Організація аналітичного та синтетичного обліку запасів

Запаси Сумської районної державної лікарні ветеринарної медицини обліковуються на рахунках 2 класу, а саме:

• · 20 «Виробничі запаси»;
• · 22 «Малоцінні та швидкозношувані предмети»;
• · 23 «Матеріали і продукти харчування»;

Всі рахунки активні, що означає відображення по дебету наявності запасів та їх надходження, а по кредиту їх вибуття.

До рахунку 20 «Виробничі запаси» відкриваються субрахунки:

• · 201 «Сировина в матеріали»;
• · 202 «Обладнання, конструкції і деталі до встановлення»;
• · 203 «Спец обладнання для науково-дослідних робіт по господарських договорах»;
• · 204 «Будівельні матеріали»;
• · 205 «Інші виробничі запаси».

На субрахунку 201 обліковуються сировина і матеріали короткотермінового використання для науково-дослідних робіт та капітального будівництва.

На субрахунку 202 обліковуються будівельні конструкції і деталі, а також обладнання що потребує монтажу і передбачене для встановлення та інші матеріальні цінності для будівництва.

На субрахунку 203 обліковується спеціальне обладнання На субрахунку 204 обліковується будівельні матеріали, придбані за рахунок коштів, що виділені на капітальне будівництво і призначені для будівельних і монтажних робіт.

На субрахунку 205 обліковуються інші запаси, які використовуються для науково-дослідних робіт за господарськими договорами та капітального будівництва і не ввійшли до попередніх субрахунків.

До рахунку 22 відкриваються два субрахунки:

• · 221 «Малоцінні та швидкозношувані предмети на складі та в експлуатації». На ньому обліковуються наявність та рух предметів, термін експлуатації яких менше 1 року.
• · 222 «Малоцінні та швидкозношувані предмети спеціального призначення». На ньому ведеться облік наявності та руху предметів спеціального призначення та тих, що мають обмежене короткострокове використання в окремих галузях.

На рахунку 23 обліковуються матеріали і продукти харчування, що необхідні для функціонування бюджетних установ. Відкриваються субрахунки:

• · 231 «Матеріали для учбових, наукових та інших цілей». Обліковуються реактиви, хімікати, скло і хімпосуд, папір и та інше).
• · 233 «Медикаменти та перев’язувальні засоби». Обліковуються медикаменти, бактерицидні препарати, перев’язувальні засоби, та інші медикаменти
• · 234 «Господарські матеріали та канцелярське приладдя». Обліковуються господарські матеріали для поточних потреб установи: електролампочки, мило, щітки, будівельні матеріали для поточного ремонту, канцелярські прилади. На цьому рахунку обліковуються медикаменти, перев’язувальні засоби в установах, так як кошторисом витрат ці витрати передбачені за кодом 1131 «Предмети, матеріали, обладнання та інвентар».
• · 235 «Паливо, горючі та мастильні матеріали». Обліковуються всі види палива на складах і у матеріально-відповідальних осіб.
• · 236 «Тара». Обліковується тара всіх видів як пуста, так і під матеріалами.
• · 237 «Матеріали в дорозі». Обліковуються матеріали, що оплачені, але не надійшли в склад до кінця місяця. Також матеріали отримані в склади груп централізованого постачання і не розподілені по установах. Суми, що відображені на цьому рахунку повинні підтверджуватись документально.
• · 238 «Запасні частини до машин і обладнання». Обліковуються запчастини призначені для ремонту і заміни зношених частин на машинах, обладнанні, тракторах, комбайнах, транспортних засобах, що не обліковуються на рахунку 105.
• · 239 «Інші матеріали». Обліковується сіно, овес, інші види корму і фуражу для тварин, а також насіння, добрива, інші види матеріалів.

Аналітичний облік матеріалів у бухгалтерії ведуть в оборотних відомостях.

Метод оборотних відомостей передбачає, що в бухгалтерії ведуться лише «Оборотні відомості» (т.ф. № 3−11) кількісно-сумового обліку за матеріально-відповідальними особами і видами цінностей (залишок на початок місяця, надійшло, вибуло, залишок на кінець місяця — кількість і сума). Записи в такі оборотні відомості виконують на підставі первинних документів та їх реєстру за місяць (окремо з надходження і видатку), який складають для кожної матеріально відповідальної особи у розрізі номенклатурних номерів.

Дані такого реєстру звіряють з картками складського обліку. Замість реєстру можна використовувати з цією ж метою «Звіт про рух матеріалів на складі», який більше відповідає цьому методові обліку, але установа використовує реєстр. Залишки на початок місяця у такому реєстрі звіряють із залишками на кінець попереднього місяця в оборотній відомості, надходження та вибуття матеріалів — з доданими до звіту первинними документами, залишки на кінець звітного місяця виводять у реєстрі та порівнюють з даними карток. Підсумки реєстру переносять до оборотної відомості.

Підсумки оборотних відомостей за всіма матеріально відповідальними особами звіряють з даними синтетичного обліку. Оборотні відомості за цим методом ведуть у вигляді зшитка з вкладними аркушами. Найменування матеріалів та їхні номенклатурні номери записують лише один раз на початку року, а щомісяця заносять на вкладні аркуші дані про рух матеріалів та їх залишки на кінець місяця.

Оборотна відомість (форма №З-11). Застосовується для звірки даних складського та бухгалтерського обліку. Оборотна відомість відкривається на рік і складається щомісячно на підставі даних бухгалтерського обліку за кожною групою аналітичних рахунків, що об'єднані відповідним синтетичним рахунком, у кількісному та вартісному відображеннях. За кожним субрахунком виводяться загальні сумові підсумки, які повинні відповідати показникам синтетичного обліку.

Також в бухгалтерії складають Відомість наявності та руху запасів в розрізі дільничих лікарень, де вказують залишки на початок та кінець місяця, отримання та використання медикаментів.

Аналітичний облік матеріалів за субрахунками 231, 234−239 у бухгалтерії установи ведеться за найменуваннями, сортами, кількістю, у відомостях видачі чи списання запасів.

Аналітичний облік використання пального також ведеться у картках обліку витрат бензину, в розріці марки пального, автомобіля та в розрізі кожного з водіїв. Картка відкривається на місяць, в ній вказується пробіг залишок палива при виїзді, при повернені та вказується витрати за нормою та фактично. Складає його головний бухгалтер, який вкінці завіряє його своїм підписом. (додаток Л) Акти списання матеріальних цінностей групуються у зведений акт списання, який складається за місяць по однорідних групах запасів. (Додаток М).

Аналітичний облік запасів, придбаних за рахунок коштів спеціального фонду, ведеться за тими самими обліковими реєстрами, але окремо від операцій за рахунок коштів загального фонду.

Дана установа застосовує меморіально ордерну форму обліку. При меморіально-ордерній формі облік надходження матеріалів відображається в різних меморіальних ордерах, зокрема. № 4, № 6, № 7 № 8. Синтетичний облік витрачання матеріалів на різні потреби відображається в меморіальному ордері № 13. (додаток Н) До меморіального ордеру заносяться дані з первинних документів про витрачання матеріалів актів списання, забірних карток та інші. Записи за дебетом субрахунків, що кореспондують з матеріальними субрахунками, здійснюються в розрізі кодів економічної класифікації видатків.