Экспертиза і збереження документов

смотреть на реферати схожі на «Експертиза і збереження документів «МІНІСТЕРСТВО СПІЛЬНОГО І ПРОФЕСІЙНОГО ОСВІТИ РОСІЙСЬКОЇ ФЕДЕРАЦИИ.

ВОЛГОГРАДСЬКИЙ ДЕРЖАВНИЙ УНИВЕРСИТЕТ.

факультет.

Кафедра.

Реферат.

на задану тему: «Експертиза цінності й оперативное.

зберігання документов".

Виконав: студент.

ического факультету ного відділення группы.

Проверил:

Волгоград 1998.

Запровадження 3 I. Експертиза цінних документів. Експертна комісія 5 II. Оперативне зберігання документів 8 III. Cовременные кошти оперативного зберігання документів 10 Укладання 11 Список використаної літератури 12.

Великий питому вагу загалом комплексі діловодних процесів мають операції з зберігання документів. Це з тим, що документи підприємств що у діловодстві, надалі або залишаються на тривале архівне зберігання, або зберігаються стислі терміни та був виділяються до уничтожению.

Взагалі, повний цикл взаємодії людини з документарній середовищем входять такі стадії:. документування, розуміється нині як особливими способами посвідчення,. фіксація інформації в різних носіях,. оперативне виконання документів мають у поточної діяльності громадян і організації,. зберігання документів і майже даних про їх із метою наступного, можливо, кількаразового використання. Значення і цінність які виникають у діяльності організацій документів різні. Деякі документи придатні лише для оперативної роботи з ними протягом обмеженого часу, інші, відбиваючи науково-технічні досягнення, державний устрій і громадське життя країни, мають історичне значення як і пам’ятники відчуття історії і культури би мало бути збережені якомога довше, в ідеалі - безстроково, а точніше — постоянно.

Отже, метою дане реферативной роботи є підставою вивчення експертизи цінності й її через відкликання зберіганням документов.

Мета роботи визначає неї покладено: 1. Розглянути поняття «експертизи цінності документів» і органи її проводять, 2. Вивчити кошти та традиційні засоби зберігання документів, 3. Розглянути сучасні кошти оперативного зберігання документов.

I. Експертиза цінних документів. Експертна комиссия.

Отже, відбір документів для зберігання або винищення є результатом проведення ЭЦД.

Експертизою в діловодстві називається вивчення документів на основі засад і критеріїв з цінності з метою визначення коштів збереження і відбору частини їх для тривалого хранения.

ЭЦД наводяться у відповідність із нормативними літературними документами, затвердженими президентом, Урядом та інвестицій Державної архівної службою Росії. Склад документів, які підлягають постійному зберігання, і навіть тривалість зберігання інших документів визначається Типовими переліками документів з термінів їх збереження, составляемыми і затверджуваними архівної службою мінімальні терміни зберігання, вказаних у цих переліках, носять нормативний характері і нічого не винні бути нарушены.

З метою розширення складу документів і майже збільшення термінів зберігання деяких категорій з урахуванням Типового переліку можуть створювати відомчі (галузеві) переліки, мають нормативний характер для організацій цієї галузі після їхнього затвердження що з архівної службою. Експертиза цінності проводиться обов’язково жити у наступних випадках:. під час упорядкування номенклатури справ,. для формування справ України та перевірці правильності віднесення документів до справ,. для підготовки справ до наступному зберігання в архіві,. у процесі підготування усунув до передавання з організації для зберігання державний архів. Для проведення ЭЦД, і навіть розгляду нормативно-методичних документів його роботі служби діловодства і архіву переважають у всіх організаціях створюються постійно діючі експертні комісії (ЕК). У відомствах створюються центральні експертні комісії (ЦЭК), основні завдання яких доповнюються розглядом і узгодженням результатів роботи експертної комісії підвідомчих організацій. Підставою до роботи ЕК і ЦЭК є типове положення, затверджене державної архівної службою России.

Експертна комісія є дорадчим органом, її вирішення набирають чинності після їхнього затвердження керівником організації, або його заступником. Секретарем експертної комісії призначається, зазвичай, секретар організації, або співробітник діловодної служби. Засідання комісії проводяться не рідше двох на рік і оформляються протоколами.

ЭЦД проводиться з урахуванням переліків документів з термінів зберігання з полистным розглядом справ постійного збереження і справ, з оцінкою переліку «ЭПК» (экспертно-проверочная комісія архівного органу) для справ тимчасового хранения.

За результатами ЭЦД складається опису для постійного насилля і тривалого зберігання, зокрема. з особового складу і акти виділення до знищення документів, що підлягали зберігання за єдиними, регламентованим Державної архівної службою формам.

Протоколи експертної комісії про схвалення описів на справи постійного збереження і з особового складу, про зміну типових термінів зберігання документів, встановити термінів зберігання документів, не передбачених діючими переліками, акти виділення документів до знищення. Номенклатури справ затверджуються керівником організації тільки після їх узгодження з відповідною органом Державної архівної службы.

Організації, у процесі діяльності яких немає створюються документи, підлягають передачі на державне зберігання, становлять акти про виділенні до знищення документів і майже знищують документи, включені у ці акти, після закінчення термінів їх збереження тільки після складання річних розділів описів справ за особового складу за період та його затвердження керівником организации.

Справи і документи, призначені знищення здають у контори вторсировини, дата здачі документів, їхня вага і номер прийому сдаточной накладної вказуються в акті виділення документів до знищення. Акти підшиваються в справа після внесення змін — у облікові документи делопроизводной служби й відомчого архива.

Підшивка знову оформлених у процесі проведення експертизи справ роблять лише після його повного завершения.

Рішення експертної комісії й підвищити вимоги необхідність переформування справ, розшуку саме ті справ України та документів доводяться до співробітників, зазвичай, у вигляді наказів чи вказівок керівника організації. II. Оперативне зберігання документов Документы потребують оперативному чи довгостроковому зберіганні інформації. Кошти для тривалого зберігання документів мають певне подібність із засобами архівного зберігання документів (якщо йдеться про технічному оснащенні архіву організації, як самостійного структурного подразделения).

Для коштів оперативного зберігання документів характерні такі особливості, як забезпечення максимального зручності користування ними, оптимальних режимів зберігання розміщених у них документів щодо невеликого габарита і массы.

Більшість документів, що є на оперативному зберіганні, виконано на паперової основі. Здебільшого вони робочому місці працівників управлінської праці чи безпосередній близькості до них. Задля більшої схоронності таких документів і майже вмісту їх у певному порядку застосовується три «види технічних засобів: лотки, касети, картотеки настільні і другие.

Лотки і касети дозволяють зберігати лежить на поверхні робочих столів окремі документи та його комплекси (справи). Найбільш ефектні поворотні лотки, які монтуються по 2−4 на загальної стійці, прикрепляемой до краю робочого столу, причому лотки можна повертати горизонтальної площині, місткість лотків від 600 до 1200 паперу формату А4. Застосовуються також коробки для зберігання документів з ударопрочных пластмас, які захищають їхню відмінність від пилу. Для зручності зберігання документів на робочих місць передбачається реконструкція тумб письмових столів, ящики у яких змінюються штангами задля забезпечення можливості вертикального зберігання папок з документами.

Найефективніша для діловодних операцій механізовані (автоматизовані) картотеки. Вони уявляють собою сховища карток (документів) з механічною (автоматичної) подачі документів до робочої зоні, або зв, а стіл оператора з його запиту. Доцільність застосування картотек визначається обсягами що зберігаються документів і майже частотою звернення до ним.

III. Cовременные кошти оперативного зберігання документов.

Збереження документів на ПЦ ввозяться відповідність до методичними вказівками. Порядок зберігання документів на машинних носіях (РД 50−524−84).

Йдеться зберіганні перфокарт, перфострічок, магнітних матеріалів (стрічок, дисків). Облік, збереження і використання машиночитаемых документів на ПЦ в оперативному режимі реалізує спеціальна служба зберігання. Вона приймає, враховує і зберігає машинограммы: створює пошукові системи, анулює машиночитаемую документацію, видає користувачам, передає на архівне хранение.

Кожна носій заводиться облікова картка, куди вноситься дані з його експлуатації і такі основні показники: код по ОХДХ, реєстраційний номер, короткий зміст, дата створення документа, термін зберігання, код реєстрації, вид носія, місце збереження і другие.

Информативно-поисковый апарат становлять журнали, картотеки, картки обліку документів, ручні довідкові картотеки.

Видача машиночитаемых документів від використання здійснюється за актам прийому-видачі з супровідним письмом.

Заключение

.

Отже, у висновку даної роботи можна зробити такі выводы.

По-перше, експертиза цінності документів є тією інструментом, що визначає як термін, і кошти зберігання документів. Якщо документи потребують тривалому зберіганні, то використовують кошти на тривалого зберігання документів, а при невеличкому терміні доцільно застосовувати кошти оперативного зберігання документов.

По-друге, й доцільність використання традиційних коштів оперативного зберігання документів мають визначатися обсягами що зберігаються документів і майже частотою звернення до зв їм у основі висновків експертизи цінності документов.

Як пропозиції щодо раціоналізації документообігу слід відзначити як, повсюдне впровадження ЕОМ підвищення ефективності роботи документаційною служби підприємства у цілому і оперативності коштів оперативного зберігання документов.

Список використаної литературы.

1. Андрєєва В.І. Діловодство (вимоги до документообороту фірми зв, а основі Держстандартів РФ). — М.: АТ «Бізнес-школа «Интел-синтез», 1994. -192с. 2. Діловодство реалізувати основні вимоги до документів. М.: Юридичний коледж МДУ, 1994. -850с. 3. Документи і діловодство: Справ. посібник / Г. В. Кузнєцова, М.Т.

Лихачов та інших. — М.: Економіка, 1991. — 271с.