Форми бухгалтерського обліку

Облікова процедура матеріалізується у формі обліку, що запроваджується підприємством. Форми обліку постійно розвиваються із удосконаленням управління виробництвом, зростанням рівня наукової організації інформаційних систем.

Чисельні тлумачення сутності форми обліку свідчать, що вона є складним теоретичним поняттям. Найбільш змістовним та інтегральним є визначення Я. В. Соколова: «Формою рахівництва (ред. на рівні практичного використання — бухгалтерського обліку) слід називати сукупність алгоритмів для обробки первинних показників і одержання результативної облікової інформації за допомогою заданих технічних засобів». З цього визначення витікають певні висновки:

• 1) певну послідовність облікових дій забезпечує саме алгоритм, тому, незалежно від техніки обліку, він є основним поняттям форми рахівництва. Алгоритми можуть виступати у вигляді системи взаємопов'язаних облікових регістрів, які саме і визначають послідовність і способи реєстрації у них первинних показників. Алгоритми можуть створювати основу для програмування обробки первинних показників і одержання результативної облікової інформації;
• 2) порядок оцінки та групування об'єктів обліку, що є складовими обробки облікової інформації, визначають методологія і методика бухгалтерського обліку, тому вони є первинними відносно форми обліку, яка є лише їх зовнішнім втіленням, «оболонкою». Відповідно, зміни теоретичних засад бухгалтерського обліку зумовлюють адекватну еволюцію форм обліку;
• 3) первинні документи є входом до системи обліку, а звітність — її виходом, тому перебувають поза обліковою процедурою і до складу форми обліку не включаються;
• 4) порядок групування та реєстрації показників первинних документів визначає система облікових регістрів, тому вони становлять форму обліку;
• 5) форма обліку — це інформаційно-пошукова система, призначена для зберігання інформації, а облікові регістри є способом організації та зберігання інформаційних масивів, тому співвідношення облікових регістрів різної структури визначає ефективність обліку (його спроможність забезпечувати формування інформації, необхідної для управління) та безпосередньо впливає на продуктивність праці бухгалтерів. На вибір форми обліку впливають певні фактори: тип підприємства та обсяги його господарської діяльності; технічне забезпечення облікового процесу та план рахунків, що застосовується підприємством.

Раціонально організована форма обліку має забезпечувати:

• — одержання своєчасної, повної та достовірної інформації щодо господарських операцій, яка необхідна для управління;
• — групування та реєстрацію показників первинних документів, що надійшли до бухгалтерії;
• — зростання продуктивності праці апарату бухгалтерії у процесі підготовки первинної інформації, її обробки та запису до облікових регістрів;
• — зменшення числа помилок у процесі реєстрації та узагальнення показників;
• — зберігання інформації, що забезпечує прийняття управлінських рішень.

Будь-яка форма обліку включає компоненти, які утворюють її інваріант:

• 1) тип запису (простий або подвійний);
• 2) послідовність запису (хронологічний та/або систематичний);
• 3) логисмографічність рівнів узагальнення облікової інформації;
• 4) повноту записів (реєструються господарські операції, які вже відбулися, або здійснюються, або мають відбутися).

Відповідно до чинного законодавства форму обліку підприємство обирає самостійно, зазначаючи її у наказі про облікову політику. Підприємствам надається право самостійно вибирати форми облікових регістрів, виходячи при цьому не лише з рекомендованих зразків, але й з власних розробок, зумовлених технологією обробки облікової інформації та конфігурацією комп’ютерної програми.

У наш час застосовуються такі форми обліку: меморіально-ордерна, Журнал-Головна, журнально-ордерна, журнальна, спрощена, проста, комп’ютерна.

Перевагами меморіально-ордерної форми обліку є вдале поєднання індивідуальних, конкретних особливостей кожного підприємства із загальними вимогами форми. На підприємстві відкривають лише ті накопичувальні відомості, які потрібні для реєстрації господарських операцій. Цілісність цієї форми обліку забезпечує застосування меморіальних ордерів.

Меморіальні ордери складають у кінці місяця за підсумками накопичувальних відомостей та реєструють у спеціальному журналі. Але, громіздкість побудови, що призводить до дублювання записів господарських операцій та невиправданому зростанню трудомісткості облікових робіт, витіснили цю форму обліку з числа найбільш вживаних та розповсюджених. Спрощеним варіантом меморіально-ордерної форми обліку є форма Журнал-Головна.

У цій формі обліку хронологічна реєстрація господарських операцій у меморіальних ордерах поєднується з їх записами на рахунках обліку в одній книзі - Журнал-Головна. її перевагами є її наочність, простота контролю облікових записів. Але, вона обмежує кількість рахунків і не пристосована до поділу облікової роботи між бухгалтерами, тому не може використовуватись підприємства із значними оборотами та різними видами діяльності.

При журнальній формі обліку застосовуються журнали, що заповнюються за кредитом одного або кількох рахунків та накопичувальні відомості, що заповнюються за дебетом аналогічних рахунків.

Журнали — це вільні аркуші, що спеціально прографлені та призначені для кредитових записів господарських операцій у кореспонденції з дебетом відповідних рахунків. Вони заповнюються двобічним та піковим способом. Аналітичний облік господарських операцій ведеться у спеціальних відомостях, що відкривають до окремих синтетичних рахунків. Так. до журналу № 1 відкривають відомості № 1.1; 1.2 та 1.3, призначені для аналітичного обліку грошових коштів та грошових документів; до журналу № 3 — відомості 3.1−3.6 для аналітичного обліку розрахунків та зобов’язань. Інформацію про обороти та сальдо на рахунках обліку, систематизовану у журналах та відомостях, у кінці місяця переносять до Головної книги. Перевагами цієї форми є поєднання синтетичного і аналітичного обліку; пристосування регістрів обліку до формування інформації, адаптованої для складання звітності. У класичному варіанті журнально-ордерної форми обліку ведуться лише журнали-ордери, тобто регістри систематичного запису, призначені для відображення кредитових оборотів.

При журнально-ордерній формі регістри та послідовність записів такі:

• 1) первинні показники, що характеризують господарські операції, записують у журнали-ордери;
• 2) підсумки журналів ордерів переносять до Головної книги, де виводяться залишки по усіх рахунках, необхідних для складання балансу та інших форм звітності.

На практиці журнально-ордерна форма обліку у її чистому вигляді не застосовувалась. Облік за найбільш важливими рахунками «Каса», «Рахунки у банках», тощо підприємства ведуть як з кредитовою (журнал-ордер), так і дебетовою (відомості) деталізацією інформації, тобто не по журнально-ордерній, а по інтегральній формі обліку. Такий підхід дозволяє вибрати найбільш оптимальну систему регістрів для кожного рахунку. У практичній роботі бухгалтерії та чи інша форма обліку у цілому в її класичному варіанті майже не застосовується. При побудові конфігурації форми обліку спостерігається проникнення елементів одних форм в інші, їх пристосування до специфіки певного підприємства.

Суб'єкти малого підприємництва можуть використовувати за власним вибором спрощену форму обліку. Нормативними документами розроблені її варіанти:

• — проста форма бухгалтерського обліку;
• — форма бухгалтерського обліку з використанням (веденням) регістрів обліку майна малого підприємства.

При простій формі бухгалтерського обліку господарські операції відображуються у Книзі-обліку господарських операцій у хронологічному порядку. Поряд з Книгою підприємства використовують Відомість обліку заробітної плати (ф. № В-8) для нарахування заробітної плати та утримань з неї. За наявності необоротних активів та матеріальних запасів ведуть Відомість обліку основних засобів, нарахованої амортизації (зносу) за формою В-1 та Відомість обліку виробничих запасів, готової продукції та товарів форми В-2. При простій формі обліку реєстрація всіх господарських операцій і виявлення фінансових результатів діяльності проводяться в одному бухгалтерському регістрі - книзі обліку господарських операцій.

При формі обліку з використанням (веденням) регістрів обліку майна малого підприємства крім Книги обліку господарських операцій підприємства ведуть відомості обліку, затверджені наказом Міністерства фінансів України.

Найбільш оптимальною і раціональною є автоматизована форма обліку. Вона базується на використанні ЕОМ при обробці облікової інформації, отриманої з первинних документів. Обробка інформації здійснюється із використанням спеціальних бухгалтерських програм, що, крім обробки облікової інформації, мають нормативно-довідкову інформацію та автоматизовану єдину базу облікових показників. Кожна програма має свої можливості щодо рівня деталізації та систематизації облікової інформації, які можна реалізувати у процесі обробки облікової інформації.

Застосування комп’ютерної техніки дозволяє:

• 1) одержувати підсумкову інформацію для прийняття управлінських рішень у будь-який час, а не лише за підсумками звітного періоду, що характерне для класичних форм обліку;
• 2) збільшити перелік облікових номенклатур та забезпечити максимальну деталізацію інформації за багатьма ознаками, що було неможливим з технічних причин;
• 3) для контролю за роботою підприємства оперативно отримувати вибіркову потрібну у певний час інформацію, але не оперувати з усіма її потоками;
• 4) якісно підвищити рівень управління за рахунок застосування лінійної алгебри та кореляційного аналізу для показу взаємозв'язку між окремими рахунками;
• 5) забезпечити автоколацію облікової інформації, що на порядок підвищує її точність та об'єктивність.