Організація діяльності служби діловодства дитячої юнацької спортивної школи № 2 м. Кривий Ріг

ВСТУП

Діловодство — це галузь ведення службових і ділових документів. Полягає в документуванні відповідної діяльності та документообігу, тобто русі документів всередині установи. Має переважно службовий характер. Відносини, що складаються з приводу діловодства, становлять сферу дії так званого службово-виконавчого права. Відносини, що складаються з приводу діловодства, становлять сферу дії так званого службово-виконавчого права. Від правильної організації діловодства багато в чому залежить успіх діяльності органів державної влади, а також суб'єктів господарської діяльності.

Недостатня вивченість проблем діловодства у закладах освіти значно знижує ефективність управлінської діяльності, сповільнюючи тим самим процеси модернізації освіти, підвищення його якості. Це обумовлює тему дипломної роботи: «Організація діяльності служби діловодства дитячої юнацької школи № 2».

Об'єктивна необхідність проведеного дослідження викликана значним збільшенням обсягу документної інформації, що циркулює в суспільстві, в тому числі і в загальноосвітніх закладах, і недостатньо налагодженою системою роботи з нею.

Ефективне діловодство освітнього закладу надасть оперативну можливість зацікавленим особам отримати необхідну інформацію про систему освіти: порядок і умови здачі єдиного державного іспиту, зміст програм підготовки, відповідають певному рівню освіти, умовах його досягнення учням і т.п.

Мета дослідження — вивчити організацію діловодства в дитячий юнацькій спортивній школі і визначити методи вдосконалення системи діловодства.

Для досягнення поставленої мети необхідно вирішити такі завдання:

— Розглянути основні поняття документаційного забезпечення управління.

— Розглянути законодавче та нормативно-правове регулювання діловодства.

— Вивчити організаційно-розпорядчі документи, їх складання та оформлення.

— Визначити завдання, функції та структуру ДЮСШ № 2.

— Проаналізувати ведення документації загальноосвітнього закладу.

— Визначити основні напрямки вдосконалення діловодства в ДЮСШ № 2.

— Визначити ефективність внесених пропозицій.

Об'єкт дослідження — організація діловодства в ДЮСШ № 2 м. Кривий Ріг.

Предмет дослідження — сучасний стан та оптимізація документаційного забезпечення управління ДЮСШ № 2.

Дослідницькі методи дослідження: метод системного підходу, спостереження, об'єктивності, узагальнення, термінологічного аналізу.

Огляд літератури з теми дипломної роботи. Питання, що мають відношення до даної проблеми, висвітлені в ряді робіт таких авторів як, Бездрабко В., Іванова Т., Кузнецова Т., Журавський В., Дзвінчук Д. Блощинська В. Діденко А. та ін.

Теоретична і практична значущість дослідження. Дослідження дозволяє поглибити теоретичні уявлення в області вивчення проблем діловодства в загальноосвітніх установах, які можуть бути використані в управлінській практиці при організації процесу документаційного забезпечення управління та інформаційної безпеки.

Результати дослідження можуть використовуватися в діяльності загальноосвітніх установ при розробці програм підвищення ефективності документаційного забезпечення управління.

У першому розділі дипломної роботи розкривається зміст організації діловодства, законодавчо-нормативної база діловодства та надання освітніх послу.

У другому розділі описується організація діловодства в ДЮСШ № 2 структура документації, вивчається система діловодства в названій установі, пропонуються шляхи оптимізації діловодства.

Третій розділ присвячений охорони праці в ДЮСШ № 2: аналіз санітарно-гігієнічних умов праці; заходи по забезпеченню безпеки праці та виробничої санітарії; пожежна безпека в закладі.

1. ТЕОРЕТИЧНІ ОСНОВИ ДОКУМЕНТУВАННЯ УСТАНОВИ

1.1 Нормативно-правова та законодавча база діловодства в Україні

Роль і значення нормативно-правової бази значно зросли останніми роками. Ділове документальне спілкування всіх рівнів стало здійснюватися за єдиними загальноприйнятими правилами. Фундаментальна обізнаність із документами, незалежно від організаційно-правовою форми, будується з урахуванням законодавчих і нормативно-методичних актів, що стосуються питань документування й досвід роботи організацій.

Нормативно-правова база діловодства — це сукупність законів, нормативних правових актів і методичних документів, що регламентують технологію створення документів, їх опрацювання, збереження та використання в поточної діяльності установи і діяльності служби діловодства: її структуру, функції, штати, технічне забезпечення та інші аспекти. Вона регулює правила оформлення документів; правила роботи з документами; забезпечення збереження документів; порядок передачі документів на архівне зберігання; роботу служби діловодства; впровадження нових інформаційних технологій у роботу з документами[6;с 148].

Кожний суб'єкт господарювання, незалежно від форми власності, стикається у своїй діяльності з документацією. Це відбувається з моменту створення підприємства й закінчується його ліквідацією. Така велика кількість документації потребує грамотної організації діловодства. Для цього, перш за все, потрібно проаналізувати чинне законодавство, яке містить тлумачення понять і процесів діловодства. Потім вивчити випадки, коли тлумачення одних і тих самих понять у сфері діловодства суперечать або дублюють один одного, що потребує детального аналізу й пошуку шляхів вирішення.

Важливою умовою формування процесів діловодства є розроблення категорійно-понятійного апарату, що забезпечує порозуміння між науковцями та практиками, усунення розбіжностей у тлумачення термінів, досягнення певного рівня стандартизації й уніфікації вживаних понять.

Наукові дослідження й публікації свідчать про зацікавленість сучасних науковців цією проблемою. Отже, В. Бездрабко, Т. Іванова, Т. Кузнецова, Н. Кушнаренко, Ю. Палеха, Л. Піддубна, В. Савицький зробили вагомий внесок у вивчення цього питання. Для того, щоб правильно розуміти основні поняття діловодства, суб'єкту господарювання потрібне вміння орієнтуватися в базі законодавства України щодо діловодства (рис. 1.1) [38;112]

Рисунок 1.1 — База законодавства України щодо діловодства Нормативно-правову базу можна поділити таким чином:

? закони, які регламентують загальні засади політики держави в галузі інформатизації в цілому та діловодства (Закони України «Про інформацію» від 02.10.1992 р. № 2657-XII, «Про державну таємницю» від 21.01.1994 р. № 3855-XII, «Про національний архівний фонд та архівні установи» 24.12.1993 р. № 3814-XII, «Про електронні документи та електронний документообіг» 22.05.2003 р. № 851-IV, «Про електронний цифровий підпис» від 22.05.2003 р. № 852- IV тощо);

? акти діловодства, що мають міжвідомчий характер. Це насамперед «Примірна інструкція з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Ради Міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади», затверджена постановою Кабінету Міністрів від 17.10.1997 р. № 1153, «Інструкція з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об'єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності; в засобах масової інформації», затверджена постановою Кабінету Міністрів України від 14.04.1997 р. № 348, та «Інструкція про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави», затверджена постановою Кабінету Міністрів України від 27.11.1998 р. № 1893, Наказ Головного архівного управління «Про затвердження Переліку типових документів, що створюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, організацій і підприємств, із зазначенням термінів зберігання документів» від 20.07.1998 р. № 41. До цієї групи також належать державні стандарти, що закріплюють класифікаційну схему управлінської документації та термінологію діловодства й архівної справи, визначають основні вимоги до систем документації, до оформлення документів (ДСТУ 2732:2004 «Діловодство й архівна справа. Терміни і визначення понять», ДК 010−98 «Державний класифікатор управлінської документації», ДСТУ 3843−99 «Державна уніфікована система документації. Формуляр-зразок. Вимоги до побудови», ДСТУ 4163−2003 «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів», ДСТУ 4423−2005 «Інформація та документація. Керування документаційними процессами» та інші) [22];

? різноманітні типові та примірні інструкції з діловодства конкретних органів законодавчої й виконавчої влади, органів місцевого самоврядування, розроблені на основі «Примірної інструкції з діловодства» та «Інструкції з діловодства за зверненням громадян"[41];

? нормативні акти, що регламентують спеціальне діловодство. Наприклад, у сфері юридичної діяльності Міністерство юстиції затвердило «Правила ведення нотаріального діловодства», «Порядок роботи з документами в органах державної виконавчої служби», «Інструкцію з діловодства у відділах реєстрації актів цивільного стану районних, районних у містах, міських (міст обласного значення) управлінь юстиції», «Інструкцію з діловодства в господарських судах України» та інші. Серед такого різноманіття правових актів суб'єкту господарювання потрібно визначитись, які з них регулюють питання, що входять до сфери його інтересів. Але перше, із чим стикаються майже всі підприємства, це документована інформація (документ), зафіксована на матеріальному носії з реквізитами, що дають можливість її ідентифікувати [8;217].

Контроль за виконанням службових документів та прийняттям рішень — невід'ємна функція управління, необхідний елемент організації управлінської діяльності та важлива складова частина діловодного процесу.

Мета контролю — сприяння своєчасному та правильному виконанню рішень, завдань та доручень керівництва, забезпечення одержання інформації, необхідної для оцінки діяльності підрозділів та виконавців. Першу групу контрольних операцій виконують керівники всіх рангів, другу — документаційна служба установи зі службою контролю виконання, яка входить до її складу. Контроль за строками фактичного виконання (строковий контроль) всіх категорій організаційно-розпорядчих документів зосереджуються у документаційної служби установи і ведеться в канцелярії співробітниками групи контролю, інспекції при керівникові, секретаріату, відділу листів (скарг) громадян, у структурних підрозділах — секретарями, інспекторами або особами, відповідальними за обробку документів. Головними функціями, які виконуються документаційною службою в процесі контролю за строками виконання документів є: ведення попереджувального (поточного) контролю та веденням наступного (підсумкового) контролю.

Попереджувальний (поточний) контроль має активний управлінський вплив на хід виконання документа та здійснення шляхом періодичної перевірки й регулювання процесу виконання, сигналізування спеціалістам, керівництву структурного підрозділу та установи про наближення строку закінчення та необхідності завершення роботи з документом або дорученням.

Наступний (підсумковий) контроль проводиться документаційною службою періодично (щотижневе, щомісячно, щоквартально). Це аналітичне узагальнення виконавської дисципліни у структурних підрозділах. Підсумки наступного контролю находять відображення у підсумкових кількісних та спискових зведеннях стану виконання, які контролюються. Цей контроль в обов’язковому поєднанні із контролем попереджувальним є ефективним засобом підвищення дисципліни службовців, стимулюючим фактором росту трудової активності їх. Ведення в установі тільки наступного контролю виконання документів не допускається.

Завдання контролю — забезпечення своєчасного та якісного виконання документів, підвищення відповідальності посадових осіб за стан виконавської дисципліни. Контролю підлягають зареєстровані документи, в яких встановлено завдання. Обов’язковий контроль виконання: законів України, постанов Верховної Ради України, указів, розпоряджень президента України; постанов і розпоряджень Кабінету Міністрів України. Відповідальність за виконання документа несуть особи, зазначені у розпорядчому документі (наказі, розпорядженні), резолюції керівника, безпосередні виконавці. Коли документ виконується кількома працівниками, відповідальним за організацію виконання є перший зазначений у резолюції. Безпосередній контроль за виконанням документів покладається на Загальний відділ, а в структурних підрозділах — здійснюють працівники, відповідальні за їх виконання. У структурних підрозділах безпосередній контроль за виконання документів здійснює секретар [16;c 142].

Здійснення контролю за виконанням документів Контроль за виконанням документів включає такі дії:

— постановка документів (доручень) на контроль, формування картотеки контрольованих документів;

— перевірка своєчасного доведення документів до виконавців;

— облік і узагальнення результатів контролю за виконанням документів (доручень);

— інформування керівника про хід чи підсумки виконання документів (доручень);

— повідомлення про хід і підсумки виконання документів на нарадах;

— зняття виконаних документів з контролю;

— формування картотеки виконаних документів.

Контроль як одна із функцій управління включає в себе:

— контроль за виконанням документів за змістом порушених у них питань;

— контроль за термінами виконання документів;

— контроль за відповідністю форми документів вимогам державних стандартів.

Нормативними документами передбачено обов’язковий контроль за виконанням таких документів:

— закони України;

— постанови Верховної Ради України;

— доручення Комітетів Верховної Ради України;

— укази Президента України;

— розпорядження Президента України;

— доручення Президента України;

— доручення Адміністрації Президента України;

— постанови Кабінету Міністрів України;

— розпорядження Кабінету Міністрів України;

— доручення Кабінету Міністрів України;

— звернення народних депутатів України та депутатів місцевих рад народних депутатів;

— рішення і доручення органів ДПС вищого рівня;

— звернення органів ДПС України;

— звернення міністерств, відомств, установ, підприємств, організацій;

— звернення громадян;

— власні рішення (накази, розпорядження, рішення колегії та ін.);

— вихідні документи, на які очікуються відповіді.

В органах ДПС України встановлено дворівневий контроль за виконанням документів.

До першого рівня контролю належать такі документи:

— закони України;

— постанови Верховної Ради України;

— укази Президента України;

— розпорядження Президента України;

— доручення Президента України;

— постанови Кабінету Міністрів України;

— запити та звернення народних депутатів України [20;с 172].

Контроль за виконанням зазначених документів здійснюється як за суттю поставлених завдань, так і за термінами їх виконання. При цьому, як правило, здійснюються попередні перевірки і регулювання ходу виконання. До другого рівня контролю належать документи, за якими здійснюється контроль лише термінів виконання. Контроль за виконанням документів здійснює керівник установи, організації, який повинен встановлювати порядок проведення безпосереднього контролю за виконанням документів, визначати рівень контролю та вживати необхідних заходів до керівників структурних підрозділів у разі неякісного та несвоєчасного виконання ними документів. Безпосередньо контроль за виконанням документів здійснюється контрольним підрозділом (відділом, сектором, групою) або окремою особою служби діловодства установи, організації[20;с 75].

Дані про наслідки виконання взятих на контроль документів періодично узагальнюються і доповідаються керівництву, розглядаються на засіданнях колегіальних органів, виробничих нарадах. Обговорення наслідків аналізу виконавської дисципліни є важливим критерієм для морального та матеріального стимулювання працівників управлінського апарату[34;с 136].

Незважаючи на велику кількість нормативних документів, які регулюють діловодство в Україні, існують певні проблеми, що потребують урегулювання.

? Існування великої кількості нормативних актів, що дублюють визначення та деякі процеси діловодства. При цьому тлумачення одних і тих самих понять можуть відрізнятися, що вводить в оману суб'єктів господарювання.

? Різноманітне трактування норм законодавства призводить до нерозуміння правильного застосування правових актів. Наслідком цього є створення документів, не зумовлених діловою необхідністю, для підстраховки, про всяк випадок.

? Суперечності при застосуванні тих чи інших термінів діловодства змушують постійно звертатися до вищих установ за роз’ясненнями або дозволами щодо вирішення спірних питань.

? Відсутність єдиного нормативного акта, який би охоплював базові, основні процеси ведення діловодства для всіх суб'єктів господарювання[33].

Таким чином, на сьогодні актуальна проблема — це перегляд всіх чинних визначень, понять задля їх узгодження. З метою уникнення понятійних колізій у подальшому, на нашу думку, законотворцям і розробникам держстандартів необхідно працювати узгоджено й залучити до розробки проектів нормативних актів відповідних фахівців та науковців.

Перспективами подальших досліджень виступає аналіз існуючих колізій, з подальшим їх урегулюванням шляхом прийняття єдиного нормативного акта, який регулював би ведення діловодства суб'єктами господарювання.

1.2 Основні поняття документаційного забезпечення управління

Одним із видів закріплення інформації є документ. Призначення документа в загальному розумінні зводиться до зафіксованих у письмовому вигляді відомостей, необхідних для здійснення різноманітних дій .

Переважна більшість дій, які здійснюються суб'єктами господарювання в процесі управління, відбуваються шляхом створення й використання різноманітних документів. Документ — це, насамперед, інформація, що записана на будь-якому матеріалі, що видана або отримана будь-якою фізичною чи юридичною особою в організації для використання у своїй діяльності. Тому поняття документ є головним, центральним, базовим для документаційного забезпечення управління й підлягає регулюванню законодавством[39;с 151].

Так, документ — це передбачена законом матеріальна форма одержання, зберігання, використання і поширення інформації шляхом фіксації її на папері, магнітній, кіно-, відео-, фотоплівці або на іншому носієві.

ДСТУ 4423−1:2005 тлумачить документ як зафіксовану інформацію або об'єкт, який може трактуватися як окрема одиниця. Документ — інформація, що зафіксована на матеріальному носії, основною функцією якого є зберігати та передавати її в часі та просторі. Документ — оформлений згідно з установленим порядком матеріальний об'єкт, що містить у зафіксованому вигляді інформацію й має, відповідно до чинного законодавства, юридичну силу. Документ — записана інформація, яка може розглядатися як одиниця в ході здійснення інформаційної діяльності. Документ — матеріальний об'єкт з інформацією, закріпленою створеним людиною способом для її передавання в часі та просторі[25].

Хоча інформаційна природа документа очевидна, саме поняття «документ» визначають по-різному, бо за основу визначення понять беруть різні критерії: мету створення документа, його зміст, форму, спосіб відтворення інформації, сферу використання документа і т.п.

Різноманітність визначень пов’язана, насамперед, з використанням цього поняття в різних сферах суспільного життя, зокрема в інформатиці, бібліотекознавстві, архівознавстві, музеєзнавстві та інших. Для адміністративно-правового регулювання важлива сфера документаційного забезпечення управління.

На думку Савицького В. В., з погляду використання в управлінській сфері найбільш вдалою є дефініція поняття «документ» за держстандартом ДСТУ 2732:2004, оскільки воно порівняно з усіма іншими визначеннями має великий обсяг[24].

Отже, визначення, подане в ДСТУ 4423−1:2005, є більш доцільним, оскільки відповідає міжнародним стандартам та останнім досягненням наукової думки, зокрема ISO 15 489−2001 «Інформація та документація».

На думку Бездрабко В. А., ДСТУ 4423:2005 визначає основні риси службового документа: автентичність, достовірність, цілісність, придатність для користування, що додатково увиразнюють його ідентифікаційні риси. З цією думкою можна погодитись, тому термін, наданий ДСТУ 4423:2005, більш детально характеризує службовий документ і є більш сучасним[4;с 269].

Усі службові документи, створені згідно з нормами чинного законодавства, потребують реєстрації, організації контролю за виконанням, формування їх у справи, підготовки до зберігання, тобто організації діловодства (від старовинного «виробництво справ» — процес прийняття рішень на підставі документів).

Так, згідно з ДСТУ 2732:2004, діловодство — сукупність процесів, що забезпечують документування управлінської інформації та організування роботи зі службовими документами. На відміну від визначення документа, тут спостерігається дублювання поняття діловодства. Це свідчить про те, що законодавець і провідні фахівці в галузі діловодсва прийшли до єдиного погляду на це питання. Тому його без застережень можуть застосовувати в практичній діяльності суб'єкти господарювання. Крім того, він може слугувати основою при створенні єдиного закону про діловодство[23].

Ще один процес, який використовується в практичній діяльності, — це створення документів, тобто документування управлінської діяльності. Документування управлінської діяльності полягає у фіксації за встановленими правилами на паперових або магнітних носіях управлінських дій, тобто у створенні документів. Документування управлінської інформації - це створення службових документів, змістом яких є управлінська інформація. Підставою для створення документів в установах є необхідність засвідчення наявності та змісту управлінських дій, передавання, зберігання й використання інформації протягом певного часу або постійно. Тому єдине розуміння цього процесу дуже важливе для побудови діловодства на підприємстві[5;c 127].

Для розподілу документів за справами розробляється найпростіший класифікатор — номенклатура справ. Це систематизований перелік заголовків справ, які ведуть суб'єкти господарювання. Номенклатура справ — обов’язковий для кожної установи систематизований і проіндексований список назв справ із зазначенням строків їх зберігання. Номенклатура справ — це систематизований перелік найменувань справ, створюваних у діловодстві установи, оформлений у відповідному порядку із зазначенням строків зберігання справ. Номенклатура справ — обов’язковий для кожної юридичної особи систематизований перелік назв справ, що формуються в її діловодстві, із зазначенням строків зберігання справ.

Дублювання термінів або деяка неузгодженість є природним явищем, оскільки з науково-технічним процесом змінюється розуміння різних процесів, у тому числі пов’язаних з діловодством. Підтвердженням цього є таке поняття, як керування документацією, — комплекс заходів, спрямованих на здійснення процесів створювання та функціонування службових документів. Упровадження в Україні стандарту ДСТУ 44 232 005 «Інформація та документація. Керування документаційними процессами», підготовленого на основі міжнародного стандарту ISO 15 489−2001 «Інформація та документація», дещо змінив погляд на цей термін.

Тлумачення поняття «керування документаційними процессами», подане в ДСТУ 4423:2005, відрізняється від пропонованих раніше. Якщо у чинному термінологічному стандарті у сфері діловодства й архівної справи до англомовного варіанта records management зустрічаємо україномовну версію керування документацією, то в ДСТУ 4423−1:2005 розробники відмовляються від буквального перекладу терміна, мотивуючи неадекватністю відображення змісту іншомовного терміна. Тому замість звичного «керування документацією», маємо модифіковану версію — «керування документаційними процесами». Останнє тлумачиться як галузь керування, що відповідає за ефективний і систематичний контроль за створенням, прийманням, зберіганням, використанням, передаванням до архіву, вилученням для знищення службових документів, охоплюючи процеси відбирання та зберігання в документальній формі свідчень, інформації про ділову діяльність[26].

Неузгодженість термінів зустрічалась і в минулому. Прикладом є те, що у 1970;1980;х рр., на тлі стрімкого освоєння можливостей упровадження новітніх інформаційних технологій у сферу роботи з документами, змінюється семантичне забарвлення змісту діловодства. Дедалі частіше у фаховій періодиці обговорюється питання заміни терміна «діловодство» на «документаційне забезпечення». Практичні студіювання поняття «документаційне забезпечення» згодом знайшло суттєве іменникове уточнення — управління як сфери його впровадження, що призвело до розширення терміна-словосполучення й утворення в прикінцевому варіанті «документаційного забезпечення управління».

Час продемонстрував успішне входження цього терміна до наукової лексики, а ГОСТ 51 141–98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» закріпив синонімічність термінів «делопроизводство» та «документационное обеспечение управления», урівнявши їх у значенні й використанні.

Це лише деякі приклади тлумачення термінів діловодства серед багатьох, які зустрічаються в законодавстві. Важливим є не тільки процес діловодства, а й правильне розуміння базових понять. Навіть сумлінний громадянин, чи то директор, завідувач канцелярії, чи то працівник, починаючи займатися діловодством, звертається, насамперед, до нормативних актів, які регулюють ці відносини.

Саме тоді вони стикаються з різноманітними визначеннями термінів діловодства, якими рясніє законодавство. Деякі з них дублюються, інші суперечать один одному.

Управлінське документознавство як наукова дисципліна має досить молодий вік, незважаючи на те, що базується на найдавнішому об'єкті: управлінському документі, який пройшов багатовікову історію і залишається одним з найрозповсюдженіших видів документів до нашого часу[7;c 44].

Професор Мітяєв К.Г. запропонував вважати документознавство архівознавчою дисципліною, що може стати вступом до теорії і практики архівної справи. Він наголошував, що документознавство мусить бути науковою теорією, яка призначена розв’язувати проблеми загальної класифікації та історії розвитку різних видів документації[30;96].

Основним поняттям у сфері документаційного забезпечення управління, безумовно, є документ. Цей термін на території України був уведений на початку XVIII сторіччя. Тоді під ним розуміли доказ привілеїв, прав, угод. Відтоді смисл терміна «документ» принципових змін не зазнав.

У найбільш відомому варіанті документ? це «матеріальний об'єкт з інформацією, закріпленою створеним людиною способом для її передавання у часі й просторі».

Офіційне визначення документа в Україні таке:

Документ — це передбачена законом матеріальна форма одержання, зберігання, використання і поширення інформації шляхом фіксації її на папері, магнітній, кіно-, відео-, фотоплівці або на іншому носієві.

Первинний документ — це документ, що містить вихідну інформацію.

Вторинний документ — це документ, що являє собою результат аналітико-синтетичної та іншої переробки одного або кількох документів.

У процесі управління документ виконує такі функції: соціальну; правову; інформаційну; комунікативну; управлінську; облікову; культурну; історичну.

Одним документом оформлюється тільки одноразова дія. Документи виступають у тісній взаємодії один з одним і утворюють систему документації. Державний стандарт дає визначення системи документації як сукупності взаємопов'язаних документів у визначеній сфері діяльності.

Існують системи фінансової, первинної та облікової бухгалтерської документації бюджетних об'єктів і суб'єктів, обліково-грошової документації, організаційно-розпорядчої та ін. Таким чином, кожний управлінець повинен вміти вилучати і знати ту систему документації, з якою він працює. Наприклад, працівник відділу кадрів повинен знати і вміти складати та оформляти всі кадрові документи, а також контракти і трудові угоди. Але найбільш загальними є організаційно-розпорядчі документи, з якими доводиться мати справу будь-якому управлінцю. Сюди належать такі організаційні документи, як статут, положення, інструкції; розпорядчі документи-накази, розпорядження, вказівки, ухвали, рішення; інформаційно-довідкові акти, довідки, доповідні і пояснювальні записки, а також найбільш масові види службових документів — листи, телеграми, телефонограми. Кожний вид названих документів має свої особливості в оформленні і викладі тексту, які неважко вивчити[31;c 147].

Головним завданням діловодства є забезпечення швидкої, безперебійної та ефективної роботи органів внутрішніх справ шляхом якісного та своєчасного складання документів, доведення їх до виконавців, контролю за виконанням документів та здачею їх в архів.

Елементами діловодства є документування та документообіг.

Документування управлінської діяльності - це запис за установленими формами необхідної для управління інформації, тобто створення документів.

Документообіг — рух документів в організації з моменту їх створення або одержання до завершення виконання (здачі в архів) або відправлення. Іншими словами, документообіг, тобто організація роботи з документами, являє собою процес створення, реєстрації документів, вручення виконавцю, виконання документа, контроль за виконанням, складання номенклатури справ, групування документів у справі, експертиза наукової та практичної цінності документів, оформлення та опис справ, забезпечення їх схоронності, передача справ до архіву.

Документування і документообіг взаємозв'язані, хоча виконуються різними категоріями службовців. Створюють і виконують документи фахівці - оперативний та інспекторський склад органів внутрішніх справ. Організовує роботу з документами допоміжний персонал (працівники канцелярій, секретаріатів).

Діловодство — це забезпечуюча функція управління. Завдяки діловодству в управлінській діяльності органів внутрішніх справ здійснюється процес оперування інформацією, без якого не можна виконати головні завдання, які поставлені перед органами внутрішніх справ: охорона громадського порядку і боротьба зі злочинністю. Саме це визначає місце і роль діловодства у системі функцій органів внутрішніх справ[43;c. 74].

Залежно від кола питань, вирішуваних органом, обсягу та характеру його компетенції, порядку розв’язання питань (на основі колегіальності або єдиноначальності), а також обсягу та характеру взаємозв'язків з іншими органами (установами) формується комплекс документів органу і визначається система діловодства. Відомі три системи діловодства: централізована, децентралізована та змішана.

Централізована система передбачає, що всі документи — вхідні, вихідні та внутрішні реєструються в одному місці (канцелярія, секретаріат).

Децентралізована реєстрація документів допускається в установах з річним документообігом 100 тис. документів і більше, а також в тих, де є територіальне уособлені структурні підрозділи та особливі умови роботи.

Змішана система передбачає, що важливіша внутрішня документація та переписка керівництва реєструється в канцелярії, решта документів — у структурних підрозділах. Організаційну функцію діловодства забезпечують спеціальні підрозділи — управління справами, секретаріати, канцелярії. На них покладається безпосереднє діловодне обслуговування органів і підрозділів внутрішніх справ (приймання та відправлення кореспонденції; реєстрація вхідних та вихідних документів; розмноження; розподіл документів для доповіді керівництву; фіксування в облікових формах стадій проходження та виконання документів; ведення контролю за строками виконання документів; ознайомлення особового складу з наказами та вказівками; підбір документальних матеріалів, необхідних для роботи особовому складу; документаційне обслуговування нарад, конференцій, засідань керівництва; оформлення справ і підготовка їх до здачі в архів; забезпечення схоронності документів; забезпечення роботи архіву органу чи підрозділу).

Крім того, секретаріат має виконувати певне коло обов’язків щодо організаційно-методичної роботи (методичне керівництво і контроль за організацією діловодства в підлеглих підрозділах; розробка методичних рекомендацій (функціональних обов’язків) допоміжного персоналу; розробка форм бланків, обліково-довідкових форм, обкладинок справ і т. ін; складання довідників, списків співробітників та номерів телефонів, списків постійних кореспондентів; вирішення організаційно-технічних питань діловодства[45;с. 167].

Важливе місце в діяльності секретаріату відводиться забезпеченню нормального документообігу.

Головна роль у діловодстві належить керівнику органу, підрозділу, котрий визначає виконавців, порядок, а іноді й строки виконання вхідних документів, контролює зміст, форму і підписує вихідні.

Порядок роботи з документами теж розподіляється на певні етапи. Кожний етап має свої прийоми найкращого його виконання. Починається ця робота з надходження і первинного опрацювання документів. Цей етап є незалежно від способу передачі інформації: поштою, особисто, телеграфом, факсом. Як правило, ця робота ведеться централізовано й складається із чисто технічних операцій, детально описаних у правилах та інструкціях.

Реєстрація документів — важливий етап. В процесі реєстрації ведеться облік отриманих документів, але найголовнішим є запис показників про документ, які дозволяють організувати контроль за його виконанням і інформаційно-довідкову роботу з документами, тобто в процесі реєстрації закладається банк даних про документи, які циркулюють в об'єкті чи суб'єкті.

З реєстрацією документів тісно пов’язаний наступний етап — контроль за виконанням. Правильно організований строковий контроль дозволяє знати в будь-який момент, що має бути виконано, і допомагає суб'єкту ефективно спланувати свій робочий день.

Від постановки реєстрації документів залежить і організація інформаційно-довідкової роботи. Служба інформаційно-документаційного обслуговування або секретар зобов’язані за кілька хвилин видати довідку: де, у кого, на якій стадії роботи знаходиться будь-який документ, а також відповісти на запитання: в яких документах міститься інформація з тієї чи іншої проблеми, що вас цікавить. Реєстрація може проводитись в ручному режимі - на картках або в автоматизованому — на комп’ютері. Технологія реєстрації документів добре викладена в нормативно-методичних посібниках.

Після первинного опрацювання та реєстрації документ надходить на виконання. Цей етап пов’язаний з проблемою прямоточності руху документа. Рух документа до виконавця відбиває систему організації управління. При чіткому розподілі обов’язків та делегуванні повноважень документ відразу потрапляє на виконання. При зацентралізованій системі управління, коли керівник бере на себе вирішення всіх, навіть дрібних питань, кожний документ надходить до нього на резолюцію і після цього надходить на виконання. Підготовлений документ буде йти, таким чином, знизу-вгору — від виконавця, з численними погодженнями, до керівника на підпис. Рух документа наочно відбиває оперограма і дозволяє побачити всі повторні та зайві операції.

Наступний етап — поточне збереження документів. Будь-який документ після того, як в процесі управління використана зафіксована в ньому інформація, виконує функцію збереження та накопичення інформації з тим, щоб до цієї інформації знову можна було повернутися, коли в цьому виникне потреба. Для цього документи повинні бути розміщені так, щоб потрібний документ можна було знайти за лічені хвилини. Оскільки документів, які відкладаються в процесі роботи суб'єкта, багато, їх організація в поточному збереженні потребує попередньої класифікації, тобто розподілення на групи (справи) для оперативного їх пошуку. Для розподілу документів по справах розробляється найпростіший класифікатор — номенклатура справ. Це систематизований перелік заголовків справ, які ведуться в суб'єктах[16;с. 182].

Номенклатура — найважливіший документ. Добре складена номенклатура справ дозволяє мати чітко налагоджене поточне збереження документів. Однак складання номенклатури потребує спеціальних знань. Багаторічний досвід роботи зі складання номенклатур дозволяє стверджувати, що скласти номенклатуру може лише спеціаліст в галузі діловодства або архівіст. Якщо суб'єкт не може сам кваліфіковано скласти номенклатуру, потрібно звернутися в архівну службу. Обкладинки справ заводяться відповідно до номенклатури. Оформлення обкладинок та розподіл документів усередині справ також повинні проводитись з урахуванням спеціальних правил.

Складання номенклатури справ, формування справ та їх збереження пов’язані з експертизою цінності документів. Під експертизою розуміють визначення практичного та наукового значення документів, визначення термінів їх зберігання. Залежно від цінності документів вони можуть мати різні терміни зберігання: короткострокові (до 10 років), довгострокового зберігання (в основному, це документи щодо особового складу, які зберігаються 25 — 75 років) та постійні. Терміни зберігання документів можна визначити в спеціальних довідниках, які називаються «Переліки документів за термінами зберігання». Вони бувають типові та відомчі. Типовий перелік існує для управлінських документів, науково-технічної документації, кіноі фотодокументів; відомчі переліки майже для усіх сфер діяльності (культури, охорони здоров’я, кінематографії, сільського господарства та ін.). Відомчий перелік більш докладно охоплює документи, які створюються в процесі діяльності визначеної сфери. Терміни зберігання документів визначаються при формуванні справ, оскільки в одну справу не дозволяється формувати документи постійного та тимчасового термінів зберігання. В іншому випадку документи доведеться перегрупувати. Порядок проведення експертизи та оформлення її результатів добре викладені в нормативно-методичних документах.

І, нарешті, завершальним етапом роботи з документами є підготовка справ для довгострокового зберігання або для здачі їх в архів. В оперативній роботі, як правило, справи використовуються два роки — поточний рік та минулий. Справи за попередні роки треба опрацювати і передати до архіву суб'єкта (якщо він є) чи перекласти для зберігання в іншу шафу. Опрацювання справ проводиться відповідно до встановлених правил. Якщо цю роботу проводити регулярно, кожного року, справи суб'єкта будуть у повному порядку і пошук потрібних справ і документів не буде становити труднощів.

Порядок складання і оформлення документів та організація всіх етапів роботи з ними досить детально описані в нормативно-методичних документах. Пакет цих документів повинен бути у кожного суб'єкта чи об'єкта, а якщо вони великі? в кожному структурному підрозділі.

Сутність керування документацією розглядається у контексті інтенсивного використання інформаційних технологій, що забезпечують якісний менеджмент в управлінській сфері.

Якщо діловодство створює та підтримує науково-технологічні основи управління, то керування документацією в межах установи виконує функції менеджменту. У зарубіжній традиції керування документацією охоплює весь життєвий цикл документа з моменту його створення, функціонування, тобто перебування в динамічному стані, до вилучення для знищення чи передавання в архів.

Під «створенням документів» розуміють проектування та складання форм документів, їх назв, переліку (згідно з практичними потребами діяльності установи), окреслення функціонального призначення, моніторинг їх користування, застосування новітніх інформаційних технологій. Формування справ, створення систем пошуку документної інформації, документів, розвиток систем транслювання інформації, копіювання та тиражування документів, передавання їх до архівів для зберігання становлять ще один «життєвий» цикл документів, який так само є об'єктом пізнання керування документацією.

Передання документів в архів, що є процесом, передбачає наявність важливих складових елементів? формування переліку документів зі строками зберігання, їх експертизу, ідентифікацію й опис.

Керування архівами розуміється як проектування та будівництво спеціалізованих споруд з архівосховищами, удосконалення методів консервації та реставрації документів, систематизації й описування архівних фондів, доступу по документів, розроблення довідкового апарату[38;с. 155].

Таким чином, керування документацією в узагальненому варіанті тлумачиться як галузь керування, що відповідає за ефективний, системний і систематичний контроль за створенням, обігом, прийманням, зберіганням у відомчому архіві, передаванням до архіву (державного чи національного) та вилученням для знищення службових документів, включаючи процеси відбору й зберігання в документальній формі свідчень і інформації про управлінську діяльність.

Управління (керування) документацією для країн пострадянського простору є новим напрямом наукових досліджень. У Національному стандарті України ДСТУ 2732:2004 «Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення понять» вперше офіційно зафіксовано визначення поняття «керування документацією» як комплекс заходів, спрямованих на здійснювання процесів створення та функціонування службових документів.

Останні наукові публікації вчених України, Білорусі, Російської Федерації вказують на схильність ототожнювати керування документацією і теорією і практикою діловодства, управлінським документознавством, інформаційним (у т.ч. і документаційним) забезпеченням управління. Це свідчить про «завойовування» керуванням документацією місця в існуючій моделі науки, етап його становлення й утвердження як наукової дисципліни та напряму практичної діяльності в управлінській сфері. Залучаючи зарубіжний досвід та адаптуючи його для ефективного впровадження і застосування, науковці і практики свідомі щодо необхідності нагального розроблення концептуальних засад теорії та практики керування документацією.

Пошуки законодавчого, науково-методичного, нормативного забезпечення функціонування сучасних документів потребує спільних зусиль фахівців різних країн. Яскравими прикладами такої співпраці стали діяльність міжнародних фахових організацій, міжнародні DLM-форуми, започатковані ЄС. Утім, якщо зарубіжні колеги розробляють згадану тему вже не одне десятиліття, то для вітчизняної науки її актуалізація припадає на кінець ХХ ст. Одними із перших, хто звернувся до теми КДП в межах умовно «вітчизняного» досвіду, були російські дослідники Банасюкевич В. і Сокова А. Їм належить першість у науково-практичній апробації ідей records management.

Ученим удалося привернути увагу колег до закордонного досвіду керування документацією й оволодіння інформацією, до того ж, у найрізноманітніших варіаціях його існування — records management, gestion des documents, Schriftgutverwaltung та ін., що сприяло продукуванню новітніх тематичних досліджень, автором значної частки яких був тоді Всесоюзний, а нині - Всеросійський науково-дослідний інститут документознавства й архівної справи.

Аналізуючи сучасну ситуацію у сфері керування документацією, слід відмітити, що вагомий внесок у розроблення проблем теорії і технологій керування документацією здійснили вчені та практики США, Канади, Великої Британії, Австралії.

Організація роботи з документами порушується у багатьох нормативних правових і соціальних методичних документах. Тож у кожної організації у службі ДОП мусить бути нормативна правова, методична і довідкова інформація, належить працювати з документами[43;с. 176].

Одже, сьогодні в Україні не існує відповідний нормативний документ, який би систематизував та врегулював організацію роботи з документацією. Одним з відповідних актів нормативно-правової форми, який регулює документацій ний процес, являється? «Примірна інструкція», яка відповідає відповідній організації загальної документації та сферах її застосування, яка обмежується відповідними установами, що зазначені в її назві та організаціями, які знаходяться в її координуванні (підпорядкованості).

1.3 Нормативно-правова база надання освітніх послуг та їх регулювання

Ефективне державне регулювання освітніх послуг зумовлює покращення якості надання освітніх послуг вищими навчальними закладами, сприяє залученню додаткових фінансових ресурсів в освітню сферу.

Свiтовий досвiд дiяльностi освiтнiх закладiв наочно доводить, що запорукою успiшної дiяльностi навчальних закладiв є якісне надання овітніх послуг та управлiння ними[1].

Законодавство України про загальну середню освіту базується на Конституції України і складається із Закону України «Про освіту», Закону України «Про загальну середню освіту», інших нормативно-правових актів та міжнародних договорів України, згода на обов’язковість яких надана Верховною Радою України.

Закон України «Про освіту» встановлює, що освіта в Україні є основою інтелектуального, культурного, духовного, соціального, економічного розвитку суспільства і держави. Метою освіти є всебічний розвиток людини як особистості та найвищої цінності суспільства, її талантів, розумових і фізичних здібностей, виховання високих моральних якостей, формування громадян, здатних до свідомого суспільного вибору, збагачення на цій основі інтелектуального, творчого, культурного потенціалу народу, підвищення освітнього рівня, збагачення на цій основі інтелектуального, творчого, культурного потенціалу народу, підвищення освітнього рівня, забезпечення народного господарства кваліфікованими фахівцями[28].

Освіта в Україні грунтується на принципах гуманізму, демократії, національної свідомості, взаємоповаги між націями та народами.

Згідно з Конституцією, громадяни України мають право на безкоштовну освіту в усіх державних навчальних закладах незалежно від статі, раси, національності, соціального і маннового стану, фаху, світоглядних переконань, належності до партій, ставлення до релігії, віросповідання, стану здоров’я, місця проживання та інших обставин[15;с. 71].

На думку Журавського В., державна освітня політика є системою дій щодо реалізації в суспільстві затвердженої органами державної влади і схваленої громадською думкою концепції освіти. В Україні на сьогодні такою концепцією є «Національна доктрина розвитку освіти», яка була затверджена Указом Президента України від 17 квітня 2002 року. Освітня політика — це передусім політика, що забезпечує розвиток і функціонування освіти[27;с. 11].

В цілому, погоджуючись з таким висновком, вважаємо, що державна політика у сфері освіти грунтується також на конституційних нормах, принципах, правах, свободах, гарантіях; кодексах, законах держави; рішеннях, роз’ясненнях Конституційного Суду; указах Президента; міжнародних, міждержавних договорах, партіях, конвенціях, деклараціях, ратифікованих законодавчим органом; постановах вищого законодавчого та виконавчого органів; наказах, розпорядженнях центрального органа державної виконавчої влади, який здійснює керівництво у сфері освіти.

Державна політика, тенденції розвитку освіти в першу чергу визначаються на законодавчому рівні. Формування достатньої і прогресивної законодавчої, нормативно-правової бази освіти є одним із визначальних факторів, які можуть забезпечити можливість реалізації прав громадян на освіту[47;с. 3].

Враховуючи специфiчнiсть та своєрiднiсть освiтнього ринку, ми можемо дати таке визначення: освiтня послуга — це комплекс цiлеспрямованих дiй, результати яких виражаються в корисному ефектi (вигодi), що задовольняє освiтнi, науковi й виховнi потреби особи.

Основним завданням законодавства України про загальну середню освіту є забезпечення права громадян на доступність і безоплатність здобуття повної загальної середньої освіти; забезпечення необхідних умов функціонування і розвитку загальної середньої освіти; забезпечення нормативно-правової бази щодо обов’язковості повної загальної середньої освіти; визначення структури та змісту загальної середньої освіти; визначення органів управління системою загальної середньої освіти та їх повноважень; визначення прав та обов’язків учасників навчально-виховного процесу, встановлення відповідальності за порушення законодавства про загальну середню освіту.

— Загальна середня освіта — цілеспрямований процес оволодіння систематизованими знаннями про природу, людину, суспільство, культуру та виробництво засобами пізнавальної і практичної діяльності, результатом якого є інтелектуальний, соціальний і фізичний розвиток особистості, що є основою для подальшої освіти і трудової діяльності.Загальна середня освіта є обов’язковою основною складовою безперервної освіти.

— Загальна середня освіта спрямована на забезпечення всебічного розвитку особистості шляхом навчання та виховання, які грунтуються на загальнолюдських цінностях та принципах науковості, полікультурності, світського характеру освіти, системності, інтегративності, єдності навчання і виховання, на засадах гуманізму, демократії, громадянської свідомості, взаємоповаги між націями і народами в інтересах людини, родини, суспільства, держави.

— Систему загальної середньої освіти становлять загальноосвітні навчальні заклади всіх типів і форм власності, у тому числі для громадян, які потребують соціальної допомоги та соціальної реабілітації, навчально-виробничі комбінати, позашкільні заклади, науково-методичні установи та органи управління системою загальної середньої освіти, а також професійно-технічні та вищі навчальні заклади I-II рівнів акредитації, що надають повну загальну середню освіту.

Завданнями загальної середньої освіти є виховання громадянина України; формування особистості учня (вихованця), розвиток його здібностей і обдарувань, наукового світогляду; виконання вимог Державного стандарту загальної середньої освіти, підготовка учнів (вихованців) до подальшої освіти і трудової діяльності; виховання в учнів (вихованців) поваги до Конституції України, державних символів України, прав і свобод людини і громадянина, почуття власної гідності, відповідальності перед законом за свої дії, свідомого ставлення до обов’язків людини і громадянина; реалізація права учнів (вихованців) на вільне формування політичних і світоглядних переконань; виховання шанобливого ставлення до родини, поваги до народних традицій і звичаїв, державної та рідної мови, національних цінностей Українського народу та інших народів і націй; виховання свідомого ставлення до свого здоров’я та здоров’я інших громадян як найвищої соціальної цінності, формування гігієнічних навичок і засад здорового способу життя, збереження і зміцнення фізичного та психічного здоров’я учнів (вихованців).

Громадянам України незалежно від раси, кольору шкіри, політичних, релігійних та інших переконань, статі, етнічного та соціального походження, майнового стану, місця проживання, мовних або інших ознак забезпечується доступність і безоплатність здобуття повної загальної середньої освіти у державних і комунальних навчальних закладах.

Громадяни України мають право на здобуття повної загальної середньої освіти у приватних навчальних закладах. Здобуття повної загальної середньої освіти у навчальних закладах незалежно від підпорядкування, типів і форм власності має відповідати вимогам Державного стандарту загальної середньої освіти. Відповідальність за здобуття повної загальної середньої освіти дітьми покладається на їх батьків, а дітьми, позбавленими батьківського піклування, — на осіб, які їх замінюють, або навчальні заклади, де вони виховуються.

Загальноосвітній навчальний заклад — навчальний заклад, що забезпечує реалізацію права громадян на загальну середню освіту.

Загальноосвітній навчальний заклад, заснований на приватній формі власності, здійснює свою діяльність за наявності ліцензії, виданої в установленому законодавством України порядку.

Відповідно до освітнього рівня, який забезпечується загальноосвітнім навчальним закладом (початкова загальна освіта, базова загальна середня освіта, повна загальна середня освіта), існують різні типи загальноосвітніх навчальних закладів I, II, III ступенів. Школи кожного з трьох ступенів можуть функціонувати разом або самостійно.

Загальноосвітній навчальний заклад є юридичною особою. За своїми організаційно-правовими формами загальноосвітні навчальні заклади можуть бути державної, комунальної та приватної форм власності.

Державні та комунальні загальноосвітні навчальні заклади створюються відповідно центральними, місцевими органами виконавчої влади або органами місцевого самоврядування з урахуванням соціально-економічних, національних, культурно-освітніх і мовних потреб за наявності необхідної кількості учнів (вихованців) відповідно до встановлених нормативів наповнюваності класів, необхідної матеріально-технічної та науково-методичної бази, педагогічних кадрів у порядку, встановленому Кабінетом Міністрів України.

Рішення про створення комунальних загальноосвітніх навчальних закладів для дітей-сиріт і дітей, позбавлених батьківського піклування, спеціальних загальноосвітніх шкіл (шкіл-інтернатів) для дітей, які потребують корекції фізичного та (або) розумового розвитку, приймаються Радою міністрів Автономної Республіки Крим, обласними, Київською та Севастопольською міськими державними адміністраціями за погодженням з Міністерством освіти України.

Рішення про створення гімназій, ліцеїв, колегіумів, спеціалізованих шкіл (шкіл-інтернатів), заснованих на комунальній формі власності, приймаються за поданням відповідних органів управління освітою Радою міністрів Автономної Республіки Крим, обласними, Київською та Севастопольською міськими державними адміністраціями.

Рішення про створення загальноосвітнього навчального закладу, заснованого на приватній формі власності, приймається засновником (власником) у порядку, встановленому законодавством України.

Рішення про створення шкіл соціальної реабілітації, їх підпорядкованість і джерела фінансування приймається Кабінетом Міністрів України за поданням Міністерства освіти України.

Реорганізація і ліквідація загальноосвітніх навчальних закладів проводяться у порядку, встановленому законодавством України.

Теоретичною основою державного регулювання сфери освіти виступає модель «соціальної держави», яка набула значного поширення в промислових країнах з ринковою економікою в другій половині XX ст. Ця модель базується на припущенні, що держава є єдиним інститутом сучасного суспільства, здатним виступати посередником між класами і діяти відповідно до суспільних інтересів. Держава покликана здійснювати політику, спрямовану на забезпечення певного рівня добробуту всіх своїх громадян, підтримку соціально слабких груп населення, утвердження в суспільстві принципів соціальної справедливості.

Дії держави мають бути спрямовані на корекцію індивідуальних переваг, пов’язаних з нестачею коштів у людей для споживання такого важливого для суспільства і стратегічно корисного для індивіда блага, як освіта (виникає потреба в державному перерозподілі благ). Одне з поширених пояснень на користь державної освіти, що випливає з міркувань розподільного характеру, полягає в такому: можливості для молодих людей не повинні залежати від стану батьків.

Саме держава з її можливостями повинна стати справжнім гарантом конституційних прав осіб, зокрема у сфері освіти. Заходи державної підтримки освіти потрібно мають супроводжуватися з посиленням ролі держави в забезпеченні відповідності освітньої діяльності запитам особи й суспільства. Говорячи про необхідність державного регулювання сфери освіти, ми підкреслюємо суспільну значущість, збереження та виконання державою цієї соціокультурної функції[48;с. 312].

Особливості державного регулювання ринку освітніх послуг полягають у такому. По-перше, основними принципами державної політики в галузі освіти мають бути такі: гуманістичний характер освіти, пріоритет загальнолюдських цінностей, життя і здоров’я людини, любов до природи, Батьківщини, сім'ї; єдність культурного й освітнього простору; захисту і розвитку системи освіти, національних культур, регіональних культурних традицій і особливостей в умовах багатонаціональної держави; загальнодоступність освіти, адаптивність системи освіти до рівнів і особливостей розвитку й підготовки; світський характер освіти в державних і недержавних освітніх установах; свобода і плюралізм в освіті; суверенність прав суб'єктів України у визначенні суспільної політики в галузі освіти в частині національно-регіональних компонентів державних освітніх стандартів; безперервність і спадкоємність процесу освіти; інтеграція системи вищої, післядипломної, професійної освіти України у світову систему вищої освіти при збереженні й розвитку досягнень і традицій української вищої школи; конкурентність і гласність при визначенні пріоритетних напрямів розвитку науки, техніки, технологій, а також підготовки фахівців, перепідготовки й підвищення кваліфікації працівників; державна підтримка підготовки фахівців та пріоритетних напрямів фундаментальних і прикладних наукових досліджень у галузі освіти.

По-друге, в нетиповому розмежуванні компетенції між державою та регіонами України. В освіті управлінські функції між державою та її регіонами об'єктивно поділяються за рівнями освіти. Правове регулювання вищої освіти належить виключно до компетенції держави. І хоча в підпорядковані регіональних органів влади та органів місцевого самоврядування України також можуть бути освітні установи, правову регламентацію їх діяльності здійснює Міністерство освіти і науки України.

По-третє, в особливому методі правового регулювання. Управлінські відносини, що складаються в процесі життєдіяльності освітніх установ (і горизонтальні, і вертикальні), — це одночасно відносини субординації й рівноправного партнерства, причому часто між одними й тими самими учасниками освітнього процесу. Цим зумовлений особливий метод правового регулювання і комплексна галузь права, що називається освітньою[23;с. 90].

Таким чином, організація державного регулювання ринку освітніх послуг не повинна тільки забезпечувати баланс публічного і приватного інтересу в цій сфері і відображати всі зазначені особливості. Для цього необхідне збереження державно-суспільного характеру управління і значна децентралізація з урахуванням створення регіональних освітніх комплексів.

У регулюванні ринку освітніх послуг роль держави полягає у виконанні трьох основних функцій: регуляторного органу державної влади для всієї системи освіти в цілому; засновника або власника різних рівнів і складових освітньої системи; сукупності територіальних утворень, відповідальних за цілісність місцевих освітніх систем.

Компетенція органів державної влади України на місцях у галузі освіти функціонально практично ідентична компетенції органів державної влади на державному рівні, за винятком того, що відноситься вона до освітніх установ регіонального підпорядкування.

Система органів державного управління освітою в України побудована з урахуванням основних напрямів адміністративної реформи в Україні. На державному рівні вона включає такі органи: Міністерство освіти і науки України; Вища атестаційна комісія України; Державний департамент інтелектуальної власності Міністерства освіти і науки України. Другий рівень утворює управління освітніми установами (організаціями) з боку органів місцевого самоврядування. Третій рівень формують засновники, а також органи громадського управління й опікунські ради в межах своїх повноважень. Четвертий рівень управління реалізується самою освітньою установою, а також громадськими органами й організаціями, які здійснюють свою управлінську діяльність на принципах самоврядування. Усередині цього рівня можуть бути сформовані підрівні самоврядування педагогічного колективу (педагогічна рада, вчена рада); тих, хто навчається (загальні збори учнів, студентів, учнівська рада, студентська рада); батьків (батьківський комітет). П’ятим нижнім рівнем управління в системі освіти виступає управління власне освітнім процесом, суб'єктами якого є педагог і той, хто навчається. Цей рівень відображає безпосередньо педагогічне управління.

Разом з тим система управління освітніми послугами продовжує залишатися за централізованою, як і за часів СРСР, з погляду дотримання досить великої кількості нормативних розпоряджень, інструкцій, що приймаються органами управління. Діяльність загальноосвітніх установ бюрократизирована більшою мірою, ніж вищих навчальних закладів, наділених чималою автономією.

Отже, слід зазначити, що сьогодні в Україні унормування діловодства здійснюється за нормативно-правовими актами інструктивного характеру, що встановлюють вимоги до основних технологічних процесів діловодства та спеціальних його напрямів (діловодство за зверненнями громадян, конфіденційне діловодство).

Незважаючи на певне нормативно-правове регулювання діловодства в Україні, правові засади низки аспектів організації діловодства як в масштабах країни, так і в окремому суб'єкті діловодства, не встановлені.

Значення документаційного забезпечення як однієї із сфер управлінської діяльності визначається рядом факторів і, насамперед, його універсальністю. Основу інформаційного забезпечення будь-якої системи наш час складають традиційні машинописні, рукописні та друкарські документи. Інформація, яка в них міститься, може бути використана (зафіксована, оброблена, систематизована, передана і т. ч ін.) тільки при здійсненні ряду діловодних операцій. Тому вдосконалення управлінської діяльності залежить не тільки від моральних, ділових та особистих якостей працівників апарату управління, мотивації його діяльності, раціональних організаційних структур, ефективних управлінських рішень, але й від правильно організованого документаційного забезпечення (і діловодства).

2. ОРГАНІЗАЦІЯ ДІЛОВОДСТВА ДЮСШ № 2 М. КРИВИЙ РІГ

2.1 ДЮСШ № 2: завдання, функції та структура

Повне найменування освітньої установи, відповідно до СтатутуКомунальний позашкільний заклад «Дитячо-юнацька школа № 2» (далі ДЮСШ № 2).

ДЮСШ № 2 Інгулецького РВО м. Кривого Рога було засновано у 1972 році. Тип профілю ДЮСШ № 2: спортивно-оздоровчий[38;с. 112].

Напрямок діяльності:

Головною метою та предметом діяльності ДЮСШ № 2 є фізичний розвиток, спортивна підготовка та організація змістовного дозвілля дітей, підлітків, молоді.

Перед усіма навчальними, дошкільними та позашкільними дитячими закладами стоїть одна мета: виховання гармонійно розвиненого, фізично здорового підростаючого покоління. А так, як мета одна, то співпраця між цими організаціями повинна бути тісною і постійною. Тому Інгулецький районний спорткомітет, районний відділ освіти і Дитячо-юнацька школа № 2 планують і організовують свою роботу, спираючись на тісну взаємодію між ДЮСШ № 2 і навчальними та позашкільними закладами району.

Одним з головних і найбільш масовим спільним заходом району є навчання дітей плаванню. Згідно графіку, погодженого з Інгулецьким відділом освіти ЗОШ № 82, 92, 73, 115, майже всі дитсадки району та школа інтернат для сиріт № 9 приводять дітей в басейн ДЮСШ № 2 за рахунок уроків фізкультури та факультативних занять, де під керівництвом тренерів спортивної школи діти вчаться плавати. А тренери, в свою чергу, мають можливість відібрати найбільш обдарованих дітей і залучити їх до постійних занять плаванням.

Крім цього, спортивна школа надає свою спортивну базу для проведення районних змагань серед загально освітніх шкіл з таких видів спорту як плавання, волейбол, н/теніс, шахи та інших, а тренери і методисти ДЮСШ № 2 долучаються суддями цих змагань[17].

До функціональних обов’язків директора відноситься:

— керує діяльністю ДЮСШ № 2, представляє її в усіх органах і установах, громадських організаціях і звітує перед Головним управлінням освіти і науки виконавчого органу про результати діяльності ДЮСШ № 2;

— розпоряджається майном у межах наданих йому повноважень, складає та подає на затвердження Головному управлінню освіти і науки виконавчого органу кошторис, організовує його виконання, укладає угоди з юридичними та фізичними особами, відкриває рахунки в установах банків тощо.

Трудовий колектив ДЮСШ № 2 становлять усі громадяни, які беруть участь своєю працею в її діяльності на основі трудового договору.

Загальний збір трудового колективу розглядає і приймає Статут школи (Додаток А), зміни і доповнення, що вносяться до нього; заслуховує звіт директора про роботу школи; розглядає і приймає Правила внутрішнього трудового розпорядку (Додаток Б), інші локальні акти (план роботи Тренерської ради (Додаток В), приймає рішення про укладення колективного договору.

Організація та координація навчально-виховного процесу здійснюється Тренерським радою, до складу якого входять всі тренери-викладачі школи. Тренерська рада діє на підставі Положення про Тренерську раду, затвердженому директором школи (Додаток Г).

Функції Тренерської ради:

— аналіз якості організації освітнього процесу;

— аналіз результатів спортивної підготовки учнів;

— внесення пропозицій і рекомендацій щодо поліпшення якості організації освітнього процесу;

— визначення складу збірних команд ДЮСШ № 2 для участі в змаганнях різного рівня;

— розробка календарного плану участі учнів ДЮСШ № 2 у спортивно — масових і контрольних заходах;

— розробка програм проведення внутрішкільних спортивно — масових і контрольних заходів;

— рішення поточних організаційних питань з організації освітнього процесу.

Тренерська рада скликається в міру необхідності, але не рідше чотирьох разів на рік.

Для ведення протоколу та організації діловодства обирається секретар Тренерської ради.

Головою тренерської ради є директор школи.

Збори Тренерської ради є правомочними, якщо на його засіданні присутні не менше двох третин складу, приймаються відкритим голосуванням, більшістю голосів і є обов’язковими для всіх учасників освітнього процесу.

Методична рада координує роботу педагогічного колективу школи, спрямовану на підвищення якості освіти, розвиток науково-методичного забезпечення освітнього процесу, інновацій, дослідно-експериментальної діяльності. Членами Методичної ради є: заступник директора з навчально-виховної роботи, тренери-викладачі всіх відділень школи. Очолює Методична рада заступник директора з навчально-виховної роботи. У своїй діяльності голова Методичної ради підпорядковується директору школи, керується рішеннями Тренерської ради школи. Засідання Методичної ради проводяться не рідше 4 разів на рік.

Цілі діяльності Методичної ради:

? Забезпечення гнучкості та оперативності методичної роботи школи.

? Підвищення кваліфікації педагогічних працівників.

? Формування професійно значущих якостей тренера-викладача, зростання його педагогічної майстерності.

? Організація та координація методичного забезпечення навчально-виховного процесу, методичної навчання педагогічних кадрів.

ДЮСШ № 2 встановлюються такі вимоги до рівня майстерності спортсменів-учнів:

— на етап вищої спортивної майстерності зараховуються перспективні спортсмени-учні, які виконали або підтвердили в попередньому році в командних ігрових видах спорту — розряд кандидата у майстри спорту, в інших видах спорту — вимоги спортивного звання не нижче «Майстер спорту»;

— на етап спортивного вдосконалення зараховуються спортсмени-учні, які виконали нормативні вимоги програми з виду спорту і виконали або підтвердили в попередньому році в командних ігрових видах спорту для спортсменів старше 18 років — перший розряд, для спортсменів молодших 18 років — перший юнацький розряд, в біатлоні, лижних гонках, легкої атлетики — 50% спортсменів «Кандидат у майстри спорту» і 50% спортсменів — перший розряд, в інших видах спорту — розряд «Кандидат у майстри спорту»;

— на навчально-тренувальний етап зараховуються спортсмени-учні, які пройшли навчання на етапі початкової підготовки не менше двох років і виконали контрольно-перекладні нормативи.

Затвердження плану комплектування ДЮСШ № 2 з відділенням, навчальним групам і контингенту учнів виробляється засновником до 1 вересня, кошторису витрат — до 1 січня.

Затвердження тарифікаційного списку, річного розрахунку навчальних годин, списків навчальних груп по етапах підготовки проводиться адміністрацією школи (груп спортивного вдосконалення за погодженням з відповідним обласним, міським управлінням з фізичної культури, спорту і туризму, вищої спортивної майстерності - Міністерством спорту і туризму) до 1 вересня. Затвердження складу груп початкової підготовки і груп загальної фізичної підготовки — до 1 жовтня.

Зарахування учнів в ДЮСШ № 2 проводиться за заявою вступника за згодою батьків і наявності допуску лікаря.

У разі вибуття учня з групи тренер-викладач зобов’язаний доукомплектувати її в місячний термін.

Для зарахування до навчально-тренувальні групи ДЮСШ № 2 учні здають контрольні нормативи із загальної фізичної та спеціальної підготовки. Переклад учнів у групу наступного року навчання проводиться на підставі рішення тренерської ради з урахуванням виконання ними контрольно-передових нормативів, наявності встановленого спортивного розряду. Учні, які не виконали контрольні нормативи з профілюючого виду спорту, можуть залишатися на повторний рік навчання (не більше одного разу на кожному етапі) або переводитися в спортивно-оздоровчі групи (для ДЮСШ). Випуск проводиться після закінчення кожного етапу навчання. Зарахування та випуск учнів оформлюються наказом директора спортивної школи.

Учні, передані для підвищення спортивної майстерності в училища олімпійського резерву, школи вищої спортивної майстерності, команди майстрів з ігрових видів спорту, що не входять в кількісний склад груп, але вважаються вихованцями даної школи і можуть виступати за її команду. Для доукомплектування групи в неї можуть бути зараховані учні з попереднього року навчання. Режим навчально-тренувальної роботи та наповнюваність даної групи зберігаються до закінчення кожного етапу навчання[35].

Таким чином, ДЮШС № 2 є комунальним спеціалізованим навчально-спортивним закладом, на яке покладено функції спортивної підготовки дітей, підлітків і юнацтва.

ДЮСШ № 2 створено з метою реалізації програм фізичного виховання дітей та організації фізкультурно-спортивної роботи за програмами додаткової освіти дітей.

Організаційна структура школи є оптимально скоординованою. Управління школою здійснюється на основі поєднання принципів самоврядування колективу і єдиноначальності.

2.2 Організація діловодства закладу

Документаційне забезпечення управління? важлива складова діяльності будь-якої установи, підприємства, організації. Ведення документації й організація документообігу відіграють важливу роль у функціонуванні навчального закладу.

Документаційна діяльність ДЮСШ № 2 ґрунтується на таких засадах:

— документи, що становлять правову базу діяльності навчального закладу, нормативно-правові акти органів виконавчої влади;

— організаційно-правова документація — статут, правила внутрішнього розпорядку, посадові інструкції;

— розпорядча документація — накази, рішення колегіальних органів (педагогічної ради, ради школи, батьківського комітету, піклувальної ради);

— службові листи, факси, телефонограми;

— документи, що стосуються особового складу школи;

— документи, що стосуються організації навчально-виховного процесу школи — перспективний план, річний план роботи та інші види планування, класні журнали тощо[40;с. 37].

Міністерством освіти України визначено перелік документації, яка є обов’язковою в позашкільному навчально закладі. Її можна поділити на такі групи:

1) планування навчально-виховної роботи закладу освіти;

2) документація щодо особового складу і навчально-педагогічна;

3) фінансово-господарська документація.

Отже, буде доцільним провести аналіз документообігу даного закладу відповідно до вищезазначеного розподілу документів.

2.2.1 Планування навчально-виховної роботи закладу освіти

Планування навчально-виховної роботи у ДЮСШ № 2 здійснюється згідно з методичними вказівками та рекомендаціями Міністерства освіти України[32].

Навчальні плани та програми по фізичному вихованню для ДЮСШ розробляються державними органами (міністерствами, комітетами). Плани-графіки навчального процесу, робочі плани й плани-конспекти уроків розробляються самими викладачами ДЮСШ № 2, виходячи з відправних офіційних документів — навчального плану й, програми.

Навчальний план являє собою основний (вихідний) документ, на основі якого здійснюється вся багатогранна робота з фізичного виховання в державних навчальних закладах всіх рівнів.

Навчальним планом установлюються:

а) загальна тривалість занять по фізичному вихованню в ДЮСШ№ 2;

б) розділи (види) програмного матеріалу із вказівкою годин на їхнє проходження по роках навчання.

Навчальна програма — це документ планування навчальної роботи, у якому визначаються:

а) цільові настанови та загальні завдання педагогічного процесу: у ДЮСШ — спортивного тренування по вибраному виду спорту;

б) обсяг знань, умінь і навичок, якими повинні оволодіти діти в планований строк занять, і перелік основних фізичних вправ і інших засобів, що забезпечують рішення поставлених завдань;

в) рівень теоретичної, загальнофізичної та спортивної підготовленості, виражений у залікових вимогах і навчальних нормативах (тестових показниках), що повинні досягти діти на кожному році та по закінченні навчання в ДЮСШ № 2.

Програма по фізичному вихованню складається в основному з 4 розділів:

1) уроки фізичної культури;

2) фізкультурно-оздоровчі заходи в режимі навчального дня;

3) фізична культура в позаурочний час;

4) фізкультурно-масові й спортивні заходи.

Навчальні програми мають наступну типову структуру:

1) пояснювальна записка, у якій розкриваються мета та завдання курсу фізичного виховання, вказуються особливості контингенту дітей, характеризується структура програми, рекомендуються методи та форми занять, даються вказівки по плануванню та обліку й ін.; 2) навчальний матеріал по теоретичному та практичному розділах (перелік основних теоретичних тем для вивчення, опис всіх фізичних вправ, що підлягають освоєнню по роках навчання), а також залікові вимоги й навчальні нормативи по освоєнню рухових дій і розвитку фізичних якостей;

3) додаток, у якому приводиться список рекомендується літератури, що, зразки планів, заявок, типовий табель спортивного інвентарю й устаткування, необхідного для забезпечення занять по фізичній культурі, зразкові карти фізичної підготовленості й розвитку учнів і ін.

Навчальна програма розробляється відповідно до встановленого навчального плану змістом і обсягом годин, відведених на кожний розділ і в цілому на всі розділи занять.

План-графік навчального процесу визначає найбільш доцільну послідовність проходження матеріалу теоретичного та практичного розділів навчальної програми по місяцях і тижням протягом одного року (річному циклі спортивного тренування в ДЮСШ№ 2). У плані-графіку також вказується кількість відведених годин на кожний розділ і розподіл тимчасових витрат на проходження матеріалу розділів по тижнях протягом року. План-графік складається для однорідних навчальних груп.

Порядок проходження видів практичного розділу навчальної програми залежить від сезонних умов і наявності спортивних споруд. Однак головним у визначенні раціональної послідовності проходження навчального матеріалу програми є педагогічні закономірності процесу фізичного виховання (формування рухових навичок, спрямованого розвитку фізичних якостей і ін.).

Програмний матеріал розподіляється по навчальних тижнях у порядку поступового наростання вимог до дітей як по складності техніки виконання вправ, так і по фізичному навантаженню.

У плані-графіку визначаються номери уроків, на яких планується прийом заліків або контрольних змагань по кожному розділу програми.

План-графік — це чисто організаційний документ (методика фізичного виховання в ньому не відбита). Він дає лише загальне цілісне уявлення про проходження програмного матеріалу протягом навчального року.

Робочий (тематичний) план складається на основі навчальної програми й річного плану-графіка проходження програмного матеріалу і являє собою послідовний виклад змісту кожного уроку семестру. Робочі плани становлять у текстовій і графічній формі.

У зміст робочого плану входять:

1) конкретні навчально-виховні завдання уроків (загальні й частки);

2) теоретичні відомості по фізичному вихованню;

3) основні засоби (фізичні вправи), способи їхнього застосування й величини навантажень (із зазначенням їхнього обсягу й інтенсивності на кожний урок);

4) контрольні вправи (тести) для визначення успішності засвоєння програмного матеріалу й рівня фізичної підготовленості учнів (Додаток Д).

Здійснюючи фізичне виховання, в ДЮСШ № 2 систематично перевіряють, оцінюють й ураховують стан здоров’я що займаються, рівень їхнього фізичного розвитку, результати спортивної діяльності, старанність, поводження.

До обліку пред’являють ряд вимог: своєчасність, об'єктивність, точність і вірогідність, повнота, простота й наочність. Розрізняють наступні види обліку: попередній (до початку організації педагогічного процесу), що тече (безперервний у процесі роботи, від заняття до заняття) і підсумковий (по завершенню періоду роботи — навчального року).

У зміст поточного обліку входить реєстрація: відвідуваності занять; пройденого матеріалу й виконаного обсягу й інтенсивності навантажень; виконання навчальних вимог і норм; даних про оцінки знань, умінь і навичок; відомостей про стан здоров’я що займаються.

Основним документом обліку служить журнал обліку навчальної роботи групи. Значення проведеної викладачем роботи з обліку не зводиться, звичайно, до формальної реєстрації відомостей для офіційного звіту. Ці дані піддаються систематичному аналізу, творчому осмисленню й узагальненню, використовуватися в майбутній роботі.

2.2.2 Документація щодо особового складу і навчально-педагогічна

Діяльність ДЮСШ № 2 регламентують наступні локальні акти:

— Штатний розклад ДЮСШ № 2;

— Посадові інструкції, що визначають обов’язки працівників ДЮСШ № 2;

— Правила внутрішнього трудового розпорядку;

— Положення про педагогічні Ради ДЮСШ № 2;

— Положення про тренерські Ради ДЮСШ № 2;

— Річний план роботи школи, що включає в себе розділи організаційної, навчальної, фізкультурно? масової, методичної, адміністративно-господарської роботи, підвищення кваліфікації, медичного забезпечення, внутрішкільного контролю;

— Списки вихованців по відділеннях, затверджені наказом, із зазначенням віку і стажу занять.

Документи по керівництву діяльності педагогічного колективу:

— протоколи засідань педагогічної ради школи;

— книга наказів з питань навчально — виховного процесу;

— розклад навчальних занять;

— журнали обліку навчально-тренувальної роботи тренерів-викладачів;

— календарний план спортивно масових заходів;

Діловодство ДЮСШ № 2:

— журнал реєстрації вхідних документів;

— журнал реєстрації вихідних документів;

— журнал руху трудових книжок і вкладишів до них;

— особисті справи працівників школи.

Атестація ДЮСШ № 2 проводиться один раз на 4 роки.

В ДЮСШ № 2 створюються наступні документи:

— аналіз роботи за минулий рік,

— річний план роботи школи, затверджений вищестоящою організацією, план на місяць, що включає розділи організаційної, навчальної, спортивно-масової, виховної, методичної, фінансово-господарської роботи, підвищення кваліфікації, медичного забезпечення, роботи з батьками, загальноосвітніми школами та іншими організаціями, внутрішкільного контролю;

— протоколи змагань, прийомних, контрольних та випускних нормативів і аналіз їх виконання з загальної фізичної, спеціальної та технічної підготовки, графік проведення випробувань;

— особисті карти спортсменів, тренерів-викладачів школи за встановленою формою;

— розклад навчальних занять;

— журнали обліку навчально-тренувальних занять тренерів-викладачів зі спорту (типові):

— списки учнів школи по відділеннях і навчальним групам, із зазначенням віку, року навчання і спортивної підготовленості на початок навчального року, затверджені наказом директора;

— тарифікаційні списки тренерсько-викладацького складу;

— протоколи педагогічних і тренерських рад;

— особисті справи працівників школи, книги наказів, видачі трудових книжок, довіреностей та інші документи;

— копії звітів за формою 5-ФК (зберігаються в школі не менше 5 років).

Тренери — викладачі по спорту повинні мати:

— затверджені адміністрацією школи поурочні програми (конспекти),

— індивідуальні плани підготовки спортсменів, розроблені у відповідності з сучасними науково-методичними вимогами,

— журнали обліку навчальної роботи тренерів-викладачів зі спорту.

На Додатках Ж і К наведено типовий наказ про номенклатуру справ в ДЮСШ № 2.

В ДЮСШ № 2 створено архів, що здійснює прийом і зберігання архівних документів з метою використання В архів надходять:

? закінчені діловодством документи тимчасового терміну зберігання, які були створені в діяльності ДЮСШ № 2, необхідні в практичній діяльності;

? документи з особового складу;

? кіно, фото, відео — документи з історіі ДЮСШ № 2.

Після закінчення терміну зберігання тих чи інших документів, які не підлягають передачі архівним установам, списуються комісією, яку призначає керівник ДЮСШ № 2. На списану документацію комісія складає відповідний акт. Списана документація знищується.

2.2.3 Фінансово-господарська документація

Одним з основних фінансових документів в ДЮШС № 2 є - кошторис витрат. На відміну від інших фінансових планів, що складаються у формі балансу доходів і витрат, кошторис є план витрат і відображає односторонній характер відносин з бюджетом установ, які перебувають на кошторисному фінансуванні.

Кошторис витрат складається за наступними ознаками:

— Плановий документ;

— Відбиває звід витрат на певний вид діяльності, окреме провадження, захід;

— Складається на певний часовий період;

— Не визначає джерела погашення планованих витрат.

Відповідно до вимог бюджетного законодавства бюджетні кошти витрачаються за кошторисом, що затверджується головним розпорядником бюджетних коштів. Тому складання бюджетного кошторису необхідно. Бюджетні кошти не повинні змішуватися з позабюджетними, тому для обліку позабюджетних коштів в ДЮШС № 2 передбачається складання кошторису доходів і витрат за різними джерелами доходів.

Потреба в бюджетному фінансуванні ДЮШС № 2 базується на трьох основних кількісних параметрах:

— Чисельності учнів (за відповідними рівнями навчання);

— Термінах і умовах навчання (за відповідними рівнями);

— Матеріальній базі навчання.

Після закінчення звітного періоду складається звіт про виконання кошторису доходів і витрат за бюджетними коштами (Додаток Л).

Як видно з Додатку Л, обсяг бюджетних коштів у гривневому еквіваленті за останні 3 роки має тенденцію до зростання. Загальний обсяг фінансування, затверджений на 2012 рік, майже на 19% перевищує обсяг бюджетних коштів, затверджених до фінансування ДЮСШ № 2 у 2010 році, а обсяг, затверджений на 2012 рік — на 3%.

ДЮСШ № 2 веде в установленому порядку діловодство та статистичну звітність, яку представляє на адресу Засновника та державного органу управління фізичною культурою і спортом у встановлений термін[36].

Розглянувши та проаналізувавши документальне оформлення установи ми з’ясували, що ДЮСШ № 2 функціонує в повному обсязі своїх можливостей, має безліч переваг: в установі знаходиться і працює басейн, який здається в оренду, і за рахунок якого поповнюється спеціальний фонд, також у школи є спонсори, які більшою мірою фінансують спортивні турніри, змагання проходять на території України і за її прибудовами, споряджають школу спортивним інвентарем? все це спрямовано на покращення та розвиток установи. Дана установа є комунальною формою власності, фінансується в основному за рахунок загального фонду, але спеціальний фонд так само має доходи, хоч і незначні, в цілому школа обгрунтовано та правильно використовує кошти.

Але, однією з проблем є те, що в ДЮСШ № 2 немає фахівців з ведення офіційно-ділової документації. В наслідок чого виникає проблема відсутності навичок роботи з документами у робітників школи. Незважаючи на те що в організаційній структурі ДЮСШ № 2 присутня чимала кількість працівників адміністративного апарату? керувати документообігом і консолідувати документи значно важко, враховуючи їх кількість та специфічність[42;c. 12].

Директору доводиться приймати рішення в умовах невизначеності і ризику, що змушує його постійно тримати під контролем різні аспекти фінансово-господарської діяльності ДЮСШ № 2. Ця діяльність відображена у великій кількості документів, що містять різнорідну інформацію. Грамотно оброблена і систематизована інформація є певною мірою гарантією ефективного управління.

Якщо схематично розібрати проблеми документообігу в ДЮСШ № 2, можна запропонувати її рішення (рис. 2.2)

Рисунок 2.2 — Проблема відсутності навичок роботи з документами у вчителів.

Результати проведеного Міністерством освіти репрезентативного опитування шкіл та вчителів з проблеми зайвого адміністрування показали, що основне і деколи зайве навантаження на школу з підготовки різної звітності виходить з самої системи освіти[19;с. 131].

Отже, у таких умовах збільшується не тільки навантаження на працівників і директорів шкіл з підготовки та надання інформації, але й основне завдання школи — надання якісної освіти для кожної дитини — стає складно виконувати.

Реалізація плану дій щодо зниження документообігу у ДЮСШ № 2 дозволить:

— скоротити число запитів на адресу регіональних органів управління освітою і загальноосвітніх установ;

— ввести в експлуатацію єдину автоматизовану систему моніторингу освіти;

— здійснити перехід на надання державних послуг в електронному вигляді.

ДЮСШ № 2 можна рекомендувати: розміщувати інформацію по широкому спектру своєї діяльності на офіційному шкільному сайті в мережі Інтернет; забезпечити у разі необхідності передачу інформації в різні органи і організації строго через свого засновника; перенаправляти неправомірні запити від різних органів і організацій на адресу свого засновника тощо.

2.3 Шляхи удосконалення діловодства в ДЮСШ № 2

діловодство навчальний виховний спортивний

З вересня 2012 року. Міністерство освіти і науки, молоді та спорту України затвердило Примірну інструкцію з ведення ділової документації в позашкільних навчальних закладах.

Вона встановлює перелік обов’язкової організаційно-розпорядчої документації для керівників та інших працівників позашкільних навчальних закладів, а також правила документування діяльності закладів системи освіти (крім дитячо-юнацьких спортивних шкіл).

Інструкція досить складна. Звичайно, чим суворішими будуть вимоги до діловодства в позашкільних навчальних закладах, тим комфортніше буде різним перевіряючим службам. Але, на жаль, на сьогодні позашкільні заклади, які у зв’язку з фінансуванням «за залишковим принципом» знаходяться на межі виживання, навряд чи поліпшенням діловодства будуть врятовані.

Не маловажно й те, що ця інструкція суттєво посилює вимоги до кваліфікації діловода позашкільного закладу. В штатах позашкільних навчальних закладах, на сьогодні нема діловодів. Такі не передбачені й в «Примірних типових штатних нормативах». Отже, діловодство «лягає» або на директора закладу, або на методиста, які й так на сьогодні, мають суттєві навантаження від виконання прямих обов’язків. Врешті вони мають повне право не погодитись на виконання додаткових (на сьогодні - дуже відповідальних!) обов’язків, які не були погоджені з ними при прийомі на роботу і на які їх не навчали в ВНЗ. Введена інструкція передбачає ведення діловодства із застосуванням комп’ютерних засобів[44].

Для вдосконалення документообігу в ДЮСШ № 2 адміністрації закладу пропонується впровадження програми інформатизації ДЮСШ № 2 на 2013 — 2015 роки. Для розробки програми було проведено аналіз заходів з інформатизації освітнього процесу з 2005 по 2013 рік., у зв’язку, з чим виділені наступні етапи діяльності в цій області:

2005;2009 — I підготовчий етап

— Самоосвіта в галузі комп’ютерних технологій;

— Створення техніко-технологічних умов для впровадження інформатизації в освітній процес ДЮСШ № 2;

— Оволодіння педагогами основами комп’ютерної грамотності (10%).

2011;2012 — ІI підготовчий етап

— Оволодіння педагогами основами комп’ютерної грамотності (40%);

— Поповнення комп’ютерної та організаційної техніки;

— Розробка та створення сайту ДЮСШ № 2.

На 1 січня 2013 року. в ДЮСШ № 2 існує наступна комп’ютерна техніка:

Таблиця 2.1 Перелік комп’ютерної техніки в ДЮСШ № 2 на 1.01.2013

Таким чином, можна сказати, що в ДЮСШ № 2 достатьня кількість оргтехники для полегшення роботи з документами.

У ДЮСШ № 2 створюються умови для вдосконалення моніторингу результатів навчально-тренувальної, змагальної діяльності вихованців, а також для забезпечення роботи з нормативно-правової базі школи і діловодства.

Можливостей школи недостатньо у зв’язку з низьким ступенем оснащеності програмним забезпеченням. Документи створюються у примітивних програмах, у зв’язку з чим їх створення, пошук та зведення стає дуже трудомістким (табл.2.2).

Таблиця 2.2 Використання офісних програм в адміністративно-кадровій роботі.

Як видно з наведених даних — в ДЮСШ № 2 не використовують ніякі спеціальні програми, розроблені індивідуально для навчального закладу. Документообіг стає дуже складним, враховуючи останні зміни в законодавстві, що до ведення документації для позашкільних навчальних закладів.

Питання автоматизації та інформаційної підтримки навчального процесу в школі до цих пір залишається відкритим, тобто не використовується ніяка інформаційна система. Подібних інформаційних систем для спортивних шкіл на ринку інформаційних систем знайти не вдалося.

Вибір системи документообігу як правило обумовлений наявністю необхідності електронної автоматизації документів, а так само наявністю коштів на здійснення цієї процедури.

У попередньому параграфі було наведено основні документи, які створюються в операційному режимі кожен день. Тому для вдосконалення документообігу в ДЮСШ № 2 необхідно створити спеціальну інформаційно-довідкову систему для всього закладу з розмежуванням по центрам відповідальності.

Інформаційна система (далі ІС) повинна забезпечувати керівника, тренерів, методистів оперативною інформацією для контролю навчального процесу та аналізу його результатів.

Інформаційна система повинна містити базу даних, в якій зберігаються дані про: контингенті учнів, тренерів, проведених заходах і змаганнях, що дозволяє вести облік виступів на змаганнях, виконання нормативних вимог, збереження контингенту учнів протягом навчального року, рівень стану здоров’я учнів, успішність. Перелік основної інформації для бази даних ІС для ДЮСШ № 2 наведено на Додатку М.

Інформаційна система повинна відповідати наступним вимогам:

— У базі даних повинна бути представлена вся необхідна для роботи користувачів інформація і організоване зручне і швидке введення, пошук і перегляд даних.

— У ІС повинна бути передбачена генерація та друк необхідних поточних звітних, аналітичних та ін. документів.

— ІС повинна володіти зручним і простим для сприйняття інтерфейсом і довідковою системою[46;c. 214].

Постановка завдання для розробки ІС

? Провести аналіз предметної області, виділити категорії користувачів і зібрати їх інформаційні вимоги

? Спроектувати логічну модель даних.

? Реалізувати проект засобами Microsoft Access 2010.

? Спроектувати і реалізувати необхідні запити.

? Розробити та реалізувати простий і зручний користувальницький інтерфейс.

Основні ділові процеси підлягають автоматизації.

1. Зарахування учнів.

Вхідні документи:

— Заява батьків, довідка від лікаря.

Вихідні документи:

— Наказ про зарахування.

2. Проведення змагань.

Вхідні документи:

— Положення про змагання, календар змагань, наказ.

Вихідні документи:

— Звіт про змагання (про виконання розряду).

— Наказ про присвоєння розряду.

— Протокол (на яких саме змаганнях отриманий розряд).

3. Виконання нормативів.

— Протокол (у ньому фіксуються результати здачі нормативів).

4. Оздоровлення учнів.

Лікар надає дані про стан здоров’я кожного учня за запитом тренера у вільній формі (середній рівень, високий рівень, …). Тренер стежить за даними на протязі року і за запитом директора надає звіт (у вигляді діаграми) про те, як змінився рівень здоров’я дітей за певний проміжок часу (тобто скільки було дітей з низькими рівнем здоров’я, високим, і скільки стало, наприклад, за рік).

5. Атестація тренерів Вхідні документи:

— Графік проходження атестації, заяву на категорію.

Вихідні документи:

— Атестаційний лист (Документ за затвердженою категорії).

6. Випуск / відрахування учнів.

Вхідні документи:

— Наказ про закінчення Вихідні документи:

— Розрядна книжка.

Користувачі системи:

Методисти (Заст. директора з НВР, УСР). Можуть вносити, редагувати і видаляти дані по всіх таблицях. Так само генерують звіти:

— за чисельністю займаються за певний період;

— за характеристикою тренерсько-викладацького складу за певний рік;

— за списком підготовлених розрядників за певний період;

— за результатами участі учнів ДЮСШ № 2 у змаганнях міжнародного, всеукраїнського, регіонального та обласного рівнів за певний рік;

— про проведені змаганнях за певний рік;

— про результати діяльності ДЮСШ № 2 за певний рік;

— за якістю спортивної підготовки

— Інформаційні довідки про ДЮСШ № 2 за певний період.

Директор. Має доступ до всіх таблиць. Генерує та аналізує звіти перераховані вище.

Тренери. Переглядають дані по здоров’ю учнів по змаганнях, з атестації тренерів. Генерують та аналізують звіти:

— за результатами атестації тренерів

— звіт за рівнем фізичного здоров’я учнів Після збору інформаційного вимоги було складено універсальне відношення предметної області[3;с. 426].

Обмеження предметної області:

? У співробітника може бути тільки одна адреса і один телефон.

? Паспортні дані унікальні, у співробітника може бути тільки один паспорт.

? Співробітник може поєднувати кілька посад.

? Кожен тренер веде заняття тільки в одному відділенні.

? Один учень в заданий момент часу займається тільки в одному відділенні і одній групі.

? В одному місті може проходити декілька змагань.

? У тренера може бути кілька звань.

? В один день може бути декілька змагань тільки у різних відділень.

? Одним наказом можна присвоїти тільки масові розряди групі учнів, що займаються в одного тренера.

? Деякі із співробітників можуть бути експертами.

? В одній групі може вести заняття тільки один тренер.

? Один тренер може вести заняття в декількох групах.

? В однієї сім'ї може бути кілька соціальних статусів.

? Учень може бути відрахований кілька разів.

? Учень може бути зарахований кілька разів.

? У одного змагання може бути кілька програм[22;129].

Розроблена ІС для ДЮСШ № 2 забезпечить автоматизацію наступних процесів:

— облік чисельності учнів;

— отримання розрядів учнями;

— участь у змаганнях;

— процес атестації тренерів;

— отримання звань тренерів;

— складання звітної інформації по змаганнях

— атестації тренерів;

— оздоровлення учнів;

— обліку зарахування та випуску учнів.

Подальший розвиток проекту:

1. Для захисту даних бази необхідно провести поділ користувачів на групи з присвоєнням кожному імені та пароля;

2. Розширити атрибутику з тим, щоб:

— Зробити обчислюваним поле «кращий учень»;

— Розробити і реалізувати процес атестації учнів;

— Доопрацювати інтерфейс з метою поліпшити можливості зручного пошуку інформації. На додатку В наведено перелік основної інформації для бази даних. Розроблену базу необхідно передати спеціалістам для розробки ІС для ДЮСШ № 2.

Разом з впровадженням нової ІС, основними завданнями інформатизації освітнього процесу ДЮСШ № 2 на 2013;2015 роки будуть:

1. Створення, поширення і впровадження в навчальний процес сучасних електронних навчальних матеріалів, їх інтеграція з традиційними навчальними посібниками.

2. Створення та розвиток ЕОР ДЮСШ № 2.

3. Забезпечення засобами інформатизації освітнього процесу;

4. Підвищення кваліфікації працівниками ДЮСШ № 2 в області інформаційно-комунікаційних технологій.

5. Вивчення нового програмного забезпечення з метою апробації та можливості впровадження та обміну досвідом.

У рамках розв’язуваних завдань основними напрямками програми інформатизації ДЮСШ № 2 є:

— Входження в єдиний інформаційний освітній простір за допомогою реалізації проектів;

— Вивчення можливостей та перспектив системного використання ІС;

— Вивчення, апробація та аналіз механізмів впровадження ІС.

Адміністрації ДЮСШ № 2 необхідно здійснити управління реалізацією програми, координацію робіт з виконання програми виносити їх на узгодження та затвердження з Відділом освіти адміністрації м. Кривий Ріг;

Програми з інформатизації ДЮСШ № 2 повинні реалізуватися за допомогою виконання плану заходів із зазначенням механізмів і обсягу фінансування.

Хід виконання програми та її окремих заходів розглядатиметься на засіданнях шкільної команди. Прогноз виконання програми наведено в таблиці 2.3.

Таблиця 2.3 Прогноз заходів з виконання програми інформатизації процесів документообігу в ДЮСШ № 2

Результати виконання ціх напрямків з виконання програми інформатизації процесів документообігу в ДЮСШ № 2 процес діловодства стане полегшеним, процес моніторингу та контролю підвищеним.

В ДЮСШ № 2 присутня чимала кількість працівників адміністративного апарату, але керувати документообігом і консолідувати документи значно важко, враховуючи їх кількість та специфічність.

У школі немає фахівців з ведення офіційно-ділової документації, тому, з метою раціональної організації документаційного забезпечення, ми запропонували методичні рекомендації що до створення спеціальної програми для оптимізації роботи з діловодства.

Безпосереднє ведення діловодства в загальноосвітньому закладі покладається на співробітника, призначеного відповідальним за ведення діловодства, який забезпечує облік та проходження документів у встановлені терміни, інформує керівництво про стан їх виконання, здійснює ознайомлення працівників з нормативними і методичними документами з діловодства.

Таким чином, в результаті виконання програми інформатизації ДЮСШ № 2:

— стане однією зі складових інформаційного освітнього простору м. Кривий Ріг;

— стане користувачем інформаційно — освітнього порталу;

— отримає доступ до державних і регіональних освітніх ресурсів;

— підвищить ефективність і якість освітнього процесу;

— отримає можливість провести перепідготовку педагогічних, адміністративних кадрів у сфері нових інформаційних технологій;

— впровадить інформаційні та комунікаційні технології в практику управління освітнім процесом.

Для організаційно-методичного управління реалізацією програми з адміністративного блоку закладу, необхідно створити шкільну команду з інформатизації і призначити керівника програми, який буде здійснювати поточне управління реалізацією програми, організаційно-технічний супровід. Контроль за виконанням програми здійснюватиме відділ освіти адміністрації м. Кривий Ріг.

А головна мета реалізації програми дозволить підвищити якість документообігу на основі інформаційних технологій, створити умови для прискорення процесів впровадження передових досягнень в усі сфери процесів в ДЮСШ № 2.

3. ОХОРОНА ПРАЦІ

В умовах розвиненої економіки найвищим пріоритетом діяльності держави є забезпечення нормального функціонування населення держави й здоров’я людей, про що свідчить логіка економічного розвитку. Охорона праці - ключовий інститут соціальної політики сучасної держави і являє собою складну систему заходів і засобів, скерованих на збереження життя, здоров’я і працездатності людини у процесі трудової діяльності[3;38].

Основними завданнями управління охороною праці є: опрацювання заходів щодо здійснення державної політики з охорони праці на регіональному та галузевому рівнях; підготовка, прийняття та реалізація заходів, спрямованих на забезпечення належних, безпечних і здорових умов праці, утримання в належному стані виробничого устаткування, будівель і споруд, інженерних мереж, безпечного ведення технологічних процесів, необхідних засобів індивідуального захисту для працівників, організації і проведення навчання працівників з питань охорони праці; пропаганди охорони праці та інше[29].

Мета розділу — поліпшення умов праці працівників, попередження робочого травматизму, профзахворювань, пожеж, аварій та інше в приміщеннях на робочих місцях офісу ДЮСШ № 2.

3.1 Аналіз санітарно-гігієнічних умов праці

Офіс ДЮСШ № 2 знаходиться на другому поверсі будівлі.

Розміри приміщення L = 3 м, В = 4 м, h = 3,5 м, в якій працює 1 людина та розміщуються:

один стіл для принтера (0,6×0,8);

один робочий стіл (1,6×0,8×0,8).

Стіни та стеля приміщення пофарбовані сірим кольором. В якості матеріалу для підлоги використовується лінолеум.

Працівник забезпечується окремим столом та стільцем. Робоче місце розташовуються з урахуванням максимального використання світлових потоків та найбільш вигідного використання робочої площі (рис. 3.1).

Рис. 3.1 — Схема розміщення робочого місця

1 — робочий стіл

2 — стіл для принтера

3 — двері

4 — вікно Комп’ютер з LCD дисплеями розміщений на робочому столі. Характеристика комп’ютеру:

1. Intel Pentium Core Dual 2 Ггц, Ge Force 8600GT, HDD 320 Гб, RAM 2 Гб, 19″ Nec, стандартна клавіатура, маніпулятор «мишка»;

2. ОС: Windows 7;

3. ПО: Visual Studio 2005, програма для розпізнання PlateRec .

Також у приміщенні знаходиться багато функціональний пристрій Brother MFC 7820 NR.

До роботи допускається персонал, що пройшов інструктаж з електробезпеки. В даному офісі використовується трифазна мережа з ізольованою нейтраллю та величиною напруги 380 В та 220 В.

Розведення електромережі в приміщенні виконано в каналах стін.

Розрахуємо площу (Sобл.) та об'єм (Vобл.), які займає зазначене обладнання:

Sобл. = а · b (м2) (3.1)

Vобл. = а · b · h (м3) (3.2)

де адовжина (м),

b — ширина (м),

h — висота (м).

Sобл. = 0,6*0,8+ 1,6*0,8=0,48+1,28=1,76

Vобл. = 0,6*0,8*0,8+1,6*0,8*0,8=0,38+ 1,02 =1,41

Розраховуємо площу (S) та об'єм (V), які припадають на одну людину:

S=(а* bSобл)/n (3.3)

V= (a*b*h-Vобл)/n (3.4)

де n — кількість робочих місць у приміщенні.

S=(3*4−1,76)/1=10,24

V=(3*4*3,5−1,02)/1=40,98

Створимо порівняльну таблицю характеристик приміщення з нормами ДсанПіН 3.3.2−007−98.

Таблиця 3.1 Нормативи приміщення

Висновок: згідно ДсанПіН 3.3.2−007−98 на одного працівника повинно припадати мінімум 6 м² площі та 20 м³ об'єму. Значення S та V перевищують зазначені норми, отже, вимоги виконуються[21;14].

На здоров’я людини, її працездатність і життєдіяльність великий вплив мають небезпечні і шкідливі чинники.

Небезпечний виробничий чинник — це чинник, що в певних умовах призводить до травми, раптового погіршення здоров’я або до смерті. Шкідливий чинник — це чинник дії на людину, яка в певних умовах призводить до захворювань або зниження працездатності. Небезпечні й шкідливі виробничі фактори підрозділяються по природі дії на наступні групи: фізичні; хімічні; біологічні; психофізіологічні.

Фізичні небезпечні й шкідливі виробничі фактори підрозділяються на: машини, що рухаються, і механізми; рухливі частини виробничого встаткування; вироби, що прорухаються, заготівлі, матеріали; конструкції, що руйнуються; гірські породи, що обрушуються; підвищена запиленість і загазованість повітря робочої зони; підвищена або знижена температура поверхонь устаткування, матеріалів та інші.

Хімічні небезпечні й шкідливі виробничі фактори підрозділяються: токсичні; дратівні; сенсибилизируючі; канцерогенні; мутагенні; ті, що впливають на репродуктивну функцію.

Біологічні небезпечні й шкідливі виробничі фактори включають наступні біологічні об'єкти: патогенні мікроорганізми (бактерії, віруси, риккетсии, спірохети, гриби, найпростіші) і продукти їхньої життєдіяльності.

Психофізіологічні небезпечні й шкідливі виробничі фактори по характері дії підрозділяються на наступні: фізичні перевантаження; нервово-психічні перевантаження[9].

Проаналізуємо шкідливі та небезпечні чинники, характерні для наших умов праці.

Мікроклімат приміщення ДЮСШ № 2 визначають наступні параметри:

— температура (влітку складає 25−28 градусів, а взимку 18−22 градуси),

— рухливість повітря в приміщенні офісу спортивної школи № 2 м. Кривий Ріг забезпечується за допомогою природної вентиляції (через вікна та двері);

— відносна вологість повітря в приміщенні офісу ДЮСШ № 2 складає 30%, що є занизьким показником;

— інтенсивність теплового випромінювання.

У відповідності ГОСТ 12.1.005−88, ДСН 3.3.6.042−99 встановлюються оптимальні умови, при виборі яких враховується пора року та категорія важкості роботи. За витратами енергії робота характеризується напруженою розумовою працею (сидяча робота не потребує фізичного напруження) та згідно вказаного стандарту, визначається за категоріями важкості як 1б[10]. Оптимальні параметри мікроклімату офісу ДЮСШ № 2 наведені у таблиці 3.2.

Таблиця 3.2 Оптимальні параметри мікроклімату

Висновок: мікроклімат приміщення офісу ДЮСШ № 2 не відповідає оптимальним параметрам за показником температури та вологості повітря.

Освітлення — використання світлової енергії сонця і штучних джерел світла для забезпечення здорового сприйняття навколишнього світу.

Для створення нормального світлового середовища застосовують різні системи освітлення (природне, штучне, загальне, місцеве, комбіноване, суміщене).

Вибiр нормованих параметрiв, проектування та розрахунок освітлення здiйснються згiдно ДБН В.2.5−28−2006. Згiдно яким всi роботи розбиваються на 8 розрядів зорових робiт.

Розряд зорових робiт залежить вiд мiнiмального розмiру об'єкта розглядання. Першi п’ять мають підрозряди (а, б, в, г), якi визначаються фоном та контрастнiстю об'єкта з фоном.

Для освітлення офісного приміщення в офісі використовується змішане освітлення, що складається з природного, створюваного світлом з вікон, та штучного, отримуваного з освітлювальних пристроїв.

У приміщенні використовується бічне природне освітлення, що потрапляє крізь одне бічне вікно. Воно характеризується коефіцієнтом природної освітленості КПО не нижче 2,0%. Відтак, КПО визначається за формулою:

eN = еН, (3.5)

де — коефіцієнт світлового клімату, що приймається рівним 1,5,

m — коефіцієнт сонячності клімату, що приймається рівним 0,9.

Тоді

eH = 0,9*1,5 = 1,35% (3.6)

Розряд зорової роботи працюючих з використанням комп’ютерів приймається виходячи з мінімального розглядуваного об'єкту від 0,3 до 0,5 мм та відносяться до ІІІ розряду.

Характеристики освітлення подано у таблиці 3.2.

Таблиця 3.3 Характеристика освітлення

Співвідношення площі вікон та полу дорівнює:

Sк = площа вікон / площа полу (3.7)

Sк = 2 / 12 = 0,16

Значення показника співвідношення площі вікон та полу має бути від 0,14 до 0,16. Фактичне співвідношення складає 0,16, що є оптимальним.

Фактично у приміщенні офісу встановлено 4 люмінісцентні світильники, що забезпечують рівень освітленості, де Еф=270 люкс, що дає відхилення ДЕ=-10% та відповідає вимогам ДБН В 2.5.28−2006.

Основні шкідливі та небезпечні чинники, що можуть впливати на організм людини під час роботи з персональним комп’ютером (ПК), є: підвищений рівень електромагнітних випромінювань, підвищений рівень іонізуючих випромінювань, підвищений рівень статичної електрики, підвищена напруженість електростатичного поля, підвищена чи понижена іонізація повітря, підвищена яскравість світла, пряма і відбита блискітливість, підвищене значення напруги в електромережі, замикання якої може статися крізь тіло людини, статичні перевантаження кістково-м'язового апарату та динамічні локальні перевантаження м’язів кистей рук, перенапруження зорового аналізатора, розумове перенапруження, емоційні перевантаження, монотонність праці.

До шкідливих випромінювань комп’ютера належать низькочастотні електромагнітні поля та іонізуюче (рентгенівське) випромінювання моніторів на електронно-променевих трубках (ЕПТ).

Робочі місця з візуальними дисплейними терміналами розміщують на відстані не менше 1 м від стін зі світловими прорізами. Робочі місця відносно світлових прорізів повинні розміщуватися так, щоб природне світло падало збоку, переважно зліва, та забезпечувало коефіцієнт природної освітленості не нижче 1,5%. Відстань між бічними поверхнями ВДТ має бути не меншою 1,2 м. Відстань між тильною поверхнею одного ВДТ і екраном другого — не менше 2,5 м. Площа одного обладнаного ПЕОМ робочого місця має бути не менше 6 м².

Стільникові телефони (СT) досить швидко впроваджуються в наше повсякденне життя. Мільйони людей щодня користуються СТ, які стають неодмінним атрибутом сучасної людини. Все частіше серед тих, хто розмовляють по стільниковому телефону, можна зустріти не тільки ділових людей, але й домогосподарок та дітей. І все частіше у медиків, учених, а останнім часом і в самих користувачів СТ виникає питання: а чи безпечні стільникові телефони? Усім добре відомо про шкідливий вплив електромагнітної енергії на здоров’я людини. А СТ і є, по суті, джерелом електромагнітних хвиль, розташованим на момент розмови по телефону поблизу найбільш радіочутливих органів людини — головного мозку та очей[3;198].

Дослідження впливу СТ на здоров’я людини розпочато нещодавно. Тому на сьогодні серед учених немає єдиної думки про ступінь шкідливого впливу стільникового зв’язку. Більшість фахівців схиляються до того, що СТ відчутно впливають на людину, причому цей вплив є негативним.

Основними симптомами несприятливої дії стільникового телефону на стан здоров’я є: головні болі, порушення пам’яті та концентрації уваги, втома, депресивні захворювання, біль і різь в очах, сухість слизових оболонок, прогресивне погіршення зору, підвищення артеріального тиску і пульсу (встановлено, що після розмови по мобільному телефону артеріальний тиск може підвищуватися на 5−10 мм. рт. стовпчика).

До небезпечних психофізіологічних та шкідливих виробничих чинників належать фізичні (статичні, динамічні та гіподинамічні) і нервово-психічні перевантаження (розумове, зорове, емоційне).

Робоче положення «сидячи» супроводжується статичним навантаженням значної кількості м’язів ніг, плечей, шиї та рук, що дуже втомлює.

М’язи перебувають довгий час у скороченому стані і не розслабляються, що погіршує кровообіг. В результаті виникають больові відчуття в руках, шиї, верхній частині ніг, спині та плечових суглобах.

Внаслідок динамічного навантаження на кістково-м'язовий апарат кистей рук виникають больові відчуття різної сили в суглобах та м’язах кистей рук; оніміння та уповільнена рухливість пальців; судоми м’язів кисті; ниючий біль в ділянці зап’ястя.

У результаті виникають локальні м’язові перенапруження, хронічні розтягнення м’язів травматичного характеру, що можуть викликати професійні захворювання: дисоціативні моторні розлади, захворювання периферійної нервової та кістково-м'язової систем.

Крім того, робота «сидячи» призводить до зниження м’язової активності - гіподинамії. За браком рухів відбувається зниження споживання кисню тканинами організму, сповільнюється обмін речовин. Це сприяє розвитку атеросклерозу, ожиріння, може стати причиною дистрофії міокарда, хронічного головного болю, запаморочення, безсоння, роздратування.

Помірними гімнастичними вправами можна викликати активізацію обміну речовин в організмі, посилити виділення отруйних продуктів життєдіяльності[11].

Трудова діяльність працівників належить до категорії робіт, які пов’язані з використанням великих обсягів інформації, із застосуванням комп’ютеризованих робочих місць, із частим прийняттям відповідальних рішень в умовах дефіциту часу, безпосереднім контактом із людьми різних типів темпераменту тощо. Це зумовлює високий рівень нервово-психічного перевантаження, знижує функціональну активність центральної нервової системи, призводить до розладів в її діяльності, розвитку втоми, перевтоми, стресу.

Тривала робота на комп’ютеризованому робочому місці призводить до значного навантаження на всі елементи зорової системи і зумовлює втому та перевтому зорового аналізатора. Напружена зорова робота викликає «очні» (біль, печія та різь в очах, почервоніння повік та очей, ломота у надбрівній частині тощо) та «зорові» (пелена перед очима, подвоєння предметів, мерехтіння, швидка втома під час зорової роботи) порушення органів зору, що може викликати головний біль, посилення нервово-психічного напруження, зниження працездатності[12].

3.2 Заходи по забезпеченню безпеки праці та виробничої санітарії

У приміщенні офісу ДЮСШ № 2 існують наступні проблеми, пов’язані з умовами праці: незадовільний стан повітря робочої зони, недостатність природного та штучного освітлення, вплив небезпечних чинників, пов’язаних із використанням комп’ютерної техніки:

1. Сухе, забруднене, «сперте» повітря в офісу ДЮСШ № 2 рано чи пізно позначиться на самопочутті і працездатності співробітників, причому зазвичай довго чекати цього моменту не доводиться.

Сьогодні існує безліч пристосувань, що мають одну загальну функцію, — підвищення якості повітря в приміщеннях. У числі таких приладів зволожувачі повітря, очисники і іонізатори. Перераховане устаткування здатне впоратися зі всіма «повітряними» проблемами офісних приміщень, а саме, позбавити повітря від шкідливих домішок, іонізувати і довести його вологість до нормального рівня.

Тому для поліпшення стану повітря в робочий зоні рекомендується встановити в приміщення настінну охолоджуючу спліт-систему, з функцією іонізації та очищення повітря.

2. Досить важливо забезпечувати на робочих місцях раціональне освітлення (прийнятне освітлення при мінімальних витратах).

— Завданнями раціонального освітлення є:

— Поліпшення зорових умов праці.

— Створення сприятливої виробничої обстановки.

— Зменшення небезпеки виробничого травматизму[3;212].

У приміщенні офісу ДЮСШ № 2 відчувається дефіцит штучного освітлення.

Освітлення має бути достатнім, рівномірним, щоб були видні дрібні деталі. Не повинно бути: надмірного освітлювального потоку, різких контрастів, затінення. Оптична частина спектру включає ультрафіолетові, видимі і інфрачервоні промені діапазоном хвиль від 0,01 до 340 мкм. Видиме випромінювання має довжину хвилі від 0,38 до 0,76 мкм. Потужність такого проміння вимірюється світловим потоком. За одиницю світлового потоку прийнято люмен (лм).

При штучному освітленні вибір типів світильників, їх розміщення здійснюється за принципом створення достатньої освітленості на робочих місцях, яка нормується Державними будівельними нормами ДБН В.2.5−28−2006. Норми штучного та природного освітлення виробничих приміщень Норма освітлення для офісу Ен = 300Лк Площа приміщення S = а х в = 3×4 = 12 ,

де, а — ширина, в — довжина.

Коефіцієнт Z та Kj приймаємо як 1.1 і 1.3.

Для освітлення будемо використовувати люмінесцентні лампи типу ЛБ у світильниках ЛДОР, розташованих в двох рядах (N p = 2)

Коефіцієнт відбиття стін і струму — індекс приміщення і:

і = А х В/Нр х (А + В),

де, А і В — ширина та довжина у плані, (м),

Нр — висота підвісу світильників над робочою поверхнею, (м): НР = 2 м (при висоті приміщення 3м).

і = 3×4/(2 х (3 + 4)) = 0,85

При індексі і - 0,85 із таблиці знаходимо коефіцієнт використання світлового потоку:

з — 68%.

Розрахуємо світловий потік (Fрозр) у кожному ряду:

де Енорм., (лк) — нормативна освітленість для заданого виду зорової роботи згідно ДБН В.2.5.28−2006;

S (м2) — площа приміщення, що освітлюється установкою яка проектується;

Kз — коефіцієнт запасу, що для приміщень конторського типу дорівнює 1,3;

Z — коефіцієнт мінімальної освітленості, що для люмінесцентних ламп дорівнює 1,1, для ламп розжарювання — 1,15;

N (шт.) — кількість світильників у приміщенні;

n (шт.) — кількість ламп у кожному світильнику;

з (%) — коефіцієнт використання світлового потоку.

=946,32 (Лм) По Fрозр вибираємо існуючі фактично лампи з найближчим світловим потоком Fфакт.

Fфакт = 935 (лм). Тип лампи — ЛХБ 20.

Визначаємо фактичний рівень освітленості на робочому місці за умови використання обраного типу ламп ЕФАКТ по формулі

(лк), (4.8)

(лк).

Визначаємо відсоток перевищення між нормативним ЕНОРМ і фактичним ЕФАКТ значеннями по формулі:

(4.9)

не виходитьза нормативну межу -10% < ДЕ < +20%.

Ми бачимо, що для приміщення у офісі потрібно 4 світильника по 2 лампи ЛХБ 20. Ця кількість світильників відповідає нормативу.

Проведене дослідження ергономічних параметрів офісу ДЮСШ № 2 показав перелік недоліків, тому пропонується здійснити проектний розрахунок ергономічних параметрів робочого місця працівника офісу з використанням персонального комп’ютера.

Конструкція робочого місця працівника офісу ДЮСШ № 2 має забезпечити підтримання оптимальної робочої пози.

Робочі місця з ВДТ слід так розташовувати відносно світових прорізів, щоб природне світло падало збоку переважно зліва.

Конструкція робочого столу працівника працівника офісу ДЮСШ № 2 має відповідати сучасним вимогам ергономіки і забезпечувати оптимальне розміщення на робочій поверхні використовуваного обладнання (дисплея, клавіатури, принтера) і документів.

Головними елементами робочого місця програміста є письмовий стіл і крісло. Основним робочим положенням є положення сидячи. Проектна схема організації робочого місця працівників офісу турбюро показано на рис. 3.2 — 3.3.

Рис. 3.2 — Проектна схема організації робочого місця працівника офісу ДЮСШ № 2

Робоча поза сидячи викликає мінімальне стомлення програміста. Раціональне планування робочого місця передбачає чіткий порядок і постійність розміщення предметів, засобів праці і документації. Те, що потрібен для виконання робіт частіше, розташоване в зоні легкої досяжності робочого простору.

Моторне поле — простір робочого місця, в якому можуть здійснюватися рухові дії людини.

Максимальна зона досяжності рук — це частина моторного поля робочого місця, обмеженого дугами, описуваними максимально витягнутими руками при русі їх в плечовому суглобі.

Оптимальна зона — частина моторного поля робочого місця, обмеженого дугами, описуваними передпліччями при русі в ліктьових суглобах з опорою в точці ліктя і з відносно нерухомим плечем.

Рис. 3.3 — Проектна схема зони досяжності рук в горизонтальній площині працівника офісу ДЮСШ № 2

Зони досяжності рук в горизонтальній площині.

а — зона максимальної досяжності;

би — зона досяжності пальців при витягнутій руці;

в — зона легкої досяжності долоні;

г — оптимальний простір для грубої ручної роботи;

д — оптимальний простір для тонкої ручної роботи.

Розглянемо оптимальне розміщення предметів праці і документації в зонах досяжності рук:

ДИСПЛЕЙ розміщується в зоні а (в центрі);

КЛАВІАТУРА — в зоні г/д;

СИСТЕМНИЙ БЛОК розміщується в зоні б (зліва);

ПРИНТЕР знаходиться в зоні а (справа);

ДОКУМЕНТАЦІЯ Висота робочої поверхні робочого столу з ВДТ має регулюватися в межах 680…800 мм, а ширина і глибина — забезпечувати можливість виконання операцій у зоні досяжності моторного поля (рекомендовані розміри: 600…1400 мм, глибина — 800.1000 мм).

Робочий стіл повинен мати простір для ніг заввишки не менше ніж 600 мм, завширшки не менше ніж 500 мм, завглибшки (на рівні колін) не менше ніж 450 мм, на рівні простягнутої ноги — ніж 650 мм.

Робочий стілець має бути підйомно-поворотним, регульованим за висотою, з кутом і нахилу сидіння та спинки і за відстанню від спинки до переднього краю сидіння поверхня сидіння має бути плоскою, передній край — заокругленим. Регулювання за кожним із параметрів має здійснюватися незалежно, легко і надійно фіксуватися. Шаг регулювання елементів стільця має становити: для лінійних розмірів −15…−20 мм, для кутових 2…5 град. Зусилля регулювання має не перевищувати 20 Н.

Висота поверхні сидіння має регулюватися в межах 400…500 мм, а ширина і глибина становити не менше ніж 400 мм. Кут нахилу сидіння — до 15 град. вперед і до 5 град. назад.

Висота спинки стільця має становити (300±20) мм, ширина — не менше ніж 380 мм, радіус кривизни горизонтальної площини — 400 мм. Кут нахилу спинки має регулюватися в межах 1…30 град. від вертикального положення. Відстань від спинки до переднього краю сидіння має регулюватися в межах 260…400 мм. Для зниження статичного напруження м’язів верхніх кінцівок слід використовувати стаціонарні або змінні підлокітники завдовжки не менше ніж 250 мм, завширшки 50…70 мм, що регулюються за висотою над сидінням у межах 230…260 мм і відстанню між підлокітниками в межах 350…500 мм. Поверхня сидіння і спинки стільця має бути напівм'якою з нековзним, повітронепроникним покриттям, що легко чиститься і не електризується.

Робоче місце має бути обладнане підставкою для ніг завширшки не менше ніж 300 мм, завглибшки не менше ніж 400 мм, що регулюється за висотою в межах до 150 мм і за кутом нахилу опорної поверхні підставки до 20 град. Підставка повинна мати рифлену поверхню і бортик по передньому краю заввишки 10 мм. Екран монітору має розташовуватися на оптимальній відстані від очей користувача, що становить 600…700 мм, але не ближче ніж за 600 мм з урахуванням розміру літерно-цифрових знаків і символів.

Розташування екрана монітору має забезпечувати зручність зорового спостереження у вертикальній площині під кутом +30 град. до нормальної лінії погляду працюючого.

Клавіатуру необхідно розташувати на поверхні столу на відстані 100…300 мм від краю, звернутого до працюючого. У конструкції клавіатури має передбачатися опорний пристрій (виготовлений із матеріалу з високим коефіцієнтом тертя, що перешкоджає мимовольному її зсуву), який дає змогу змінювати кут нахилу поверхні клавіатури у межах 5…15 град. Висота середнього рядка клавіш має не перевищувати 30 мм. Поверхня клавіатури має бути матовою з коефіцієнтом відбиття 0,4.

3.3 Пожежна безпека

Заходи для приміщень, в яких експлуатуються відеотермінали та ЕОМ визначені Правилами пожежної безпеки в Україні, ДНАОП0.00−1.31−99 та іншими нормативними документами.

Будівлі і ті їх частини, в яких розташовуються ЕОМ, повинні бути не нижче другого ступеня вогнестійкості. Над та під приміщеннями, де розташовуються ЕОМ, а також у суміжних з ними приміщеннях не дозволяється розташування приміщень категорій, А і Б за вибухопожежною небезпекою. Приміщення категорії В слід відділяти від приміщень з ЕОМ протипожежними стінами.

Сховища інформації, приміщення для зберігання перфокарт, магнітних стрічок, пакетів магнітних дисків слід розміщати у відокремлених приміщеннях, обладнаних негорючими стелажами і шафами. Зберігати такі носії інформації на стелажах необхідно в металевих касетах.

Фальш підлога у приміщеннях ЕОМ повинна бути виготовлена з негорючих матеріалів. Міжпідлоговий простір під знімною підлогою має бути оснащений системою автоматичної пожежної сигналізації та засобами пожежогасіння відповідно до вимог Переліку однотипних за призначенням об'єктів, які підлягають обладнанню автоматичними установками пожежогасіння та пожежної сигналізації, СНиП 2.04.09−84, з використанням димових пожежних сповіщувачів[13].

Звукопоглинальне облицювання стін та стель у приміщеннях ЕОМ слід виготовляти з негорючих або важкогорючих матеріалів.

Приміщення, в яких розташовуються персональні ЕОМ та дисплейні зали, повинні бути оснащені системою автоматичної пожежної сигналізації з димовими пожежними сповіщувачами та переносними вуглекислотними вогнегасниками з розрахунку 2 шт. на кожні 20 м² площі приміщення з урахування гранично допустимих концентрацій вогнегасної речовини.

Не рідше одного разу на квартал необхідно очищати від пилу агрегати та вузли, кабельні канали та простір між підлогами.

У частині «Охорона праці» розділу дипломного проекту проведено аналіз шкідливих та небезпечних виробничих чинників в ДЮСШ № 2.

З’ясовано, що небезпечні та шкідливі чинники за впливом на людину діляться активні, пасивно-активні та пасивні.

Оптимальні параметри мікроклімату повинні становити у теплий період року: температура — 22−24 градусів, відносна вологість — 40−60%, швидкість руху повітря — 0,2 м/с; а у холодний: температура — 21−23 градусів, відносна вологість — 40−60%, швидкість руху повітря — 0,1 м/с.

У приміщенні офісу використовується освітлення, що складається з природного, створюваного світлом з вікон, та штучного, отримуваного з освітлювальних пристроїв. Розряд зорової роботи відносяться до ІІІ розряду. Нормована величина освітлення Ен=300лк.

До небезпечних психофізіологічних та шкідливих виробничих чинників належать фізичні (статичні, динамічні та гіподинамічні) і нервово-психічні перевантаження (розумове, зорове, емоційне).

У приміщенні офісу ДЮСШ № 2 існують наступні проблеми, пов’язані з умовами праці: незадовільний стан повітря робочої зони, недостатність природного та штучного освітлення, вплив небезпечних чинників.

ВИСНОВКИ

Кінцевий результат управлінської діяльності як органів державного управління, так і окремих підприємств залежить від багатьох факторів, не останнє місце серед яких посідає діловодство, яке дає змогу забезпечити оперативність та гнучкість у прийнятті рішень. Воно координує всі етапи роботи: від проектування до контролю за виконанням рішення. Отже, від правильної організації діловодства залежить ефективна діяльність апарату управління.

Незважаючи на велику кількість нормативних документів, які регулюють діловодство в Україні, існують певні проблеми, що потребують урегулювання.

Аналіз законодавчого забезпечення освіти в цілому та її структурних одиниць зокрема свідчить, що в Україні склалась достатня законодавча база для успішного функціонування освітньої системи, а дотримання законів є гарантом вирішення найболючіших проблем не тільки в освіті, але й у суспільстві в цілому.

Основні функції ДЮСШ № 2: головною метою та предметом діяльності ДЮСШ № 2 є фізичний розвиток, спортивна підготовка та організація змістовного дозвілля дітей, підлітків, молоді. А також охорона здоров’я та створення сприятливих умов для різнобічного розвитку особистості

Документообіг всередині установи здійснюється у відповідності з Примірною інструкцією з ведення ділової документації в позашкільних навчальних закладах.

Аналіз діловодства закладу змусив зробити висновки, що воно потребує вдосконалювання. Дедалі документообіг в ДЮСШ № 2 ускладнюється і тим самим збільшується не тільки навантаження на працівників і директора установи з підготовки та надання інформації, але й основне завдання школи — надання якісної освіти для кожної дитини — стає складно виконувати. Тому для даного закладу запропоновано розробити спеціальну програми для консолідації усього документообігу. Разом з впровадженням нової програми, основними завданнями інформатизації освітнього процесу ДЮСШ № 2 стануть: створення, поширення і впровадження в навчальний процес сучасних електронних навчальних матеріалів; їх інтеграція з традиційними навчальними посібниками, підвищення кваліфікації працівниками ДЮСШ № 2 в області інформаційно-комунікаційних технологій; вивчення нового програмного забезпечення з метою апробації та можливості впровадження та обміну досвідом.

У рамках розв’язуваних завдань основними напрямками програми інформатизації ДЮСШ № 2 є: входження в єдиний інформаційний освітній простір за допомогою реалізації проектів; вивчення можливостей та перспектив системного використання ІС; вивчення, апробація та аналіз механізмів впровадження ІС.

Адміністрації ДЮСШ № 2 необхідно здійснити управління реалізацією програми, координацію робіт з виконання програми виносити їх на узгодження та затвердження з Відділом освіти адміністрації м. Кривий Ріг.

Програми з інформатизації ДЮСШ № 2 повинні реалізуватися за допомогою виконання плану заходів із зазначенням механізмів і обсягу фінансування.

Для визначення ефективності пропозицій щодо вдосконалення діловодства в ДЮСШ № 2 необхідно розробити критерії оцінки проведених заходів.

БІБЛІОГРАФІЯ

1. Базалук О. О. Філософія освіти [Електронний ресурс] Режим доступу: http://pidruchniki.ws/15 800 119/filosofiya/zakonodavcho-normativne_zabezpechennya_osvityanskoyi_galuzi_ukrayini

2. Бекаревич Ю. Б., Пушкина Н. В. Microsoft Access 2002. СПб.: БХВ-Петербург, 2005. 718 с.

3. Березуцький В. В. Основи охорони праці: Навчальний посібник. — Х.: Факт, 2005. — 480с.

4. Бибик С. Ділові документи та правові папери: Листи, протоколи, заяви, договори угоди/ Світлана Бибик, Галина Сюта,. — Х.: Фолио, 2005. — 491 с.

5. Блощинська В. Сучасне діловодство: Навчальний посібник/ Віолетта Блощинська,; Інститут менеджменту та економіки «Галицька академія». — К.: Центр навчальної літератури, 2005. — 319 с.

6. Бріцин В. М. Сучасне діловодство: зразки документів, діловий етикет, інформація для ділової людини. — К.: Довіра, 2007. — 687 с.

7. Гончарова Н. Документаційне забезпечення менеджменту: Навчальний посібник/ Наталія Гончарова,; М-во освіти і науки України, Київський нац. ун-т культури і мистецтв. — К.: Центр навчальної літератури, 2006. — 259 с.

8. Горголюк Н. Г. Сучасне діловодство: зразки документів, діловий етикет, інформація для ділової людини / Уклад.: Н. Г. Горголюк, І. А. Казімірова; За ред. В. М. Бріцина. — К. Довіра, 2007. — 687 с.

9. ГОСТ 12.0.003−74*ССБТ Опасные и вредные производственные факторіы. Классификация. — Введ. 01.01.76, измен. 1987 г.

10. ГОСТ 12.1.005.88 ССБТ. Общин санитарно-гигиенические требования к воздуху рабочей зоны. — Введ. 01.01.1989.

11. ГОСТ 12.1.003−89*ССБТ. Шум. Общие требования безопасности. — Введ. 01.01.1990.

12. ГОСТ 12.1.029−80 ССБТ. Средства и методы защиты от шума. Классификация. Введ. 01.07.81.

13. ГОСТ 12.1.004−91*ССБТ. Пожарная безопасность. Общие требования. — Введ. 01.07.95.

14. Гринченко Н. Н., Гусев Е. В., Макаров Н. П. Проектироване баз данных СУБД Microsoft ACCESS: Учеб. Пособие. М.: Горячая линия — Телеком, 2008. 240 с.

15. Дзвінчук Д. Державне управління освітою в Україні: Тенденції та законодавство: Навч. посібник. — К.: ЗАТ «НІЧЛАВА», 2003. — с.71−94.

16. Діденко А. Сучасне діловодство: Навч. посібн. для проф.-тех. закл. освіти/ Анатолій Діденко,. — 3-є вид. — К.: Либідь, 2001. — 383 с.

17. Дитячо-юнацька спортивна школа № 2 Про [Електронний ресурс] Режим доступу: http://ing-org.dp.ua/index.php?option=com_content&view=article&id=94&Itemid=56-Заголовок з екрану

18. Делопроизводство и документооборот в ДЮШС[Електронний ресурс] Режим доступу: http://www.myshared.ru/slide/180 377/ - Заголовок з екрану

19. Дік Н.Ф. Діловодство та локальні акти у школі та ліцеї: Навч. посібник. — К.: Феникс, 2007. — 352с.

20. Діденко А. Н. Сучасне діловодство: Навч. посібник. -5-те вид., перероб. і доп. -К.: Либідь, 2006. -384 с.

21. ДСанПіН 3.3.2.007−98. Державні санітарні норми і правила роботи з візуальними дисплейними терміналами електронно-обчислювальних машин. — К.: МОЗ України, 1998. — 26с.

22. ДСТУ 3844−99. Державна уніфікована система документації. Формуляр-зразок. Вимоги до побудови. — К.: Держстандарт України, 2000. ;

8с.

23. ДСТУ 4163−2003. Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів. — К.: Держспоживстандарт України, 2003. — 22с.

24. ДСТУ 2732−2004. Діловодство і архівна справа. Терміни і визначення понять. — К.: Держстандарт України, 2004. — 33 с.

25. ДСТУ 4423−1:2005 Керування документаційними процессами Частина 1. Основні положення (ISO 15 489−1:2001, MOD). — К.: Держспоживстандарт, 2007. — 28 с.

26. ДСТУ 4423−2:2005 Керування документаційними процесами Частина 2. Настанови (ISO/TR 15 489−2:2001, MOD). — К.: Держспоживстандарт, 2007. — 45 с.

27. Журавський В. С. Вища освіта як фактор державотворення і культури в Україні. — К.: Видавничій дім «Ін Юре», 2003, — с. 11.

28. Закон України «Про освіту» № 1060-XII, із змінами вiд 11 червня 2008. — [Режим доступу: http://www.osvita.org.ua/pravo/law₀₀/- Заголовок з екрану.

29. Закон України «Про охорону праці» від 21.11.2002р.

30.Іванова Т.В., Піддубна Л.П. Муніципальне діловодство: Навч. посібник. — К.: Либідь, 2004. — 312 с.

31. Іванова Т.В., Піддубна Л.П. Діловодство в органах державного управління та місцевого самоврядування: Навчальний посібник. — К.: Центр учбової літератури, 2007. — 360 с.

32. Інструкція з ведення ділової документації у загальноосвітніх навчальних закладах І-ІІІ ступенів. Наказ МОіН України № 240 від 23.06.2000.

33. Інструкція про ведення ділової документації у загальноосвітніх навчально-виховних закладах. Наказ МО України № 286 від 10.10.1994.

34. Комова М. Діловодство: Навч. посібн. для студентів вищих навчальних закладів/ Марія Комова,; Мін-во освіти і науки України, Нац. ун-т «Львівська політехніка». — Львів: Тріада плюс, 2006. — 217 с.

35. Комунальний позашкільний заклад «Дитячо-юнацька спортивна школа № 2» [Електронний ресурс] Режим доступу: http://www.krogerc.info/childarts/18.html-Заголовок з екрану

36. Наказ Міністерства України у справах сім'ї, молоді та спорту від 5 червня 2006 року № 1861 Про затвердження форм звітності № 5-ФК, № 5-ФК (зведена) про діяльність дитячо-юнацьких спортивних шкіл, спеціалізованих дитячо-юнацьких шкіл олімпійського резерву та Інструкцій щодо їх заповнення[Електронний ресурс] Режим доступу: http //search.ligazakon.ua/l_doc2.nsf/link1/RE12615.html — Заголовок з екрану

37. Орієнтовна номенклатура справ загальноосвітньої школи. Наказ МО УРСР № 415 від 24.12.1984.

38. Палеха Ю. Управлінське документування: Навчальний посібник: У 2 ч./ Юрій Іванович Палеха; М-во освіти і науки України, Європейський ун-т. — 2-е вид. — К.: Вид-во Європейського ун-ту. — 2003; Ч. 1: Ведення загальної документації: (зі зразками сучасних ділових паперів). — 2003. — 327 с.

39. Погребна Л. Діловодство, яким воно повинно бути. — Х.: Фактор, 2006. — 402 с.

40. Портнов М. Л. Труд руководителя школы. — М.: Просвещение. — 1984

41. Постанова Кабінету Міністрів України № 1153 від 17 жовтня 1997р. «Про затвердження Примірної інструкції з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади"// Офіційний вісник України. — 1997. — № 43. — Ст. 50

42. Скавронський П. С. Шкільне діловодство як засіб раціонального управління // «Освіта і управління». — № 3. — 2007. С.12

43. Скібіцька Л.І. Діловодство: Навчальний посібник. — К.: ТзОВ «Центр учбової літератури», 2006. — 224 с.

44. Толочкін Ю. С. Система діловодства в школі [Електронний ресурс] Режим доступу: http://www.zippo.net.ua/index.php?page_id=354- Заголовок з екрану

45. Хоменко М. Посібник з діловодства: учбовий посібник/ Микола Хоменко, Олена Грабарь,. — 2-е вид., випр. і доп. — К.: Генеза, 2003. — 103 с.

46. Шарипова Н. Н. Теория и практика проектирования баз данных: Учеб. Пособие. Екатеринбург: Издательство Уральского университета, 2006. 380 с.

47. Шилова В.І. Державне регулювання ринку освітніх послуг в україні: Автореф. дис. канд. наук з держ. упр./ ЗІД. — К., 2007. — 17с.

48. Шубин Н. А. Внутришкольный контроль. — М.: Просвещение. — 2007.