Документний потік з проблем галузі як основа інформаційної діяльності

Зміст

• Вступ
• Розділ 1. Документний потік з проблем галузі як основа інформаційної діяльності
• 1.1 Документ, документний потік та масиви як об'єкт інформаційних ресурсів
• 1.2 Структура галузевого інформаційного потоку (первинні та вторинні документи
• Розділ 2. Державна Наукова Сільськогосподарська Бібліотека УААН як головна установа формування та розповсюдження інформаційних ресурсів з проблем сільського господарства
• 2.1 Формування документного потоку ДНСГБ УААН: стан і перспективи
• 2.2 Створення інтегрованої системи інформаційно-бібліотечного сервісу в обслуговуванні потреб споживачів сільськогосподарської галузі
• Розділ 3. Вивчення документного потоку на основі матеріалів Державної поточної бібліографії
• 3.1 Тенденції розвитку основних методів вивчення документних потоків
• 3.2 Аналіз структури документного потоку з проблем сільського господарства на основі «Літопису книг» 2005;2007 р.р.
• Висновки
• Список використаної літератури та неопублікованих документів
• Додатоки

Список скорочень слів і словосполучень, які вживаються у тексті

ДНСГБ УААН - Державна наукова сільськогосподарська бібліотека Української Академії аграрних наук;

ДП - документний потік;

ДПА - довідково-пошуковий апарат;

ЕДД - електронна доставка документів;

ЕКК - електронний корпоративний каталог;

ІП - інформаційні потреби;

ІПРІ - Інститут проблем реєстрації інформації НАН України;

МБА - міжбібліотечний абонемент;

НБУВ - Національна бібліотека України ім. В.І. Вернадського;

СНД -

УкрІНТЕІ - український інститут науково-технічної та економічної інформації;

ЦНСГБ РАСГН - Державна наукова сільськогосподарська бібліотека Російської аграрної сільськогосподарської науки.

Вступ

Актуальність теми: Агропромисловий комплекс є одним з основних у народному господарстві України, де нині зайнято 29% населення, використовується 33% основних фондів, виробляється 35% валового продукту.

До головних чинників стабільного функціонування сільського господарства будь-якої держави, особливо в у мовах реформування, можна віднести науково-інформаційне забезпечення агропромислового виробництва.

Наша країна сьогодні володіє значним інформаційно-бібліографічним ресурсом, аграрна частина якого зосереджена переважно в сільськогосподарських бібліотеках. Найбільшою з них є Центральна наукова сільськогосподарська бібліотека Української академії аграрних наук (ЦНСГБ УААН), фонд якої налічує понад 1 млн одиниць різних видів друкованої продукції. Двадцятимільйонні інформаційно-документні ресурси аграрної науки, освіти і виробництва зосереджені у фондах інших 273 бібліотек аграрного профілю. Серед них — 74 книгозбірні науково-дослідних інститутів УААН та їхніх філій, 64 бібліотеки державних дослідних станцій системи, а також 115 бібліотек аграрних коледжів і 20 вищих навчальних закладів Міністерства аграрної політики України. Щорічно до них звертається понад 600 тис. користувачів — наукових працівників, керівників, фахівців АПК, викладачів навчальних закладів та студентів, виробничників, бізнесменів та інших категорій читачів.

Перехід України до ринкової економіки та проведення аграрної реформи зумовлюють значне зростання вимог до системи інформаційного обслуговування агропромислового виробництва. Вона повинна забезпечити систематизацію і доступ до традиційних бібліотечних ресурсів, що відображають останні досягнення вітчизняної та світової сільськогосподарської науки, науково-технічного прогресу. Тому забезпечення виробників сільськогосподарської продукції необхідною оперативною світовою інформацією стає все більш актуальним.

Необхідність усвідомлення сучасних складних процесів, що відбуваються під впливом зростання значення інформації в нашій державі, зумовила збільшення масиву інформації різних напрямів, що спричинило інтерес до проблем у наукових дослідженнях документних потоків (ДП) різних галузей знань, аналізу галузевих інформаційних потреб (ІП), вивчення стану інформаційного забезпечення відповідних галузей знань.

Методики дослідження первинних і вторинних наукових документів, що створюють ДП, дають змогу отримати об'єктивну картину наявного стану і розвитку науки в цілому та окремих наукових напрямів. Вивчення потоків науково-технічної інформації дає можливість планувати і керувати розвитком науки, прогнозувати тенденції розвитку науково-інформаційної діяльності та вдосконалювати її. І цей процес має діяти постійно.

Розробленість теми: Законом України «Про основні засади державної програмної політики на період до 2015 року» ставиться завдання «перетворення аграрного сектора на високоефективний, конкурентоспроможний на внутрішньому і зовнішньому ринках сектор економіки держави».

Сьогодні, ряд вчених займаються дослідженням ДП різних галузей. Серед них Ю. М. Столярова, Н. М, Кушнаренко, Г. М. Швецова-Водка, С. Г. Кулешова. Головне завдання їхніх пошукових робіт — виявлення особливостей та закономірностей функціонування ДП та масивів як окремих явищ штучно створеної підсистеми документних комунікацій суспільства.

Дослідженнями ІП спеціалістів сільськогосподарської галузі та забезпеченням цих фахівців належною інформацією займається В. В. Дерлеменко. Він уперше в національній науці проаналізував історичний розвиток процесу поширення сільськогосподарських знань та надання консультаційно-освітніх послуг. Значною мірою цей процес залежить від розвитку сільськогосподарської бібліографії на території України пов’язаний з іменами О. Чанова, Є. Храпливого та інших видатних учених-агрономів та бібліографів. Праця В. Дерлеменка «Сільськогосподарські інформаційні консультаційно-освітні служби» є вагомим внеском у методологію розбудови Національної системи інформаційних консультаційно-освітніх служб АПК України, завдання створення якої викладені в «Програмі інформатизації агропромислового виробництва на 1996;2000 рр.» та у «Програмі інформатизації АПК на 2000;2005 рр. і на період до 2010 р.».

Таким чином, тема дипломної роботи «Документний потік з питань сільського господарства як основа бібліотечно-інформаційного сервісу» є актуальною.

В кінці 1960;х рр. розпочалося вивчення двох проблем: бібліографічне забезпечення різних галузей та причини паралельного існування посібників літератури по аналогічній тематиці; дотепність їх використання при обслуговуванні спеціалістів; випадки необхідності заохочення іноземних вторинних видань.

Л.В. Зільбермінц дійшла висновку, що для того, щоб судити про повноту бібліографічних посібників і прийнятих в них принципах відбору матеріалу, потрібно здійснити змістовно-статистичний аналіз потоку літератури відповідної галузі. Так почалося серйозне та багатоаспектне вивчення світового ДП. Більшість його результатів знайшли відображення у публікаціях Г. В. Гедримович. Вивчення в кінці 60-х початок 70-х рр. галузевих ДП, а через них особливостей науково-виробничої діяльності спеціалістів пов’язано з іменем Д. Ю. Теплова.

Важливим наступним кроком стало ретельне вивчення інших специфічних рис ДП і вплив особливостей розвитку галузей на тематичну, типо-видову та географічну структуру потоку. Д. Ю. Тепловим була обумовлена важливість, а його учнями Т.І. Ключенко та І.С. Хаімовим — можливість вивчення нових повідомлень як реакції спеціалістів на інформаційний дефіцит.

Розпочате в середині 70-х рр. під керівництвом Д. Ю. Теплова функціонально-генетичне дослідження ДП виявилося надзвичайно продуктивним і багато в чому визначило подальшу долю наукової школи.

Мета роботи — довести, що ДП з питань сільського господарства є основою бібліотечно-інформаційного сервісу для споживачів інформації сільськогосподарської тематики.

Щоб досягти мети в ході роботи були поставлені такі завдання:

— розкрити поняття «документ, «інформаційний документ», «документний потік», «документний масив» та довести, що вони є об'єктами інформаційних ресурсів;

— розкрити структуру галузевого інформаційного потоку;

— розглянути тенденції розвитку основних методів вивчення ДП;

— охарактеризувати бібліотечно-інформаційний сервіс, нові форми та методи організації;

— довести, що ДНСГБ УААН є головною установою формування та розповсюдження інформаційних ресурсів з проблем сільського господарства;

— довести, що ДП з питань сільського господарства є основою бібліотечно-інформаційного сервісу для фахівців цієї галузі;

— проаналізувати документний потік з сільськогосподарської галузі згідно «Літопису книг» за 2005;2007 рр.

Об'єктом дослідження є ДП з питань сільського господарства, а предметом — бібліотечно-інформаційний сервіс, де цей потік є основою.

Методологічною основою роботи є положення таких наук як логіка, документознавство, бібліотекознавство, бібліографознавство, інформаційний менеджмент. В процесі наукового дослідження використовувалися такі методи: методи аналізу і синтезу, абстрагування, порівняльний аналіз та ін.

Теоретична та практична цінність дипломної роботи полягає в тому, що узагальнюється теоретичний матеріал з питань — бібліотечно-інформаційного сервісу та методів дослідження галузевого ДП, а практична цінність полягає у набутті практичних навичок і вмінь проведення дослідження та опрацювання результатів дослідження галузевого документного потоку.

Структура роботи: у відповідності до мети і згідно логічному викладу теми, робота складається з вступу, трьох розділів, висновків, списку використаних джерел. У першому Розділі розглядається поняття «документ», «інформаційний документ», «документний потік», «документний масив» та розкриваються структура галузевого ДП. У другому Розділі розглянуто стан та перспективи формування ДП ДНСГБ УААН та проаналізовані інформаційні потреби фахівців сільськогосподарського виробництва та забезпечення цих потреб через інтегровану систему інформаційно-бібліотечного сервісу. У третьому розділі розкриті тенденції розвитку основних методів вивчення ДП, викладений аналіз структури документного потоку з проблем сільського господарства на основі «Літопису книг». Згідно проведеного дослідження зроблені висновки.

Розділ 1. Документний потік з проблем галузі як основа інформаційної діяльності

1.1 Документ, документний потік та масиви як об'єкт інформаційних ресурсів

У документній комунікації у якості засобу комунікації виступає документ — матеріальний (речовий) об'єкт, на (в) котрому соціальна інформація зафіксована, що дозволяє її зберігати, а також передавати у часі і просторі разом з матеріальним носієм.

Сукупність документів утворюють документні потоки, масиви, ресурси, фонди [28, 120].

Документ — засіб доказу для історика, першоджерело для працівника управління — засіб фіксації, передавання інформації. Документи, як основний вид ділової мови, носії інформації, є засобом засвідчення, доведення певних фактів, отже є основою для прийняття рішень, узагальнень, для доказів, тобто мають велике правове значення. Документи мають бути правильно складені за формою (формуляр документа — образ, вид, форма) і за змістом, з дотриманням відповідних кожному реквізитів — сукупності формальних елементів у складі документа, відсутність яких прибавляє документ юридичної сили.

Отже, документ є носієм об'єктивної, достовірної інформації, матеріальним об'єктом з інформацією, закріпленою вигаданим людиною способом для передавання її в часі і просторі, і має, згідно з чинним законодавством, юридичну силу [36, 11].

ДП — організована множина документів (первинних або вторинних), що функціонують (створених, розповсюджених та використаних) у соціальній середі. Він визначається як змінна у часі множина документів, що знаходиться у русі, динаміці та характеризується інтенсивністю, котра виражається кількістю одиниць видань, публікацій, одиниць збереження і т.д. в одиницю часу (місяць, рік) [28, 133].

Поняття «документний потік» введено у практику інформаційної діяльності у 1960;ті роки і довгий час означало сукупність документів, що надходять на вхід будь-якої системи комунікацій (автоматизованої інформаційно-пошукової системи, бібліотеки, книжкового магазину і т.д.). У 1970;80 роки більшість дослідників усвідомлюють, що ДП це не набір, а тематично пов’язана більшість документів, що функціонують у суспільстві. Його розвиток закономірно обумовлений процесами соціального пізнання навколишнього світу. У зв’язку з цим ДП визначається як вибіркове відображення в документній формі результатів соціальної діяльності (науково-пізнавальної, практичної, художньої т.д.).

ДП постійно поповнюється новими документами, тому є унікальним способом накопичення повідомлень про навколишній світ. Таким чином, систематизуючи документи за змістом, фахівець одночасно класифікує і оцінює процеси соціальної діяльності. Зміни у схемі систематизації ДП по темі з часом відображають відповідні зміни у процесах та результатах пізнання навколишнього світу. Процеси накопичення відбуваються у потоці не автоматично, а вибірково:

частина документів дублюється за змістом (передрук, компіляції, різні жанри розповсюдження відомостей);

багато елементів застарівають повністю з часом за змістом, переходять в розряд фактичних даних, для істориків науки, а відомості з них не потрапляють у нові документи, т.ч. приймають участь у накопиченні;

накопичення відбувається не тільки у формі нових «порцій» відомостей, але й у виді спеціалізованих для цього елементів потоку (довідники, узагальнюючі праці і т.д.);

Фахівець повинен знати закономірності поповнення, дублювання, накопичення, старіння документів у потоці певної тематики, раціонально використовувати їх у процесі бібліографування потоку.

ДП не має елементів, котрі були б ізольовані, не пов’язані з іншими документами по тематиці, мові, виду видання та іншим ознакам. Взаємозв'язок елементів дозволяє характеризувати його як цілісне функціонально значиме явище для суспільства. Свідченням його цілісності є тривалість існування потоку у часі - декілька тисячоліть, з постійно зростаючою функціональною роллю у житті суспільства.

Як і будь-якій, довго існуючій системі, ДП притаманна власна структура і внутрішні закономірності (тенденції росту його об'єму, старіння документів у ньому, розвиток структури і т.д.).

Завдяки тотожності відображення результатів соціальної діяльності, ДП є специфічним засобом пізнання світу [14, 8].

ДП, відображаючи результати науково-практичної діяльності в суспільстві, моделює її розвиток з певним ступенем подібності. Спосіб існування ДП — рухомість: безперервне поповнення семантично новими елементами, структурні перетворення, постійне використання суспільством. Динамізм ДП і викликав до життя ретроспективні бібліографічні посібники з хронологічно триваючим обліком літератури, а потім і поточну бібліографічну інформацію, що з більшим ступенем подібності моделює розвиток ДП в самих різних зрізах. Таким чином, центри поточної інформації здійснюють бібліографічний моніторинг — безперервне спостереження і моделювання ДП [14, 98].

Для того, щоб забезпечити якість бібліографічної моделі потоку — вірогідність, повноту, точність, збільшити її прогностичні можливості, спеціалісту необхідні дані не епізодичних кількісних досліджень потоку документів, а статистичний моніторинг профільного ДП — безперервне і багатоаспектне статистичне спостереження за його розвитком.

Дані статистичного моніторингу показують спеціалісту поточні зміни в структурах потоку, ореолі розсіювання і дозволяють оперативно реагувати на них. Статистичні показники — найбільш «згорнута» форма фіксації зведень про потік документів. Постійно аналізуючи їх, фахівець виробляє вже концептуальне знання про стан і тенденції розвитку мікропотоку документів, зв’язує його зі змінами у відповідній науково-практичній діяльності, вчиться прогнозувати її по аномальних статистичних показниках [14 99].

Інформаційний ресурс як об'єкт, поєднує знання та інформацію. Для ефективного використання інформаційного ресурсу необхідно формування ціннісних рангів, в яких треба виділити ту частину ресурсу, що повинна бути з обмеженим доступом і ту частину, що може бути доступна усім (тобто її обмеження шкідливе).

Інформаційні ресурси формуються на основі початкової та похідної інформації, поперед за все як запаси ретроспективної інформації. За підсумком споживання інформації знову утворюється нова початкова та похідна інформація, формуються або доповнюються інформаційні ресурси [33, 31].

Створення, розвиток і використання інформаційних ресурсів — дуже складний і багатогранний процес. Інформаційні ресурси держави — це сукупність бібліотечних в загальному сенсі фондів інтелектуальної праці людства, поєднана з інформаційною структурою суспільства, включаючи інформаційно-комунікаційні мережі держави [34, 22].

Інформаційні документи є важливою складовою інформаційних ресурсів. Вони можуть бути частиною фондів інформаційних установ, елементом їх довідково-пошукового апарату або готуватися у відповідь на інформаційні запити. Відмінність інформаційних документів від інших є результатом опрацювання інформації, що міститься в інших (первинних) джерелах інформації.

Отже, інформаційний документ відноситься до вторинно-документального рівня інформації і має властивості вторинного документа.

Таким чином, під інформаційним документом розуміють документ, який призначений для оперативного ознайомлення із масивом опублікованих та неопублікованих первинних документів і є результатом аналітико-синтетичної обробки первинної інформації, що міститься в них.

Різноманітні завдання інформаційного забезпечення базової діяльності споживачів інформації породжують різні види інформаційних документів. Вони мають певні спільні риси, але й певні відмінності [43, 11].

Інформаційні документи є основними видами інформаційної продукції. Інформаційний документ — це один із найпоширеніших засобів подолання труднощів на шляху доведення інформації до споживача в умовах інформатизації суспільства. Вони є результатом наукової (аналітико-синтетичної) обробки документів, здійснюваної з метою ознайомлення вчених, фахівців з новітніми вітчизняними і зарубіжними досягненнями для орієнтування споживачів у документних потоках, масивах, ресурсах і фондах, що функціонують у суспільстві, обсяги яких усе більше зростають. Інформаційні документи зараховують до групи вторинних документів [28, 285].

Термін «інформаційний документ» об'єднує спільні риси всіх видів документної інформаційної продукції.

Основними характерними рисами інформаційних документів є:

цільове призначення документа — оперативне ознайомлення зацікавлених споживачів з масивом доументної інформації первинного рівня;

характер інформації в інформаційному документі - це інформація з первинних документів у згорнутому, узагальненому вигляді;

методика підготовки інформаційного документа — аналітико-синтетична обробка інформації, що міститься у вихідних документах.

Ці риси є характерними для всіх різновидів інформаційних документів, є їхньою суттю, що відрізняє їх від інших документів взагалі. Ця сутність незмінна щодо форми інформаційного документа — виданого друком. Рукописного, машинописного, електронного тощо [28, 284].

1.2 Структура галузевого інформаційного потоку (первинні та вторинні документи

Створення інформаційної продукції у сфері бібліографічної та науково-інформаційної діяльності потребує лише згортання первинної інформації з вихідних документів на рівень вторинно-документальної інформації. Тому для забезпечення споживачів інформацією достатньо створювати згорнуту модель окремого документа (інформаційний реферат, анотація, бібілографічний опис, опис ключовими словами) або згорнуту інформаційну модель певного масиву документів (реферативний журнал, бібліографічний посібник). Такі інформаційні документи вимагають повноти, змістовності, об'єктивності, стислості та зрозумілості перетворення інформації.

Для інформаційних документів, які створюються як результат інформаційно-аналітичних досліджень, основна мета полягає у створенні інформаційної моделі проблеми (теми запиту споживача інформації) [39, 14].

За рівнем узагальнення інформації розрізняють первинні і вторинні документи.

Первинний документ - це документ, який створює автор, він безпосередньо відображає факти, події, явища реальної дійсності або думки автора. Цей вид документа відображає результати наукової, виробничої, творчої і подібної діяльності. У ньому викладаються результати вивчення, дослідження, розробок тощо. Він призначений не для відображення інших документів, а для забезпечення суспільства первинною інформацією. Більшість документів, що функціонують у суспільстві, — первинні. Поряд з ними існують бібліографічні, реферативні, оглядові аналітичні документи, які називають вторинними або інформаційними.

Вторинний документ - це результат аналітико-синтетичної обробки одного чи кількох первинних документів з метою пристосування інформації до інформаційних потреб споживача. Вторинні (інформаційні) документи містять систематизовані відомості про первинні документи (опубліковані, неопубліковані, що не публікуються) або результат аналізу і синтезу даних, що є в першоджерелах. Первинні документи часто називають вихідними, які служать для створення документа похідного, тобто вторинного.

У первинних документах містяться безпосередні результати наукових досліджень і розробок, нові наукові відомості або нове осмислення відомих ідей і фактів. Вони є безпосереднім результатом професійної діяльності створювачів первинної інформації - науковців, письменників, журналістів, композиторів, художників тощо. Результати їхньої діяльності - монографії, статті, літературні та музичні твори тощо. Первинні документи не дають інформації про інші документи, точніше, вони не призначені для зміни їх.

Вторинні документи — це результат аналітико-синтетичної переробки змісту первинних документів, спрямованої на згортання (стиснення) первинної інформації для зручності використання її в процесі створення інформаційної продукції. Тобто, у вторинних документах інформацію, що містилася в одному чи кількох первинних документах, подають скорочено у відомостях про них. Підготовка їх — сфера професійної діяльності інформаційних посередників: бібліографів, каталогізаторів, референтів-аналітиків, інших інформаційних працівників. Це бібліографічні записи, анотації, реферати, бібліографічні огляди тощо. Вважають, що вторинні документи призначені для інформування (оповіщення) про інші документи, що вони можуть полегшити споживачам інформації орієнтування як у складі певного фонду документів (потоку, масиву документів), так і в змісті тієї інформації, що в них міститься. Завдяки цьому може відпасти потреба у зверненні до кожного з використаних первинних документів, тобто ці документи полегшують розумову працю споживача інформації.

Поділ документів на первинні і вторинні досить умовний. Практично в усіх первинних документах містяться результати аналітико-синтетичної переробки раніше отриманих наукових чи практичних результатів. Окремих первинних документів взагалі не може бути створено без первісної обробки даних, які є органічною складовою і становлять особливу цінність для споживачів. У вторинних документах містяться також результати попередніх досліджень, аналіз і синтез їх.

Аналіз первинних і вторинних документів, які становлять документні потоки, масиви, ресурси, фонди, дає змогу отримувати об'єктивну картину рівня розвитку економіки, науки, виробництва, освіти, культури тощо. Аналіз первинних документів дає можливість планувати й керувати розвитком усіх сфер людської діяльності, вдосконалювати їх. У процесі виявлення документів застосовують переважно якісний аналіз, що базується на вивченні змісту документів, оцінці цінності, достовірності, наукової новизни й повноти інформації, яка стосується ідей, методів дослідження, його результатів.

Видова структура вторинних документів достатньо різноманітна, її сформовано для переробки первинних джерел інформації відповідно до інформаційних потреб. Видове різноманіття вторинних документів об'єднані цільовим призначенням і методикою підготовки. Метою створення вторинних документів є інформування споживачів про потоки і масиви первинних документів, щоб у згорнутому, узагальненому вигляді викласти основний їхній зміст. Згортання текстів первинних документів здійснюють шляхом аналітико-синтетичної переробки різних видів, що підвищує інформаційну місткість документа. При цьому рівень згортання і характер вторинної інформації, як відображення запитів споживачів інформації, виступають провідними ознаками класифікації вторинних документів. За цим критерієм виділяють інформаційні (вторинні) документи: з бібліографічною інформацією, з реферативною інформацією; з оглядовою та з аналітичною інформацією.

Вторинні документи можуть бути неопублікованими та опублікованими, періодичними, неперіодичними і продовжуваними. Разом з тим вторинні документи є інформаційними документами.

Вторинні документи часто є не самостійними документами, а частиною інших документів: монографій, дисертацій, звітів про НДР. Тому, якщо стоїть завдання виявлення і кумуляції відомостей про них, треба робити аналітичний опис цих матеріалів. Призначенням вторинних документів є забезпечення суспільства вторинною інформацією [29, 292].

Найдосконалішим видом вторинних документів, які повно і кваліфіковано висвітлюють не окремі першоджерела, а конкретну тему в згорнутому й узагальненому вигляді, є аналітичні документи. Довгий час аналітичні документи зараховували до оглядових, об'єднуючи в групу оглядово-аналітичних документів. У зв’язку зі зростаючою суспільною потребою в аналітичній інформації, специфікою складання, розмаїттям аналітичних документів, їх доцільно розглядати як самостійний вид вторинного документа.

Нині немає загальноприйнятої класифікації аналітичних документів. Однак основною ознакою класифікації вважається глибина аналізу змісту першоджерела. На цій основі виділяють такі види аналітичних документів: огляд стану питання, критичні, аналітичні, прогнозні огляди, аналітичні довідки, довідники, рейтинги, інформаційні звіти про діяльність, тематичні підбірки, дайджести, прес-релізи, досьє і т. ін.

Аналітичні документи містять узагальнену інформацію, отриману в результаті всебічного, глибокого і критичного аналізу первинних документів, аргументовану оцінку стану і тенденцій розвитку проблеми, що розглядається, їх створюють у процесі поглибленого аналізу і синтезу первинних документів з метою вилучення, оцінки, узагальнення і використання інформації, що в них міститься. Для аналітичного документа характерною є наявність «аналітичної частини», яку становлять як ідеї, концепції, погляди, висновки, запозичені з первинного документа, так і власні думки, ідеї, судження автора вторинного документа.

Аналітичні документи дають змогу уявити інформаційну модель проблеми. Це, перш за все, аналітичний огляд, інформаційно-аналітична довідка, інформаційний звіт про діяльність тощо. Саме ці документи, створювані внаслідок аналітико-синтетичної переробки інформації з первинних документів, дають змогу всебічно висвітлити проблемну ситуацію. Для створення таких документів застосовують як загальнонаукові методи, так і інформаційно-прогностичні методики (контент-аналіз, івент-аналіз, моделювання, когнітивне карторування і т. ін.).

Структура аналітичних документів має багато спільного, однак є і певні особливості кожного виду.

Огляд стану питання — це огляд, що містить систематизовану й узагальнену інформацію про стан наукової розробки і практичної реалізації, тенденції розвитку питання, що розглядається (сфери науки або техніки, галузі, підгалузі, проблеми, питання, об'єкта, організації і т. ін.).

Огляд стану питання (проблеми, теми) складається з таких елементів: вихідні дані, реферат, вступ, аналітична частина, висновки, рекомендації, додатки, список використаних джерел, список скорочень, допоміжні покажчики, зміст. Підкреслені елементи є обов’язковими, а решта — факультативними.

Особливу роль відіграють оглядово-аналітичні документи в ухваленні виважених управлінських рішень.

Прогнозний огляд містить аналіз інформації, яка відображає характер змін стану досліджуваного об'єкта (його структури, найважливіших показників і чинників, що визначають його розвиток), з метою виявлення закономірностей розвитку об'єкта, необхідних для проведення робіт з прогнозування. Цей огляд базується на аналізі первинних документів глибокої ретроспективи.

Прогнозний огляд складають для інформування про перспективи розвитку об'єкта на 5−10 років уперед і передбачають аналіз.

Прогнозний огляд має таку структуру: вступ (підстави для складання огляду), аналітична частина (стан об'єкта, тенденції і прогноз розвитку), висновки, пропозиції.

Інформаційний звіт про діяльність розпочинається з анотації або реферата з коротким викладом завдання дослідження та отриманих результатів і зі вступу, в якому характеризуються вітчизняні й зарубіжні досягнення з досліджуваної проблеми. У самому тексті звіту викладають зміст завдання, формулюють технічне завдання, аналізують відомі методи і способи вирішення, розрахунки і результати експериментів. Завершується звіт висновками із зіставленням та аналізом результатів, отриманих у ході дослідження теоретичних та експериментальних даних, і, нарешті, висновками з оцінкою результатів і шляхів використання їх.

Модифікацією аналітичного документа за цільовим призначенням та методикою створення є такі інформаційні документи, як тематична підбірка, дайджест, прес-реліз, досьє і т. ін. Такі документи часто називають синтезованими.

Тематичні підбірки як вид аналітичних документів — це синтезована сукупність первинних документів, частин тексту, рефератів, анотацій, рисунків, схем, діаграм тощо, підібраних з певного питання (проблеми), їх роблять за двох умов: при сталому споживацькому інтересі до певної проблеми і тоді, коли немає узагальнених публікацій з неї, інформація розосереджена в широкому колі джерел.

Структура тематичної підбірки має, як правило, такий вигляд: титульна сторінка, на якій, окрім теми, вказують хронологічні межі відбору документів або рік початку виявлення інформації, якщо тематична підбірка поповнюється новими матеріалами; зміст; коротка передмова (від укладача); певним чином згруповані копії текстів документів, інколи ілюстрований матеріал; бібліографічний список усіх виявлених і включених до підбірки копій джерел; список переглянутих джерел.

Близьким за характером аналізу і подання інформації є дайджест.

Дайджест - це документ, що становить добірку витягів із конкретного тексту, відібраних і згрупованих таким чином, щоб дати про нього загальне уявлення, чи добірку найцікавіших матеріалів, передрукованих з інших видань. Дайджести можуть бути неперіодичними, періодичними та продовжуваними. Дайджестом також називають короткий виклад чого-небудь. Це фрагменти текстів багатьох документів (цитати, витяги, конспекти, інколи реферати), підібрані з певної теми, не забезпеченої узагальнюючими публікаціями, яка є у сфері постійних інтересів споживачів. Часто їх складають для керівників. Особливо вони популярні в системі вищої школи, коли немає навчальних посібників з нових розділів курсу.

Дайджест — це вторинний документ, результат аналітико-синтетичної обробки первинних документів, який містить новий текст «під завдання»: під рішення, яке приймає керівник; під навчальне завдання, запропоноване студентам; під потреби педагога, бізнесмена, які мають використати новий матеріал і т.д.

Дайджест має проблемно-тематичне спрямування. Його специфіка, на відміну, наприклад, від проблемно-тематичних покажчиків, полягає в тому, що одиницями групування є не документи загалом, а фрагменти їхніх текстів (іноді досить невеликі за обсягом). Для дайджестів характерним є:

вузькість тематики;

різність аспектів розгляду проблеми;

різниця в термінології, яку застосовують фахівці різних галузей;

можливі розбіжності у відомостях, незбігання поглядів авторів.

Усе це зумовлює особливі вимоги до аналізу та синтезу, а також групування матеріалів і форми подання їх, яка має бути оглядовою, що полегшує сприйняття інформації завдяки акцентуванню уваги на ідеях, що не збігаються, на концепціях, висновках або результатах.

Кожний фрагмент, який вилучають з тексту первинного документа, має супроводжуватися посиланням на першоджерело. Це особливо важливо, позаяк запозичення чужих ідей, концепцій і висновків без посилань на автора першоджерела вважається плагіатом, порушенням авторського права.

Структура дайджесту має такий вигляд: титульна сторінка; зміст; передмова (від укладача); основний текст, звично розділений на параграфи; список використаних джерел; додатки — ілюстративний матеріал — таблиці, графіки, діаграми, які розкривають основний текст); словник або глосарій основних термінів (у разі необхідності).

Дайджести створюють у друкованій або електронній формі на замовлення споживачів.

Прикладом аналітичного вторинного документа є досьє. Досьє - це формалізований, тобто складений за певним планом вторинний документ, який містить розгорнуту характеристику об'єкта (окремої особи, організації, товару або послуги і т.д.).

Досьє створюють шляхом аналітико-синтетичної переробки значної кількості первинних документів і постійно актуалізують, оскільки фактичні дані швидко змінюються.

Якщо досьє створюють на особу (персональна БД типу «Хто є хто в науці»), то в ньому фіксується: прізвище, ім'я, по батькові; науковий ступінь, вчене звання, нагороди; місце роботи, посада; рік народження; біографічні дані; напрями діяльності; публікації, винаходи; публікації про певну особу; членство в організаціях, редакціях, радах, спілках; джерела виявлених відомостей.

Якщо досьє створюють на організацію, то фіксують: повну назву організації; рік заснування; адресні дані; юридичну особу; номер і дату видачі ліцензії; сферу діяльності; товари, що виробляються (послуги, що надаються); умови продажу товарів або надання послуг; ділові партнери; відгуки про дану організацію (включно з дипломами конкурсів, виставок, нагород, компрометуючі відомості); членство в міжнародних, національних і регіональних асоціаціях; добродійна діяльність; джерела виявленої інформації.

Досьє може складатися на довгострокові соціально-економічні, науково-технічні й культурні програми (проекти) міжнародного, національного або регіонального рівнів. У цьому разі досьє містить такі позиції: назва програми (проекту); назва підпрограми; категорія (міжнародна, всеукраїнська, регіональна, галузева); організації-учасники (розробники); координатор (керівник); джерела фінансування; інвестор, спонсор; термін та етапи розробки; основний зміст (у цілому і за етапами); кінцеві результати; стадія реалізації на поточний момент; джерела виявлених відомостей.

Складаючи досьє, використовують дані з різноманітних джерел (довідників, газетних і журнальних публікацій, матеріалів виставок, рекламних проспектів, ресурсів інтернет тощо), доповнюючи результатами опитування компетентних осіб.

Аналогічними за змістом досьє про організацію (установу) є прес-релізи.

Прес-реліз - листівка, спеціальний бюлетень або брошура, головним чином, з офіційним повідомленням для органів масової інформації.

До прес-релізів висувають такі інформаційні вимоги:

1) зацікавленість споживачем (інформативність);

2) змістовність (інформаційна місткість);

3) яскравість у рекламному оточенні (контрасність);

4) виразність основних елементів (первинна фіксація уваги);

5) запам’ятовуваність (вторинна фіксація уваги — зворотна інформація);

6) вчасність — необхідність для певних споживачів у потрібний час.

Останнім часом, складаючи вторинні документи, щораз ширше використовують інформаційні технології. Фактично більшість операцій, які підлягають формалізації, можуть здійснюватися за допомогою комп’ютерних і телекомунікаційних технологій. До них можна зарахувати відбір первинних документів з електронних баз даних, складання бібліографічних описів, анотацій і рефератів, відбір більшості вторинних документів. Самі процеси створення вторинних документів, здійснювані за допомогою ЕОМ, приводять до створення якісно нових інформаційних продуктів — баз даних. Однак комп’ютерна і телекомунікаційна технологія є лише засобом наукової обробки документів. Порівняльна оцінка, відбір документів, аналітико-синтетична обробка їх за змістовою ознакою — прерогатива референтів-аналітиків, бібліографів, інших інформаційних посередників-професіоналів. Вони визначають тематичні межі, цільове і читацьке призначення та остаточний відбір документів [29, 389].

В бібліотечно-інформаційній роботі виникає необхідність класифікації творів літератури. Широко застосовуються класифікації по окремих ознаках (змісту, формі видань, авторам, мовам, жанрам, читацькій адресі і ін.), а також по типах літератури.

Тип літератури — стійка сукупність літературних творів, які характеризуються комплексом властивостей, що історично склалася: цільовим призначенням і читацькою адресою, способом розкриття змісту, стилістичними особливостями. Чітко виражені типи літератури: наукова, виробнича, учбова, довідкова, офіційна, науково-популярна. В кожному типі літератури дотримується єдність змісту і форми творів, а особливості форми визначаються характером змісту.

Наукова література освітлює результати теоретичних і експериментальних досліджень, містить відомості про природні явища, закономірностях навколишнього світу, фіксує ідеї, наукові гіпотези; в ній різними способами моделюється реальна дійсність. Наукова література не тільки продукт розумової праці, але і його знаряддя: вона сприяє процесу перетворення науки в безпосередню продуктивну силу.

Основні жанри наукової літератури: монографія, наукова стаття, доклад, огляд, дисертація, звіт.

Монографія — праця, повно і всебічно освітлюює яке-небудь одне питання, окрему проблему, як правило, має складну архітектоніку з багатоступеневою рубрикацією.

Науковий доклад — науковий твір, публічно що доповіло перед відповідною аудиторією (на конференції, на засіданні вченої ради НДІ або учбового інституту і т.д.) і опубліковане (частіше всього в збірках докладів). Більше половини докладів ніде потім не публікуються, і збірка є єдиним джерелом даної інформації. Відомості про доклади можна почерпнути з програм або звітів конференцій. В деяких випадках наперед випускаються препринти наукових докладів.

Науковий огляд — стисле і узагальнене повідомлення про ряд однорідних фактів, досліджень, явищ, подій, предметів, експонатів виставки, винаходів або відкриттів, що представляють інтерес для науки. В наукових оглядах приводяться фактичні відомості. Автором наукового огляду може бути фахівець в області природних наук або вельми компетентний журналіст. Науковий огляд містить первинну інформацію, яка може бути витягнуте з літературних або інших джерел і з власних спостережень укладача, і є первинним документом. (До наукового огляду близький огляд літератури, в якому розглядаються тільки літературні твори; він є комплексним документом, що містить первинну і вторинну інформацію.)

Дисертація — науковий твір, містить опис наукового дослідження, що представляється на здобуття вченого ступеня і публічно захищається автором, результат індивідуальної творчості.

Учбова література — система друкарських видань педагогічного призначення. Твори, що відносяться до учбової літератури, спеціально створені для учбової мети і відрізняються доступністю викладу для учбових закладів певного рівня. Учбова література — це підручники, навчальні посібники і навчально-методичні матеріали.

Підручник складається в строгій відповідності із затвердженою програмою учбової дисципліни і містить систематичний виклад знань, що підлягають обов’язковому засвоєнню.

Навчальні посібники на відміну від підручників лише частково відповідають програмам курсів і можуть розкривати частину учбового курсу, доповнювати і розвивати його в області окремих питань, розділів. В деяких навчальних посібниках, розкриваються питання, близькі до курсу, але не завжди що входять в програму.

Виробнича література — сукупність творів, що служать для здійснення виробничої діяльності на допомогу науковому освоєнню світу. Виробнича література сприяє оволодінню професією і підвищенню кваліфікації кадрів, висвітлює сучасний стан виробництва, допомагає його вдосконаленню, сприяє розвитку науково-технічного прогресу. У виробничій літературі використовується наукова і професійна термінологія, поміщається велике число ілюстрацій — креслення, схеми, таблиці, формули, малюнки. Основні жанри ті ж, що і в науковій літературі, специфічними є такі посібники, промислові каталоги, інструкції з експлуатацій обладнання.

Стандарти — документи, встановлюючі обов’язкові норми, правила і вимоги в різних областях народного господарства і науки. Стандартами регламентуються кількісні і якісні показники.

Науково-популярна література — сукупність літературних творів, в яких висвітлюються наукові відомості у формі, зрозумілій для читачів не фахівців даної області. Література, що популяризувала науку, висловлена мовою різного ступеня доступу, призначена для ознайомлення різних груп читачів з досягненнями в різних областях науки. Основна відмінність науково-популярної літератури від наукової полягає у відсутності професійного призначення [6, 47].

Розділ 2. Державна Наукова Сільськогосподарська Бібліотека УААН як головна установа формування та розповсюдження інформаційних ресурсів з проблем сільського господарства

2.1 Формування документного потоку ДНСГБ УААН: стан і перспективи

У Законі України «Про бібліотеки та бібліотечну справу» (п.1) задекларовано, що головною функцією бібліотек є реєстрація нових надходжень. Наступним етапом є їх об облення, а потім упорядкування у фонді книгозбірні для широкого використання читачами. Такий організаційний підхід має тисячорічну історію. Нині в цьому процесі змінюється фактично тільки один показник (точніше — інтенсифікується) — система розповсюдження інформації за рахунок новітніх комп’ютерних технологій. Цивілізований світ зробив значний крок в опануванні такого підходу для подальшого розвитку суспільства. Спробуємо розглянути фактичний стан і перспективи вітчизняного інформаційно-бібліотечного супроводу наукового забезпечення агропромислового виробництва у світлі п. 1 Закону України «Про бібліотечну справу» [11, 32].

Державна наукова сільськогосподарська бібліотека Української академії аграрних наук (ДНСГБ УААН) — головна національна книгозбірня сільськогосподарської та лісогосподарської літератури, провідний галузевий депозитарій, комплексний науковий, бібліотечно-бібліографічний центр мережі сільськогосподарських бібліотек України.

Фонд ДНСГБ УААН — унікальна за повнотою й універсальна за змістом колекція вітчизняних і іноземних видань, датованих XIX-XXI ст., на 25 мовах світу, обсяг якої сьогодні перевищує І млн. одиниць зберігання. Серед них книги, журнали, газети, а також видання на VDV-RОМ, СD-RОМ, якими щорічно користується понад 20 тис. читачів. Бібліотека постійно здійснює документообмін з багатьма зарубіжними спеціалізованими книгозбірнями й органами інформації, зокрема з бібліотеками країн СНД, Національною аграрною бібліотекою США, бібліотекою університету штату Айова та ін. Щорічно до фонду бібліотеки надходить близько 10−13 тис. прим, нових видань.

Особливою гордістю бібліотеки є наявні в її фондах рідкісні видання, що становлять національне надбання. Це — праці видатних російських та українських вчених В. Докучаєва, М. Вавилова, О. Чаянова, П. Костичева, В. Вільямса, М. Кулешова, М. Іванова, В. Ремесла та багатьох інших.

Значну цінність для науки мають видання середини XIX ст. сільськогосподарської тематики, праці агрономічних товариств, дослідних установ, звіти земських управ Росії й України, щорічники департаменту сільського господарства США, доповіді Французької академії сільськогосподарських наук, енциклопедії садівництва (США), виробництва цукрових буряків (Німеччина) та ін.

Історія бібліотеки пов’язана з розвитком організаційних засад становлення в державі аграрної науки, освіти та сільськогосподарського виробництва, а також бібліотечної справи. Основним напрямом діяльності бібліотеки було і залишається бібліотечно-бібліографічне й інформаційне обслуговування науково-дослідних установ. Науковців і фахівців сільського господарства [9, 71].

У період реформування аграрна галузь країни потребує систематичного та якісного інформаційно-бібліотечного забезпечення, що формує нові знання. Але інформаційне забезпечення вітчизняної аграрної сфери нині значно відстає від світового рівня. Задоволення складних і динамічних інформаційних потреб користувачів стає дедалі проблематичнішим. Аграрна наука потребує не тільки оперативного й оптимального інформування в межах країни, але і доступу до світових інформаційних ресурсів та оперативного інтегрування до них досліджень вітчизняних учених. Інтеграція та глобалізація науки вимагає нових підходів щодо її інформаційного забезпечення. Основою інформаційного ресурсу аграрної галузі є фонди ДНСГБ УААН. Створення власних баз даних, використання сукупного вітчизняного галузевого інформаційного ресурсу здійснюється в ДНСГБ УААН за науковою темою «Розробити та створити віртуальну сільськогосподарську бібліотеку, електронну мережу бібліотек УААН, інтегровану в мережі академічних та інших бібліотек України» .

Оперативне і систематичне комплектування фондів із використанням традиційних і нетрадиційних джерел комплектування — основа створення власного інформаційного ресурсу бібліотеки. Розв’язання цього завдання внаслідок наявності низки проблем, на першому місті серед яких залишається недостатнє фінансування, є проблематичним. Тому в бібліотеці розроблено стратегію комплектування фондів із використанням переважно безоплатних джерел. Розвиток системи комплектування як головної складової формування фондів бібліотеки є одним із пріоритетних завдань цієї стратегії. Комплектування є основою початкового етапу роботи бібліотеки з формування її документно-інформаційного ресурсу, від чого залежить бібліотечно-інформаційна діяльність установи, що виконує важливі соціальні функції накопичення, зберігання і надання в користування документів для забезпечення вільного і безкоштовного доступу користувачів до інформації. Нині робота з комплектування значно змінилася під впливом соціальних перетворень у суспільстві, розвитку самої бібліотеки, розширення її завдань і функцій через участь у загальних програмах реформування науки, практики та освіти аграрної галузі, тенденцій до впровадження в комплектування інформаційних технологій. Зміна пріоритетів держави щодо майбутнього бібліотек, зумовлена кризою в економіці, призвела до спонтанності процесу комплектування. Роздержавлення існуючих і виникнення великої кількості нових видавництв, розпад мережі книгорозповсюдження і централізованого розподілу видавничої продукції тільки поглибили давно існуючі проблеми комплектування фондів. Підвищення цін на книги та вкрай недостатнє фінансування спричинили зменшення кількості надходжень нових видань.

Зменшилися надходження документів до фондів бібліотеки у 2−3 рази. За даними офіційної статистики друку, удвічі зменшилася кількість назв та у, 2.6 раза — тиражі наукових видань, щ виходять на теренах України. На жаль, у таких умовах процес комплектування бібліотеки характеризується повною спонтанністю і, що найгірше, відсутністю планованості й систематичності у надходженнях. Кількість перших примірників (назв) у щорічних надходженнях — з 51% у 1992 р. до 76,5% у 2003 р. Це дуже тривожний стан для бібліотеки-депозитарію, фонд якої є основою інформаційного ресурсу сільськогосподарської галузі. Ще один невтішний висновок, що випливає з даних наведених рисунків, — видання до основного фонду надходять у єдиному примірнику, тобто не можуть використовуватися для повсякденної видачі на абонемент, а в разі їх можливої втрати виникає лакуна, яку майже неможливо заповнити. За відсутності стабільного бюджетного фінансування велике значення мають традиційні та нетрадиційні джерела. Одним із апробованих джерел комплектування літератури, що раніше широко використовувалося, безперечно, є міжнародний книгообмін. Нині бібліотека з незалежних від неї причин послуговується обміном тільки з деякими провідними бібліотеками країн СНД: ЦНСГБ РАСГН, Російською національною бібліотекою, Білоруською сільськогосподарською бібліотекою, бібліотекою Московської сільськогосподарської академії ім. К.А. Тімірязєва, Санкт-Петербурзькою ЦНСГБ РАСГН та ін.

Стан надходжень по книгообміну у відсотках від щорічних обсягів: 2001 р. — 16,5; 2002 — 7,2; 2003 — 2,9; 2004 — 0,6; 2005 — 1,4. Всього за 5 років — 4%. Для забезпечення єдиного інформаційного простору це мізерна кількість, незважаючи на те, що ці видання визначаються актуальністю і широтою тематики наукових досліджень, сприяють інформуванню вітчизняних учених галузі. Очевидно і безперечно, що слід використовувати всі можливості для забезпечення надходження до фондів різних видів видань для створення єдиного інформаційного простору з країнами СНД: обмін базами даних та окремими виданнями, участь у спільних проектах тощо, що дасть змогу значно поліпшити комплектування бібліотеки. Адже відомо, що національної науки не існує, вона тільки тоді може творчо розвиватися, якщо успішно функціонує у світовому середовищі. Серед джерел комплектування найважливішим є документопостачання за системою безоплатного обов’язкового примірника, що дає змогу найбільш повно й оперативно поповнювати фонди новими галузевими виданнями.