Пример створення БД Матеріали з допомогою Access

КОНТРОЛЬНАЯ РОБОТА за курсом «Інформаційні технології економіки» для спеціальності «Економіка і управління АП».

У реляційної СУБД Microsoft Access створення бази даних МАТЕРИАЛЫ.

Завдання виконано з допомогою Microsoft Access — 2002.

Після запуску Access у правому вікні «Створення файла», якщо вікна немає його можна запустити обравши з меню «Файл» і «Створити», вибираємо пункт «Нова база даних». У який з’явився вікні у своїй директорії зберігаємо БД під унікальним ім'ям, у разі «Kolpakov».

1. Створення таблиц.

З умов завдання які треба створити звіти доходимо висновку, що необхідно створити три таблиці з такими полями:

1. НОМЕНКЛАТУРА МАТЕРІАЛІВ — КодМатериала, Материал.

2. ПОСТАЧАЛЬНИКИ — КодПоставщика, Поставщик.

3. ПОСТАЧАННЯ МАТЕРІАЛІВ — КодПоставщика, КодМатериала, ДатаПоставки,.

ЕдИзмерения, Кількість, Цена.

До сформування таблиці НОМЕНКЛАТУРА МАТЕРІАЛІВ виконуємо такі действия:

— У вікні створеної бази, перебувають у пункті меню «Таблиці», натискаємо пункт «Створення таблиці як конструктора».

— У який з’явився вікні У першій рядку графи «ім'я поля», набираємо ім'я «КодМатериала», тип даних вибираємо лічильник і натиснувши праву кнопку миші з появи меню вибираємо пункт «Ключове поле».

— У другій рядку в графі «ім'я поля» набираємо «Матеріал», тип даних вибираємо текстовий, в властивості поля розмір поля залишаємо як за умовчанням 50, вважаючи, що сама назва матеріалу нічого очікувати утримувати понад 50 відсотків знаков.

— Заплющуємо конструктор, вибираємо зберегти зміни й у який з’явився вікні вводимо ім'я таблиці «НОМЕНКЛАТУРА МАТЕРІАЛІВ» і натискаємо «ОК».

До сформування таблиці ПОСТАЧАЛЬНИКИ виконуємо самі дії але створюємо такі поля зі свойствами:

— КодПоставщика — тип лічильник і ключове поле.

— Постачальник — тип текстовый.

— Заплющуємо конструктор і зберігаємо таблицю під именем.

«ПОСТАВЩИКИ».

Створені дві таблиці буде надалі використовувати як словники при введення даних в основну таблицю «ПОСТАЧАННЯ МАТЕРІАЛІВ», ніж вводити повторювані значення такі як назва матеріалу і назву постачальника. Причому у таблицю «ПОСТАЧАННЯ МАТЕРІАЛІВ» будуть вводиться лише числові коди постачальника і матеріалу, не бажаючи текстові назви постачальника і матеріалу будуть братися потім автоматично по створеної зв’язку з таблиць «НОМЕНКЛАТУРА МАТЕРІАЛІВ» і «ПОСТАЧАЛЬНИКИ». То дотримані правила по нормалізації таблиць БД, відсутні надлишкові значения.

Основна таблиця що містить все основні дані це таблиця «ПОСТАЧАННЯ МАТЕРІАЛІВ» створюємо й у режимі конструктора з крисами і такими свойствами:

— КодПоставщика — тип числової, властивість розмір поля залишаємо як за умовчанням «довше ціле», в організацію через відкликання полем «КодПоставщика» з таблиці «ПОСТАЧАЛЬНИКИ», властивість индексированное полі залишаємо як і і запропоновано за умовчанням «Так (допускаються збіги)», т.к. зв’язок між таблицями встановлюється лише з индексированным полям.

— Також полі КодМатериала — з тими самими властивостями, лише зв’язок цього поля буде надалі з полем «КодМатериала» з таблицы.

«НОМЕНКЛАТУРА МАТЕРИАЛОВ».

— ДатаПоставки — тип даних «Дата/время», властивість формат поля.

«Короткий формат дати», властивість підпис «Дата поставки».

— ЕдИзмерения — тип текстовий, властивість розмір поля ставимо 10, властивість підпис «Ед.изм.».

— Кількість — тип даних Числовой".

— Ціна — тип даних грошовий, властивість формат поля «Денежный».

— Заплющуємо конструктор, зберігаємо зміна, назва таблиці набираємо «ПОСТАЧАННЯ МАТЕРІАЛІВ», попри пропозицію створити ключове полі відповідаємо нет.

2. Побудова інформаційної схеми базы.

Створюємо зв’язок між таблицями, при цьому на панелі інструментів натиснути кнопку [pic] - схема даних. У який з’явився вікні «Додавання таблиці» вибрати таблицю «НОМЕНКЛАТУРА МАТЕРІАЛІВ» і подвійним клацанням лівої кнопки миші чи кнопкою «Додати» додати таблицю у вікно «Схема даних» який би поки надворі «Додавання таблиці». Також й ті інші таблиці «ПОСТАЧАННЯ МАТЕРІАЛІВ» і «ПОСТАЧАЛЬНИКИ». Натиснути кнопку «Закрыть».

У вікні «схема даних» будуть стає дедалі три таблиці з полями, ключові поля виділять жирним шрифтом. Лівою копкой миші захопити полі «КодМатериала» з таблиці «НОМЕНКЛАТУРА МАТЕРІАЛІВ» перетягнути його за полі «КодМатериала» таблиці «ПОСТАЧАННЯ МАТЕРІАЛІВ» і відпустити копку миші. У який з’явився вікні поставити галочку на полі прапорця «Забезпечення цілісності даних» й гордо поставити галочки в полях прапорців «каскадне відновлення пов’язаних полів» і «каскадне видалення в’язаних полів». Дані дії будуть тепер виконуватися автоматично і це завжди буде забезпечувати цілісність і правильність даних в БД. Натиснути кнопку «Створити». Від таблиці «НОМЕНКЛАТУРА МАТЕРІАЛІВ» до таблиці «ПОСТАЧАННЯ МАТЕРІАЛІВ» простяглася лінія зі значками 1 і ?, що означає зв’язок один-ко-многим. Тобто одному коду матеріалу в таблиці «НОМЕНКЛАТУРА МАТЕРІАЛІВ» відповідатиме кілька записів з настільки ж кодом матеріалу в таблиці «ПОСТАЧАННЯ МАТЕРИАЛОВ».

Також чинимо з полем «КодПоставщика» з таблиці «ПОСТАЧАЛЬНИКИ» і перетаскиваем його за полі «КодПоставщика» з таблиці «ПОСТАЧАННЯ МАТЕРІАЛІВ». Зв’язок аналогічна як розглянули выше.

Якщо уважно оцінити схему даних ми побачимо, що автоматично утворилася зв’язок типу многие-ко-многим, для таблиць «НОМЕНКЛАТУРА МАТЕРІАЛІВ» і «ПОСТАЧАЛЬНИКИ», через таблицю «ПОСТАЧАННЯ МАТЕРІАЛІВ». Тобто одна постачальник може поставляти кілька матеріалів, що відбито у таблиці «ПОСТАЧАННЯ МАТЕРІАЛІВ» і чи це буде видно в звіті «Надходження матеріалів від постачальників за видами», до того ж час один матеріал може поставлятися кількома постачальниками, що також відбито у таблиці «ПОСТАЧАННЯ МАТЕРІАЛІВ» і побачимо звіті «Надходження матеріалів за видами від поставщиков».

Заплющуємо вікно «Схема даних», питанням про збереження відповідаємо да.

Я тепер можу описати інформаційну схему бази. Вона має наступний вид.

[pic].

Як очевидно з інформаційної схеми моя база даних полягає в трьох таблицях «НОМЕНКЛАТУРА МАТЕРІАЛІВ», «ПОСТАЧАЛЬНИКИ» і «ПОСТАЧАННЯ МАТЕРІАЛІВ». У цих таблицях містяться всі необхідні дані. З цих таблиць створюється запит «Надходження матеріалів від постачальників за видами» з полями з таких таблиц:

— «ПОСТАЧАЛЬНИКИ» — полі «Постачальник», дане полі автоматично перебуває для відповідного запису з таблиці «ПОСТАВКА.

МАТЕРІАЛІВ" з допомогою зв’язку з полю «КодПоставщика» і підставляється для коду відповідну назву поставщика.

— «НОМЕНКЛАТУРА МАТЕРІАЛІВ» — полі «Матеріал», також автоматично перебуває в використанням зв’язку з полю «КодМатериала» і підставляється для коду відповідну назву материала.

— «ПОСТАЧАННЯ МАТЕРІАЛІВ» — поля «ДатаПоставки», «ЕдИзмерения»,.

«Кількість», «Цена».

У запиті з’являється вычисляемое полі «Сума» що є при обчисленні запиту як твір поля «Ціна» на полі «Кількість» з таблиці «ПОСТАЧАННЯ МАТЕРІАЛІВ». Дане полі є условно-постоянным, т.к. насправді дане полі базі даних не збережуться, а обчислюється щоразу під час виробництва запиту на вибірку по відповідним данным.

З даного запиту «Надходження матеріалів від постачальників по видам» складається два звіту які у принципі однаково формуються лише містять різний набір полів і групуються різноманітні полях, це такі отчеты:

— «Надходження матеріалів від постачальників за видами» — з полями.

«Постачальник», «Матеріал», «ДатаПоставки», «ЕдИзмерения»,.

«Кількість», «Ціна», «Сума», і гуртується даний звіт полем «Постачальник» першою рівні, і полем «Матеріал» на втором.

— «Надходження матеріалів за видами від постачальників» — з полями.

«Матеріал», «Постачальник», «Кількість», «Ціна», «Сума», і гуртується даний звіт полем «Матеріал» першою рівні, і полем «Постачальник» другою уровне.

На підставі даного запиту «Надходження матеріалів від постачальників за видами» формується інший запит «Надходження матеріалів по дат за певного періоду». Суть даного запиту у цьому, що з усього запиту «Надходження матеріалів від постачальників за видами» вибираються лише записи за певного періоду що лежить між двома датами і з полів оставляются «ДатаПоставки», «Постачальник», «Матеріал», «Кількість», «Сума» і гуртується даний звіт полем «ДатаПоставки».

З запиту «Надходження матеріалів дат за певний період» формується звіт «Надходження матеріалів дат за певний период».

3. Створення форм для занесення даних в таблицы.

Дані можна вводити і використовуючи таблиці, відкривши їх двоным клацанням лівої кнопки миші, однак у тому випадку незручно заповнюватиме таблицю «ПОСТАЧАННЯ МАТЕРІАЛІВ», що у перші поля треба буде вводити коди матеріалу і постачальника. Для зручності введення даних до таблиць створюємо таке форми «ПОСТАЧАЛЬНИКИ», «МАТЕРІАЛИ» і «ДАНІ Про ПОСТАВЦІ МАТЕРІАЛІВ». І тому переходимо в меню «Форми» моєї бази даних, і натиснувши двічі ліву кнопку миші запускаємо «Створення форми з допомогою майстра». Вибираємо таблицю «НОМЕНКЛАТУРА МАТЕРІАЛІВ» з полів даної таблиці вибираємо полі «Матеріал» і жмемо по кнопці «> «, натискаємо «Далі >», вибираємо «Стрічковий», «Далі >», зі списку вибираємо «Стандартний», на полі вводимо найменування форми «МАТЕРІАЛИ» і натискаємо кнопку «Готове». Вводимо назви матеріалів. Заплющуємо форму. За необхідності можна додати дані натиснувши двічі ліву кнопку миші на форме.

Також створюємо форму «ПОСТАВЩИКИ», т. е. запускаємо «Створення форми з допомогою майстра», вибираємо таблицю «ПОСТАЧАЛЬНИКИ», вибираємо полі «Постачальник» по кнопці «> «, по копке «Далі >», вибираємо «Стрічковий» по копке «Далі >», «Стандартний» по копке «Далі >», ім'я форми залишаємо як по імені таблиці .е. «ПОСТАЧАЛЬНИКИ» і натискаємо копку «Готове». Вводимо назви постачальників. Заплющуємо форму.

До сформування форми «ДАНІ Про ПОСТАВЦІ МАТЕРІАЛІВ» натискаємо «Створення форми з допомогою майстра», вибираємо таблицю «ПОСТАЧАННЯ МАТЕРІАЛІВ» та вибираючи поля «ДатаПоставки», «Кількість», «Ціна», «ЕдИзмерения», і щоразу натискаючи по кнопці «> «переносимо дані поля з лівої вікна в праве, по кнопці «Далі >», вибираємо зовнішній вигляд форми до одного стовпець і натискаємо кнопку «Далі >», вибираємо «Стандартний» по кнопе «Далі >», набираємо ім'я форми «ДАНІ Про ПОСТАВЦІ МАТЕРІАЛІВ», по кнопці «Готове». Заплющуємо форму і обравши цій формі клацаємо по правої кнопці миші вибираємо з меню конструктор. Розсовуємо область даних зачепивши мишею нижную кордон і направлення зрушуємо поля і написи відповідно вниз розмістивши причому у тому порядку як зручніше вводити дані. Пересувати написи і ниви можна виділивши їх і зачепивши мишею коли курсор набуде вигляду долоні. Регулюємо розмір полів виділивши полі, і зачепивши відповідну кордон поля коли курсор миші набуде вигляду двох стрілок. На звільнене верхнє безпечне місце за панелі елементів ставимо «полі з переліком», в який з’явився вікні залишаємо «Об'єкт «полі з переліком» використовуватиме дані з таблиці чи запиту, по кнопці «Далі >», вибираємо таблицю «ПОСТАЧАЛЬНИКИ», по кнопці «Далі >», вибираємо полі «Постачальник», по кнопці «> «, по кнопці «Далі >», по кнопці «Далі >», вибираємо «зберегти на полі», й у правом полі з переліком з списку вибираємо «КодПоставщика», по кнопці «Далі >», назва підписи вводимо отставляем як під назвою поля тобто. «Постачальник», по кнопці «Готове». Також нижче постачальника ставимо полі з переліком для введення матеріалу, у своїй відмінність у тому, що вибираємо таблицю «НОМЕНКЛАТУРА МАТЕРІАЛІВ» і полі «Матеріал», а зберігаємо на полі «КодМатериала», підпис відповідно «Матеріал». Заплющуємо конструктор і питання про збереження змін відповідаємо Да.

Двома клацанням лівої кнопки миші на формі Введення даних щодо постачання матеріалів відкриваємо форму для введення даних, і вводимо данные.

4. Створення запросов.

Для подальшого формування звітів необхідно створити два запиту на вибірку це «НАДХОДЖЕННЯ МАТЕРІАЛІВ ВІД ПОСТАЧАЛЬНИКІВ ПО ВИДАМ» і «НАДХОДЖЕННЯ МАТЕРІАЛІВ ПО ДАТ ЗА ПЕВНИЙ ПЕРИОД».

Спочатку формуємо запит «НАДХОДЖЕННЯ МАТЕРІАЛІВ ВІД ПОСТАЧАЛЬНИКІВ ПО ВИДАМ». У меню бази переходимо на запити, клацаємо на «Створення запиту в режимі конструктора», в який з’явився вікні додаємо все три таблиці це «НОМЕНКЛАТУРА МАТЕРІАЛІВ», «ПОСТАЧАЛЬНИКИ» і «ПОСТАЧАННЯ МАТЕРІАЛІВ», закриваємо вікно додавання таблиць. З додаванням таблиць відразу позначаться та зв’язку між ними. Зачепивши лівої кнопкою миші полі «Постачальник» з таблиці «ПОСТАЧАЛЬНИКИ» перетаскиваем їх у перше полі запиту, також полі «Матеріал» з таблиці «НОМЕНКЛАТУРА МАТЕРІАЛІВ» перетаскиваем на друге полі запиту, поля «ДатаПоставки», «ЕдИзмерения», «Кількість» і «Ціна» з таблиці «ПОСТАЧАННЯ МАТЕРІАЛІВ» перетаскиваем відповідно третє, четверте, п’яте і шосте полі запиту. У сьомому полі запиту у верхній рядку розмістити у ньому курсор і клацнувши по правої кнопці миші з появи меню вибрати Побудувати. У нижньому лівому вікні натиснувши на плюс де таблиці відкрити їх ще і вибрати таблицю «ПОСТАЧАННЯ МАТЕРІАЛІВ». З що з’явилися полів загалом нижньому вікні подвійним клацанням вибрати полі «Кількість», після натиснути кнопку зі знаком «*» і далі вибрати полі «Ціна». У верхньому Натиснути «ОК». Перейти в інше полі. Поставивши курсор назад із верхню рядок сьомого поля запиту замість слова «Выражение1» набрати «Сума». Закрити запит, зберегти зміни, в який з’явився вікні запровадити ім'я запиту «НАДХОДЖЕННЯ МАТЕРІАЛІВ ВІД ПОСТАЧАЛЬНИКІВ ПО ВИДАМ» й тицьнути на «ОК».

Далі створюємо запит «НАДХОДЖЕННЯ МАТЕРІАЛІВ ПО ДАТ ЗА ПЕВНИЙ ПЕРІОД». Натискаємо «Створення запиту як конструктора». У вікні «Додавання таблиці» переходимо на вкладку запити, подвійним клацанням вибираємо запит «НАДХОДЖЕННЯ МАТЕРІАЛІВ ВІД ПОСТАЧАЛЬНИКІВ ПО ВИДАМ» і закриваємо вікно. З запиту «НАДХОДЖЕННЯ МАТЕРІАЛІВ ВІД ПОСТАЧАЛЬНИКІВ ПО ВИДАМ» у верхній вікні захоплюємо і переносимо в поля запиту такі поля «ДатаПоставки», «Постачальник», «Матеріал», «Кількість» і «Сума» відповідно перше, друге, третє, четверте і п’ятий полі запиту. У рядку умова добору у першому полі (де ДатаПоставки) ставимо курсор і пишемо Between [Дата початок періоду] And [Дата кінець періоду]. Заплющуємо конструктор, зберігаємо зміни, і вводимо ім'я запиту «НАДХОДЖЕННЯ МАТЕРІАЛІВ ПО ДАТ ЗА ПЕВНИЙ ПЕРІОД». Тепер перед виконанням запиту у користувача буде спочатку запрошена Дата початок періоду, та був Дата кінець періоду й так буде заданий період між якими датами відібрати записи.

5. Формування отчетов.

Переходимо в меню Звіти моєї бази даних. Мені за завданням необхідно сформувати три звіту це «Надходження матеріалів від постачальників по видам», «Надходження матеріалів за видами від постачальників» і «Надходження матеріалів дат за певний период».

Щоб сформувати звіту «Надходження матеріалів від постачальників по видам» клацаємо «Створення звіту з допомогою майстра». Вибираємо зі списку «Запит: НАДХОДЖЕННЯ МАТЕРІАЛІВ ВІД ПОСТАЧАЛЬНИКІВ ПО ВИДАМ». Натиснувши кнопку «>> «вибираємо все поля з запиту. Натискаємо кнопку «Далі >». Вигляд уявлення даних вибираємо ПОСТАЧАЛЬНИКИ, це перший рівень угруповання. Далі вибираємо Матеріал, це друге рівень угруповання. Натискаємо «Далі >». Сортування записів вибираємо по дати. Натиснувши кнопку «Результати…» ставимо галочку на перетині рядки Сума і шпальти Sum і натискаємо «ОК». Кнопка «Далі >». Вибираємо Блок і орієнтацію папери альбомна, «Далі >». Вибираємо Суворий і кнопка «Далі >». Вводимо ім'я звіту «Надходження матеріалів від постачальників за видами» і кнопка «Готове». Заплющуємо звіт. Натиснувши цьому звіті праву кнопку миші вибираємо Конструктор. Вибираємо полі «Sum» примітці для групи `Матеріал` і примітці для групи `Назва постачальника` і видаляємо їх. Ставимо курсор в рядок Результати для матеріалу і виправляємо в ="Разом за матеріалом «& [Матеріал]. Поле =Sum[Сумма] піднімаємо вище щоб був у однієї рядку Разом за матеріалом. Також чинимо і з рядком Результати для постачальника. Поле Ед. ізм. зменшуємо в довжині, а збільшуємо полі Дата поставки, також вступивши і з відповідними полями у сфері даних. Поля Дата постачання російської та інші в властивості вибираємо вирівнювання у центрі. І таке інше виробляємо зміни, що поля добре читалися не наповзали друг на одного й поміщалися все виведені дані. Заплющуємо звіт і зберігаємо изменения.

Також створюємо звіт «Надходження матеріалів за видами від постачальників» лише вибираємо в повному обсязі поля з запиту, лише поля «Матеріал», «Постачальник», «Кількість», «Ціна» і «Сума» і угруповання перший рівень по матеріалам, а другої за поставщикам.

Створюємо звіт «Надходження матеріалів дат за певний період». І тому запускаємо Створення звіту з допомогою майстра, вибираємо «запит: НАДХОДЖЕННЯ МАТЕРІАЛІВ ПО ДАТ ЗА ПЕВНИЙ ПЕРІОД». З полів натиснувши кнопку «>>» вибираємо все поля, кнопка «Далі >». Вибираємо ПОСТАЧАННЯ МАТЕРІАЛІВ і кнопка «Далі >». Вибираємо рівень угруповання по ДатеПоставки натиснувши це полі двічі лівої кнопкою миші. Натискаємо кнопку «Угруповання» і вибираємо інтервал угруповання щодня, і кнопка «ОК». Кнопка «Далі >». Сортування вибираємо полем ДатаПоставки. Натискаємо кнопку «Результати» й порушуємо галочку на перетині рядки Сума і шпальти Sum. Кнопко «ОК» і «Далі >». Вибираємо макет Блок, орієнтація альбомна і кнопку «Далі >». Суворий і кнопка «Далі >». Вводимо ім'я звіту «Надходження матеріалів дат за певного періоду» і кнопка «Готове». Заплющуємо звіт і відкриваємо їх у режимі конструктори і виробляємо настройки. ———————————;

НОМЕНКЛАТУРА МАТЕРІАЛІВ КодМатериала Материал.

ПОСТАЧАЛЬНИКИ КодПоставщика Поставщик.

ПОСТАЧАННЯ МАТЕРІАЛІВ КодПоставщика КодМатериала ДатаПоставки Кількість ЕдИзмерения Цена.

ЗАПРОС.

НАДХОДЖЕННЯ МАТЕРІАЛІВ ВІД ПОСТАЧАЛЬНИКІВ ПО ВИДАМ Постачальник Матеріал ДатаПоставки ЕдИзмерения Кількість Ціна Сумма.

ЗАПРОС.

НАДХОДЖЕННЯ МАТЕРІАЛІВ ПО ДАТ ЗА ПЕВНИЙ ПЕРІОД ДатаПоставки Постачальник Матеріал Кількість Сумма.

ОТЧЕТ.

Надходження матеріалів від постачальників по видам.

ОТЧЕТ.

Надходження матеріалів за видами від поставщиков.

ОТЧЕТ.

Надходження матеріалів дат за певний период.