Розділ 2. Організація і методика бухгалтерського обліку утримання із заробітної плати

Синтетичний і аналітичний облік розрахунків з утримання із заробітної плати

Синтетичний облік розрахунків по оплаті праці підприємства здійснюють на пасивному рахунку 66 «Розрахунки за виплатами працівникам» за субрахунками:

• 661 «Розрахунки за заробітною платою»,
• 662 «Розрахунки з депонентами».

По кредиту субрахунка 661 «Розрахунки за заробітною платою» відображаються суми нарахованої основної і додаткової заробітної плати, премій, допомоги по тимчасовій непрацездатності, а по дебету — утримання із заробітної плати (прибуткового податку, збору до Пенсійного фонду, до Фонду соціального страхування на випадок безробіття, за виконавчими листками та інші утримання), суми виплаченої заробітної плати і депонованої. Звідси в бухгалтерському обліку на суму нарахованої заробітної плати роблять запис по кредиту рахунка 661 «Розрахунки за заробітною платою» і дебету рахунків:

• 23 «Виробництво», 91 «Загальновиробничі витрати», 92 «Адміністративні витрати», 93 «Витрати на збут» та ін. (на суму нарахованої основної і додаткової заробітної платні премій, які виплачуються із фонду оплати праці);
• 652 «По соціальному страхуванню» (на суму допомоги по соціальному страхуванню, нарахованої за рахунок коштів соціального страхування) та ін.

Суми утримань із заробітної плати працівників підприємства відображаються записом по дебету рахунка 661 «Розрахунки за заробітною платою» в кореспонденції з кредитом рахунків:

• 641 «Розрахунки за податками» (на суму утриманого прибуткового податку, що підлягає перерахуванню до бюджету);
• 651 «За розрахунками із загальнообов’язкового державного соціального страхування» (на суму утримані збору до Пенсійного фонду);
• 685 «Розрахунки з іншими кредиторами» (на суму утримань за виконавчими листками) та ін.

Суми, виплачені з каси підприємства (заробітна плата премії, допомога по тимчасовій непрацездатності тощо належні працівникам), відображаються записом по дебету рахунка 661 «Розрахунки за заробітною платою» і кредиту рахунка 30 «Каса».

На суму депонованої заробітної плати в бухгалтерському обліку роблять запис по дебету рахунка 661 «Розрахунки за заробітною платою» і кредиту рахунка 662 «Розрахунки з депонентами». В подальшому, при виплаті працівникам заробітної плати, зарахованої раніше на рахунок депонентів, роблять запис по дебету рахунка 662 «Розрахунки з депонентами» в кореспонденції кредитом рахунка 30 «Каса».

Сума депонованої заробітної плати, по якій закінчився строк позовної давності (3 роки), яка підлягає перерахуванню до бюджету, відображається записом по дебету рахунка 662 «Розрахунки з депонентами» і кредиту рахунка 642 «Розрахунки за обов’язковими платежами». Перерахування зазначеної суми до бюджету відображається записом по дебету рахунка 642 «Розрахунки за обов’язковими платежами» і кредиту рахунка 31 «Рахунки в банках».

Аналітичний облік розрахунків з робітниками і службовцями по оплаті ведеться в картках — особових рахунках (ф. № П-54 і № П-54а), які містять інформацію по нарахованих сумах, утриманнях, виплаті. Ця інформація використовується для наступних розрахунків середньої заробітної плати (при оплаті відпусток, нарахуваннях допомоги по тимчасовій непрацездатності тощо), видачі різного виду довідок. Аналітичний облік депонованої заробітної плати ведеться по кожній незатребуваній сумі безпосередньо в реєстрі або книзі обліку депонованої заробітної плати. Виплата такої заробітної плати оформляється видатковим касовим ордером.

При видачі готівки з каси організації необхідно керуватися Порядком ведення касових операцій в Україні, затвердженим рішенням Ради директорів Національного Банку від 22 вересня 2001 р. № 40. Гроші на виплату заробітної плати, допомог по тимчасовій непрацездатності, премій і т.д. одержують в обслуговуючому банку. Організації, що мають виторг, можуть за узгодженням з банком витрачати і на оплату праці.

Заробітна плата виплачується не рідше ніж кожні півмісяця, а відпускні - не пізніше, ніж за один день до початку відпустки. При звільненні працівника всі суми виплачуються в день звільнення.

Заробітна плата видається в терміни, встановлені колективним договором. Ці дати вказуються в наданих банку касових заявках. За першу половину місяця (з 1-го до 15-е число включно) видають аванс (звичайно з 16-го по 20-е число поточного місяця). Найбільш розповсюджений варіант, при якому аванс виплачується в заздалегідь обумовленому розмірі (наприклад, 40% фактичного заробітку за минулий місяць). Більш доцільної надається виплата авансу в залежності від заробітку за фактично виконану роботу (при відрядній оплаті) чи фактично відпрацьований час у першу половину місяця (за період з 1-го по 15-і число місяця включно) за мінусом необхідних утримань, встановлених чинним законодавством.

Заробітна плата за другу половину місяця видається з 1-го по 5-е число наступного місяця. Якщо день видачі заробітної плати приходиться на вихідний чи святковий день, то вона повинна бути виплачена напередодні. Гроші для розрахунків зі звільненими й тими, хто йде у відпустку, а також із працівниками позаштатного (необлікового) складу видаються незалежно від встановлених термінів виплати заробітної плати штатним працівникам.

Для одержання заробітної плати в банк представляються наступні документи: чек, платіжні одержання на перерахування в бюджет податкових платежів (прибуткового податку, збору на нестатки освітніх установ), платіжні одержання на користь різних організацій і осіб на суми, утримані з заробітної плати працівників по виконавчих листах, по інших виконавчих документах і особистих зобов’язаннях, а також платіжні доручення на перерахування платежів у ПФ, Фонд соціального страхування, Фонд обов’язкового медичного страхування, Фонд зайнятості населення. Платіжні доручення виписуються в гривнях з округленням копійок до гривнів за загальними правилами. Аванс і заробітна плата за другу половину місяця видаються протягом 3 днів, включаючи день одержання грошей у банку. Так, якщо гроші отримані в понеділок, то сума неодержаної зарплати повинна бути здана в банк. Виплата заробітної плати, допомог і премій проводиться по розрахунково-платіжній (ф. № Т-49) чи платіжній (ф. № Т-532) відомості. При одержанні грошей працівник розписується у відомості. Видача грошей особі, що не є штатним співробітникам, здійснюється по пред’явленні документа, що засвідчує особистість одержувача. Гроші можуть видаватися по видатковому касовому ордері. У ньому одержувач вказує назву і номер документа, дату його видачі, найменування його організації.

Після закінчення терміну видачі заробітної плати касир у відомості проти прізвищ осіб, що не одержали її, у графі «Розписка в одержанні» робить оцінку «Депоновано». На суму, видану по відомості заробітної плати бухгалтером, оформляється видатковий касовий ордер, що потім відображається в касовій книзі.

Не виплачена в термін заробітна плата депонується, а гроші здаються в банк і зараховуються на розрахунковий рахунок організації. З банку їх одержують при звертанні працівника в бухгалтерію. Працівник має право на одержання депонованої заробітної плати протягом трьох років. Після закінчення цього терміну незатребувані суми як не реалізовані доходи приєднуються до прибутку.

Депонована заробітна плата оформляється в такий спосіб. Не видані суми по платіжній (розрахунково-платіжної) відомості касир заносить до реєстру не виданої заробітної плати і передає його бухгалтеру. У бухгалтерії облік розрахунків з депонентами ведуть у книзі обліку депонованої заробітної плати (ф. № 8). У ній для кожного депонента приділяється окремий рядок, по якій вказують прізвище, ім'я, по батькові і депонованій сумі, відзначається її видача. У книзі щомісяця підраховуються загальна депонована сума і сума видана, виводиться залишок. Видача депонентських сум оформляється видатковим касовим ордером.

Вчасно не отриману працівниками заробітну плату підприємства зобов’язані зберігати протягом 3-х років і видавати її на першу вимогу працівника. «При здачі депонованої заробітної плати на розрахунковий рахунок у призначенні платежу вказується «депонована заробітна плата», що також ставить за обов’язок банківській установі враховувати дані кошти окремо.

У випадку смерті працівника неодержана до дня його смерті заробітна плата видається спільно проживаючим з ним членам родини, а також особам, що знаходилися внаслідок непрацездатності на утриманні померлого.

Суми депонентської заборгованості, по якій терміни задавнення позову минули, підлягають віднесенню на фінансові результати (як прибуток підприємства).

У бухгалтерському обліку дана операція відіб'ється проводкою:

Дебет 662 — Кредит 719 Рахунок «Прибутки та збитки».

Деякі особливості є в обліку заробітної плати працівників за час відпустки. Чергові відпустки працівникам надаються протягом року, як правило, нерівномірно (особливо в сезонних виробництвах). З метою рівномірного включення до собівартості продукції (робіт, послуг) заробітної плати на оплату відпусток підприємствам дозволено створювати резерв. Такий резерв створюється шляхом щомісячного включення рівними сумами (визначеними за плановим відсотком до фактично нарахованої заробітної плати) наступних витрат на оплату відпусток. При цьому резерв створюється на наступні витрати по оплаті відпусток працівникам, а також нарахуванням на ці суми збору на соціальне страхування (оскільки при нарахуванні заробітної плати за час чергової відпустки працівнику в розрахунок приймається і допомога по тимчасовій непрацездатності, яка виплачується за рахунок коштів соціального страхування).

У бухгалтерському обліку на суму створеного резерву робиться запис по дебету рахунка 23 «Виробництво», 91 «Загальновиробничі витрати», 92 «Адміністративні витрати», 93 «Витрати на збут» та ін., кредиту рахунка 471"3абезпечення виплат відпусток". Нарахована заробітна плата відноситься на зменшення раніше створеного резерву записом по дебету рахунка 471 у кореспонденції з кредитом рахунка 661 «Розрахунки за заробітною платою».

Сальдо (кредитове) рахунка 47 («Забезпечення виплат відпусток» показує залишок невикористаного на кінець року резерву.

Наприкінці року проводиться інвентаризація резерву на оплату відпусток працівникам. З цією метою за даними відділу кадрів (або уповноваженої для цього особи) складається список з зазначенням прізвища кожного працівника, за який період не використана відпустка, кількість днів невикористаної на 1 січня наступного року відпустки.

Шляхом множення середньоденного заробітку працівника на кількість днів ненаданої відпустки визначають суму резерву за невикористані відпустки. Якщо) наприклад, за даними інвентаризації визначена загальна кількість невикористаної відпустки 500 людино-днів, то при середньоденному заробітку працівників 8 грн. сума резерву з урахуванням збору на соціальне страхування дорівнює 4160 грн. (8 грн.-500−1,04). Ця сума має дорівнювати кредитовому сальдо рахунка 471 «Забезпечення виплат відпусток». Зайво нарахована сума резерву сторнується, а на суму, якої не вистачає, робиться до нарахування.

Якщо на підприємстві не прийнято створювати резерв на оплату наступних відпусток, то заробітна плата) нарахована працівникам при наданні відпустки, відноситься на витрати виробництва або обігу в загальному порядку (тобто відображається по дебету рахунка 23 «Виробництво» та ін. в кореспонденції з кредитом рахунка 661 «Розрахунки за заробітною платою»).

Наказом Мінфіну України від 01.02.94 № 10 підприємствам дозволено, поряд з резервом на оплату відпусток резервувати також кошти для виплати винагороди за вислугу років, яка здійснюється згідно з чинним законодавством.

Синтетичний облік оплати праці на підприємстві щомісяця здійснюється при журнально-ордерній формі бухгалтерського обліку у журналі-ордері № 5, а при спрощеній формі бухгалтерського обліку як синтетичний, так і аналітичний облік розрахунків по оплаті праці здійснюється в розділі II Відомості 3-М.

Накопичення даних як про затрати праці та її оплату, так і інших статей калькуляції протягом року в розрізі виробництв і структурних підрозділів підприємства як при журнально-ордерній, так і при спрощеній формі бухгалтерського обліку, доцільно здійснювати в Книзі обліку виробництва.

При автоматизований формі обліку накопичення даних як про затрати праці та її оплату, так і інших статей калькуляції у розрізі виробництв і структурних підрозділів підприємства протягом року здійснюється в електронному вигляді.

Для складання статистичної звітності з праці всіма господарюючими суб'єктами незалежно від форм власності Наказом Державного комітету статистики України № 5 від 13.01.2004 р. затверджена «Інструкція зі статистики заробітної плати». У цій інструкції наводиться перелік виплат, які включаються до конкретної складової фонду оплати праці, а також виплат, які до нього не входять і показуються у звітах з праці окремо.