Особливості організації конфіденційного діловодства

Конфіденційне діловодство загалом базується на тих самих принципах, що й загальне діловодство, але водночас має відмінності, зумовлені конфіденційністю документованої інформації.

За сферою діяльності відкрите діловодство поширюється на управлінські дії і включає переважно управлінські документи. Конфіденційне діловодство поширюється як на управлінську, так і на різні види виробничої діяльності, включаючи не тільки управлінські, але й науково-технічні документи (науково-дослідні, проектні, конструкторські, технологічні тощо). До конфіденційних документів належать і деякі документи з особового складу.

Окрім того, конфіденційне діловодство поширюється, поряд з офіційними документами, і на їх проекти, робочі записи, що не мають необхідних реквізитів, але містять інформацію, що підлягає захисту.

Відмінність конфіденційного діловодство від відкритого полягає в тому, що в ньому конфіденційна інформації повинна захищатися не тільки від утрати, але й від недозволеного виходу такої інформації за межі зони функціонування, що захищається, або встановленого кола осіб, які мають право працювати з нею.

Сутність конфіденційного діловодства зумовлена його організаційними і технологічними особливостями, до яких належать:

• o суворе регламентування складу документів установи, що містять конфіденційну інформацію, та їх видання;
• o обов’язковий облік кожного примірника; поаркушний облік усіх без винятку документів та їх проектів;
• o якнайбільша повнота реєстраційних даних про кожен документ;
• o фіксація проходження і місцезнаходження кожного документа;
• o проведення систематичних перевірок наявності документів;
• o дозвільна система допуску до документів і справ;
• o жорсткі вимоги до умов зберігання документів і користування ними;
• o персональна відповідальність за облік, збереженість документів і порядок користування ними.

Ці особливості водночас є й вимогами до конфіденційного діловодства.

До завдань конфіденційного діловодства належать:

• o документаційне забезпечення усіх видів конфіденційної діяльності;
• o захист документованої інформації, що утворюється в процесі конфіденційної діяльності

При документуванні конфіденційної інформації варто враховувати такі аспекти:

• o обсяг конфіденційних відомостей, що включаються в документ, має бути мінімальним і визначатися реальною ситуацією;
• o документ завжди повинен стосуватися лише одного питання (теми) — це є важливим не стільки для швидкого доведення документа до виконавців, скільки для забезпечення чіткого функціонування системи доступу персоналу до конфіденційної інформації, необхідної лише певному співробітнику, та запобігання несанкціонованому ознайомленню співробітників установи й інших осіб з інформацією, що має обмежений доступ;
• o зведені планові, організаційні, розпорядчі (зокрема, накази з основної діяльності), звітні та інші подібні документи, що складаються у вигляді багатоадресних схем, текстової частини завдань і виконавців, не повинні розсилатися підрозділам і виконавцям у повному обсязі (такі документи доводять до виконавців вибірково — у вигляді витягів, персоніфікованих додатків-завдань);
• o інформація з обмеженим доступом повинна бути максимально локалізована в конкретній частині документа, його розділі, додатку, фотоілюстрації, графіку, окремій дискеті, електронному масиві з ускладненою системою доступу (наприклад, великий за обсягом документ може мати окремий розділ, що містить комплекс інформації обмеженого доступу).

Склад документованої конфіденційної інформації залежить від компетенції і функцій установи, характеру її діяльності, взаємозв'язків з іншими установами, порядку розв’язання питань.

Конфіденційним документам надається гриф обмеженого доступу, який проставляється в правому верхньому куті першої сторінки, а для видань — на обкладинці та титульному аркуші. Нижче грифа зазначається номер примірника. діловодство обмежений конфіденційний інформація Оскільки гриф обмеженого доступу не може бути нанесений на магнітний носій, він має бути обумовлений у супровідному листі. Гриф проставляється виконавцем та особою, яка підписує документ, на виданні - автором (укладачем) і керівником, який підписав видання до друку.

Відповідальність за забезпечення правильного обліку, зберігання і використання конфіденційних документів несуть керівники установ.

Ведення обліку (реєстрації), зберігання, розмноження конфіденційних документів покладається, як правило, на службу діловодства (секретаря), що веде облік несекретної документації, а запобігання розголошенню відомостей, що містяться в таких документах, — на режимно-секретний підрозділ установи. Проте, керівники установ, що володіють комерційною інформацією, можуть встановлювати інший порядок приймання й обліку такої документації, зокрема покладати ці функції на спеціальні підрозділи.