Розділ 1. Контроль як функція менеджмента. 
Необхідність і цілі контролю

Контроль як функція менеджменту. Необхідність і цілі контролю

На діяльність організації впливають численні фактори зовнішнього і внутрішнього середовища, дія яких передбачити з достатньою мірою ймовірності не завжди вдається. Плани не завжди виконуються так, як було задумано. Люди не завжди приймають делеговані їм права і обов’язки. Керівництву не завжди вдається належним чином мотивувати людей на досягнення поставлених цілей. Змінюються умови навколишнього середовища і організація повинна до них адаптуватися.

У керівництва з’являється можливість виявити власні помилки і помилки персоналу, а також визначити, чи досягнуто поставлені цілі завдяки виконанню ще однієї функції менеджменту — функції контролю.

Контроль відноситься до числа тих функцій управління, сутність яких не завжди правильно розуміється людьми. Слово «контроль» як і слово «влада» викликає найчастіше негативні емоції, тому що сприймається, перш за все, як обмеження, примус. І, дійсно, контроль як функція, яку виконує менеджер, полягає в забезпеченні підпорядкування комусь чи чомусь. За допомогою контролю установлюються обмеження, завдяки яким виключається можливість дій, що завдають шкоди організації. Однак, це лише один з аспектів контролю.

Основне завдання контролю полягає в установці стандартів, якими слід керуватися при виконанні завдань, вимірі фактично досягнутих результатів і проведення коректувань в тому випадку, якщо досягнуті результати істотно відрізняються від встановлених стандартів.

Виконання менеджерами функції контролю починається одночасно з виконанням функції планування в процесі вироблення цілей і завдань організації. Контроль є невід'ємною частиною процесу управління в будь якій організації.

Контроль — це процес, що забезпечує досягнення цілей організації. Він необхідний для виявлення і вирішення виникаючих проблем раніше, ніж вони стануть дуже серйозними, і може також використовуватися для стимулювання успішної діяльності [15;c.67].

Керівники починають здійснювати функцію контролю з того самого моменту, коли вони сформулювали цілі та завдання і створили організацію. Контроль дуже важливий, для того щоб організація функціонувала успішно.

Одна з найважливіших причин необхідності здійснення контролю полягає в тому, що будь яка організація, безумовно, зобов’язана мати здатність, вчасно фіксувати свої помилки і виправляти їх до того, як вони зашкодять досягненню цілей організації.

Так само важлива і позитивна сторона контролю, що перебуває у всілякої підтримки всього того, що є успішним у діяльності організації. Іншими словами, один з важливих аспектів контролю полягає в тому, щоб визначити, які саме напрями діяльності організації найбільш ефективні. Визначаючи успіхи і невдачі організації та їх причини, ми отримуємо можливість, досить швидко адаптувати організацію до динамічних вимог зовнішнього середовища.

Добре продумані плани та організаційні структури не завжди можуть забезпечити досягнення поставлених цілей через зміну законів, технологій, умов конкуренції та інших факторів зовнішнього середовища. Для того, щоб підготуватися і відреагувати належним чином на подібні зміни, організаціям потрібен ефективний механізм своєчасної оцінки впливу на них цих чинників змін. Такий механізм може бути створений на основі контролю.

Серед численних факторів внутрішнього середовища особливо відрізняються високим ступенем невизначеності такий фактор як люди, працюючі в організації. Їх не можна запрограмувати на виконання якого-будь завдання з абсолютною точністю. Пізнати механізм поведінки людей в процесі трудової діяльності не завжди вдається повністю.

Ще важче прогнозувати реакцію людей на введення нових інструкцій та команд, покладання додаткових прав і обов’язків у зв’язку із змінами в організаційній структурі управління.

За допомогою контролю менеджер може вчасно відреагувати на зміну в поведінці людей у?? процесі їх роботи.

Використання механізмів контролю дозволяє виявити помилки і проблеми, що виникають в процесі виконання робіт і відповідно скоригувати діяльність організації до того, як ці проблеми переростуть у кризу.

Яскравим прикладом необхідності контролю можуть служити незліченні банкрутства дрібних фірм, причиною яких, як правило, є нерозуміння підприємцями важливості виконання функції контролю.

У малих фірмах відносини будуються, в основному, на довірі один до одного і механізми контролю за ходом робіт відсутні, тому що допускаються помилки, накладаючись і наростаючи, в більшості випадків призводять до серйозних фінансових втрат. Попередження виникнення кризових ситуацій є однією з основних цілей контролю.

Контроль допомагає також визначити, які саме з застосовуваних способів досягнення цілей виявилися найбільш ефективними і які - невдалими і, таким чином, фірми визначають, в яких галузях їм слід розширюватися, а в яких слід згорнути свою діяльність.