Формування рекомендацій щодо виправлення порушень та помилок, які виявлені при аудиті фінансових результатів та прибутку ПАТ «Львівський хлібозавод № 1»

Рекомендації щодо виправлення порушень та помилок, які виявлені при аудиті фінансових результатів та прибутку ПАТ «Львівський хлібозавод № 1».

Бухгалтерський облік на практиці пов’язаний із оформленням значної кількості первинних документів, які засвідчують здійснення тих чи інших господарських операцій. Інформація із первинних облікових документів узагальнюється, систематизується і знаходить своє відображення в облікових регістрах.

В свою чергу при заповненні як первинних документів, так і облікових регістрів допускаються різного роду помилки.

Найбільш поширеними помилками в обліку є:

• — запис неправильного тексту, що в результаті змінює або зміст операції, або напрямок здійснення певних витрат;
• — запис неправильних одиниць виміру матеріальних цінностей, облікової ціни одиниці запасів, що в результаті змінює підсумок по конкретній операції;
• — запис неправильних розцінок при виконанні робіт працівниками, що призводить або до заниження, або до завищення фонду оплати праці по підрозділах та підприємству в цілому;
• — встановлення неправильної кореспонденції між рахунками, яка призводить в результаті до записів в інших облікових регістрах;
• — порушення правил подвійного запису і взаємозв'язків між синтетичними рахунками, субрахунками і аналітичними рахунками;
• — неправильне виведення оборотів і сальдо по рахунках та ін.

Для виправлення ситуації, коли протягом 2014 року помилково було віднесено до складу МШП (рахунок 22) вартість телефонних апаратів, складається бухгалтерська довідка (табл. 2.4).

Таблиця 2.4.

Бухгалтерська довідка від 31 березня 2015.

Але ця помилка змінює дані статтей балансу за 2014 рік, а саме гр. 1010−1012, які стосуються інформації про основні засоби (первісна вартість, знос). Тобто рядки 1011 та 1012 мають бути збільшені на суму цієї помилки.

Для виправлення помилки складемо таку бухгалтерську довідку (табл. 2.5).

Таблиця 2.5.

Бухгалтерська довідка від 31 березня 2015.

Наслідком виправлення такої помилки будуть змінені дані таких статей балансу, починаючи вже з I кварталу 2015 року: гр. 3 ряд. 1010, 1011, 1012, які стосуються інформації про основні засоби (залишкова вартість, первісна вартість, знос). Тобто у ряд. 1011 доплюсуємо суму 4500 грн; рядок 1012 має бути збільшений на суму 50% від 4500 грн, тобто 2250 грн. Графа 3 ряд. 1420 «Нерозподілений прибуток» має бути також збільшена на 2250 грн. Розбіжності між колонкою 4 у балансі за 2013 рік та колонкою 3 у балансі за 2014 рік буде пояснено у гр. 8 ряд. 4010 форми № 4 «Звіт про власний капітал». У разі коригування нерозподіленого прибутку (непокритого збитку) таке ж виправлення треба відобразити й у формі 2 «Звіт про фінансові результати» у графі 4 відповідно до п. 5 П (С)БО 6. У річній формі в рядку 2350 «Чистий прибуток» (2355 «Чистий збиток») у графі 4 має бути сума з урахуванням виправлення. Змін зазнають також відповідні рядки, які стосуються виявленої помилки, графи 4 Розділу II «Елементи операційних витрат».

Треба зазначити, що обробка інформації як вручну, так і з використанням обчислювальної техніки зовсім не гарантує нездійснення помилок.

Помилки, які виникають в обліку, можуть бути спричинені:

• — недостатнім рівнем кваліфікації облікових працівників;
• — втомою та неуважністю працівників;
• — несправністю обчислювальної техніки;
• — використанням при узагальненні даних із звітів і облікових регістрів, в яких були допущені помилки та ін.

Помилки в обліку можуть бути локальними за умов, коли неправильні записи (помилки) відмічаються лише в одному обліковому регістрі і при цьому не впливають в подальшому на систематизацію інформації в інших облікових регістрах, а також транзитними, коли помилка в одному обліковому регістрі призводить до ланцюгових змін (помилок) в інших облікових регістрах, а також звітності підприємства.

Відповідно до Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженого наказом Міністерства фінансів України 24.05.95р. № 88.

Виправлення помилок у первинних документах та облікових регістрах.

• 1. У тексті та цифрових даних первинних документів, облікових регістрів і звітів підчистки і необумовлені виправлення не допускаються.
• 2. Помилки в первинних документах, облікових регістрах і звітах, що створені ручним способом, виправляються коректурним способом, тобто неправильний текст або цифри закреслюються і над закресленим надписується правильний текст або цифри. Закреслення здійснюється однією рискою так, щоб можна було прочитати виправлене.
• 3. Помилки в облікових регістрах за минулий звітний період виправляються способом сторно. Цей спосіб передбачає складання бухгалтерської довідки, в яку помилка (сума, кореспонденція рахунків) заноситься червоним чорнилом, пастою кулькових ручок тощо або із знаком «мінус», а правильний запис (сума, кореспонденція рахунків) заноситься чорнилом, пастою кулькових ручок тощо темного кольору. Внесенням цих даних до облікового регістру у місяці, в якому виявлено помилку, ліквідується неправильний запис та відображається правильна сума і кореспонденція рахунків бухгалтерського обліку.

Довідка має наводити причину помилки, посилання на документи та облікові регістри, в яких допущено помилку, і підписується працівником, який склав довідку, та після її перевірки — головним бухгалтером.(пункт 4.3 із змінами, внесеними згідно з наказом Міністерства фінансів України від 07.06.2010 р. № 372).

• 4. Виправлення помилки повинно бути обумовлено надписом «виправлено» та підтверджено підписами осіб, що підписали цей документ, із зазначенням дати виправлення.
• 5. У документах, якими оформлені касові і банківські операції та операції з цінними паперами, виправлення не допускається.
• 6. Виправлення помилок у документах і регістрах, що створені у формі електронного документа, здійснюється відповідно до законодавства. (пункт 4.6 у редакції наказу Міністерства фінансів України від 07.06.2010 р. № 372).

При виявленні помилок, щоб уникнути неприємностей із контролюючими органами, їх необхідно негайно виправити, причому відповідним чином, а саме:

а) В первинних документах, облікових регістрах і звітах виправляються коректурним способом, тобто неправильний текст або цифри закреслюються і над кресленим пишеться правильний текст або цифри. Закреслення здійснюється однією рискою так, щоб можна було прочитати виправлене.

Виправлення має супроводжуватися надписом в документах «виправлено» і підписами осіб, які підписали даний документ раніше із зазначенням дати виправлення. Тобто, якщо документ підписали «Іваненко О. І.» або «Петрук П. О.», то «Сидорук А. М.» не має права під виправленням ставити свій підпис, хоча, можливо, що він і виявив дану помилку. Це передбачено пп. 4.4. Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку.

Як бути у випадку, коли особа, яка підписала документ, на час виявлення помилки вже не працює ПАТ «Львiвський хлiбозавод № 1» (звільнена, виїхала у інший регіон або померла). В такому випадку можливо скористатися варіантом «переформлення документів» (див. підпункт «г»), тобто документ переформлюється, але за підписами тих осіб, які на момент виявлення помилки несуть відповідальність за оформлення цих докуметів. У тому випадку, якщо таке переоформлення стосується матеріально відповідальних осіб, що відсутні і відноситься до прийому-передачі цінностей, то документи не переоформляються, а складається окремий акт.

б) Помилки у записах на синтетичних рахунках виправляються способом «червоного сторно» або додатковим проводенням.

Спосіб «червоного сторно» полягає у тому, що неправильний запис анулюється шляхом повторення його червоним кольором, а нижче робиться правильний запис, але вже звичайним кольором. Цей спосіб виправлення помилок застосовується у випадках, коли на рахунках бухгалтерського обліку помилково сума запису завищена, а також, коли записи проведені не за відповідними даній операції кореспондуючими рахунками. У бухгалтерському обліку вважається, що проведення і суми, записані червоним чорнилом (пастою), є від'ємними (сторнуючими), і при підрахунку оборотів на рахунках віднімаються від загальних підсумків. Наприклад. При відпуску матеріалів у виробництво на суму 150 тис.грн. бухгалтером була відображена помилкова кореспонденція рахунків і сума. Замість Д-т 23 К-т 201 150 000,00 грн. було помилково записано Д-т 26 К-т 201 180 000,00 грн. ця ж помилкова проводка записується красним (сторно) і після цього робиться запис правильної проводки звичайними чорнилами.

Таким чином, при підрахунку оборотів за кореспондуючими рахунками суми, що записані червоним кольором — «червоне сторно», віднімаються і тим самим виправляється помилка.

в) Спосіб додаткового проведення застосовується у тих випадках, коли в дебеті та кредиті рахунків записана менша, ніж потрібно, сума або ж зовсім не відображена якась операція. Цей метод полягає у тому, що на кореспондуючих рахунках записується сума, яка складає різницю між правильною сумою і сумою, відображеною в рахунках. При виправленні помилки за допомогою додаткового проведення записи робляться звичайним чорнилом. Сума додаткового запису при підрахунках оборотів додається до загальної суми оборотів.

Наприклад, припустимо, що при відпуску матеріалів на виробництво у сумі 450 тис. грн. бухгалтером була відображена помилкова сума у розмірі 150 тис. В даному випадку бухгалтеру необхідно допровести залишкову частину суми (300 тис. грн.) додатковою проводкою звичайними чорнилами. В нашому випадку це буде Д-т 23 К-т 201 300 тис. грн.

Методи «червоного сторно» та додаткового проведення можуть застосовуватися на підставі обгрунтованих довідок бухгалтерії з вказівкою запису, який виправлявся і правильної суми.

г) переоформлення документів.

Здебільшого така форма виправлення застосовується в касових та банківських операціях (касових і банківських документах). Оскільки коректурний спосіб, виправлення у прибуткових та видаткових касових документах категорично заборонений. Тобто, якщо припустилися помилки, то повинні анулювати такий документ (здійснити на ньому напис «АНУЛЬОВАНО») і підшити його в папку анульованих документів, виписати новий такий документ.

Зрозуміло, що такі анульовані документи мають ті ж самі терміни зберігання, що й інші (неанульовані) документи. Таке правило стосується документів, якими оформлені касові банківські операції з цінними паперами. Для перевіряючих необхідно буде надати пояснення щодо переоформленого документа із зазначенням причини. Тобто повинна бути обгрунтована причина через яку документ було переоформлено (довідка бухгалтерії з вказівкою запису, який виправляється і правильної суми, витяг з наказу про звільнення особи тощо).