Первинні бухгалтерські документи в системі облікового процесу

ВСТУП У системі економічного контролю державна митна служба України відноситься до контролюючих органів спеціального призначення, і від злагодженості та ефективності її роботи у значній мірі залежить економічна стабільність та розвиток країни в цілому.

Бухгалтерський облік, як і кожна система знань, постійно розвивається. Розглядаючи зазначену систему як процес, що характеризується різними аспектами — технологічним, структурним і організаційним, доходимо висновку про необхідність загальної його організації. Це означає, що має бути визначено та впроваджено комплекс методів і засобів, спрямованих на раціональне функціонування та розвиток процесу бухгалтерського обліку. Згідно з Законом України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.1999 № 996-XIV, із змінами та доповненнями від 16.10.2012 № 5463-VI, зазначено, що первинний документ — документ, який містить відомості про господарську операцію та підтверджує її здійснення.

Відповідно до Положення «Про документальне забезпечення записів в бухгалтерському обліку», затвердженим наказом Міністерства фінансів України від 24.05.95 № 88 із змінами та доповненнями внесеними від 08.11.10, документація — це спосіб оформлення господарських операцій відповідними документами, призначений для первинного спостереження за господарськими операціями як обов' язкова умова відображення їх в обліку. Документація відіграє також важливу роль в управлінні діяльністю установи, забезпечує контроль за збереженням майна господарства, раціональним його використанням.

У бюджетних установах для реєстрації даних про господарську операцію використовують велику кількість найрізноманітніших за формою і змістом первинних документів. Їх застосування здійснюється залежно від особливостей фінансово-господарської діяльності установ, їх стосунку до того чи іншого міністерства і відомства.

Теоретичною основою цієї роботи послужили наукові праці вітчизняних вчених первинного обліку, документознавства, діловодства, бухгалтерського обліку: Атамас П. Й, Джога Р. Т., Свірко С.В., Шара Є.Ю., Андрієнко О.М., Михайлов М. Г., Гуцайлюк Л. О., Сопко В. В., а також матеріали наукових періодичних видань з досліджуваної теми.

Первинний облік є невід'ємною складовою частиною обліку на митниці. Адже, кожна господарська операція повинна бути проконтрольована, для чого підтверджена первинною документацією. Кожний працівник митної установи здійснює первинний облік на своєму робочому місці і в межах своїх повноважень. Правильна організація первинного обліку на митниці сьогодні - це розвиток митної установи завтра.

Актуальність теми полягає в тому, що в діяльності кожної митної установи велике значення має ведення, методологія, контроль і процес удосконалення первинного обліку.

Метою дипломної роботи є організація та методологія первинного обліку, контроль використання його даних у фінансово-господарській роботі.

Для досягнення визначеної мети необхідно вирішити наступні завдання:

? підбір та вивчення нормативно-законодавчої та спеціальної літератури з теми дослідження;

? вивчити первинні бухгалтерські документи в системі облікового процесу;

? визначити організаційно-економічну характеристику Дніпропет-ровської митниці, на базі якої проводиться переддипломна практика;

? узагальнити та систематизувати теоретичні та практичні положення організації та методології первинного бухгалтерського обліку з документального оформлення господарських операцій;

? дослідити кількісну і якісну оцінку стану економічних, організаційних, інформаційних і інших характеристик роботи митниці;

? дати оцінку методів контролю з документального оформлення господарських операцій на Дніпропетровській митниці;

? зробити оцінку рівня автоматизації первинного бухгалтерського обліку на Дніпропетровській митниці;

Об'єктом дипломної роботи є процес складання та оформлення первинних бухгалтерських документів у митній установі та контроль за використанням даних первинного обліку у фінансово-господарській роботі.

Предметом дипломної роботи є теоретико-методлогічні аспекти ведення первинного обліку та контроль за використанням його даних у фінансово-господарській роботі.

Стан обліку на Дніпропетровській митниці досліджувалися з використанням монографічного, абстрактно-логічного, балансового методів та шляхом зіставлення фактичного стану з вимогами законодавчо-нормативних документів.

Інформаційною базою дослідження є:

1). нормативно-законодавчі документи;

2). інструктивні матеріали;

3). наукові посібники;

4). навчальні підручники;

5). матеріали Дніпропетровської митниці;

6). дані синтетичного та аналітичного обліку Дніпропетровської митниці та інші літературні джерела.

Структура та обсяг роботи. Дипломна робота складається зі вступу, 3 розділів, висновків, списку використаних джерел та додатків.

Дипломна робота подана на 97 сторінках комп’ютерного тексту, містить 3 таблиці, 5 рисунків, 19 сторінок додатків. Список літературних джерел включає 50 найменуваннь на 7 сторінках.

РОЗДІЛ 1. Теоретико-МЕТОДОЛОГІЧНІ АСПЕКТИ ПЕРВИННОГО ОБЛІКУ ТА ВИКОРИСТАННЯ ЙОГО ДАНИХ В УПРАВЛІННІ, КОНТРОЛІ, ФІНАНСОВІЙ, І ПРАВОВІЙ РОБОТІ

1.1 Первинні бухгалтерські документи в системі облікового процесу Для забезпечення суцільного та безперервного спостереження за господарськими операціями, що здійснюються в бюджетній установі, використовують бухгалтерські документи, де фіксуються факти здійснення господарських операцій.

Питання, пов’язані з оформленням первинних облікових документів і регістрів бухгалтерського обліку, регулюються ст. 9 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16 липня 1999 р. № 996-ХІV.

Сутність бухгалтерських документів полягає в тому, що вони, фіксуючи факти здійснення господарських операцій, є основою для їх бухгалтерського обліку. Первинні документи — це письмові свідоцтва, що фіксують та підтверджують господарські операції, включаючи розпорядження та дозволи адміністрації (власника) на їх проведення.

У законі України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.1999 № 996-XIV, із змінами та доповненнями, зазначено, що первинний документ — документ, який містить відомості про господарську операцію та підтверджує її здійснення [2];

Документація — це спосіб оформлення господарських операцій відповідними документами, призначений для первинного спостереження за господарськими операціями як обов’язкова умова відображення їх в обліку. Документація відіграє також важливу роль в управлінні діяльністю установи, забезпечує контроль за збереженням майна господарства, раціональним його використанням. Вона має юридичне значення як письмовий доказ здійснення господарських операцій. Використовують документацію для аналізу господарської діяльності, фінансового контролю, аудиту й документальних ревізій.

Документ — це письмове свідчення на паперових або машинних носіях про здійснення господарських операцій. Документи бувають первинні та зведені. Первинний документ складають під час виконання господарської операції чи одразу після її завершення, а зведений — на основі кількох первинних документів для отримання узагальнених даних.

Попередній контроль — це форма фінансово-господарського контролю, який здійснюється до початку господарських операцій. До нього залучаються майже всі органи, що виконують контрольні функції. Чітка організація обліку і попереднього контролю сприяє запобіганню зловживанням у використанні коштів, товарно-матеріальних цінностей.

Поточний (оперативний) контроль, що супроводжує здійснення господарських операцій, сприяє своєчасному виявленню відхилень у фінансово-господарській діяльності підконтрольного об'єкта.

Подальший контроль (контроль за фактом) здійснюють після господарських операцій. За допомогою такого контролю виявляють незаконне виконання господарських операцій, а також винних у цьому. Мета контролю за фактом — відшкодувати збитки, притягти винних до відповідальності, створити умови, що унеможливлюватимуть повторення зловживань.

Першочергового значення набувають документи в процесі документальних ревізій, коли особливій перевірці підлягають первинні документи, які є підтвердженням факту здійснення господарської операції та її оформлення на основі всіх облікових записів. Проведення таких ревізій важливе як для виявлення нестач і втрат, так і для виправлення і покращання роботи установи.

Документи мають важливе юридичне значення. Так, належно оформленні та своєчасно складені бухгалтерські документи можуть бути використані в судових органах, господарських судах під час розгляду господарських суперечок, що виникають між установами, організаціями та особами в результаті господарської діяльності.

У бюджетній установі щодня здійснюються найрізноманітніші господарські операції. Для їх оформлення використовуються різні форми первинних документів. Однак для того щоб правильно відобразити економічний зміст певної господарської операції, виникає необхідність провести класифікацію документів, тобто згрупувати їх за певними однорідними ознаками.

Суть документів і їх місце в господарській діяльності бюджетної установи відображаються у їх класифікації, поділі на групи за певними ознаками схожості й відмінності, кожна з яких несе змістове навантаження.

Документи класифікують за місцем складання, за призначенням, за порядком складання, за способом використання, за змістом.

1. За місцем складання бухгалтерські документи поділяють на внутрішні, зовнішні:

? внутрішні документи оформляють (виписують) в установах й тут же застосовують. До них належать: «Звіт про використання коштів наданих на відрядження або під звіт», табелі обліку використання робочого часу, інвентарні картки основних засобів, прибуткові ордери тощо.

? зовнішні документи складають на стороні, їх отримують від інших установ і організацій. На вході обов’язково реєструють, оформляють, як правило, на бланках уніфікованих форм. До них належать: рахунки-фактури, платіжні доручення, виписки банків, постанови, листи, угоди тощо.

2. За призначенням документи поділяють на розпорядчі, виконавчі, бухгалтерського оформлення, комбіновані:

? розпорядчими є документи, які містять розпорядження (наказ, завдання) на здійснення певної господарської операції. До них належать: накази про прийняття та звільнення з роботи, чеки на отримання готівки в касі банку, платіжні доручення банку на перерахування коштів, довіреність на отримання матеріальних цінностей тощо.

? виконавчими є документи, де підтверджується факт здійснення господарської операції, її виконання певною особою, що подала документ. До них належать: авансові звіти, виписки банків, касові прибуткові й видаткові ордери, акти, квитанції та ін.

? документи бухгалтерського оформлення складаються на основі виконавчих та розпорядчих документів самими працівниками бухгалтерії. Самостійного значення не мають, але необхідні в обліковому процесі. До таких документів належать: меморіальні ордери, бухгалтерські довідки, різні розрахунки (амортизації, розподілу витрат, звітні калькуляції) та ін.

? документи комбіновані поєднують функції перелічених вище документів (розпорядчих, виконавчих, бухгалтерського оформлення). До них належать: авансові звіти, вимоги, наряди та ін. Прикладом комбінованого документа може бути і видатковий касовий ордер (дод. П), в якому міститься розпорядження керівника про видачу готівки та підтвердження про її фактичну видачу та отримання підписами касира та отримувача грошей.

3. За порядком складання документи поділяють на первинні, зведені:

? первинні документи складають у момент здійснення господарської операції (прибуткові та видаткові касові ордери, накладні, акти прийому робіт).

? зведені документи складають на підставі однорідних первинних документів шляхом групування і узагальнення та балансової ув’язки їх показників (звіти касира, авансові звіти, товарні звіти, платіжні відомості).

4. За способом використання документи поділяють на разові, накопичувальні:

? разові документи фіксують одразу одну або декілька господарських операцій (ордери, вимоги, акти та ін.).

? накопичувальні документи формують інформацію про однорідні господарські операції за певний відрізок часу (день, декаду, місяць). Такі документи використовують багаторазово. До них належать: табель обліку робочого часу, лімітно-забірна картка, відомість випуску готової продукції, багатоденні наряди та ін. На відміну від разових, накопичувальні документи використовують з метою обліку після того, як у них записано останню операцію і підбито підсумок всіх записів.

5. За змістом документи поділяють на грошові, розрахункові:

? грошовими документами оформляють операції, пов’язані з грошовими коштами. До них належать видаткові й прибуткові касові ордери, банківські чеки та ін.

? розрахунковими документами оформляють розрахунки між фізичними і юридичними особами (рахунок-фактура, платіжне доручення, квитанції та ін.) (дод.А). Матеріальними документами оформляються операції пов’язані з рухом матеріальних цінностей (прибутковий ордер, вимога-накладна, лімітно-забірна картка та ін.).

Із загальної характеристики документів видно, що кожен документ належить водночас до різних класифікаційних груп. Так, акт приймання-передачі основних засобів є одночасно матеріальним, виконавчим, первинним, разовим і внутрішнім документом; рахунок-фактура постачальника — виконавчий, разовий, зовнішній; видатковий касовий ордер (дод. П) — комбінований, первинний, разовий і внутрішній та ін.

Класифікація документів за розглянутими ознаками дає змогу правильно зрозуміти їх зміст, призначення і використання для відображення господарських операцій бюджетнох установ.

Повнота і достовірність показників обліку значною мірою залежать від якості оформлених документів. Щоб бути доказовим і мати юридичну силу, документ має містити обов’язкові реквізити. Термін «реквізити» походить від лат. requisitum, що означає «потрібне, необхідне». Такими реквізитами для будь-якого первинного бухгалтерського документа є:

? назва документа (форми);

? дата і місце складання;

? назва установи, від імені якого складено документ;

? зміст та обсяг господарської операції;

? одиниця виміру господарської операції;

? посади осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення;

? особистий підпис або інший знак, що дає змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції. Залежно від характеру операцій до первинних документів можуть бути внесені додаткові реквізити;

? ідентифікаційний код організації чи особи;

? номер документа;

? підстава для здійснення операції;

? дані про документ, що засвідчує особу;

? інші додаткові реквізити.

Якщо у первинному документі немає будь-якого обов’язкового реквізиту такий документ недоказовий і не може бути підставою у бухгалтерському обліку. Такі документи, як правило, є причиною ретельного вивчення органами перевірки і контролю і накладення штрафних санкцій. До оформлення первинних бухгалтерських документів ставлять такі вимоги:

? первинні документи мають бути складені в момент здійснення операції, а якщо це неможливо, безпосередньо після її закінчення;

? документи складають на бланках типових форм, затверджених Держкомстатом України, або на бланках спеціалізованих форм, затверджених відповідними міністерствами і відомствами, а також виготовлених самостійно, які мають містити обов’язкові реквізити типових або спеціалізованих форм;

? у разі складання та зберігання первинних документів на машинних носіях інформації бюджетні установи зобов’язані за свій рахунок виготовити їх копії на паперових носіях на вимогу інших учасників господарських операцій, а також правоохоронних органів та відповідних органів у межах їхніх повноважень, передбачених законами;

? записи в первинних документах роблять у темному кольорі чорнилом, кульковою ручкою, друкарськими засобами чи принтером, що забезпечує зберігання цих записів протягом встановленого терміну зберігання документа;

? вільні рядки в первинних документах прокреслюють;

? у грошових документах суми проставляють цифрами і прописом, перше слово суми записують скраю і з великої літери;

? кожен первинний документ має містити дані про посаду, прізвище і підписи осіб, відповідальних за його оформлення;

? керівник бюджетної установи затверджує перелік осіб, які мають право давати дозвіл (підписувати первинні документи) на здійснення господарських операцій, пов’язаних з відпуском товарно-матеріальних цінностей, майна, видачею грошових коштів і документів. Коло таких осіб, як правило, обмежене;

? забороняється приймати до виконання документи на господарські операції, які суперечать законодавчим і нормативним актам, встановленому порядку обліку коштів і матеріальних цінностей, завдають шкоди власникам;

? складаючи первинні документи, можна припуститися помилок. У банківських і касових документах помилки не виправляють. Якщо в таких документах допущено помилку, їх анулюють, а замість них оформлюють нові, В інших первинних документах помилки виправляють коректурним способом, тобто неправильний текст або суму закреслюють тонкою рискою так, щоб можна було прочитати закреслене, а зверху пишуть правильний текст або суму. Виправлення помилок має бути застережено підписом «виправлено» і підтверджено підписом осіб, які підписали цей документ із зазначенням дати виправлення;

? бюджетна установа вживає всіх необхідних заходів щодо запобігання несанкціонованому та непомітному виправленню записів у первинних документах та забезпечує їх належне зберігання протягом встановленого терміну, який регулюється спеціальним переліком;

? у випадках, встановлених законодавством, а також міністерствами і відомствами України, бланки первинних документів можуть бути віднесеними до бланків суворої звітності. їх друкують за зразками типових або спеціалізованих форм з обов’язковим зазначенням номера;

? відповідальність за несвоєчасне складання первинних документів та недостовірність відображених у них даних несуть особи, які склали та підписали ці документи;

? первинні документи можуть бути вилученими в установи тільки за постановою уповноважених державних органів відповідно до чинного законодавства України. З дозволу і в присутності представників органів, які здійснюють вилучення, посадові особи бюджетних устнов можуть зняти копії та скласти реєстр документів, що вилучаються, із зазначенням підстав і дати вилучення.

Велике значення у виконанні цих вимог мають уніфікація та стандартизація документів. Під уніфікацією документів розуміють розробку єдиних зразків документів для оформлення однотипних господарських операцій в бюджетних установах, в організаціях і установах незалежно від виду діяльності та форм власності. Так, уніфіковано всі банківські та касові документи, бланки авансових звітів та посвідчень на відрядження, товарно-транспортних накладних, розрахунково-платіжних відомостей, податкових накладних та інших документів. Уніфікація документів забезпечує широту використання, можливість всебічного опрацювання на ПЕОМ, масове тиражування бланків, що здешевлює їхню вартість.

Під стандартизацією документів розуміють встановлення для бланків однотипних документів однакових, найбільш раціональних розміру і форми із завчасним визначенням розміщення відповідних реквізитів. Друкування стандартних бланків документів великими тиражами дає значну економію паперу, здешевлює їх виготовлення.

Розробляє і затверджує типові форми первинного обліку Державний комітет статистики (Держкомстат) України.

Перевірка документів відповідно до Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку повинна здійснюватися з погляду законності операцій, дотримання вимог щодо їх оформлення і правильності арифметичних підрахунків. Виходячи з цих вимог, документи підлягають перевірці по суті, формальній і арифметичній.

Перевірка документів по суті полягає у встановленні господарської доцільності і законності операції, оформленої документом, дотримання установчих документів, кошторису (дод. Ч), норм, розцінок, лімітів.

При формальній перевірці документів встановлюють повноту і правильність заповнення всіх реквізитів документів, достовірність підписів посадових осіб.

Арифметична перевірка документів полягає у перевірці всіх арифметичних підрахунків, що містяться у документі. Неправильно складені або неповністю оформлені документи повертають особам, які їх склали, для дооформлення, а іноді і для складання вдруге. Такі документи бухгалтерія приймає тільки після виправлення недоліків. Якщо при перевірці документів виявлено підробку підписів, підчистку цифр або інші зловживання, то такі документи повинні бути затримані і передані головному бухгалтеру для прийняття відповідних рішень.

Якщо при перевірці документа, що надійшов від іншої установи, виявлено помилку, то йому надсилають про це письмове повідомлення. Після цього треба простежити за отриманням повідомлення про те, що установа зробила необхідні виправлення у своїх записах. В обліку бюджетної установи необхідно відразу зробити правильні записи на підставі окремого розрахунку, що додається до документа, у якому виявлено помилку. Виняток з цього правила роблять на практиці тільки для документів, одержаних від установ банків. Якщо у виписці банку з поточного або іншого рахунка установи показано помилкову суму (на списання чи зарахування грошових коштів), то установа робить у себе цей самий запис, відносячи цю суму на рахунок банку по претензіях. Одночасно вона вживає заходів, щоб банк виправив у себе помилкові записи. У себе в обліку установа повторює записи, зроблені установою банку.

Перевірені і прийняті бухгалтерією документи підлягають дальшому опрацюванню — розцінці (таксуванню), групуванню і контируванню.

Розцінка (таксування) документів полягає в проставлені у відповідних графах документа ціни і суми, тобто грошової оцінки оформлених натуральних показників господарської операції. Необхідність в розцінці зумовлена тим, що значна кількість документів, які надходять до бухгалтерії, має тільки натуральні (або трудові) вимірники. Так, в документах, якими оформляють надходження і видаток матеріальних цінностей (вимоги, накладні, лімітно-забірні карти тощо), в момент складання записують тільки кількісні показники, а тому потребують проставлення ціни і суми. Документи, у яких в один з обов’язкових реквізитів при складанні входить грошовий вимірник (ціна і сума), розцінці не підлягають.

Групування документів полягає в об'єднанні однорідних за змістом первинних документів у групи і запису в групувальні відомості для визначення загального підсумку по кожній групі. В багатьох бюджетних установах групувальні і накопичувальні відомості об'єднуються в одному документі. Для цього дані первинних документів систематизують (групують) в процесі їх накопичення.

Контирування документів полягає у зазначенні кореспондуючих рахунків, на яких повинна бути відображена господарська операція, оформлена документом або групою документів, тобто в складанні бухгалтерських проводок. Здебільшого бухгалтерську проводку складають на бланку того документа, яким оформлена господарська операція. Запис роблять від руки на вільному місці документа або у відтиску спеціального штампу, що має графи для відображення кодів (номерів) кореспондуючих рахунків і суми. На бланках окремих документів (прибуткові і видаткові касові ордери, авансові звіти та ін.) для зазначення кореспондуючих рахунків передбачені спеціальні графи. В окремих випадках для складання бухгалтерської проводки користуються меморіальними ордерами.

Проте найчастіше використовують облікові регістри, у яких запис сум господарських операцій, що в них реєструються, поєднується з групуванням за кореспондуючими рахунками (журнали-ордери та допоміжні відомості до них). Тим самим наприкінці кожного місяця при підбитті підсумків автоматично одержують бухгалтерську проводку. Це значно спрощує і скорочує техніку облікової реєстрації.

Від правильності складання бухгалтерських проводок залежить правильність відображення в обліку господарських операцій і достовірність показників діяльності установи. Це вимагає від облікових працівників високого рівня економічних знань і ділової кваліфікації. Оформлені бухгалтерськими проводками документи використовуються для відображення господарських операцій, що в них містяться, в регістрах синтетичного і аналітичного обліку.

Первинні документи, що пройшли опрацювання, повинні мати певну відмітку, що запобігає можливості їх повторного використання; при ручному опрацюванні - дату запису в обліковий регістр, а при опрацюванні на обчислювальній машині - відтиск штампу оператора, відповідального за їх опрацювання. Всі документи, що додаються до прибуткових і видаткових касових ордерів, а також документи, що послужили підставою для нарахування заробітної плати та інших подібних виплат, підлягають погашенню штампом або надписом від руки «Одержано» або «Виплачено» із зазначенням дати.

Перенесення інформації з первинних документів в облікові регістри повинно здійснюватися в міру їх надходження до місця опрацювання (у бухгалтерію або на обчислювальні установки), але не пізніше строку, який забезпечує своєчасне нарахування заробітної плати, складання декларацій, розрахунків, фінансової і статистичної звітності. Відповідальність за правильність реєстрації інформації в облікових регістрах несуть особи, що склали і підписали їх.

Для забезпечення своєчасного і якісного обліку необхідно організувати таку систему складання і опрацювання документів, яка б забезпечувала прискорення документообігу. Документообігом називається рух документів у процесі їх оперативного використання і бухгалтерського опрацювання з моменту складання або одержання від інших установ і організацій до передачі на зберігання в архів після запису в облікові регістри.

Завдання правильної організації документообіг полягає у тому, щоб прискорити рух документів. На кожному робочому місці документ повинен знаходитися мінімальний строк і проходити якомога менше інстанцій. Прискорення документообігу покращує якість облікової інформації і забезпечує достовірність показників господарсько-фінансової діяльності.

Вимоги головного бухгалтера щодо порядку складання і подання до бухгалтерії або на обчислювальну установку та опрацювання документів є обов’язковими для всіх підрозділів і служб установи.

Для зберігання документів призначені архіви. Розрізняють поточні й постійні архіви. Поточний архів організовують безпосередньо в бухгалтерії для зберігання документів звітного року, оскільки в поточному році часто є потреба звертатися до нього за довідками й інформацією. Поточний архів міститься у спеціальних закритих шафах. Постійний архів розміщується у спеціально обладнаному приміщенні й призначений для зберігання не тільки бухгалтерських документів і звітів, а й справ інших підрозділів і служб установи. Всі прийняті на зберігання справи реєструють в архівній книзі, що полегшує пошук документів чи справу в разі необхідності.

Відповідно опрацьовані: систематизовані у хронологічному порядку, прошиті й марковані ярликами (рубриками) документи з поточного архіву передають у постійний після закінчення звітного року. Первинна документація зберігається в архіві окремо від облікових регістрів.

Терміни зберігання документів у постійному архіві визначено Головним архівним управлінням при Кабінеті Міністрів України. Відповідно до Переліку, затвердженого наказом цього управління від 20 липня 1998 р. № 41, документи поіменовані в розділі IV. Облік та звітність, п. 4.2. Бухгалтерський облік та звітність зберігаються від 3 до 5 років.

Так, для первинних документів, що фіксують факт виконання господарських операцій і є підставою для бухгалтерських і податкових записів, встановлено термін зберігання 3 роки; розрахунково-платіжних відомостей, актів документальних ревізій, податкових та інших перевірок — 5 років; особових рахунків робітників та службовців, студентів — 75 років; статути та положення, бухгалтерські звіти і баланси, передавальні, розділювальні та ліквідаційні баланси зберігаються постійно.

Після закінчення встановлених термінів зберігання документи, що мають особливо важливе значення, передають на безстрокове зберігання до державного архіву, а інші документи підлягають знищенню спеціальною комісією за актом з відповідною відміткою в архівній книзі.

1.2 Форми бухгалтерського обліку в бюджетних установах Важливим кроком у формуванні облікової політики є вибір форми бухгалтерського обліку. Під формою бухгалтерського обліку розуміють «систему регістрів обліку, порядку і способу реєстрації та узагальнення інформації в них» (ст. 8. п. 5 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні»). Вибору форми бухгалтерського обліку передує вивчення наявних варіантів. Нині в Україні фактично застосовуються такі основні облікові форми:

? меморіально-ордерна (за класичною меморіально-ордерною формою та формою «Журнал-Головна»);

? журнально-ордерна.

Кожна із зазначених форм має автоматизований варіант, що містить чимало програмних продуктів, як-то «ПАРУС», «1С-Бухгалтерія», «БЭСТ», «Fin Expert», «Фінанси без проблем» і т. ін.

Відповідно до Інструкції Держказначейства України від 27.07.2000 № 68 «Про форми меморіальних ордерів бюджетних установ та порядок їх складання» основною у практиці бюджетних установ є меморіально-ордерна форма, а саме її різновид «Журнал-Головна». Вона складається з головного уособлювального реєстру синтетичного обліку — книги «Журнал-Головна» і 16 іменних меморіальних ордерів (далі МО), а сааме [19]:

МО № 1 — Накопичувальна відомість за касовими операціями (форма № 380(б));

МО № 2 — Накопичувальна відомість руху грошових коштів загального фонду в органах Державного казначейства України (установах банків) (форма № 381(б));

МО № 3 — Накопичувальна відомість руху грошових коштів спеціалізованого фонду в органах Державного казначейства України (установах банків) (форма № 382 (б));

МО № 4 — Накопичувальна відомість за розрахунками з іншими дебіторами (форма № 408(б));

МО № 5 — Зведення розрахункових відомостей із заробітної плати та стипендій (форма № 405(б));

МО № 6 — Накопичувальна відомість за розрахунками з іншими кредиторами (форма № 406(б));

МО № 7 — Накопичувальна відомість за розрахунками в порядку планових платежів (форма № 410(б));

МО № 8 — Накопичувальна відомість за розрахунками з підзвітними особами (форма № 386(б));

МО № 9 — Накопичувальна відомість про вибуття та переміщення необоротних активів (форма № 438(б));

МО № 10 — Накопичувальна відомість про вибуття та переміщення МШП (форма 439(б));

МО № 11 — Зведення накопичувальних відомостей про надходження продуктів харчування (форма 398(б));

МО № 12 — Зведення накопичувальних відомостей про витрачання продуктів харчування (форма № 411(б));

МО № 13 — Накопичувальна відомість витрачання матеріалів (форма № 396(б));

МО № 14 — Накопичувальна відомість нарахування доходів спеціального фонду бюджетних установ (форма № 409(б));

МО № 15 — Зведення відомостей за розрахунками з батьками на утримання дітей (форма № 406(б)).

МО № 16 — Накопичувальна відомість позабалансового обліку.

Для операцій, що не фіксуються в межах зазначених меморіальних ордерів, застосовується меморіальний ордер форми № 274.

В основу меморіально-ордерної системи покладено принцип хронологічного запису. Цей принцип визначає порядок групування первинних документів — за датою. Технологія процесу нагромадження інформації в межах меморіально-ордерної форми набуває такого вигляду.

Згідно зі схемою документи первинного обліку (платіжні доручення, платіжні вимоги, доручення, касові ордери зі звітами касирів, рахунки-фактури, табелі використання робочого часу, витяги з наказів про зарахування чи звільнення працівників, рахунки, авансові звіти та документи до них, акти на списання необоротних активів та прийняття/передачі, акти про приймання матеріалів, накладні (вимоги), меню-вимоги, забірні картки і т. ін.), оформлені у встановленому порядку, надходячи до бухгалтерії, перевіряються за формою (повнота і правильність оформлення, заповнення реквізитів) задокументованих операцій та за змістом (законність задокументованих операцій, логічне узгодження окремих показників). Після зазначеної процедури інформація фіксується в регістрах аналітичного обліку. Первинні документи формуються за датою їх здійснення, після чого при потребі (за документами витрачання матеріальних запасів) складаються накопичувальні чи групувальні відомості. На підставі даних первинних документів, угрупованої інформації накопичувальних відомостей, звітів касира та виписок з реєстраційних (особових, поточних) рахунків здійснюються записи в меморіальні ордери.

В установах, які за обсягом операцій не потребують складання накопичувальних відомостей — меморіальних ордерів, кореспонденція рахунків виконується на окремих меморіальних ордерах ф. 274 чи на відбитках штампа, що проставляються безпосередньо на первинних документах з присвоєнням відповідного до нумерації меморіальних ордерів номера. При цьому штамп має містити всі необхідні реквізити меморіального ордера ф. 274.

Меморіальні ордери складаються як на підставі окремих документів (МО № 4, 6, 7, 8), так і на основі інформації, що її містить група однорідних документів (МО № 5, 9, 10), у міру здійснення господарських операцій, але не пізніш як наступного дня після отримання документів. Кореспонденція субрахунків у меморіальних ордерах записується залежно від характеру операцій — за формулою подвійного відбиття:

? за дебетом одного субрахунку і кредитом одного чи кількох із решти;

? за кредитом одного субрахунку та дебетом одного чи кількох із решти субрахунків.

У кінці місяця за меморіальними ордерами підбиваються підсумки. Зауважимо, що остаточні дані визначаються індивідуально щодо певних груп меморіальних ордерів. Так, з огляду на наявність елементів дублювання щодо операцій з руху готівкових коштів, розрахунків із дебіторами та кредиторами під час визначення позиції «Сума оборотів за меморіальним ордером» для перенесення у книгу «Журнал-Головна» виконують такі обчислення.

? оборотів із надходження готівкових коштів із реєстраційних (спеціальних, реєстраційних, поточних) рахунків до каси установи, внесення готівкових коштів з каси на реєстраційні (спеціальні реєстраційні, поточні) рахунки під час перенесення підсумків руху коштів у касі з МО № 1;

? сум операцій на реєстраційних (спеціальних реєстраційних, поточних) рахунках установи та за нарахованими доходами установи з МО № 4, 6;

? суми операцій на реєстраційних (спеціальних реєстраційних, поточних) рахунках установи за отримані установою продукти харчування з МО № 7;

? суми операцій з руху коштів у касі установи з МО № 8. Оформлені належно меморіальні ордери підписують виконавець, особа, що перевірила меморіальний ордер, та головний бухгалтер. Після процедури заповнення та остаточного оформлення меморіальні ордери реєструються у книзі «Журнал-Головна». Цю книгу починають (відкривають) щорічно (на початку звітного року), переносячи суми залишків за рахунками відповідного порядку на кінець минулого року книги «Журнал-Головна» та балансу виконання кошторису, і далі фіксуючи їх у книзі «Журнал-Головна» за звітний період як залишки на початок року.

Записи в систематичний реєстр синтетичного обліку здійснюються за субрахунками, однак згідно з рішенням головного бухгалтера облік може вестися і за рахунками третього, четвертого та іншого порядку. На початку кожного місяця до зазначеної книги заносяться залишки на субрахунках на початок місяця. Реєстрація меморіальних ордерів у книзі «Журнал-Головна» починається внесенням інформації до графи «Сума оборотів за меморіальним ордером», після чого здійснюється відображення даних меморіальних ордерів за дебетом та кредитом відповідних кореспондентських субрахунків. Перевірним рівнянням за такої форми реєстрації є таке:

Сума оборотів за всіма рахунками як за дебетом, так і за кредитом = Підсумок графи «Сума оборотів за меморіальним ордером».

З метою контролю точності записів за синтетичними та аналітичними рахунками на підставі даних реєстрів аналітичного обліку складаються обігові відомості. Обігові відомості за необоротними активами та МШП складаються щоквартально, а за іншими об'єктами обліку — щомісячно. Перевірна формула, якою подається зв’язок аналітичного та синтетичного обліку, набуває такого вигляду:

Сума оборотів субрахунку за обіговою відомістю = Сума оборотів у субрахунку за книгою «Журнал-Головна»;

Сума залишку за субрахунком обігової відомості = Сума залишку за субрахунком книги «Журнал-Головна».

Наступним кроком у технології реєстрації облікових даних за меморіально-ордерної форми є формування на підставі даних книги «Журнал-Головна» обігової відомості за синтетичними рахунками, згідно з результатами якої і складається баланс виконання кошторису доходів і видатків. Кошторис доходів та видатків бюджетних установ наведено в додатку Ч.

1.3 Нормативно-законодавча база з організації первинного обліку Бухгалтерський документ — письмове свідоцтво певної форми і змісту, яке містить відомості про господарську операцію і є доказом її здійснення.

Спосіб оформлення господарських операцій документами називається документацією. Документація є важливим елементом методу бухгалтерського обліку, оскільки служить для первинного спостереження за господарськими операціями, і обов’язковою умовою для відображення їх в обліку.

Первинні документи, які фіксують факти здійснення господарських операцій, є підставою для бухгалтерського обліку цих операцій. Первинні документи мають бути складені під час господарської операції.

Порядок документального оформлення господарських операцій та вимоги щодо складання документів регламентуються статтею 9 («Первинні облікові документи та регістри бухгалтерського обліку») Закону України «Про бухгалтерський облік і фінансову звітність Україні» від 16 липня 1999 p. № 996-XIV.

Первинне спостереження, документування та документація відіграють важливу роль в управлінні діяльністю бюджетної установи, а саме:

? дають уявлення про фактичний стан господарських засобів та їх зміни у процесі кругообороту засобів;

? забезпечують прозорість у роботі та контроль наявності та руху майна і коштів;

? є юридичним (правовим) свідченням господарських операцій, що здійснюються;

? є важливим джерелом контролю для зовнішніх і внутрішніх користувачів при проведенні ревізії, аудиту, аналізу господарської діяльності.

Порядок створення, прийняття і відображення у бухгалтерському обліку, а також зберігання первинних документів, облікових регістрів, бухгалтерської звітності установи, їх об'єднаннями та госпрозрахунковими організаціями (крім банків) незалежно від форм власності установ та організацій, основна діяльність яких фінансується за рахунок коштів бюджету регулюється Положенням про документальне запезпечення записів бухгалтерського обліку затвердженого наказом Міністерства фінансів України від 24.05.95 № 88.

Документи повинні бути складені в момент здійснення господарських операцій, або одразу ж після їх завершення.

Документи складають на бланках типових форм, які затверджені Міністерством фінансів і Міністерством .статистики України або на бланках спеціалізованих форм, затверджених міністерствами та відомствами України.

Форма документа має бути:

? простою;

? зручною;

? характеризувати відповідну операцію, задовольняючи вимоги оперативного, статистичного і бухгалтерського обліку.

Для виконання цих вимог велике значення має уніфікація та стандартизація документів:

? уніфікація документів — це розробка єдиних форм документів для оформлення однотипних господарських операцій.

? стандартизація документів — це встановлення для бланків однотипних документів однакового найбільш раціонального розміру і форми з завчасним визначенням розміщення відповідних реквізитів.

Господарські операції відображаються у бухгалтерському обліку методом їх суцільного і безперервного документування. Записи в облікових регістрах провадяться на підставі первинних документів.

Основні нормативні акти, які визначають методологічні основи, порядок організації та ведення бухгалтерського обліку розпорядником бюджетних коштів:

1. План рахунків бухгалтерського обліку бюджетних установ та порядок застосування Плану рахунків бухгалтерського обліку бюджетних установ, затверджений наказом Головного управління Державного казначейства України від 10.12.99 р. № 114, зареєстровано в Міністерстві юстицій України 20.12.99 р. за № 890/4183, із змінами та доповненями. План рахунків бухгалтерського обліку бюджетних установ, розроблений на підставі міжнародних стандартів бухгалтерського обліку та призначений для відображення в бухгалтерському обліку господарських операцій установ та організацій, основна діяльність яких ведеться за рахунок коштів державного та місцевих бюджетів.

2. Інструкція Про кореспонденцію субрахунків бухгалтерського обліку для відображення основних господарських операцій бюджетних установ затверджена наказом Державного казначейства України від 10.07.2000 № 61, зареєстрована Міністерством юстиції України 14.08.2000 № 497/4718. Ця Інструкція роз’яснює основні господарські операції бюджетних установ з надходження, збереження і використання основних засобів та інших необоротних матеріальних і нематеріальних активів, запасів, зобов’язань та інших операцій з розрахунків, надходження і витрачання бюджетних коштів установ відповідно до затверджених кошторисів.

3. Інструкція з бухгалтерського обліку необоротних активів бюджетних установ затверджена наказом Державного казначейства України від 17.07.2000 р. № 64. Інструкція визначає методологічні засади формування у бухгалтерському обліку інформації про основні засоби, інші необоротні матеріальні активи, нематеріальні активи та незавершене капітальне будівництво бюджетних установ.

4. Інструкція зі складання типових форм обліку та списання основних засобів, що належать установам і організаціям, які утримуються за рахунок державного та місцевого бюджетів, затвердженна Спільним наказом Головного Державного казначейства України і державного комітету статистики від 02.12.97 р. № 125/710. Цією Інструкцією затвердженні типові форми з обліку та списання основних засобів, що належать установам і організаціям, які утримуються за рахунок державного або місцевих бюджетів. Нею регламентується порядок складання, ведення первинних документів з обліку основних засобів.

5. Інструкція з інвентаризації матеріальних цінностей, розрахунків та інших статей балансу бюджентних установ та порядок їх складання, затверджена наказом Головного управління Державного казначейства України від 30.10.98 р. № 90. Дана Інструкція встановлює єдині вимоги щодо порядку інвентаризації основних засобів, нематеріальних активів, матеріальних цінностей, грошових коштів і документів, розрахунків та інших статей балансу міністерствами, іншими центральними органами виконавчої влади, установами і організаціями, які утримуються за рахунок коштів бюджетів усіх рівнів.

6. Інструкція про форми меморіальних ордерів бюджетних установ та порядок їх складання, затверджена наказом Державного казначейства України від 27.07.2000 р. № 68. Цією інструкцією передбачено 16 меморіальних ордерів, їх зміст і порядок ведення. Кожний меморіальний ордер має постійний номер і призначений для відображення певних операцій з одним чи групою взаємозв'язаних рахунків/субрахунків.

7. Наказ Державного казначейства України від 06.11.2000 р. № 100 «Про затвердження форм карток і книг аналітичного обліку бюджетних установ та порядку їх складання». Цим наказом регулюється порядок складання та ведення форм карток та книг аналітичного обліку готівкових операцій, касових видатків, фактичних видатків, отриманих асигнувань, асигнувань та прийнятих зобов’язань та асигнувань, перерахованих підвідомчим установам.

8. Інструкція з обліку запасів бюджетних установ, затвердженна наказом Державного казначейства України від 08.12.2000 р. № 125. Ця інструкція регламентує процес обліку запасів в бюджетних установах та показує на яких рахунках обліковуються запаси. Регулює порядок ведення, складання первинних документів з обліку запасів.

9. Наказ Державного казначейства України від 18.12.2000 р. № 130 «Про затвердження типових форм обліку та списання запасів бюджетних установ та Інструкції про їх складання». Цей наказ регламентує порядок ведення, складання первинних документів з обліку та списання запасів бюджетних установ.

10. Наказ Державного казначейства України від 24.07.2001 р. № 126 «Про порядок відображення в обліку операцій в іноземній валюті». В інструкції говориться про те, що центральні органи виконавчої влади, інші головні розпорядники бюджетних коштів, установи, організації, основна діяльність яких здійснюється за рахунок коштів державного або місцевих бюджетів, операції в іноземній валюті відображають у бухгалтерському обліку згідно з вимогами цього Порядку.

11. Інструкція про порядок відображення в обліку бюджетних установ операцій з централізованого постачання матеріальних цінностей, затверджена наказом Державного казначейства України від 16.12.2002 р. № 232. Ця Інструкція встановлює порядок відображення в бухгалтерському обліку та фінансовій звітності операцій з централізованого постачання матеріальних цінностей бюджетних установ.

12. Інструкція з обліку коштів, розрахунків та інших активів бюджетних установ, затверджена наказом Державного казначейства України від 26.12.2003 р. № 242. Дана Інструкція встановлює єдині вимоги до порядку ведення бюджетними установами бухгалтерського обліку руху коштів у касі, на рахунках в установах банків або в органах Державного казначейства, розрахунків з дебіторами та інших активів.

РОЗДІЛ 2. ОРГАНІЗАЦІЯ ТА МЕТОДОЛОГІЯ ПЕРВИННОГО ОБЛІКУ, КОНТРОЛЬ ЗА ВИКОРИСТАННЯМ ЙОГО ДАНИХ В ФІНАНСОВО-ГОСПОДАРСЬКІЙ ДІЯЛЬНОСТІ МИТНИХ ОРГАНІВ

2.1 Організаційно-економічна характеристика Дніпропетровської митниці та аналіз основних показників її діяльності

Дніпропетровська митниця є державним органом, який здійснює захист економічних інтересів України, забезпечує виконання законодавства з митних питань, а також справляння мита, податку на додану вартість, акцизного збору, інших митних платежів та зборів. Дніпропетровськавська регіональна митниця підпорядковується Державній митній службі України.

Митниця в своїй діяльності керується Конституцією України, Митним кодексом України, Законами України, постановами Верховної Ради України, Указами і розпорядженнями Президента України, постановами і рішеннями Кабінету Міністрів України, Положенням про Державну митну службу України, рішеннями колегії, наказами і розпорядженнями Державної митної служби України.

Дніпропетровська митниця безпосередньо здійснює митну справу в межах повноважень, визначених Державною митною службою України.

Створення, реорганізація, ліквідація митниці, митних постів та відділів здійснюється Державною митною службою України відповідно до Митного кодексу України та Положення про державну митну службу

Дніпропетровська митниця є внутрішньою митницею України, тобто її структурою і географічним положенням не передбачені прикордонні пункти пропуску. Структура Дніпропетровської митниці розробляється у відповідності до типової структури та за погодженням з відповідними управліннями Державної митної служби України затверджується Головою Служби.

Зоною діяльності Дніпропетровської митниці є Дніпропетровська область, крім митного оформлення товарів, які класифікуються у товарній групі 06 (за винятком товарної підкатегорії 0602 90 10 00) згідно з Українською класифікацією товарів зовнішньоекономічної діяльності і ввозяться в Україну суб'єктами господарської діяльності.

Також в зону діяльності Дніпропетровської митниці входить територія Запорізької, Донецької, Кіровоградської, Луганської та Харківської областей в частині митного оформлення товарів, що класифікуються у товарній позиції 8703 згідно з Українською класифікацією товарів зовнішньоекономічної діяльності та ввозяться в Україну суб'єктами господарської діяльності в митному режимі «імпорт».

Наказом Державної митної служби України № 1098 від 28 грудня 2011 року були створені митні пости «Дніпропетровськ — Ліски», «Дніпропетровськ — Південний», «Нікополь», «Дніпропетровськ — Лівобережний», «Дніпропетровськ — Транспортний», «Дніпропетровськ — Річпорт», «Дніпропетровськ — Індустріальний».

Основні показники діяльності Дніпропетровської митниці наведені в додатку Б.

Таблиця 2.1 Аналіз витрат Державного бюджету на утримання Дніпропетровської митниці у 2009;2011 рр.

В 2010 р. обсяг фінансування порівняно з і 2009 р. збільшився на 15 911,4 тис.грн. або 62,2%, у тому числі на заробітну плату витрати збільшилися на 59%, всього виділено асигнувань з Державного бюджету на утримання Дніпропетровської митниці в 2010 р. порівняно з 2009 р. збільшилось на 62,4%.

Стосовно обсягу суми невикористаних асигнувань з боку Дніпропетровської митниці то у 2010 р. порівняно з 2009 р. спостерігається збільшення майже на 37%. Збільшилось фінансування на одного працівника на 20,7%, а також зростання середня заробітна плата більш ніж на 1%.

У 2011 р. спостерігалась тенденція спадання: відбулось зменшення фінансування з Державного бюджету на 1,5%, або на 646,6 тис. грн. порівняно з 2010 р, у тому числі на заробітну плату витрати зменшилися на 3,1% або на 908,4 тис. грн, всього виділено асигнувань з Державного бюджету на утримання Дніпропетровської митниці в 2011 р. порівняно з 2010 р. збільшилось на 1,5% або на 613,4тис грн.