Технологія функціонування системи «Клієнт-банк»

Система «Клієнт-банк» складається з двох складових: банківського та клієнтського робочого місця.

На клієнтському робочому місці вводяться платіжні документи, формуються в пачки і записуються в базу даних АРМ клієнта в файл «Платіжних документів» (PD). Введеним та записаним в БД документам спочатку присвоюється статус, який дає змогу їх переглядати, переміщувати в інші пачки, друкувати, редагувати та вилучати. Для передачі платіжні документи підписуються електронним цифровим підписом (ЕЦП) головного бухгалтера.

Головний бухгалтер також має змогу до того, як поставив свій підпис, редагувати дані файлу PD. Перед тим, як підписати, бухгалтер позначає потрібні документи, вставляє дискету чи картку зі своїм індивідуальним ключем, який є закритим, і викликає відповідну функцію, яка ставить ЕЦП. Після успішного завершення функції підпису документа змінюється його статус, а також файл PD доповнюється певними символами, які ідентифікують підпис бухгалтера.

На другому етапі документи підписуються директором. З меню системи викликається відповідна функція, вставляється дискета чи картка з ключем директора і на екран видаються ті документи, які завірені підписом бухгалтера. Директор, переглядаючи платіжні документи, у разі необхідності має змогу вилучити деякі з них, а документи, готові до передачі, підписує. Після підпису директором файл доповнюється символами, які ідентифікують підпис директора. Далі файл шифрується і готується до передачі.

Підписані й зашифровані платіжні документи формуються в пакет і передаються з клієнтського робочого місця в банк засобами електронної пошти у вигляді текстового файлу типу R.

Документи, вилучені директором, автоматично змінюють свій статус. Ці документи можуть бути відредагованими і підписаними бухгалтером і повторно подані директору на підпис на наступних етапах функціонування системи.

Після здійснення сеансу зв’язку з банком банківська частина системи, що знаходиться в банку, має сформувати транспортні квитанції (файл типу T) на платіжні документи й надіслати їх клієнту. Якщо при прийомі документів було виявлено помилки, файл типу Т містить коди помилок та інформацію тих платіжних документів, у яких вони виявлені. Якщо при передачі чи заповненні платіжних документів були допущені помилки, то банк до обробки їх не приймає. Клієнт повинен виправити помилки й ще раз зв’язатися з банком для відправки виправлених платіжних документів.

Якщо файл типу R не має помилок, про що свідчать нульові коди помилок у файлі типу Т, то він приймається банком до обробки. Кожний прийнятий банком до обробки платіжний документ аналізується, і йому присвоюється відповідний статус, який свідчить про те, на якій стадії банківської обробки перебуває той чи інший документ. Статус документа присвоює відповідальний працівник банку, за яким закріплені особові рахунки даного клієнта.

Відповідальний працівник має можливість: оплатити документ; у разі відсутності достатніх коштів розмістити документ в картотеці; відхилити документ від оплати й передати його на розгляд кредитному інспектору, головному бухгалтеру чи керуючому і т. п. Кожне рішення, яке може прийматись по платіжному документу, має відповідне кодове позначення, що зберігається в довіднику статусів платіжних документів.

На прийняті до обробки платіжні документи формується й передається клієнту файл-квитанція типу С про рух та оплату документів в банку. Цей файл містить дані кожного платіжного документа та дані про його статус, якщо ж документ був оплачений, то відповідно — дані про вид акцепту, вид платежу. Разом з файлом типу С банк передає клієнту файли типу I та V, які є виписками з особових рахунків клієнта. Виписка I є поточною, а виписка V — підсумковою.

У виписці I банк надає клієнту поточні дані щодо списання й зарахування коштів на особовий рахунок та залишок коштів на момент формування виписки. Крім того, поточна виписка включає всі документи, які були передані клієнтом в банк і надійшли на адресу клієнта. Поточна виписка має інформативний характер. Періодичність її формування оговорюється в договорі, який підписує клієнт з банком, і залежить від інформаційних потреб клієнта.

Підсумкова виписка дається щоденно по завершенні банківського дня і містить дані про обіг коштів за день та залишки коштів на рахунках на кінець дня.

При такій технології обміну платіжними документами в електронному вигляді банк потребує раз на тиждень подавати їх в паперовому вигляді, завіреними підписами директора і головного бухгалтера та печаткою підприємства.

Разом з паперовими документами клієнт повинен подавати в банк у роздрукованому вигляді щоденні реєстри переданих в банк та оплачених банком платіжних документів за допомогою системи «Клієнт-банк». Також раз на тиждень касир повинен доставляти в банк другі примірники вже оплачених платіжних документів, на яких у його присутності ставляться штампи банку, й забирати проштамповані виписки з рахунків клієнта. Ці виписки мають правову силу, оскільки вони завірені печаткою банку, а виписки, що їх можна отримати за допомогою системи «Клієнт-банк», мають лише інформативний характер. Вони хоч і містять достовірну інформацію, але правової сили не мають.

Усі файли, що були сформовані чи прийняті системою «Клієнт-банк», архівуються і зберігаються в архіві.

Крім обміну платіжними документами, квитанціями та виписками, за допомогою системи «Клієнт-банк» клієнт може отримати файли внесення змін до бази даних нормативно-довідкової інформації, а також по запиту допоміжні файли довідково-інформативного характеру, що містять дані про курси валют, котировки цінних паперів на фондовій біржі тощо.