Использование ЕОМ при управлінні підприємством як об'єктивній необхідності

Использование ЕОМ при управлінні підприємством як об'єктивна необходимость

Автоматизация супроводжує людське суспільство з його зародження, вона внутрішньо властива його розвитку. У методології її визначають як заміщення процесів людської діяльності процесами технічних пристроїв. Із кожним новим відкриттям людина знімала із себе чергову «обов'язок «і перекладав в підручні кошти, на тварин, потім у машини. З’явився комп’ютер, і людині так захотілося і свій головну функцію перекласти на машину, що й суперечки розгорілися: чи може комп’ютер думати? Однак процес пізнання не можна перекласти на машину, бо це спрямовує розвиток. Якщо пізнавати будуть машини, те й розвиватися будуть вони, а чи не людина. Імператив розвитку передбачає, спочатку людина має пізнати процес і потім він зможе перекласти реалізацію на машини. Неможливо автоматизувати жоден процес, доки отримані знання у тому, як, а головне, чому його здійснює людина. Автоматизація йде за знанням, але будь-коли передує йому. З іншого боку, треба розуміти, що автоматизація — не самоціль. Вона має служити певним цілям. Російським фірмам вона необхідна, але, як й у усякому справі, голова мусить бути дома. Інакше автоматизація перетвориться на бардак і плутанину, і користі від неї нічого очікувати.

Очевидно, що автоматизація «бардаку », непотрібна. Питання треба робити так: як змінити технологію управління фірмою, щоб вирішити завдання виживання підприємства, чи завдання поліпшення фінансові показники, чи завдання побудови стратегічно стійкого підприємства, чи завдання контролю за підприємством зі боку власників. Поставивши питання в такий спосіб, розумієш, що оперативної та достовірну інформацію вирішити його неможливо. А звідки ж береться цю інформацію — із системи, чи збирається вручну — це питання у якомусь сенсі другорядний. Тому важливо, хоч позиції розглядаються результати автоматизації. Якщо завданням автоматизації є збільшення керованості, те, як правило, користь від автоматизації є!

Использование ЕОМ при управлінні підприємством як об'єктивна необходимость.

Для розвитку фірми необхідно створити певну структуру, аби впорядкувати її діяльність, інакше при стрімких темпи зростання кілька днів може наступити «хаос». Якусь структуру, мабуть, можна було б створити, й з допомогою службових інструкцій і навчання персоналу, але у період розвитку ці інструкції довелося б постійно переписувати, а зміна персоналу звела б нанівець всі зусилля. Тож ліпше, якщо структура буде закладена у автоматизованої паспортної системи, що матиме можливість розвиватися разом з фірмою. Тоді нові співробітники, приходячи на фірму, мимоволі будуть адаптуватися до існуючої системи. Такого погляду на автоматизацію виявляє основне її властивість: сприяти систематизації праці персоналу на предприятии.

Многие керівники підприємств, поставили своїх співробітників завдання впровадити кошти автоматизації на фірмі, швидше за все, приведуть інші аргументи: налагодити облік, полегшити роботу персоналу, скоротити час підготовка звітності тощо. п. Проте легко показати, що всі окреслені завдання зводяться лише до — систематизувати працю для підприємства. При позірній простоті це найскладніша мета будь-якого підприємства, і більше нового, яке взаємодіє зі так само «новачками ». Часто трапляється, що російське керівництво, не зумівши організувати працю для підприємства, сподівається, що почнеться впровадження автоматизації забезпечить що завдання. Найчастіше такі надії не збуваються. Образно висловлюючись, автоматизація — це система з позитивною зворотної зв’язком: хто був добре, працюватиме краще, хто був погано, працюватиме, а то й гірше, то у разі не краще. Тому керівнику, яка має виникло бажання впровадити автоматизацію, необхідно вирішити перше запитання: «Чому в мене виникло такий намір? «Часто передумовою автоматизації служать скарги співробітників бухгалтерії те що, що вони «зашиваються », чи складських працівників, які виписують накладних більше, що є товару складі. Такі скарги породжують природне прагнення «розшити вузькі місця «з допомогою комп’ютера та у своїй дешевше. Йдучи у такий спосіб, керівництво кілька днів дізнається, більшість проблем залишилося. З допомогою комп’ютера люди стали працювати швидше, проте у принципі малий, що змінилося, оскільки проблема була й не так у діяльності окремих співробітників, як у забезпеченні їх взаимодействия.

Здесь слід пригадати про базисних властивості систем: система, організує взаємодія своїх елементів, навіть без використання технічних засобів, здатна сама виявляти і відчужувати елемент, який відповідає її цільової функції. Якщо, приміром, на добре що працює підприємстві із настанням складу нового співробітника почали пропадати накладні чи виявлятися недостачі товару, то керівнику недовго доведеться розмірковувати, у яких причина. Але якщо в підприємства в різних ділянках спорадично трапляються проблеми, то керівництву важко когось звинувачувати, позаяк у тому випадку причина й не так в недбалість окремих співробітників, як у відсутності систематизації праці, і провину при цьому покладається лише з керівництво. Розуміння цього породило цивілізованому світі цілий клас менеджерів, т. е. організаторів трудового процесу. Ми ж лише тепер внедряемся у просторі самоорганізованого взаимообусловленного взаємодії. Через відсутність необхідних знань та історичного досвіду сум’яття умонастроїв природним чином породжує сум’яття в термінах, і цього продавця називають менеджером, магазин — складом, а програму, вирішальну одну задачку, — системой.

Рано чи пізно з’являється усвідомлення необхідності приділяти спеціальну увагу організації праці в підприємстві. Приходить розуміння те, що менеджер так само участі у процесі виробництва (торгівля — це теж виробництво послуг за продажу товару), а організує той процес. І коли необхідне розуміння реалізувалося для підприємства на конкретні рішення і де з’явилися менеджери в найщирішому сенсі цього терміну, починається осмислена діяльність керівництва, спрямовану систематизацію праці. Виникає потреба автоматизувати непоодинокі робочі місця, а технологічні ланцюжка, після чого виникає запитання про автоматизації діяльності всієї фірми. Наївно у своїй думати, що у всьому офісу бігатимуть у себе спритні роботи і робити всю роботу, а співробітники — із ностальгією по них спостерігати. На жаль, з подібними уявленнями про автоматизованому офісі інколи доводиться зустрічатися. Тут знову відбувається плутанина в термінах: намальована картинка з роботами відповідає автоматичному, а чи не автоматизованому офісу. Автоматизована система допомагає людині виконувати операції, а чи не виконує за нього. Головне при створенні систем що така — визначити, яких етапах технологічного процесу має прийняти зважене рішення людина-оператор. І тому необхідно чітко представляти весь технологічний процес, потім іде організувати працю людей відповідностей з цим знанням та вже після всього напевно про автоматизації. Персонал повинен знати: звідки у якому вигляді то здобуває початкові умови з метою операції; алгоритм або засіб скоєння своєї операції; який результат у якому вигляді він має отримати; кого і що передати при завершенні цієї операції. Здається, що простіше… Але всі це зрозуміти, коли йдеться про конвеєрі і робочому необхідно завернути одну гайку, яка в нього б під руками. У системах організаційного управління усе дещо сложнее.

Готовность підприємства для використання автоматизованої системи управления.

Когда результат однієї операції однозначно визначає початкові умови наступній операції, то операція лінійна, в людини вона представляється рутинної. Наприклад, один співробітник виписав накладну клієнту щоб одержати товару, а має на складі видати товар у цій накладної. Потім співробітник в бухгалтерії зобов’язаний врахувати витрата певного товару з даного складу даному клієнту. Ця операція тривіальна, коли він однозначна. Якщо ж однозначність відсутня (як і буває реальному житті), необхідно визначити точки прийняття рішення та відповідальність за своє рішення. Не стосуватися перспектив використання у тих точках інтелектуальних систем, то загальному разі відповідальність за своє рішення лежить людині. Подивимося з прикладу, де людині потрібно приймати рішення чи, що, загалом, один і той ж, нести ответственность.

1. Співробітник виписав накладну клієнту, який оплатив товар.

2. Накладна виписана товару, якого немає на складе.

3. Накладна виписана кількості товару, що перевищує його наличие.

4. Накладна виписана не так на той товар, який замовив і оплатив клієнт (інший артикул, например).

5. Клієнт не прийшов у склад по товар по виписаної накладной.

6. Клієнт відмовився отримувати товар або його частину через виявлених дефектов.

7. На прохання клієнта складі йому замість товару, вказаної у накладної, видали інший товар, при цьому що б по цене.

8. Клієнт втратив накладну шляхом на склад.

9. Комірник неправильно оприбуткував товар за кількістю номенклатуре.

10. Комірник викрав чи покрив товар.

11. Комірник помилився за відпускання товара.

12. Комірник втратив накладные.

Здесь перераховані далеко ще не всіх можливих ситуацій у цій простий ланцюжку операцій. Нестандартні ситуації тягнуть у себе втрати часу, чи грошей. Скорочуючи час з їхньої дозвіл, чи запобігаючи їх, ми заощаджуємо гроші. Проте нічого заощаджуватиме, якщо персонал похвалитися не знатиме, як відпрацьовувати стандартні ситуації, а тим паче нестандартные.

Если персонал це, незалежно від використання коштів автоматизації для підприємства працю систематизований. У разі навіть використання автономних коштів автоматизації принесе суттєвий результат. Техніка для подібних підприємств легко створювати АСУ, біда в тому, що таких підприємств взагалі обмаль. Більшість підприємств характеризується тій чи іншій ентропія. Тому перш ніж розпочати автоматизацію, слід оцінити рівень систематизації праці в підприємстві, наскільки вдасться, звести працю окремих осіб в систему.

Организацией праці в підприємстві покликані займатися менеджери. Крім загального знання про технологічними процесами, вони теж мають конкретний досвід на цьому підприємстві, оскільки саме їм доводиться вирішувати нестандартні ситуації. Ідеальний варіант, коли для підприємства один менеджер і він також — директор (і яка до того ж і власник). Тоді йому досить ділового набору Microsoft під Windows і пакета елементарних програм для співробітників. На жаль, такий ідеальний варіант може бути реалізовано лише на вельми маленькій фірмі з тямущим і енергійним власником. Однак у більшості ж випадків власникуіндивідуальному чи колективному — доводиться організовувати працю для підприємства з допомогою менеджерів по найму.

Лемма*. Коли підприємстві довше менеджера, їх більше двох, адже двом потрібен третій, щоб розділити сфери відповідальності. Так, на підприємстві виникає структура системи управління. Навіть у найбільш простому разі, ми отримуємо трирівневу ієрархічну систему управления.

Предположим, що у якійсь момент для підприємства створена оптимальна систему управління (йдеться про «живої «, людської, а чи не про автоматизованої системи управління). Зрозуміло, що це підприємство зможе як завгодно довго із цією системою управління, оскільки зовнішні умови безупинно змінюються, і ці зміни мають відбиватися у системі. Тому необхідні кошти підтримки системи забезпечення його розвитку без втрати властивостей системности.

К жалю, кошти підтримки системи управління, коли вони включені в саму систему, мають тенденцію зі зростанням числа елементів системи породжувати побічні інформаційні потоки, що згодом здатні придушити основні. Цей процес веде до деградації організації. Спробуємо показати, яка її зв’язку з проблемою автоматизації. Почати з останнього етапу розвитку організації, коли система організаційного управління практично придушила виробничі структури та починається процес деградації. Може скластися враження, що у цей момент має бути питання про запровадження системи автоматизації на підприємстві. Оскільки обсяг інформації став надзвичайно великий і допомоги комп’ютерів їх обробити, необхідно запрошувати команду «автоматизаторов », які досліджують інформаційні потоки, спрямують в комп’ютерні «русла », «обвяжут «мережами, і довідки і зведення вилітатимуть на столи керівникам, як газетні аркуші з друкованого верстата. А наш досвід показує, що у цій ситуації ніяка автоматизація не допоможе. Хто ставити завдання «автоматизаторам »? Ті ж менеджери і керівники відділів, які захлинаються серед інформації. Але коли його починається обстеження своєї діяльності, то з’ясовується, що їхня робота залежить від перевірці результатів попередньої операції чи його інтерпретації для вищого контролюючого ланки. Такі ланки у системі багаторазово дублюють вихідну інформації і, отже, породжують обвальні інформаційні потоки. Але вони зізнаються у цьому будуть запевняти в абсолютної потребі - і складності їх труда.

Теперь припустимо, що молода фірма, хіба що набравши співробітників (та й не всіх), вирішила відразу оснаститься за класом, тож якусь-там потім уже думати, що як ж вона робитиме. Така ситуація трапляється так рідко. І це разі видатки автоматизацію не призводять до оптимальному результату. Формування «живої «системи потребує певного часу й зусиль конкретних людей їх особистим досвідом та знаннями. Сам процес створення системи носить відбиток особистостей, у ньому що беруть участь, і тому суперечливий. У випадку на таку фірми рано створювати систему автоматизації. З великою ступенем ймовірності кілька днів дана система не буде адекватної «живої «системі, що неминуче сформується, якщо фірма буде ефективно працювати. Отже, як відомо, істина лежить посередині. Фірма готова автоматизації, коли діяльність окремих елементів у її «живої «системі починає стабілізуватися: напрям визначено, склад менеджерів мінімальний, але функціонально повний, показники діяльності фірми стабільно ростуть. Тепер перед керівництвом фірми виникає запитання: «Створювати самим чи замовити за систему автоматизації фирмы?».

Преимущества розробки автоматизованої системи управління спеціалізованої фирмой.

В більшості випадків доцільно замовляти систему за, а чи не створювати власне підрозділ розробників. Чому така відбувається, розглянемо ниже.

Нередко може бути отже керівництво наймає «околокомпьютерного хлопчика », що приносить купу дискет, у яких записано безліч «неофіційно «отриманих пакетів програм (від редакторів текстів до пакетів тривимірної графіки). Після цього встановлюють на комп’ютери все це купу програм, що вінчає легально придбана бухгалтерська програма, приміром «Фінанси безборонно ». Нині можна сказати, що офіс компьютеризован. Бог на допомогу такому керівнику та процвітання його фирме!

Но буває інший підхід. Керівник дає оголошення, що прийме працювати людей, вміють то-то ось те, і ті люди перебувають. І їх поставлено завдання створити автоматизовану систему керувати підприємством… хорошу, дуже хорошу, найкращу. Ймовірно, що це завжди буде «нове сукню короля ». Понад те, нерідко і буває. Але припустімо, що систему вийшла славу. Так могло вийти, лише коли своєю практикою склався дружний творчий колектив. Але в даного замовника закінчилася. Що доведеться такому колективу розробників, невже діяльність обмежиться внесенням епізодичних поліпшень в створене виріб? Найімовірніше, розробники попрощаються з замовником й створюватимуть аналогічні вироби для інших. А що ж залишиться наш замовник? Оскільки робота здійснювалася його персоналом, те гарантійних зобов’язань у цій роботі в нього не залишилося. З усіма побажаннями про доробок йому доведеться звертатися до самостійного колективу як і говориться, за окрему платню. Слід висновок, що, пішовши шляхом самостійного опрацювання, при цьому за дуже малої ймовірності хорошого результату, замовник отримує те, чого хотів уйти.

Кратко позначимо основні переваги зовнішнього розробника, що притаманні йому по определению.

Профессионализм. Зовнішній розробник інтегрує як досвід багатьох розробок, а й багатьох «живих «систем, які йому довелося автоматизировать.

Реализм. Розробник повинен чітко представляти ступінь можливості бути реалізованим завдання, тим самим оберігаючи замовника від невиправданих витрат фінансів і/або часу на нереализуемые проекти. Це, з погляду, найважливіше преимущество.

Ответственность. Зовнішній розробник несе перед замовником юридичну і фінансовий відповідальність за розробку повному обсязі (на відміну власного разработчика).

Экономическая доцільність. Розробку системи може виконати підготовлений колектив, має концептуальні, інструментальні і технологічні напрацювання. Оснащення, обкатку і напрацювання від цього йде багато часу і коштів. Тому, за відносно невеликих планованих термінах (до два роки) цю роботу і разовому її характері цьому підприємстві розробка зовнішнім виконавцем коштуватиме дешевше, ніж власним. У окремих випадках можуть бути варіанти, але ці вимагає детального анализа.

К створенню своїх колективів розробників зазвичай тяжіють ті фірми, які самі спеціалізуються у цій або близьких областях. Збираючи чи запрошуючи себе колектив розробників, фірми найчастіше мають на увазі, що, виконавши роботу їм, даний колектив згодом створить ринковий продукт, який окупить розробку й збереже колектив для наступних удосконалень створеної програми. Звісно, резон у тому підході є, і є приклади успішної його реалізації. Однак загалом разі стимули колективу, які перебувають на постійної зарплаті у організації, набагато менше сильні, ніж в фірми, залученої до виконання роботи за конкретне винагороду. Є іще одна психологічний момент, пов’язані з розробкою, виконаною власним колективом. Коли робота виконано, та її стали використати в підприємстві, база даних системи починає нас дуже швидко насичуватися інформацією. Якщо концепцію й кошти розробки було обрано неправильно, це веде до різкого зниження ефективності застосування сили. Керівництво у разі вимагає її доопрацювання, коли його вже розуміє, що неправильна сама концепція системи. Занадто важко ухвалити рішення про створення нових або придбання нової розробки та цим визнати своє старе ошибку.

Автоматизация обліку чи облік з урахуванням автоматизации?.

Главная мету і при цьому перший результат системної автоматизації у сфері організаційного управління — це нормальний учет.

Основное призначення обліку — сформувати базис даних про стан підприємства. При цьому йдеться як врахування товарів, а й стані всіх даних, характеризуючих підприємство (кількість товару складі, їсти дорогою, скільки товару заборонено, оплачено, виписано, дозволено до відпустки, скільки відпущено, відпущено в кредит, за готівкову оплату, скільки повернуто по рекламаціям тощо. буд.). І це зовсім повний перелік належить товарів, тоді як є ще основні кошти, «малоцен-ка », виробничі запаси, договірні відносини із зобов’язаннями, відносини з персоналом, з представниками бюджету, приватні відносини керівника фірми. Усі аспекти виробничої діяльності, як і дзеркалі, висвітлюються (хоча часом своєрідне) в бухгалтерії підприємства. Підприємству необхідна бухгалтерія, аби побачити вади на роботи і усунути їх. Звідси головне і, мабуть, єдине призначення бухгалтерії - відбивати фактичне (!) стан справ предприятия.

Бухгалтерский облік — прикладна економічна дисципліна, приобретающая за умов перехідною економіки першочергового значення підприємствам всіх форм власності і розмірів — забезпечує реєстрацію, збереження і обробку інформації про фінансово-господарську діяльність підприємства. У разі економічної нестабільності й часті зміни нормативних актів держави, правил ведення бухгалтерського обліку професія бухгалтера стає дедалі престижної, а його роль управлінні підприємством — ключовою. Складнощі нашого часу змушують бухгалтерів постійно удосконалювати кваліфікацію, відстежувати останні зміни і до чинних законів і враховувати їхні в практичної діяльності. Бухгалтерський облік таких умов набагато менше формалізується, аніж за стабільної економічної ситуації в, і південь від бухгалтера часом потрібно справжнє мистецтво, щоб, з одного боку, не загнати підприємство у кут через сплати податків, з другого — формально вони не порушити і уникнути штрафних санкций.

Использование персональних комп’ютерів для автоматизації бухгалтерського обліку є важливим складовою системи інформаційного забезпечення всієї діяльності підприємства. Сам собою бухгалтерський облік складається з безлічі рутинних операцій, що з багаторазовим виконанням одним і тієї ж арифметичних дій, підготовкою різних за формі звітних і платіжних документів і майже перенесенням даних із одних документів мають у інші. Попри що здається простоту автоматизації бухгалтерської діяльності, не так легко отримати рішення, зручний недосвідченого при застосуванні комп’ютерів людини. З іншого боку, певні труднощі представляє постійна зміна вимог, що висуваються до бухгалтерського обліку, збільшує потреба у гнучких, швидко адаптируемых до нових умов програмних комплексах.

Чем ж можна допомогти російському бухгалтеру комп’ютер? Безумовно, комп’ютерна програма не може замінити грамотного бухгалтера, але він дозволить заощадити його час і сили з допомогою автоматизації рутинних операцій, знайти арифметичні помилки у обліку і звітності, оцінити поточне фінансове становище підприємства його перспективи. З іншого боку, автоматизовані системи бухгалтерського обліку здатні допомогти підготувати і зберегти в електронному вигляді первинні і звітні документи, і навіть бланки часто повторюваних форм (платіжні доручення, рахунків-фактури, прибуткові витратні ордера, авансові звіти та інших.) з роботи вже сформованими реквізитами предприятия.

Часто під бухгалтерією розуміють усі функцій управління фінансами підприємства, зокрема планування, прогнозування, розрахунок витрат тощо. п., оскільки у невеликих підприємствах всі ці запитання дуже часто розташовані у веденні одним і тієї ж людей. Коли ж розробляються кошти автоматизації, цих функцій необхідно розрізняти. Не в структурі управління великих підприємств існують крім бухгалтерії плановий, фінансовий, економічний, котрий іноді договірний отделы.

Рассмотрим процедуру відпустки товару зі складу. Одне з основних циклів, до складу якого цю процедуру, складається з взаємозалежних операцій. До них относятся:

1) виписка рахунку за цікавий для покупця товар;

2) оплата цього рахунки клиентом;

3) облік в бухгалтерії факту оплаты;

4) виписка видаткової накладної складу, де зберігається товар;

5) витрачання цього товару зі склада;

6) облік в бухгалтерії витраченого товара.

Попробуем проаналізувати деякі ситуації зазначеного циклу, із тих, які можуть призвести до ускладнень під час використання автоматизованої системы.

Рассмотрим питання оплати рахунки. Якщо рахунок оплачений готівкою відразу після виписки, його нема чого виписувати. Це продаж, скажімо, зі склада-магазина. Здавалося б, можна автоматично врахувати в бухгалтерії витрата цього товару зі складу. Але бувають ситуації, коли покупець, виписавши й оплативши товар, не забирає його з складу впродовж місяця. І, звісно, скрупульозний бухгалтер відразу помітить, що можна автоматично формувати кредиторську заборгованість по товару і погашати її після повернення накладної зі складу. Зараз ми розглядаємо ідеальний варіант, коли всі схеми проводок розробити й подати налагоджені, це завжди буде вірно. Проте запровадження додаткового циклу призведе до появи додаткових помилок в бухгалтерії, де з їхніми й дуже буває достаточно.

Стандартной ситуацією відпустки товару зі складу є відпускання, точно відповідний виписаної накладної. Але хто з комерсантів не стоїть перед клієнтом, який в останній момент відпустки товару раптом змінив своє рішення? Бувають ситуації коли, прийшовши складу одній з торгової фірми, клієнт побачить товар, що йому потрібніші, чому він, який оплачений. Прохання зробити заміну і прийняти доплату готівкою нерідко призводить співробітників фірми заціпеніти. Як саме це можна зробити, коли вже виписаний рахунок, у ній проведено оплати і виписана накладна, яка враховано в бухгалтерії? Тільки старший менеджер або інший великий начальник, знехотя, дозволить зробити заміну. Він подумки прокляне подібних клієнтів, які не знають, чого хочуть. Причиною часто буває автоматизовану систему, у якій опинився реалізований лише стандартний алгоритм відпустки, що ветвления.

В інший фірмі така ситуація бракує ніякого замішання. Клієнту відразу переписують рахунок з тим самим номером, приймають доплату виходячи з тієї самої рахунки і видають товар знову видаткової накладної з тим самим номером. Попередні документи знищуються. І це відбувається на фірмі немає жодної системи автоматизации.

Говорят чи наведені приклади у тому, що кожна автоматизація погана? Ні. Погана та автоматизація, яка обмежує людини у прийнятті ним рішення. Але це спричинило слову.

Несмотря на такий тривалий опис процедури відпустки товару зі складу, ми розглянули і десятої частини можливих стандартних і нестандартних ситуацій, що з цієї процедурою. Зараз ми не дійшли впровадження у господарську діяльність систем штучного інтелекту, доводиться констатувати, більшість рішень щодо нестандартним ситуацій треба приймати человеку.

При традиційний спосіб обліку для підприємства бухгалтерія є його центром. У ній зосереджуються все факти господарському житті в грошах. Проте що характеризують їх дані відсутні в чистому вигляді. Вони виділяються з багатьох документів, обертаються для підприємства. Понад те, з нашого країні кожна бухгалтерська операція мусить бути підтверджено документом, виходячи з якого була виконано. Звернувши цього увагу, домовилися висновку: поки той чи інший документ про господарському житті підприємства, буде виписуватися, як ні автоматизируй бухгалтеріюзавжди залишиться проблема ручного введення документа. Звідси будуть помилки при введення, неузгодженість інформаційних баз, порушення причинно-наслідкових зв’язків подій, грандіозні витрати часу на пошук помилки, викликаної втратою невведенного документа, тощо. буд. Щоб уникнути, необхідно всі документи створювати у тій середовищі, де формуються довідки і звіти із них. Отже, ефективна автоматизація в організаційному управлінні можливе тільки тоді, коли він ввозяться єдиної системе.

Эта система повинна, насамперед, формувати базис всіх даних, якими оперують на підприємстві. Якщо всі документи для підприємства з часом у єдиній електронної середовищі, то перша і найважливіша завданняоблік — вирішить автоматично. Коли всі відомості, що потенційно можуть знадобитися щодо різноманітних довідок і звітів, перебувають у єдиній базі даних, то завдання їх інтерпретації стає суто технічною. Саме тому система, побудована на базисі вихідних даних, а чи не їх інтерпретацій як різноманітних склепінь і регістрів, стає відкритої, т. е. здатної до розвитку. Приміром, у системі «ЛокОФФИС «в останній момент її створення було 750 полів (т. е. атрибутів бази даних). У версії, котра перебуває над ринком, цих полів 1200. Незабаром, за деякими припущенням, в версії 2.0 база даних міститиме вже зібрано понад 1500 полів. У цьому для користувача системи перехід нові версію «прозорий », тому що йому зайве повторювати введення будь-яких даних. Усі довідки, вона могла отримати у попередніх, він знайде і нових версіях. Для адміністратора системи процедура переходу нові версію полягає у експорті даних із старої бази й імпорті в новую.

Большинство програм бухгалтерського обліку реалізують ті чи інші алгоритми з набором вихідних форм, які досі використовуються бухгалтерами підприємств, проте ці програми прискорюють їхню самовіддану працю, але з змінюють його характеру. Весь набір процедур, які бухгалтер робить при ручному обліку, доводиться здійснювати і при автоматизованому. Інакше й може бути, якщо об'єктом автоматизації є лише бухгалтерія. Проте багато хто види обліку логічніше вести ні з допомогою бухгалтерської записи, а природному вигляді дома виникнення врахованих фактів. Наприклад, якщо облік відпущеного зі складу товару вестися складі, а платежі за товар — в бухгалтерії, заодно й відпущений товар, і платіж співвіднести з одержувачем товару, то зайвими у веденні аналітичного обліку по дебіторську заборгованість одержувача чи кредиторської заборгованості перед одержувачем, але у тому випадку, якщо ці відпустку товару і платежах для неї доступні і актуальны.

Ясно, що така спосіб обліку простіше й точніше. Та його реалізації необхідні все факти господарському житті підприємства з'єднати лише у автоматизованої паспортної системи. Тоді дані будуть природним шляхом систематизироваться і накопичуватися по мері їх виникнення та ставати доступними для аналізу. Очевидним наслідком такий підхід є використання мережі комп’ютерів з єдиною схемою бази данных.

Комплексная системна автоматизация.

Основной проблемою, визначальною шлях розвитку автоматизації підприємства, є вибір об'єкта автоматизации.

Проще всього, звісно, придбати в різних фирм-разработчиков програми, автоматизирующие ті чи інші сфери діяльності: бухоблік, роботу у торговому залі чи складі. Але у разі може виникнути ситуація, коли формати даних, використовувані в однієї системі, ні сумісні з іншого, отже, одержати повну картину роботи підприємства виявиться досить складно. Звідси випливає, купувати програм різних виробників не дозволить розв’язати проблеми комплексної автоматизації.

По мері зростання числа партнерів, товарообігу, кількості складів чи роздрібних крамниць та відстані від нього до центрального офісу вимоги, які пред’являються системам автоматизації управлінської діяльності, стають дедалі жорсткішими; вони містять у собі єдиний формат бази даних, повноту функціональних можливостей, необхідність отримання чи даних, актуальних нині часу. Отже, йдеться про системі комплексної автоматизації діяльності, що має забезпечити: •повноту і коректність даних; •гнучкість і настраиваемость більшості параметрів, що відбивають специфіку діяльності конкретного підприємства; •високій надійності і швидкодія; •схоронність інформацією базі даних, і можливість відновлення; •можливість нарощування і можливість модернізації системи. Поєднання складської, бухгалтерської і втрати фінансової систем у єдиний комплекс є, на думку багатьох розробників, необхідною передумовою реалізації для підприємства управлінського обліку як реального времени.

При комплексної автоматизації підприємство оснащується набором автоматизованих робочих місць (АРМ), кожна з яких допомагає рішенню тій чи іншій завдання. АРМ має процедури ручного чи напівавтоматичного (з дискет) введення вихідної інформації, автономно виробляє її обробку без залучення інформації з деяких інших АРМ. Результатом обробки є вихідний документ, який зберігається у базі даних АРМ чи приписаної йому у галузі спільної бази даних. Інформаційні зв’язок між автономними АРМ розірвані, що дозволяє грунт навмисних спотворень, зловживань, недбалості окремих осіб, або звичайних помилок, і вимагає додаткового контролю та дублювання інформації. У системі ж розрив будь-якої інформаційної ланцюжка сигналізує про аварію і локалізує її джерело. При системної автоматизації передбачається, що об'єктом виступає не окрема завдання, а підприємство у цілому, або його частину, що сама собі утворює систему.

Есть особливість у створенні систем автоматизації організаційного управління підприємством. Вона у необхідності автоматизувати управління підприємством, впроваджуючи комп’ютерні кошти на існуючу систему їм управління у на відміну від технологічних автоматизованих систем, які створюються разом з технологією виробництва. Ця особливість найсильніше проявляється розробки саме СИСТЕМ. Позаяк системи автоматизації організаційного управління призначені на впровадження в існуючу систему їм управління підприємством, ми доповнюємо цю назву терміном «інтегрована » .

Системный підхід вимагає, щоб кожен об'єкт чи завдання розглядалися не власними силами, і з урахуванням взаємозв'язків і взаємодії з оточуючими об'єктами і відповідними завданнями. У цьому вибір оточення залежить від цільової функції автоматизируемого объекта.

Документы, іманентні (т. е. внутрішньо властиві) діяльності контори, називатимемо первинними. Внутрішні довідки, склепіння, реєстри, регістри — це похідні від первинних документів, супроводжуючих переміщення тих матеріальних цінностей і рух грошей. Є ще документи звітні, які - самі довідки, але представлені в контрольні органи влади та тому стають документами. Назвемо їх (разом із довідками) вторинними. Різноманітні довідники, інструкції, стану та т. п. — нормативно-довідкова інформація. Тепер визначимо, що становить базис даних підприємства. Розуміючи під базисом основні, елементарні, незмінні надалі дані, відбивають факти діяльності підприємства, то дійдемо висновку, що його складають дані з первинних документів. Побічні документи і довідки формуються з урахуванням даних первинних документів, а нормативно-довідкова інформація пов’язана з фактами діяльності підприємства. Тут слід підкреслити, що базис становлять саме дані з документів, а чи не самі первинні документы.

Начиная розробку системи автоматизації управління для підприємства, необхідно визначити, що становить інформаційне зміст бази данихосновного системотворного ланки у системі. Природно припустити, що основна зміст бази даних — це певний нами базис. Базис даних задає схему бази даних автоматизованої системи та її інформаційне наполнение.

Возникает питання: чи потрібно зберігати базі даних інформацію з вторинних документів? У принципі, у цьому немає потреби, адже ми можемо будь-якої миті отримати цю інформацію, интерпретировав по заданому алгоритму набір даних із первинних документів, але практично буває корисно з прискорення роботи системи. Однак одержати будь-який вторинний документ ми можемо в тому разі, якщо буде одночасно доступний весь набір даних. Отже, до системи би мало бути уведено всі дані.

База даних становить інформаційне ядро системи, яке найчастіше розміщається однією комп’ютері - сервері локальної мережі. Але не обов’язково. Перші системи створювали з розподіленої базою даних, оскільки комп’ютери були дорога, на підприємствах їх майже немає і виділяти комп’ютер для серверу вважалося розкішшю. Розподілена система зберігання даних при цьому підвищувала живучість самої системи з допомогою застосування спеціальної схеми дублювання файлів даних різними комп’ютерах. Нині це стало неактуально, оскільки ті ж потреби досягаються більш простими средствами.

Определившись з базою даних, розглянемо питання про кількість і розміщення комп’ютерів. Природно, що використання єдиної бази даних вимагає комунікацій між усіма комп’ютерами і сервером. Нині ці можливості так надає локальна мережу. Хоча найпопулярніша локальна мережу Novell, при невеличкому числі використовуваних комп’ютерів у ній особливих переваг перед дешевшими мережами, наприклад LanSmart, LanTastic, D-Link, використовуючи протокол мережного обміну Netbios. Переваги Novell незаперечні, тоді як мережі понад 50 відсотків комп’ютерів, але у системах оргуправления в конторах рідко використовується понад 25.

По мері розвитку підприємства може знадобитися включити до мережі більше комп’ютерів, що може обслужити сервер з урахуванням самого персонального комп’ютера. Такі проблеми вже починають виникати перед деякими фірмами. Вихід із ситуації очевидний — перехід нові комп’ютерну платформу. Але це непросто, якщо перехід зажадає зміни що експлуатувалося програмного забезпечення й перепідготовки персоналу. Зараз активно обговорюються питання мобільності програмного забезпечення. Проблема ця ненова. Певною мірою нашій країні пощастило, щодо того комп’ютери були необхідним елементом у виробничому життя предприятий.

Теперь перейдемо до розміщення комп’ютерів. Вочевидь, кожен співробітник, відповідальний за створення первинного документа, повинен мати кошти на його створення. Звідси випливає вимога функціональної повноти програмно-технічних коштів системи. Кожен співробітник, створює документ, повинен мати доступу до комп’ютера чи терминалу.

Программное наповнення системи також має охоплювати усі фінансові операції, у яких з’являється документ. Не означає, що систему потребує створення документів, котрі за будь-якої причини для підприємства не використовуються. Просто інформації, яка містилася в цих документах, базі даних не будет.

Автоматизация. Хто у ній зацікавлений, хто ж нет?.

Всякая технічна система є свого роду інструментом, яким управляє будь-якої працівник, якому цією система служить. Автономне АРМ «Бухгалтерія «служить головному бухгалтеру, АРМ «Склад «- товарознавцю чи комірнику, АРМ «Кадри «- кадровику, автоматизовану систему управління польотами — диспетчеру (саме його заводить літаки на посадку дозволяє злет, а чи не саму систему це робить).

Не вдаючись глибоко у теорію, зазначимо, що автомат реалізує будь-які функції й без участі людини, і тоді система, що складалася з них, — автоматична. Автоматизована ж система допомагає людині здійснювати його, надаючи набір функцій, реалізованих кінцевими автоматами. Набір кінцевих автоматів то, можливо зібрано в автоматизовану систему, яка налаштовується людиною виконання певної послідовності дій задля досягнення потрібного результату. Звести всі у один автомат (щоб, не думаючи, натиснути кнопку і отримати бажаного результату) не можна, тому що сьогодні людині потрібно зробити так, а завтра — інакше. У автоматизованої паспортної системи рішення вживає людина, виробляючи настроювання системи відповідно до прийнятим рішенням, інші ж функції реалізуються системи у відповідність до цієї настроюванням. Якщо настройки зафіксувати, то система перетвориться на автоматичну. Наприклад, верстат з ЧПУ після входження у нього програми обробки стає автоматом: лише устанавливай заготівлі, а деталь він выточит сам.

Предположим, що керівництво підприємством оснастило програмно-технічними засобами кожного співробітника. Чого він у цьому випадку домоглося? Співробітники почали працювати швидше, вони з’явилося вільний час, що вони зможуть витратити на поглиблене вивчення свого фаху. Отже, власник підприємства, провівши інвестиції до засобів автоматизації, виявив піклування про співробітників. Це чудово, якщо така й була її мета. Якщо ж її мета — більш високому рівні організувати трудовий процес, він її домігся, оскільки у організації праці в підприємстві малий, що змінилося. Найчастіше виходить бо керівництво, погано представляючи мета автоматизації, передоверяет її конкретизацію співробітникам. Цілі ж співробітників й дозволу керівництва можуть совпадать.

Если все АРМ комусь служать, то кому служить автоматизовану систему управління підприємством? Якщо відповісти «всім », це буде не так. Служить, т. е. допомагає реалізувати мета. Якщо мети суб'єктів управління протилежні і система допомагає їх реалізовувати, це не система. Система автоматизації підприємства служить його директору, т. е. головному особі, що бере рішення. Йому доступна всю інформацію, зберігається чи які перебувають на обробці у системі, отже, підконтрольна вся діяльність підприємства. І бухгалтеру, і кадровику, і комірнику система допомагає виконувати розпорядження, що вони одержують від директора, але служить система директору.

Каждый людина якимось чином організує свою працю, т. е. систематизує середу, у якій протікає його. І чомусь часто може бути, що як співробітника з підприємства ділянку його роботи що час дезорганізований, оскільки він «забрав «з собою правила організації праці в ділянці і правил поєднання з іншими ділянками. Раніше цих правил закріпив посадових інструкціях. І ось, якщо працю персоналу організований незалежної від цього системою, то ніхто й не у якій момент ні зайняв робоче місце, він вимушено організовуватиме свою працю за технологією системи. Сама система передбачає отримання результату не вдома, який вона налаштована, т. е. на конвеєрі для складання автомобіля не можна зібрати паровоз.

Аналогично само і з автоматизацією для підприємства. Тільки коли всі кошти автоматизації об'єднують у систему, підприємство стає автоматизованим, Якщо ж для підприємства впроваджуються кошти автоматизації на окремі ділянки, то постійно житиме проблема поєднання ручних і автоматизованих ділянок з властивою цій ситуації вадами: ручним введенням інформації, втратою даних, і документів, невчасної актуалізацією даних в базах та інших. Одна з найбільш суттєвих недоліків у тому, що муситиме приймати рішення виходячи з неадекватною інформації, оскільки він буде підготовлятися і інтерпретуватися персоналом. А інформація, отримувана не від системи, буде надходити керівництву у вигляді, у якому вона у цей самий момент доступна і персоналу. Впровадження автоматизованої системи управління для підприємства вимагає певних зусиль від керівництва. Впровадження системи відбувається успішніше тоді, коли ідея систематизації праці в підприємстві походить від керівника. Якщо ж впровадження віддається «на відкуп «співробітникам, то використовується тільки те, що допомагає конкретному працівникові здійснювати своєї діяльності, бо, який відповідає інтересам підприємства, ігнорується. Система виявляється розірваної і втрачає значну частину своїх переваг. Саме керівництво, будучи власником або посадовою особою, які представляють власника, насамперед матеріально зацікавлений у наведення порядку на підприємстві у системі обліку. Тому його зусилля ні напрасными.

Когда створюється замовна система повної автоматизації, то, на першому етапі провести обстеження предметної області. Починається обстеження із опитування співробітників контори. Типовий у відповідь прохання розповісти, у чому робота того чи іншого співробітника, виглядає приблизно так: пишу (чи виписую, чи складаю) папірці (документи, довідки тощо. п.). Це означає, що чоловік у свою роботу вбачає лише механічну значна її частина. Проте робота значної частини співробітників безпосередньо з прийняттям рішень, звідки і виникають проблеми. З одного боку, бажання знайти програму, що зробить за людини («синдром однієї кнопки »), викликано прагненням уникнути прийняття рішень. Кожне своє рішення тягне у себе відповідальність за нього. З іншого боку, щоб узяти рішення, треба щось знати та трішки думати. І тепер ці три сумні необхідності — знати, думати наперед і нести відповідальність — спонукають працівника шукати програму, що візьме їх у себе. Зазвичай Якщо людина знає область своєї діяльності, орієнтується в ситуації для підприємства, то ухвалення рішення йому нема труда.

Как вже говорилося, системна автоматизація орієнтується на інтереси першої особи. Вона передбачає звільнити з посади всіх співробітників. Вочевидь, щодо створення офиса-автомата ще. Але системна автоматизація служить передумовою для системної організації праці в підприємстві, а тому має бути зацікавлений у першу чергу, керівник. Саме той, кому призначена системна автоматизація управління. Тому, за розробці систем автоматизації можна буде віддавати перевагу інтересам підприємства, а чи не працівника. Інтереси підприємства вимагають повноти і коректності обліку, систематизації праці та розподілу відповідальності по технологічному ланцюжку управління. Досягнення цього служать як «жива », і автоматизована системи управління. Однак виникає запитання, як з'єднати ці дві системы.

Проблема впровадження автоматизованої системы.

Одна з неминучих проблем, що постають перед підприємством під час переходу на автоматизовані засоби управління, — внедрение.

Проблемы впровадження виникають тоді, коли персонал змушений застосовувати кошти автоматизації до виконання основний роботи. На відміну від допоміжних коштів (назвемо їх інструментальними), рішення про використання яких приймається персоналом, гарматні гроші мають впроваджуватися незалежно від бажання персоналу. Принаймні, впровадження гарматних коштів тягне за собою певна зміна технології, необхідність навчання дітей і налагодження взаємодії персоналу у нових условиях.

Аналогичная ситуація виникає у конторі під час використання програмних засобів автоматизації організаційного управления.

В справжнє час важко знайти програми, які б під визначення суто допоміжних. Практично всі вони (насамперед мені випала у вигляді ринок бухгалтерських програм) мають властивостями орудийности, т. е. входять у процеси людської діяльності, тому припускають внедрение.

Если впроваджується невеличке автономне АРМ, проблема впровадження невелика. При впровадженні комплексу програм проблема ширшає, але це істотно торкається структуру предприятия.

В разі впровадження автоматизованої системи відбуваються якісних змін. Мало навчитися користуватися наданими засобами, потрібно зрозуміти, у яких місцях технологічного процесу зазначені кошти здатні замінити працю людини, а яких вони відіграють допоміжну роль.

Системы автоматизації організаційного управління завжди входять у існуючу структури управління, тому не можна прогнозувати оптимальне розподіл людських і машинних функцій в получившейся системі без докладання додаткових зусиль. Доводиться долати опір персоналу, якому необхідно як опановувати новий засіб, а й розробляти нові технологічні прийоми праці. Тож досягнення бажаного результату треба враховувати готовність й дозволу керівництва, і персоналу підприємства зробити необхідну перетворення структуры.

Средства системної автоматизації будуть життєздатні, якщо забезпечать можливість плавного переходу від сформованій технології до модернізованої. Такий перехід передбачає, що на початковому етапі відіграватимуть роль допоміжних (наприклад, вони мають дозволяти швидко друкувати накладні, платіжки і рахунки і вестиме їх облік). Кожен швидко освоює ті кошти, які допомагають чи звільняють його від виробничої необхідності виконувати нескладну, але рутинну роботу. Принаймні освоєння простих операцій стануть видно способи виконання складніших операцій з урахуванням коштів автоматизации.

Такие прості здавалося б рекомендації реалізувати то складніше, ніж велику предметну область охоплюють кошти автоматизації. Спокуса створити замкнуту автоматизовану систему повинен стримуватися міркуваннями впровадження, адже такої системи можна впровадити лише повністю. Задля реалізації поступового початку використанню коштів автоматизації вони мають впроваджувати в технологічні процеси, а чи не оснащувати випадкові ділянки автономними средствами.

Проблема впровадження настільки широка і різноманітна, що заслуговує стати темою окремого разговора.

Прикладная і інструментальна системы.

Подбирая систему автоматизації підприємствам, корисно враховувати іще одна аспект, властивий у тому чи іншою мірою більшості коштів автоматизації: ступінь инструментальности запропонованої системи. Слід зазначити, що Прикладна система перебрала функції, які у заданих обставин виконував би людина, а Інструментальна система дає можливість виконати замість необхідних у роботі функції, якщо проведуть настроювання на дані обстоятельства.

Все програми, розроблені для автоматизації організаційного управління, різняться по ступеня инструментальности. Цікавий питання: що змушує розробників закласти у програму той чи інший набір настраиваемых параметров?

Каждый розробник, розпочинаючи реалізацію програми, тримає в неї замовлення. Це може бути формально певне замовлення на як технічного завдання від конкретного замовника чи неформальний, що визначає собі розробник на підставі власних поглядів на необхідної програмі. У багатьох випадків розробник орієнтується на уявного користувача, і південь від того, яким він його представляє, залежить як ступінь настройки, що він закладає в програму, і спосіб, яким користувач буде цього виробляти. На ринку бухгалтерських програм представлені як розраховані бухгалтерів, незнайомих з комп’ютером, і написані для програмістів, за велінням долі стали бухгалтерами.

Сложнее аналізувати підхід, що використовують розробники щодо діапазону настройки. Не виключено, що вона від прогнозу можливих змін параметра настройки. Більшість розробників інтуїтивно визначають параметри прогнозу. Що ширшим охоплення предметної області, то більше вписувалося настройок передбачає розробник, щоб зберегти придатність своєї програми. Найяскравіше виявляється в популярних ринкових продуктах. Розробники Windows включили на свій продукт всі відомі їм драйвери покажчиків, принтерів, моніторів тощо. п. та, крім того, дали можливість приєднати інші, їм невідомі. Розробники бухгалтерського пакета «Scala », що використовується в 55 країнах, надають користувачам можливість налаштувати його за будь-яку методику ведення обліку у кожній із 18 валют будь-якою з 33 мов. І такі приклади можна продолжить.

Как лише розробники дізнаються про відсутність у їх програмі необхідної настройки, вони намагаються її включити. Проте підвищують вони можливість застосування свого продукту? Здається, так. Насправді ми тут зіткнулися з горезвісним переходом кількості в якість. Ввівши численні настройки, т. е. підвищивши інструментальність свого продукту, розробники дозволили застосовувати його більшій кількості користувачів. Та водночас підвищили рівня вимог до знань користувачів, отже, зменшили число потенційних користувачів. У межі їх кількість прагне числу самих розробників, коли, поза ними самих, не зможе застосовувати їх продукт. Із такої ситуації вихід зазвичай знаходять у спеціальному навчанні користувачів чи попередньої настроюванні їм універсального продукту. Але це не панацея, оскільки навчений співробітник може піти з підприємства, а зміна зовнішніх умов зажадає зробити перенастройку.

Существуют об'єктивні чинники, що впливають застосовність коштів автоматизації і залежать від ступеня їх инструментальности. Вводячи настроювання й обираючи метод управління ними, розробник передбачає можливості того, хто використати його продукт. У цьому, природно, може бути винайдено такий спосіб, який максимально зручний всіх користувачів незалежно від освіти, спеціальності, властивостей характеру тощо. п. Тому важливо, обираючи систему, брати до уваги діапазон і загальнодосяжний спосіб настройки коштів автоматизации.

Программные кошти на створення автоматизованих систем.

В даному розділі обговоримо питання, які кошти розробки доцільно використовуватиме створення автоматизованої системи управління підприємством. Відразу слід зазначити, що до цього питання не можна підійти однозначне й як вибрати засіб розробки, слід визначити її мета. Що створити: замовлену унікальну систему чи програмний продукт на ринку? Буде це прикладна програм чи інструментальна система? Який передбачається термін життя програми? Чи доведеться її супроводжувати (т. е. вносити зміни у неї по бажанню замовника) або тільки виправляти помилки? Є ще багато запитань, відповідь куди певною мірою впливає вибір средств.

Если створюється унікальна система на замовлення, те важливо зрозуміти, протягом якого часу вона використовуватиметься й з яким інтенсивністю. Наприклад, коли, як гриби після дощу, почали з’являтися біржі, то їм знадобилася система обробки біржовий інформації, як можна раніше. Нехай вона повільно, проте швидше, ніж сама людина. Нехай вона робить помилки, проте менше, ніж сама людина. Отже, такої системи слід гуртуватись у «тоді легше ». Багато у те час прогнозували — і помилилися, більшості бірж відпущено півтора-два року. Приблизно стільки займає розробка серйозної системи. Хто нею користувався сьогодні? Зараз схожа ситуація з банками, завтра та сама доля чекає інвестиційні фонди, післязавтра настане черга страхових товариств тощо. п.

Тенденции розвитку видно багатьом. Тому з’явилися фірми, котрі називають «фірмами швидкого реагування ». Вони швидко осягають сенс насущних завдань та створюють програми на злободенність. Безумовно, таким фірмам потрібні програмні кошти, де можна це й швидко створювати прикладні програми. Аналогічні завдання стоять перед програмістами на підприємствах. Їм треба якомога скоріш розробити програму, відповідальну поточним потребам. Власне, для завдань і створюють інтегровані пакети типу MS Access, Clarion чи Fox Pro.

Иные завдання стоять перед розробниками ринкових продуктів чи продуктів тривалого застосування. Якщо фірма перебирає зобов’язання перед покупцем, вона можуть дозволити з’явитися над ринком ненадійному, або занадто повільному, чи незручному використання продукту. Тож створення хороших ринкових продуктів вибираються кошти, дозволяють робити їх швидкими, надійними і зручними. Тут збільшені витрати часу розробці окупаються наступним безпроблемним збутом. Загальновідомо, що максимальна індивідуальність, продуктивність і гнучкість програм досягаються на мовних засобах розробки з так званого низького рівня. Але пропорційно достигаемому результату зростає кількість праці, вкладається у розробку. Не кожна фірма дозволити собі значні інвестиції, коли в неї немає впевненості, який отримав результати їхньої окупить. Тому ідеї найчастіше відпрацьовуються на інтегрованих засобах і після перевірки переводяться на низкоуровневые.

Следует відзначити, що з ефективнішої роботи системи автоматизації діяльності підприємства вже повинні базуватися на передових технологіях. Можна впевнено сказати, що найбільш поширеним нині рішенням цьому випадку є застосування технології клієнт-сервер. Про це свідчать і велика число представлених над ринком продуктів.

Выбор СУБД при побудові системи автоматизації багато чому визначає такі її параметри, як продуктивність, масштабованість, захищеність і надійність. Усі СУБД, використовувані в системах автоматизації, можна розділити на дві групи: які працюють за технології файл-сервер і з технології клієнт-сервер.

Файл-серверная система має такі недоліки: •велике навантаження на мережу і підвищені вимоги до її пропускну здатність (при великому числі користувачів і великих обсягах оброблюваної інформації недотримання цих вимог можуть призвести до непрацездатності системи); •підвищені вимоги до ПК зважаючи на те, що обробляються дані робочому місці користувача; •неможливість одночасної роботи з цими; •неможливість дотримання безпеки даних.

Клиент-серверная технологія практично від усіх перелічених недоліків вільна, під час першого чергу тому, що саме вся обробка перенесена на сервер баз даних, але в робоче місце користувача лише формуються запити, й відбиваються результати. Вибір конкретної СУБД визначається багатьма параметрами, серед яких може бути надійність і стійкість, швидкодія, наявність коштів розробки додатків, сумісність коїться з іншими платформами і ОС, підтримка компанії-виробника.

Среди розробників систем автоматизації підприємств найпопулярніші СУБД Oracle і Microsoft SQL Server, InterBase та інших. Слід також сказати відзначити, що у останнім часом почали з’являтися системи комплексної автоматизації з останніми версіями СУБД —"1С:Предприятие 7.7″, «БОСС-Компания» («АйТи»), «Віртуоз 1.3» («Миратех»), «Перевезення» (SoftLogistic), «Фолио-WinСклад» версії 7.0 з урахуванням MS SQL Server 7.0, «Ландиа» («Ландиа-Софт») з урахуванням InterBase, «Монополія» («Формоза-Софт») з урахуванням Oracle 8.0.

Отметим, що вибір коштів розробки — це тема, яку можна говорити дуже довго, як, втім, про інших питаннях, тільки злегка нами обозначенных.

Советы керівнику зі створення автоматизованої системи управления.

Приближаясь до кінцю нашої розмови, наведемо кілька рад у тому, як уникнути основних неприємностей на великотрудному шляху створення автоматизованої системы.

1. Зберіть попередню інформацію. На жаль, у Росії у тому видань, які «від щирого серця, простими словами «пояснили б, як надходити під час вирішення назрілих інформаційних проблем. Постарайтеся дізнатися, не діє десь система, схожа на, яку ви мрієте. Зв’яжіться з людьми, з нею працюють: напевно розкажуть щось поучительное.

2. Не зв’язуйтеся з «комп'ютерними хлопчиками ». Скільки організацій постраждали від цього, що або близькі співробітників вміли програмувати! Скільки нежизнеспособньк локальних мереж, «косих «баз даних… Спокуса велика: нерідко цих людей просять до праці гроші, бо зараз ваша проект розглядають як для експериментів. Однак ж вам потрібна працездатна система. У себе не мають досвіду, а головне — відповідальності перед самими собой.

3. Постарайтеся чітко сформулювати завдання. Хоча це важко! У програмістів існує приказка: «Треба дати користувачеві чи, що хоче, бо, що він потрібно ». Скласти грамотне технічне завдання (ТЗ), яке доведеться потім модифікувати, практично неможливо. Постарайтеся закріпити у себе в договорі права певні зміни у ТЗ у процесі проектування. Обговоріть принаймні піврічної режим супроводу готової системи — краще доплатити при цьому, ніж влаштовувати нові переговори з виконавцем щодо неминучих дрібних правок.

4. Проведіть розвідувальну операцію. Не полінуйтеся дізнатися, де і які проекти виконала фірма, з якою ви маєте намір укладати контракт. Знайдіть знайомих — і дізнайтеся, яке в них складається враження про виконавців. Не будьте занадто суворі - невдачі нерідко бувають і з вини замовників. Головна мета — зрозуміти, як виконавець належить на роботу (якщо в виконавця немає совісті, хто б змусить це зробити роботу якісно, і вчасно). На чужому прикладі спробуйте відчути головною проблемою — відсутність людей, реально що у використанні системи (ідею керівництва виконавці можуть всіляко саботувати). Щоб змагань не вийшло, потрібна серйозна підготовча робота. Необхідно проаналізувати потреби кожного, хто з обов’язку служби користуватиметься системою, і треба постаратися догодити всім у рамках основний задачи.

5. Будьте обережні з «системними інтеграторами ». В усьому світі це словосполучення нині дуже модно. Воно означає, що фірма-виконавець утруднює себе всі - від попереднього дослідження та постановки завдання до поставки техніки й успішного складання системи. Тільки лінивий не називає себе «системним інтегратором », проте реально таких фірм трохи. Звичайно інші? Задумайтеся, що вигідніше: продати вам велику партію техніки чи рік-два морочитися з вашими проблемами і вередуваннями? Здогадалися? Коли ви у штаті немає людини, що може проаналізувати можливості тій чи іншій фірми, не пожалійте, грошей, запросіть незалежного експерта із боку. Він також ризикувати репутацією і завжди робить усе, щоб проконтролювати проект кожному етапі. І ще — для придбання техніки не нехтуйте організацією відкритого тендера. Слухаючи, як перемовляються представники різних фірм, ви дізнаєтеся про своє проблемах багато цікавого. З іншого боку, це гарна можливість збити ціну й продовжити гарантійні обязательства.

6. Готуйте кадри обслуговування. Постарайтеся включити ваших фахівців, які обслуговувати систему, до команди її творців. Це дасть можливість заздалегідь зорієнтуватися, поставити основну частину питань виконавцю до здачі проекту. Краще, якщо вони ж навчати інших ваших співробітників. Увімкніть до договору пункт про підготовку експлуатаційної документації - хоча б простих інструкцій. Інакше те що будь-якого фахівця може завдати удару експлуатації системы.

7. Забезпечте максимальну незалежність. Це означає як документованість системи і експлуатацію без залучення виконавця, а й можливість подальшої модифікації. Простежте, щоб ваші дані зберігалися над екзотичних, а стандартних, загальноприйнятих форматах, що використовується програмне забезпечення було наскільки можна не «самопальним », а фірмовим, адаптованою до вашої завданню. Це дасть можливість кілька років (а час летить швидко!) оновити систему з урахуванням нових вимог. Система має бути так, щоб модифікувати її годі було й лише авторы!

Заключение.

Очевидно, що в Росії, ні з світі що немає абсолютно досконалої технологій і повністю функціональної системи для автоматизації управління підприємством. Однак не чекати дива: з тими програмами, у яких є, можна й треба працювати, оскільки те ж саме ефективніше ручного обліку. Вибір системи — справді складна й неоднозначна завдання. Тут слід врахувати все: ціну й функціональність, спосіб постачання російської та якість сервісного обслуговування. Але головне під час виборів — солідність і надійність фирмы-разработчика. Можливість розорення та звільнення з ринку великих компаній значно коротші, ніж дрібних, котрі перебиваються від замовлення до замовлення фірм. А висновок із цього простий: ставте на лидеров.

Совершая трудову операцію, людина відповідає сам на питання: який може бути результат цієї операції, і як він отримати? Сама трудова діяльність, її результати є відповіддю всі запитання. Від, наскільки вірними знаннями про об'єкт своєї діяльності володіє людина й він враховує обставини скоєння трудовий операції, залежить успіх. Якщо знання з якийсь мірою об'єктивності можуть бути в машинному вигляді, то алгоритмизировать облік обставин скоєння трудовий операції ще довге час комп’ютера буде під силу. Тому даремні надії певної частини користувачів створення програми, яка позбавить їхню відмінність від трьох сумних необходимостей. Коли користувач набуває кошти автоматизації, не знаючи, як і чому здійснюються у них ті чи операцій, він постійно буде мати спантеличенні: чому комп’ютер видав той, а чи не інший результат як і він зробив? Вихід у працівника лише одне: знати, думати наперед і реагувати потрібно самому, а комп’ютер — це тільки помічник і більше!

Аглицкий І.С. «Автоматизація обліку у Росії: міфи й реальність», Бухгалтер з комп’ютером 2'98;

Проскурін С.П.: «Десять питань на задану тему автоматизації», Бухгалтер з комп’ютером 0'98;

Роговцев А. «Клиент-серверные технології в системах автоматизації торгівлі», PSWeek 27 вересня 1999 г;

Скакун Ю. «Особливості автоматизації в Росії», Компьютерра;

Шарова О.Л. «Як немає стати жертвою інформаційних технологій», Бухгалтер з комп’ютером 0'98.

Для підготовки даної праці були використані матеріали із сайту internet.