Організація діяльності державних службовців

МІНІСТЕРСТВО ОСВІТИ І НАУКИ УКРАЇНИ СХІДНОУКРАЇНСЬКИЙ НАЦІОНАЛЬНИЙ УНІВЕРСИТЕТ

ІМЕНІ ВОЛОДИМИРА ДАЛЯ МАГІСТРАТУРА ДЕРЖАВНОГО УПРАВЛІННЯ КОНТРОЛЬНА РОБОТА Дисципліна: «Організація діяльності державних службовців»

Викладач доц. Соловей М.М.

Луганськ 2014 р.

Зміст Вступ

1. Організація обслуговування робочого місця

1.1 Засади організації робочого місця та праці державного службовця

1.2 Планування та обслуговування робочого місця державного службовця

1.3 Основи раціонального обслуговування робочого місця державного службовця Висновок

2. Загальноприйняті правила оформлення службових листів

2.1 Загальні поняття про службові листи

2.2 Вимоги до тексту листів

2.3 Правила етикету під час ділового листування Висновок

3. Ситуаційне завдання № 2

4. Ситуаційне завдання № 11

5. Ситуаційне завдання № 21

Загальні висновки Список використаних джерел

Вступ державний службовець організація праця Організація діяльності державного службовця включає загальні основи теорії, законодавчої та нормативно-методологічної бази і практики державного управління, організації діяльності відповідних органів у складі державної служби та організації і регулювання діяльності державних службовців.

Оскільки кожен державний службовець виконує завдання і функції держави, то він повинен знати:

систему законодавчих і нормативних актів щодо організації його роботи та роботи державних установ, які забезпечують організацію діяльності державного службовця, методологію комплексного підходу до ефективної діяльності державного службовця;

мотивацію праці держслужбовця, оцінювання і стимулювання його діяльності; основні ймовірні шляхи прийняття ефективних управлінських рішень;

основні положення документаційного забезпечення управління;

формування, ведення та оформлення діловодства; планування роботи; організації робочого місця; організації та ведення контролю.

У даній роботі відображені питання організація обслуговування робочого місця державного службовця (засади організації робочого місця та праці державного службовця, планування та обслуговування його робочого місця та основи раціонального обслуговування його робочого місця); загальноприйняті правила оформлення службових листів (загальні поняття про службові листи, вимоги до тексту листів та правила етикету під час ділового листування).

Також у роботі розв’язані 3 ситуатаційні завдання та запропоновані проекти документів на виконання зазначених завдань.

1. Організація обслуговування робочого місця

1.1 Засади організації робочого місця та праці державного службовця Робоче місце є первинною ланкою організаційної структури кожної установи, а процес праці - це завжди сукупність визначених дій працівника на цьому місці. Безсумнівним є той факт, що продуктивність праці прямо пропорційно залежить від організації того місця, де виконується дана робота.

Ефективність діяльності державного службовців значною мірою залежить від того, наскільки організоване їх робоче місце, настільки відповідає воно їх посадовим обов’язкам та вимогам сучасних інформаційних технологій, рівню посади, наявності чи відсутності підлеглих, складу та змісту виконуваних посадових обов’язків і функцій.

Організація робочого місця — сукупність заходів щодо обладнання робочого місця засобами і предметами праці і їх розміщення у визначеному порядку. Організація робочого місця державного службовця є важливою складовою організації праці. Раціональна організація робочих місць має своєю метою створення умов для високопродуктивної праці, якісного виконання посадових обов’язків і забезпечення найкращих комфортних умов праці для державних службовців.

Організація робочого місця являє собою складний процес. Схематично його можна зобразити так:

Важливою складовою робочого місця є його оснащення, що є сукупністю розміщеного тут основного й допоміжного устаткування, технологічного та організаційного оснащення. Типовими основними видами оснащення робочого місця є такі:

— основне технологічне обладнання, призначене для виконання основної роботи на даному робочому місці;

— допоміжне обладнання, устаткування;

— технологічне оснащення — робочі та вимірювальні інструменти, пристосування, запасні частини, канцелярське приладдя та ін.;

— робоча документація і спеціальна література — інструкції, технологічні карти, довідники, посібники;

— організаційне оснащення — робочі меблі, столи, стільці, шафи стелажі, інші засоби та пристосування для розміщення технологічного оснащення;

— засоби безпеки — огорожі, засоби індивідуального захисту, протипожежної безпеки, вентиляції та ін.;

— засоби освітлення, зв’язку та сигналізації;

— господарські засоби.

Засоби оснащення поділяють на постійні та тимчасові. Постійні засоби оснащення є на робочому місці завжди, незалежно від виду та характеру робіт. Тимчасові, на відміну від постійних, надаються робочому місцю для проведення одноразових або випадкових робіт.

Організація робочого місця повинна відповідати вимогам сучасних інформаційних технологій. Це питання вирішується шляхом створення автоматизованого робочого місця у вигляді системи методичних, технічних, програмних засобів з використанням комп’ютерів останніх поколінь. Головне призначення автоматизації - гнучкість функцій користувача в реальному вимірі часу. Завдяки їй державний службовець має завжди під рукою доступ до великої кількості довідкової, статистичної, оперативної інформації, швидко обробляє документи, друкує тексти, обмінюється інформацією з іншими відділами та установами, користується електронною поштою тощо.

1.2 Планування та обслуговування робочого місця державного службовця Найважливішим елементом організації робочого місця є його планування, тобто оптимальне розташування в межах робочого місця устаткування, оснащення, меблів, світильників, матеріалів та інших засобів, необхідних для виконання роботи. Планування передбачає доцільне просторове розміщення у горизонтальній і вертикальній площині засобів виробництва, необхідних для здійснення трудового процесу.

Раціональне планування робочого місця — основа ефективних методів і прийомів праці, бо виключає або зводить до мінімуму зайві й нераціональні рухи робітника, економить його енергію. Основою планування робочих місць слугують схеми розміщення співробітників, меблів і технічних засобів у приміщенні. Планування робочих місць здійснюється виходячи з площі приміщень, числа співробітників, нормативу площ на 1 співробітника, проектованих меблів і устаткування. Загальна і корисна площі будинку, а також планування кімнат визначається по робочих кресленнях будинку, число співробітників визначається штатним розкладом підприємства.

До проектування робочих місць на практиці пред’являються визначені вимоги, що частково можуть бути виражені в кількісних показниках — нормах і нормативах, а частково піддаються лише якісному опису. У процесі планування робочого місця має неабияке значення розроблення проекту організації робочого місця, який включає наступні розділи:

Зміст праці (що і за допомогою чого робиться).

Технологічні, інформаційні й інші зв’язки.

Ескіз розміщення устаткування.

Забезпечення необхідними ресурсами.

Господарське і технічне обслуговування.

Кваліфікаційні й освітні вимоги до працівника.

Внутрішнє планування робочого місця має забезпечувати:

зручність робочої пози службовця;

мінімізацію витрат робочого часу на виконання закріплених посадових обов’язків;

зручність зберігання і пошуку документів та іншої інформації;

безпеку праці;

зручність роботи з відвідувачами.

Серйозні вимоги до організації робочих місць на науковій основі вимагають значних витрат від установ на проведення відповідних психофізіологічних, ергономічних досліджень, чого багато організацій не може собі дозволити через брак коштів.

Кожне робоче місце в організації чи структурі не є ізольованим, воно активно взаємодіє з іншими робочими місцями та структурними підрозділами згідно з установленими поділом і кооперуванням праці. Робоче місце є невід'ємним елементом організації діяльності державного службовця, споживає різноманітні ресурси, потребує пильної уваги з боку керівників та допоміжних служб.

Організація робочого місця як процес формування виробничого середовища для працівника триває обмежений час, після чого робоче місце починає функціонувати на створеній матеріально-технічній базі. Обслуговування робочого місця як процес задоволення його поточних потреб повторюється щоденно, тому воно має бути під постійним контролем з боку керівництва.

Весь комплекс обслуговування робочого місця державного службовця з деякою мірою умовності можна звести до виконання чотирьох груп функцій.

1. Планово-розподільча група функцій включає:

організацію поділу й кооперування праці службовців;

планування діяльності службовців, видачу їм разових завдань і доручень;

приймання виконаної роботи й оцінювання її якості;

організацію матеріального і морального стимулювання праці;

періодичну атестацію.

Планово-розподільчі функції здійснюють переважно керівники структурних підрозділів.

2. Група функцій інформаційного забезпечення передбачає:

своєчасне і повне надходження виробничої, статистичної, правової, науково-технічної, соціологічної, політичної, метеорологічної та іншої інформації (залежно від сфери діяльності органу управління та займаної державним службовцем посади);

бібліотечне й архівне обслуговування;

інструктування і консультування;

забезпечення комп’ютерними програмами;

підготовку і проведення методичних нарад;

навчання на робочому місці.

Цей комплекс обслуговування забезпечують керівники підрозділів, функціональні служби, бібліотека, архів; у реалізації даної групи функцій беруть участь фахівці, залучаються зовнішні організації. Для інтелектуальної діяльності державного службовця якісне інформаційне забезпечення має неоціненне значення. У цій справі не може бути другорядних завдань, усе має свою вагу, тому будь-яке нехтування своєчасністю і якістю інформаційного обслуговування, намагання заощадити кошти може призвести до вкрай негативних наслідків.

3. Група функцій матеріально-технічного забезпечення зводиться до планомірного постачання робочих місць службовців засобами праці:

папером;

канцтоварами;

теками;

записниками;

календарями;

витратними матеріалами до технічних засобів.

Норми витрат матеріалів і спеціалізовані заявки складають керівники підрозділів за участі відповідних фахівців. Реалізацію заявок забезпечує господарський відділ.

4. Група функцій забезпечення сприятливих умов праці включає такі види обслуговування:

підтримання сприятливих санітарно-гігієнічних умов праці (опалювання приміщень, освітлення, кондиціонування повітря);

ремонт і утримання в чистоті службових і допоміжних приміщень;

організацію раціонального режиму праці й відпочинку;

організацію харчування;

медичне обслуговування;

запобігання конфліктам, підтримання хорошого соціально-психологічного клімату в колективі.

Ці функції забезпечують керівники підрозділів, господарський відділ, служба громадського харчування, медико-санітарна служба.

1.3 Основи раціонального обслуговування робочого місця державного службовця Удосконалення організації робочих місць пов’язане з раціональними параметрами його обслуговування, яке включає такі технічні характеристики:

— вибір і компонування меблів та устаткування з урахуванням антропометричних показників;

— забезпечення зручного місця роботи працівника, що створює умови для меншої стомлюваності, гарного зорового сприйняття, свободи рухів;

— обладнання робочого місця відповідною оргтехнікою і засобами механізації;

— раціональне планування робочого часу;

— створення сприятливих санітарно-гігієнічних і естетичних умов праці.

Для забезпечення оперативності у роботі окремих категорій працівників необхідно мати на робочих місцях такі довідкові матеріали:

— тлумачний словник термінів відповідної галузі;

— довідники з чинного законодавства;

— орфографічний словник;

— довідкові книжки з адресами та телефонами працівників, діяльність яких пов’язана з цією установою;

— карткові покажчики до збірників постанов та розпоряджень уряду, наказів органу виконавчої влади тощо;

— фахову літературу;

— періодичні видання з напряму діяльності;

— сучасну літературу з питань економіки та науково-технічної інформації;

— навчально-методичну літературу із сучасних форм і методів аналізу соціально-економічної ситуації;

— нормативно-правову базу (електронна форма);

— оргтехніку та канцелярські товари, папір тощо.

За родом своєї діяльності державний службовець повинен мати окреме приміщення, оснащене меблями та оргтехнікою, необхідними для керівництва всіма видами діяльності установи. На робочому місці керівника рекомендується мати такі документи:

— оперативні відомості про роботу установи за поточний період;

— матеріали про збереження власності підприємства і трудову дисципліну;

— план організаційно-технічних заходів;

— штатний розклад;

— графік роботи підрядних організацій;

— положення про пропускний режим;

— папку для доповідних записок начальників служб і відділів;

— карту-схему розташування будівель та споруд установи;

— підсумки щодо діяльності за попередній рік;

— телефонний довідник (міський і внутрішній);

— протоколи виробничих нарад.

Робоче місце держслужбовця повинно бути оснащено комп’ютерною технікою, технічними засобами автоматизації інформаційно-управлінської діяльності. Повна інтегрована автоматизація держаної служби припускає охоплення наступних інформаційно-управлінських процесів: зв’язок, збір, збереження і доступ до інформації, її аналіз, підготовка тексту, підтримка індивідуальної діяльності, програмування і вирішення спеціальних завдань. Структурні підрозділи повинні бути забезпечені факсом, ксероксом, телефонним та електронним зв’язком.

До складу сучасних технічних засобів автоматизації інформаційно-управлінської діяльності можуть бути віднесені:

1. Персональні комп’ютери (для електронної обробки інформації, електронної пошти, що забезпечує обмін офіційною діловою кореспонденцією з іншими установами, доступ до загальних баз даних і знань, вирішення індивідуальних науково-технічних завдань).

2. Електронні друкарські машинки (у комплексі з мікропроцесорами, пам’яттю та іншими електронними блоками вони забезпечують: набір знаків більше 96, швидкість до 20 знаків в секунду, можливість підключення телевізійного монітора до машинки).

3. Текстооброблювльні системи (проблемно-орієнтовані комп’ютерні системи, що мають великі функціональні можливості). До їхнього складу входять автономні (однотермінальні) системи; системи колективного користування (багатотермінальні) до 1000 робочих місць; комп’ютери з текстоутворювальним програмним забезпеченням.

4. Копіювальні машини, що забезпечують двостороннє копіювання в будь-яких обсягах на звичайному папері, а також можливе кольорове копіювання, у тому числі на діапозитивах (з можливою продуктивністю до 130 копій на хвилину.

5. Комунікаційні засоби, телефонна техніка, що забезпечують телефонну комутацію з мікропроцесорним управлінням, передачу даних і текстів (апарати комутації, що представляють комбінацію телефону, мікрокомп'ютера, електронних годинників та модему, можна використовувати як електронний записник, а також для забезпечення доступу абонента через телефонні мережі до баз і банків даних).

6. Засоби для автоматизації введення архівних документів і пошуку інформації (засоби збереження, архівування та швидкого пошуку необхідної інформації у великих обсягах: диски, флешки та інші засоби).

7. Засоби для обміну інформацією всередині установи і між установами (широке застосування «електронної пошти» та корпоративної мережі, що сприяє швидкому обміну інформацією як між співробітниками, так і між керівництвом, що підвищує можливість швидкого реагування на управлінські запити).

8. Відеоінформаційні системи (можуть існувати у 2-х видах):

а) телетекст (працює в одному напряму: від джерела інформації до споживача шляхом відтворення її на екрані);

б) відеотекст (функціонує в оперативному режимі, коли абонент працює в активному діалозі з комп’ютером).

9. Локальні комп’ютерні мережі (забезпечують електронний обмін інформацією та доступ до центральних баз даних, а також колективне використання наявного в організації периферійного обладнання).

10. Інтегрована мережа установи (автоматизує основну діяльність в установі та охоплює усі категорії службовців — від технічного виконавця до керівника). Автоматизована система робочих місць багато в чому залежать від конкретних функцій різних категорій управлінського персоналу і виконує наступні функції: обробка даних і текстів, передача інформації, автоматизований введення інформації в архів, надання допомоги керівнику в ухваленні рішень.

Висновок Працездатність кожного державного службовця залежить не тільки від правильно організованого трудового процесу, від внутрішніх відносин в колективі, але і від того, як організоване приміщення в цілому і робоче місце даного службовця.

Позитивні умови праці сприяють духовному і фізичному розвитку людей, творчості, росту продуктивності праці. Несприятливі ж викликають перенапругу, перевтому, професійні захворювання, нещасні випадки, знижують якість і результативність діяльності організації, призводять до росту витрат, а отже, — до економічних збитків. Дійсно, якщо службовці сидять у тісній, задушливій кімнаті, якщо в них старі, погано пристосовані меблі і важко зосередитись, кілька людей говорять по телефону, а хтось проводить мікронараду в тій же кімнаті, користі від праці буде мало.

Дотримуючи вимоги ергономіки і приділяючи належну увагу комфорту робочих місць, легко перетворити робочі приміщення, кабінети на місце, приємне для кожного працівника, — свого роду другий будинок, куди службовець приходитиме не тільки за зарплатою, але і в передчутті нової цікавої роботи. А позитивний настрій — це нові ідеї, творчість, ентузіазм, запас сил і енергії, що будуть спрямовуються на основну діяльність людини. Мабуть, це і є найміцніша основа успіху установи чи організації будь-якого типу.

2. Загальноприйняті правила оформлення службових листів

2.1 Загальні поняття про службові листи Лист — це поширений вид документації, один із способів обміну інформацією.

Службові листи належать до головних засобів встановлення офіційних, службових контактів між підприємствами, організаціями, установами, фірмами та закладами. Мета їх — пояснити, переконати, поінформувати і спонукати адресата до певної дії.

За функціональними ознаками службові листи переділяють на такі, що потребують відповіді, й такі, що її не потребують.

До листів, що потребують відповіді, належать:

— листи-прохання;

— листи-звернення;

— листи-пропозиції;

— листи-запити;

— листи-вимоги.

До листів, що не потребують відповіді, належать:

— листи-попередження;

— листи-нагадування;

— листи-підтвердження;

— листи-відмови;

— супровідні листи;

— гарантійні листи;

— листи-повідомлення;

— рекомендаційний лист.

За кількістю адресатів розрізняють звичайні, циркулярні й колективні листи. Звичайний лист надсилають на адресу однієї інстанції, циркулярний лист — низці установ, колективний лист — на одну адресу, але пишуть його від імені керівників кількох установ.

2.2 Вимоги до тексту листів Вимоги щодо оформлення службових листів визначені Типовою інструкцією з діловодства у центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіці Крим, місцевих органах виконавчої влади, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 30.11.2011 року № 1242.

Службові листи друкують на комп’ютері, друкарській машині або пишуть на спеціальному бланку листа лише з одного боку. Певна річ, на бланку друкують тільки першу сторінку листа, а наступні - на чистих аркушах (формату А4 або А5). Для зручності з обох боків сторінки залишають береги: лівий — не менш як 30 мм; правий — 10 мм; верхній і нижній — 20 мм.

У листах, оформлених на двох та більше аркушах паперу, нумерацію сторінок починають із другої. Номери сторінок проставляють посередині верхнього берега арабськими цифрами на відстані не менш як 10 мм від верхнього краю. Біля цифр не ставлять ніяких позначень.

Текст листа друкується через півтора чи два інтервали. У тексті не повинно бути виправлень чи підчищень.

Текст листа складається з двох частин: вступної та основної. У вступній частині зазначають факти, події, обставини, що спричинили написання листа, а також посилаються на факти, документи, дати нормативних чи інших матеріалів.

В основній частині тексту листа викладають його головну мету у формі пропозиції, відмови, гарантії, зауваження, висновків тощо. Для активізації й сприйняття інформації рекомендується починати текст службового листа з основної частини, а докази та підстави викладати нижче. Службові листи з нескладних питань можуть містити тільки одну частину. Службові листи можна починати такими зверненнями: «Шановний Іване Васильовичу!», «Шановний пане!», «Шановні панове!».

Продовжують більшість листів такими словами: «У зв’язку з…», «Відповідно до…», «Як відомо…», «Прошу…».

2.3 Правила етикету під час ділового листування Фахівці з проблем культури ділового мовлення пропонують під час написання листа дотримуватися таких правил:

Починати листа необхідно із звертання, яке є загальноприйнятою формою ввічливості. Проблема вибору звертання є доволі делікатною. Найпоширенішими є такі звертання:

Шановний (ім'я та по батькові)!

Шановний пане/пані…(ім'я, ім'я й прізвище)!

Шановні панове!

Шановні колеги!

Вельмишановний добродію!

Високошановний пане!!!

У листуванні прийнято зазначати звання адресата чи вказувати його професію:

Високоповажний міністре!

Вельмишановний (високоповажний) професоре!

Шановний директоре!

В українській мові звертання вживають у формі кличного відмінка. Заміна його формою називного відмінка є ненормативною: Шановний директор!

Дуже важливо ретельно обмірковувати початкову фразу листа, від якої може багато залежати, адже саме вона має переконати адресата у правомірності написання листа. Якщо цей лист — відповідь на запрошення, запит, подяка, то вже у першому рядку буде доречним ввічливо висловити вдячність.

Висловлюємо свою найщирішу вдячність за…

Щиро дякуємо Вам за лист з порадами та рекомендаціями щодо…

Насамперед (передусім) дозвольте подякувати Вам за…

Цей лист — вияв нашої вдячності за…

У листах-підтвердженнях варто скористатися такими початковими фразами:

Із вдячністю підтверджуємо отримання листа-відповіді…

Офіційно підтверджуємо свою згоду на…

Поширеними вступними фразами в ділових листах є посилання на зустріч, попередній лист, телефонну розмову, подію:

У відповідь на Ваш лист від (дата)…

Відповідаючи на Ваш запит від (дата)…

Згідно з нашою домовленістю від (дата) повідомляємо…

До інвесторів, керівників установ, клієнтів, партнерів нерідко доводиться звертатися з проханнями. Початковими фразами таких листів можуть бути такі:

Будь ласка, повідомте нас про…

Будемо вдячні, якщо Ви підтвердите свою участь у…

Просимо надіслати зауваження та доповнення до проекту…

У діловому світі з різних причин (ви на кілька днів затрималися з відповіддю, не змогли вчасно виконати доручення, не з’явилися чи запізнилися на зустріч, переплутали документацію) іноді виникають ситуації, коли потрібно вибачитися, перепросити за неприємності, яких ви завдали адресату. У такому разі листа слід розпочинати так:

Просимо вибачення за прикре непорозуміння, що сталося…

Хочемо щиро перепросити Вас за прикру помилку…

Щиро просимо вибачити за затримку з відповіддю…

У листах-нагадуваннях, що належать до психологічно складних, потрібно ввічливо, тактовно і ненав’язливо вказати на те, що, наприклад, термін оплати рахунка чи виконання замовлення минув. Такі листи варто розпочати так:

Вважаємо за свій обов’язок нагадати Вам про…

Змушені нагадати Вам, що й досі не отримали…

Інколи делікатність, тактовність не дають бажаних наслідків, тоді слід виявити категоричність і рішучість. Це можна зробити так:

Незважаючи на неодноразові нагадування та вжиті запобіжні заходи, Ваш борг не погашено…

Усі наші намагання змусити Вас сплатити борг були марними, а тому ми подаємо позов до суду…

До категорії складних належать листи-відмови. Якщо ви не маєте можливості відповісти позитивно, то сказати «ні» слід аргументовано, коректно, доброзичливо, адже людина покладала на вас надії. За умови дотримання цих порад адресат зрозуміє, що у вас не було іншого виходу. Сформулюйте відмову так:

Ми, докладно вивчивши запропонований Вами проект, з прикрістю повідомляємо, що не маємо змоги…

На жаль, ми не можемо задовольнити Ваше прохання…

У листах-повідомленнях доречною буде одна з таких вступних фраз:

Повідомляємо Вас…

Хочемо повідомити про те, що …

Цим листом повідомляємо, що…

Вибір завершальних речень є також дуже важливим і залежить насамперед від змісту листа. Так, можна повторити подяку, висловлену на початку, чи просто подякувати за допомогу, приділену увагу, оскільки слово «дякую» — найуживаніше слово кожної ділової людини:

Дякуємо за допомогу…

Ще раз дякую за виявлену мені честь…

Висловлюємо ще раз вдячність…

Наприкінці листа можна висловити сподівання:

Сподіваємося, що наша пропозиція зацікавить Вас.

Маємо надію, що наша співпраця буде плідною.

Сподіваємося, що це непорозуміння не вплине на наші подальші стосунки.

Не слід забувати про прощальну фразу. Найчастіше в листах уживаються такі форми:

З повагою З повагою і найкращими побажаннями

Зі щирою повагою (пошаною) Після прощальної формули ввічливості розділовий знак не ставиться, з нового рядка оформлюється реквізит «Підпис».

Якщо ви бажаєте досягти успіху, обов’язково слід подбати про те, щоб лист був бездоганним у всіх аспектах, адже навіть незначне недотримання правил призведе до створення його змісту, зміни тону.

Листи слід друкувати на гарно виконаних бланках, які є «візитною карткою» вашої установи. Подібні деталі сприятимуть створенню доброго враження про вас і вашу діяльність. Тому для виготовлення фірмових бланків варто використовувати лише високоякісний папір. Конверт за своїм дизайном має відповідати бланкові; за розміром його необхідно дібрати так, щоб не виникло потреби складати лист більше ніж двічі.

Ділові листи не повинні бути надто довгими. Викладати свої міркування слід чітко, лаконічно, тоді вся запропонована інформація буде доречною. Узвичаєно відповідати на листи якомога швидше. Правила ввічливості вимагають відповісти на одержаний лист протягом 7−10 днів.

Отримавши лист-запит, що потребує докладного розгляду, слід упродовж трьох днів повідомити, що лист одержано, й дати остаточну відповідь протягом 30 днів.

Лист-вітання можна надсилати упродовж 8 днів з моменту отримання повідомлення про певну врочистість.

Лист-співчуття надсилається протягом 10 днів після сумної події.

Не слід відповідати на листа нашвидкуруч, зопалу, одразу після одержаних прикрих, вражаючих відомостей. Неодмінно заспокойтеся, подумки чітко сформулюйте, що саме ви маєте написати, й лише потім викладайте думки на папері.

Висновок Складання службових листів — важкий і складний процес, який займає багато часу державних службовців. Раціоналізувавши цей процес, можна добитися економії часу, підвищити загальну культуру документування і управлінської праці.

Звичайно, в кожній організації складаються якісь свої традиції в оформленні документів, але при цьому слід добиватися, щоб при всіх розходженнях документ відповідав всім вимогам чинного законодавства щодо складання службових листів та був чітким, конкретним, доказовим, об'єктивним, написаним з дотриманням правил стилістики і гарно оформленим, а його зміст відповідало вимогам ділової ввічливості.

Важливим моментом при складанні службових листів є дотримання правил етикету під час ділового листування. Фахівці з проблем культури ділового мовлення пропонують під час написання листа дотримуватися певних правил: документи повинні бути достовірними, доказовими, об'єктивними, переконливими, з дотриманням точності у відборі фактів, оцінки ситуації.

Службові листи так би мовити відображають обличчя організації, працюють на її імідж, тому правильне застосування всіх норм щодо оформлення службової документації є запорукою успіху діяльності всієї організації.

3. Ситуаційне завдання № 2

Робоча група центрального органу виконавчої влади (міської державної адміністрації) взяла участь у засіданні круглого столу з обміну досвідом щодо впровадження інформаційних технологій в органах державної влади.

Учасникам наради було продемонстровано роботу телекомунікаційного центру державного органу, обладнання робочих місць працівників, а також презентовано досвід впровадження та результати реалізації програми «Електронне міністерство».

Вам доручено підготувати перелік необхідних документів для організації впровадження презентованого досвіду роботи та проект доручень керівника органу державної влади структурним підрозділам щодо заходів з реалізації програми інформатизації державного органу.

Відповідь.

Впровадження програми інформатизації є складним процесом, що потребує значних матеріальних, інтелектуальних та фінансових ресурсів та вимагає вирішення комплексу, правових, організаційних і технологічних проблем.

По-перше слід розробити нормативну базу щодо впровадження зазначеної програми:

Розпорядження голови Луганської державної адміністрації «Про формування та виконання регіональної програми і проекту інформатизації»;

Розпорядження голови Луганської державної адміністрації «Про затвердження Положення про обласний реєстр електронних інформаційних ресурсів»;

Розпорядження голови Луганської державної адміністрації «Про затвердження Концепції формування системи обласних електронних інформаційних ресурсів»;

Розпорядження голови Луганської державної адміністрації «Про затвердження заходів і реалізації Концепції формування системи обласних електронних інформаційних ресурсів»;

Розпорядження голови Луганської державної адміністрації «Про схвалення Концепції розвитку електронного урядування в Луганській області»;

Розпорядження голови Луганської державної адміністрації «Про затвердження плану заходів щодо реалізації Концепції розвитку електронного урядування в Луганській області»;

Спільне розпорядження голови Луганської державної адміністрації та Управлінню Держкомзв’язку у Луганській області «Про затвердження Порядку інформаційного наповнення та технічного забезпечення Єдиного веб-порталу обласної державної адміністрації та Порядку функціонування веб-сайтів структурних підрозділів Луганської обласної державної адміністрації»;

Розпорядження голови Луганської державної адміністрації «Про затвердження Порядку обов’язкової передачі документованої інформації».

Впровадження програми інформатизації повинно визначати ті переваги, які надають ці технології у розвитку суспільства:

забезпечення прав громадян на доступ до всіх видів відкритої державної інформації, що має індивідуальну та суспільну значимість;

залучення громадян до участі у державних справах;

вдосконалення технології державного управління;

подолання інформаційної нерівності;

організація надання послуг юридичним та фізичним особам в інтегрованому вигляді дистанційно — через Інтернет та інші засоби;

перебудова відносин з громадянами;

надання громадянам можливості навчатися протягом всього життя;

сприяння розвитку економіки;

системоутворююче законодавче забезпечення.

Для вирішення зазначених завдань необхідно вжити наступних заходів:

створити нормативно-правову та методологічну базу, що дозволяє державі, громадянам і організаціям функціонувати в умовах інформаційного суспільства;

розробити та затвердити єдину архітектуру інформатизації, яка повинна офіційно зафіксувати структуру програми інформатизації в Луганській області;

створити ефективну організаційну інфраструктуру реалізації відповідних проектів;

оптимізувати структуру державного апарату та усю систему державного управління;

удосконалити систему інформаційно-аналітичного забезпечення прийняття рішень на всіх рівнях державного управління;

провести аналіз технологічної готовності інформаційних систем обласної державної адміністрації до їхньої інтеграції в інфраструктуру програми інформатизації, на основі якого розробити та реалізувати середньострокову програму усунення технологічної нерівності окремих інформаційних систем;

інтегрувати інформаційні ресурси та системи обласної державної адміністрації, створити єдину інфраструктуру, яка забезпечить ефективну міжвідомчу інформаційну взаємодію та взаємодію обласної державної адміністрації з громадянами і організаціями;

сформувати стратегію підвищення якості та доступності державних послуг, основою якої є впровадження єдиних стандартів надання державних послуг, надання таких послуг в інтегрованому вигляді через мережу Інтернет, поетапне переведення частини державних послуг, що мають вартісне вираження, в систему державних електронних послуг, що відповідає реальним потребам населення;

організувати систему обліку та контролю за результатами розгляду звернень громадян;

розробити комплексну систему моніторингу формування програми інформатизації, методологію та механізм оцінки рівня використання технологій інформатизації в обласній державній адміністрації, що забезпечить керованість процесу впровадження програми інформатизації;

вдосконалити систему підготовки та перепідготовки кадрів в сфері ІКТ;

вирішити питання ресурсного забезпечення всіх вказаних заходів.

Проект

ЛУГАНСЬКА ОБЛАСНА ДЕРЖАВНА АДМІНІСТРАЦІЯ Р О З П О Р Я Д Ж Е Н Н Я голови обласної державної адміністрації

29.05.2013 р. м. Луганськ N 477

Про формування та виконання

регіональної програми і проекту інформатизації

Відповідно до Законів України «Про Національну програму інформатизації», «Про Концепцію Національної програми інформатизації», «Про Основні засади розвитку інформаційного суспільства в Україні на 2007;2015 роки», Указу Президента України від 20 жовтня 2005 року № 1497/2005 «Про першочергові завдання щодо впровадження новітніх інформаційних технологій», постанови Кабінету Міністрів України від 12.04.2000 № 644 «Про затвердження Порядку формування та виконання регіональної програми і проекту інформатизації», з метою удосконалення системи забезпечення місцевих органів влади повною й достовірною інформацією для підтримки процесів прийняття управлінських рішень, забезпечення інформаційних потреб громадян, сприяння соціально-економічному розвитку регіону шляхом впровадження сучасних та перспективних інформаційних технологій в усі сфери життєдіяльності області

1. Призначити керівником програми інформатизації області першого заступника голови облдержадміністрації Іванова Івана Івановича.

2. Утворити науково-технічну раду програми інформатизації області у складі згідно з додатком.

3. Затвердити положення про зазначену раду.

4. Схвалити проект концепції регіональної програми інформатизації Луганської області.

5. Погодити проект регіональної програми інформатизації з Генеральним державним замовником.

6. Науково-технічній раді програми інформатизації області до 01.09.2013 вжити необхідних заходів по формуванню і реалізації концепції впровадження в області регіональної програми інформатизації, яка є складовою частиною Національної програми.

7. Заступнику голови облдержадміністрації Іванову І.І. скласти план графік впровадження програми інформатизації облдержадміністрації на надати на затвердження голові облдержадміністрації до 10.06.2013 року.

8. Начальнику відділу інформаційно-комп'ютерного забезпечення апарату облдержадміністрації Бадюк О. К. здійснити моніторинг інформаційно-комп'ютерного забезпечення облдержадміністрації до 08.06.2013 року.

9. Начальнику Головного фінансового управління облдержадміністрації Куріну О.В. скласти смету щодо впровадження програми інформатизації облдержадміністрації до 09.06.2013 року.

10. Контроль за виконанням цього розпорядження покласти на заступника голови облдержадміністрації Іванова Івана Івановича.

Голова Луганської обласної

державної адміністрації А.А. Петров

Додаток до розпорядження голови Луганської

обласної державної адміністрації

від 25 травня 2013 р. N 477

СКЛАД науково-технічної ради програми інформатизації області

4. Ситуаційне завдання 11

Вас призначили керівником постійно діючої комісії з питань розгляду звернень громадян при державному органі влади, яка утворена головою цього органу з метою забезпечення реалізації та гарантування закріплених Конституцією України прав громадян на звернення до органів державної влади та органів місцевого самоврядування, сприяння громадянам у вирішенні за місцем їх проживання питань, з якими вони звертаються до органів державної влади, підвищення ефективності роботи зі зверненнями громадян. Комісія є консультативно-дорадчим органом органу державної влади. Комісія у своїй діяльності керується Конституцією та законами України, актами Президента України, Кабінету Міністрів України, розпорядженнями керівника органу державної влади.

Підготуйте перелік необхідних документів для організації роботи комісії та складіть план її роботи на місяць.

Відповідь.

Для організації постійно діючої комісії з питань розгляду звернень громадян у державному органі необхідно:

розпорядженням (наказом) керівника державного органу затвердити Положення про постійно діючу комісію з питань розгляду звернень громадян в державному органі;

розпорядженням (наказом) керівника державного органу затвердити склад постійно діючої комісії з питань розгляду звернень громадян у державному органі.

Для організації роботи постійно діючої комісії з питань розгляду звернень громадян у державному органі необхідно розробити план роботи зазначеної комісії та затвердити його керівником державного органу.

Проект ЗАТВЕРДЖУЮ Голова Луганської обласної

державної адміністрації

_________________ І.Іванов

20 січня 2014 року ПЛАН роботи постійно діючої комісії з питань розгляду звернень громадян Луганської обласної держаної адміністрації на лютий 2014 року

Начальник загального відділу апарату облдержадміністрації Ю.В. Вишневецька

5. Ситуаційне завдання 21

На базі Науково-виробничої корпорації «ПОЛІТЕХ» відбулася установча нарада учасників проекту заснування Українсько-російського технопарку. У нараді взяли участь начальники Головних управлінь зовнішньоекономічних зв’язків і міжнародних відносин обласних державних адміністрацій, директора комунальних підприємств «Індустріальний парк», президент ВАТ «ПОЛІТЕХ», начальник фінансово-правового управління департаменту стратегічного розвитку Бєлгородської області, а також керівники підприємств та вищих навчальних закладів України та Бєлгородської області Росії.

У ході зустрічі учасники проекту обговорили концепцію створення технологічного парку, головною метою якого є формування сприятливого середовища для співпраці вчених і підприємців України та Російської Федерації з метою комерціалізації наукових розробок, а також створення умов для прискореного розвитку високотехнологічних напрямів виробництва для економічного розвитку країни. Технологічний парк буде спеціалізуватися на впровадженні інноваційних технологій у виробництво енергії та енергозбереження, розвитку авіаційної промисловості і верстатобудування, а також формування інформаційно-комунікаційних технологій.

Вам доручено підготувати проект угоди про співробітництво між областями України та Росії.

Відповідь. Нижче наведений проект угоди про співробітництво між областями України та Росії.

Проект. Угода між Урядом України та Урядом Російської Федерації про науково-технічне співробітництво Уряд України та Уряд Російської Федерації, надалі поіменовані Сторонами, враховуючи науково-технічні зв’язки, що склалися історично, між областями України та Російської Федерації,

прагнучи формування сприятливого середовища для співпраці вчених і підприємців України та Російської Федерації з метою комерціалізації наукових розробок, а також створення умов для прискореного розвитку високотехнологічних напрямів виробництва для економічного розвитку обох країн, керуючись Угодою про науково-технічне співробітництво в рамках держав-учасниць Співдружності Незалежних Держав від 13 березня 1992 року, домовились про таке:

Стаття 1

Сторони сприятимуть науково-технічному співробітництву на основі принципів рівноправ'я та взаємної вигоди, створюючи для цього необхідні організаційні, правові та фінансово-економічні умови.

Стаття 2

Співробітництво в рамках цієї Угоди буде здійснюватися згідно з законодавством двох країн та договорами між Сторонами.

Стаття З Співробітництво буде здійснюватися міністерствами, відомствами, науково-дослідними установами, науковими організаціями та товариствами, вищими навчальними закладами та підприємствами, а також українсько-російськими фінансово-промисловими групами.

Зміст співробітництва полягає у створенні технологічного парку, який буде спеціалізуватися на впровадженні інноваційних технологій у виробництво енергії та енергозбереження, розвитку авіаційної промисловості і верстатобудування, а також формування інформаційно-комунікаційних технологій. Його економічні та організаційні умови будуть погоджуватися безпосередньо організаціями, що співробітничають, на основі окремих угод, договорів та контрактів, включаючи:

фінансування співробітництва;

захист інтелектуальної власності;

використання результатів спільних науково-дослідних робіт;

відповідальність за достовірність інформації та якість матеріалів й обладнання, які передаються під час співробітництва;

порядок експлуатації науково-технічних об'єктів і наукового обладнання спільного використання;

відповідальність за збитки, завдані будь-якому з учасників співробітництва під час виконання спільних робіт;

умови відрядження вчених та спеціалістів.

Стаття 4

Співробітництво буде реалізовуватися у таких формах:

виконання спільних науково-технічних програм та проектів;

створення спільних науково-технічних організацій, тимчасових наукових колективів, а також інноваційних підприємств, які забезпечують освоєння нової техніки та технологій;

проведення наукових робіт в науково-дослідних організаціях, вищих навчальних закладах, технопарках, на промислових підприємствах іншої країни, включаючи спільні польові дослідження та експедиції;

участь вчених та спеціалістів іншої країни у науково-технічних розробках, які виконуються в Україні та Російській Федерації;

проведення спільних семінарів, наукових конференцій, робочих зустрічей та виставок.

Співробітництво може здійснюватися також у інших взаємоузгоджених формах.

Стаття 5

Сторони сприятимуть забезпеченню доступу вчених та спеціалістів обох країн до унікального та новітнього експериментального обладнання, а також кооперації при його розробці, виробництві та придбанні.

Стаття 6

Сторони сприятимуть створенню сприятливих умов для перебування на території своєї країни вчених та спеціалістів з іншої країни, обміну науковими приладами та обладнанням, науково-технічною документацією при виконанні спільних досліджень та розробок.

Стаття 7

Сторони розвиватимуть співробітництво в галузі науково-технічної інформації, сприятимуть обміну науково-технічною та науково-педагогічною літературою.

Наукова та науково-технічна інформація, що отримана під час співробітництва в рамках цієї Угоди, може бути за взаємною згодою організацій, що співробітничають, доступна для світової наукової громадськості.

Стаття 8

Для реалізації співробітництва за взаємною домовленістю його учасників можуть запрошуватися організації, установи, вчені, спеціалісти та експерти з третіх країн та міжнародних організацій.

Стаття 9

Захист та розподіл прав інтелектуальної власності на результати спільних робіт, отриманих в межах співробітництва на основі цієї Угоди, здійснюються у відповідності до законодавства двох держав та угод між організаціями, що співробітничають.

Стаття 10

Забезпечення ефективної реалізації цієї Угоди, а також координація спільних досліджень і розробок здійснюються Підкомісією з питань науково-технічного співробітництва (надалі іменується — Підкомісія) в рамках діяльності Змішаної Українсько-Російської комісії з співробітництва.

Національні частини Підкомісії очолюють керівники Міністерства України у справах науки і технологій та Державного комітету Російської Федерації з науки і технологій.

В рамках діяльності Підкомісії будуть проводитися консультації з питань науково-технічної політики, економічного та правового регулювання у цій сфері, а також погодження на цій основі пріоритетних напрямів двостороннього науково-технічного співробітництва.

При виконанні поточної роботи Підкомісія може використовувати різні організаційні форми, що обумовлюються вимогами оперативності та ефективності отримання результатів.

Підкомісія буде проводити свої засідання не менш як два рази на рік почергово в Україні та Росії.

Для організації своєї діяльності Підкомісія розробить відповідне положення.

Стаття 11

Ця Угода не торкається прав і зобов’язань Сторін, що випливають з укладених ними інших міжнародних договорів.

Стаття 12

Ця Угода набуває чинності з дати останнього письмового повідомлення, що підтверджує виконання Сторонами внутрішньодержавних процедур, необхідних для набуття нею чинності.

Положення Угоди можуть бути змінені за взаємною письмовою згодою Сторін.

Ця Угода діятиме протягом п’яти років та після завершення терміну дії буде автоматично продовжуватися на наступні два роки при умові, що жодна з Сторін не повідомить іншу Сторону про намір припинити дію цієї Угоди не пізніше ніж за шість місяців до закінчення відповідного терміну її дії.

Припинення дії цієї Угоди не торкається виконання проектів, які реалізуються у відповідності з нею.

Вчинено в м. Москва 21 лютого 2014 р., в двох примірниках, кожний українською та російською мовами, причому обидва тексти є автентичні.

За Уряд України За Уряд Російської Федерації

Загальні висновки Правильна організація діяльності державного службовця має велике практичне значення. Тому що вона направлена на опанування правил та розвиток практичних умінь і навичок створення сприятливих умов для ефективної діяльності державних службовців; вивчення функцій управління і процесів прийняття управлінських рішень, документаційного забезпечення управління, організацію роботи з документами; набуття практичних навичок роботи з окремими діловодними процесами.

Саме з цією метою у даній роботі розглянуто питання організації обслуговування робочого місця державного службовця. Тому що працездатність кожного державного службовця залежить не тільки від правильно організованого трудового процесу, від внутрішніх відносин в колективі, але і від того, як організоване приміщення в цілому і робоче місце даного службовця.

Важливим також є питання оформлення службових листів, оскільки кожен державний службовець у своїй роботі складає різні види ділової документації. Службові листи є невід'ємною частиною такої документації. Тому, на мою думку, дуже актуальним постає питання вивчення та використання у роботі державних службовців загальноприйнятих правил оформлення службових листів, оскільки правильно складений службовий лист є відображенням іміджу не тільки державного службовця як особистості, а й державного органу в цілому.

У даній роботі також були розв’язані 3 ситуатаційні завдання щодо здійснення заходів для реалізації завдань, запропонований в кожній окремій ситуації, складані проекти окремих видів розпорядчих документів.

Отож, можна зробити висновок, що державний службовець у своїй діяльності повинен знати теоретичні засади своєї діяльності та вміти на практиці впроваджувати зазначенні знання, шляхом вміння складати документи різних видів складності.

Список використаних джерел

1. Закон України «Про державну службу» від 16.12.93 р., № 3723-ХІІ // Голос України. — 1994. — 5 січня.

2. Закон України «Про місцеві державні адміністрації» від 9 квітня 1999 р. № 586-ХІV.

3. Закон України «Про звернення громадян» від 02 жовтня 1996 р. № 393/96-ВР.

4. Типова інструкція з діловодства у центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіці Крим, місцевих органах виконавчої влади, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 30.11.2011 року № 1242.

5. Беспянська Г. В. Організація роботи з документами: Навч. посібн. для дистанційного навчання / За наук. Ред. В. В. Бездрапко. — К.: Університет «Україна», 2006. — 244 с.

6. Беспянська Г. В. Діловодство: Навч. посіб. Для дистанційного навчання: У 2 ч. / за науковою редакцією В. Г. Безбородько. — К.: Університет «Україна», 2005. — Ч. 2. — 418с.

7. Витко Т. Ю. Організація діяльності державного службовця: практикум / Т.Витко. — Івано-Франківськ: Вид-во «Місто НВ», 2008. -132 с.

8. Кушнірюк В.М. Організація діяльності державного службовця: конспект лекцій. — Івано-Франківськ: Вид-во «Місто НВ», 2012. -544 с.

9. Ломачинська І.М., Лоскутова С. А. Спеціальне діловодство: Навч. посіб. для дистанційного навчання / за наук. ред. Т. Г. Горбаченко: В 2 ч. -Ч.2 — К.: Університет «Україна», 2006. — 445с.

10. Малиновський В. Я. Державна служба: теорія і практика. Навчальний посібник. — К.: Атіка, 2003. — 160 с. — С. 80−123

11. Оболенський О. Ю. Державна служба: Навч. посібник. — К.: КНЕУ, 2003. — 344 с.