Организация і проведення пресс-конференции

МОСКОВСЬКИЙ ДЕРЖАВНИЙ УНИВЕСИТЕТ їм. М. В. Ломоносова.

РЕФЕРАТ по курсу:

«Паблік рілейшнз» на тему:

«ОРГАНИЗАЦИЯ І ПРОВЕДЕНИЕ.

ПРЕСС-КОНФЕРЕНЦИИ".

Студентки 405 группы.

Розмірковуючи над темою для реферату я зупинилася на пресконференціях. Хотілося б відзначити, що прес-конференції представляють дуже ефективний метод передачі преси й іншим ЗМІ. Треба сказати про те, що, отримавши величезне поширення пресконференції, як метод спілкування з засобами масової інформації (якщо користуватися ним розумно) дають дуже позитивні результаты.

Спочатку мені хотілося б дати визначення прес-конференцій, розкрити їхній смисл, призначення, потім зупинитися на основні етапи підготовки прес-конференції важливих моментах її проведения.

Зустріч журналістів із представниками державних установ, суспільно-політичних організацій, комерційним структурам традиційно називається прес-конференціями. Цим терміном обходяться й у випадках, коли журналістський корпус представляє телебачення та радио.

Отже, основне призначення прес-конференцій полягає у адресному поширенні інформації (новин, документації, фотографій) серед редакцій ЗМІ. Тож, щоб скликати прес-конференцію необхідний привід, важлива тема, через яку у журналістів виникатимуть питання. Ні на жодному разі не можна скликати прес-конференцію лише тим, щоб поширити який-небудь документ чи інформацію, це можна зробити чудово зробити і крізь прес-реліз. Такі спілкування прискорюють надходження інформацією редакції, відрізняються авторитетністю джерел новин, достовірністю відомостей. Важливе перевагу прес-конференцій полягає у тому, що завжди можлива перевірка і уточнення версій, отримання додаткового пакета новин, крім передбачених (прес-релізи, фотографії, тексти розмов і виступів). А запрошення визнаних авторитетів у сфері, особисто що у повідомленні максимально повних відомостей, дає додаткову змога коментування запропонованої информации.

Підготовка прес-конференції передбачає узгодження низки організаційно-технічних і творчих вопросов.

Насамперед слід визначити що і точний час проведення зустрічі з журналістами з урахуванням існуючого графіка випуску світло більшості газет.

Запрошення на прес-конференцію надсилаються редакціям, як правило, протягом тижня. Найчастіше запрошення висилаються факсом. Якщо необхідно терміново оповістити представників друку про прес-конференції, можна обдзвонити редакторів відділів новин персонально. Але часом звертаються до інформаційні агентства з проханням оголосити час і важливе місце проведення прес-конференції в матеріалах, що розсилаються газетам по каналам телетайпной связи.

Якщо запрошенні буде позначена прохання відразу підтвердити участь, то організатори будуть заздалегідь знати, скільки журналістів будуть бути присутнім на залі, наскільки «персон» готувати фуршет чи коктейль (спеціалісти відзначають, що найчастіше на прес-конференцію приходить лише одна третину запрошених журналістів). До речі, якщо фуршет чи коктейль намічається, в запрошенні прийнято згадувати про этом.

У запрошенні також потрібен чітко вказати цю тему і, наскільки можна, імена основних доповідачів. Бажано також повідомити деякі подробиці, які б переконати редактора у висвітлення події, але не повідомляти занадто багато деталей, оскільки у разі може відпасти потреба у присутності на пресконференции.

Якщо прес-конференція представляє загальний інтерес, необхідно підібрати що і час, які усі органи друку. Ранкові газети не люблять публікувати матеріали, що напередодні Центру було надруковано вечірніми газетами, або про яких повідомлялося вечірніх випусках радіоі телепрограм. Зазвичай прес-конференції призначають на 11.00−11.30 чи 14.30−16.00. Якщо йдеться якусь технічної темі, то можливо, буде краще провести прес-конференцію ранковий час, щоб дати час щоденним виданням підготувати розгорнутий сообщение.

Конче важливо вибрати також підходящий день. У окремих випадках вибору немає, оскільки заяву має зроблено певного дня. Саме там, де є можливість вибору, слід подбати у тому, ніж відбулася накладка і прес-конференція не збіглася з іншим важливим подією, що може відвернути увагу журналістів і затьмарити повідомлення про прес-конференції у пресі. П’ятниця — завжди невдалий день в організацію такого роду встреч.

Кожна прес-конференція має власний план, свою структуру, що включає послідовність низки подій. Сценарій прес-конференції містить перерахування всіх подій майбутньої зустрічі із зазначенням виконавців, і часу (до хвилин), відведеного кожну з двох частин єдиного заходи: відкриття, уявлення господарів (організаторів) пресконференції; вступне слово ведучого; вытупления (інформаційні повідомлення); питання й відповіді; закриття; неофіційна частина, куди входять перегляд слайдів, відеороликів тощо. Загальна тривалість пресконференції недолжна перевищувати 30−50 минут.

Важливо на підготовчому етапі прес-конференції перевірити готовність всіх підрозділів, цього необхідно провести репетицію всіх учаcтников. Особливу важливість репетиція представляє у разі, якщо учасники прес-конференції новачки, вперше виходять назустріч, з журналістами. Але й для спокушених у цій справі асів прес-конференцій репетиція необхідна, якщо намічається телевізійна трансляція. Під час репетиції перевіряється готовність зв’язку, вибирається режим висвітлення майданчики, інтер'єр (зі столом президії), ракурси зйомок, мікрофони у залі та інші. Дуже важливо було також прорепетирувати питання й відповіді, які можна здійснити з допомогою залучення статистов.

Виступи на прес-конференції готуються заздалегідь. Вони може бути просто зачитані, виучені напам’ять чи сказані імпровізованої формі. Характер цих виступів, їх структура залежить від цілей пресконференції. Суспільно-політична проблематика вимагає розгорнутого заяви з обгрунтуванням позиції, повідомленням нову інформацію, подробиць і деталей.

Організаторами прес-конференцій заздалегідь готується інформаційний пакет документів (прес-кіт), добір в папки. До пакета документів входять прес-релізи, тематичні огляди друку на тему прес-конференцій, довідкові матеріали, офіційними документами, які стосуються темі зустрічі, коментарі експертів. Тексти виступів (заздалегідь видрукувані) розміщують на спеціальному столику, чи інформаційному стенді. Їх також беруть у інформаційний пакет документів. Для пресс-кита найчастіше використовується фірмова папка. Пакет документів (прес-кіт) вручається журналістам у залі прес-конференції, і навіть розсилається поважним по редакціям акредитованих журналістів, які зможуть надати зустріч із організаторами пресконференцию.

Непогано було б посадити виступаючих на узвишші (хоч і необяхательно). Проте важливо, щоб перед виступаючими стояли таблички зі своїми іменами, причому літери мають бути досить великими, щоб було прочитати з задніх рядів. Усі співробітники, задіяні на пресконференції, повинен мати значки відносини із своїми іменами (про цю важливої деталі часто забывают).

Прес-конференцію веде прес-секретар чи відповідальний при цьому захід співробітник. Варто сказати про тому, що прес-секретар — це ключова постать прес-служби чи прес-центру. Основні моменти його діяльності включають регулярність контакту з журналістами про інформуванні громадськості про цілі і змістовності діяльності організації чи фірми; коментар рішень, дій керівництва, тлумачення змісту прийняття рішень та дій теж належать до сфери діяльності прес-секретаря. Усі заяви прес-секретаря мають нести об'єктивний, достовірний характері і бути інформаційно достаточными.

Прес-секретар чи відповідальний при проведенні прес-конференції зазвичай закликає присутніх тишу й починає виступ. У вступному слові прес-секретаря оголошується тема прес-конференції уявлення кожного з тих, хто влаштовує цю зустріч із журналістами (поіменне знайомство, із зазначенням посади, титулу, звання тощо.). Провідним прес-конференції також оголошується регламент, кому надалі і стежить над його соблюдением.

Що ж до виступів представників фірми, вони повинні бути інформаційно ємними, лаконічними і короткими якщо передбачається, що багато запитань. Досить часто виступи супроводжуються показом слайдов.

Залежно від подій, що обумовлюють місце проведення пресконференцій, зустрічі журналістів із головними поділяють на кілька видов.

Оперативні прес-конференції проводять у нагальному порядку, дома подій чи подій, за підбиттям підсумків голосування, закінчення переговорів тощо. «Летючі прес-конференції виникають сумніви з ініціативи самих жрналистов згоди їх «візаві». Спеціально обмовляється неофіційний характер подібних прес-конференцій, т.к. наступні заяви, роз’яснення влади уточнюють трактування події, доповнюють її новими фактами, подробицями, включають аналіз ситуации.

Регулярні прес-конференції організуються в попередньо оголошене час у спеціально пристосованих зустрічати приміщеннях (пресс-клубы, конференц-зали, будинки і клуби журналістів, прес-центри і т.д.). Такі приміщення мають стаціонарне устаткування, що сприяє оптимальному режиму діалогу журналістів із організаторами прес-конференцій: мікрофони на столі в залі; ТБ камери, освітлювальні прилади, ТБ приймачі у залі й фойє; телефонну зв’язок; технічні служби (машбюро, фотолабораторії, ремонт оргтехніки) система синхронного перекладу; служби акредитації; служба безпеки, пожежна охорона, медпункт, буфет, киоск.

Якщо прес-конференція призначена на 11.00, то перші запрошені надійдуть раніше. На той час все приготування мали бути зацікавленими закінчено, інакше створиться несприятливе враження. Зазвичай біля входу ставляться один-два столу, які мають реєструються які прибувають журналисты.

Питання журналістів, торкаючись істоти справи, нічого не винні повторюватися. Вони можуть набувати форми власних заяв і коментарів декларацій. Ведучий може відвести такі питання, тобто. допровадити їх у без відповіді, посилаючись на можливість відхилення від оголошеної теми прес-конференції, намагання нав’язати зборам неоголошений порядок роботи. Останнє запитання спеціально оголошується і після відповіді нього прес-конференція закрывается.

Відповіді виступаючих стосовно питань журналістів узгоджуються зі своїми компетенцій. Під час зустрічі ведеться визначення хто з ораторів більш всього «підходить» вопрос.

Продовжуючи тему запитань-відповідей, слід зазначити й те, що у пресконференціях немає звичаю не відповідати стосовно питань із боку журналістів. Тут слід уникати таких фраз, як: «Без коментарів!», «Не до друку» тощо. Якщо зачеплять питання подлежаций поки висвітлення, краще сказати, що у ній буде сообщена познее.

Якщо організаторами зустрічі з журналістами передбачається демонстрація відеоматеріалів, то найкраще провести перегляд після закриття прес-конференції. Пояснюється це тим, що відеоматеріали несуть додаткову, деталізовану информаци, та його показ під час пресконференцій обов’язково зачіпає час зустрічі, що не влаштовує журналистов.

Після закінчення офіційної частини прийнято пригощати журналістів. І хоча погляд фуршет не такою важливою частиною зустрічі, це не така. Такі неформальні зустрічі мають великий змістовний зміст і відіграють істотне значення. Пояснюється це передусім тим, що тут відкриваються величезні змогу встановлення заснованих на виключно взаємній довірі ділових контактів, відкриваються нові джерела обміну інформації та послуг, як із боку журналістів, і зі боку представників ділових кіл, окремих громадських, комерційних і введення державних структур.

СПИСОК ВИКОРИСТАНОЇ ЛИТЕРАТУРЫ:

1. Блажнов Е. А. Паблік Рілейшнз. М., 1994. 1. Блек Сем. Паблік Рілейшнз. Що це таке? М., 1990. 1. Невзлін Л.Г. Паблік Рілейшнз. М., 1993. 1. Паблік Рілейшнз. Алмати, 1997.