами громадських організацій і громадян становить значну частину всієї хірургічної роботи відомчого архіву з використання які у ньому документів, позаяк у відомчих архівах зосереджені довідкові документи з особового складу, що зберігаються тривалий период.

Архівна довідка — офіційний документ архіву, у якому дані з архівних документів, які стосуються предмета запиту, із зазначенням адрес документов.

Архівна копія — офіційний документ архіву, який відтворює текст архівного письмового документа або зображення архівного графічного документу з зазначенням їх адресов.

Архівна виписка — архівна копія, відтворювальна частина тексту архівного письмового документа.

Кожен з цих документів може бути виготовлений на запит будь-якого установи, організації, підприємства чи лица.

Робота з наведенню довідок починається з перегляду научно-справочного апарату. Для виявлення матеріалів за тематичним запиту звертаються до каталогам — систематичного чи предметно-тематическому. За умов їх відсутності — до описам фондів тих установ та його структурних частин, у яких відповідно до їхнього функцій може бути документи з темі. Вивчається археографічна частина передмови, позаяк у чого характеристика змісту документів. Під час зустрічі заголовка, що містить вказівку на наявність потрібних матеріалів, записують номер деяа на аркуші і продовжує читання опису. Виявлені справи уважно вивчаються. З документів робляться виписки із посиланням листы.

Переказ тексту має бути стиснутим, але досить чітко який висвітлює питання. За необхідності наводяться цитати. Матеріал викладається в хронологічної послідовності згадуваних подій. Якщо довідка складається з урахуванням кількох документів, після викладу відомостей з одного документа рухається у дужках зробити посилання архівний шифр цього справи і номери листов.

Закінчена довідка передруковується на бланку установи, підписується керівником закладу і завідувачем архівом і скріплюється печатью.

У заяві має зазначене, для якої мети потрібно довідка і куди повинна бути представлена.

Нерідко у особистих справах зустрічаються незатребувані особисті документи громадян. Всі ці документи зберігаються відповідно до переліку до запитання, але щонайменше 50 років. І щоб коли власники цих документів затребуют їх, їм видаються оригінали, а справі залишається довідка із зазначенням дати видачі документа заявнику. Заборонено видавати з архіву паспорти, військові, депутатські і профспілкові квитки, орденські книжки, і навіть робити їх виписки чи знімати копії. Дані про ці документах може бути повідомлено зацікавленим установам з їхньої запитам чи працівникам «соответствующх» відомств (.

Архівні довідки, архівні копії і архівні виписки оформляються по суворо встановленої формі. Підписання довідкових документів виробляється як і, як і тематичних справок.

Діловодство з видачі архівних довідок то, можливо зосереджене у канцелярії чи архіві. Це від особливостей конкретного установи, але має вказуватися в номенклатуре.

27. Розвиток організаційної структури державної архівної служби Росії у 1991;2000 гг.

Коли СРСР дав дуба, ГАУ СРСР тоді було перетворено на ГАУ РФ. КПРС було розформована, і у кінці 91ого року була створена парламентська комісія з передачу архів справ КПРС"), і КДБ (КДБ було поділено деякі відомства). Прибалтику Грузія вкрали частина документів собі. Встав питання, що робити з документами тих республік, які раніше був (Казахстан). Вирішили залишити там, де є. Було створено архів КПРС, з документами з кінця XIX століття до 1953 роки. Але був проблема — частина документів був секретний і не нормального НСА. У кожній області архіви парткомів — їх перетворили на державні. Після ліквідації КДБ вирішили відкрити його документи, але з’ясувалося, що в ній дуже багато досі цінної инфы, про шпигунів, про прикордонників (- і открывашка заглухла. Організації - Наступника КДБ був — не було кому зняти гриф таємності. (Вирішили знімати за часом. Частина державних архівів змінило статус, в свзяи про те, деякі російські аривы дублювали союзні. Разом, до 2001 року було 14 федеральних, 108 обласної влади і понад тисячу районних лікарнях та міських державних архивов.

28. Методичне забезпечення і організація роботи експертних комиссий.

Найважливішим довідковим посібником під час роботи з експертизи Цінності документів служать різні переліки документів. Переліки, затверджені Головархівом СРСР, Росархивом, є ще й нормативними документами при визначенні термінів хра-вения конкретних категорій справ України та документів, тобто. вказаних у ні терміни зберігання обов’язкові. Головне призначення переліків полягає у забезпеченні схоронності цінних документів, образующих-ся в діяльність закладів, організацій, підприємств, та його надходження державне хранение.

Існують два виду переліків документів: з термінів збереження і які підлягають передачі на державне зберігання Переліки документів по термінами зберігання діляться на дві групи: переліки типових документів, звані зазвичай типові переліки, і відомчі перечни.

У типові переліки, зазвичай, не включаються документи, специфічні, характерні для якоїсь конкретної галузі народного господарства. На підставі типових переліків міністерства і відомства розробляють відомчі переліки, які включають і типові документи, і документи, специфічні для цієї галузі, тобто. що охоплюють усю документацію установ цієї галузі від вищого органу до низовий організації. Терміни зберігання типових документів відповідають термінів, зазначених у типових переліках (включаючи оцінку ЭПК). Терміни зберігання специфічних документів, створюваних у виконання установами i підприємствами галузі спеціальних галузевих функцій, визначаються шляхом докладного вивчення складу та змісту цих документів з урахуванням принципів, і критеріїв експертизи цінності документів. Після проходження всіх стадій обговорення й узгодження відомчі переліки затверджуються керівництвом відповідного відомства і ведучим установою державної архівної службы.

Переліки документів, як усякий довідник, складаються із найбільш переліку (статей) і допоміжного довідкового апарату. Допоміжний довідковий апарат зазвичай складається з вказівок щодо застосування переліку, покажчика видів документів і майже змісту, що є одночасно схемою класифікації статей переліку. Деякі переліки обладнані приложениями.

29. Структура й захопити основні функції органів управління архівним справою в Російської Федерации.

Для організаторських і контрольні функції зі збереження та використанню АФ РФ є державна архівна служба (ГАС) — субординационно побудована і функціонально розмежована система органів управління архівним справою, підвідомчих їм архівів і спеціалізованих науково-дослідних організацій. Воно складається з системи органів управління архівним справою і підвідомчих їм державних архивов.

Державне управління архівним справою здійснюється Президентом Російської Федерації і Урядом Росії. У республіках, краях, областях, є суб'єктами Федерації, ц інших територіальних утвореннях управління архівним дідом здійснюється адміністрацією, якої дозволили самостійно створювати керівні органи архівним делом.

Проте прийняті регіональними адміністраціями акти повинні відповідати Основ законодавства Російської Федерації про Архівному Фонді Російської Федерації і архівах. Що стосується розбіжності цих актів з названими Основами законодавства діють норми последних.

Контроль над виконанням законодавства про Архівному Фонді РФ і архівах здійснюється органами влади й прокуратурой.

Відомчий контролю над дотриманням законодавства доручено відповідним адміністративним і муніципальним органам України й Державної архівної службе.

Безпосереднє ведення архівного справи біля Російської Федерації доручається Державну архівну службу Росії (Росархив) — центральний орган виконавчої влади області архівного справи і її систему.

На Росархив покладено управління архівним справою країни, регулювання його розвитку з урахуванням досягнень науково-технічного прогресу. Його основне завдання у сфері архівного справи є: координація діяльності центральних і місцевих органів виконавчої влади і взаємодію Космосу з ними питаннях розвитку архівного справи, системи діловодства і шляхом створення уніфікованих систем документації; контроль над виконанням законодавства у галузі архівного справи в самісінький РФ; аналіз його гніву й визначення концепцій і стратегії його розвитку; організація комплектування (формування), забезпечення схоронності, всебічного використання документів АФ РФ; ведення централізованого державного обліку документів АФ; організація інформації про його й змісті; координація наукової й методичною роботи у сфері архівознавства, документоведения та археографії; впровадження результатів наукових досліджень про в практику архівних установ; здійснення міжнародних зв’язків в області архівного справи і делопроизводства.

30. Оптимальні умови архівного зберігання документов.

Тривала схоронність документів залежить від створення оптимальних умов його зберігання, що з сприятливими температурно-влажностным і світловим режимами, і навіть від постійного дотримання санітарногігієнічних требований.

Фізико-хімічним змін піддаються все складові документів: папір, барвники, клей, картон томів. Папір стає тендітній і ламкою. Особливо нестійка сучасна папір, що вже десять років жовтіє і поступово стає хрупкой.

На стан документів мають у сховищах надає несприятливе вплив низка чинників: різкі перепади температури та зайва сухість повітря негативно впливають на структуру папери, роблячи ламкою; прямі стане сонячне проміння впливають на структуру папери, і обесцвечивают барвник, яким завдано текст; його присутність серед повітрі шкідливих домішок разом із підвищеної вологістю також тягне у себе псування тексту: сирість викликає розвиток цвілі, яка, просочуючи папір, покриває її різнобарвними плямами, руйнує і часом повністю уничто.

У зв’язку з цим рекомендується ставити стелажі у сховищах таким чином, щоб документи були висвітлені мінімально. Заходами, які перешкоджають старіння папери, і выцветанию текстів, є вставка светорассеивающих шибок, а за її відсутності — забарвлення шибок білилами чи застосування штор з щільною темній тканині, розсувних ставней.

Картонирование охороняє документи й іншого негативно впливає ними чинника — пилу. Пил, потрапляючи між волокнами папери, руйнує целюлозу і тим самим знижує міцність папери, сприяє збільшення вологи. Для запобігання документів від пилу найкращим засобом є кондиціювання повітря на архивохранилищах. Проте ще можна ефективно боротися з потраплянням пилу в сховища і з допомогою приточновитяжний вентиляції і системи хімічних фільтрів. Жнива приміщення слід проводити тільки влажную.

Усі матеріали, що входять до склад справ (папір, шкіра, клей), гигроскопичны, і тому їхній стан залежить від вологості повітря. При низькою вологості повітря папір втрачає еластичність, клей стає тендітним, шкіра томів зсихається і розтріскується і палітурка деформується. Висока вогкість повітря розпушує папір, деформує її краю, тобто. робить її неміцній, прискорює які у ній хімічні процеси. Халепи справ можуть розклеюватися. З іншого боку, висока відносна вогкість повітря сприяє освіті цвілі, яка швидко поширюється при різких коливаннях температури і вологості воздуха.

У архивохранилищах рекомендується підтримувати постійну температуру в межах від +14 до +20 °З. Допустимі кордону відносної вологості повітря від 45 до 60%. Задля підтримки нормального температурновлажностного режиму, крім регулювання опалення, велике значення має тут хороша циркуляція повітря на приміщенні. Це досягається провітрюванням і правильної установкою стеллажей.

Основними руйнівниками документів мають у архивохранилищах є гриби, звані у побуті цвіллю. Ушкодження документів комахами зустрічається рідше, ніж ушкодження грибами, але збитки документам ними то, можливо завдано в коротший термін У архивохранилищах може жити міль, тараканы.

За появи цвілі на коробках чи справах можна навести найпростішу дезінфекцію: спочатку слід ізолювати уражені справи, потім у ізоляторі продезинфікувати їх трехпроцентным розчином формаліну. Для профілактики справи, які у помешканнях із підвищеної вологістю повітря, систематично проглядаються і може просушиваться на свіжому повітрі за нормальної температури не вище 30 — 35 °З, захищеними від прямих лучей.

31. Сучасна мережу державних архівів у складі Федерации.

У систему Росархива на цей входять час федеральні державні архіви і центри зберігання документації (18), наукові установи, реставраційні майстерні та інші організації, підлеглі безпосередньо Росархиву, і навіть керівні органи архівним справою республік, країв, областей, міст федерального значення, автономних утворень і підвідомчі їм архивы.

Мережа федеральних державних архівів, центрів зберігання документації та його філій стверджується Урядом, а мережу центральних державних архівів, центрів зберігання документації республік, країв, областей, автономних округів, міст федерального значення — в відповідність до законодавчими й іншими правовими актами цих державних образований.

Росархив: координує діяльність федеральних органів структурі державної влади в області архівного справи і діловодства; визначає категорії держустанов як джерел комплектування, і видів документів, які підлягають включенню у складі Архівного за фонд Російської Федерації; веде централізований облік документів Архівного фонду, здійснює контролю над збереженням та використанням цих до «кументов; здійснює «організаційно-методичне керівництво контроль над роботою архівних служб і відомчих архівів, організацією документів мають у делопроизводстве».

33. Архівні довідники, їх призначення та содержание.

У Основних правилах роботи госархивов СРСР встановлено типи архівних довідників, входять до системи научно-справочного апарату: архівна опис, каталоги, путівники, покажчики, огляди документів. Кожен тип довідника має види, котрий іноді різновиду, виконують свої завдання й тому відмінні друг від друга структурою, змісту, ступеня інформативності. Усі архівні довідники складаються з обов’язковим залученням опису дел.

До складу СНСА входять межархивные, общеархивные, межфондовые і фондові довідники. Каталоги — це межфондовые архівні довідники, у яких інформацію про змісті документів архіву занесена на картки встановленої правилами форми. Призначення каталогів — оперативний пошук поглибленої інформації, котра міститься в документах архіву з певних тем, подій, явищам, конкретних особах і т.д.

Архів може мати кілька каталогів: систематичний, предметний, іменний, географічний, з історії установ, документів з особистого складу. За наявності архіві кількох взаємозалежних і взаємодоповнюючих каталогів створюється система каталогів. У його основі як правило, лежить систематичний каталог.

Путівники — архівні довідники, містять стислі відомості про документах архіву. Характеристики у яких розташовуються по рекомендованої правилами схемою. Призначення путівників — ознайомлення споживачів із короткої інформацією, орієнтує у складі і змістовності фондів архива.

Існують три виду путівників: путівник по фондам архіву включає систематизований перелік найменувань архівних фондів зі своїми характеристиками; короткий довідник по фондам архіву є систематизований перелік найменувань архівних фондів зі довідковими даними про неї; тематичний путівник включає систематизований перелік характеристик документів, розташованих по тематичної схеме.

Покажчик — елемент довідкового апарату до архівному довіднику, охоплює основний і докладання. Ссылочные дані до опису даються на номери справ, до путівнику і огляду — на сторінку довідника, до каталогу — на індекс каталожної карточки.

У практиці архівів найбільше застосування знаходять покажчики наступних видів: предметний, географічний, іменний, хронологический.

Огляд документів — архівний довідник, до складу якого систематизовані дані про склад і змістовності окремих комплексів документів. Призначення — інформація зацікавлених організацій про документах.

Під час розробки довідників будь-яких типів, видів необхідно дотримуватися методичних рекомендацій, розроблені провідною установою ГАС. Застосування єдиних форм і прийомів описи, єдиної класифікації полегшить переклад на механізований і автоматизований пошук информации.

34. Робота читальних залів архівів. Облік використання архівних документов.

Використання документів, які у архіві, — одне з оcновных завдань, певною мірою що вкладення засобів у його організацію. У залежність від цілей використання складу документів архіву, його технічної оснащеності вибирається і форма использов ния документов.

Досить поширеної формою використання документів мають у архівах будь-якого виду є безпосереднє надання документів їхнього вивчення. Залежно від виду архіву та її технічної оснащеності документи видаються до роботи на обладнаний при архіві читальня чи у тимчасове пользование.

Допуск до роботи на читальня дає керівник організації (держархіву) виходячи з письмового клопотання установи чли громадської організації, дійсного за встановленими «Равилам в протягом року. Питання допуск співробітників роботи з документами архіву своєї установи вирішується руководством.

Виписки і копії, зроблені відвідувачами читального залу, може бути перевірені працівниками архіву щодо відповідності тем дослідження і оригиналам.

За відсутності читального залу, у разі виробничої необхідності, документи у складі справ можуть бути видані у тимчасове користування. При продовження терміну має бути проведене відповідно його переоформление.

Видача справ у тимчасове користування в сторонні організації оформляється встановленої Росархивом спеціальної формою AKTI про видачу справ у тимчасове користування, скрепляемой підписами керівників держави і печатками передавальної справи організацією і получателя.

Видача справ співробітником фіксується в архіві в картці чи журналі і оформляється розпискою одержувача. На місце виданого з архівосховища справи подкладывается карта-заместитель із зазначенням, яке діло, що й до якого терміну выдано.

Стан справ, які повернуться у комп’ютерний архів після використання має бути перевірено у присутності осіб, повертають документи, оскільки користувачі відповідають за збереження й стан справ (одиниць зберігання), з якими вони працюють, відповідно до чинним законодательством.

Результати перевірки фіксуються в заверительной записи одиниці зберігання й у документах, оформлявших видачу справ При виявленні недостачі справ, окремих листів, і документів мають у яких мусив бути оформлений акт встановленої форми і вкриваю його підставі вирішуватися питання про притягнення винних до ответственности.

35. Функції архіву у структурі организации.

Основне призначення архівів полягає у забезпеченні збереження і використання документів. Для функції забезпечення схоронності документів архіву потрібно передусім мати об'єкти зберігання. Здійснення контролю над станом, зберіганням та обліком документів мають у учр-ях, орг-ях, предпр-ях покладено держ. архівну службу. Функції контролю над діяльністю відомчих архівів виконують гос.архивы.

Основна функція гос. архивов зі змінним складом документів — тимчасове зберігання документів, надходили з учр-ий районного ланки і сільських учр-ий і орг-ий. Виконуючи цю функцію, гос. архивы контролюють стан документів мають у учр-ях районного ланки, сільськогосподарських предпрях.

Функція комплектування архива.

1. Документи з стр. подр-ий та особистого походження. Для архівів, комплектованих документами кількох учр-ий, обов’язково впорядкування і постійне уточнення списків таких учр-ий.

2. Щорічне проведення експертизи цінності документів, що зберігаються в архіві, відбір справ України та оформлення на справи, підлягають подальшому зберігання чи знищення. Надання методичної допомоги у проведенні експертизи цінності стр-ым подр-ям.

Функція забезпечення схоронності документов.

1. Створення умов, які забезпечують схоронність документів, шляхом проведення широкий комплекс робіт з охорони і устаткуванню сховищ, поліпшенню температурно-влажностного режиму зберігання, нормальних санітарногігієнічних условий.

2. Організація обліку документів мають у відповідно до встановлених правилами, постійне внесення поточних змін — у облікові документи, відбивають кількісний склад фондів архіву. Уявлення гос. службе даних про документах архіву по встановленої формі. Дотримання порядку видачі справ з сховища. Періодичні перевірки наявності і стан дел.

3. Створення страхового фонду копій найбільш цінні документи. Облік цих документів та їхні страхового фонда.

4. проведення за необхідності робіт піт поліпшенню физикохімічного стану документів (дезинфекція і реставрація документов).

5. Топографирование документів архіву, що забезпечує їх швидкий пошук в хранилище.

Функція підготовки документів до передавання на гос.хранение.

1. Архів становить представляє затвердження експертноперевірочною комісії відповідного архівного учр-ия річний розділ зведеної опису справ постійного хранения.

2. Підготовка кпередаче і передачі на гос. хранение документів з истекшими граничними термінами відомчого хранения.

3. Упорядкування научно-справочного апарату до документів, переданих на гос. хранение з урахуванням її відповідності научно-справочному апарату, до документів, переданим в гос.архив. складання первинної історична довідка з історії фондообразования.

4. У архівах, зберігають документи кількох учр-ий, проводиться фондирование які у архів справ України та документов.

Функція використання документов.

Основна мета використання документів — розвиток галузі чи окремій орг-ции, вивчення досвіду минулого. З огляду на це архів проводит:

— інформування керівників держави і працівників орг-ции склад і змісті документів, виявлення документів за завданням руководства,.

— виконання запитів учр-ния і заяв громадян соціально-правового характеру, видачу копій документів і майже архівних довідок, і навіть документів у тимчасове користування зацікавленим учр-ям і дослідникам, працюють у читальному зале,.

— організацію обліку використання документів архива.

36. Мета і форми використання документів державної частини Архівного за фонд Російської Федерації, його нормативна база.

Використання документів, які у архівах, є одним із основних цілей архівних учреждений.

Цілі (чи) використання документів, що зберігаються як і державних, і у відомчих архівах: політичні, організаційно-управлінські, наукові, економічні, культурнопросвітницькі і агитационно-пропагандистские, навчальні, задоволення соціально-правових і інтересів граждан.

Форми використання архівних документів многообразны:

1. Створення і розповсюдження інформаційних документів складу і змісті архівних документов.

2. Публікація документів мають у вигляді збірок, тематичних добірок документів мають у журналах, газетах, в хрестоматиях.

3. Підготовка виставок документів, радіоі телепередач.

4. Видача справ вивчення в читальний зал.

5. Видача справ у тимчасове користування поза приміщенням архива.

6. Проведення екскурсій з архівом (студентських та інших групп).

7. Проведення зустрічах із громадськістю, де архівісти виступають з лекціями і доповідями за визначеною теме.

8. Вивчення документів по тематичним запитам установ і підготовка ответов.

9. Наведення біографічних довідок соціально-правового характера.

Основними формами використання документів відомчого архіву є: інформування керівництва та структурних підрозділів організації (в структурі якої функціонує архів), і навіть інших організацій та виконання їхніх запитів; культурно-просветительская і архіву; виконання запитів соціально-правового характеру; надання документів з вивчення в читальному залі архива.

37. Взаємозв'язок архівного справи і делопроизводства.

Кожне установа, свої функції, створює документи і навіть отримує їх ззовні. Сукупність документів, які утворилися у діяльності організації або особи, називається документальним фондом.

Багато установах немає штатної одиниці архіваріуса, і поза архів відповідає хтось із працівників діловодної служби. Такому працівникові треба зазначити функції відомчого архіву і методику які у архіві работ.

У процесі діловодства створюють у основному текстові документи. Однак у масиві документів проектних організацій, конструкторських бюро, підприємств, низки НДІ загальнодержавний інтерес представляє переважно науково-технічна документація, й усі документи цих організацій, підлягають постійному зберігання, зокрема управлінські, повинні передаватимуться у спеціальні архіви науково-технічної документації. Робота ж із управлінської документацією цих організацій ведеться на підставі Єдиної державної фінансової системи діловодства (ЕГСД), тому НАТО і ЄС в підручнику упоминаются.

Об'єктом вивчення є документи, закінчені діловодством, перебувають у структурних підрозділах й у архіві установи, питання організації цих документів, забезпечення їхніх збереження і використання їх у інтересах общества.

На початку кожного календарного року закінчені діловодством справи за попередній повинні передаватимуться у архів заклади, чи відомчий архів. Крім архивов-структурных підрозділів установ, є і самостійні архивы.

38. Автоматизовані інформаційно-пошукові системи архівної службы.

При здачі до книги фондів робиться запис і складається картка фонду. Таку ж картку відсилають до Москви ЦФК. Це довго. Вирішили зробити єдину пошукову систему за всі фондам країни. Але мова різний, повнота инфы різна… Розробили єдину картку і попросили докласти всіх зусиль знову. Робили 15 років і роблять досі. Система почала працювати ще до його повного завершення — за нею робили багато архвиные довідники. Фонди першої категорії описуються подокументно. Кожен архів самостійно робить при бажанні свою БД відносини із своїми найбільш частоюзаемыми документами. Отже описується 8−15% від усіх фондов.

39. Поняття «страхового фонду», його формирование.

У документальному ж фонді організації можуть відкластися документи особливої цінності, зафиксировавшие важливі події, факти про видатних обличчях, автографи видатних діячів партії, держави, культури: документи, є етапними у розвитку галузі, тощо. Ці особливо цінні справи зберігаються осторонь, в можливо кращих умовах, у місцях, зручних для евакуації (і за надзвичайних умовах підлягають їй у першу очередь).

При здачі особливо цінних справ на державне зберігання водночас і передаються три примірника опису і страхової фонд.

Сукупність страхових копій становить страхової фонд. Він створюється задля збереження цінної документної інформації у разі втрати чи ушкодження оригіналів документів. Одночасно з страховим фондом створюється фонд користування, завданням якого є полягає у заміні оригіналів копіями під час проведення робіт з використання документов.

Страхова копія особливо цінного документа на паперової основі — це негативний мікрофільм першого покоління на фотоплівці, а фонд користування — це позитивний мікрофільм (у двох примірниках) другого покоління, тобто. виготовлений з негативного мікрофільму першого покоління, призначений до роботи з використання в відомчому, потім у державному архиве.

Якщо сама організація неспроможна виготовити мікрофільми, їй треба звернутися у архівні й інші установи, мають спеціальну аппаратуру.

Перед передачею справ на страхове копіювання самі вони ретельно вивчаються, перевіряється їх фізико-хімічне стан, правильність обробки, особливості оформлення. Облік страхових копій ведеться в архіві за книгою обліку надходжень і вибуття страхового фонду, й фонду користування і з описам страхового фонду. За одиницю обліку страхового фонду копій особливо цінних справ приймається фізично окремий рулон незалежно від кількості заснятых у ньому фондів, справ, документов.

Опис страхового фонду складається чотири примірниках троє фахівців з них передаються разом із копіями страхового фонду, й фондом користування на державне зберігання. Опис може складатися на мікрофільми одного чи навіть кількох фондів. Описи нумеруються в валовому порядку. Перенумерация страхових копій забороняється. Дані обліку вносять у опис з оповідання надходження, і выбытия.

42. Архівні списки і переліки, їх роль оптимізації складу і структури Архівного за фонд Російської Федерации.

Комплектування архіву — систематичне поповнення архіву документами, відповідними його профілю. Комплектування державних архівів проводиться під керівництвом країни та контролем Росархива, що вирішує принципові питання визначенню видів установ, організацій корисною і підприємств, котрі здають документи у госархивы; категорій документів, поповнюють склад АФ РФ; порядку відбору документів на госхранение. Методичні і цілком практичні питання, пов’язані з визначенням списків джерел комплектування, експертизою і відбором документів, розглядає ЦЭПК Росархива.

Комплектування державних і відомчих архівів переважно подібно; воно складається з визначення джерел комплектування, визначення складу документів, які підлягають державному зберігання, прийому документів мають у архів. Робота з комплектування відомчого архіву проводиться під керівництвом державної архівної службы.

Джерела комплектування — це організації, або особи, передають документи у державні чи відомчі архивы.

У 1960 р. Головархів СРСР розробив і розіслав республіканським і обласним архівних установах Зразкові списки установ,, матеріали яких підлягають і підлягають прийому у державні архіви СССР.

1) установи, документація яких підлягає прийому на державне зберігання (списки № 1 і 2);

2) установи, питання прийомі документів якою має вирішується індивідуально (список № 3);

3) установи, документи яких мають лише оперативний і довідкове значення і на державне зберігання не приймаються (список № 4).

З Зразкових списків місцеві архівні установи розробляють, зазвичай, два списку: список № 1 установ, яких приймаються документи у державні архіви, і список № 2 установ, документи яких державне зберігання не приймаються, на обліку в архівних Установах де вони состоят.

Тому список № 1 складається із трьох груп установ: а) установи, які здають свої документи повністю; б) котрі здають документи, определеные типовими переліками в) котрі здають документи певного характера.

У розробці списків і віднесення установ до тій чи іншій групі беруть участь працівники центрального установи галузі. Це — члени ЦЭК, працівники діловодної служби й провідні фахівці отрасли.

Порядок прийому документів мають у відомчий архів і передачі справ на державне зберігання. Документи передаються в відомчий архів в відповідність до графіком, складеним завідувачем архівом, схваленим ЕК і затвердженим керівником установи. З канцелярії і структурних підрозділів справи передаються, зазвичай, за рік по закінченні їх діловодством (тобто. справи, заведені і закінчені 1989 р., повинні передаватимуть у 1991 р.). Але справи постійного зберігання державна архівна служба рекомендує передавати їх у відомчий архів відразу після закінченні года.