Зміст інформаційних технологій

Інформаційні технології обробки даних у системі управління

Отримання великих обсягів інформації перетворюється для фахівців з інформатики та менеджерів у серйозну проблему. Для того, щоб ідентифікувати тільки необхідну інформацію для вирішення якоїсь конкретної задачі, доводиться «перебирати» величезна кількість даних. Дані - це «сирі» факти і цифри, в яких немає нічого особливого і які самі по собі не можуть бути корисними для менеджерів. Для того щоб витягти корисну інформацію, необхідно обробити, отримати закінчений * інформаційний продукт, що має безпосереднє відношення до управлінської задачі. Проблема ефективної ідентифікації корисної інформації та забезпечення доступу до неї менеджерів і співробітників набуває все більшої гостроти.

Про значення даної проблеми свідчить той факт, що в багатьох організаціях вводиться посада головного спеціаліста з інформації, який несе відповідальність за управління організаційними базами даних та впровадження нових інформаційних технологій. Як правило, фахівці з інформації стикаються з проблемою вибору одного з безмежного безлічі варіантів придбання апаратного та програмного забезпечення, мережевого і телекомунікаційного устаткування. Обсяг даних, які здатні давати комбінації цих технологічних засобів в рівній мірі, величезний. Прийняття рішень, пов’язаних із застосуванням нових технологічних засобів та управлінням їх ресурсами, часто лягає насамперед на плечі головного спеціаліста з інформації. Йому доводиться інтегрувати поточні та нові технології підтримки прийняття організаційних рішень, забезпечення операційних процесів і комунікацій так, щоб співробітники організації отримували необхідну інформацію в потрібному місці в потрібний час.

Інформаційна технологія обробки даних призначена для розв’язання добре структурованих задач, по яких є необхідні вхідні дані і відомі алгоритми та інші стандартні процедури їх опрацювання. Ця технологія застосовується на рівні операційної (виконавчої) діяльності персоналу невисокої кваліфікації з метою автоматизації деяких постійно повторюваних операцій управлінської праці. Тому впровадження інформаційних технологій і систем на цьому рівні істотно підвищить продуктивність праці персоналу, звільнить його від рутинних операцій, можливо, навіть призведе до необхідності скорочення чисельності працівників.

На рівні операційної діяльності вирішуються такі завдання:

• · обробка даних про операції, вироблених фірмою;
• · створення періодичних контрольних звітів про стан справ у фірмі;
• · отримання відповідей на всілякі поточні запити й оформлення їх у вигляді паперових документів або звітів.

Існує декілька особливостей, пов’язаних з обробкою даних, що відрізняють дану технологію від інших:

• · виконання необхідних фірмі задач по обробці даних. Кожній фірмі наказано законом мати і зберігати відомості про свою діяльність, які можна використовувати як засіб забезпечення і підтримки контролю. Тому в будь-якій фірмі обов’язково повинна бути інформаційна система обробки даних і розроблена відповідна технологія;
• · рішення тільки добре структурованих задач, для яких можна розробити алгоритм;
• · виконання стандартних процедур обробки. Існуючі стандарти визначають типові процедури обробки даних і наказують їх дотримання організаціями усіх видів;
• · виконання основного обсягу робіт в автоматичному режимі з мінімальною участю людини;
• · використання деталізованих даних. Записи про діяльність фірми мають докладний характер, що допускає проведення ревізій. У процесі ревізії діяльність фірми перевіряється хронологічно від початку періоду до його кінця і від кінця до початку;
• · акцент на хронологію подій;
• · потреба в мінімальної допомоги при вирішенні проблем з боку спеціалістів інших рівнів.

Збір даних. У міру того як фірма виробляє продукцію або послуги, кожна її дія супроводжується відповідними записами даних. Зазвичай дії фірми, що зачіпають зовнішнє оточення, виділяються особливо як операції, вироблені фірмою.

Обробка даних. Для створення з даних, що надходять інформації, що відображає діяльність фірми, використовуються такі типові операції:

• — Класифікація або угрупування. Первинні дані зазвичай мають вигляд кодів, які складаються з однієї або декількох символів. Ці коди, які виражають певні ознаки об'єктів, використовуються для ідентифікації і групування записів. Наприклад, при розрахунку заробітної плати кожна запис включає в себе код (табельний номер) працівника, код підрозділу, в якому він працює, посаду і т.п. Відповідно до цих кодами можна зробити різні угруповання;
• · сортування, за допомогою якої упорядковується послідовність записів;
• · обчислення, що включають арифметичні та логічні операції. Ці операції, виконувані Наляж, дають можливість отримувати нові дані;
• · укрупнення або агрегування, вироблене для зменшення кількості даних і реалізоване в формі розрахунків підсумкових або середніх значень.

Зберігання даних. Багато даних на рівні операційної діяльності необхідно зберігати для подальшого використання або тут же, або на іншому рівні. Для їх зберігання створюються бази Даних.

Створення звітів (документів). В інформаційній технології обробки даних необхідно створювати документи для керівників і працівників фірми, а також для зовнішніх партнерів. При цьому документи можуть створюватися як за вимогою у зв’язку з проведеною фірмою операцією, так і періодично наприкінці кожного місяця, кварталу або року. Існує ряд недоліків, через які неможливо використовувати отримані дані. До них відносяться недостовірність даних, низька продуктивність при нестандартних запитах, неможливість перетворити різнорідні дані в єдину інформацію. Для різних рівнів управління організацією потрібні певні бази даних (табл. 2.1.).

Таблиця 2.1 Характеристики даних за рівнями управління.

Дана технологія передбачає створювати спеціальні, окремі від існуючих баз сховища даних — предметно-орієнтовані, інтегровані, не коректовані, залежні від часу колекції даних, призначені для підтримки прийняття рішення.