Узагальнення інформації. 
Облік розрахунків з постачальниками та підрядниками (рахунок 631)

Отже, постачальники — юридичні або фізичні особи, які здійснюють постачання товарно-матеріальних цінностей, надають послуги та виконують роботи, а підрядники — спеціалізовані підприємства або фізичні особи, які виконують будівельно-монтажні роботи при спорудженні об'єктів на підставі договорів підряду на капітальне будівництво.

Під час здійснення господарських операцій, будь-яке підприємство знаходиться у взаємодії з іншими підприємствами та організаціями. Завдяки цьому і відбувається перетворення сировини в готову продукцію, створення матеріальних благ, отримання прибутку тощо. В бухгалтерському обліку така взаємодія відображається у розрахунках з постачальниками та підрядниками, а саме, на рахунку 63 «Розрахунки з постачальниками та підрядниками».

У випадку передоплати за надану товарно-матеріальну цінність, роботу або послугу, підприємство спочатку відносить сплачену суму на дебет субрахунку 371 «Розрахунки за виданими авансами», після поставки товарно-матеріальних цінностей, надання робіт або послуг, виконується залік за кредитом субрахунку 371 та дебетом рахунку 63.

Якщо залишок на рахунку 63 є кредитовим, це означає, що роботи або послуги були надані підприємству, але оплата за них здійснена не була. В такому разі здійснена згодом оплата показується за кредитом рахунку 30 «Каса» або 31 «Рахунки в банках» і дебетом рахунку 63 «Розрахунки з постачальниками та підрядниками». Рахунок 63 кореспондує з великою кількістю інших рахунків, ця взаємодія показана в Інструкції про застосування Плану рахунків бухгалтерського обліку активів, капіталу, зобов’язань і господарських операцій підприємств і організацій, затвердженої наказом Міністерства фінансів України від 30 листопада 1999 р. № 291, зареєстрованої в Міністерстві юстиції України 21 грудня 1999 р. за № 893/4186.

Процес постачання полягає в тому, що підприємство укладає договори з постачальниками на необхідні йому фактори виробництва, організовує доставку та складування виробничих запасів, перераховує гроші постачальникам за отримані матеріали. Під час цього процесу відбувається зміна активу з форми грошей на форму майна, призначеного для виробництва продукції. Синтетичний облік розрахунків з постачальниками і підрядниками ведуть на рахунку № 63 «Розрахунки з постачальниками і підрядниками», який має 3 субрахунки:

• 631 «Розрахунки з вітчизняними постачальниками»
• 632 «Розрахунки з іноземними постачальниками»
• 633 «Розрахунки з учасниками промислово — фінансової групи».

На субрахунку № 631 «Розрахунки з вітчизняними постачальниками» ведеться облік розрахунків за одержані ТМЦ, виконані роботи, надані послуги з вітчизняними постачальниками та підрядниками.

На субрахунку № 632 «Розрахунки з іноземними постачальниками» ведеться облік розрахунків з іноземними постачальниками та підрядниками за одержані ТМЦ, виконані роботи та надані послуги.

На субрахунку № 633 «Розрахунки з учасниками ПФГ» ведеться облік розрахунків за одержані ТМЦ, виконані роботи та надані послуги з учасниками промислово — фінансової групи.

Рахунок № 63 — балансовий, пасивний, за кредитом цього рахунка відображається заборгованість за одержані від постачальників і підрядників ТМЦ, прийняті роботи, надані послуги, а за дебетом — її погашення, списання тощо.

При складанні балансу підприємства дебетове сальдо рахунка № 63 відображається в його активі, а кредитове — в пасиві, тобто заборгованість наводиться розгорнуто.

Аналітичний облік розрахунків ведуть у розрізі постачальників і підрядників за кожним документом про отримання матеріалів, робіт, послуг та оплату за них у Відомості 3.3 аналітичного обліку розрахунків з постачальниками та підрядниками (до рахунку 63).

Облік процесу придбання виробничих запасів можна вести:

за фактичною собівартістю;

за купівельними цінами з виділенням транспортно-заготівельних витрат;

за обліковими цінами з виділенням відхилень.

У податковому обліку витрати, пов’язані з придбанням ТМЦ у постачальників, відносяться до валових витрат за подією, яка мала місце першою:

• — сплата авансу постачальникові за товар;
• — отримання товару.

За встановленим порядком під час оприбуткування ТМЦ суми ПДВ відображають проводкою: Дт 641 Кт 631. За наявності оплати і надходження податкової накладної на оприбутковані ТМЦ підприємство отримує право на податковий кредит, що в обліку відображається записом: Дт 641 Кт 644.

Витрати на створення запасів та їх зберігання (транспортно-заготівельні) на практиці організовуються трьома методами:

на окремому субрахунку, який відкривають на балансовому рахунку 20 «Виробничі запаси» окремо до кожного субрахунку;

на резервному рахунку 29 «Заготівля та придбання матеріальних цінностей» з виділенням субрахунків за окремими видами матеріальних цінностей;

збираються загальною сумою на рахунку 20 «Виробничі запаси» чи 29 «Заготівля та придбання матеріальних цінностей».

Під час отримання і використання ТМЦ можуть бути виявлені нестачі, а саме нестача з вини постачальника та нестача в межах норм природних втрат в дорозі.