Властивості, ознаки та функції документа як системи

Документ — складний об'єкт, що представляє собою єдність інформації та матеріального (речового) носія. З’ясувати його сутність — це задача, яка вирішується за допомогою системного підходу — методологічного напрямку в науці, що ставить своїм завданням розробку засобів, методів дослідження складноорганізованих об'єктів — систем (грец. sistema — ціле, складене з частин, з'єднання).

Документ являє собою систему — безліч закономірно пов’язаних один з одним елементів і частин як певне цілісне утворення, єдність. Елемент — гранична одиниця розподілу документа. Сукупність однорідних елементів, що виконують необхідну для існування системи функцію, називається підсистемою. Якщо в системі є декілька підсистем, то вся система стає складною.

Поняття системи щодо, як і поняття елемента. Якщо системою вважати документ як такий, то його сутнісними підсистемами будуть інформаційна і матеріальна (речова, субстанціональна) складові, а також конструктивні елементи документа (титульний лист, обкладинка, палітурка, форзац і т. д.), об'єднані в складне ціле. Підсистемою документа може виступати і текст, що складається з гла, параграфів, абзаців. Документ як ціле — це єдність складових його елементів і підсистем, суперсистема стосовно них. З точки зору сукупності документів, зібраних у фондах органів інформації, бібліотек, архівів, книгарень та ін (в залежності від масштабів системи) документ стає підсистемою або навіть елементом.

Вивчення документа як системи полягає у виявленні його елементів, підсистем і зв’язків між ними, тобто у вивченні його структури. Встановлюються ознаки і параметри, що характеризують документ як систему. Визначаються функції, виконувані елементами, підсистемами всередині і зовні цієї системи, її властивості, тобто якісні відмінності, що зумовлюють відносну самостійність, стійкість і стабільність даної системи, придатність документа для використання в соціальній комунікації.

При системному підході досліджуваний документ розглядається як частина більш великої системи соціальних комунікацій. Тому, перш за все, важливо з’ясувати, частиною якої більш загальної системи (цілого) є в даному випадку документ. Саме цим визначаються його можливості, задаються цілі існування, функції, що їх у суспільстві, закономірності функціонування.

Документ являє собою відносно самостійну систему завдяки наявності власних ознак і властивостей, що обумовлюють його відмінність і схожість з іншими матеріальними об'єктами. Ознака відображає зовнішню прикмету; за сукупністю ознак можна віднести спостережуваний об'єкт до документа. На відміну від ознаки властивість відображає якісне, тобто внутрішньо властиве документу відмінність. Документ характеризується наявністю всіх властивостей одночасно (різна лише ступінь їх прояву), а набір ознак документа в кожному випадку може бути індивідуальним.

Як і всякий об'єкт, документ має безліч властивостей (відмітних якостей). Найбільш істотні з них наступні:

а) атрибутивность документа, тобто наявність невід'ємних доданків, без яких він існувати не може. Документ як цілісна система складається з двох основних доданків — інформаційної та матеріальної. Відсутність однієї зі складових перетворює документ в недокумент (в усне мовлення, річ);

• б) функціональність документа, тобто його призначення для передачі інформації в просторі і часі. Документ — поліфункціональний об'єкт, тобто він виконує безліч загальносистемних і специфічних функцій, обумовлених різноманітними потребами суспільства в інформації, знаннях;
• в) структурність документа, тобто тісний взаємозв'язок його елементів і підсистем, що забезпечує його цілісність і тотожність самому собі, тобто збереження основних властивостей при різних зовнішніх і внутрішніх змінах. Типову структуру, тобто однаковий набір елементів для певного виду документі, мають практично всі функціонуючі в системі соціальних комунікацій документи. Типова структура документів різних видів визначається спеціальними стандартами, положеннями, інструкціями і т.д. Саме структура забезпечує ефективність використання і довготривалість зберігання документа.

До відмітних ознак документа відносяться:

а) наявність смислового семантичного змісту. Документ — носій сенсу, який передається сукупністю послідовних знаків.

• б) стабільна речова форма, що забезпечує довгострокову схоронність документа, можливість багаторазового (довготривалого) використання та переміщення інформації в просторі і часі;
• в) призначення для використання в соціальній комунікації. Документи — це спеціально створені людиною для комунікаційних цілей носії інформації;
• г) завершеність повідомлення. Фрагментарне незавершене повідомлення не може бути повноцінним документом. Вимога завершеності є відносним, оскільки є ряд незавершених повідомлень, що мають особливе значення для наукових досліджень (начерки, чернетки, ескізи).

Як і всяка система, документ створюється суспільством лише остільки, оскільки він виконує ті чи інші необхідні суспільству функції. Функція документа — це його суспільна роль, соціальне призначення, мета, завдання. Документ — об'єкт, що виконує ряд взаємозалежних соціальних функцій, весь спектр яких можна умовно поділити на три групи:

а) головна, найбільш узагальнююча функція документа — це збереження і передача (поширення) інформації в часі і просторі;

• б) загальні функції документа характерні для всіх документів незалежно від їх типу та виду: інформаційна функція — це здатність документа задовольняти потреби суспільства в інформації, тобто служити джерелом інформації, знань. Основним критерієм інформативності документа є його інформаційна ємність, тобто кількість і якість інформації, зафіксованої в документі. Існує правило: більше інформації в можливо меншому обсязі. Ця функція визначається такими показниками, як корисність, повнот, достовірніст, цінність, новизна інформації і т.д. Інформаційна функція притаманна всім без винятку документів, так як необхідність фіксувати інформацію є причиною появи будь-якого з них. Інформаційна функція має складну структуру. До її складу входить фіксація, збереження, передача інформації; комунікативна функція — це здатність документа бути інформативним засобом передачі, обміну, комунікації, спілкування, наступності. Документ забезпечує документную комунікацію, яка без нього була б неможлива. У комунікативної функції можна виділити дві підфункції, яким відповідають дві категорії документів: документи, орієнтовані у певному напрямку: зверху вниз (закони, укази, постанови, накази, інструкції) і знизу вгору (доповідні записки, заяви, скарги) документи двосторонньої дії, взаємопов'язані між собою (ділова та особисте листування, договірні документи); кумулятивна функція — це здатність документа накопичувати, концентрувати, збирати і упорядковувати інформацію з метою її збереження для нинішнього і прийдешнього поколінь;
• в) спеціальні функції властиві не всім, а певним видам і типам документів, де вони проявляються в більшій ступені відповідно до соціальних потреб суспільства. До них відносяться: управлінська або регулятивна функція — виконується документами, які створені для цілей управління і в процесі його реалізації (закони, положення, статути, розпорядження, рішення, накази, протоколи). Управлінські документи відображають стадії управління і самі надають вплив на сферу управління. В управлінській функції документ виступає насамперед у нормативної ролі, як регулятор різних сторін діяльності суспільства, держави, організації; правова функція — це здатність документа служити засобом доказу, підтвердження яких-небудь фактів (відомостей). Правова функцією в першу чергу володіють офіційні видання (конституція, закони, укази), історичні джерела, що служать засобом засвідчення. Сюди ж можна віднести всі договірні документи, що фіксують договірні відносини; функція обліку дає кількісну характеристику інформації - це реєстрація й угруповання в цифровому вираженні інформації, пов’язаної з господарськими, демографічними та іншими соціальними процесами з метою їх аналізу та контролю. Документи, наділені функцією облік, фіксують у специфічній формі широкий спектр інформації (статистичні та фінансово-економічні документи); пізнавальна або когнітивна функція — здатність документа служити засобом отримання і передачі знань для вивчення процесів і явищ природи і суспільства. Це призначення документа полягає в забезпеченні загальної та професійної процесу навчання (підручник, практикум, хрестоматія і т.д.), а також наукової діяльності (наукова монографія, дисертація, звіт про НДР і ДКР); загальнокультурна функція — здатність документа сприяти розвитку культури суспільства, виступати засобом закріплення і передачі культурних традицій, засвоєння системи цінностей, естетичних норм, ритуалів, прийнятих у суспільстві (літературнохудожнє, наукове видання, кіно — фільм, відеофільм, фотографія, листівка, гравюра і ін.); меморіальна (памятніковая) функція — здатність документа служити «зовнішньою пам’яттю» людини і суспільства в цілому, зберігати інформацію і передавати її від одного покоління до іншого. Ця функція властива документам — пам’яткам (артефактів), володіє особливою соціальнокультурною та історичною цінністю (рукописна книга, рідкісні, особливо цінні та унікальні за змістом, формою або умовам побутування в зовнішньому середовищі документи); Гедонічна функція — здатність документа служити засобом відпочинку, розваги, раціонального використання вільного часу (твори художньої літератури, видання з мистецтва, кінофільми, компактдиски, магнітні фонограми і т.п.).

До спеціальних функцій документа можна також віднести статистичну, джерельну, підтвердження авторського авторитету та ін. Кількість спеціальних функцій документа, як і потреб суспільства, незліченно.

Документ завжди поєднує в собі одночасно декілька функцій, які тісно переплетені між собою. Однак поліфункціональність документа не виключає домінуючої ролі однієї його функції (підручник — навчальна, указ — правова, афіша — рекламна). Значення тієї чи іншої функції з часом змінюється, тому що змінюється і роль самого документа в суспільних відносинах, в даній соціальній структурі, в процесі управління і т.д. Існують функції час дії яких обмежена (комунікативна, управлінська, правова), і функції, постійно діючі (інформаційна, соціальна).

Знання функцій документа дозволяє усвідомити цільове (для чого створений конкретний документ) і читацьке (для кого створений документ — для дітей, дорослих, фахівців, студентів і т.д.) призначення документа, з тим, щоб найбільш ефективно використовувати його потенційні можливості. Від цільового та читацького призначення документа залежить характер інформації, що міститься в ньому, тип і вид документа.

Знання функцій документа дозволяє:

• · визначити справжню цінність документа, соціальну значимість його змісту;
• · правильно зрозуміти роль документної інформації (на відміну від усної, недокументної) в задоволенні різноманітних читацьких потреб суспільства;
• · здійснити наукову класифікацію і типологію документа (розподіл документів за різними ознаками на види і типи);
• · визначити найбільш оптимальні шляхи і засоби його виготовлення, переробки, поширення, зберігання та використання в бібліотеках, архівах, книгарнях і т. д;
• · розробити теоретичні основи документознавства, сформувати його понятійний апарат і т.д.

Функції документів виражені не в одиничному документі, а в комплексі документів, великому документальному масиві.