Информационное забезпечення управління предприятием

року міністерство освіти РФ.

КУБАНСЬКИЙ ДЕРЖАВНИЙ ТЕХНОЛОГІЧНИЙ УНИВЕРСИТЕТ.

Кафедра менеджмента.

ДИПЛОМНА РАБОТА.

На тему: «Інформаційне обеспечение.

управління предприятием".

(за матеріалами ВАТ «Технічний університет КубГТУ»).

|Автор дипломної роботи | |Є.В. Крилов | | | | | |Керівник дипломної роботи, | | | |доцент | |Ф.В. Шутилов | | | | | | | | | | | | | |Консультанти: | | | | | | | |По безпеки життєдіяльності, | |Н.В. Саприкіна | | | | | |Нормоконтролёр, | | | | | | | | | | | | | | | |Дипломна робота допускається до захисту | | | | | | | |Завідувач кафедри, професор | |Г.Я. Рубін |.

КУБАНСЬКИЙ ДЕРЖАВНИЙ ТЕХНОЛОГІЧНИЙ УНИВЕРСИТЕТ.

Кафедра менеджмента.

У Т У Є Р Ж Д, А Ю.

Завкафедрою ______________.

«____» ______________ 2000 г.

ЗАДАНИЕ.

НА ДИПЛОМНЕ ПРОЕКТИРОВАНИЕ по спеціальності 06.11 менеджмент студенту Крилову Е.В.

Тема проекту: «Інформаційне забезпечення управління підприємством» (по матеріалам ВАТ «Технічний університет КубГТУ»).

утверждённая наказом за університетом № _______ від ______ 2000 р. Керівник проектування професор Рубін Г. Я.

Консультанты по проекту:

1. _________________________________________________.

2. _________________________________________________.

3. _________________________________________________.

4. _________________________________________________.

5. _________________________________________________.

Термін здачі закінченого проекту на кафедру 31.05.2000 г.

РЕФЕРАТ.

Стор. 125, рис. 15, табл. 12, прил. 5, джерел 21.

ІНФОРМАЦІЯ, ІНФОРМАЦІЙНЕ ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ, ІНФОРМАЦІЙНА СИСТЕМА, УПРАВЛІННЯ ОРГАНІЗАЦІЄЮ, АВТОМАТИЗАЦІЯ УПРАВЛІННЯ, ЛОКАЛЬНА МЕРЕЖА, ДОКУМЕНТООБІГ, ПРОГРАМНЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ.

Метою дипломної роботи є підставою вивчення проблеми вдосконалення інформаційного забезпечення управління організацією. Приклад організації необхідно розглянути такий стан справ в досліджуваної області, зробити докладний аналіз, виявити причини невдач, якщо що є, і розробити реальні пропозиції з поліпшення положения.

Об'єкт дослідження, у даної дипломної роботі є ВАТ «Технічний університет КубГТУ» і його діяльності, зі 1997 по 1999 годы.

У дипломної роботі обгрунтовані доцільність запровадження у організації сучасної інформаційної системи, що дозволяє скоротити накладні витрати й тимчасово підвищити продуктивність управлінської праці. Наведені розрахунки економічну ефективність впровадження інформаційної системи, підтверджують доцільність результатів работы.

Економічний ефект від участі запропонованих заходів становить 10 866 карбованців на год.

125 pages, 15 graphics, 12 tables, 21 sources, 5 appendixes.

СОДЕРЖАНИЕ ВВЕДЕНИЕ 5 1 ТЕОРЕТИЧНІ ОСНОВЫ ІНФОРМАЦІЙНОГО ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ УПРАВЛІННЯ ПІДПРИЄМСТВОМ 8 1.1 Сутність, значення й особливо інформаційного забезпечення 8 1.2 Технологія інформаційну діяльність 17 1.3 Шляхи вдосконалення інформаційної системи 24 1.4 Формування комплексної інформаційної системи 34 2 АНАЛІЗ ІНФОРМАЦІЙНОГО ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ УПРАВЛІННЯ ПІДПРИЄМСТВОМ 42 2.1 Загальна характеристика об'єкта дослідження 42 2.2 Техніко-економічні показники 54 2.3 Аналіз системи документообігу 58 2.4 Аналіз матеріально-технічного забезпечення 69 3 УДОСКОНАЛЕННЯ ІНФОРМАЦІЙНОГО ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ У ОРГАНІЗАЦІЇ 77 3.1 Шляхи скорочення управлінських витрат 77 3.2 Поліпшення мережевий організації роботи підприємства 85 3.3 Впровадження автоматизованої інформаційної системи 92 3.4 Використання Інтернет технологій 96 4 ОРГАНИЗАЦИЯ БЕЗПЕКИ ЖИЗНИДЕЯТЕЛЬНОСТИ 100 4.1 Значення і завдання безпеки праці 100 4.2 Характеристика умов та безпеки праці 101 4.3 Пожежна профілактика 105 4.4 Режими праці та відпочинку під час роботи з персональними комп’ютерами 106 5 ОХОРОНА ОТОЧУЮЧОЇ СЕРЕДОВИЩА 110 ВИСНОВОК 115 СПИСОК ИСТОЧНИКОВ 120 Додаток, А 122 Додаток Б 123 Додаток У 124 Додаток Р 125 Додаток Д 126.

Для прийняття ефективних управлінські рішення за умов динамічного розвитку ринкової економіки підприємству потрібно доцільна система інформаційного забезпечення, об'єктивно відбиває сформовану економічну ситуацію. Обрана мною проблема є найбільш актуальною нині, оскільки хороше інформаційне забезпечення це запорука успіху та конкурентоспроможності фірми, а й часом постає як засіб виживання за умов жорсткої конкуренции.

Інформаційне забезпечення управління — це зв’язок інформації з системами управління підприємством, і управлінським процесом загалом. Воно можна розглядати у цілому, охоплюючи всі функції управління, а й у окремим функціональним управлінським роботам, наприклад прогнозуванню і планування, обліку та аналізу. Це дає можливість відтінити специфічні моменти, властиві інформаційному забезпечення функціонального управління, розкривши до того ж саме його загальні властивості, що дозволяє направити дослідження вглубь.

За сучасних умов важливою областю стало інформаційне забезпечення, яке разом і переробки інформації, необхідної до ухвалення обгрунтованих управлінські рішення. Передача інформації про становищі й діяльності фірми на вищий рівень управління і взаємний обміну інформацією між всіма взаємопов'язаними підрозділами фірми здійснюються з урахуванням сучасної електронно-обчислювальної техніки і інших технічних засобів связи.

Мета цієї дипломної роботи становлення якісного інформаційного забезпечення підрозділів всіх рівнів, оскільки це основа управління підприємством. Використання при цьому автоматизованих систем, безумовно, найкращий (а то й єдино можливий) путь.

З поставленої мети дипломної роботи у досліджуваної організації вирішити взаємопов'язаний комплекс завдань, дозволяють побудувати інформаційну систему, побудовану з урахуванням моделі реально існують і взаємодіючих бізнес-процесів всіх структурних підрозділів, а чи не окремих груп пользователей.

Об'єктом дослідження є відкрите товариство «Технічний університет КубГТУ». У цьому організації лише відбувається становлення нової інформаційної системи з урахуванням локальної обчислювальної мережі. Необхідно оцінити вже досягнуті результати, визначити коло невирішених завдань і «зробити розрахунки економічну ефективність від зроблених мероприятий.

При аналізі наявної проблеми використовуються методи системного, структурного і факторного аналізу з підручника Савицкой «Аналіз господарської деятельности».

Надалі наводяться реальні пропозиції з поліпшення інформаційного забезпечення організації та проводиться розрахунок економічної эффективности.

Що Намітився у Росії перехід до ринкової економіки потребує нових підходів до управління: першому плані виходять економічні, ринкові критерії ефективності, підвищуються вимоги до гнучкості. Науковотехнічний прогрес і динаміка довкілля змушують сучасні підприємства перетворюватися в дедалі більш складні системи, котрим необхідні нові методи задля забезпечення керованості. Тому можна стверджувати, що ефективної діяльності сучасного підприємства можлива лише за наявності єдиної корпоративної (комплексної) системи, об'єднуючою управління фінансами, персоналом, постачанням, збутом та інформаційний процес управління виробництвом. Такі системи стали розглядатися як досягнення основні цілі бізнесу — поліпшення якості випущених товарів та послуг, збільшення обсягів виробництва, заняття стійких позицій над ринком і перемоги у конкурентної боротьби. Вимоги, які пред’являються корпоративної інформаційної системі, не залежить від форми власності та побутову сфери діяльності підприємства, а її програмні модулі повинні відповідати бізнес-процесів, функції автоматизованих робочих місць — посадовим обов’язків сотрудников.

Інформація потрібна всім: управляючим структурам, колективам підприємств, громадських організацій, всім працюючим. Неможливо спиратися лише з інтуїцію, на життєвий практичним досвід, необхідно отримувати освоювати все расширяющуюся інформацію, допомагає розв’язувати виниклі питання. Інформація виступає сьогодні як із першорядних ресурсів, значення незгірш від, ніж значення матеріальних, сировинних та інших ресурсів. До речі, використання їх у значною мірою залежить саме з гніву й використання інформації. На відміну більшості ресурсів, які можуть виснажуватися, інформаційний потенціал можна використовувати багаторазово як колективами, і індивідуальними працівниками. Заодно він стає більше і обогащается.

ТЕОРЕТИЧНІ ОСНОВЫ ІНФОРМАЦІЙНОГО ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ УПРАВЛІННЯ ПРЕДПРИЯТИЕМ.

1 Сутність, значення й особливо інформаційного обеспечения.

Найважливіший чинник підвищення ефективності виробництва, у будь-який галузі є покращання управління. Удосконалення форм і методів управління відбувається з урахуванням досягнень науково-технічного прогресу, її подальшого розвитку інформатики, що займається вивченням законів, методів і способів накопичення, оброблення і передачі з допомогою різних технічних средств.

Різні інформаційно-технічні нововведення слід сприймати як скорочення твору і здешевлення апарату управління. Приміром, поява телефону, радіо, телебачення, персональних комп’ютерів, локальних комп’ютерних мереж, і глобальної Інтернету призводило своєю чергою до вдосконаленню системи інформаційного забезпечення управління підприємством. У остаточному підсумку роль інформацією організаційному управлінні фірмою невпинно зростає, що пов’язані з змінами соціальноекономічного характеру, появою новітніх досягнень у царині техніки і технологій, результатами наукових досліджень про. Науково-технічна революція висунула інформацію як найважливішого чинника виробничого процесу. Інформаційний процес необхідний, як неодмінна умова роботи сучасної техніки, як підвищення якості робочої сили в, як передумова успішної організації самого процесу производства.

Від вдосконалення інформаційного забезпечення можливі такі позитивні результаты:

1) Можлива економія витрат рахунок снижения.

— фонду заробітної платы.

— комунальних услуг.

— вартості програмного обеспечения.

— витрат на почту.

— витрат оформлення договоров.

— витрат на перерозподіл сырья.

2) Усунення орієнтовних витрат в будущем.

— запобігання майбутнього зростання кількості персонала.

— зменшення вимог до опрацювання данных.

— зниження вартості обслуживания.

3) Можливі нематеріальні выгоды.

— поліпшення якості информации.

— підвищення производительности.

— покращення й прискорення обслуживания.

— нові виробничі мощности.

— більш впевнені решения.

— поліпшення контроля.

— зменшення прострочених платежей.

— повне використання програмного обеспечения.

Поняття інформації є дуже ёмким і дуже поширений у час. Сам термін інформація походить від латинського слова information — роз’яснення, інформування, изложение.

Процес передачі й отримання представлений нижче на схемою (малюнок 1). Це проста схема передачі щодо одного напрвлении.

Рисунок 1. Процес передачі й отримання информации.

Процес передачі в одному напрямі проходить через безліч посередників, але це отже, що під час передачі відбувається її затримка і спотворення. З іншого боку, інформація може змінюватися залежно від цього кого її адресовано. Так, наприклад, при передачі вгору від підлеглих до відбувається її узагальнення, а при передачі вниз, від керівника до підлеглим навпаки — вона конкретизується. Головне у цьому максимальна швидкість передачі при мінімальних допустимих спотвореннях. Від цього, у першу чергу залежить правильність прийнятих прийняття рішень та як слідство збільшується прибуток организации.

У процесі управління постійно відбувається обміну інформацією. До того ж напрям переміщення інформації то, можливо вертикальним (від керівника до підлеглим чи то з підлеглих до), і горизонтальним (між начальниками підрозділів, підлеглими рівня). Як джерела інформації то, можливо рівень ціни ринку, розмір прибутку фірми у минулому кварталі чи вказівку керівника (малюнок 2).

З малюнка видно, що у ефективність прийнятих рішень щодо управлінню впливає чимало показателей:

— Якість, достовірність і оперативність отримання информации.

— Знання, досвід, особисті риси руководителя.

— Кваліфікаційний склад подчинённых.

— Ситуація на рынке где, Iвх — вхідні з’явилася інформація, що не стані об'єкт управління має быть.

Iос — осведомляющая інформацію про про поточний стан об'єкта управления.

Iу — управляюча інформація внаслідок сравнения.

U — вплив виконавчого органу на об'єкт управления.

V — відхилення стану об'єкта управління під впливом зовнішньої среды Рисунок 2. Систему керування объектом.

Менеджмент повною мірою використовує об'єктивну і проконтролювати своєчасну інформацію, що збирається, оброблювану, яка зберігається і розповсюджувану з допомогою сучасних наукових методів і технічних засобів. Нині це — об'єктивній необхідності, обумовлена, зокрема, вимогами ринку адекватно реагувати на що у динамічно що розвивається обстановці проблеми. Не треба лише розташовувати на часі і найточнішу інформацію, але вміти осмислювати її, робити необхідні висновки та результативно втілювати в управлінських рішеннях. Звідси потреба у присутності інформаційної складової під управлінням очевидна, оскільки є основою всього управлінського процесса.

Інформацію можна трактувати як сукупність відомостей, повідомлень, матеріалів, даних, визначальних міру потенційних знань менеджера про процесах чи явищах у тому взаимосвязи.

Суть інформації становлять ті дані, які зменшують невизначеність цікавлять менеджера подій. Інформація в менеджменті — сума потрібних, сприйнятих і усвідомлених відомостей, необхідні аналізу конкретної історичної ситуації, що дозволяє комплексної оцінки причин її виникнення та розвитку, що дозволяє визначити ряд альтернативних рішень, із яких (з конкретної історичної ситуації) знайти оптимальне управлінське рішення, здійснити контролю над його виконанням. Інформація, отже — необхідна передумова сполуки і наступного органічного зрощення процесів праці та розбудови личности.

Склад, утримання і якість інформації, яка притягують до керівнику, мають визначальну роль забезпеченні дієвості управління. Аналіз інформації не лише економічними даними, а широко використовує технічну, технологічну і той інформацію. Усі джерела даних діляться на планові, облікові і внеучетные.

До плановим джерелам можна адресувати типи планів, які розробляються для підприємства (перспективні, поточні, оперативні, госпрозрахункові завдання, технологічні карти), і навіть нормативні матеріали, кошторису, цінники, проектні завдання й др.

Джерела інформації облікового характеру — усе це дані, які містять документи бухгалтерського, статистичного та оперативної обліку, а також усі види звітності, первинна облікова документация.

Провідна роль інформаційному забезпеченні аналізу належить бухгалтерського обліку і звітності, де особливо відбиваються господарські явища, процеси, їх результати. Своєчасний і повний аналіз даних, які у дисконтних документах (первинних і зведених) і звітності, забезпечує прийняття необхідних заходів, вкладених у поліпшення виконання планів, досягнення кращих результатів хозяйствования.

Дані статистичного обліку, які містять кількісна характеристика масових явищ і процесів, йдуть на поглибленого вивчення і осмислення взаємозв'язків, виявлення економічних закономерностей.

Оперативний облік і звітність сприяють більш оперативному по порівнянню із статистикою чи бухгалтерським урахуванням забезпечення аналізу необхідними даними (наприклад, про виробництві й відвантаженні продукції, про стані виробничих запасів) і тим самим створюють умови для підвищення ефективності аналітичних исследований.

З розширенням комп’ютерна техніка з’явилися нові машинні джерела інформації. До них належать дані, які у оперативної пам’яті комп’ютера, на гнучких дисках, і навіть видаються як різноманітних машинограмм. До внеучетным джерелам інформації ставляться документи, які регулюють господарську діяльність, і навіть дані, які ставляться до переліченим раніше. До числа входять такі документы:

1) Офіційні документи, якими зобов’язаний користуватися суб'єкт господарювання своєї діяльності: закони держави, укази президента, постанови уряду та місцевих органів влади, накази вищих органів управління, акти ревізій і перевірок, накази і розпорядження керівників предприятия.

2) Хозяйственно-правовые документи: договору, угоди, рішення арбітражу і судових установ, рекламации.

3) Рішення загальних зборів колективу, ради колективу підприємства у цілому, або її подотделов.

4) Матеріали вивчення передового досвіду, отримані із джерел інформації (Інтернет, радіо, телебачення, газети й т.д.).

5) Технічна і технологічна документация.

6) Матеріали спеціальних обстежень стану виробництва на окремих робочих місць (хронометраж, фотографія і т.п.).

7) Усна інформація, яка отримана під час зустрічах із членами своєї команди чи інших предприятий.

Стосовно об'єкту дослідження інформація буває внутрішньої і зовнішньої. Система внутрішньої інформації - це з статистичного бухгалтерського, оперативного облік і звітність, планові дані, нормативні дані, розроблені для підприємства тощо. Система зовнішньої інформації - це з статистичних збірок, періодичних і спеціальних видань, конференцій, ділових зустрічей, офіційні, господарськимправові документи і т.д.

Стосовно предмета дослідження інформація ділиться на основну і допоміжну, необхідну повнішої характеристики досліджуваної предметної области.

По періодичності надходження аналітична інформація підрозділяється на регулярну і епізодичну. До джерелам регулярної інформації ставляться планові і облікові дані. Епізодична інформація формується принаймні необхідності, наприклад інформацію про новому конкуренте.

Регулярна інформація своєю чергою класифікується на постійну, зберігає своє значення тривалий час (коди, шифри, план рахунків бухгалтерського обліку, і ін.), условно-постоянную, зберігає своє значення протягом визначеного періоду часу (показники плану, нормативи) і зміну, що характеризує часту змінюваність подій (звітні даних про стані аналізованого об'єкта на певну дату).

Стосовно процесу обробки інформацію можна зарахувати до первинної (дані первинного обліку, інвентаризацій, обстежень) і вторинної, минулої певну стадію оброблення і перетворень (звітність, кон’юнктурні огляди і т.д.).

Діяльність Калнишевського як крупних фірм передача інформації є неодмінною і першорядним чинником нормально функціонувати фірми. У цьому особливе значення набуває забезпечення оперативності і достовірності відомостей. Багатьом фірм внутріфірмова система інформації вирішує завдання організації технологічного процесу носить виробничий характер. Ідеться, передусім, процесів забезпечення підприємств кооперованою продукцією, котра надходить зі спеціалізованих підприємств по внутрифирменным каналам. Тут інформація відіграє в наданні відомостей до ухвалення управлінських рішень та є однією з чинників, які забезпечують зниження витрат виробництва та підвищення його ефективності. Особливу роль грає прогнозування ринкових процессов.

Важливе значення має тут інформацію про виникненні під час виробництва відхилень від планових показників, потребують прийняття оперативних решений.

Істотну роль прийняття рішень грає науково-технічна інформація, яка містить нові наукові знання, відомостей про винаходи, технічних новинки своєї фірми і фірм-конкурентів. Це безупинно пополняемый до загального фонду і потенціал знань і технічних рішень, практичне і своєчасне використання якого забезпечує фірмі високий рівень конкурентоспособности.

Інформація є підставою на підготовку відповідних доповідей, звітів, пропозицій розробки й терміни прийняття управлінських решений.

Зміст кожної конкретної інформації визначається потребами управлінських ланок і вироблюваних управлінські рішення. До інформації пред’являються певні требования:

— стислість, чіткість формулювань, своєчасність поступления;

— задоволення потреб конкретних управляющих;

— точність і достовірність, правильний відбір первинних відомостей, оптимальність систематизації і безперервність збирання та опрацювання сведений.

Важливу роль використання інформації грають засоби її реєстрації, обробки, накопичення та передачі; систематизоване зберігання і видача інформацією необхідної формі; виробництво нової числової, графічної й інший інформації. Інакше кажучи необхідно розглянути технологію інформаційної деятельности.

2 Технологія інформаційної деятельности.

Інформатизація менеджменту у сучасних умовах базується в основному для використанні обчислювальної техніки. Це — багатоаспектний процес, до складу якого в себя:

— формування відповідної техніко-технологічної бази (із застосуванням новітніх інформаційних технологій і сучасних електронно-обчислювальних і комунікаційних средств);

— організацію виробництва та сфери розподілу інформаційнообчислювальних услуг;

— відпрацювання механізму інформаційного обслуговування й створення дієвою системи управління даними процессами;

— впровадження і експлуатацію прогресивних форм, методів і коштів проведення інформаційну діяльність у процесах управління, і навіть створення при цьому необхідних матеріально-технічних, організаційно-економічних і соціальних условий.

Використання обчислювальної техніки та інформаційних технологій у сфери управління відкриває змозі економічної і раціональної організації інформаційних процесів, підвищення їх гнучкості і динамічності, розширення діапазону аналізованих чинників після ухвалення прийняття рішень та чинників їх обгрунтувань. У остаточному підсумку всю масу переваг використання електронно-обчислювальної техніки дозволяє підвищити багаторазово рівень управления.

Ефективне застосування ЕОМ залежить від наступних условий:

— створення самих обчислювальних машин;

— створення їм програмного обеспечения;

— підготовленості середовища применения.

Оснащення електронної технікою дозволяє заощаджувати управлінські і накладні расходы:

— значно підвищує ефективність проектно-конструкторських работ;

— забезпечує ефективне внутрифирменное планирование;

— заміняє в конторському справі секретарей-машинисток, делопроизводителей;

— у бухгалтерському справі полегшує складання письмових фінансових документів, здійснення бескассовых зв’язку з банками і фінансовими учреждениями.

У внутріфірмової системі інформації використовуються такі види обчислювальної техники:

— ЕОМ великогабаритні і персональные;

— микропроцессоры;

— кошти телекоммуникаций;

— електронні пишучі машинки, композеры, термінальні устрою з умонтованим микроЭВМ;

— кошти автоматизованої обробки текстовій информации.

ЕОМ використовуються, передусім, в обробці даних, і рішення розрахункових завдань. За сучасних умов ЕОМ почали дедалі частіше застосовувати для обробки нечисловой інформації (текстовій, графічної) термін «обчислювальної техніки «перестав відповідати характеру завдань, розв’язуваних з допомогою компьютера.

Сучасні ЕОМ здатні одночасно обробляти текстову, цифрову і графічну інформацію. На початку 80-х у крупних промислових фірмах обсяг оброблюваної цифрової інформації становив близько 20% всієї оброблюваної внутріфірмової інформації, решта припадала на текстову інформацію. Обробка текстовій інформації здійснювалася із застосуванням технічних засобів, заснованих на виключно використанні вбудованої микроЭВМ. У системі оперативно керувати мініЕОМ найчастіше використовують для:

— розробки оперативних планів виробництва та контролю над їх выполнением;

— контролю за рухом запасів матеріалів, необхідні процесу производства;

— розрахунку заробітної платы;

— контролю над надходженням заказов;

— аналізу даних про збуті продукции;

— реєстрації надходження платежей;

— ведення обліку, і отчетности.

Важливу роль грає використання ЕОМ у системі виробничого контролю. Встановлені на контрольних ділянках ЕОМ перевіряють якість вступників на складання частин 17-ї та деталей (звіряння ваги, розмірів допусків стосовно існуючим стандартам).

За сучасних умов набуло розвитку використання ЕОМ для автоматичного друкування тексту з голосу без використання друкарки. Такі ЕОМ дозволяють на 60 — 70% зменшити витрати на введення информации.

Розвиток систем телекомунікацій дозволило об'єднати всі технічні засоби обробки цифровий і текстовій інформацією єдину внутрифирменную систему информации.

Найефективнішою вважається система інформації, джерело якої в одночасному використанні обчислювальної техніки і коштів автоматизованої обробки текстовій информации.

Автоматизовані системи швидкого пошуку миру і видачі інформації створюються для зберігання значної частини різних документів і майже полегшення користування ими.

Організація довгі роки роботи накопичує багато інформації, а швидкий пошук стає можливим при ефективному розміщення та збереженні цієї інформації. Інформаційні бази даних включають сув’язь статистичних показників, характеризуючих господарську діяльність фірми загалом і його виробничо-збутових підрозділів, і навіть фактичний матеріал щодо всіх згаданих чинників, які впливають стан і тенденції розвитку фірми. Набір статистичних показників для бази даних старанно розробляється і уточнюється і охоплює ті показники, які необхідні глибокого всебічної економічної аналізу результатів і перспектив функціонування фірми. Зазвичай для формування бази даних вирішується і питання про систему збереження і відновлення даних, і навіть обгрунтованою ув’язування даних, їх взаємну узгодженість, можливості проведення порівнянь і зіставлень оцінок які зберігаються банку даних. Бази даних безупинно оновлюються на певної систематичної основі з огляду на вимоги управляючих — основних користувачів базою данных.

Багато фірмах створено бази даних, у яких зберігається інформація про кадрового складу працівників, постійно обновлювана і максимально докладна, систематизована із найбільш різноманітним ознаками. Вибір інформації робиться із конкретним висновком на принтер комп’ютера, що дає змоги стежити за укомплектованностью штатів, переміщенням кадрів всередині фірми, набором і звільненням працівників, підвищенням їх квалификации.

Користування банками даних, уведеними в персонального комп’ютера, різко прискорює процес одержання інформації з цього кола джерел первинної інформації та забезпечує можливість вибору правильного і точного методу досліджень на вирішення сучасних своїх наукових та технічних проблем.

Створення пакетів прикладних програм отримало сучасних умовах істотне розвиток. Розробкою програм почали займатися і спеціалізовані невеликі фірми. Окремі орієнтовані розробку програм для персональних комп’ютерів, випущених однієї фірмою, інші - розробці прикладного програмного забезпечення до різних видів персональних комп’ютерів. Розробкою програмного забезпечення займаються також фахівців державних установ, університетів з урахуванням конкретних замовлень чи контрактов.

Комплексна автоматизована обробка інформації передбачає об'єднання у єдиний комплекс всіх технічних засобів обробки інформації з допомогою новітньої технології, методологією й різних процедур по обробці информации.

Створення комплексної автоматизованої системи включає послідовні этапы:

— автоматизація процесів збору, збереження і видачі данных;

— використання пристроїв для автоматизованої обробки текстовій інформації та фотоскладальних устройств;

— інтеграція відособлених процесів обробки інформацією єдину внутрифирменную систему;

— об'єднання технічних засобів цифровий і текстовій інформації за допомогою електронної почты;

— використання лише комплексу технічних засобів обробки інформації, перехід до єдину систему обробки всіх видів информации.

Устрою автоматизованої обробки текстовій інформації принципово відмінні від ЕОМ, що використовуються обробки даних. Це обумовлена тим, що обробка тексту, вираженого словами, пропозиціями, параграфами, неспроможна здійснюватися з допомогою пакетів прикладних програм. Упорядкування і редагування тексту може проводитися тільки людиною, взаємодіє зі пристроєм обробки текстовій інформації. Комп’ютери використовується їм утримання тільки як друк і редагування текста.

Впровадження персональних комп’ютерів в информационно-управленческую діяльність фірм призвело до у себе виникнення та розвитку нових видів професійної діяльності, що з обслуговуванням комп’ютерів, а саме програмістів, операторів, систематизаторов, оброблювачів і хранителів інформацією необхідної формі. У цьому простежується стале зниження вартості персональних комп’ютерів, і підвищення рівня заробітної плати обслуговуючого персонала.

Про автоматизації діяльності з управлінню персоналом у Росії почали казати недавно. Якщо бухгалтерські пакети створено що й активно застосовуються практично переважають у всіх структурах, то над автоматизацією праці кадрових працівників замислювалися мало, а попит таких системи за останнє час значно виріс. Автоматизація діяльності з управлінню персоналом дает:

— оперативність контролю можливість отримання несуперечливих і повних даних про структуру підприємства, позиціях штатного розклади і сотрудниках;

— жорсткий над діяльністю дочірніх предприятий;

— настраиваемую систему розробки звітної документации;

— перехід налаштувалася на нові технологій і методи работы;

— поліпшення умов труда;

— і гнучкість управления.

Комплексні системи управління персоналом можна використовувати для автоматизації роботи відділу кадрів, планово-економічного і розрахункового відділів, навчання персоналу будь-якою підприємстві. Що основою управлінської діяльності? Передусім — це діловодство, що охоплює процес створення документів і майже організацію роботи із нею. Від того, як організований документообіг для підприємства, залежить ефективність роботи підприємства у цілому. На якість управління підприємством впливають такі чинники, як оперативність і якість формування документів, прийомупередачі, узгодженість роботи довідково-інформаційної служби, чітка організація зберігання, пошуку істини та використання документів. Отже, автоматизація документообігу необхідна для:

— формування цілісної картини того що відбувається на предприятии;

— злагодженої всіх подразделений;

— поліпшення якості обслуговування клиентов;

— ефективне використання людських, комунікаційних, інвестиційних та інших виробничих ресурсов.

Вперше вимоги роботи з документами були описані М. М. Сперанським в 1811 року. Він розробив методику ведення діловодства в державних закладах державної і став основоположником науки, що вивчає закономірності діловодства, — документоведения. Основні засади і завдання документообігу до нашого часу залишилися незмінними. З розвитком цивілізації, запровадження у повсякденному житті досягнень науку й техніки в діловодстві стала використовуватися оргтехніка. І, нарешті, коли змінюють друкованої машинці прийшов комп’ютер, а листування стало можливим без використання конвертів і поштових марок, цілком очевидно став те що, що сьогодні у працювати з інформацією не уникнути використання новітніх інформаційних технологий:

— систем в архітектурі клиент-сервер;

— систем сканування і розпізнавання текста;

— системам управління базами данных;

— систем пошуку документов;

— Internet/Intranet.

3 Шляхи вдосконалення інформаційної системы.

Кількість інформації, яку треба переробити розробки ефективних управлінські рішення, настільки велика, що його давно перевищила людські можливості. Саме труднощі управління сучасним великомасштабним виробництвом зумовили широке використання электроннообчислювальної техніки, розробку автоматизованих системам управління, що вимагало створення нової математичного апарату і экономикоматематичних методов.

До організації інформаційного забезпечення аналізу пред’являється ряд вимог. Це аналітичність інформації, її об'єктивність, єдність, оперативність, раціональність і др.

Сенс першого вимоги у тому, що все система економічної інформації незалежно від джерел надходження повинна відповідати потребам керівника, тобто. забезпечувати надходження даних саме про те напрямах роботи і з тим деталізацією, яка на той час потрібна керівнику для усебічне вивчення економічних явищ і процесів, виявлення впливу основних факторів, і визначення внутрішньогосподарських резервів підвищення ефективності виробництва. Тому всю систему інформаційного забезпечення повинна постійно совершенствоваться.

Це, вочевидь у сьогоднішній практиці організації обліку, плануванні і статистики для підприємства. Там постійно переглядаються форми документів, їхній вміст, організація документообігу, з’являються принципово нових форм накопичення та збереження даних (мають на увазі комп’ютерна техніка). Усі зміни диктуються як власне вимогами обліку чи планування. Вони значною мірою підпорядковані необхідності інформаційного забезпечення розробки управлінських решений.

Економічна інформація повинна достовірно, об'єктивно відбивати досліджувані явища і процеси. Інакше висновки, зроблені за результатами аналізу, ні відповідати дійсності, а розроблені аналітиками пропозиції як не принесуть користі підприємству, але можуть виявитися вредными.

Наступна вимога, пропоноване до організації інформаційного потоку, — це єдність інформації, що надходить з різних джерел (планового, облікового і внеучетного характеру). На цьому принципу випливає необхідність усунення відособленості і дублювання різних джерел інформації. Це означає, що кожен економічне явище, кожен господарський акт повинні реєструватися лише одне раз, а отримані результати можна використовувати в обліку, плануванні, постійному контролі й анализе.

Ефективність аналізу може бути гарантована тільки тоді ми, коли є можливість оперативно втручатися у процес провадження у його результатам. Це означає, що повинна надходити до аналітику як би якнайшвидше. У цьому полягає сутність чергового вимоги до інформації — оперативність. Підвищення оперативності інформації досягається застосуванням новітніх зв’язку, обробкою в комп’ютері і т.д.

Один із вимог до якості інформації - забезпечення її порівнянності на уроках і об'єктах дослідження, періоду часу, методології обчислення показників та інших признаков.

І, насамкінець, система інформації мусить бути раціональної (ефективної), тобто вимагати мінімуму витрат за збір, збереження і використання даних. З одного боку, для комплексного аналізу будь-якого економічного явища чи процесу потрібно різнобічна інформація. За її відсутності аналіз буде неповним. З іншого боку, надлишок інформації подовжує процес її пошуку, збирання й прийняття рішень. З цієї вимоги випливає необхідність вивчення корисності інформації та в цій основі вдосконалення інформаційних потоків через усунення зайвих даних, і запровадження нужных.

Отже, інформаційна система коштує повинна формуватися і вдосконалюватися з урахуванням перелічених вище вимог, що необхідною умовою підвищення дієвості та ефективності управления.

Одержання інформації перестав бути самої метою бізнесу. Цілями, як правило, може бути виживання й одержання прибутку. Інформаційна систему управління є кровоносної системою, які забезпечують досягнення цілей компанії шляхом доставки організованою, чітко структурованої і своєчасної информации.

Інформація — найважливіший стратегічний ресурс бізнесу. Відсутність необхідної інформації породжує невизначеність. На умовах невизначеності точність прийнятих рішень погіршується. У невеличких комерційних фірмах, де кількість працівників невелике і бізнес ведеться, так би мовити, з «загального казана», для інформаційної підтримки бізнесу досить елементарної акуратності. Комп’ютери у разі використовують як будь-яка інша офісна оргтехніка поруч із ксероксом чи друкованої машинкою, ще й для ведення бухгалтерії. Проте якщо з зростанням бізнесу неминуче з’являються нові проблемы.

З’ясовується, що комп’ютерна бухгалтерська програма, успішно виконує своє завдання, мало придатна для оперативного аналізу. Річ у тому, що зведення балансу і за підбиття підсумків виробляється нечасто, як і потрібно на повсякденну діяльність. «Користуватися даними звичайній бухгалтерської системи як, потрібному менеджеру, невозможно».

Бізнес певному етапі розвитку стає недостатньо керованим. Коли необхідної інформацією зручною формі раптом можна знайти надлишок важко порівняної інформації, що надходить із різних підсистем. Виявляється, що з управління окремими «бізнесами» фірми бракує механізму оперативної оцінки ефективності кожного їх. З іншого боку, нерідко відсутня стратегічне планування з ефективним контролем.

Інакше кажучи, для дальшого поступу потрібна комплексна система управління, що об'єднує всіх аспектів менеджменту, а чи не одну бухгалтерію. І це технологічні завдання. Це, по-перше, проблеми постановки регулярного менеджменту і, по-друге, — проблеми вибору і близько впровадження інформаційної системы.

Існує три основні варіанти розв’язання проблеми впровадження інформаційних систем.

Перший шлях — розробка системи самотужки. Цим шляхом йдуть багато організацій. Найчастіше для автоматизації розрахунків застосовуються процедури, написані засобами офісних програм (характерний приклад — макроси для Excel). Проте за ускладненні бізнесу, такі величезні кошти перестають задовольняти, оскільки припускають управління даними, мають складну структуру. Створення ж повноцінної системи вимагає як витрати великих грошей і. Необхідно ще централізоване грамотне стратегічне управління розвитком проекту. І це під силу великим організаціям. Мерехтливим фірмам самотужки розробити систему, яка б тривалий час її обслуговувати, нелегко.

Друга можливість — придбання універсальної системи чи пакета прикладних програм. Вибір систем що така обмежується, переважно, бухгалтерськими програмами. Причина у цьому, що бухгалтерський облік має сувору і консервативну методологію. Попри непоодинокі законодавства, форм звітних документів, принципи і структура даних залишаються практично незмінними. Комерційна ж діяльність вирізняється великим розмаїттям у різних фірмах. Дуже варіюється сама логіка роботи, і буває пов’язано лише з різними галузями чи пологами діяльності. Бізнес, як і творчість, відбиває індивідуальність майстра (виконавця, гравця). Тому, універсальних пакетів для комплексної автоматизації комерційної діяльності, а чи не лише бухгалтерії, трохи. Як вона та бухгалтерські програми, вони вимагають настройки. Велика частина їх «зросла» з бухгалтерських програм, тож є їх розвитком. Рішення придбання універсальної системи дозволяє щодо невеликими засобами вирішити багато проблем, пов’язані з інформаційним обслуговуванням бизнеса.

Третій шлях залежить від делегуванні функцій й обмеження повноважень по впровадженню інформаційних технологій зовнішнім організаціям (аутсорсинг). Цей сучасний підхід поки рідко застосовується у російських умовах. При правильному виборі фирмы-исполнителя досягаються суттєві преимущества:

— економія коштів шляхом застосування рішень, ядро яких минуло успішне запровадження у інших фірмах. Ціна таких систем нижче, ніж в систем, розроблюваних «з нуля»;

— професіоналізм исполнения;

— сервісна поддержка;

— можливість розвиватися системи відповідно до ускладненням бизнеса.

Є й потенційні опасности:

— втрата можливості розвитку системы;

— небезпека втрати інформації від незнання внутрішньої структури данных;

— залежність супроводу від добробуту фирмы-исполнителя.

Питання, чи варто йти шляхом розробки інформаційної системи самотужки, непростий. Він пов’язаний лише з можливостями виділення при цьому необхідних коштів. Ми вважаємо, що розв’язання цієї застосувати покупну систему — прояв високого рівня зрілості організації. Це можна розцінити як вияв цивілізованого поділу праці. «Не лікуєте зуби самі!» — закликають рекламні агентства. І з цим можна согласиться.

Професійно зроблений продукт, готовий до продажу, має одну важливе якість, яке відрізняє його від поточної версії програми, розроблюваної всередині коллектива-пользователя. Це — функціональна працездатність. Щось може влаштовувати, але це, що у ньому закладено і гарантовано розробником — работает.

Якщо ж система розробляється своїми програмістами, виникає спокуса перебудови системи в процесі лікування, не розібравшись у глибинних причинах посталої потреби. Звісно, за наявності високопрофесіональної групи програмістів всередині фірми і за в добре організованій постановці завдань, принципово можливо розв’язати проблему поділу відповідальності замовника і виконавця. І такі приклади є. Проблема, як і з інші, які під час управлінні інформаційними системами, пов’язані з менеджментом, а чи не з технологией.

Залучення сторонньої організації на впровадження інформаційної системи дає певні зручності. Одне залежить від необхідності сформулювати бізнес — правила, без яких не можна укласти договір. У окремих випадках, фірма, проводить установку системи, передбачає, що вимоги повинні вже бути сформульовані. Існують постачальники, які пропонують комплексне розв’язання. Вони або проводять реорганізацію бізнес — процесів самостійно, або — приваблюють третю організацію, яка виступає консультантом чи постановника завдання. Слід зазначити, що самостійного рішення завдання апаратного забезпечення інформаційної системи теж часто призводить до неприємностей, що з функціонуванням системи. Багатьох проблем можна запобігти, замовляючи систему у постачальника, який за принципом «всі з одних рук».

Отже, скажімо, керівник усвідомив, що з впровадження інформаційної системи необхідно придбання програмного забезпечення. Яку програму вибрати? З яких критериям?

Розглянемо ринок існуючих програм з погляду задоволення ними потреб клієнтів, як ми його уявляємо. Система повинна мати такими свойствами:

1) Збереження інвестицій. Впровадження і експлуатація системи завжди передбачає витрати, котрі виступають поза рамки вартості «коробки» і умови договору. Це, по-перше, кошти, необхідні на адаптацію системи відповідно до изменяющимися умовами бізнесу. Удругих, це, пов’язані з недостатнім розвитком нових технологій, які можуть опинитися виникати, наприклад, у процесі інтеграції системи з новими програмними продуктами і. т.д. Ми вважаємо, що говорити про можливість збереження інвестицій у через відкликання впровадженням інформаційної системи, коли ці видатки мінімальними. А ще впливає, по-перше, вибір системи управління базами даних. Тут ідеться як про технічних аспектах. Необхідно враховувати позиції розробника над ринком, його технічну політику щодо інновацій. Важить і вартість самої бази даних. Другий момент — технічна реалізація з розробки переваг, наданих системою управління базами даних: объектноорієнтований підхід, модульна структура і т.д.

2) Надійність — по-перше, гарантована збереження й доступність даних за будь-яких технічних негаразди, по-друге, забезпечення захисту даних від несанкціонованого доступа.

3) Можливість зростання — масштабованість, розширюваність, модульність, розробка модулів на заказ.

4) Ступінь автоматизації різних видів діяльності - повнота автоматизації всіх видів діяльності, Не тільки бухгалтерии.

5) Интуитивность інтерфейсу — можливість користувача дати раду інтерфейсі без описания.

6) Можливості інтеграцію з електронним документообігом — реалізація функції документообігу у системі чи можливість інтеграцію з зовнішньої системою документооборота.

7) Адаптованість до бізнесу клієнта — ступінь узгодження властивостей системи з потребами клієнта при завершенні розрахунків із поставщиком.

8) Доступність по цене.

Ряд програм, запропонованих над ринком, має власну специфіку. Особливістю комплексу програм, розроблених фірмою МонолитИнфо, наприклад, є можливість многовалютного обліку, багатомовність і орієнтація на міжнародні стандарти обліку (GAAP та інших.), який визначає її популярність серед наявності спільних і іноземних підприємств. Помітно виділяється серед інших пропозицій система «ЛокОффис» тим, що дозволяє забезпечувати роботу віддалених філій. Однак це система реалізована на системі управління базами даних Raima Data Manager, котра є реляційної, не підтримує розподіл даних, і тиражування транзакцій. Ці та інші властивості база даних Raima неможливо реалізувати її основі надійну систему управління динамічно що розвивається середньої чи великою фірмою. Проте задля підприємств, не які передбачають значного підвищення і ускладнення бізнесу, вона становить певний интерес.

Велике торгівлі поширення набули програми фірми 1С, тому вони заслуговують на окрему увагу. Вони поєднують у собі доступну ціну й непогані характеристики. Впровадження програм цього сімейства починається, як правило, з програми «1С: Бухгалтерія». Для автоматизації складу, торгівлі існують відповідні програми. Але вони є готовими продуктами, які б успішно працювати без настройки, що дуже нелегко виконати самотужки. Набір початкових базових процедур, зазвичай, не задовольняє потребам конкретного бізнесу. Для настроювання й супроводу системи «1С: Торгівля» передбачається залучення регіональних представників розробника. Впровадження «1С: Бухгалтерії» і «1С: Торгівлі» найчастіше вже обходиться замовникам по $ 50, а часом дешевше заплатити і цю суму, чому розбиратися в проблемі самотужки. Окремі бухгалтери розуміються на програмне забезпечення самі. Реально, десь за неделю.

Діяльність менеджера нині дедалі частіше можна зустріти предмети, що є поняття нова інформаційна технологія. Під нею розуміється сукупність що у системи організаційного управління принципово нових засобів і методів обробки даних, що становлять цілісні технологічних систем і забезпечувальних цілеспрямоване створення, передачу, збереження і відображення інформаційного продукту (ідей, знань) з найменшими витратами й у відповідність до закономірностями того ж соціального середовища, де розвивається ця технологія. Перехід налаштувалася на нові інформаційні технології виправданий, коли він є наслідком фундаментального переосмислення і радикального перепланирования діяльності корпорації з єдиною метою різкого поліпшення критичних стосовно затратам показників — якості, обслуговування і швидкості виробничих процессов.

Поява нового, інформаційного суспільства, багатьом бачиться лише з базі використання нових інформаційних технологій. З появою і масовим впровадженням комп’ютерних мереж, і коштів сучасної комунікації кардинально змінилася концепція робочого місця. Якщо раніше останнє асоціювалося також із місцем у верстата чи столом в установі, то сьогодні «робоче місце» — то радше нема місця роботи, а кошти, з допомогою яких вона здійснюється. До них віднести мобільного телефона, портативний комп’ютер з модемом і мини-принтер. Таким чином, робочим місцем стає будь-яке помешкання, де є мережна розетка.

Уміння користуватися персональним комп’ютером сьогодні вже увійшло сучасну культуру управління. І це даремно — комп’ютер дозволяє заощаджувати витрачати величезні кошти, які за традиційної системі організації праці було б витрачені утримання різних відділів, які виконували утилітарні функції, які пов’язані з процесом производства.

4 Формування комплексної інформаційної системы.

Розвиваючись, компанія стикається з серйозними проблемами:

— старі методи управління дають всі більше сбоев;

— контроль потребує значно більшої кількості персоналу, додаткових витрат і ускладнення управления;

— узгодження рішень займає дедалі більше часу, а дані прийняття рішень або немає, або дуже запаздывает;

— кількість фінансових операцій та прийнятих рішень перевершують межа, на яких не зрозумілі причини, що призвели до тих або іншим суб'єктам кінцевим результатам.

При виборі і запровадження системи вирішити технічні, адміністративні і організаційні завдання. Інформаційна система є плід спільних зусиль постачальника і персоналу компанії. Для забезпечення успіху проекта:

— необхідно провести обстеження і проектування майбутньої системи. Інакше кажучи, необхідний точний аналіз поточну ситуацію і модель майбутньої системы;

— розроблювач повинен зробити настроювання системи. При впровадженні потрібно етап тестування, для виявлення потенційних ошибок;

— впровадження розбивається на дві потужні частини: підготовка адміністраторів з персоналу підприємства міста і безпосередньо запуск підсистем в відділах і подразделениях.

Російські розробки за досить низькі ціни і задовільною функціональності мають обмеженими можливостями по консультуванню замовника і орієнтовані бухгалтерські служби, а чи не на менеджмент. Слабка проробка контрольних і більше управляючих функцій є ахіллесовою п’ятої практично всіх російських систем.

При виборі програмно-апаратних платформ і окремих бізнес додатків слід застосовувати несуперечливі, узгоджувалися технології. І, нарешті, дотримання єдиної технології експлуатації і обслуговування системи. Крім зазначених ключових вимог, є ціла низка загальних технічних вимог для будь-який інформаційної системы:

— швидкодія, це є багато мале час реакції системы.

(одиниці секунд) при введення, пошук компромісу та обробці информации;

— надійний захист від несанкціонованого доступу до даних і реєстрація дій персонала;

— зручний користувальницький інтерфейс робочих мест;

— можливість масштабирования та розвитку системы;

— інтеграція з модулями, які у системі передачі данных;

— можливість проведення конвертації даних із які у минулому додатків у нову систему;

— висока надійність работы.

Методика створення корпоративних інформаційних систем містить низку наступних загальних положений:

— Технологія побудови системи з моделям «як треба чинити », без спроб програмування які нині алгоритмів. Практика створення систем за моделлю «є «показала, що автоматизація без проведення реинжиниринга бізнес процесів і шляхом модернізації наявної системи управління не дає бажаних результатів і неефективна. Адже використання у роботі програмних додатків — це буде непросто скорочення паперових документів і майже рутинних операцій, а й перехід налаштувалася на нові форми ведення документообігу, обліку, і отчетности.

— Технологія побудови систем з підходом «згори донизу ». Якщо рішення про автоматизації прийняв остаточно і схвалено вище керівництво, то впровадження програмних модулів здійснюється з головних підприємств і підрозділів, а процес побудови корпоративної системи проходить набагато швидше, і ефективніше, аніж за впровадженні системи спочатку в низові підрозділи. Тільки за впровадженні «згори донизу «і активного сприяння керівництва можна спочатку правильно оцінити й провести сув’язь робіт без незапланованих издержек.

— Технологія поетапного впровадження. Оскільки комплексна автоматизація — це процес, куди втягуються майже всі структурні підрозділи розміщуються підприємства, технологія поетапного впровадження є найбільш кращою. Першими об'єктами автоматизації стають ділянки, у яких насамперед необхідно налагодити процес обліку, і формування звітних документів для вищих органів прокуратури та суміжних подразделений.

— Залучення до розробки майбутніх користувачів. За виконання робіт з комплексної автоматизації фирмой-интегратором змінюються функції відділів інформаційних технологій фірми-замовника, зростає їх роль загальному процесі підприємство перейшло на прогресивні методи управління. Під час реалізації проекту співробітники відділів разом із розробниками працюють із інформацією і моделями, беруть участь у ухваленні рішення з вибору технологічні рішення і, найголовніше, організують взаємодія постачальників рішення і працівників підприємства. При експлуатації інформаційної системи на плечі співробітників автоматизованої системи управління лягає обслуговування може й супровід системи (а то й укладено договори на супровід з фирмой-поставщиком). Фахівці замовника є ініціаторами і виконавцями підготовки пропозицій з удосконалення та розвитку існуючої системы.

Це дозволяє йому краще пристосувати її до своїх вимогам, тому ті вимоги повинні прагнути бути грунтовно продумані, щоб інформаційні технології не використовувалися там, де легко можна справитися з завданнями управління з допомогою олівця й аркуша паперу бумаги.

Система повинна підтримувати таку схему взаємодії між модулями і автоматизованими робочими місцями, яка відповідала б вимогам, і технічним можливостям користувача. Найважливішими параметрами інформаційної системи є надійність, масштабованість, безпеку, тому під час створення таких систем використовується архітектура клієнт-сервер. Ця архітектура дозволяє розподілити роботу між клієнтської і серверної частинами системи, передбачає розвиток і удосконалювання в відповідність до особливостями розв’язуваних завдань. Останніми роками спостерігається стійка тенденція збільшення попиту клиент-серверные докладання, які мають у сфері обліку, і управління більші можливості, ніж файл-серверные системи при обробці великих обсягів даних, можливістю створення розподілених систем, і навіть достатньої інтеграцією коїться з іншими системами.

На етапі формування ринку приділяють значну увагу малим підприємствам. Так, на думку західних економістів, майбутнє світового виробництва за дрібними фірмами. Наприклад, 96% фірм Великобританії - дрібні. Вочевидь, що з малого підприємництва починається всяке виробництво, всякий бізнес, заснований на застосування сили вільного людини. Обмеження чисельності підприємства здається деяким економістам серйозним бар'єром, який дозволятиме підприємству вона зростатиме і розвиватися. Але тут інше. Виробництво можна нарощувати з допомогою впровадження техніки, передовий технології, однією з основних напрямів якої у час вважається впровадження інформаційних технологій з урахуванням інтегрованої інформаційної системи управління бизнесом.

Труднощі і труднощі застосування інформаційної системи для малого бізнесу полягають у великому різноманітті підприємств, у різних формах організації виробництва, у різноманітному асортименті своєї продукції. Хоча для окремого підприємства число видів виробів й нових послуг дуже обмежена. Усе це зумовлює створення інформаційного системи для бізнесу, за обсягом і функціональними можливостями порівнянних з інформаційної системою великих корпорацій, тому, з одного боку, можна проектувати інформаційну систему окремих компаній, враховуючи їх специфіку. Але розробка індивідуальної інформаційної системи кожному за підприємства економічно невигідна. Особливо це теж стосується малих підприємств, коли всі вони несе особливість організації процесів, дозволяють даному бути конкурентоспроможним. З іншого боку, радикальнішим вважатимуться побудова універсальної інтегрованої системи, що дозволяє зменшити масштаб даної системи конкретної замовника шляхом винятку і перерахування в пасивне стан не задіяних модулів. У цьому панелі управління цими модулями також перетворюються на «приховане «состояние.

До рішення про необхідність запровадження інформаційних технологій приходить дедалі більше керівників підприємств найрізноманітніших сфер бізнесу. Хоча впровадження системи обходиться дуже дорого, збереження існуючого стану, (бо як правило, безладдя) міг відбутися ще дорожче. Конкуренція дає можливості зупинитися і розслабитися. У той водночас, лише інформаційні системи як такі і технічні засоби, застосовувані їхнього впровадження, є достатніми задля досягнення конкурентної переваги. Ефективність від своїх впровадження виявляється лише при належному увагу до питанням менеджменту і організаційним аспектам бизнеса.

Потреба інформаційних технологій багатолика і виявляється в умовах. Існують види діяльності, де інформація особливо важлива. Це, наприклад, банківська, біржова діяльність. У цих організаціях застосування інформаційних технологій життєво необходимо.

Організації різняться за ефективністю, який від запровадження комп’ютерних інформаційних систем. У окремих випадках грамотне впровадження спеціальних інформаційних систем може сприятливо спричинити досягнення конкурентної переваги, наприклад, з допомогою поліпшення узгодженості в працювати з віддаленими агентами або збільшення швидкості виконання замовлень. За інших ситуаціях комп’ютерна техніка може полегшити виконання рутинних операцій та сприяти систематизації інформації. У невеличких організаціях ефективної виявляється лише автоматизація бухгалтерии.

За словами Біллом Гейтсом, глави компанії Microsoft: «нам треба ще багато часу, щоб перетворити персонального комп’ютера на цей электробытовое пристрій». Виконавчий менеджер корпорації Oracle хіба що каже: «Світу потрібно понад дешеві і прості у спілкуванні комп’ютери». Справді, менеджерам просто колись освоювати складні системи. Саме тому почали з’являтися нові операційні системи типу Windows 95, основний коник яких — простота і интуитивная зрозумілість виконуваних дій, так плюс і многозадачность, тобто можливість виконувати кілька операцій одновременно.

Наскільки є ринок інформаційних технологій досить яскраво характеризує представлена нижче таблиця 1. У цьому таблиці представлена зведена інформація обсягу виробництва найбільших галузей світової промышленности.

Таблица 1.

Обсяг провадження у галузям світової промисловості |Галузь |Обсяг виробництва, млн. доларів | |Туристична |2900 | |Інформаційна |2850 | |Текстильна |1620 | |Хімічна |1320 |.

За обсягом виробництва аналізований сектор займає другу позицію у переліку після туристичної. Це свідчить про високому потенціалі і яка уможливила привабливості для потенційних інвесторів. Але поки, попри таке лідерство, зарано говорити, що інформаційні системи надійно ввійшли життя сучасних управленцев.

АНАЛІЗ ІНФОРМАЦІЙНОГО ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ УПРАВЛІННЯ ПРЕДПРИЯТИЕМ.

1 Загальна характеристика об'єкта исследования.

ВАТ «Технічний університет КубГТУ» створили 9 жовтня 1992 року. Нові економічних умов вимагали створення Кубанському державному технологічному університеті комерційної організації, основне завдання якої почали б: залучення інвесторів у освіту й науку; створення нових робочих місць і підвищення заробітної плати співробітників; розвиток сучасних форм комерційної діяльності. Засновниками Технічного університету КубГТУ було визначено такі види діяльності: освітня, науково-виробнича, консалтингова, комерційна, сервісна, а 1998 року з’явився нового вигляду — видавнича деятельность.

Свою історію ВАТ «Технічний університет КубГТУ» розпочинає працю з невеличкий кімнати 1989 року як звичайних комп’ютерних курсів. За 8 років свого існування ВАТ «Технічний університет КубГТУ» став займати вже всі чотири поверху будинку банку по Червоної 91, але, ще, у складі суспільства входить безліч філій по Краснодарському краю.

Суспільство складається з різноманітних підрозділів, функціонуючих на хозрасчётной основі. Більшість підрозділів Технічного університету займаються освітньої діяльністю. Нижче подана структура Технічного університету КубГТУ, визначене видами його діяльності (малюнок 3). До складу суспільства входять такі подразделения:

— Центр довузівської підготовки (Школа абитуриентов,.

Підготовчі курси, Центр технологій тестирования);

— Підрозділи середньої освіти (Класичний Лицей,.

Відкритий Ліцей, Школа індивідуальної подготовки);

— Інститут сучасних технологій і экономики.

— Додаткове фахова музична освіта (Компьютер-колледж,.

Відділ мовної підготовки, Відділ мультимедійних технологий,.

Відділ міжнародного образования);

— Производственно-коммерческие підрозділи (Управління інформатизації, Управління електронної техніки, Управління мережевих технологій, Рекламно-видавничий центр;

— Сервісні підрозділи (Унитех-Общепит-Сервис, Унитех-Отель;

Сервис);

— Підрозділи управління (Бухгалтерія, Управління эксплуатации,.

Управління регіональної політики, Управління юридичного і кадрового обеспечения).

Основний дохід Технічний університет отримує рахунок своїх хіба що трьох китів: Ліцей, Школа абітурієнта і Підготовчі курси. Ці підрозділи забезпечують основний прибуток ВАТ «Технічний університет КубГТУ», що становить приблизно 70−80% від загального доходу. Тому нижче більш докладніше ці підрозділи представлені. З іншого боку, відповідно до темі дипломної роботи розглядається докладніше підрозділи управления.

Рисунок 3. Структурна схема ВАТ «ТУ КубГТУ».

У ліцеї, створеному 1992 року, учні отримують середнє загальне освіту. Він був однієї з найбільш перших альтернативних структур на Кубані. Тут викладають провідні професора, доценти, досвідчені педагоги і найкращі вчителі города.

У тому 1998 року Ліцей пройшов державну атестацію із видачею ліцензії на право освітню діяльність до 2003 року й акредитований як загальноосвітній установа підвищеного рівня освіти 2, 3-й щаблів. Продовжують працювати дві форми Ліцею: Класичний і Открытый.

На підвищення ефективності навчання у Класичному ліцеї відкрито пролицейское відділення, у якому проходять навчання учні 8−9-х классов.

У 1999 Класичний ліцей закінчили 69 людина, їх 64 успішно здали вступні іспити у КубГТУ, інші надійшли у інші вузы.

Наступними ланками центру довузівської підготовки є Школа абітурієнта і Підготовчі курси. У звітному року набрано найбільший контингент у ці структури, що становить 2300 людина. Розпочата підготовка по 2-годичной системі навчання. Створюються профільні класи (технічні, технологічні, экономические).

Наші слухачі беруть участь у Російському тестуванні (при Технічне університеті створено Цент тестування). Крім цього, у Технічне університеті створена фірма «Технотест », що дозволяє абітурієнтам пройти тестовий, комп’ютерний, вхідний, проміжний і підсумковий контроль знань з предметів вступних экзаменов.

Основне завдання підготовчих курсів — організація філій довузівської підготовки учнів випускних класів освітніх закладів районів Краснодарського краю і організація подкурсов різної тривалості - від 6-місячних до 1-месячных. У результаті 5-летней роботи створено 18 філій підготовчих курсів в районні центри края.

Перспективними напрямами регіональної політики Технічного університету КубГТУ є такі такі: організація та забезпечення діяльності представництв КубГТУ у містах Краснодарського краю. Укладено договори з главами адміністрацій міст Тихорецька, Тимашевска, Славянска-на-Кубани. Ведеться робота з висновку договору співробітництво у сфері освітню діяльність між КубГТУ і Адыгейской республікою; підготовка до висновку договорів із Гиагинским і іншими районами республіки зі створення представництв университета.

Для ведення праці у сфері вищого професійного навчання був створено ИСТЭк. Освіта ведеться за двох напрямах: інженернотехнічне й фінансово-економічне. Відкрито філії ИСТЭк у містах Новоросійську, Армавире, Майкопі. У цих освітніх структурах розвиваються різні системи та форми здобуття другої вищого і паралельного освіти. У 1999 в ИСТЭк їх зараховано на денну форму 195 і заочну 121 человек.

Для організації зовнішньоекономічної діяльності Технічного університету створено Управління, що складається з трьох відділів: Відділу міжнародного освіти. Відділу мовної підготовки й Відділу мультимедійні технології, і навіть «Компьютер-колледжа».

Вивченням досвіду університетів світу, укладанням договорів із лицарями у викладання із найбільш новою як на нас вузьким спеціальностями займається Відділ міжнародного освіти. Співробітники цього відділу проведено набір і навчання за програмою осінньої презентації Відкритого університету Великобританії. Здійснено атестація викладачів Технічного університету в організацію з урахуванням університету Центру підготовки Об'єднаного Екзаменаційного Ради Великобритании.

Виграно тендер підготовка управлінських кадрів для організацій народного господарства Російської Федерації по Президентської програмі, здійснено набір й випуск слухачів. Результати анкетування підтверджують гарну оцінку слухачами процесу навчання, методи і якості преподавания.

У межах Центру ділового освіти здійснюється перепідготовка експертів для Торгово-промисловій палаты.

Однією з найстаріших відділів, існували як самостійне підрозділ, тепер які входять у Управління зовнішньоекономічних зв’язків, є Компьютер-колледж. Триває набір і навчання слухачів. Укладено договори з Центральним Банком РФ по Краснодарському краю, з Краснодарським відділенням Ощадбанку, з Краснодарводоканалом.

Відповідно до рішенням адміністрації Краснодарського краю Технічний університет визначено відповідальним виконавцем «Програми інформатизації органів влади, державних організацій корисною і установ Краснодарського краю». Проблемами інформатизації в Технічне університеті займаються два отдела:

Відділ мережевих технологій і Відділ програмних систем, об'єднані у Управління інформатизації, який розробляє і впроваджує комп’ютерні технології на підприємствах і організаціях края.

Відділ мережевих технологій проводить обслуговування мережі Інтернет, і Зовнішньої електронної пошти. Розроблена та здано в експлуатацію головна сторінка Web-сервера адміністрації Краснодарського краю на Інтернету, і навіть розроблений Web-сервер «Курорти» до подання інформації Адміністрації краю та інформації департаменту курортів і туризму у мережі Интернет.

Нинішнє управління електронної техніки 1999 року почало самостійним, реалізацію його продукції для сторонніх організацій поступово збільшується. У звітному року укладені договори виконання робіт з цими організаціями, як Академія культури. Законодавче збори краю. Крайовий суд, Апарат адміністрації Краснодарського краю і другими.

Для рекламно-видавничої діяльності, розширення переліку і підвищення ефективності надання послуг рекламновидавничого характеру у структурі Технічного університету було організований Рекламно-видавничий центр у складі наступних відділів: рекламного, редакційно-видавничого, телебачення та дизайну. 18 листопада 1998 року було отримано ліцензія за проведення видавничої діяльності, видана Державний комітет Російської Федерації по печати.

Технічний університет значно розширив сфери послуг у галузі комунального харчування. Нині під управлінням комунального харчування входять дві столові, розташовані тут Красная.91 і Московська, кафе «БІТ» і 9-те філій. У кафе «БІТ» комфортно та затишно: його приміщення розширене і може вмістити велика кількість посетителей.

Досить ефективно готель «Унитех-Отель-Сервис». Її послугами, переважно, користуються які відвідують КубГТУ і Технічний університет від сторонніх организаций.

У Технічне університеті рівня вимог всім співробітникам дуже високий. Кадри підбираються особливо ретельно. Тільки кваліфікований персонал може виконати завдання, поставлені перед Технічним університетом його акционерами.

Відділами Управління було виконано такі заходи: впроваджені автоматизовану систему обліку кадрів розрахунку зарплати, автоматизовану систему обліку й контролю доручень; успішно експлуатується система електронного документообігу Технічного університету з урахуванням локально-вычислительной сети.

Пріоритетні напрями діяльності ВАТ «Технічний університет КубГТУ «1999;го году:

— розробка та реалізація нової регіональної політики у сфері освіти, науку й производства;

— розвиток підсистеми довузівської освіти як частини системи безперервного образования;

— розвиток міжнародних освітніх, своїх наукових та комерційних проектов;

— вдосконалення системи управління Технічним університетом КубГТУ з урахуванням комп’ютерних технологий;

— вдосконалення системи вузівської підготовки з участю іноземних партнерів базі Інституту сучасних технологій і экономики;

— розвиток мультимедійні технології і їх використання в навчальному процессе.

Усі підрозділу такий структурі є незалежними й якщо навіть відбувається кооперація задля досягнення наших спільних цілей, вона відбувається на взаємовигідних засадах. Вище керівництво Технічного університету спромігся на прибуток рахунок жорстко встановлених відсотків від підрозділів. Отримані кошти на зарплатню на підрозділи управління і компенсацію збитків збиткові підрозділи. З іншого боку, залишаються кошти, які можна пустити в розвитку виробництва в якомусь подразделении.

Структурна схема організації трохи відрізняється від організаційної структури управління рахунок те, що Проректора по напрями можуть керувати кількома підрозділами. Проректора по напрямам що з ректором на ректораті планують своєї роботи, підбивають підсумки і коректують плани робіт, вирішують багато спірні питання, які найчастіше виникають між підрозділами. Нижче подана організаційну структуру управління Технічного університету (рисунок4).

Рисунок4. Організаційна структура управління ВАТ «ТУ КубГТУ».

На малюнку, де було представлено структурна схема ВАТ «ТУ КубГТУ» (* MERGEFORMAT малюнок 3) підрозділи були згруповані по функціональним ознаками, але в наступному малюнку, де представлена організаційну структуру управління ВАТ «ТУ КубГТУ» (рисунок4) підрозділи згруповані з урахуванням подчинённости по проректорам направлений.

З поданих структур видно, що структура Технічного університету не збігаються з організаційної структурою управления.

З малюнків видно, що у організації використовується лінійна структура управління. Ця форма управління має певні переваги і недостатки.

Термін «організаційну структуру «відразу викликає у нашій уяві двумерную деревоподібну схему, що складається з прямокутників і що з'єднують їх ліній. Ці прямокутники показують виконувану роботи й коло обов’язків отже відбивають розподіл праці в організації. Відносне становище прямокутників і що з'єднують їх лінії показують ступінь підпорядкування. Розглянуті співвідношення обмежені двома вимірами: вгору — донизу й впоперек, адже ми оперуємо з обмеженою припущенням, за яким організаційну структуру мусить бути представлена на двумерной схемою, вычерчиваемой на пласкою поверхности.

У самій ж організаційну структуру немає такого, що обмежувало нас у такому випадку. З іншого боку, ці обмеження на структуру організації часто викликають серйозні й дорогі наслідки. Ось тільки чотири з них:

— По-перше, між окремими частинами організацій що така виникає не співробітництво, а конкуренція. Усередині організацій існує сильна конкуренція, цим між організаціями, і це внутрішньої конкуренції набуває значно менш етичні формы.

— По-друге, звичайний спосіб подачі структури організацій серйозно утрудняє визначення завдань окремих підрозділів, і вимір відповідних показників якості роботи внаслідок великий взаємозалежності підрозділів, об'єднаних подібним образом.

— По-третє, це сприяє створенню організацій, сопротивляющихся змін, особливо змін їх структури; тому вони перероджуються в бюрократичні структури, непідвладні адаптації. Більшість таких організацій навчається вкрай повільно, якщо навчається вообще.

— По-четверте, уявлення організаційної структури як двумерного дерева обмежує число і характеру можливих варіантів розв’язання виникаючих проблем. За наявності такого обмеження неможливі рішення, щоб забезпечити розвиток організації з урахуванням технічних і соціальних змін, темпи яких усе більше ростуть. Існуюча обстановка вимагає, щоб організації були тільки готові до змін, але й мають їм піддаватися. Інакше кажучи, необхідно динамічний равновесие.

Вочевидь, що з досягнення такого рівноваги організація повинна матимемо вдосталь гнучку структуру. (Хоча гнучкість не гарантує пристосовуваності, тим щонайменше необхідна задля досягнення последней).

Основи лінійних структур становить так званий «шахтний «принцип побудови і спеціалізація управлінського процесу з функціональним підсистемам організації. Результати роботи кожної служби оцінюються показниками, котрі характеризують виконання ними своєї мети і завдань. Відповідно будується і системи мотивації і заохочення працівників. При цьому кінцевий результат (ефективність яких і якість роботи організації у цілому) стає хіба що другорядним, оскільки вважається, що це служби у тому мірою працюють його отримання. Переваги організаційної структури ВАТ «ТУ КубГТУ»:

— чітку систему взаємних зв’язків функцій і подразделений;

— чітку систему єдиноначальності - один керівник зосереджує в руках керівництво всієї сукупністю процесів, що мають спільну цель;

— ясно виражена ответственность;

— швидка реакція виконавчих підрозділів на прямі вказівки вищих. Недоліки організаційної структури ВАТ «ТУ КубГТУ»:

— відсутність ланок, що вивчають питання стратегічного планування; у роботі керівників практично всіх рівнів оперативні проблеми («плинність ») домінує над стратегическими;

— тенденція до тяганини і перекладання відповідальності за рішенні проблем, потребують участі кількох подразделений;

— мала гнучкість і пристосовуваність зміну ситуации;

— критерії ефективності і забезпечення якості роботи підрозділів, і організації у цілому — разные;

— тенденція до формалізації оцінки ефективності і забезпечення якості роботи підрозділів наводить зазвичай до виникнення атмосфери страху і разобщенности;

— велика кількість «поверхів управління «між працівниками, які випускають продукцію, особою, які вживають решение;

— перевантаження управлінців верхнього уровня;

— підвищена залежність результатів роботи організації від кваліфікації, особистих та ділових рис вищих управленцев.

Висновок: у сучасних умовах недоліки структури переважують її гідності. Така структура погано сумісна із сучасною філософією качества.

У схемою відсутня відділ маркетингу, оскільки покладаються на досвід минулого і знання керівників підрозділів, але це призводить до того, що підрозділи стають неконкурентоспособными.

2 Техніко-економічні показатели.

Для аналізу техніко-економічних показників використовується річна бухгалтерська звітність кілька років (додаток А). Дані з докладання зведені в аналітичну таблицю, де, крім основних техникоекономічних показників наводиться це й темпи зростання (таблиця 2).

Дані в таблиці наведено за літами, що дозволяє простежити динаміку зміни деяких показників. Темпи зростання кількості дозволяють порівняти, приміром, характер зміни виручки від і управлінських витрат. Нам цікаво простежити характер зміни чисельності персоналу, особливо чисельність руководителей.

Таблиця 2.

Техніко-економічні показники | | | | |Тр, |Тр, | |Показники |1997 |1998 |1999 |% |% | |1. Виручка (нетто) від |5109 |7543 |10 088 |147,6 |133,7 | |реалізації продукції, робіт, | | | | | | |послуг, тис. р. | | | | | | |2. Собівартість реалізації |3972 |5950 |7945 |149,8 |133,5 | |товарів, продукції, робіт, | | | | | | |тыс.р. | | | | | | |3. Комерційні витрати, тыс.р.|35 |59 |142 |168,3 |239,2 | |4. Управлінські витрати, |1067 |1233 |1619 |115,6 |131,3 | |тыс.р. | | | | | | |5. Прибуток від, |35 |300 |382 |865,4 |127,3 | |тыс.р. | | | | | | |6.Прибыль від |170 |278 |232 |163,4 |83,4 | |фінансово-господарської | | | | | | |діяльності, тыс.р. | | | | | | |7. Прибуток звітного періоду, |187 |295 |278 |157,3 |94,2 | |тыс.р. | | | | | | |8. Чисельність работающих, чел |239 |296 |371 |123,8 |125,3 | |зокрема: | | | | | | |керівників | | | | | | |службовців |37 |42 |48 |113,5 |114,3 | |фахівців |108 |131 |152 |121,3 |116,0 | | |94 |123 |171 |130,9 |139,0 | |9. Середньорічна вартість |679,08 |719,82 |568 |106,0 |78,9 | |основних виробничих | | | | | | |фондів, тыс.р. | | | | | | |10. Середньорічна вартість |1308 |1548,2 |2768 |118,4 |178,8 | |оборотних засобів, тыс.р. | | | | | | |11. Вироблення однієї |21,38 |25,48 |27,19 |119,2 |106,7 | |працюючого, | | | | | | |зокрема однієї |138,1 |179,6 |210,2 |130,1 |117,0 | |керівника | | | | | | |12. Фондовіддача, р/р |7,52 |10,48 |17,76 |139,3 |169,5 | |13. Фондоёмкость, р/р |0,13 |0,10 |0,06 |71,8 |59,0 | |14. Витрати на 1 р. товарної |0,777 |0,789 |0,788 |101,5 |99,8 | |продукції, р/р | | | | | | |15. Рентабельність, % | | | | | | |загальна |4,7 |5,0 |3,5 |105,0 |70,6 | |продукції |0,9 |5,0 |4,8 |577,6 |95,4 |.

Аналізуючи дані таблиці, можна зрозуміти, що рік у рік техніко-економічні показники у основному ростуть, але ростуть різними темпами. Легко помітити, що вищі темпи зростання був у 1998 року, ніж у 1999 року. Це з тим, що у 1998 року у ВАТ «Технічний університет КубГТУ» було проведено ряд заходів щодо поліпшення інформаційного забезпечення управления:

1) Модернізація персональних компьютеров.

2) Створення локальної сети.

3) Підключення до глобальної мережі Интернет.

4) Створення відділом програмування автоматизованих систем, які полегшують роботу руководителей.

Нижче малюнку зображено динаміку зміни за літами прибутків і управлінських витрат (малюнок 5). З малюнка видно, що тільки після 1998 року починається збільшення управлінських витрат та її невеличкої прибуток. Чому ж після зазначених вище заходів зростають витрати на управлінні і прибуток мало выросла?

Рисунок 5. Зміна прибутків і управлінських расходов.

Підвищення управлінських витрат пов’язані з збільшенням чисельності співробітників у підрозділах управління Технічного університету. Більше співробітників стало працювати у бухгалтерії, з’явився юридичний сектор в адміністративному відділі, з’явився фінансовий сектор в бухгалтерії, з’явився проректор за регіональною зв’язкам, з’явилася кафедра захисту. У остаточному підсумку всі витрати розподіляються на підрозділу вигляді накладних витрат у Технічний університет. Ставка таких накладних витрат для підрозділів змінювалася й у 1997 року становила 10% від, а в 1999 року стала складати 20%. З іншого боку, в підрозділах існують свої накладні витрати. Усе це призводить до того, деякі підрозділи стають неконкурентоспроможними над ринком послуг. Знижується реалізація, не виконується намічений бюджет. Щоб втрачена клієнтів наголос робиться в Технічне університеті на качество.

Кількість співробітників постійно збільшувалася, оскільки Технічний університет постійно розширював сфери свого впливу. Збільшувалися обсяги робіт і збільшувалися ринкові ціни. Усе це позначалося зростанні обсягу реалізації. Після серпня 1998 року, коли різко знизилися доходи громадян, помічено низька активність підрозділів, і невиконання намічених планів. Тому прибуток від із меншими темпами.

Рентабельність не підвищувалася вище 5%, хоча у підрозділах цю величину закладають щонайменше 10%. У 1998 року було найкращі результати, а в 1999 році відбулося зниження рентабельности.

3 Аналіз системи документооборота.

Сьогодні вже багато дійшли думки, що культура роботи з документами — це частина виробничої культури, а та, своєю чергою, є важливою передумовою успішну діяльність за умов ринку. Тому система документообігу — така сама частина виробничої інфраструктури, абсолютно рівноправна і необхідна, як й устаткування, ресурси, і персонал. Ця ідея зрозуміла кожному керівнику. Керівник втрачає багато часу від неправильно чи невчасно оформлені документи, від невірних управлінські рішення чи то з неможливості швидко знайти потрібний документ.

Усі, які звертаються до системі документообігу, на ВАТ «Технічний університет КубГТУ» поділяють наступним образом:

1. Входящие.

2. Исходящие.

3. Приказы.

— по основний деятельности.

— по командировкам.

— з особистого составу.

4. Внутренние.

— финансовые.

— служебные.

Витрати працювати з документами складається з кількох моментів. Це час складання документи й з його реєстрацію. Витрати часу на складання документів залежить від складності документа, від наявності вже подібних готових документів і майже від технічного забезпечення (наявність сучасного самого персонального комп’ютера, програмного забезпечення і принтера). Витрати на реєстрацію документа складаються з часу узгодження, реєстрації у секретаря, затвердження, ідучи доведення до виконавця. Багато керівників не звертають уваги такі витрати, але у крупних організаціях кількість обращаемых документів може істотно зростати. Тому проведемо аналізують кількість документів обращаемых в організації, визначимо їх основні потоки.

Секретарями організації ведеться реєстрація всіх документів мають у спеціальних журналах. З іншого боку, діє контроль доручень в електронному вигляді. Проаналізуємо потік документів за літами у тому, щоб переглянути динаміку зміни потоку документів, після запровадження в організації із 1998;го рік локальної мережі, електронної системи контролю доручень, електронної системи контролю оплати «Class». Аналіз додатково проведемо по 1999 року за місяців, визначення пікових навантажень і сезонности.

Нижче малюнку представлена структура подчинённости Адміністративного відділу ВАТ «Технічний університет КубГТУ» (малюнок 6). На схемою видно поділ Адміністративного відділу не сектори: сектор діловодства і організаційний сектор.

Розмежування функцій секторів Адміністративного відділу відбувається наступним образом.

Функції сектора делопроизводства:

1) Прийом і реєстрація внутрішньої, яка входить, що виходить корреспонденции.

2) Прийом на підпис проектів листів, наказів по основний деятельности.

3) Підготовка наказів у відрядження співробітників виходячи з підписаних ректором службових записок.

4) Перевірка правильності складання всіх документів, переданих на підпис ректору.

5) Реєстрація внутрішніх, вхідних і вихідних документів мають у автоматизованої паспортної системи делопроизводства.

6) Доведення резолюцій ректора до исполнителей.

7) Реєстрація наказів по основний роботи і у відрядження працівників із оформленням відрядних удостоверений.

8) Доведення до виконавців наказів по основний діяльності з реестру.

9) Формування справ України та здавання в архів. 10) Контроль за правильністю ведення діловодства в подразделениях.

Рисунок 6. Структура подчинённости Адміністративного отдела.

Функції організаційного сектора:

1) Реєстрація переданих підрозділами рахунку також інших документів на оплату і передачі в бухгалтерию.

2) Постановка документів з резолюціями для контролювання і зняття з контроля.

3) Передача документів виконавцям й у сектор делопроизводства.

4) Оповіщення співробітників про проведення що з ректором совещаниях.

5) Оперативна зв’язок із сторонніми організаціями та окремими гражданами.

(телефон, факс і т.д.).

6) Облік прийому громадян, і співробітників по особистим і службовим вопросам.

7) Формування підписки підприємства міста і контроль надходження підписних изданий.

8) Упорядкування графіка роботи працівників штатних посадах по совместительству.

9) Виконання машинописних і копіювально-розмножувальних робіт. 10) Ведення протоколу засідань ректоратов, офрмление виписок із протоколів. 11) Щоденна складання що з ректором плану його роботи з день.

Фактично приймальній працюють двоє. Це дві секретаря, іноді навіть один. Вони удвох неспроможна виконувати всі ці функції і тому систему електронного контролю доручень не використовують по призначенню. У неї вводять документи під контролем вже які пройшли числом. Немає єдиного еталона складання наказів, службових записок. Ні чіткого встановленого часу на реєстрацію документів. Документ на підписи у ректора може пролежати необмежене певний час чи загубитися. Електронна пошта немає, оскільки запрошення ректорат чи просте оповіщення співробітників робиться телефоном чи усно під час зустрічі. У ректора немає помічника, який міг би прийняти частина повноважень ректора, а величезний потік документів може обіймати свою чимало часу у ректора ознайомлення документа, осмислення, ухвалення рішення і складання резолюції. Іноді ректор їде у відрядження, тоді документи можуть лежати на підписи від 5 до 10 днів. Можуть часто виникати ситуації, коли ректор на в службовій записці дозволяє, та був у разі рахунку чи наказу- забороняє, суперечачи себе.

У ВАТ «Технічний університет КубГТУ» є утверждённая схема документообігу. Нижче малюнку представлена схема документообігу (малюнок 7).

Рисунок 7. Документообіг на ВАТ «ТУ КубГТУ».

Через війну перегляду журналу реєстрації в названої організації у секретаря та виваженості аналізу отриманої інформації я складена таблиця, де представлена зведена інформація за кожним видом документа у поступовій динаміці по років (таблиця 3). З таблиці можна визначити структурну характеристику документообігу і як змінюється по годам.

Таблица 3.

Аналіз структури документооборота.

| |Кількість документів |Темпи зростання кількості, % | |Найменування | | | |документа | | | | |1997 |1998 |1999 |1998;го |1999;го | | | | | |до 1997 |до 1998 | |Вхідні |124 |203 |240 |164 |118 | |Вихідні |384 |402 |358 |105 |89 | |Накази |870 |648 |894 |74 |138 | |зокрема: | | | | | | |- по основний діяльності |157 |116 |156 |74 |134 | |- у відрядження |215 |178 |222 |83 |125 | |- з особового складу |498 |354 |516 |71 |146 | |Внутрішні |3841 |2597 |1972 |68 |76 | |зокрема: | | | | | | |- фінансові |1492 |973 |1272 |65 |131 | |- службові |2349 |1624 |700 |69 |43 | |Разом на рік: |5219 |3850 |3464 |74 |90 | |У середньому протягом дня |18 |13 |12 |72 |92 | |Виручка від, тыс.р. |7663 |11 315 |15 132 |148 |134 |.

З таблиці, у якому техніко-економічні показники видно, що прибуток від реалізації зростала рік у рік 148 і 134 відсотка (таблиця 2), а загальна кількість документів мають у організації скорочувалася до рівня 74 і 90 відсотків від минулого року (таблиця 3). Нижче малюнку ці зміни наочно представлені (малюнок 8).

Рисунок 8. Зміна виручки від і спільного кількості документов.

За більш докладному розгляді останньої таблиці, де аналізується структура документообігу видно, що потоки внутрішніх документів сильніше скорочувалися, ніж зростали потоки вхідних і вихідних документів (таблиця 3). Нижче малюнку ці зміни представлені (малюнок 9).

Рисунок 9. Зміна кількості документов.

Використання локальної мережі дозволяє обмінюватися повідомленнями співробітників організації у вигляді електронної пошти. Це саме приблизно двічі сокращало кількість службових записів з кожним роком. Зросла ділова активність організації, прибуток від реалізації і відповідно ростуть потоки вхідних і вихідних документів. До того ж в останньому року потоки вихідних повідомлень різко скоротилося рахунок використання глобальної мережі Интернет.

Проаналізувавши докладніше зміна обсягу документообігу, определим:

— які підрозділи найсильніше завантажують документами руководителя.

— чи є характер сезонності праці та є, то визначимо пікові значения.

У ВАТ «Технічний університет КубГТУ» багато різних підрозділів, але для аналізу обсягу документообігу слід брати лише основні підрозділи. До таких підрозділів можна причислить:

— Бухгалтерия;

— Адміністративний отдел;

— Школа абитуриентов;

— Підготовчі курсы;

— Лицей;

— Компьютер-колледж.

Нижче в таблиці представлена угруповання видів документів по основним підрозділам (таблиця 4). У таблиці аналізується як динаміка загальної кількості документів за літами, а й виробляється аналіз по основним підрозділам. Через війну можна визначити основні потоки інформацією Технічне університеті. Саме це потоки документів необхідна за першу чергу автоматизировать Таблица 4.

Угруповання видів документів по подразделениям.

| Підрозділ |1997 |1998 |1999 | | |Паля. |% |Паля. |% |Паля. |% | |Адміністративний отдел|765 |15 |621 |16 |754 |22 | |Бухгалтерія |1392 |27 |1073 |28 |1272 |37 | |Школа абітурієнтів |909 |17 |718 |19 |446 |13 | |Підготовчі курсы|715 |14 |537 |14 |345 |10 | |Ліцей |582 |11 |410 |11 |273 |8 | |Компьютер-колледж |551 |10 |319 |8 |259 |7 | |Інші |305 |6 |172 |4 |115 |3 | |Разом: |5219 |100 |3850 |100 |3464 |100 |.

Подані вище в таблиці результати порівнянь обсягу документообігу за підрозділами (таблиця 4) наочно відбито нижче на малюнку (малюнок 10).

З малюнка видно, що спільне зниження обсягів документообігу відбулося підрозділах. У адміністративному відділі й у бухгалтерії кількість документів навпаки зросла. Це є навпаки позитивними моментами, бо за великий ділову активність в бухгалтерії збільшився потік фінансових документів, а адміністративному відділі збільшилися обсяги вхідних і вихідних документов.

Проте, якщо вдасться створити систему документообігу, яка призведе до скорочення потоків документів з бухгалтерії чи адміністративного відділу, це призведе до серйознішим результатам.

Рисунок 10. Динаміка обсягу документообігу по подразделениям.

Нижче у наступному таблиці зроблений аналіз обсягу документообігу в протягом один рік з прикладу 1999 року (таблиця 5). Тут розбивка відбувається помісячно виявлення сезонности.

Таблица 5.

Виявлення сезонності обсягом документооборота.

|Месяцы |Види документів | |Року | | | |Вхідні |Вихідні |Накази |Внутрішні | |Січень |12 |35 |57 |177 | |Лютий |22 |30 |78 |200 | |Березень |27 |25 |130 |165 | |Квітень |23 |28 |84 |175 | |Травень |14 |24 |96 |122 | |Червень |18 |53 |84 |78 | |Липень |23 |42 |34 |94 | |Август |17 |29 |23 |120 | |Вересень |25 |69 |69 |183 | |Жовтень |18 |38 |47 |165 | |У листопаді |17 |44 |108 |182 | |Грудень |24 |44 |79 |211 |.

З представленої вище таблиці видно, що у період знижується активність організації, оскільки більшість співробітників саме цей період йдуть у відпустки (таблиця 5). Оскільки основні підрозділу Технічне університеті займаються освітньої діяльністю, те з таблиці видно різке збільшення активності підрозділів у початку навчального року із та подальше зниження під час літніх і осінніх канікул. Нижче на малюнку ці зміни наочно представлені (малюнок 11).

Рисунок 11. Динаміка обсягу документообігу протягом года.

У період весняних канікул немає зниження активності, позаяк у цей період йде більш інтенсивна підготовка школярів, абітурієнтів до до випускних іспитів і до вступу в вуз.

Через війну проведённого аналізу, у цьому підрозділі виявлено, що основні потоки інформації йдуть через бухгалтерію і адміністративний відділ. Також я визначив, що простежується деяка сезонність робіт, що з навчальними канікулами. Через війну запровадження у Технічне університеті локальної сіті й спроба автоматизувати частково документообіг виявлено загальне зниження потоку документів. З отриманих результатів можна дійти невтішного висновку необхідність подальшого вдосконалення системи документообігу і впровадження сучасних інформаційних комплексних систем.

4 Аналіз матеріально-технічного обеспечения.

Оснащення різної технікою, дозволяє заощаджувати управлінські і накладні витрати, здійснювати ефективне внутрифирменное планування, управління економіки й контроль. Забезпечити керівника як і швидше необхідної йому достовірної інформацією до ухвалення оперативних рішень можливе з допомогою новітніх технічних засобів. Керівник в своєї діяльності використовує різні технічні засоби до ухвалення управлінських решений.

1) Телекомунікаційна зв’язок (телефон, факс, пейджер, пошта, електронна пошта, локальна мережу, глобальна мережу Интернет).

2) Обчислювальна техніка (персонального комп’ютера, калькулятор).

3) Копировально-множительная техніка (принтер, сканер, ксерокс, ризограф).

4) Інформаційні системи (телебачення, газети, журналы).

З допомогою цих технічних засобів керівник приймає в короткий час обгрунтовані правильні рішення. Тому важливо як визначити наявність цих коштів, а й проаналізувати їх якісний рівень. Важливим тут є рівень підготовленості персоналу, здатність його використати всі можливості сучасному технічному средств.

У Технічне університеті встановлено телефонний міні АТС, що дозволяє паралельно підключити міської телефон на кілька відділів і виконувати такі функции:

1) внутрішні телефонні звонки.

2) переклад вхідних дзвоників з міста інші внутрішні номера.

3) при зайнятості міської лінії встановлювати автоматично чергу для виходу в город.

Нижче в таблиці представлена характеристика телефонної мережі ВАТ «Технічний університет КубГТУ» (таблиця 6).

Таблиця 6.

Характеристики роботи телефонної сети.

|Характеристика |1997 |1998 |1999 | |Кількість міських номерів |2 |3 |4 | |Кількість внутрішніх номерів |28 |37 |46 | |Дзвінків щодня |140 |370 |830 | |Чекання виходу до міста години пік, хв. |2 |6 |22 |.

Дані з таблиці підтверджують часті скарги співробітників, про неможливості додзвонитися до міста, у години пік. Це приблизно від 10 годин до 12 годині і з 14-ма годин до 16 годин. Якщо Технічне університеті вихід місто здійснюється автоматично, то клієнтам додзвонитися з міста практично неможливо. Останнім часом кількість скарг почала зростати із боку клієнтів, контрагентів про переобтяженості телефонній лінії Технічного університету. Через не решаемости проблеми Ліцей встановив собі у підрозділ додатковий телефон зі своїх средств.

Така ситуація, ясна річ, негативно б'є по роботу керівників підрозділів. Ця втрата часу керівником, це зниження іміджу організації, втрата потенційних клієнтів. Багато керівників підрозділів залишаються спеціально вечорами, щоб здійснити дзвінки до міста чи залишають на візитках, буклетах свої домашні телефоны.

Тоді, коли у суспільстві є електронна пошта Інтернет, багато працівників продовжують використовувати факс. У організації знаходиться три факсу: в названої, у відповідному відділі сервісу і ремонту й у відповідному відділі міжнародних відносин. Використання факсу іноді не можна тлумачити як недолік, так як в одержувача факсу може бути електронної пошти. Проте використання факсу, при описаної вище проблемі, часто паралізує телефонну систему на 2 — 3 часа.

Поява локальної сіті й глобальної Інтернету в1996 року і подальше її розвиток позитивно вплинув роботу персоналу ВАТ «Технічний університет КубГТУ». Скоротилися витрати часу та коштів так як локальна мережу позволяла:

1) Швидко виробляти перевстановлення програмного обеспечения.

2) Скоротити Витрати придбання дискет, CD-ROMов, принтерів, жорстких дисков.

3) Посилати і реально отримувати електронну почту.

4) Повчати і використовувати новітню інформацію з глобальної сети.

Интернет.

5) Скоротити обслуговуваний персонал.

Усі комп’ютери у створенні з'єднані по топології «зірка». У організації чотири виділених сервера:

— Технічний университет.

— Два навчальних серверу в Компьютер-колледже.

— Web-сервер Інтернет відділу программирования.

У додатку Б представлена пристрій локальної мережі ВАТ «Технічний університет КубГТУ». На цьому малюнка видно, що відділи з'єднані 10 Мегабитной зв’язком, а проректора і глави відділів 100 Мегабитной зв’язком. Проте чи все відділи під'єднані до локальної мережі. До не підключених до локальної мережі относится:

1) Відділ рекламы.

2) Управління відділу мережевих технологий.

3) Комп’ютерний клас на 10 машин 205 аудитории.

4) Відділ эксплуатации.

5) Морально-устаревшие комп’ютери в отделах.

Втрати від не використання мережі очевидні. Приміром, в Комп’ютерколеджі є дві комп’ютерні класи по 10 комп’ютерів у кожному. Одне з них подключён до локальної мережі із можливістю виходу в глобальну мережу Інтернет, інший не подключён, хоча у плані розвитку локальної мережі на ВАТ «Технічний університет КубГТУ» стояв навіть у місці. Наведемо порівняння у чому виявляються потери:

1) Час планової переустановки програмного забезпечення усім машинах у п’ятому класі становить 20 — 30 раз повільніше. Це з першу чергу через брак локальної сіті й тому, що у половині машин немає CD-ROMов. Їх встановлювали не так на все машини, оскільки хотіли появу у найближчому майбутньому локальної сети.

2) Неможливо проводити, пов’язані з локальної мережею чи с.

Интернетом.

3) Перед установкою додаткового програмного забезпечення, часто потрібно вирішувати проблему із нестачею дискового простору шляхом видалення другого.

Третій пункт описане вище призводить до додатковим переустановкам програмного забезпечення, але це знову втрати часу, згадані вище в першому пункте.

Це унаочнення взаємодії те, що інтереси відділу мережевих технологій розходяться з його інтересами Компьютер-колледжа, а кількаразові прохання і службові записки не допомагають кардинально вплинути на проблему через вище ВАТ «Технічний університет КубГТУ».

Мережа побудована по топології зірка. Ця ж таки затратна топологія мережі, коли до кожного окремому комп’ютера тягнеться вита пара (додаток Б). У водночас ця топологія має великі преимущества:

1) Надійність в целом.

2) Стійкість до повреждениям.

3) Легкість обслуживания.

4) Простота изменения.

З іншого боку, у суспільстві існує фізично ізольована інша мережу, що складається з трьох комп’ютерів. Цими комп’ютерах працюють співробітники відділу кадрів расчётный сектор в бухгалтерії. Це вказує про низькому професійному складі керівництва відділу мережевих технологій, які можуть дбати про безпеку мережі на програмному рівні, і тому пішли простої й не самому ефективному пути.

Використання мережевих ресурсів (мережевий принтер, мережні диски) не використовують у розмірах всього акціонерного товариства, а ввозяться межах підрозділів, тобто. кожне підрозділ набуває собі необхідне устаткування, і з допомогою локальної мережі можна було організувати мережні ресурси для всієї организации.

Використання Інтернету, дозволило багатьом співробітникам отримувати найсвіжішу і інформацію з будь-який тематиці. Використання мережі Інтернет зараз — це успіх у майбутньому, бо окремі організації у Краснодарі про це лише мріють чи такі кроки лише починають робити. Це майбутнє, це престиж организации.

Розглянемо стан парку персональних комп’ютерів. Рівень забезпеченості відділів персональними комп’ютерами та його моральний износ.

У 1998 року у ВАТ «Технічний університет КубГТУ» після появи локальної мережі планувалося використовувати електронної пошти з урахуванням служби «Microsoft Mail», а цього була потрібна модернізація більшості комп’ютерів у створенні. Більшість машин працювали у операційній системі DOS з програмною оболонкою Windows 3.11 чи з операційній системою Windows 95 на виборах 4 Мегабайтах оперативної пам’яті. Нижче в таблиці представлені етапи модернізації комп’ютерної бази Технічного університету (таблиця 7). З таблиці видно, бо загальне кількість комп’ютерів збільшувалася рік у рік 108 і 111 відсотків відповідно. При цьому загальна кількість сучасних комп’ютерів збільшувалася 1998 року в в чотири рази, а 1999 року у більш як двічі. Відповідно величина морально застарілих комп’ютерів скорочувалася. Загальна кількість персональних комп’ютерів зростало не значно, тоді як модернізація йшла на високі темпи. Це означає, що відбувалася заміна в застарілих комп’ютерах материнських плат, процесорів, додавалася додатково оперативна память.

Зараз, коли нове програмне забезпечення, яка має вимоги до апаратної частини зростає, виникає знову потреба у черговий модернізації персональних компьютеров.

Таблица 7.

Етапи модернізації на ВАТ «Технічний університет КубГТУ».

|Подразделения |Моделі |Роки |Темпи зростання кількості | | |комп'ютерів | | | | | |1997 |1998 |1999 |98−97 |99−98 | |Центр довузівської |Усі, їх: |4 |4 |6 |100% |150% | |підготовки |486 |3 |0 |0 | | | | |Pentium |1 |4 |6 | | | |Підрозділи |Усі, їх: |2 |3 |4 |150% |133% | |середнього образования|486 |2 |2 |3 | | | | |Pentium |0 |1 |1 | | | |Інститут современных|Все, їх: |2 |2 |3 |100% |150% | |технологій і |486 |2 |2 |1 | | | |економіки |Pentium |0 |0 |2 | | | |Додаткове |Усі, їх: |25 |25 |25 |100% |100% | |професійне |486 |24 |14 |11 | | | |освіту |Pentium |1 |11 |14 | | | |Производственно-комм|Все, їх: |3 |4 |4 |133% |100% | |ерческие |486 |2 |2 |0 | | | |підрозділи |Pentium |1 |2 |4 | | | |Підрозділи |Усі, їх: |14 |16 |18 |114% |113% | |управління |486 |12 |14 |0 | | | | |Pentium |2 |2 |18 | | | | |Усі, їх: |50 |54 |60 |108% |111% | |Разом: |486 |45 |34 |15 |76% |44% | | |Pentium |5 |20 |45 |400% |225% |.

За всіх позитивні тенденції розвитку парком персональних комп’ютерів, у суспільстві також проводилися великі видатки монтаж локальної мережі, придбання мережного устаткування. З іншого боку, деякі підрозділи набували нові принтери, ксерокси і навіть сканери. Ці випадки були поодинокі чи придбання йшло рахунок витрат Технічного університету, а чи не подразделения.

Погано складається ситуація з ксерокопированием — два ксерокса на всю організацію. Це спричиняє з того що часто ксерокс перебуває у несправному безпечному стані й як наслідок йде затримка у наданні керівництву необхідної інформації. Вона то, можливо надається і швидко, але рахунок використання принтера, як множної техники.

Підприємство як система має не може діяти ізольовано. Необхідно отримувати додаткову інформацію то досягненнях, про стані рівня ціни ринку, тенденції розвитку окремих галузей економіки. Цю інформацію можна з періодичних видань. Багато відділи виписують газет і журналів, використовують інформаційні ресурси глобальної мережі Интернет.

Через війну аналізу матеріально-технічного забезпечення я визначив, що у організації є всі передумови до створення комплексної інформаційної системи, що дозволяє істотно знизити управлінські затраты.

УДОСКОНАЛЕННЯ ІНФОРМАЦІЙНОГО ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ У ОРГАНИЗАЦИИ.

1 Шляхи скорочення управлінських затрат.

У цьому вся підрозділі підрахуємо економію часу та коштів від застосування сучасних інформаційних технологій у управлінні. Проаналізуємо динаміку управлінських витрат за прикладі одного підрозділ з років. З’ясуємо де як інформаційні технології дозволяють збільшити ефективність управлінської праці якщо їх применении.

Наприклад візьмемо підрозділ Компьютер-колледж. Його робота найбільше пов’язані з новітніми комп’ютерних технологій. Визначимо перелік розв’язуваних завдань, порядок їх здійснення і визначимо як вплинуло впровадження новітніх комп’ютерних технологій на зниження витрат у управлении.

Це ж підрозділ за приклад використовуватимемо в наступному розділі, де мною запропонують заходи щодо поліпшенню стану справ у підрозділі з погляду впровадження новітніх сучасних технологий.

Відповідно до нижче поданому малюнку, в Компьютер-колледже у директора, в безпосередньому підпорядкуванні перебуває четверо (малюнок 12):

— Секретар-референт, виконує роботи з клієнтами, і зайнятий переважно зовнішніми проблемами типу: реклама, маркетингові дослідження, що у ярмарках і выставках.

— Два інженера по комп’ютерних класів, кожен із що у своєму класі здійснює технічну підтримку апаратного та програмного обеспечения.

— Заступник директора по навчальної частини, завідуючої навчальним процесом: методичне забезпечення, складання розкладів занять, роботу з викладачами і з слушателями.

Рисунок 12. Структура підрозділи Компьютер-колледж.

Для успішної реалізації управлінських функцій в Комп’ютерколеджі потрібен деяку роботу. Ці праці зведені нижче в таблицю. У таблиці вказані відповідальні виконання праці та витрати часу. Витрати часу вказані із розрахунку те, що у середньому місяць Компьютер-колледже навчається від трьох до чотирьох груп у залежність від сезону, у кожному у тому числі навчається відповідно до кошторису щонайменше восьми человек.

Оскільки витрати часу рознесені за літами, те з таблиці можна наочно бачити вплив впровадження новітніх інформаційних технологий.

У таблиці вказані в повному обсязі роботи, лишень основні, самі витратні у времени.

Таблиця 8.

Розподіл обов’язків на месяц.

|Основные обов’язки |Витрати часу, |Темпи | |відповідальних осіб |в годиннику |зростання | | |1997 |1998 |1999 |98/97 |99/98 | |1 |2 |3 |4 |5 |6 | |1. Директор. |72 |62 |16 |86% |26% | |Упорядкування бюджету на півріччя |24 |20 |4 |83% |20% | |Упорядкування кошторису і калькуляції на |12 |10 |2 |83% |20% | |півріччя | | | | | | |Виписка рахунків, складання |20 |16 |8 |80% |50% | |договорів контроль оплати. | | | | | | |Формування списку клієнтів, вже |16 |16 |2 |100% |13% | |заплатили і очікують початку | | | | | | |навчання. | | | | | | |Упорядкування актів списання |4 |4 |4 |100% |100% | |тих матеріальних цінностей. | | | | | | |Упорядкування фактичної кошторису |28 |24 |12 |86% |50% | |2. Заступник по навчальної роботі |145 |140 |98 |97% |70% | |Упорядкування розкладу занять на |16 |14 |8 |88% |57% | |тиждень вперед. | | | | | | |Призначення викладачів на |24 |22 |10 |92% |45% | |заняття з розкладу. | | | | | | |Підготовка методичного матеріалу |8 |32 |32 |400% |100% | |до занять. | | | | | | |Оповіщення клієнтів дату початку |24 |20 |16 |83% |80% | |занять і часу навчання. | | | | | | |Упорядкування уявлення та приказа|12 |10 |2 |83% |20% | |на зарахування клієнтів у групу | | | | | | |слухачів. | | | | | | |Контроль відвідин занять і |7 |6 |8 |86% |133% | |дотримання графіка навчального | | | | | | |процесу | | | | | | |Прийом слухачів по особистим вопросам|4 |4 |4 |100% |100% | |Виготовлення сертифікатів для |24 |12 |8 |50% |67% | |слухачів | | | | | | Продовження таблиці 8 |1 |2 |3 |4 |5 |6 | |Упорядкування наказу про відрахування |12 |10 |2 |83% |20% | |із групи слухачів виходячи з | | | | | | |закінчення навчання | | | | | | |Упорядкування різноманітних довідок, |8 |6 |2 |75% |33% | |актів, відомостей слухачам. | | | | | | |Упорядкування службових записок в |6 |4 |6 |67% |150% | |разі потреби | | | | | | |3. Секретар-референт |74 |60 |50 |81% |83% | |Рекламна кампанія |20 |24 |24 |120% |100% | |Прийом клієнтів, які прийшли дізнатися |15 |15 |15 |100% |100% | |про комп’ютерні курси. | | | | | | |Реєстрація всіх клієнтів для |7 |5 |5 |71% |100% | |подальшого аналізу. | | | | | | |Формування списку клієнтів, |32 |16 |6 |50% |38% | |готових оплатити і почав навчання | | | | | | |4. Інженер комп’ютерного класу 205|124 |86 |104 |69% |121% | |Перевстановлення програмного |12 |16 |18 |133% |113% | |забезпечення | | | | | | |Підготовка класу до занять. |112 |70 |86 |63% |123% | |5. Інженер комп’ютерного класу 215|124 |112 |68 |90% |61% | |Перевстановлення програмного |12 |16 |16 |133% |100% | |забезпечення | | | | | | |Підготовка класу до занять. |112 |96 |52 |86% |54% |.

У цьому вся підрозділі є керівником і активна використовую свій досвід, отриманий мною в університеті. Мною активно проводиться політика маркетингових досліджень, у процес управління впроваджуються сучасні інформаційні системи. Вище в таблиці вказані результати впровадження сучасних інформаційних систем (таблиця 8).

За 3 роки було запроваджено мною такі программы:

— Електронна анкета слухача (додаток В).

— Електронний журнал обліку клієнтів (додаток Г).

— Розроблена відділом програмування система CLASS контролю оплати (Додаток Д).

— Електронна система маркетингового дослідження ринку (як опитування клиентов).

— База даних автоматичного формування рахунків, договорів, службових записок, виданих материалов.

З таблиці виберемо підсумкові значення в кожному співробітнику і підставі цих даних побудуємо графік. Нижче малюнку цей графік представлений (малюнок 13).

Рисунок 13. Динаміка управлінських затрат.

На малюнку представлено наочно економія часу від запровадження сучасних інформаційних систем. Проаналізуємо зміни витрат времени.

Передусім це, ясна річ, вплинуло запровадження в всьому Технічне університеті локальної обчислювальної мережі. Здебільшого це інженерів по комп’ютерних класів. У Компьютер-колледже два комп’ютерні класи. У одному із них (205 аудиторія) перебувають сучасні персональні комп’ютери Pentium 166 MMX, а іншому (215 аудиторія) перебувають вже морально застарілі 486DX100. Однак у 215 аудиторії проведена локальна мережу, а 205 її ми маємо. Поява локальної мережі в більшою мірою вплинув скорочення часу обслуговування. У 205 аудиторії установка сучасних комп’ютерів скоротила час обслуговування в 1998 року, але надалі вже у 1999 року із установкою нового програмного забезпечення різко підвищився. Нові комп’ютери в 205 аудиторію купувалися без CD-ROMов, із розрахунку на локальну мережу. За планом мережу до 205 аудиторії мала дійти ще 1997 року, та її досі нет.

Придбання 1998 року нових двох персональних комп’ютерів для адміністрації Компьютер-колледжа підвищив продуктивність Директори, Заступника і Секретаря.

З розробкою системи «Class», співробітниками відділу програмування для Технічного університету скоротило час реєстрації клієнтів. Раніше ця реєстрація здійснювалася записами розмов у спеціальних журналах. Потім проводилися кількаразові звіряння з бухгалтерією. Система «Class», використовує можливості мережі. Підрозділи, хто з клієнтами, виробляють реєстрацію клієнтів у цій системі. Контроль за оплатою став можливий за результаті інтеграції цією системою з належним програмним продуктом «1СБухгалтерія». З іншого боку, у програмі реалізована система автоматичного формування наказів, відомостей, довідок, різноманітних отчётов і запитів. У додатку наведено малюнки з екрана працюючого комп’ютера у системі «Class». Цю систему найсильніше вплинула Директори і Заступника директора по навчальної роботи і менш на Секретаряреферента.

Відповідно ще сильніше скоротилася трудоёмкость операцій, добре описані у таблиці. Це все і вплинув зміни кривих на рисунке.

Через війну більше часу залишається керівники на стратегічне планування своєї діяльності, більш скрупульозне вивчення своєї роботи і конкурентів, на дослідження ринку, на участь у різноманітних виставках, ярмарках.

Произведём розрахунки ефективності від прийнятих заходів для Компьютер-колледжа. З отриманих результатів розрахуємо очікуваний економічний ефект для всієї организации.

По представленої нижче формулі (1) визначимо скільки коштує одну годину роботи Компьютер-колледжа виходячи з їхньої місячних окладов.

Сч = Про / Кч (1) де Сч — Вартість години работы.

Про — Місячний оклад.

Кч — Кількість годин на місяці (Кч=160 час).

По такої формули (2) можна визначити загальну економію від зниження трудоёмкости.

[pic] (2).

де Еге — від зниження трудоёмкости.

Т1 і Т2 — трудоёмкость операції доі після n — число співробітників у подразделении.

Результати розрахунків наведемо на окрему таблицю, де додатково відбиті дані з таблиці 8 про кількість зекономленого часу (таблиця 9).

Таблиця 9.

Визначення економії від зниження трудоёмкости.

|Должность |Оклад, |Вартість години |Економія |Економія від| | |крб. |роботи, крб. |часу, годину |зниження | | | | | |трудоёмкост| | | | | |і, крб. | |Директор |1150 |7,19 |56 |402,64 | |Секретарь-референт|400 |2,50 |24 |60,00 | |Інженер |750 |4,69 |38 |178,22 | |комп'ютерних | | | | | |класів | | | | | |Заступник по |900 |5,63 |47 |264,61 | |навчальної роботі | | | | | |Викладач по |- |30,00 |- |- | |контракту | | | | | |Штатний |1200 |10,00 |- |- | |викладач | | | | | |Загальна від зниження трудоёмкости, крб. |905,47 |.

Отримана сума економії становить приблизно 25% від суми окладів всіх співробітників цього підрозділу. Визначимо економічний ефект від участі впровадження сучасних інформаційних технологій. Нижче подана формула (3), що дозволяє визначити економічний ефект. На впровадження цих заходів було витрачено кошти на розмірі 11 000 рублей.

ЕЕ = Еге / З (3) де ЕЕ — економічний эффект.

З — видатки проведення мероприятий.

ЕЕ = 905,47 / 11 000 = 0,0823 р./р.

Термін окупності можна визначити зворотної величиною економічної ефективності (4).

Струм = 1 / ЕЕ (4) де Струм — термін окупаемости.

Струм = 1/ 0,823 = 12,148 месяцев.

У результаті ми визначили, що діти наші витрати окупаються практично в перебігу року. Такі показники було виконано тільки в Компьютер-колледже завдяки застосуванню сучасних інформаційних технологій. Подібних результатів можна й у решті підрозділах, а більш вагомого результату можна досягнути з допомогою комплексної автоматизації управлінської праці всіх подразделений.

2 Поліпшення мережевий організації предприятия.

Персональні комп’ютери і комп’ютерні мережі стали важливий чинник не лише добробуту малих та зростаючих підприємств, а й їхні виживання. Вони є інструментом, що дозволяє раціоналізувати роботу, знизити витрати й підвищити продуктивності праці служащих.

Один із головних завдань власника невеличкий фірми — випереджати конкурентів. Аби зберегти конкурентоспроможність на сьогоднішньому ринку, потрібно домагатися підвищення виручки з найменшими витратами — що саме тут допоможе приходить сучасна мережна технология.

Правильно зроблене капіталовкладення в комп’ютерну мережу допоможе підприємству заробляти гроші з допомогою чотирьох основних чинників. Воно позволит:

— Знизити адміністративні накладні расходы.

— Підвищити продуктивність труда.

— Раціоналізувати ведення дел.

— Знизити видатки апаратні средства.

Це таки почалося здійснюватися з року, інша як це. До недоліків можна причислить:

1) Ні утверждённого плану розвитку комп’ютерну мережу чи що вона не соблюдается.

2) Адміністрування мережі відбувається за принципом «все закрити» навіть всередині відділів і подразделений.

3) Не використовуються потенційні можливості локальної обчислювальної сети.

4) Не вироблялося навчання співробітників порядком роботи у сіті й з мережними приложениями.

5) Система адміністрування мережі за планом є централізованої, а фактично є децентрализованной.

Перераховані вище переваги локальної мережі не використовуються. Так, наприклад, підвищення продуктивність праці. Наявність мережі дозволяє працівникам організації витрачати менше на рутинні операції, економлячи її продуктивність праці. Розсилаючи службові записки електронній пошті, менеджери позбуваються необхідності друкувати, скопіювати й розносити їх. Електронна пошта забезпечує практично миттєву доставку кореспонденції і реакцію її у. Проте електронна пошта просто немає настільки, начебто її зовсім нет.

Візьмемо раціоналізацію роботи. Застосування мережевих додатків, таких як систему управління базами даних, і електронні таблиці, дозволяє співробітникам спільно працювати, не залишаючи свого робочого місця, де б не перебували користувачі чи прикладні програми. Це може набагато прискорити ведення справ. Проте, це пояснити неможливо через неграмотності персоналу насамперед і тому, що підрозділи большє нє довіряють друг другу, ніж хотіли б сотрудничать.

Розглянемо зниження витрат на апаратні кошти. Наявність мережі дозволить співробітникам фірми спільно використовувати досить дороге периферійне устаткування, таке як лазерні принтери, устрою резервного копіювання, комунікаційне устаткування. Це знижує їх вартість, що припадає однієї користувача, і відданість забезпечує доступом до нього великому числу працівників. Однак це навіть не мають в перспективному плані розвитку організації. Наочний 205 аудиторія. У цілому цей комп’ютерний клас за планом слід провести локальна мережу 1997 року, а її досі нет.

Значне зниження адміністративних витрат виникає при об'єднанні персональних комп’ютерів до мережі. Якщо, наприклад, менеджер вирішує перейти нові версію прикладної програми, йому досить внести зміни лише у її спільно що використовується копію, а чи не кожному робочому місці. Простота управління мережею означає підвищення продуктивності праці працівника, відповідального до її експлуатацію. Особливо важливо для невеликих підрозділах нашої організації, де управління часто поєднується з виконанням інших обов’язків. Чим менший часу витрачає менеджер виконання рутинних операцій, тим більше часу може приділити рішенню важливих для підрозділи поточних завдань, що, у кінцевому рахунку, підвищує рентабельність организации.

Моїм першим пропозицією буде організація в адміністративному відділі деякого тимчасового підрозділи, що займається впровадженням нових інформаційних технологій у організації. Він повинен робити те, що переглядатиме такий стан справ та впроваджуватиме через ректора нові методи работы.

Чому необхідно створити спеціальне тимчасове підрозділ? Уперших, цю справу прибуткове, проте підрозділу Технічне університеті працюють з прибутку, а чи не на якість, по-друге, від цього підрозділи буде упередженому ставленні до різним проблемам.

Цьому підрозділу вирішити такі задачи:

1) модернізація існуючих комп’ютерів, і придбання нових персональних компьютеров.

2) організація мережевий структури та розподіл повноважень із администрированию.

3) вибір програмного забезпечення, з ефективності, надёжности і вартості існуючих програм, тож операційних систем.

4) організація навчання співробітників новим способам роботи, використовуючи нові можливості й ефективніше використання звичних приложений.

5) організація відділу, що займається технічної підтримкою мережевий оргтехніки, з допомогою якої можна буде мережна печатку, зберігання файлів на серверу, прийом і відправка електронної пошти, факсимільних повідомлень межі организации.

Ефект від запровадження локальної мережі у разі буде більш відчутним, бо саме лише підключення відділу до локальної мережі нічого абсолютно не дає. Відділ зазвичай стає більш закритим. Відома така реакція у начальників підрозділів при підключенні до сети:

— архівація даних на дискеты.

— захист файлів паролями.

— відмови від використання сети.

— перевірка на комп’ютерні вирусы.

— відмова вимог адміністратора мережі, мотивуючи це неумением.

У результаті як працювало підрозділ, і працює: виконує бюджет, обсяги робіт колишні. Начальники підрозділів вважають для себе досвідченими людьми і тому чинять, вважають за потрібне, з досвіду минулих років, на проведені самотужки маркетинговими дослідженнями. Керівники підрозділів не вивчають передові технології, не дбають про тому, як і нові досягнення науку й техніки чи інших організацій застосувати в себе у відділі. Коли щось вводиться примусово, то виконується подвійна робота: по-дідівському й по-новому.

Не можна говорити на підрозділи, у деяких відділах, де є досвідчені у цьому співробітники, відразу сталося пожвавлення: активно використовується локальна пошта, Інтернет, мережні технологии.

Не можна тут прогнозувати ентузіазм співробітників. Коли з людини вимагають виконання плану, день у день збільшують навантаження другорядною роботою, він не забирати в себе час вивченням локальної мережі. Простежимо за журналом видачі ключів середнє час видачі й успішного складання ключів на вахту. Нижче в таблиці представлено час запізнень й затримування на робочих місць (таблиця 10).

Таблиця 10.

Дані журналу видачі ключей.

|Средние |Роки |Темпи зростання кількості | |показники протягом року | | | | |1997 |1998 |1999 |98/97 |99/98 | |Запізнення працювати, хв. |8 |12 |17 |150% |142% | |Затримування на роботі, хв. |16 |83 |93 |519% |112% |.

Результати таблиці 9 і графічне відображення даних (малюнок 14) підтверджують збільшення навантаження на персонал. Ця навантаження є прихованої, оскільки офіційно за затримку на роботі не платять гроші і на нарадах цю проблему не обговорюється. Але не можна сказати, що це тільки через перевантаження персоналу роботою. Деякі співробітники стали затримуватися на роботі чи використовують робочий час через появи глобальної мережі Интернет.

Рисунок 14. Прихована навантаження сотрудников.

Отже, впроваджуються нові технологіії, а способи виконання залишаються незмінними. Тому найважчим завданням нового відділу буде навчання співробітників новим інформаційних технологій. Звісно ж, вирішувати існування проблеми необхідна за комплексі, немає тут головних завдань, бо коли проігнорувати чи прогаяти деякі напрями комплексного розвитку на організації інформаційного системи, то економічного ефекту може не бути чи що вона буде незначительным.

Заклики до самофинансированию навчили підрозділи самостійності. Тепер кожне підрозділ працює виключно за кошторисі і прагне себе забезпечити комп’ютерами, принтерами, ксероксами — стають незалежними. Проте, використання локальної мережі, може знизити витрати на апаратне забезпечення. Необхідно організувати відділ множної техніки. Це буде невеличка кімната, у якій перебувати чи два оператора і кілька різних мережевих принтерів, сканерів, ксероксів, факсів. Це дає кілька переваг подразделениям:

1) Зниження витрат на апаратне обеспечение.

2) Покращує контролю над раціональним використанням техніки і видатковими материалами.

3) Закупівля витратних матеріалів за низькими ценам.

4) Вихід із ладу однієї з устаткування не влечёт до зупинкам в работе.

5) Можливість вести статистику витрат за підрозділам, мотивуючи їх до снижениям расходов.

3 Впровадження автоматизованої інформаційної системы.

Впровадження системи автоматизації управління, як і будь-яка серйозне перетворення для підприємства, є і часто болючим процесом. Проте, певні проблеми були, які під час впровадженні системи, досить добре вивчені, формалізовані і мають ефективні методології рішення. Завчасне вивчення них і підготовка до ним значно полегшують процес вживлення і підвищують ефективність використання системи. Далі наведено проблеми і завдання, що у вона найчастіше у впровадженні системам управління і рекомендації з їхньої решению.

Основні ж проблеми і завдання, які потребують уваги за її рішення у Технічне университете:

1) Відсутність постановки завдання менеджменту на предприятии;

2) Необхідність в часткової чи повної реорганізації структури предприятия;

3) Необхідність зміни технології бізнесу у різних аспектах;

4) Опір співробітників предприятия;

5) Тимчасовий збільшення навантаження на працівників під час впровадження системы;

6) Необхідність у формуванні кваліфікованої групи вживлення і супроводу системи, вибір сильного керівника группы.

Тепер опишемо ці пункти докладніше. Відсутність постановки завдання менеджменту на ВАТ «ТУ КубГТУ» є найвагомішим та складних. На погляд, його тема перегукується із вмістом другого пункту, присвяченого реорганізації структури підприємства. Проте, насправді, він є глобальним і включає у собі як методології управління, але й філософські і психологічні аспекти. Річ у тім, що керівництво більшості банків управляють своїм підрозділом, лише з свого досвіду, своєї інтуїції, свого бачення і дуже неструктурированных даних про стані і динаміці. Зазвичай, якщо керівника попросити описати в певному виді описати структуру діяльності свого підприємства чи набір положень, з що їх приймає управлінські рішення, справа досить швидко заходить в тупик.

Грамотна постановка завдань менеджменту є найважливішим чинником якого, впливає як і успіх діяльності підприємства у цілому, і на успіх проекту автоматизації. Наприклад, марна справа займатися впровадженням автоматизованої системи електронного документообігу, якщо сам документообіг не поставлене організації належним чином, як певний послідовний процесс.

На жаль, нинішній той час у Росії остаточно не склався національний підхід до менеджменту, й на даний момент російське управління є гримучу суміш із теорії західного менеджменту (яка багато в чому є адекватної існуючої ситуації) і советскоросійського досвіду, який, хоч і багато в чому гармоніює зі спільними життєвим принципом, але вже відповідає більш жорстких вимог ринкової конкуренции.

Тому, перше, що необхідно зробити, щоб проект впровадження автоматизованої системи управління завершився перемогою — максимально формалізувати всі ті контури управління, які власне Ви плануєте автоматизувати. У багатьох разі, здійснення цього замало без залучення професійних консультантів, але з досвіду, видатки консультантів просто більше не порівняти з збитками від проваленого проекту автоматизації. Але треба не помилитися у виборі консультантів, але це вже окреме складний вопрос.

Необхідність в часткової реорганізація структури та діяльності підприємства. Перш ніж братися до впровадженню системи автоматизації на підприємстві зазвичай необхідно зробити часткову реорганізацію його структури та технологій ведення бізнесу. Тому, однією з найважливіших етапів проекту впровадження, є цілковите дерегулювання та достовірне обстеження підприємства переважають у всіх аспектах своєї діяльності. За підсумками укладання, отриманого в результаті обстеження, будується все подальше схема побудови корпоративної інформаційної системи. Безсумнівно, можна автоматизувати усі клопоти з принципу «є «, проте, цього варто робити за низкою причин. Річ у тім, у результаті обстеження зазвичай фіксується дуже багато місць виникнення необгрунтованих додаткових витрат, і навіть суперечностей у організаційну структуру, усунення яких дозволило б зменшити виробничі і логістичні витрати, і навіть істотно скоротити час виконання різних етапів основних бізнеспроцесів. Як сказав, хтось із великих, не можна автоматизувати хаос, бо після цього вийде автоматизований хаос. Під терміном реорганізація я не маю у вигляді реинжиниринг у його класичному західному розумінні, з повним перебудовою всієї внутрішньогосподарської і комерційної діяльності. Реорганізація може бути у низці локальних точок, де об'єктивно необхідна, що ні потягне у себе суттєвий спад активності поточної комерційної деятельности.

Необхідність у зміні технології роботи з туристичною інформацією, і принципів ведення бізнесу. Ефективно побудована інформаційна система коштує не може внести змін — у існуючу технологію планування бюджетування і місцевого контролю, і навіть управління бизнес-процессами.

По-перше, серед найважливіших керівникові особливостей корпоративної інформаційної системи, є модулі управлінського обліку і фінансового контроллинга. Тепер кожне функціональне підрозділ можна визначити як центр фінансового обліку, з певним рівнем фінансової відповідальності її керівника. Це своє чергу підвищує відповідальність кожного з цих керівників, і дає в руки вищими менеджерами ефективний інструментарій для чіткого контролю виконання окремих планів і бюджетов.

За наявності інформаційної системи, керівник здатний отримувати актуальну і достовірну інформацію про зрізах діяльності компанії, без тимчасових затримок і зайвих передатних ланок. З іншого боку, інформація подається керівнику в зручному вигляді «з аркуша «за відсутності людських чинників, що потенційно можуть упереджено чи суб'єктивно трактувати інформацію під час передачі. Проте справедливо було б уголос зауважити, деякі керівники не звикли приймати управлінські рішення з інформацією чистому вигляді, якщо до неї не докладено думка людини, що її доставил.

4 Використання Інтернет технологий.

Чому ми повинні йти технології Internet, Intranet для інтеграції інформаційних ресурсів у корпоративних мережах. Оскільки Internet виходить з стандартизованих технологіях, застосовуваних до глобальним мереж, чому б скористатися цими технологіями при роботі у корпоративних сетях?

Intranet таки пропонує використання Internet-технологий в корпоративних мережах. У локальної мережевий середовищі всі переваги Internet можна реалізувати з допомогою стандартних інструментальних коштів Internet. Наприклад, класична завдання зв’язку «один-ко-многим «вирішується питання з застосуванням Internet-средств навіть всередині локальної мережі. Intranet-решения дозволяють швидко створювати локальні, захищені мережні системи з реальною технологією «клієнт-сервер », доступними для освоєння, як підготовленого фахівцю, і звичайному робочому персоналу компании.

WEB-серверы можуть посилати і вчасно приймати повідомлення електронної пошти, збирати дані і відповідати на запити, кодувати сполучення залежності від вимог щодо захисту інформації. Компанії може використати внутрішні WEB-серверы всім операцій, які зазвичай проводяться в кіберпросторі. У цьому основним програмним інструментом кінцевих споживачів інформації стає якійсь із броузерів (наприклад, NETSCAPE компанії Netscape чи EXPLORER компанії Microsoft). Загалом разі, будь-яка інформація, зокрема з баз даних, яку можна отримати в друкованому вигляді, то, можливо представлена з допомогою мови описи документів (HTML).

Результати були дуже многообещающими:

— така реалізація технології «клієнт-сервер «покращує захист даних корпорації (кінцевий користувач звертається до баз даних лише за допомогою броузера);

— все докладання розробляються та супроводжуються в обрабатывающем центрі (не потрібно у супроводі додатків за комп’ютерами пользователей);

— вирішується питання віддаленого доступу себто неоднорідності технічної бази кінцевого пользователя;

— вирішується питання роботи з комутованих різноманітних каналах зв’язку і т.д.

У самому узагальненому вигляді інформаційна система коштує - це набір пов’язаних між собою компонентів, що збирає, обробляє, зберігає і поширює інформацію на підтримку діяльності організації. На рівень інформаційних систем впливає два фактора:

1) рівень науково-технічного розвитку на організації, тобто. наскільки сучасні використовувані технологии;

2) люди і існуюча у створенні культура.

У Технічне університеті існує можливість з будь-якої світової практично комп’ютера вийшла у глобальну мережу Інтернет, причому у будь-яке час. Це означає лише про рівні науково-технічного розвитку організації. Але ці можливості використовуються не усіма. Більшість співробітників навіть мають уявлення про Інтернет. Інакше кажучи культура організації необхідно підвищувати рівня науково-технічного розвитку. Наприклад, підрозділ Компьютер-колледж може навчити весь персонал Технічного університету за дуже мінімальну плату (компенсацію расходов).

Останній чинник визначальний, оскільки від цього залежатиме перший. Справді, ускладнення інформаційних систем зростає пропорційно зростанню формалізації культури та збільшення розміру організації. Наприклад, на малої фірмі з обмеженою колом завдань, де у ходу прості і неформальні відносини рядових працівників із її управляючими часто відсутня потреба у складних інформаційних системах. І, навпаки, у великих організаціях із дуже розгалуженої структурою такі є життєво необхідною. Основна завдання інформаційної системи для менеджера — підтримка прийняття прийняття рішень та управління потоками входящей/исходящей інформації (малюнок 15).

Рисунок 15. Загальна схема інформаційних систем.

До розряду інформаційних систем входять ще й джерела інформації. Це можуть бути різні довідники, розробки, зокрема і виконані на лазерні диски. Однак найбільший обсяг даних може надати лише глобальна мережу Интернет.

Сьогодні сукупний обсяг інформацією Мережі підрахувати неможливо. Його можна порівняти хіба що сукупним обсягом інформації в всіх бібліотеках світу. А яку конкретно користь може дати Мережа, наприклад, менеджеру Компьютер-колледжа? По-перше, це найбільш швидке й надійний спосіб передачі на значні відстані. По-друге, це найбільш дешевий спосіб проведення маркетингових досліджень. І, нарешті, по-третє - це можливість заявити про про себе увесь світ з мінімальними витратами — таку масовість охоплення неспроможна надати жодна періодичне видання в мире.

Інтернет розвивається так швидко, що вони перетворився на новий вид комунікацій, як і свого часу з’явилося телебачення та телефон. Можливість знайти необхідну інформацію до Інтернету за власному досвіду зводжу приблизно до 80%. Більшість користувачів Мережі використовують операційну систему Windows 95, у якій основні маніпуляції виробляються мишею, а відстані між інформаційними банками можуть вимірюватися десятками тисячі кілометрів, то з’явилося вираз «інформація з відривом щиглика миші». І ця справді так!

ОРГАНИЗАЦИЯ БЕЗПЕКИ ЖИЗНИДЕЯТЕЛЬНОСТИ.

1 Значення і завдання безпеки труда.

Безпека життєдіяльності - це система наукових знання збереженні життя, здоров’я та перемоги забезпечення безпеки людини в будь-яких видах своєї діяльності в будь-якій сфері обитания.

Питання забезпечення безпеки праці в виробництві, збереження здоров’я і життя людей завжди займали значне місце у трудовому законодавстві і тому увагу до них у міру розвитку суспільства, постійно зростала. Основним документом, регулюючим загальні питання безпеки праці Росії, є документ, ухвалений 6.08.1993г., № 56 001 «Основи законодавства Російської Федерації про охорону праці». У цьому документі встановлено гарантії здійснення прав трудящих на охорону праці та забезпечує єдиний порядок регулювання відносин у галузі охорони праці між роботодавцем та працівниками на підприємствах, у державних установах і організаціях всіх форм власності незалежно від сфери господарської роботи і відомчої підлеглості та створені задля створення умов праці, відповідальних вимогам збереження і здоров’я працівників у процесі трудової діяльності й у зв’язку з ній. Охорона праці - це система забезпечення безпеки життя і здоров’я робітників у процесі праці, куди входять трудові, соціально-економічні, санітарно-гігієнічні, організаційно-технічні й інші мероприятия.

Отже, як основних цілей безпеки життєдіяльності можна назвати: 1. ідентифікація небезпечних і шкідливих чинників середовища; 2. регламентація їх рівнів у припустимих межах; 3. розробка комплексу заходів із їх усунення чи захисту організму людини від негативного з воздействия.

За статтею 3 документа «Основи законодавства РФ про охорону праці» сказано: «Для роботи з охорони праці в підприємстві створюється у разі потреби служби охорони праці, або залучаються фахівці з охорони праці на договірній основі». Відкрите акціонерне суспільство «Технічний університет КубГТУ» займається освітньої діяльністю, у створенні спеціальних служб з охорони праці немає необхідності. За охорону праці ВАТ «Технічний університет КубГТУ» відповідають керівники його подразделений.

2 Характеристика умов та безпеки труда.

Стан умов праці Відкритому акціонерному суспільстві «Технічний університет КубГТУ» розглянуто з прикладу бухгалтерії (таблиця 11).

З отриманої таблиці можна дійти невтішного висновку у тому, що показники мікроклімату (температура повітря, відносна вологість, швидкість руху повітря) на робочих місць бухгалтерії ВАТ «ТУ КубГТУ» перебувають у межах норми, поєднання таких микроклиматических умов якщо і систематичному вплив на людини зберігають його нормальне теплове стан напруження механізму терморегуляции.

Таблиця 11.

Характеристика параметрів умов праці та безопасности.

на робочі місця ВАТ «ТУ КубГТУ».

|Параметр |Ед. заміряний. |Норма |Факт | |1.Температура | | | | |а) теплий період року |про З |20−23 |25 | |б) холодний та перехідною періоди |про З |15−23 |20 | |2.Относительная вологість |% |трохи більше 75|60 | |3.Скорость руху повітря |мс |0,2−0,3 |0,2 | |4.Освещенность робочих місць: | | | | |штучна |АК |300 |300 | |природна |КЭО,% |1,5 |1,5 | |5.Производственный шум |дБА |60 |Отс. | |6.Вибрация на робочих місць |дБ |92 |Отс. | |7.Численность робочих |Чол. | |4 | |8.Технические кошти безпеки: | | | | |зануление | | |Є | |запобіжники | | |Є | |сигналізація | | |Є | |9.Площадь приміщення 1 людини |М2 |6 |5,3 | |10.Объем приміщення 1 людини |М3 |20 |18,7 |.

Одне з найважливіших елементів умов праці є висвітлення. Правильно виконана система висвітлення підвищує загальну працездатність, створює нормальних умов праці. При висвітленні бухгалтерії використовується природне висвітлення, створюване світлом сонця, його доповнюють робочим комбінованим освітленням, тобто. поєднанням загального освітлення із місцевим. При загальному висвітленні світильники розміщуються у верхній зоні приміщення рівномірно, місцеве висвітлення дозволяє їм отримати який концентрує світловий потік безпосередньо на робочої поверхности.

У бухгалтерії є захисне заземлення, усуває небезпека поразки людей електричним струмом у разі напруги на конструктивних частинах електроустаткування, тобто. при замиканні на корпусі, а також устрою захисного відключення, що забезпечує автоматичне відключення небезпечного ділянки цепи.

Застосування автоматичних коштів виявлення пожеж є один з основних умов забезпечення пожежної безпеки, т.к. дозволяє оповістити черговий персонал про пожежі та його виникнення. У бухгалтерії встановлено теплові извещатели, спрацьовують при певної максимальної температуре.

Серед гігієнічних проблем сучасності проблеми гігієни праці користувачів ПЕОМ ставляться до найактуальніших, оскільки безупинно розширюється коло завдань, розв’язуваних ПЕОМ, і великі контингенти людей втягуються у процес використання обчислювальної техники.

Сукупність змін, можна побачити стану здоров’я професійних користувачів ПЕОМ, включає захворювання опорнорухового апарату, органів зору, центральної нервової і сердечносудинної системи, шлунково-кишкового тракту, алергічні розлади, відзначають ускладнення вагітності та пологів, несприятливий вплив на плід. Отримано даних про підвищеному рівні онкологічних заболеваний.

В міру накопичення нових даних із аналізованої проблемі стають дедалі очевиднішими причинно-наслідкові зв’язки між умовами праці та стану здоров’я користувачів ПЕОМ. Так захворювання опорнорухового апарату (рук, шиї, плечового пояса, спини) зв’язані з вимушеної робочої позою, гіподинамією разом із монотонністю праці. Часто на робочих місць відсутня спеціалізована меблі і з біомеханічних позицій організація робочих місць незадовільна. Характерною ознакою праці за комп’ютером необхідно виконання точних зорових робіт на світному екрані за умов перепаду яркостей до поля зору, наявності мерехтінь, хитання й невизначеності нечіткості зображення. Об'єкти зорової роботи перебувають у різному відстані від очей користувача (від 30 до70 див) і потім доводиться часто переводити погляд, у напрямах экран-клавиатура-документация (відповідно до хронометражным даним від 15 до 50 разів у хвилину). Часта переадаптация очі до різним яркостям і відстаней одна із головних негативних факторів під час роботи з дисплеями. Несприятливим чинником світловий середовища є невідповідність нормативним значенням рівнів освітленості робочих поверхонь столу, екрана, клавіатури. Нерідко екранами спостерігається дзеркальне відображення джерел кольору і оточуючих предметів. Усі викладене утрудняє роботи й призводить до порушень основних функцій зорової системы.

Праця оператора ПЕОМ належить до форм роботи з високим нервовоемоційним напругою. Це пов’язано з необхідністю постійного спостереження динамікою зображення, розрізнення тексту рукописних і більшістю друкованих матеріалів, виконанням машинописних і графічних робіт. У процесі роботи потрібно постійно підтримувати активне внимание.

Нині вже очевидно, що комп’ютерні технології будучи великим досягненням людства, мають негативні наслідки здоров’ю людей. Сьогодні поставлено завдання знизити виміряти ціну шкоди здоров’ю. І тому слід дотримуватися встановлених гігієнічних вимог до режимам праці та організації робочих місць. Професійні користувачі ВДТ і ПЕОМ маємо проходити обов’язкові попередні на час вступу роботу і періодичні медичні огляди. Вагітні жінки не допускаються до виконання робіт, що з ВДТ і ПЕОМ. Необхідно використовувати вже наявні розробки з профілактиці порушень стану здоров’я работающих.

Крім названих чинників робочому місці операторів може мати місце шум, порушений іонний режим, несприятливі показники мікроклімату. У повітрі можуть утримуватися хімічні речовини (озон, фенолу, стирол, формальдегіди та інших.), що простежується за умови встановлення на малих майданчиках значної частини комп’ютерів, і недотриманні вимог до організації робочих мест.

Умови і безпека праці ВАТ «ТУ КубГТУ» відповідають установленим вимогам для і сприяють високу працездатність коллектива.

3 Пожежна профилактика.

Відповідальних за пожежну безпеку окремих територій, будинків споруд й т.п. визначає керівник предприятия.

На підприємстві встановлено відповідний їх пожежної небезпеки протипожежний режим, у цьому числе:

— обладнані місця для курения;

— визначено порядок знеструмлення електроустаткування у разі пожара;

— визначено лад і терміни проходження протипожежного инструктажа.

У адміністративній споруді досліджуваного підприємства кожному поверсі розміщуються дві ручних вогнегасника. Ємності для піску, що входять до конструкцію пожежного стенда, мають місткість 0,1 куб. м і более.

На підприємстві визначено обличчя, відповідальне за придбання, ремонт, збереження й готовність до дії первинних коштів пожежогасіння. Кожен вогнегасник, який установлюють на об'єкті, має порядковий номер, завданий на корпус білої фарбою, нею заведено паспорт по встановленої формі. На підприємстві основному використовуються пінні огнетушители.

4 Режими праці та відпочинку під час роботи з персональними компьютерами.

Режими праці та відпочинку під час роботи з ПЕОМ і ВДТ в Технічне університеті не контролюються, хоча мали організовуватися залежно від виду та категорії трудовий деятельности.

Види праці поділяються на 3 группы:

— група, А — робота з зчитуванню інформації з екрана ВДТ или.

ПЕОМ з попереднім запросом;

— група Б — робота з введення информации;

— група У — творча праця як діалог із ЭВМ.

За виконання протягом робочого зміни робіт, які стосуються різним видам праці, за основну роботи з ПЕОМ і ВДТ слід приймати таку, що займає щонайменше 50% часу: протягом робочої зміни чи робочого дня.

Для видів праці встановлюється 3 категорії тяжкості і напруги роботи з ВДТ і ПЕОМ (таблиця 12), які определяются:

— для групи, А — по сумарному числу зчитувальних знаків за робочу зміну, але з більш 60 000 знаків за смену;

— для групи Б — по сумарному числу зчитувальних чи впроваджуються знаків за робочу зміну, але з понад 40 000 знаків за смену;

— для групи У — по сумарному часу безпосередньої роботи с.

ВДТ і ПЕОМ за робочу зміну, але з більше шести годин за смену.

Таблиця 12.

Час регламентованих перерывов.

|Категория |Рівень навантаження за робочу зміну |Сумарна час | |роботи з |при видах робіт з ВДТ |регламентованих | |ВДТ чи | |перерв, хв. | |ПЕОМ | | | | |група А, |група Б, |група У, |при 8-місячного |при 12-ї | | |кількість |кількість |годину. |годинниковий |годинниковий | | |знаків |знаків | |зміні |зміні | |I |до 20 000 |до 15 000 |до 2,0 |30 |70 | |II |до 40 000 |до 30 000 |до 4,0 |50 |90 | |III |до 60 000 |до 40 000 |до 6,0 |70 |120 |.

Для інженерів, обслуговуючих навчальний процес у аудиторіях з ВДТ і ПЕОМ, тривалість роботи повинна перевищувати 6 годин на день. Тривалість обідньої перерви визначається чинним законодавством про працю Правилами внутрішнього трудового розпорядку підприємства организации.

Задля більшої оптимальної працездатності й збереження здоров’я професійних користувачів, протягом робочого зміни повинні встановлюватися регламентовані перерви. Час регламентованих перерв протягом робочого зміни слід встановлювати, залежно від її тривалості, виду та категорії праці (таблиця 12). Тривалість безперервної роботи з ВДТ без регламентованого перерви має перевищувати 2 часов.

При 8-місячного годинниковий робочої зміні і на ВДТ і ПЕОМ регламентовані перерви слід устанавливать:

— для 1 категорії робіт через 2 години з початку робочої зміни і крізь 2 години після обідньої перерви тривалістю 15 хвилин каждый;

— для 11 категорії робіт через 2 години з початку робочої зміни і крізь 1,5−2,0 години після обідньої перерви продолжительностью.

15 хвилин кожен чи тривалістю 10 вже хвилин за щогодини работы;

— для III категорії робіт через 1,5−2,0 години з початку робочої зміни і крізь 1.5−2 години після обідньої перерви тривалістю 20 хвилин кожен чи тривалістю 15 хвилин за щогодини работы.

При 12-ї годинниковий робочої зміні регламентовані перерви повинні встановлюватися у перших 8 годин роботи аналогічно перервам при 8-місячного годинниковий робочої зміні, а протягом останніх 4часов роботи, незалежно від категорії і виду робіт, щогодини тривалістю 15 минут.

Під час регламентованих перерв із метою зниження нервовоемоційної напруги, втоми зорового аналізатора, усунення впливу гіподинамії і гипокинезии, запобігання розвитку познотонического втоми доцільно виконувати певні комплекси упражнений.

З метою зменшення негативного впливу монотонии доцільно застосовувати чергування операцій осмисленого тексту і числових даних (зміна змісту робіт), чергування редагування текстів і даних (зміна змісту работы).

У кількох випадках виникнення в працюючих з ВДТ і ПЕОМ зорового дискомфорту та інших несприятливих суб'єктивних відчуттів, попри дотримання санітарно-гігієнічних, біомеханічних вимог, режимів праці та відпочинку треба використовувати індивідуального підходу в обмеження часу робіт з ВДТ і ПЕОМ корекцію тривалості перерв на відпочинок чи проводити зміну діяльності в іншу, не пов’язану з допомогою ВДТ і ПЭВМ.

Працюючим на ВДТ і ПЕОМ із високим рівнем напруженості під час регламентованих перерв і наприкінці робочого дня показано психологічна розвантаження в спеціально обладнаних приміщеннях (кімната психологічної разгрузки).

У Технічне університеті немає суворого відповідності санітарним правилам, вказаних у СанПин 2.2.2.542−96. Необхідно враховувати, що з правильної організації робочого місця продуктивності праці інженера зростає 8 до 20 процентов.

У такому суспільстві виробляють закупівлю кондиціонерів, вентиляторів, вогнегасників і приймають багато інших заходів для охорони праці та з кожним роком становище істотно улучшается.

ОХОРОНА ОТОЧУЮЧОЇ СРЕДЫ.

Головні завдання охорони навколишнього середовищараціональне використання природних ресурсів, захист природи від забруднення, збереження біологічного розмаїття стали основою поняття «охорона оточуючої природної среды».

Охорона навколишнього природного довкілля є система наукових знань і комплексу державної, міжнародної та громадських заходів спрямованих на раціональне використання, охорону здоров’я та відновлення природних ресурсів, зберегти біологічного розмаїття, право на захист довкілля забруднення і руйнувань до створення оптимальних умов человека.

Поняття довкілля передбачає навколишнє людське суспільство, а чи не окремої людини і лише природні об'єкти среды.

Охорона навколишнього середовища як проблема охоплює широке коло різноманітних питань, що з економією використання природних ресурсів необхідні розвитку в промисловості й сільського господарства. Важливе значення придбав оздоровительногігієнічний аспект у зв’язку з забрудненням атмосфери і воды.

Наростання забрудненню довкілля за очевидної неможливості локалізації цих негативних явищ, надає всієї проблемі глобальне значение.

Серед завдань охорони навколишнього середовища, зниження забруднення повітря у містах; поліпшення стану водних об'єктів й забезпечення питної води населення; запобігання забруднення довкілля небезпечними хімічними речовинами; захист населення від шуму й електромагнітного випромінювання та др.

Нині за умов загострення екологічній ситуації передбачено низку заходів для охорони навколишнього середовища. Зокрема відповідність з Законом Російської Федерації від 19.12.1991 р. № 2060;1 «Про охорону довкілля» з грудня 1991 року Плата забруднення навколишнього природного среды.

Плата стягується за: — викиди, скиди забруднюючих речовин, розміщення відходів та решта видів забруднення у межах установлених лімітів; - викиди, скиди забруднюючих речовин, розміщення відходів та решта видів забруднення понад встановлених лимитов.

За нормативні і навіть понаднормативні викиди з скиди шкідливі речовини, розміщення відходів плата перераховується підприємствами, установами, організаціями в безспірному порядку: — 90 відсотків — на спеціальні рахунки позабюджетних державних екологічних фондів; - 10 відсотків — у дохід республіканського бюджету Російської Федерації на фінансування діяльності територіальних органів державного управління галузі охорони навколишнього природної среды.

Відповідно до Постановою Уряди РФ від 29.06.92 р. № 442 «Про Федеральному екологічному фонді Російської Федерації і екологічних фондах біля Російської Федерації» плату забруднення навколишнього середовища направляють у державні позабюджетні екологічні фонды.

Кошти екологічних фондів зараховуються на спеціальні рахунки установ банків та розподіляються у порядку : — 60 відсотків — у природоохранительных заходів местного.

(міського, районного) значення; - 30 відсотків — у природоохранительных заходів республіканського, крайового, обласного значення; - 10 відсотків — у природоохранительных заходів федерального значения.

Перерахування коштів, внесених у вигляді плати за забруднення довкілля і розміщення відходів у екологічні фонди, здійснюється підприємствами щокварталу пізніше 20 числа останнього місяці кварталу. По закінченні терміну, встановленого внесення платежу, підприємство сплачує пені відповідно до Постановою Уряди РФ від 09.06.98 р. № 576 «Про нарахуванні пені та порядку перерахунку заборгованості юридичних зі сплати пенею» у вигляді однієї трьохсотої діючої на день прострочення ставки рефінансування за Центральний банк РФ. Платежі за забруднення навколишнього природного середовища, розміщення відходів, здійснювані не більше ліміту, фінансуються з допомогою собівартості продукції (робіт, послуг), а понадлімітні - з допомогою прибутку, що залишається у розпорядженні природокористувачів. Оплата ж забруднення довкілля не звільняє природокористувачів від виконання заходів з охорони довкілля і відшкодування шкоди, заподіяної екологічним правонарушением.

Органам виконавчої влади суб'єктів Російської Федерації Постановою Уряди РФ від 28.09.92 р. № 632, п. 4, надається право за узгодженням із територіальними органами Мінекології же Росії та Госсанэпиднадзора знижувати розміри і щодо оплати забруднення навколишнього природного довкілля чи звільняти з неї окремі організації соціальної і культурної галузі, і навіть організації, фінансуються з федерального бюджету Російської Федерації, бюджетів суб'єктів Російської Федерации.

Досліджувана організація (ВАТ «Технічний університет КубГТУ») не є джерелом забруднення навколишнього природного середовища, оскільки на балансі стоїть два легкових автомобіля (Газ 322 132, Газ 3102), внаслідок чого здійснює відповідні выплаты.

Розглянемо, внаслідок чого досліджуване підприємство здійснює плату, й у яких розмірах (таблиця 13).

Таблица 13.

Відомості про витратах, за викид шкідливих речовин у 1999 году.

| |Розмір і щодо оплати | |Найменування показників |забруднення навколишнього| | |середовища | |1) Викиди шкідливих речовин у атмосферне повітря |- | |від стаціонарних джерел забруднення — всього | | | а й за гранично припустимі викиди |- | | б) за встановлені ліміти |- | |2) Викиди шкідливих речовин у атмосферне повітря |27,54 | |від пересувань джерел забруднення, всього | | | а й за гранично припустимі норми |2,48 | | б) за встановлені ліміти |21,48 | |в) за понадлімітні викиди |3,58 | |3) Скиди шкідливих речовин у водні об'єкти, | | |всього |- | |4) Розміщення відходів у межах встановлених |- | |лімітів | | |Усього Плата забрудненню довкілля |27,54 | |зокрема: | | | а й за гранично припустимі викиди |2,48 | | б) за встановлені ліміти |21,48 | |в) за понадлімітні викиди |3,58 |.

Отже, здійснюючи викиди шкідливих речовин у навколишню середу, підприємство виробляє відповідні виплати, так, наприклад, як випливає з таблиці за 1999 рік це становило 27,54 рублей.

ВАТ «Технічний університет КубГТУ» містить його ж автотранспорт у хорошому технічний стан (щорічно проводить перегляд, щокварталу виробляє перевірку автомобілів на зміст «ЗІ» і «СП», щороку проходить технічний огляд і екологічного контролю), ніж вносить посильний внесок у охорони навколишнього среды.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

.

Люди організують своєї діяльності у різних причин — щоб закінчити роботу чи завдання, щоб скоротити чи видалити дублювання дій, щоб зробити центри відповідальності, щоб забезпечити стабільність. Інформаційні системи повинні підтримувати це ще. Інформаційні системи забезпечують певні переваги перед конкурентами автоматизуючи операції всередині системи та поліпшуючи якість чи поставку кінцевий продукт організації. Переваги всередині самої фірми виявляється у підтримці операційного контролю, організації управлінського контролю та у стратегічному плануванні. Також інформаційні системи покращують якість продукту, розширюючи його документальну базу і сервіс. Використовуючи глобальну комп’ютерну мережу Інтернет, керівники здатні отримувати обмінюватися оперативної інформацією, і навіть проводити різноманітних исследования.

Отже, використання технологій, що входять у поняття інформаційна система коштує - заставу успішну діяльність на рынке.

Використання інформаційної технології належить до найбільш суперечливим внутрифирменным проблемам. Керівництво підприємств часто відмовляється будемо їх долати, бо почувається досить компетентним. Рішення зазвичай покладаються керівники інформаційних служб чи спеціалізовані зовнішні организации.

Господарські ризики, пов’язані з інформаційними технологіями, постійно зростають, і не ясно, до яких пір керівництво підприємств буде недооцінювати цей стратегічний ресурс. Щоправда, останнім часом вищому менеджменту став уважніше ставитися до інформаційним технологіям. Саме нього мають виходити вирішальні ініціативи по зміни ситуації у даної сфере.

Можна виділити шість зацікавлених груп, від яких прийняття рішень на сфері ИТ:

— найвище керівництво, які мають управляти ІТ як стратегічним потенціалом предприятия;

— фахівці, займаються пошуком системних рішень для оптимізації спеціальних функціональних задач;

— менеджери окремих господарських підрозділів, які мають використовувати ІТ з логіки свою господарську діяльності, щоб задовольняти запити клієнтів, знижувати витрати й т.д.;

— менеджери служб бухгалтерско-финансового обліку, якщо вони передбачені організаційної структурою предприятия;

— постачальники ІТ, які мають пропонувати послуг у суворій відповідності з проблемними установками своїх потребителей;

— власне інформаційно-технологічний подразделение.

У багатьох підприємствах такі групи інтересів не отримують визнання. Вище керівну ланку часто делегує відповідні функції групі керівників, стежачи над втіленням кількох заданих показників. Свідомий відмова вищого менеджменту від своїх зобов’язань призводить до прийняттю малокомпетентних рішень, постановці нереальних планових завдань. Відсутня також належна мотивація у цій сфере.

Фахівці через обмеженість своєї сфери діяльності часто не можемо мати повну ясність щодо всього процесу виробництва товарів та послуг. Звідси виникають нереалістичні вимоги до інформаційних технологій. Фахівці повинні удосконалювати знання про виробничому процесі, усвідомлюючи у своїй роль інформаційних технологій в нём.

Менеджери відділів бухгалтерско-финансового обліку виконують роль свого роду «перекладачів «під час обговорення з клієнтом рішень у сфері інформаційних технологій. Вони мають також вносити ясність щодо очікувань клієнтів — і користувачів, що з інформаційнотехнологічними услугами.

Що ж до постачальників ІТ, то основна полягає в взаєминах із клієнтом, який часто змушений миритися з роллю «піддослідного кролика ». Недалекоглядна збутова політика нерідко обмежується розміщенням однієї чи кількох замовлень. Поруч із зростає залежність постачальників інформаційних технологій від розробників програмного забезпечення. Аби вирішити них постачальникам рекомендується переходити більш сучасну господарську стратегію, основу якої лежать орієнтація на клієнта, ключові компетенції, довгострокові в зв’язку зі клієнтурою з урахуванням взаємної довіри, велика гнучкість і готовність до риску.

Від внутрішньофірмових інформаційно-технологічних підрозділів потрібно активно втягувати користувачів в обговорення питань інформаційних технологій, кооперуватися у вирішенні господарських проблем, встановлювати розумні межі децентралізації, спрощувати робочі процедури і др.

Повний перехід до електронній формі інформації поки що неможливий по ряду об'єктивних причин, обумовлених не обмеженнями сучасних інформаційних технологій (вони саме вже цілком дозріли до цього й мають у своїй арсеналі всі необхідні інструменти), а зовнішніми стосовно ним чинниками (законодавство, інерція мислення, недостатнє комп’ютеризації у середньому країні). Тому, говорячи про концепції побудови комплексних інформаційних систем, мушу згадати таку актуальну нині проблему, як суміщення в документообігу підприємства електронних і паперових документов.

СПИСОК ИСТОЧНИКОВ.

|Абрамов С.А. Економічне обгрунтування автоматизації обробки | |інформації. М.: 1974 | |Автоматизовані інформаційні технології економіки. Під ред. | |Титаренко. М.: 1998 | |Акинин П.В. та інших. Ефект АСУ. Ставрополь 1986 | |Ананькина Є. А., Данилочкин З. У., Данилочкина М. Р. та інших. «Контроллинг | |як інструмент управління підприємством «- М.: Аудит, вид. «ЮНИТИ », 1998.| |Антонюк. Інформаційні системи під управлінням. М.: 1986 | |Благодатских В.А. Економіка, розробка й використання програмного | |забезпечення. М.: 1995 | |Введення ЄІАС у інформаційний бізнес. Під ред. В. П. Тихомирова, А.В. | |Хорошилова. Москва, Фінанси і статистика, 1996 | |Верма П.К. Мережі зв’язку ЕОМ. Оцінка ефективності функціонування. М.: | |1992 | |Вершинін О.Е. Комп’ютер для менеджера: навчальних посібників. М.: 1990 | |Звешинский С.М. Ефективність системи інформаційного забезпечення. | |Львів: 1987 | |Інформаційні системи економіки: підручник М.: 1996 | |Костогрызов А.І., Пєтухов А.В., Щербина А. М. Основи оцінки, забезпечення | |і підвищення якості вихідний інформацією АСУ організаційного типу. | |М.: Вид. «Озброєння. Політика. Конверсія», 1994. 278с. | |Левін Р. та інших. Практичне введення у технологію штучного | |інтелекту. М.:1990 | |Методи аналізу та синтезу структур управляючих систем. Під ред. Волика. | |М.: 1988 | |Мишенин А.І. Теорія економічних інформаційних систем: підручник для | |вузів. М.: 1993 | |Модин А. А. Основи розробки та розвитку АСУ. М.: Наука. 1981 | |Прийняття інтелектуальних рішень на діалозі з комп’ютером. М.: 1990 | |Селезнёв М.Л. Інформаційні обчислювальні системи та їх ефективність | |М.: 1986 | |Скрипкин К.Г. Фінансова інформатика: навчальних посібників. М.: 1997 | |Стассман Поль А. Інформація у XXI століття електроніки: (Проблеми управління): | |Пер. з анг. з сокр. / наук. ред. і ред. предисл. Б. З. Мильнер. — М.: | |Економіка, 1987 — 240 з. | |Степанова, Соболєв. Економічне обгрунтування створення і впровадження АСУ. | |М.: 1990 | |Кучма В.Р., Бабрищева-Пушкина Н.Д. Працездатність і функціональне | |стан організму осіб, які працюють із автоматичними і навчальними | |системами на ПЕОМ. //Мед. праці та пром. екологія. 1995, № 4, з 17. |.

Додаток А.

Бухгалтерська звітність организации.

Додаток Б.

Додаток В.

Електронна анкета слушателей.

Додаток Г.

Електронний журнал обліку клиентов.

Додаток Д.

Контроль оплати у системі CLASS.

———————————;

Получатель.

Приёмник.

Канал связи.

Передатчик.

Джерело информации.

Керуючий орган.

Iвх.

Iу.

U.

Iос.

Виконавчий орган.

Об'єкт управления.

V.

Керована подсистема.

Керуюча подсистема.

загальні збори акционеров.

Спостережна совет.

Ректор

Ректорат.

Центр довузівської подготовки.

Підрозділи середнього образования.

Вище образование.

Додаткове професійне образование.

Производственно-коммерческие подразделения.

Сервісні подразделения.

Підрозділи управления.

Ректор

Перший проректор, Проректор по навчальної работе.

Проректор з керування й кадрам.

Проректор по экономике.

Головний бухгалтер

Проректор із зовнішньоекономічної деятельности.

Проректор по информатизации.

Проректор за середнім образованию.

Проректор з наукової работе.

Центр довузівської подготовки.

Управління регіональної политики.

ИСТЭк.

Управління информатизации.

Фірма Унитех-Общепит-Сервис.

Финансово-аналитический отдел.

Бухгалтерія ИСТЭк.

Бухгалтерія ТУ.

Управління эксплуатации.

Адміністративний отдел.

Фірма Унитех-Отель-Сервис.

Управління юридичного і кадрового обеспечения.

Управління електронної техники.

Підрозділи середнього образования.

Додаткове професійне образование.

Відділ ділового образования.

Рекламно-видавничий центр

Сектор делопроизводства.

Організаційний сектор

Ректор

Проректор з управління та кадрам.

Адміністративний отдел.

Административный.

отдел.

Подразделение.

Сектор делопроизводства.

Організаційний сектор

Ректор

ТУ КубГТУ.

Яка Входить і що виходить корреспонденция.

Проректор по направлению.

Бухгалтерия.

Відділ кадров.

Інші подразделения Выручка від реализации Общее кількість документов Внутренние Приказы Исходящие Входящие Бухгалтерия Административный отдел Школа абитуриентов Подготовительные курсы Лицей і Компьютер-колледж Прочие За год Внутренние Приказы Исходящие Входящие.

[pic].

Вхідні данные.

Обработка.

Кінцева информация.

Директор підрозділи Компьютер-колледж.

Секретарь-референт.

Інженери комп’ютерних классов.

Штатні преподаватели.

Викладачі по контракту.

Заступник директора по навчальної части.