Комплектування архіву: деякі аспекти проблеми

На сучасному етапі архівного будівництва проблема комплектування державного архіву є надзвичайно актуальною, адже його пріоритетним завданням є формування Національного архівного фонду України (НАФ) як складової частини культурної спадщини українського народу та інформаційних ресурсів усього суспільства. Один із важливих компонентів формування НАФ комплектування державного архіву спрямований на повноцінне систематичне поповнення його фондів документами НАФ, що забезпечує вирішення одного з найголовніших завдань архівної справи в Україні.

Мета цієї розвідки охарактеризувати сучасний стан науково-методичних засад комплектування державного архіву.

Відповідно до мети дослідження визначено його основні завдання: проаналізувати дослідження теми у вітчизняній історіографії; з’ясувати, за якими джерелами відбувається комплектування НАФ; розглянути організаційну та методичну базу роботи державного архіву з комплектування;

Необхідність наукового дослідження з питання щодо комплектування архівів зумовлює потребу аналізу історичного досвіду комплектування державних архівів та пошуку нових форм і шляхів формування НАФ. Проте, на жаль, у сучасному українському архівознавстві бракує праць, спеціально присвячених висвітленню чи обговоренню даної проблеми. Знання, накопичені архівною наукою, недостатньо висвітлюють наукові та практичні аспекти діяльності місцевих державних архівних установ щодо комплектування Національного архівного фонду України. Тому розглянемо ті джерела, які вдалось виділити для дослідження.

Важливу роль у розвитку архівознавства за доби незалежності почали відігравати, поряд із науково-практичним журналом «Архіви України», створені в другій половині 1990;х рр. наукові щорічники «Студії з архівної справи та документознавства», а також «Архівознавство. Археографія. Джерелознавство». Серед публікацій мають неабияке значення навчальна література, методичні розробки УНДІАСД з визначення методики і критеріїв виявлення і включення документів до НАФ [4], організації науково-дослідної і методичної роботи в державних архівних установах України [3], укладання списків установ, організацій і підприємств, документи яких підлягають і не підлягають переданню на зберігання [2] та ін.

Розвиток архівознавчої думки щодо проблеми комплектування зафіксував підготовлений на базі УНДІАСД підручник «Архівознавство» [1]. Автори розділу «Формування Національного архівного фонду» (І. Матяш, З. Сендик, Н. Христова) подали визначення комплектування державного архіву як систематичного, цілеспрямованого і планомірного поповнення його складу документами НАФ. Важливою видається думка про те, що від правильності комплектування кожного державного архіву залежить якість формування НАФ України загалом, ефективність його використання [1]. Виходячи з безпосереднього зв’язку комплектування державного архіву з організаційною та методичною роботою із джерелами комплектування, автори розглянули зміст цієї роботи, виокремивши такі її напрями, як проведення перевірок роботи архівних підрозділів, служб діловодства, взаємодія з експертними комісіями, підвищення кваліфікації працівників зазначених служб, а також голів і членів експертних комісій, методична і практична допомога та надання послуг з питань архівної справи і діловодства на договірних засадах, проведення громадських оглядів роботи архівних підрозділів та служб діловодства.

Дискусійною і поряд з цим актуальною є стаття І. Студеннікова, в якій наголошується на актуалізації проблеми комплектування у XXI ст., її глобальному характері. Автор зупиняється на такій проблемі, як дефіцит кадрів, розглядає спроможність архівів укомплектувати свої фонди документами, що відбивають події і процеси сучасності, в умовах бурхливого розвитку комп’ютерних та інформаційних технологій. У зв’язку з цим автор визначає появу нових джерел, спричинених розвитком інформаційно-комунікаційних технологій: веб-сторінок підприємств, установ, організацій, політичних партій і громадських об'єднань. Розглядаючи їхнє значення, він констатує, що такі джерела сьогодні перебувають поза увагою архівістів через досить низький рівень матеріально-технічної оснащеності архівів та неготовність фахівців професійно і психологічно сприймати у такому вигляді інформацію як документальне джерело, що підлягає обліку й зберіганню [5].

Отже, у сучасній історіографії розглянуто окремі аспекти комплектування державних архівів, акцентується увага на їхніх завданнях і функціях щодо комплектування, визначення джерел комплектування, критеріїв проведення експертизи цінності. Якщо в радянський період переважали дослідження практичних аспектів комплектування державних архівів (Л. Кузнєцова, Г. Портнов, Л. Яковлева), то в пострадянський час простежується тенденція до аналізу науково-методичних засад комплектування (К. Новохатський, Г. Портнов, С. Сельченкова, З. Сендик) [6].

Проаналізувавши понятійний апарат об'єкта дослідження можна стверджувати, що комплектування державного архіву розглядається як підсистема системи формування НАФ, що включає визначення джерел комплектування архіву відповідно до його профілю, складу документів, що підлягають прийманню на державне зберігання, і саме приймання документів на державне зберігання.

Зазначимо, що завданнями державного архіву є комплектування документами від усіх установ і організацій його профілю і у визначені терміни, укладання необхідного науково-довідкового апарату та створення умов для всебічного використання наявної в ньому джерельної бази.

Як відомо, є дві категорії державних архівів України з постійним та змінним складом документів. У поняття комплектування входить розподіл джерел комплектування з урахуванням значення документів і профілю архівів.

Під час комплектування дотримуються певних принципів, насамперед, неподільності архівних фондів та їхніх комплексів (один фонд або комплекс фондів однорідних установ регіону повинні зберігатися в одному архіві) [I.e. 171−174].

Безпосередня організація комплектування архіву розпочинається з визначення джерел комплектування юридичних та фізичних осіб, які є утворювачами або власниками документів НАФ, що підлягають подальшому передаванню на постійне державне зберігання. Для цього архівні установи укладають списки організацій, що функціонують у зоні їхнього комплектування та у своїй діяльності утворюють або не утворюють документи, що підлягають віднесенню до НАФ [2].

Такі списки поділяються на список установ джерел формування НАФ і список установ, що не підлягають внесенню до джерел комплектування (список № 2).

На підставі списку установ — джерел формування НАФ укладають список джерел комплектування, який відповідає профілю архівної установи та є переліком установ, що функціонують у зоні його комплектування і зобов’язані передавати на державне зберігання свої документи (список № 1).

До списку № 1 відносяться установи й організації так званого вибіркового приймання. Він буває двох видів:

• — з численних однорідних інституцій відбирають на зберігання одну або кілька, щоб представити їхню різноманітність.
• — з численних однорідних інституцій однієї системи відбирають на зберігання один чи кілька видів основних документів, які включають до опису фонду вищої організації [4].

Списки № 1 і 2 укладають відповідно до настанов, викладених у «Методичних рекомендаціях по визначенню джерел комплектування державних архівів» [2]. Ці списки розглядаються на засіданні експертно-перевірної комісії і затверджуються директором державного архіву. їхня внутрішня структура відповідає структурі органів державної влади, місцевого самоврядування, переліку галузей народного господарства, науки і культури. Усередині галузі установи розміщуються в логічній послідовності за групами установ і організацій однієї підпорядкованості.

Організацію комплектування здійснюють безпосередньо державні архіви. На Головархів України покладено функції контролю щодо організації цієї роботи. Такі само функції здійснюють і державні архіви областей щодо своїх філіалів, районних та міських державних архівів з перемінним складом документів. Комплектування державних архівів здійснюється планово, у зв’язку з чим щорічно укладаються списки установ і організацій, документи яких підлягають прийняттю, із зазначенням кількості справ та їхніх крайніх дат. Державні архіви областей та їхні філіали включають до списків і районні та міські архіви. Для зручності установам і організаціям, а також райміськдержархівам надсилають графіки передавання матеріалів. До списків першочергово вносять провідні та визначальні для даного архіву організації з простроченими термінами зберігання документів, а також ті, в яких немає належних умов зберігання архівного матеріалу. Дострокове приймання документів допускається лише у виняткових випадках [I.e. 172].

Кожна установа має щорічно передавати документи до державного архіву за графіком. Для архівів зі значною кількістю джерел комплектування (від кількох сотень і до понад тисячу) дозволяється приймати раз на 2−3 роки, але не менш одного разу на 5 років [2]. Документи приймаються виключно в упорядкованому стані за попередньо затвердженими описами. Зазначимо, що на державне зберігання документи НАФ передають: органи державної влади, місцевого самоврядування, державні й комунальні підприємства, установи та організації, віднесені до джерел комплектування архіву. Треба стежити, щоб усі галузі народного господарства, науки і культури були представлені у складі фондів архіву повноцінно.

Слід підкреслити, що досить важливою передумовою якісного формування НАФ є також організаційна та методична робота державних архівів з джерелами комплектування [3].

З метою якісного поповнення фондів профільними документами НАФ архіви здійснюють організаційно-методичне керівництво та контроль за роботою архівних підрозділів та служб діловодства органів державної влади, місцевого самоврядування, державних та комунальних підприємств, установ і організацій джерел комплектування, що опосередковано сприяє збільшенню кількості упорядкованих документів в установах.

Робота державного архіву з джерелами його комплектування полягає в організації та вдосконаленні роботи служб діловодства, роботи архівних підрозділів, взаємодії з експертними комісіями, проведенні перевірок роботи архівних підрозділів, служб діловодства та експертних комісій, громадських оглядів роботи архівних підрозділів і служб діловодства; організації державного обліку документів НАФ; підвищенні кваліфікації працівників архівних підрозділів, служб діловодства, голів і членів експертних комісій; методичній, практичній допомозі та наданні послуг з питань архівної справи і діловодства на договірних засадах. З метою захисту соціальних прав громадян державні архіви надають установам джерелам комплектування методичну і практичну допомогу в роботі з документами з особового складу [I.e. 177−179:3].

Отже, без документів, що знаходяться у веденні архівів, історія нашого часу не може бути відтворена з достатньою об'єктивністю і повнотою, адже ціла низка документальних комплексів репрезентують усі сфери життєдіяльності держави та суспільства в цілому. Від правильності комплектування кожного державного архіву залежить якість формування НАФ України цінними для суспільства документами, ефективність використання інформації та збереження культурних цінностей.

комплектування державний архів документ.