Розділ ІІ. Системний підхід до документа як об'єкта дослідження

Сутність, ґенеза та розвиток поняття «документ»

Поняття «документ» є центральним, фундаментальним в понятійної системі документознавства. Воно відображає ознаки реально існуючих предметів, службовців об'єктами практичної діяльності щодо створення, збирання, аналітикосинтетичної обробки, зберігання, пошуку, розповсюдження та використання документної інформації в суспільстві .

Це поняття широко використовується у всіх сферах суспільної діяльності. Майже в кожній галузі знання є одна або кілька версій його розуміння у відповідності зі специфікою тих об'єктів, яким надається статус документів. Документ є об'єктом дослідження багатьох наукових дисциплін. Тому зміст поняття «документ» багатозначне і залежить від того, в якій галузі і для яких цілей він використовується .

На міжнародному рівні найбільш загальним визнано визначення документа як записаної інформації, яка може бути використана як одиниця в документаційному процесі.

У документоведении застосовується таке визначення документа: «Документ — це матеріальний об'єкт з інформацією, закріпленою створеним людиною способом для її передачі в часі і просторі» .

Згідно з Федеральним законом «Про інформацію, інформатизації і захисту інформації» документ — це зафіксована на матеріальному носії інформація з реквізитами, що дозволяють її ідентифікувати.

Названі у визначеннях ознаки документа припускають:

• · наявність інформації, смислового змісту;
• · стабільну речову (матеріальну) форму, що забезпечує довготривале використання та зберігання документа;
• · функціональну призначення для передачі інформації в просторі і часі, тобто для використання в соціальних комунікаційних каналах .

Документ спеціально створюється з метою збереження і передачі соціальної інформації в просторі і часі. Саме тому його розглядають як джерело інформації і засіб соціальної комунікації. Історія виникнення і еволюція тлумачення терміну «документ» вивчена недостатньо. За тривалий історичний період значення поняття «документ» постійно змінювалося.

Слово документ (лат. documentum — зразок, доказ, свідоцтво) походить від дієслова «docere «- вчити, навчати. Коріння цього слова йдуть у індоєвропейська прамова, де воно означало жест витягнутих рук, пов’язаний з передачею, прийомом або отриманням чого-небудь.

За іншою версією слово «dek» походить від числа «десять» і пов’язане з тим, що на розкритих долонях витягнутих рук налічувалося десять пальців. Поступово корінь «dek» був замінений на «doc» в слові «doceo» — вчу, навчаю, від якого були утворені слова «doctor» — учений, «doctrina» — вчення, «documentum «- те, що вчить, повчальний приклад. У цьому значенні слово документ використовувалося Цезарем і Цицероном. Пізніше воно набуло юридичне звучання і стало означати «письмовий доказ», «доказ, почерпнуте з книг, що підтверджують записів, офіційних актів». У значенні письмового свідоцтва слово «документ» вживалося від середньовіччя до XIX. З латинської мови воно запозичене у всі європейські мови.

На початку XX ст. воно мало два значення:

a) будь-який папір, складена законним порядком і яка може служити доказом прав на що-небудь (майнових, стану, на вільне проживання) або на виконання будь-яких обов’язків (умови, договори, боргові зобов’язання);

б) взагалі будь-яке письмове свідоцтво.

До другої половини XIX ст. в довідкових виданнях деяких країн світу з’являються похідні від слова «документ» терміни: документація — у значенні підготовки та використання підтверджених документами доказів і повноважень; документний — що відноситься до документа.

Наприкінці XIX ст. спостерігається тенденція до звуження меж поняття «документ»: спочатку вона розглядалася як будь-який предмет, службовець для отримання та докази, потім — як письмове свідоцтво, яке підтверджує певні правові відносини. Поняття використовувалося переважно в юридичному значенні.

З початку XX ст. в терміносистему вводиться нове, ширше розуміння поняття «документ»: його ввів відомий бельгійський вчений, основоположник документації - науки про сукупність документів і області практичної діяльності - Поль Отле (1868−1944 рр. .). Можна виділити наступні значення «документа», введені науковий обіг П. Отле:

а) будь-яке джерело інформації, передачі людської думки, знань, незалежно від того, втілений він в матеріальнофіксованій формі або є провідником (передавачем) інформації в часі, можна вважати документом. Це поняття охоплює як матеріальні об'єкти — носії інформації, так і радіо -, телепередачі, театральні вистави;

• б) документами є матеріальні об'єкти із зафіксованою інформацією, зібрані людиною для створення будь-яких колекцій. Сюди входять як предмети штучні, створені людиною, так і природні, технічні предмети, що знаходяться в музеї;
• в) до складу документів входять також матеріальні об'єкти, створені людиною спеціально для фіксування, зберігання та відтворення інформації з метою її передачі в просторі та часі, незалежно від способу фіксування. Це і документи «писані» (тобто з інформацією, зафіксованої знаками листа), і образотворчі, фонозаписи і фільми (результати машинної запису зображення та звуку).

Концепція П. Отле розглядає документ як носій соціальної інформації. Однак у довідкових виданнях того часу продовжує існувати вузьке значення цього слова: крім юридичного, вводиться поняття «історичний документ» (фіксоване свідоцтво про будь епосі, обличчі і т.д.) і «рахунковий документ» (службовець підставою для здійснення господарських дій — прийому та видачі цінностей). Узагальнююче визначення не дано.

Починаючи з 1950;х років в офіційній термінології слово «документ» трактується у вузькому, широкому і самому широкому значенні. Вузьке значення зводилося до діловому папері, письмовим посвідченню, історичному джерелу. У широкому розумінні поняття про документ було особливо поширене в 1960;1970;і роки. Документ визначався як матеріальний об'єкт, що містить інформацію для її поширення у просторі та часі (включаючи і т.зв. тривимірні твори мистецтва — архітектуру і скульптуру). У 1980;х — початку 1990;х років використовується і найширше тлумачення, згідно з яким документом можна вважати будь-який матеріальний об'єкт, який несе інформацію: від письмового документа, грамплатівок і кінофільмів до творів мистецтва (архітектурних споруд, графіки, живопису, скульптури), від зразків мінералів, гербаріїв, історичний реліквій до виробів промисловості і техніки (години, автомобіль, гвинтівка) і т.д. Кордони поняття стали погано помітні, що ускладнило його використання.

Ось чому спочатку книгознавці і документалісти, а потім й інформатики приступили до обгрунтування нового широкого значення терміну «документ», пов’язаного з поняттям «інформація» і «комунікація». Істотний внесок в уточнення і розвиток поняття «документ» як одного з основних у документоведении, інформатики, документалістики, бібліотекознавства та бібліографознавства внесли Г. Г. Воробьев, Р.С.Гіляревскій, О. П. Коршунов, А.І.Міхайлов, А. В. Соколов, Ю. Н. Столяров, А.І.Черний, Г. Н.ШвецовВодка та ін. Документалісти та інформатики першими відмовилися від найширшого значення документа, обмеживши його зміст обов’язковими атрибутивними елементами: наявність інформації та матеріального носія (Г.Г.Воробьев). У 1960;ті роки А.І. Михайлов, А.І.Черний і Р.С.Гіляревскій, крім названих, вводять функціональний ознака документа. За їхнім визначенням, документ — це матеріальний об'єкт, що містить закріплену інформацію, спеціально призначений для її передачі в просторі та часі.