Організація обліку, аналізу і аудиту в умовах застосування комп «ютерної техніки на ПАТ «Свеський насосний завод»

• ЗМІСТ
• ВСТУП
• РОЗДІЛ 1. ТЕОРЕТИЧНІ ОСНОВИ ОРГАНІЗАЦІЇ ОБЛІКУ, АНАЛІЗУ АУДИТУ В УМОВАХ ЗАСТОСУВАННЯ КОМП’ЮТЕРНОЇ ТЕХНІКИ
• 1.1 Особливості організації бухгалтерського обліку в умовах застосування комп’ютерної техніки
• 1.2 Класифікація та характеристика функціональних можливостей програмного забезпечення економічного аналізу
• 1.3 Організація аудиту в умовах застосування комп’ютерної техніки
• РОЗДІЛ 2. ОРГАНІЗАЦІЯ ОБЛІКУ, АНАЛІЗУ І АУДИТУ В УМОВАХ ЗАСТОСУВАННЯ КОМПЮТЕРНОЇ ТЕХНІКИ НА ПАТ «СВЕСЬКИЙ НАСОСНИЙ ЗАВОД»
• 2.1 Аналіз фінансово-господарської діяльності підприємства ПАТ «Свеський насосний завод»
• 2.2 Побудова структури облікового апарату в умовах застосування комп’ютерної техніки на підприємстві
• 2.3 Автоматизація внутрішнього аудиту на підприємстві
• РОЗДІЛ 3. ШЛЯХИ УДОСКОНАЛЕННЯ ОРГАНІЗАЦІЇ ОБЛІКУ, АНАЛІЗУ І АУДИТУ В УМОВАХ ЗАСТОСУВАННЯ КОМПЮТЕРНОЇ ТЕХНІКИ
• 3.1 Побудова раціональної комп’ютерної системи бухгалтерського обліку на ПАТ «Свеський насосний завод»
• 3.2 Удосконалення організації аудиту в середовищі інформаційної системи на ПАТ «Свеський насосний завод»
• РОЗДІЛ 4. ОХОРОНА ПРАЦІ ТА БЕЗПЕКА В НАДЗВИЧАЙНИХ СИТУАЦІЯХ В ПАТ «СВЕСЬКИЙ НАСОСНИЙ ЗАВОД»
• 4.1 Система управління охороною праці в підприємстві
• 4.2 Аналіз небезпечних і шкідливих факторів умов праці в підприємстві
• 4.3 Безпека в надзвичайних ситуаціях на досліджуваному об'єкті
• ВИСНОВКИ
• СПИСОК ВИКОРИСТАНИХ ДЖЕРЕЛ
• ДОДАТКИ
• ВСТУП

Для управління підприємством бухгалтерський облік повинен надавати своєчасну якісну інформацію, що вимагає його належної організації. Організаційний процес в бухгалтерії є засобом, за допомогою якого головний бухгалтер об'єднує трудові ресурси, матеріали, технологію, інформацію і людей для досягнення поставлених перед обліком цілей. В час переходу до ринкових умов актуальним є перегляд низки теоретичних і практичних положень бухгалтерського обліку, його організації, а також методик формування та обробки облікової інформації в умовах застосування обчислювальної техніки.

Ефективна організація обліку сприяє оптимальному використанню ресурсів, мінімізує витрати виробництва. Професор Іоганн Фрідріх Шер писав, що «організація облікової справи може впливати на розвиток і прибутковість підприємства настільки ж сильно, як і будь-яке нововведення в технічному обладнанні підприємств». Питанням організації бухгалтерського обліку та висвітленню його проблем присвячені роботи українських вчених-економістів М.Т. Білухи, Ф. Ф. Бутинця, П.І. Гайдуцького, Н.М. Грабової, М.Я. Дем’яненка, І.І. Ємця, Г. Г. Кірейцева, А. М. Кузьминського, Ю.Я. Моссаківського, П.П. Німчинова, Ю.І. Осадчого, В.А. Полторадні, М. С. Пушкаря, В. В. Сопка, О.Д. Шмігеля та інших. Проте багато питань організації обліку залишаються недостатньо вивченими, вимагають більш глибокого дослідження і узагальнення, а саме: порядок її здійснення, побудова оптимальної структури бухгалтерії, вибір ефективної форми обліку та системи документообігу, підготовка бухгалтерських кадрів в умовах комп’ютеризації. Як показало вивчення економічної літератури і практики господарювання, в сфері організації обліку є ціла низка невирішених і суперечливих питань, що потребують подальшого дослідження. Крім того, нові економічні відносини призвели до суттєвих змін в організації бухгалтерського обліку підприємств України.

З впровадженням сучасної обчислювальної техніки можливості бухгалтерського обліку значно розширюються. Застосування комп’ютерів змінює зміст та організацію праці облікового персоналу: зменшується кількість рутинних операцій з обробки первинних документів, систематизації облікових показників, заповнення регістрів та звітних форм. Облікова праця стає більш творчою, спрямованою на організацію та удосконалення обліку.

З розвитком науки і техніки актуальними є заходи щодо охорони праці на підприємстві. Дослідження й виявлення можливих причин виробничих нещасних випадків, професійних захворювань, аварій, вибухів, пожеж, розробка заходів і вимог, спрямованих на усунення цих причин дозволяють створити безпечні й сприятливі умови для праці людини.

Великий внесок в розробку питань організації бухгалтерського обліку в умовах застосування обчислювальної техніки зробили українські вчені В.П. Завгородній, М. Т. Барановський, Г. Г. Кірейцев, Ю.І. Осадчий, М. Г. Чумаченко, а також А.Т. Гершегорін, Е.К. Гільде, П. О. Додонов, В.І. Ісаков, К. Е. Каллас, К.Н. Нарібаєв, О. М. Островський, В.Ф. Палій, В.І. Подольський, Р. С. Рашитов, В. С. Рожнов, С.І. Синяк, Я. В. Соколов, Д. В. Чистов. Проте досвід застосування комп’ютерної техніки в бухгалтерському обліку показав, що суттєвою перешкодою її належного використання є відсутність методичних матеріалів з організації бухгалтерського обліку на сучасному етапі розвитку технічних засобів.

Розробка та впровадження комп’ютеризованої системи бухгалтерського обліку (КСБО) пов’язані з суттєвими змінами в організації бухгалтерського обліку, зокрема, в первинному документуванні та документообігу, в групуванні облікових даних, їх використанні для управління. Розгляд характеру цих змін, аналіз їх зв’язку з роботою по вдосконаленню організації бухгалтерського обліку та розробка рекомендацій з цих питань становлять основний зміст дипломної роботи. У зв’язку із господарською самостійністю підприємств, широким застосуванням обчислювальної техніки, підвищенням рівня освіти облікових працівників кількість варіантів та способів організації обліку зростає, а це вимагає відповідних рекомендацій щодо організації обліку.

Вивчення робіт з теорії бухгалтерського обліку, організації виробництва та управління зарубіжних авторів, таких як М. Бендрі, Л. Я. Бернстайн, М. Вебер, Г. А. Велш, Р. Додж, П. Друкер, І. Душанов, Г. Кунц, М. Х. Мескон, Б. Нідлз, Ф. Тейлор, С. О'Доннел, У.Г. Оучі, Р.M. Свансон, В. Стібіц, Д. Урдя, Г. Шмален, Р. Шолц, Д. Г. Шорт, А. Яруга, а також праць П. С. Безруких, Н. А. Блатова, О. О. Богданова, Н. Р. Вейцмана, Р. Я. Вейцмана, А.І. Галагана, М. В. Дембинського, Й. С. Завадського, В. І. Євдокимовича, та інших дозволяє внести деякі пропозиції та сформулювати методичні концепції, що сприятимуть вдосконаленню організації бухгалтерського обліку в поєднанні з технологічними можливостями, які надають сучасна обчислювальна техніка та засоби комунікації. Разом з цим багато авторів підручників, навчальних посібників, наукових праць з бухгалтерського обліку, відзначаючи, що організація бухгалтерського обліку регламентується відповідними державними органами, недостатньо глибоко досліджують питання з організації обліку.

Створення комп’ютеризованої системи бухгалтерського обліку потребує глибокого дослідження теоретичних основ і організаційних особливостей бухгалтерського обліку в умовах його комп’ютеризації. Як перша, так і друга група питань в сучасній обліковій літературі досліджені недостатньо. Комп’ютеризація окремих задач або ділянок обліку без зв’язку з діючою системою управління на підприємстві не дає належного ефекту.

Основна мета дипломної роботи полягає у визначенні базових підходів до організації бухгалтерського обліку і аудиту в умовах застосування комп’ютерної техніки; розробці теоретичних і практичних положень з організації бухгалтерського обліку в умовах його комп’ютеризації; визначенні впливу комп’ютеризації бухгалтерського обліку на зміну організаційної структури підприємства.

Виконання поставленої мети передбачало постановку і розв’язання таких основних завдань:

? уточнити поняття організації бухгалтерського обліку і аудиту;

? розробити перелік елементів системи бухгалтерського обліку як об'єкту організації бухгалтерського обліку;

? дослідити особливості комп’ютерних форм обліку з метою визначення їх впливу на розподіл праці облікових працівників;

? виробити рекомендації щодо побудови структури облікового апарату, в умовах застосування комп’ютерної техніки та засобів комунікації;

? розробити рекомендації з впровадження комп’ютерної системи обліку на підприємстві;

? запропонувати шляхи удосконалення підготовки облікових працівників для роботи з комп’ютеризованою системою бухгалтерського обліку.

? дослідити систему управління охороною праці на підприємстві;

? зробити аналіз небезпечних і шкідливих факторів умов праці та дослідити безпеку в надзвичайних ситуаціях;

? запропонувати заходи щодо удосконалення охорони праці на підприємстві.

Об'єктом є процес організації обліку, аналізу і аудиту на підприємстві в умовах застосування комп’ютерної техніки. Предметом є сукупність теоретичних, методичних та практичних аспектів організації обліку і аудиту, та правила його ведення, структура облікових підрозділів апарату управління, організаційне, правове і технічне забезпечення обліку.

Для розкриття сутності теми дипломної роботи використовувались загальнонаукові методи: діалектичний, системний підходи, метод індукції і дедукції, аналіз і синтез.

Інформаційною базою дослідження є офіційні статистичні матеріали, методичні матеріали, дані мережі Інтернет. Фактологічною основою проведеного дослідження є статті вітчизняних і зарубіжних учених з проблем комп’ютеризації бухгалтерського обліку і аудиту, матеріали досліджуваного підприємства.

РОЗДІЛ 1. ТЕОРЕТИЧНІ ОСНОВИ ОРГАНІЗАЦІЇ ОБЛІКУ, АНАЛІЗУ І АУДИТУ В УМОВАХ ЗАСТОСУВАННЯ КОМП’ЮТЕРНОЇ ТЕХНІКИ

1.1 Особливості організації бухгалтерського обліку в умовах застосування комп'ютерної техніки

Засоби обчислювальної техніки створювались та удосконалювались так само, як і всі інші прилади, машини і обладнання що, призначались для полегшення праці людини. Удосконалення засобів обчислювальної техніки йшло від простого до складного і було тісно пов'язане зі станом техніки на певному етапі, а також з розвитком певних галузей математики, кібернетики та інших наук. З позицій користувача кожне удосконалення спрямовувалося, насамперед на підвищення рівня механізації та автоматизації виконання технічних операцій, що часто повторюються; cтвopeння нових засобів введення та отримання даних; збільшення обсягу пам’яті; розробку нових носіїв інформації тощо.

Застосування комп’ютерної техніки вносить значні зміни до організації бухгалтерського обліку, причому з допоміжного засобу обчислювальна техніка перетворюється на визначний фактор організації обліку. Ці зміни зумовлені тим, що змінюються способи обробки даних, при яких забезпечується різна швидкість надання звітної інформації. В різних системах бухгалтерського обліку (від паперової. до комп’ютерної) вона досягається, як правило, раціональною організацією облікових даних, одноразовим їх отриманням та передачею за всіма напрямами.

Трактування поняття паперових систем обробки даних в Україні та, наприклад, у США не збігаються. Американські спеціалісти, до паперових або ручних відносять такі системи, в яких комп’ютери та периферійні пристрої не мають між собою безпосереднього зв’язку, наприклад, системи копіювального обліку на дошках, картотеки із застосуванням карток з перфорацією, системи, побудовані з використанням бухгалтерських, обчислювальних та друкуючих пристроїв, які в українській літературі об'єднуються поняттям часткової механізації обліку та облікових робіт. Способи обробки облікової інформації, поділяються на три види: паперовий, механізований і комп’ютеризований (автоматизований), в залежності від виду обчислювальної техніки, що застосовується. При цьому перші. два методи об'єднуються під загальною назвою «безкомп'ютерний спосіб», маючи на увазі не перелік технічних засобів, а саме спосіб їх використання.

При визначенні способу обробки облікової інформації необхідно чітко поділяти поняття механізації обліку та його комп’ютеризації (автоматизації). Має значення не тільки вид техніки, що застосовується, але й сукупність способів та методів ії використання. При механізації обчислювальна техніка виступає допоміжним засобом для обробки інформації, а при комп’ютеризації технічні засоби стають одними з визначних засобів ведення обліку: суттєві зміни відбуваються в процeci збирання, накопичення облікової інформації, її передачі та отримання звітних показників. На відміну від механізації, комп’ютеризація обліку базується на системному вирішенні облікових завдань за допомогою комп’ютерів.

Існує декілька підходів до організації бухгалтерського обліку в умовах його комп’ютеризації:

? системний підхід до бухгалтерського обліку;

? розробка форм обліку, що орієнтовані на використання комп’ютерів;

? трансформація методу бухгалтерського обліку.

Для вирішення проблеми комп’ютеризації існує два шляхи: перегляд методологічних аспектів обліку безпосередньо від вимог механізації та комп’ютеризації обліку до його методології, та комплексний перегляд всієї системи організації обробки облікової інформації.

Реалізація першого підходу дає обмежений ефект, який виражений, в локальних змінах у методології системи обліку. Система обліку удосконалюється, в основному, в напрямі задоволення вимог комп’ютеризації, наприклад, здійснюється складання та введення кодів облікової номенклатури, упорядкування первинних документів і документообігу, тощо. Такий суто, індивідуальний підхід був придатний для механізації обліку з використанням клавішних та перфораційних обчислювальних машин, а також при частковій механізації окремих облікових функцій на комп’ютері, в результаті чого виконувалась обробка інформації з окремих розрізнених ділянок бухгалтерського обліку. При комп’ютерній формі бухгалтерського обліку зміст форми обліку розширюється і поглиблюється; вона починає визначати не тільки методологічні, але й технологічні та інформаційні аспекти організації бухгалтерського обліку і обробки облікової інформації. Застосування комп’ютерів дозволило автоматизувати робоче місце бухгалтера і підняти на новий рівень процес реєстрації господарських операцій. Бухгалтер працює на комп’ютері в діалоговому (інтерактивному) режимі, використовує зворотній зв’язок в процесі обробки інформації і отримання відповідних вихідних документів.

Єдність інформаційної бази і повний автоматизований технологічний процес забезпечується за рахунок одноразового введення інформації. Інтеграція обробки даних первинного обліку і адаптація програмного забезпечення до потреб користувачів досягається шляхом застосування різних комп’ютерних програм. Крім того комп’ютерна форма обліку має ряд переваг перед ручною, серед яких основними є вбудовані бухгалтерські знання (в програму вбудовуються правила формування тих чи інших проводок господарських операцій, тобто форма бухгалтерського обліку наповнюється специфічними бухгалтерськими знаннями), паралельне ведення обліку за декількома стандартами (на базі одних і тих же одноразово введених даних можна отримувати декілька систем оцінок та показників, що розраховуються за різними методиками) тощо.

Технологічний процес обробки даних при комп’ютерній формі обліку можна поділити на три етапи.

Першим етапом облікового процесу є збір та реєстрація первинних даних для обробки на комп’ютері.

На другому етапі проводиться формування масивів облікових даних на електронних носіях: Журналу господарських операцій, структури синтетичних та аналітичних рахунків, довідників аналітичних об'єктів, постійної інформації. Одночасно здійснюється контроль за процесом обробки інформації, записаної в масивах облікових даних.

Заключним етапом процесу є отримання результатів за звітний період на запит користувача або у вигляді регістрів синтетичного обліку, аналітичних таблиць, довідок з бухгалтерських рахунків, або відображенням на екрані дисплею потрібної інформації.

Особливістю комп’ютерної форми бухгалтерського обліку є те, що вона не існує без конкретної комп’ютерної програми. Облікові регістри різних програм є схожими, але не однаковими.

Основні принципи комп’ютерної форми бухгалтерського обліку наступні:

? одному журналу хронологічного запису відповідає багато регістрів систематичного запису;

? накопичення і багаторазове використання облікових даних;

? один синтетичний рахунок — багато аналітичних рахунків. Кількість рахунків аналітичного обліку залежить від цілей, поставлених керівництвом перед обліком, і нічим не обмежується;

? автоматичне отримання інформації про відхилення від встановлених норм, нормативів, завдань тощо;

? отримання звітних показників в інтерактивному режимі;

? автоматичне формування всіх облікових регістрів і форм звітності на основі даних, відображених в системі рахунків.

В умовах застосування комп’ютерної техніки кожний з елементів методу бухгалтерського обліку, серед яких — документування господарських операцій, відображення облікової інформації за допомогою подвійного запису на рахунках, використання грошового вимірника та інших складових методу бухгалтерського обліку — зберігає і навіть збільшує своє значення, однак за формою і сутністю, як правило, трансформується. Це, в свою чергу, призводить до змін у застосуванні елементів методу бухгалтерського обліку.

Автоматизація обліку ставить нові вимоги до первинної інформації. Різноманітність форм подання такої інформації, що надходить до бухгалтерії, дозволяє вести зведений облік безпосередньо на підставі первинних документів без попереднього їх накопичення та узагальнення. Відмінності технології документування в комп’ютеризованих системах обліку наступні:

? накопичення і первинна обробка облікових даних базуються на використанні комп’ютерів безпосередньо на робочих місцях облікових працівників (в цехах, на складах, в бухгалтерії). При цьому скорочується потік паперових документів та здійснюється перехід до безпаперової технології обліку;

? обробка даних документування здійснюється за принципом об'єднання процесів складання первинного документа та введення його до комп’ютерної бази даних;

? можливість автоматичної реєстрації первинної інформації за допомогою таких засобів, як технологічні датчики, сканери штрихових кодів (для обліку товарно-виробничих запасів), касові апарати (для обліку виручки від реалізації в роздрібній торгівлі), смарт-картки (для обліку праці і заробітної плати), ваги, годинники, лічильники, вимірювальна тара тощо.

Застосування комп’ютерів вносить значні зміни до організації документування, які полягають, по-перше, у використанні електронних носіїв первинної інформації, і, відповідно, електронних первинних документів і, по-друге, в автоматичному складанні первинних документів.

Електронний документ — це документ, представлений в комп’ютерному вигляді. Особливістю електронних документів є необхідність використання комп’ютера для створення та обробки документів.

Складання, оформлення та зберігання первинних документів при комп’ютеризованому документуванні має ряд відмінностей від паперової обробки даних.

В автоматизованій системі обліку первинний документ може складатись вручну безпосередньо на місці здійснення господарської операції без створення електронного первинного документу. Потім цей документ передається до бухгалтерії для обробки. Бухгалтер (оператор) створює за ним проводку, яка додається до хронологічного масиву даних — журналу операцій. Паралельно цей документ реєструється вручну в журналі реєстрації первинних документів.

Комп’ютерні технології дозволяють використовувати електронний варіант картотек-бази даних. В найпростішому варіанті база даних — це та ж картотека, тільки розташована в пам’яті комп’ютера, що дозволяє шукати документ або групу документів за будь-якою пошуковою ознакою, закладеною при реєстрації: автором документу, виконавцем, темою, датою отримання або складання документа, його номером тощо.

Одна з основних переваг передачі документу безпосередньо з комп’ютера на комп’ютер — це можливість отримати документ в тому вигляді, в якому він був підготовлений, з включеними до нього таблицями, графіками, рисунками тощо. Відомості з такого документа легко можуть бути включені до інших документів, а сам він може передаватися по мережі всередині підприємства.

Реєстрація проводиться шляхом заповнення реєстраційної картки на екрані комп’ютера і перенесення реєстраційного номеру на сам документ в штамп з позначкою про отримання документу.

Отримані документи обробляються, реєструються, контролюється їх виконання. Після цього документи направляються до електронного архіву, де зберігаються протягом встановленого терміну.

Компактність зберігання, швидкий пошук необхідного документу, створення підбірок документів по заданій тематиці - все це досягається шляхом створення електронного архіву.

На відміну від безкомп’ютерних форм бухгалтерського обліку, при яких первинні документи, облікові регістри, звіти роздруковуються та зберігаються в архіві при комп’ютерній формі обліку створюються електронні сховища даних на електронних носіях первинної інформації.

Подвійний запис при комп’ютеризації обліку зберігається, навіть якщо операції фіксуються один раз за допомогою відповідного коду. Принцип подвійності тепер реалізується на іншій підставі - шляхом кодування всіх облікових операцій і розробки відповідних алгоритмів для отримання облікових показників різних ступенів та рівнів. Записана один раз інформація залежно від програми обробки може бути використана багаторазово, в тому числі і в розрізі кореспондуючих рахунків для отримання дебетових і кредитових оборотів.

При введенні інформації до комп’ютера користувач складає облікові записи. Обліковий запис складається з наступних частин:

? дата господарської операції;

? шифри рахунків, що дебетуються та кредитуються (включаючи характеристику в аналітичному розрізі);

? кількість (натуральні вимірники для операцій з активами);

? сума в національній та, в разі необхідності, в іноземній валюті; курс валюти (для операцій з іноземною валютою);

? сума господарської операції (документу);

? назва та номер первинного документу;

? короткий зміст господарської операції.

В ряді програм алгоритми, що забезпечують введення облікових записів, називаються механізмом «групових операцій». Комп’ютеризація вносить зміни і до інших елементів методу бухгалтерського обліку. Наприклад, із застосуванням штрихових кодів, проведення інвентаризації, не змінюючи своєї економічної сутності, значно прискорюється, а способи її проведення докорінно змінюються. Так, заміна ручного перерахунку зчитуванням штрихових кодів дозволяє провести інвентаризацію без припинення поточних операцій на складах або в магазинах.

В умовах автоматизації розрахунків і групування нормативів існує можливість для переходу від складання нормативних калькуляцій на перше число місяця, кварталу, року до розробки їх на будь-яку дату поточного місяця. Це дозволяє відмовитися від щомісячного перерахунку залишків незавершеного виробництва у зв’язку зі змінами норм на початок місяця і точніше обчислювати фактичну собівартість відпуску товарної продукції.

Суттєво змінюється і порядок складання звітності. При комп’ютерному способі обробки даних звітність формується як в регламентному режимі, так і в режимі запитів до бази даних, а не складається один раз для використання протягом тривалого часу.

Існуюча форма обліку в незначній мірі модернізувалась відповідно до можливостей обчислювальної техніки, що застосовується. Використання ж сучасної обчислювальної та комунікаційної техніки призводить до того, що застосування тієї чи іншої форми обліку здійснюється за допомогою програмно реалізованих алгоритмів. Таким чином, комп’ютеризації обліку на сучасних комп’ютерах не властиві обмеження форми. Хоча технічно за допомогою обчислювальної техніки можна реалізувати будь-яку ручну або механізовану форму обліку, з’являється можливість реалізації найбільш оптимальної форми. Під час організації бухгалтерського обліку персонал повинен знати, звідки і в якому вигляді він отримує початкові умови для складання операції; алгоритм або спосіб здійснення своєї операції; який результат і в якому вигляді він повинен отримати; що і кому передати по закінченні операції. Така інформація повинна надаватись працівником незалежно від того, який метод обробки інформації застосовується на підприємстві. При цьому способи, якими досягається організація праці при застосуванні прикладних програмних засобів на підприємстві, можуть бути найрізноманітнішими.

Комп’ютеризація суттєво змінює процес організації роботи облікового апарату. Єдиним способом ефективної організації діяльності підприємства в сучасних умовах є закладення правил побудови організаційної структури в комп’ютерну систему організаційного управління, адже під час швидкого розвитку підприємства внутрішні документи підприємства доводиться часто змінювати, а висока плинність персоналу може звести нанівець всю роботу. Таким чином, комп’ютеризація управління підприємством є головним фактором, що визначає організацію роботи підприємства та бухгалтерії.

Використання обчислювальної техніки призводить до якісно нових тенденцій в питанні побудови структури облікового апарату.

При комп’ютеризації окремих ділянок підприємство обладнують набором автоматизованих робочих місць (АРМ), кожне з яких призначене для вирішення певного облікового завдання. Кожне АРМ здійснює автономну обробку інформації без використання інформації з інших АРМ. Інформаційні зв’язки між автономними АРМ розірвані, що надає можливість для навмисних викривлень, зловживань; отже, необхідний додатковий контроль та дублювання інформації.

Однією з характерних рис є використання автоматизованих робочих місць (АРМ) бухгалтера. Якщо при побудові структури облікового апарату при безкомп’ютерному способі обробки облікової інформації базовим їі елементом є окремий обліковий працівник, то при застосуванні обчислювальної техніки беруть до уваги не тільки обов’язки та кваліфікацію облікового працівника, але й характеристику комп’ютеризованого робочого місця бухгалтера, за яким він працює. Під АРМ традиційно розуміють професійно-орієнтований програмно-апаратний комплекс, що забезпечує вирішення завдань користувача безпосередньо на його робочому місці.

Створення АРМ бухгалтера ґрунтується на принципах персоніфікації обчислень і самонавчання облікових працівників, комп’ютеризації основних облікових функцій, безпаперової технології ведення бухгалтерського обліку, раціонального поєднання розподіленої, децентралізованої і централізованої систем обробки облікової інформації. Класифікація АРМ відбувається за такими основними ознаками:

? за функціональною спрямованістю — АРМ технічного і допоміжного персоналу, АРМ спеціаліста, АРМ керівника тощо;

? за рівнем використання персональних комп’ютерів — АРМ вищих керівників (включаючи головного бухгалтера), а також керівників середнього та нижнього рівнів управління; АРМ спеціалістів (АРМ бухгалтерів та економістів; нормувальника, диспетчера, інженера, технолога тощо); АРМ технічних виконавців (комірника, секретаря, касира, продавця, оператора тощо);

? за формою організації праці працівників на персональних комп’ютерах — індивідуальні і колективні;

? за іншими ознаками.

Специфічним є те, що АРМ бухгалтера потребує створення технології, яка передбачає участь широкого кола працівників підприємства бухгалтерів, операторів, секретарів, комірників, керівників та інших спеціалістів? в обробці облікової інформації? введенні даних, формуванні первинних документів, візуальному контролі вхідних даних, складанні форм вихідних документів, яке здійснюються на робочому місці за допомогою персонального комп’ютера.

Можливості комп’ютерно-комунікаційної форми обліку дозволяють гнучко розподіляти облікову роботу між працівниками з різних ділянок обліку. Склад облікових завдань залишається незмінним при різних обсягах облікових робіт, але перелік виконавців суттєво відрізняється в залежності від розміру підприємства і, відповідно, обсягу облікової роботи.

На малих підприємствах облік здійснює одна особа? головний бухгалтер підприємства на одному комп’ютері. При необхідності до його комп’ютера під'єднуються комп’ютери керівників. При збільшенні обсягу облікових робіт збільшується кількість бухгалтерів на підприємстві. До локальної мережі підключаються АРМ бухгалтерів з ділянок обліку. Для найбільшої ефективності облікових робіт може передбачатись виділення, найпотужнішого комп’ютера як сервера, на якому зберігається інформаційна база та виконується основна маса обчислень В умовах промислового підприємства організація бухгалтерського обліку на основі АРМ на нижньому рівні складається з АРМ працівників первинного обліку (АРМ складського з обліку виробничих запасів, АРМ з обліку виробітку працівників в цехах основного та допоміжного виробництв, АРМ складського з обліку готової продукції).

Інформація на основі введених даних передається каналами зв’язку до бухгалтерії. Наступні рівні відносяться до бухгалтерії та містять АРМ з ділянок обліку і окремих синтетичних рахунків (облік основних засобів та нематеріальних активів, виробничих запасів, оплати праці, готової продукції та її реалізації, розрахункових операцій, витрат виробництва тощо). Бухгалтери контролюють введені дані, перевіряють їх повноту і достовірність, при необхідності створюють інформаційну базу, яку доповнюють інформацією з інших АРМ та інформаційних систем підприємства. Крім того, можлива організація АРМ бухгалтера-аналітика та АРМ контролера. Останні два АРМ включають завдання з функцій аналізу та контролю, які виконуються працівниками бухгалтерії.

Системна комп’ютеризація передбачає об'єднання АРМ бухгалтера в єдину комп’ютерну мережу. В цьому випадку весь обсяг інформації в мережі стає доступним всім користувачам. Тому під час системної комп’ютеризації розрив будь-якого інформаційного ланцюга сигналізує про аварію та локалізує її джерело. Характерними рисами організації роботи облікового апарату при комплексній комп’ютеризації обліку є:

? вирішення завдань бухгалтерського обліку та інформаційне обслуговування користувачів АРМ здійснюється за ініціативою та при безпосередній участі облікових працівників;

? інтелектуальна потужність інформаційних систем обліку зростає за рахунок формалізації знань бухгалтерів і створення баз знань, що дозволяє підвищити професійний рівень кожного користувача АРМ — бухгалтера;

? пошук потрібної інформації здійснюється користувачами зі своїх робочих місць із застосуванням спеціалізованих засобів пошуку інформації;

? обліково-аналітична інформація обробляється в діалоговому режимі;

? бухгалтер є безпосереднім учасником технологічного процесу розподіленої обробки даних, а персональний комп’ютер — основним засобом його праці.

Традиційно, в основі поділу праці бухгалтерів лежить принцип організації обліку за окремими обліковими завданнями або ділянками: облік основних засобів та нематеріальних активів, облік виробничих запасів, облік оплати праці, облік грошових коштів, облік розрахункових операцій, облік витрат виробництва тощо. При комп’ютеризації бухгалтерського обліку за принципами комп’ютерно-комунікаційної форми обліку перелік облікових завдань залишається незмінним, але збереження і перетворення інформації, формування результатних даних здійснюються в єдиній інформаційній базі.

Застосування комплексних програмних систем дозволяє радикально поліпшити ситуацію з організації обліку в цілому. Бухгалтерський облік є найбільш регламентованою функцією управління, що може ефективно виконувати свої завдання тільки за умови наявності заздалегідь заданих планів та правил. Оскільки при комплексній автоматизації обліку таким системо-утворюючим фактором є програмно реалізований набір формальних алгоритмів, бухгалтерський облік перестає просто представляти господарський процес у вигляді єдиного цілого, а починає перетворювати цей процес на організоване ціле, яким цей процес раніше не був. Фактично — це дозволяє здійснити перехід до концепції активної організації виробництва, праці, та управління в бухгалтерії, при якій організоване ціле є продуктом свідомої цілеспрямованої роботи бухгалтера.

1.2 Класифікація та характеристика функціональних можливостей програмного забезпечення економічного аналізу Різноманітність аналітичних завдань, відмінність у методичних підходах до їх практичної реалізації, порядку адаптації програмних продуктів до особливостей роботи користувачів, а також відмінність у формуванні інформаційної бази аналізу, обумовлені особливостями програм з бухгалтерського обліку, роблять необхідною класифікацію комп’ютерних прикладних програм економічного аналізу.

Класифікувати програмне забезпечення економічного аналізу можна за призначенням і галузевою орієнтацією, яке в свою чергу поділяється на:

? універсальні управлінські системи;

? інтегровані аналітичні додатки до КСБО;

? окремі АРМ аналітика.

За комплексністю вирішуваних задач:

? для проведення комплексного аналізу;

? для проведення окремих видів чи напрямів аналізу.

Вищенаведене передбачає необхідність підвищення оперативності процедури обробки економічної інформації на основі застосування провідних розробок у сфері інформаційно-комп'ютерних технологій — засобів організації та здійснення економічного аналізу в комп’ютерному середовищі. У сучасних умовах на практиці при здійсненні аналітичної діяльності аудиторськими та консалтинговими фірмами використовуються АРМ аналітика або окремі аналітичні модулі АСУП. Такі системи забезпечують здійснення аналізу фінансового стану підприємства із застосуванням різноманітних методик (наприклад, у КІС «Галактика» реалізована можливість здійснення аналізу за методиками В. В. Ковальова та В. Ф. Палія [59]), трансформацію фінансової звітності в формат GAAP чи IFRS.

Наприклад, програмний «Project Expert Prof» передбачає проведення аналізу діяльності підрозділів компанії, оцінювати їх внесок у загальний результат, проводити аналіз беззбитковості за кожним видом продукції в будь-який період плану, розраховувати аналітичні фінансові таблиці з врахуванням фактичних даних, проводити порівняльний аналіз різних варіантів проекту, формувати консолідовані аналітичні таблиці тощо.

Система «Audit Expert Prof» надає можливості провести фінансовий аналіз компанії, розробити методики аналізу (за власними коефіцієнтами) на основі вихідних даних, відкоригувати чи розробити новий сценарій переведення вихідних даних в аналітичні таблиці, прогноз даних аналітичних таблиць на кілька періодів вперед, використовувати власні методики прогнозування, а також автоматично одержати висновок про фінансовий стан підприємства. Прикладом застосування аналітичних модулів АСУП у діяльності аудиторських та фінансових компаній є фінансово-економічний комплекс «Эталон», який за своєю структурою є інтегрованою системою управління підприємствами, однак використовується аудиторськими фірмами для проведення аналітичних процедур.

Проте не завжди придбання АРМ аналітика є економічно вигідним. Тому аудиторські та консалтингові фірми використовують: засоби прикладних програм MS Excel; спеціалізовані аналітичні пакети («STATISTICA», «SAS», «SPSS», «STAT GRAPICS», «STADIA» та ін.). Застосуванню прикладних програм MS Excel, MS Access у діяльності аудиторських і консалтингових фірм присвячували свої праці А.Ю. Гарнаєв [13], С.В. Івахненков [32], А. М. Романов і Б.Є. Одинцов [79], В. Пікуза [62], Ю.Ф. Симіонов та ін.

Широке використання електронних таблиць Microsoft Office Excel 2010 пов’язано з можливостями, реалізованими в продукті:

— імпорт зовнішніх даних з текстових документів, з web-документів, з MS Access;

— надання інформації, що піддаватиметься аналізу, в зручній формі;

— формування великих масивів інформації (баз даних);

— швидкий пошук та здійснення підрахунків на основі групувань за допомогою реалізованого механізму автофільтрації;

— сортування даних за обраними критеріями;

— перевірка даних та їх консолідація;

— проведення аналізу «що — якщо» (аналізу з врахуванням можливих варіантів розвитку ситуацій);

— групування даних і виведення проміжних результатів;

— проведення розрахунків на основі фінансових, логічних, математичних, статистичних, аналітичних формул;

— проведення обробки даних за допомогою вбудованого Пакета аналізу, який містить інструменти для аналізу наукових та фінансових даних тощо.

Для більш ефективної роботи з електронним таблицями MS Excel для реалізації аналітичних процедур у редакторі можна використовувати мову програмування Visual Basic for Applications, яка дозволяє легко та швидко створювати різноманітні додатки, не маючи спеціальних знань у сфері програмування.

Комп’ютеризація економічного аналізу в аудиторських і консалтингових компаніях також здійснюється за допомогою спеціалізованих статистичних та аналітичних пакетів, а також програмних продуктів для комп’ютеризації аудиту (Рисунок 1.1).

Рисунок 1.1 — Програмні продукти, які використовуються для комп’ютеризації економічного аналізу, як окремого виду діяльності

Наприклад, програмний продукт «Statistica» компанії «Statsoft1» надає можливість проводити аналіз за такими напрямами: одновимірний та багатовимірний дисперсійний аналіз; лог-лінійний аналіз; нелінійне оцінювання; непараметричні методи; кластерний аналіз; одновимірний і багатовимірний аналіз відповідностей; лінійний дискримінант ний аналіз; факторний аналіз тощо.

Програми для комп’ютеризації аудиту (generalized audit software) формують можливість проводити аналіз роботи фірми в цілому, аналіз ефективності конкретного виду робіт, аналіз господарської діяльності, економічний аналіз фінансової звітності тощо.

Для удосконалення аналітичної роботи на аудиторських та консалтингових підприємствах із застосуванням інформаційно-комп'ютерних технологій за наявних можливостей пропонується використовувати засоби Business Intelligence, зокрема Data Mining. За допомогою таких засобів формується можливість проведення моделювання відповідних ситуацій, здійснення прогнозування, вивільнення знань і проведення оцінювання ризиків.

З позиції реалізації аналітичних процедур, використання методології Data Mining дозволяє одержати такі переваги порівняно із існуючими системами комп’ютеризації аудиту:

— універсальність у налагодженні для проведення аналізу;

— повна автоматизація аналітичних процедур;

— наявність різноманітної кількості прикладних областей для подальших досліджень та удосконалення системи;

— можливість замінювати професійних експертів при здійсненні аналітичних процедур під час аудиту за умов розвитку відповідних засобів Data Mining.

Впроваджується методології Data Mining у діяльність аудиторських і консалтингових фірм за допомогою програмних продуктів таких компаній виробників: «Actuate», «AlphaBlox», «Business Objects», «Brio», «Cognos», «Hummingbird», «Microsoft», «Micro Strategy», «Oracle» та ін.

Однією з основних проблем впровадження інструментів Data Mining у діяльність підприємств є обов’язкова наявність сховища даних і модуля завантаження інформації із зовнішніх джерел, якими найчастіше є ERP-рішення. Вирішення цієї проблеми можливе шляхом застосування цілісних аналітичних платформ, які мають потужні засоби збору і обробки «сірих» даних.

Програмні засоби Data Mining пропонується впроваджувати у діяльність аудиторських та консалтингових підприємств, використовувати аналітичну платформу для тиражування знань «Deductor», в якій реалізовано повний набір механізмів аналізу: багатовимірна звітність (OLAP), діаграми, методи побудови моделей для прогнозування, кластеризації, вилучення і значна кількість інших засобів інтелектуального аналізу даних. Такий підхід застосовується в діяльності аудиторсько-консалтингових фірм.

Вибір системи «Deductor» пов’язаний з тим, що вона дозволяє незалежно від наявної на підприємстві, якому надають послуги аудиторські та консалтингові фірми, КІСП експортувати дані і оброблювати їх для прийняття відповідних рішень чи надання рекомендацій підприємству. Це пов’язано з тим, що природа джерела даних для системи «Deductor» значення не має. Системою підтримуються такі формати даних: сховища даних Deductor Warehouse, текстові файли з розподілювачами, Microsoft Access, Excel, Dbase, CSV-файли, «1С: Предприятие», промислові СУБД (Oracle, MS SQL, Intebase, Firefird), ODBC і ADO джерела даних.

Методика одержання інформації із зовнішніх джерел, їх очищення, трансформація, зберігання і проведення інтелектуального аналізу в програмі «Deductor» наведена на рисунку 1.2.

Рисунок 1.2 — Механізм одержання, зберігання й аналізу даних у програмі «Deductor»

Завдяки наявності повного набору механізмів очищення і трансформації даних система «Deductor Studio» є можливість перед завантаженням даних у модуль «Deductor Warehouse» автоматично провести всі необхідні дії, такі як редагування аномалій, заповнення пропусків тощо і завантажити в сховище «очищені» і потрібним чином підготовлені для інтелектуального аналізу дані. Завантаження в «Deductor Warehouse» також проводиться за допомогою модуля «Deductor Studio». Програма підтримує роботу з множиною джерел даних, завдяки чому вирішується проблема консолідації інформації з різних джерел.

При завантаженні автоматично виконуються всі необхідні дії:

— дані перетворюються з одномірних таблиць у багатомірні;

— виключаються дані, що дублюються;

— забезпечується узгодженість інформації;

— проводяться всі необхідні маніпуляції, що дозволяють згодом в 10−100 разів збільшити швидкість вилучення даних зі сховища.

Основні можливості платформи «Deductor», що зумовлюють доцільність її використання в діяльності аудиторських та консалтингових фірм, є такі:

— можливість створення системи аналітичної звітності, яка дані зі сховища представляє у зручному для подальшого аналізу вигляді, консолідує та систематизує їх, а також самостійно будує запити, проводить багатомірний аналіз та візуалізацію інформації;

— можливість здійснення прогнозування, сегментації, оптимізації, проведення формалізації знань експертів, представляючи їх у вигляді правил, сценаріїв, моделей та ін.

Проведене дослідження класифікації та характеристики можливостей програмного забезпечення економічного аналізу забезпечило отримання інформації про стан і види програмних продуктів, які в сучасних умовах використовуються для комп’ютеризації економічного аналізу як окремого виду діяльності.

Суб'єктами господарювання, де аналітична діяльність є окремим видом економічної діяльності, запропоновано використовувати АРМ аналітика (наприклад, АРМ «Фінансовий стан», АРМ «Інвестиційний проект», АРМ «Аналіз банкрутства», АРМ «Маркетинговий аналіз» та ін.), спеціалізовані аналітичні пакети (наприклад, «Statistica», «SAS», «SPSS», «STATGRAPНICS», «STADIA» та ін.), спеціалізовані аудиторські програмні продукти (наприклад, «Асистент аудитора», «Audit Command Language», «Audit Tools» та ін.), а також засоби табличного редактора MS Excel.

1.3 Організація аудиту в умовах застосування комп'ютерної техніки

Економічна наука дає багато визначень аудиту. Наведемо деякі з них: аудит — це процес, під час якого компетентна, незалежна особа збирає й оцінює свідчення про кількісну інформацію, яка стосується конкретного економічного суб'єкта, з метою встановлення і відображення у звіті ступеня відповідності цієї кількісної інформації встановленим критеріям. Існує і таке визначення: аудит — це незалежна експертиза фінансових звітів та іншої інформації про господарсько-фінансову діяльність суб'єкта господарювання з метою формування висновків про його реальний фінансовий стан.

Деякі автори доводять, що аудит — це лише незначна частина контролю. Проте це справедливо лише втому випадку, якщо йдеться про незалежний аудит фінансової звітності (independent auditing). Автори монографії справедливо стверджують, що все інше, відоме на Заході під терміном «auditing», може і має бути назване терміном «господарський контроль». З цим можна погодитися. З іншого боку, світова економічна думка в галузі аудиту свідчить про наявність розвинутої системи англомовної термінології у сфері економічного та бізнесового контролю, де за загальне поняття прийнято термін «auditing», а далі - похідні від цього терміну: governmental auditing — державний аудит (ревізія), independent auditing — незалежний аудит.

Чому в англійській мові саме термін «audit» означає діяльність, пов’язану з контролем господарської діяльності? Можливо, тому що значення слова «control» в англійській мові ще більш неоднозначне, ніж в українській. А. Райс виділяє 57 значень терміна «control» в англійській мові - від «заборони» до «маніпулювання». З іншого боку, тлумачний словник Вебстера визначає контроль (control) як «застосування методів та процедур для керування, регулювання та координування виробництва, систем управління та інших видів бізнесової діяльності на шляху досягнення цілей підприємства» [11], що, знову-таки, дуже схоже на визначення господарського контролю.

Таким чином, постає питання, яку систему термінології обрати. Відомий американський фахівець в галузі теорії і практики аудиту проф. Дж. Робертсон підкреслює, що аудит — це діяльність, спрямована на зменшення підприємницького ризику. І далі стверджує, що аудит сприяє зменшенню до прийнятного рівня інформаційного ризику для користувачів фінансових звітів. Можна приблизно підрахувати (спрогнозувати) цей ризик і визначити ймовірність сприятливих подій. Водночас підприємницький ризик компанії (фірми, організації) прямого впливу на аудиторів не робить. Або коротше: аудит — це система збору й обробки інформації, метою якої є оцінка ефективності інформаційної системи бухгалтерського обліку економічного суб'єкта, що перевіряється.

Відповідно до цього, найважливішими цілями аудиту є:

— встановлення вірогідності бухгалтерської (фінансової) звітності економічних суб'єктів і відповідності здійснених ними фінансових і господарських операцій нормативним актам;

— своєчасне виявлення потенційного банкрутства, тобто визначення життєздатності підприємства, що важливо для суб'єкта, якого перевіряють, його контрагентів і суспільства загалом.

Основна мета аудиту також доповнюється обумовленими договором із клієнтом завданнями виявлення резервів кращого використання фінансових ресурсів, аналізом правильності розрахунку податків, розробкою заходів щодо поліпшення фінансового становища підприємства, оптимізації витрат і результатів діяльності, доходів і витрат. Таким чином, мету аудиту як діяльності в широкому сенсі можна сформулювати як вирішення конкретного завдання, що визначається законодавством, системою нормативного регулювання аудиторської діяльності, договірними зобов’язаннями аудитора та клієнта.

Комп’ютеризація принципово не змінює методологію бухгалтерського обліку. Натомість методика аудиту фінансової звітності підприємств, на яких використовуються комплексні комп’ютерні інформаційні системи підприємств (КІСП) та комп’ютерні системи бухгалтерського обліку (КСБО), зазнає значних і суттєвих змін, хоча, звичайно, загальна мета аудиту не змінюється. В аудиторських фірмах персональні комп’ютери можуть використовуватися та активно застосовуються як для проведення аудиту економічних суб'єктів, так і для автоматизації управлінських робіт самої аудиторської організації. При цьому використання комп’ютерів в аудиті навіть без використання спеціалізованого програмного забезпечення може охоплювати такі види робіт, які наведені в таблиці 1.1.

Таблиця 1.1 — Комп’ютеризовані види робіт в аудиті

У зв’язку з широким застосуванням обчислювальної техніки, комп’ютерних інформаційних мереж та систем у бізнесі та бухгалтерському обліку перед аудиторами постало завдання пристосування технології своєї роботи або навіть значної її зміни з використанням спеціальних методів і комп’ютерних програм при проведенні аудиту фінансової звітності підприємств, які застосовують автоматизовані фінансово-облікові системи. На жаль, незважаючи на беззаперечну актуальність проблем, пов’язаних із застосуванням комп’ютерів в аудиті, українські автори не приділяють їм належної уваги. Окремі питання автоматизації контролю висвітлені в монографіях [3, 29]. Єдиною спеціалізованою працею з цих питань є книга. Натомість, у світовій практиці аудиту питанням застосування інформаційних технологій приділяють значну увагу, зокрема, професійні організації. Про це свідчить, наприклад, постійне оновлення (з інтервалом в 1−2 роки) фактично всіх Міжнародних стандартів аудиту [24], що видаються Міжнародною федерацією бухгалтерів, в яких найбільших змін зазнають саме стандарт і положення про Міжнародну аудиторську практику, що стосуються комп’ютеризації аудиту. В офіційному українському виданні Міжнародних стандартів аудиту 2004 р., яке діяло на території України, також містились положення, що стосуються інформаційних технологій (Таблиця 1.2).

Таблиця 1.2 — Види аудиту із застосуванням обчислювальної техніки