Работа серед EXCEL. 
Засоби управління базами даних в EXCEL

Відділення прискореного обучения,.

Економічний факультет,.

2 курс, 3 семестр, 2002.

«Праця у середовищі EXCEL. Засоби управління базами даних в EXCEL».

1. Призначення редакторів електронних таблиць. Можливості MS EXCEL.

Структура документа Excel. Розміри електронної таблицы.

2. Способи отримання довідкової інформацією середовищі Excel.

3. Ідентифікація осередки, діапазону осередків. Відносні і абсолютні адресні посилання. Ім'я осередки, діапазону ячеек.

4. Первинна і вторинна інформація. Введення інформацією ячейку.

5. Кошти редагування (переміщення, пошук і освоєння заміна в таблиці; виділення, переміщення, копіювання, видалення информации).

6. Кошти форматування (зміна числових форматів, вирівнювання даних, завдання потрібного шрифту і размера).

7. Застосування до осередків. Кошти перевірки вмотивованості заповнення ячейки.

8. Призначення спеціальної (часткової) вставки.

9. Оформлення осередків. Форматування кордонів осередки, візерунків цветов.

10. Форматування рядків і шпальт (зміна розмірів осередки, об'єднання осередків, перенесення за словами, приховування рядків чи столбцов).

11. Умовне форматування. Автоформат.

12. Формули. Введення і копіювання формул. Майстер функцій, палітра формул.

13. Завдання умов у Excel. Використання логічних функцій: ЯКЩО, И,.

ИЛИ.

14. Діаграми. Побудова, редактирование.

15. Захист осередків таблиці від несанкціонованого доступа.

16. Графічні можливості Excel. Впровадження об'єктів WordArt.

17. Робота на кількох робочих аркушах. Вставка, видалення, перейменування робочих аркушів. Посилання на осередки іншого листа.

18. Поняття бази, записи, поля даних. Системи управління базами данных.

Примеры.

19. Створення баз даних в EXCEL. Розмір бази даних. Збереження бази данных.

20. Введення даних із допомогою форми бази данных.

21. Сортування бази данных.

22. Пошук даних із допомогою кошти автофильтра. Відновлення вихідної бази після поиска.

23. Розширена фільтрація з допомогою діапазону критериев.

24. Створення проміжних підсумків. Функції підбиття проміжних підсумків. Свёртывание записів проміжних підсумків. Видалення проміжних итогов.

25. Пошук даних із допомогою функцій баз данных.

26. Підготовка документації до друку, у Excel.

Призначення редакторів електронних таблиць. Можливості MS EXCEL.

Структура документа Excel. Розміри електронної таблицы.

Робоча вікно програми Excel містить стандартну рядок заголовка і панелі команд. Рядок під ними містить полі імені Ілліча та рядок имени.

Рядок стану програми Excel видає інформацію про поточному виборі, команді чи операции.

Робоча книга — багатосторінковий документ в Excel. Кожна сторінка робочої книжки називається робочим листом, а сторінка, активна в момент, відображається з вікна документа. Кожен робочий лист разделён на стовпчики, рядки — і осередки, окремі друг від друга розділовими лініями. Стовпчики — це вертикальні розділи, рядки — горизонтальные.

Осередок — це область перетину рядки — і столбца.

Способи отримання довідкової інформацією середовищі Excel.

Меню Довідка (Help), містить такі команди: «Довідка по.

Microsoft Excel", яка виводить на екран помічника, якщо він отключён; «Приховати помічника»; «Що це таке»? що дозволяє вивести підказку про елемент, зазначеному на екрані; «Office на Web», запускающая ваш браузер (програму перегляду, звану ще оглядачем) і подключающая його до вузлам Microsoft з Інтернету, які пропонують додаткову довідкову інформацію; «Про торішню програму», повідомляючи інформацію про програму Microsoft Excel. Дві команди не з’являються у стислому меню та їх відображення потрібно натиснути подвійну стрілку у нижній частині меню. Команда «Знайти і усунути» намагається виправити все помилки, які можуть статися за умови встановлення Excel.

1. Вікно довідкової системы.

Вікно пропонує три вкладки: «Зміст», «Майстер відповідей» и.

«Указатель».

Вкладка «Зміст» подібна змісту книжки, де кожна глава представлена заголовком з позначкою закритою книжки. Після перебування даного вас розділу можна вивести його вміст у правій частині вікна довідки. Часто розділи містять посилання інші розділи і справки.

Подчёркнутый текст у правій області вікна довідки є гіперпосиланням в інший розділ. Щигля на гіперпосиланню активізує відповідний раздел.

Нагадує роботи з браузером.

Для пошуку потрібної інформації можна також ознайомитися використовувати вкладку.

«Покажчик». Якщо вже ви введёте ключовим словом і нажмёте кнопку «Знайти» чи двічі щёлкните на потрібному слові у списку, одержите список всіх підхожих розділів справки.

2. Одержання довідкової інформації через Интернет.

Якщо є доступом до Інтернету, вам доступні додаткові ресурси. Команда «Office на Web» запускає браузер і підключає його до сторінки Office Update на Web-узле.

Microsoft. Цей вузол постійно оновлюється, отже там можна знайти свіжу информацию.

3. Контекстна справка.

Excel дозволяє їм отримати інформацію про конкретної команді без використання вікна довідкової системи. Довідка такого виду називається контекстно-зависимой чи навіть контекстної, оскільки він справді залежить від цього, що ви робите на листе.

4. Спливають подсказки.

З цією, кому важко запам’ятати призначення всіх кнопок панелей інструментів, Excel надає спливають підказки. Якщо спливають підказки включені, то, при установці покажчика миші на кнопці панелі інструментів з’являється назва кнопки. За умовчанням спливають підказки включені. Щоб відключити їх, в меню «Вигляд» виберіть команду.

«Панелі інструментів», потім — «Налаштування» і вкладке «Параметри» відкритого вікна діалогу зніміть прапорець «Відображати підказки для кнопок».

Ідентифікація осередки, діапазону осередків. Відносні і абсолютні адресні посилання. Ім'я осередки, діапазону ячеек.

На перетині рядки — і шпальти перебуває осередок. Осередки є головними будівельними блоками робочого аркуша. Кожна осередок займає своє місце листку, де можна зберігати і відображати інформацію, і має унікальні координати, які називаються адресою осередки чи ссылкой.

Виділену осередок називають активної осередком. Адреса активної осередки виводиться на полі імені, яке у лівому кінці рядки формул.

Відносна посилання свідчить про осередок, виходячи з її становищі щодо осередки, у якій перебуває формула. Абсолютна посилання використовує для свідчення про осередок її фіксований становище листку. Змішана посилання містить відносну і абсолютну ссылку.

Абсолютні і змішані посилання особливо корисні при копіюванні формули вже з місця аркуша в другое.

Первинна і вторинна інформація. Введення інформацією ячейку.

У осередки аркуша можна вводити два типу даних: константи і формулы.

Константи поділяються втричі основні категорії: числові значення, текстові значення й значення дат і времени.

Прості числові значення можуть утримувати лише цифри від 0 до 9 і спеціальні символи + - Є е (). , $ % /. Текстове значення може містити практично будь-які символы.

Щоб увести числове значення чи текст, виділяйте осередок і вводите з клавіатури. Введені дані відбиваються в рядку формул й у активної осередку. Миготлива вертикальна риса, з’являється в рядку формул й у активної осередку називається точкою вставки. Після закінчення введення даних його потрібно зафіксувати, щоб він постійно зберігалася ячейке.

Найпростішим способом фіксації введення є натискання клавіші Enter. Після цього точка вставки зникає, і Excel зберігає введённое значення в осередку. Якщо з закінченні введення натиснути клавіші Tab, Shift+Tab, Enter,.

Shift+Enter чи клавішу зі стрілкою, Excel фіксує введення і активізує сусідню ячейку.

Кошти редагування (переміщення, пошук і освоєння заміна в таблиці; виділення, переміщення, копіювання, видалення информации).

1. Маркірування ячеек.

Окремі осередки таблиці маркуються (виділяються) автоматично з допомогою покажчика осередків. Щоб перевести покажчик в задану осередок, потрібно клацнути за нею лівої кнопкою миші або використати бодай клавіші управління курсором. Для маркування кількох осередків потрібно клацнути на початку маркируемой області (лівий верхній кут) і, утримуючи кнопку миші натиснутої, переміщати маніпулятор насамкінець области.

(правий нижній кут). Щоб скасувати маркірування області, можна просто клацнути по немаркованої осередку. Для маркірування кількох осередків з допомогою клавіатури необхідно встановити покажчик осередків у початкову осередок області, та був, утримуючи клавішу «Shift» натиснутої, поширити маркірування протягом усього область з допомогою клавіш управління курсором.

Одна рядок чи стовпець таблиці маркуються клацанням по номеру.

(адресою), розташованого в заголовку рядки чи шпальти. Для маркірування кількох рядків чи шпальт потрібно клацнути за двозначним номером першого рядка чудово (шпальти), та був, утримуючи кнопку миші натиснутою, перемістити маніпулятор у потрібний позицию.

2. Скасування операций.

Дія, яке виконано останнім, можна скасувати директивой.

«Undo» з меню «Edit» чи комбінацією клавіш «Ctrl-Z». Операцію скасування можна також ознайомитися виконати, клацнувши мишею по 11-й піктограмі на панелі управления.

Директива скасування після виконання перетворюється на директиву підтвердження зміни «Redo». Виконавши цю директиву, можна знову вводити на таблицю змінені дані тощо. Це можна зробити також за допомогою клавиатурной комбінації «Ctrl-Z» чи щиглика по 11-й пиктограмме.

Попередня дія можна повторити — при цьому служить директива.

«Repeat» з меню «Edit». Для повторення останнього дії можна також ознайомитися натиснути клавішу «F4» чи клацнути по 12-й піктограмі на панелі управления.

3. Копіювання данных.

Насамперед необхідно промаркувати групу осередків, вміст яких має бути скопійовано, та був викликати директиву «Copy» з меню «Edit». Після цього маркіроване область буде взято в рамку.

Тепер треба встановити покажчик миші в позицію, куди би мало бути скопійовані дані, й тицьнути на клавішу введення «Enter». Вміст маркованої області з’явиться з нового місці. Якщо область, куди помістити копію, також маркірована, то розміри обох груп повинні бути однаковими, інакше буде видано повідомлення про ошибке.

У контекстном меню правої кнопки миші також є директива копіювання. Для копіювання можна також ознайомитися використовувати комбінацію клавіш «Ctrl-C» чи 8-му піктограму на панелі управления.

Якщо потрібне видалити вміст групи осередків і вмістили його на місце в таблиці, слід використовувати директиву «Cut» з меню «Edit». На панелі керування цією директиві соответствует.

7-ма піктограма (ножиці), але в клавіатурі - комбінація клавиш.

«Ctrl-X».

4. Видалення данных.

Насамперед необхідно промаркувати групу осередків, вміст яких має бути віддалене. Потім можна скористатися однією з способів видалення даних. І тому в меню «Edit» є подменю.

«Clear», яке містить такі чотири директивы:

«All» — видаляє вміст і скасовує формат ячейки;

«Formats» — скасовує лише формат ячейки;

«Contents» — видаляє лише вміст ячейки;

«Notes» — видаляє тільки коментар до ячейке.

Директива видалення «Clear Contents» є у меню правої кнопки миші. З допомогою цієї директиви можна видалити лише вміст осередків. Той-таки такого результату досягають просто натисканням клавиши.

«Del». Якщо ви випадково видалили важливу інформацію, то скористайтеся комбінацією клавіш «Ctrl-Z», яка скасує директиву удаления.

Кошти форматування (зміна числових форматів, вирівнювання даних, завдання потрібного шрифту і размера).

1. Форматування чисел.

Насамперед необхідно промаркувати осередки, у яких треба змінити формат уявлення чисел. Після цього можна або відкрити правої кнопкою миші контекстне меню і просить викликати у ньому директиву «Format Cells», або викликати директиву «Cell» з меню «Format». У кожному разі на екрані з’явиться діалогове вікно «Format Cells». За умовчанням у верхній полі цього вікна буде обрано опція «Number», що призначалася для форматування чисел. У центрі «Category» наведено різні типи форматів, які вибираються клацанням миші чи з допомогою клавіш управління курсором. У центрі «Format» «Codes»: показані коди форматів обраного типу. У центрі введення «Code»: користувач може поставити код свого формату і запам’ятати їх у списку форматів. У частині окна.

«Format» «Cells» перебуває полі перегляду «Sample»:, у якому показано, як виглядатиме вміст осередки в обраному формате.

Піктограма зі знаком $ (долара) на панелі форматування управління дозволяє визначити формат валюти в заданої осередку (до додається символ валюти). Піктограма зі знаком % (відсоток) тій самій панелі дозволяє визначити формат відсотків (до додається символ процентов).

2. Вирівнювання данных.

Для вирівнювання вмісту осередків у програмі Excel можна використовувати або директиви меню, або піктограми на панелі форматування (4-та, 5-та, 6-та). Насамперед слід промаркувати выравниваемые осередки. Далі можна відкрити контекстне меню правої кнопкою миші й може викликати директиву «Format Cells», або викликати директиву.

«Cell» з меню «Format». У кожному разі на екрані з’явиться діалогове вікно «Format Cells». У верхньому полі цього вікна виберіть опцию.

«Alignment». Після цього, у полі «Horizontal» можна вибрати жодну з селекторних кнопок вирівнювання: із лівого краю (Left), по центру.

(Center) і з правому краю (Right). За умовчанням текст вирівнюється із лівого краю, а числа по правому.

Найпростіше вирівнювати дані безпосередньо з допомогою піктограм на панелі форматування. І тут потрібно промаркувати відповідні чарунки й виконати щиголь по потрібної пиктограмме.

3. Установка шрифтов.

Насамперед слід промаркувати осередки, у яких треба міняти шрифт. Після цього можна або відкрити контекстне меню правої кнопкою миші і може викликати директиву «Format Cells», або викликати директиву.

«Cell» з меню «Format». У верхньому полі відкритого вікна «Format Cells» потрібно вибрати опцію Font. У вікні з’явиться полі «Font»:, де можна вибрати вид шрифту з запропонованого списку. Зміст цієї списку залежить від установок, зроблених у середовищі Windows.

У правом полі «Size» встановлюється розмір (кегль) шрифту. За умовчанням програма Excel встановлює розмір шрифту удесятеро пунктів. У творчому списку шрифтових стилів «Font Style»: можна вибрати звичайний стиль.

(Regular), курсив (Italic), жирний шрифт (Bold) і жирний курсив (Bold.

Italic). У центрі «Underline» можна вибрати тип підкреслення текста.

(однієї або двома лініями). У центрі «Effects» розташовані три опциональные кнопки, які дозволяють закреслити текст.

(Strikethrough) або розмістити його за місці верхнього (Superscript) чи нижнього (Subscript) индексов.

Піктограми другого панелі управління (1-ша, 2-га, 3-тя) дозволяють поставити шрифтові стилі: жирне накреслення (символ B), курсив (символ.

I), підкреслення (символ U з рисою внизу).

Застосування до осередків. Кошти перевірки вмотивованості заповнення ячейки.

До осередків робочого аркуша можна додати примітки, містять пояснення до обчисленням, припущення або якісь напоминания.

Виділіть осередок, де ви бажаєте додати коментар, і у меню «Вставка» виберіть команду «Примітка» чи натиснімо кнопку «Створити примітка» на панелі інструментів «Залежності». Хоча, до осередку можна приєднати лише одна примітка, його текст може бути будь-якою длины.

Якщо вікні примітки слід почати новий абзац, натиснімо клавішу Enter. З допомогою маркерів зміни розмірів ви можете змінити розміри цього окна.

Під час створення нового примітки у верхній частині вікна напівжирним шрифтом виводиться ваше имя.

Щоб змінити примітка, виділіть осередок з присоединённым приміткою і у меню «Вставка» виберіть команду «Змінити примечание».

Для видалення примітки відкрийте її редагування, потім щёлкните за українсько-словацьким кордоном його вікна і натисніть клавішу «Delete» чи щёлкните правої кнопкою миші й у контекстном меню виберіть команду «Видалити примечание».

Фундаментальна обізнаність із примітками кілька полегшується під час використання панелі інструментів «Рецензування». Аби вивести цю панель інструментів, в меню «Вигляд» виберіть команду «Панелі інструментів», та був — «Рецензирование».

Призначення спеціальної (часткової) вставки.

Іноді може виникнути необхідність перемістити чи скопіювати значення осередки, не переносячи у своїй формулу, з допомогою якій це значення отримано. Також буває потрібно скопіювати лише формулу, але не матимуть формату осередки. Команда «Спеціальна вставка» меню «Правка» пропонує зручний спосіб вставки лише певних елементів копируемых ячеек.

Перемикач «Формули» дозволяє переміщати лише формули з осередків копируемого діапазону в осередки діапазону вставки. Усі формати чи примітки буде в діапазоні вставки залишаються без изменения.

Перемикач «Формати» дозволяє переносити лише формати з копируемых осередків у діапазон вставки. Цей режим рівнозначний виділенню діапазону осередків і вибору відповідної команди у меню «Формат».

Іноді потрібно скопіювати осередки вже з місця у інше, та заодно нема охоти псувати кордону, створення яких витрачено занадто чимало часу. І тут використовується перемикач «Без рамки».

Що стосується установки перемикача «Умови на значення» в діапазон вставки копіюються лише умови на значення, применённые до вихідним осередків. Перемикач «Все» вставляє формули, значення, формати і примітки до осередків з копируемого діапазону в діапазон вставки.

Оформлення осередків. Форматування кордонів осередки, візерунків цветов.

Кордони і заливання осередків може бути хорошим засобом оформлення різноманітних галузей робочого аркуша чи привернути увагу до важливим осередків. Користуючись вкладкою «Кордон» вікна діалогу «Формат осередків» ви можете поставити становище кордонів, і навіть тип і колір линий.

1. Вибір типу линии.

Щёлкните будь-якою з тринадцяти типів лінії границы.

2. Вибір кольору линии.

За умовчанням колір лінію кордону є чорним, якби вкладке.

«Вигляд» вікна діалогу «Параметри» на полі «Колір» встановлено значення «Авто».

Щоб вибрати колір, відмінний від чорного, щёлкните на стрілці праворуч від поля «Колір». Чи розкриється поточна 56-цветная палітра, де можна використовувати одне із наявних квітів чи визначити новый.

Зверніть увагу, що з вибору кольору кордону потрібно використовувати список.

«Колір» на вкладке «Кордон» Якщо ви спробуєте зробити це з допомогою панелі інструментів форматування, то зміните колір тексту в осередку, а чи не колір границы.

3. Вибір розташування границы.

Після вибору типу, і кольору лінії слід зазначити становище границы.

При натисканні кнопки «Зовнішні» у сфері «Усі» кордон розміщається за периметром поточного виділення, чи це одна осередок чи блок ячеек.

Щоб видалити через усі межі, що у виділенні, натисніть кнопку.

«Ні». Область перегляду дозволяє контролювати розміщення границ.

Щоб розмістити кордон, щёлкните на області перегляду там, де повинна бути кордон, чи натисніть відповідну кнопку з цією областью.

Коли робочому аркуші виділено кілька осередків, у разі на вкладке «Кордон» стає досяжною кнопка «Внутрішні», з допомогою яких можна додати кордони між виділеними осередками. З іншого боку, у сфері перегляду з’являються додаткові маркери на сторони виділення, що вказують, де проходити внутрішні границы.

Щоб видалити размещённую кордон, просто щёлкните у ньому у сфері перегляду. Якщо потрібне змінити формат кордону, виберіть інший тип лінії чи колір і щёлкните цій межі у сфері перегляду. Коли хочете розпочати розміщення кордонів наново, натисніть кнопку «Ні» в области.

«Всё».

4. Застосування кольору та узоров.

Вкладка «Вигляд» вікна діалогу «Формат осередків» використовується до застосування кольору та візерунків до виділених осередків. Ця вкладка містить поточну палітру і раскрывающуюся палітру візерунків. Палітра «Колір» на вкладке «Вигляд» дозволяє поставити фон для виділених осередків. Якщо ви і виберете колір в палітрі «Колір», не обираючи візерунка, то поставлене колірної фон з’явитися у виділених осередках. Якщо вибрати колір в палітрі «Колір», та був — візерунок в раскрывающейся палітрі «Візерунок», цей візерунок накладається на колір фону. Кольори в раскрывающейся палітрі «Візерунок» контролюють колір самого узора.

Форматування рядків і шпальт (зміна розмірів осередки, об'єднання осередків, перенесення за словами, приховування рядків чи столбцов).

1. Зміна розмірів ячейки.

MS Excel за умовчанням використовує ширину шпальти, рівну 8,43 символу. Часто стандартна ширина шпальти виявляється недостатньою до повного виведення вмісту осередки. Щоб змінити ширину шпальти з допомогою миші, встановіть покажчик у сфері заголовків шпальт на лінії, визначальною цей стовпець з його сусіду праворуч. Тепер при натиснутої кнопки миші перетягнете лінію розділу шпальт вправо чи вліво. При перетаскуванні ширина шпальти виводиться вигляді екранної підказки. Коли ширина досягне потрібної величини, відпустіть кнопку мыши.

MS Excel автоматично налаштовує стандартну висоту рядки по найбільшому розміру шрифту, що у цієї рядку. Отже, зазвичай годі й тривожиться розмір які у рядку символов.

Налаштування висоти рядки аналогічна їх настроюванні ширини столбца.

2. Об'єднання ячеек.

Сітка є дуже важливим конструктивним елементом оформлення електронної таблиці. Іноді, особливо в створенні форм, задля досягнення потрібного ефекту буває необхідно форматувати сітку спеціальним чином. Excel дозволяє об'єднувати осередки, що саме й надає сітці нові можливості, які можна використовуватиме створення чіткіших форм і отчётов. При об'єднанні осередків утворюється одна осередок, розміри яких збігаються з розмірами початкового виділення. Об'єднана осередок отримує адресу лівої верхньої осередки вихідного діапазону. Інші вихідні осередки практично перестають існувати. Якщо формулі зустрічається посилання таку осередок, вона сприймається як порожня, і залежно від типу формули посилання може повернути нульовий або хибне значение.

3. Приховання рядків чи столбцов.

Іноді буває потрібно приховати інформацію у робочому аркуші - наприклад, зарплатню співробітників тощо. Excel дозволяє приховувати цілі стовпчики чи рядки. Щоб сховати стовпець, спочатку виділіть осередок у тому стовпці. У меню «Формат» виберіть команду «Стовпець» і далі - «Скрыть».

Щоб знову вивести стовпець у робочому аркуші, спочатку виділіть стовпчики, розташовані зліва і від прихованого шпальти. Після цього, у меню.

«Формат» виберіть команду «Стовпець» і далі - «Отобразить».

Подібною можна приховати чи вивести на екран рядки робочого аркуша, використовуючи миша чи команди підменю, з’являється під час виборів команди «Рядок» в меню «Формат».

Умовне форматування. Автоформат.

1. Умовне форматирование.

Умовне форматування діє подібно будильнику. Воно дозволяє застосовувати формати до конкретних осередків, які остаются.

«сплячими», поки значення цих осередках ні деяких контрольних значений.

Виділіть осередки, призначені для форматування, потім у меню.

«Формат» виберете команду «Умовне форматування» Перше полі з переліком з вікна діалогу «Умовне форматування» дозволяє вибрати, чого має застосовуватися умова: до значенням чи самій формулі. Після завдання умови натисніть кнопку «Формат». Відкриється вікно діалогу «Формат осередків», де можна вибрати шрифт, межі і інші атрибути формату, який має застосовуватися і під час заданого условия.

Щоб видалити умова форматування, виділіть осередок чи діапазон і у меню «Формат» виберіть команду «Умовне форматування». Після відкриття вікна діалогу натисніть кнопку «Delete». З’явитися вікно диалога.

«Видалення умови форматування». Зазначте умови які хочете видалити і натисніть «OK». Зазначені умови зникнуть з вікна на діалогу «Умовне форматування», фактично де вони видаляються, поки цьому вікні діалогу не натиснута кнопка «ОК». Якщо вже ви передумали, можете відмовитися від видалення, натиснувши кнопку «Скасування» з вікна діалогу «Умовне форматирование».

2. Автоформат.

Можете зберегти своє дорогоцінний час, використовуючи команду.

«Автоформат» меню «Формат». Автоматичні формати Excel — це заздалегідь певні поєднання числового формату, шрифту, вирівнювання, кордонів, візерунка, ширини шпальти і висоти рядки. Команда «Автоформат» використовує існуючі формули і текстові написи, щоб визначити, яке форматування застосувати. Після вибору команди «Автоформат» можна решти командам форматування для часткового зміни відображуваних на екрані значень. Якщо вас щось влаштовує, виберіть команду «Скасувати автоформат» меню «Правка» і далі спробуйте додати порожні стовпчики чи рядки, щоб відокремити область, на що її повинна впливати команда «Автоформат». Можна назвати лише ті блоки осередків у аркуші, до котрих застосувати автоформат.

Формули. Введення і копіювання формул. Майстер функцій, палітра формул.

Можливість використання формул та зняття функцій одна із найважливіших властивостей програми обробки електронних таблиць. Це, зокрема, дає змогу провадити статистичний аналіз числових значень в таблице.

Текст формули, яка вводять у осередок таблиці, має починатися зі знака рівності (=), щоб програма Excel могла відрізнити формулу від тексту. Після знака рівності в осередок записується математичне вираз, що містить аргументи, арифметичні операції, і функции.

У якості аргументів на її формулі зазвичай використовуються числа і адреси ячеек.

Для позначення арифметичних операцій можна використовувати такі символи: + (складання); - (віднімання); * (множення); / (деление).

Формула може містити посилання осередки, розташовані іншою робочому аркуші чи навіть таблиці іншого файла. Якось введена формула можливо, у час модифікована. Встроенный.

Менеджер формул допомагає користувачеві знайти помилку чи неправильне заслання у великий таблице.

Крім цього, програма Excel дозволяє працювати з складними формулами, що містять кілька операцій. Для наочності можна включити текстовий режим, тоді програма Excel виводитиме в осередок не результат обчислення формули, власне ж формулу.

1. Введення формул.

Програма Excel інтерпретує запроваджувані дані або як текст.

(вирівнюється із лівого краю), або як числове значение.

(вирівнюється по правому краю). Для введення формули необхідно провести алгебраїчне вираз, котрого має передувати знак равенства.

«=».

Припустимо, що у осередку А1, таблиці перебуває число 100, а осередку В1.

— число 20. Щоб розділити перше число на друге і результати розмістити у осередок С1, в осередок С1 слід також запровадити відповідну формулу (=А1/В1) й тицьнути на «Enter».

Введення формул можна істотно спростити, використовуючи маленький трюк. Після введення знака рівності слід просто клацнути мишею по першої осередку, потім запровадити операцію ділення клітин і клацнути за другою ячейке.

2. Складні формулы.

Застосування складних формул продемонструємо на примере.

| |B |З |D |E | |10 |РОБОТА |ЧАС |ЦІНА |СУМА | |11 |Налаштування клавіатури |2 |$ 17.80 |$ 35.60 | |12 |Обслуговування |4 |$ 3.80|$ 15.20 | | |машин | | | | |13 |Підготовка формулярів |8 | $ |$ 12.48 | | | | |1.56 | | |14 | | | | | |15 | | | | | |16 |Сума | | |$ 63.28 | |17 |ПДВ 15% | | |$ 9.49 |.

Рис. 1.

У стовпці З, наведеної таблиці зазначено час (в годиннику), витрачене виконання роботи, в стовпці D — вартість однієї години роботи, а стовпці Є - проміжна сума, і треба сплатити роботу. У осередку Е16 потрібно обчислити загальну вартість усіх фізичних робіт. І тому туди треба записати таку формулу:

=Е12+Е13+Е14. Отриману суму помножте на 0,15, щоб врахувати податку додану вартість, і результати помістіть в осередку Е17: =Е16*0,15.

Для обчислення кінцевої суми, підлягає оплаті (наприклад, в осередку Е19) треба спочатку скласти проміжні суми, та був результат помножити на 0,15. Формула повинен мати вид: =(Е12+Е13+Е14)*0,15.

Звісно, можна було ще й просто підсумувати вміст осередків Е16 и.

Е17. Для складання чисел можна також ознайомитися використовувати функцію суми SUM (), тоді формула виглядатиме так: =Sum (E12:E14)*0,15.

3. Редагування формул.

Щоб розпочати редагувати вміст осередки, потрібно спочатку промаркувати цей осередок. На наступному кроці необхідно включити режим редагування, натиснувши клавішу «F2» чи виконавши подвійний щиголь мишею. У режимі редагування у верхній частині екрана (під рядком піктографічного меню) активізується складальна рядок, у якій видно сама формула, а чи не результат її вычисления.

Завдання умов у Excel. Використання логічних функцій: ЯКЩО, І, ИЛИ.

MS Excel має багатий набір логічних функцій, окремі включені у надбудову «Пакет аналізу». Більшість логічних функцій використовують логічні висловлювання визначення істинності заданого условия.

Функція ЯКЩО має наступний синтаксис:

=ЯКЩО (логическое_выражение; значение_если_истина; значение_если_ложь).

До функцій ЯКЩО можна також ознайомитися використовувати текстові аргументы.

Функції І, АБО — дозволяють створювати складні логічні выражения.

Ці функції працюють у поєднані із простими операторами порівняння: =,, =, і. Функції І і АБО може мати до 30 логічних і мають наступний синтаксис:

=І (логическое_значение1; логическое_значение2; …; логическое_значение30).

=АБО (логическое_значение1; логическое_значение2; …; логическое_значение30).

Аргументи цих функцій може бути логічними висловлюваннями, масивами чи посиланнями на осередки, містять логічні значения.

Діаграми. Побудова, редактирование.

Графічні діаграми оживляють сухі колонки цифр в таблиці, тому вже у ранніх версіях програми Excel передбачалася можливість побудови діаграм. У п’яту версію Excel включений новий Конструктор діаграм, що дозволяє створювати діаграми «презентаційного качества».

Красива тривимірна діаграма впадає не лише очей, а й поліпшує якість документа. У конкурсній програмі MS Excel 5.0 з’явився новим типом тривимірних діаграм — звані кільцеві діаграми, що доповнюють поверхневі і сітчасті тривимірні діаграми четвертої версии.

Діаграму модно розмістити поруч із таблицею чи розмістити в окремому робочому листе.

Конструктор діаграм одна із найпотужніших засобів у програмі Excel. Побудова діаграми з його допомогою ми виконується протягом кількох кроків. Конструктору вказується вихідна область таблиці, тип діаграми, використовувані написи і кольору. На основний панелі є піктограма для виклику «Конструктора диаграмм».

1. Побудова диаграмм.

Перш ніж будувати діаграму, необхідно закінчити всі роботи в таблиці, включаючи форматування. Викликайте «Конструктор діаграм», клацнувши на основний панелі по 17-ї пиктограмме.

Конструктор діаграм чекатиме інформації про місцезнаходження діаграми, тому покажчик миші набуває форми пиктограммы.

Конструктора. Ви має зробити з допомогою покажчика миші прямокутник на вільному місці робочого аркуша, де розміщуватиметься діаграма. І тому клацніть лівої кнопкою миші, та був, не відпускаючи її, отбуксируйте утворену після щиглика пунктирную рамці з верхнього лівого кута прямокутної області у правий нижній кут. Якщо діаграму потрібно побудувати на на окремому листі, то відкрийте в меню «Insert» підміню «Chart» і виберіть у ньому директиву «As New Sheet».

Після цього Конструктор відкриває діалогове вікно, у якому не за п’ять кроків потрібно побудувати діаграму. Але спочатку слід зазначити позицію, де знаходиться таблиця даних, з урахуванням яких грунтується діаграма. І тому першою кроці промаркируйте мишею свою таблицю, включаючи заголовки рядків і столбцов.

Щоб виконувати дві такі кроку, клацніть по командної кнопке.

«Next» і виберіть із запропонованих зразків тип й посвідку діаграми відповідно. На четвертому кроці Конструктор пропонує попередній перегляд получившейся діаграми. На останньому (п'ятому) кроці залишається тільки поставити ім'я діаграми, її легенду (тобто. відповідність між стовпчиками діаграми і табличными даними), і навіть вказати написи на вісях діаграми. Наприкінці клацніть по командної кнопці «Finish», і діаграма з’явиться у зазначеній області робочого листа.

2. Типи диаграмм.

У меню «Format» з’явиться директива «Chart Type». Викликайте цю директиву й у розпочатому діалоговому вікні виберіть підходящий тип диаграммы.

Проте найпростіше скористатися графічним меню. Клацніть правої кнопкою миші у сфері піктографічної панелі й у розпочатому меню викличте директиву «Chart». У верхню частину екрана справа з’явиться маленьке графічне меню. Перша піктограма цього меню визначає тип діаграми. Після щиглика по стрілці, що є з цією піктограмою, перед Вами відкриється список, у якому всі типи диаграмм.

3. Додаткові объекты.

У меню «Insert» розташовані директиви, що дозволяють надати діаграмі привабливіший вид. Зокрема, тут є директива.

«Picture», яка імпортує малюнки в стандартних графічних форматах.

(BMP, PCX тощо.). Після виклику цієї директиви відкривається вікно завантаження графічного файла. На діаграмі з’являється обраний малюнок, укладений у рамку. Цю рамку можна переміщати по діаграмі з допомогою миші змінювати її размер.

Крім цього, Конструктор діаграм дає можливість вставити в діаграму додатковий текст, який привертати пильну увагу до окремим частинам діаграми. Для вставки тексту слід впровадити його з клавіатури в складальну рядок й тицьнути на клавішу введення «Enter». Тоді, у центрі діаграми з’явиться текстова рамка, яких можна надати з допомогою миші відповідний розмір, та був перенести їх у потрібне місце на диаграмме.

Малюнок з діаграми накреслити вручну з допомогою піктографічної панелі «Drawing», де є всі необхідні інструменти. Викликати цю панель можна через меню правої кнопки миші чи директивою «Toolbars» з меню «View».

4. Актуалізація диаграмм.

Якщо вже ви внесете зміни у ті частини таблиці, через яку будувалася діаграма, то програма Excel автоматично модифікує диаграмму.

Якщо ж ви додали в таблицю нову рядок чи стовпець, то дійте так. Промаркируйте нові дані в таблиці і перенесіть з допомогою миші на діаграму. І тому поставте покажчик миші на кордон маркірованої області й, не відпускаючи лівої кнопки миші, перемістіть в діаграму. Як ви відпустіть кнопку миші, діаграма змінять (актуализирована). Ця техніка отримало корпорації Microsoft назва Drag & Drop чи Drag & Plot.

Якщо діаграма розташована на окремому робочому аркуші, то тут для її актуалізації можна використовувати директиву New Data з меню Insert. У діалоговому вікні цієї директиви слід зазначити область таблиці, що була додана. І тому або промаркируйте цю галузь, або зазначте її адресу. Закрийте діалогове вікно клацанням по кнопці OK, і яскрава програма внесе у діаграму зміни. Якщо вже ви неудовлетворенны результатом актуалізації діаграми, то скасуйте її директивою Undo з меню Edit.

Захист осередків таблиці від несанкціонованого доступа.

Для запровадження пароля необхідно викликати директиві «Save As» з меню.

«File». У розпочатому діалоговому вікні слід клацнути по командної кнопці «Options». З’являється діалогове вікно «Save Options». У центрі введення «Protection Password»: цього вікна можна вказати свій персональний пароль, тоді при кожному виклик цього файла програма буде вимагати пароль. При введення пароля на екрані замість літер з’являються зірочки. Після закриття вікна «Save Options» відкривається вікно «Confirm Password, у якому потрібно підтвердити пароль. Якщо записати пароль на полі введення «Write Reservation Password», та над відкриттям цього файла з’явиться діалогове вікно, де можна поставити пароль чи клацнути по кнопці «Read Only». У разі файл можна переглядати, але не можна записати його за диск під такою самою именем.

Графічні можливості Excel. Впровадження об'єктів WordArt.

MS Excel дозволяє створювати різні графічні об'єкти — лінії, прямокутники, окружності, овали, дуги, багатокутники, половіючі жита із написами і кнопки, і навіть різноманітний асортимент складних, заздалегідь певних об'єктів із загальним назвою автофигуры. У цьому можна поставити шрифт, візерунок, колір і тип лінії, розташування об'єктів стосовно робочому аркушу або до інших об'єктах. Можна зробити копії зображень робочих листів, і використовувати в інших книгах MS.

Excel чи документах, створених у інших додатках. Якщо вже створили малюнки з допомогою інших програм, MS Excel дозволяє імпортувати ці малюнки до своєї книги.

Кнопко «Додати об'єкт WordArt» на панелі инструментов.

«Малювання» відкриває палітру чудових шрифтових стилів, що ви можете використовуватиме створення виразних текстових графічних об'єктів. Після вибору палітрі підходящого стилю, і натискання кнопки ОК відкриється вікно діалогу «Зміна тексту WordArt». У цьому вся вікні діалогу ви можете вибрати шрифт та її розмір, запровадити текст написи. Відразу після створення і щоразу при виділенні закінченого об'єкта WordArt на екран виводиться панель інструментів WordArt.

Робота на кількох робочих аркушах. Вставка, видалення, перейменування робочих аркушів. Посилання на осередки іншого листа.

1. Управління робітниками листами.

Окремі робочі листи одного документа розташовані друг під іншому. З допомогою іменного покажчика (регістру імен), що за частині екрана, можна переходити з однієї аркуша в інший. На іменному покажчику перебувають корінці робочих аркушів, які працюють у порядку зростання номерів: Sheet1, Sheet2 і т.д.

Щигля мишею, наприклад, за другим корінцю викликає поява робочого аркуша Sheet2. Корінець активного робочого аркуша маркується на іменному покажчику білим кольором. Спочатку на покажчику видно корінці перших шести робочих аркушів. Зліва від іменного покажчика розташовані піктограми стрілок, з допомогою яких можна змінювати вміст покажчика, щоб одержати доступ наступним листам документа.

Щигля по піктограмі з боку стрілкою зрушує на одиницю вправо діапазон (вікно) видимості корінців робочих аркушів. Щигля по піктограмі з лівого стрілкою зрушує цей діапазон на одиницю влево.

Стрілки з вертикальними штрихами дозволяють перейти відповідно до першого і до останнього листам документа.

2. Додавання робочих листов.

Директиви додавання перебувають у меню «Insert». Користувач може додати до документа елементи наступних типов:

— робочі листи до створення таблиц;

— діаграми (як елемента таблиці чи окремому листе);

— робочий лист для записи макрокоманди як програмного модуля — робочий лист до створення діалогового окна.

Новий лист завжди вставляється перед активним робочим листом. Якщо лист призначений до створення таблиці, незалежно з позиції він матиме назва «Sheet17» з наступним збільшенням номери при додаванні нових таблиць. Нові діаграми, розташовані на окремих робочих аркушах, нумеруються, починаючи з «Chart1» тощо. Робітники аркуші з макрокомандами нумеруються, починаючи з «Macro1», і з діалоговими вікнами — починаючи з «Dialog1» тощо. буд. Робітники аркуші з програмними модулями написаними мові Visual Basic, нумеруються, починаючи с.

«Module1». Користувач може клацнути під назвою робочого аркуша правої кнопкою миші, після чого відкриється контекстне (залежить від ситуації) меню, де також є директива додавання. Якщо потрібне видалити робочий лист, потрібно відкрити клацанням правої кнопки миші контекстне меню і директиву удаления.

3. Переміщення робочих листов.

Встановіть покажчик миші на корінці робочого аркуша, що потрібно перемістити, і клацанням правої кнопки миші відкрийте контекстне меню. З допомогою директиви «Move or Copy» відкрийте діалогове вікно з тим самим називанням і зазначте у ньому нову позицію переставляемого аркуша. Закрийте вікно «Move or Copy» клацанням по кнопці «OK», і непрацевлаштований працівник лист займе нову позицію. Якщо включити опціональну кнопку «Create a Copy», то даний робочий лист залишиться на колишньої позиції, а нову позицію займе його копія. Назва копії аркуша буде створено шляхом додавання порядкового номери до імені копируемого аркуша, наприклад, «Sheet1».

Можна переставити відразу кількох аркушів. І тому промаркируйте ці листи, клацнувши з їхньої іменам в іменному покажчику при натиснутій клавише.

«Shift». Потім виконайте директиву «Move or Copy», що нинішнього цьому разі буде застосовуватися відразу всім маркированным робочим листам.

4. Перейменування робочих листов.

Встановіть покажчик миші на корінці робочого аркуша, що потрібно перейменувати, і клацніть правої кнопкою миші. Відкриється контекстне меню, де з допомогою директиви «Rename» потрібно відкрити діалогове вікно «Rename Sheet». Це вікно можна також ознайомитися відкрити подвійним клацанням лівої кнопки миші під назвою робочого аркуша. У центрі ввода.

«Name» зазначте ім'я аркуша, які мають утримувати трохи більше 31 символу, включаючи прогалини. Після введення імені клацніть по кнопці OK, і іменному покажчику з’явиться новий ім'я робочого аркуша. При завданні імен робочих аркушів нічого не винні використовуватися такі символи: квадратні дужки «[ ]»; двокрапка «:»; права навкісна риса «/»; ліва навкісна черта.

««.

Поняття бази, записи, поля даних. Системи управління базами данных.

Примеры.

База даних — це список заданої структури, визначене полями, описывающими категорії інформації, котра міститься в базе.

Програмне забезпечення баз даних дозволяє виконувати по меншою мірою дві операції: упорядкувати чи сортувати дані в певному порядку і виділяти чи фільтрувати дані на допомогу пошуку потрібної информации.

Для сортування інформації бази даних спочатку виберіть все осередки, та був дайте команду «Дані» «Сортування». Програма Excel вибере дані з убозівської бази і діалогове вікно «Сортування диапазона».

Excel вибирає осередки за всіма напрямами від активної осередки, доки знайде порожню рядок чи стовпець. Проглянувши верхню рядок бази даних, програма або вирішить, що вона становить собою запис і включить їх у вибірку, або вважатиме, що це рядок заголовків столбцов.

Остання частина діалогового вікна «Сортування діапазону» дозволяє виправити помилковий вибір, прямо вказавши, може бути рядок заголовків. Можна ще сортувати базі даних з допомогою кнопок сортування на панелі інструментів «Стандартна». Вибравши окрему осередок в стовпці, яким потрібно сортування, щёлкните на кнопке.

«Сортування зі збільшення» чи «Сортування по убыванию».

В багатьох випадках зручніше працювати з підмножиною бази даних — обмеженою групою записів. Щоб вибрати записи, задовольняють визначеному умові, і тимчасово приховати й інші записи використовується фільтр. Фільтр задають, вводячи умова фильтрации.

Створення баз даних в EXCEL. Розмір бази даних. Збереження бази данных.

Розмір баз даних в Excel обмежений числом рядків робочому листе.

— 65 536. Попри й інші обмеження, засоби управління даними в Excel — це потужний інструмент до створення невеликих баз даних, і роботи з вибіркою записів зі значних баз данных.

Під час створення робочих аркушів, які у як база даних, необхідно дотримуватися два правила:

— Порожня рядок свідчить про закінчення бази даних. Не залишайте порожніх рядків між заголовками шпальт і записами данных.

— Імена полів містяться у верхню частину столбцов.

Будь-який раніше створений робочий лист можна використовувати як даних, хоча може виникнути потреба у видаленні чи додаванні рядків чи редагуванні заголовків шпальт, щоб задовольнити цим требованиям.

Введення даних із допомогою форми бази данных.

У Excel передбачено потужне, зручне й те водночас просте засіб для полегшення входження у базі даних — форма введення даних. А, щоб скористатися формою даних: 1) виділіть діапазон бази даних. 2) виберіть команду меню «Дані», «Форма». Відкриється діалогове вікно безпосередньо з ім'ям робочого аркуша, де міститься база даних. 3) З допомогою смуги прокручування виберіть запис, яку треба відредагувати чи видалити. 4) Натиснімо кнопку «Видалити», якщо потрібно видалити запис. 5).

Натисніть кнопку «Додати», коли потрібно створити нову запис. У цьому поля введення очистяться, і над ними можна буде впровадити дані. 6) Якщо потрібно внести дані до області критеріїв, натисніть кнопку «Критерии».

Аби повернутися ввести в дію до області бази даних натисніть кнопку «Форма». 7) З допомогою кнопок «Назад» і «Далі» можна переходити на попередню і подальшу записи відповідно. 8) Після закінчення введення натиснімо кнопку.

«Закрыть».

Пошук даних із допомогою кошти автофильтра. Відновлення вихідної бази після поиска.

Відкрийте в меню «Data» підменю «Filter» і включіть у ньому опцию.

«AutoFilter». У таблиці поруч із назвами полів з’являться маленькі піктограми зі стрілками. Клацніть за однією з цих стрілок, й з’явиться меню з переліком значень даного поля.

Виберіть одне значення від цього переліку. У творчому списку залишаться тільки ті елементи, які мають значення даного поля збігаються з обраним. З іншого боку, піктограма зі стрілкою і елементи списку будуть зображені іншим кольором. Тому ознакою можна визначити, що список був профільтрований за вказаною полю. У стовпці з номерами рядків буде видно колишні номери елементів, які мали в вихідному списке.

Якщо потрібно повернутися до вихідному, повного списку, потрібно вибрати опцію «All» переліку значень поля, яким виконувалася фильтрация.

Сортування бази данных.

Для сортування інформації бази даних спочатку виберіть все осередки, та був дайте команду «Дані» «Сортування». Програма Excel вибере дані з убозівської бази і діалогове вікно «Сортування диапазона».

Excel вибирає осередки за всіма напрямами від активної осередки, доки знайде порожню рядок чи стовпець. Проглянувши верхню рядок бази даних, програма або вирішить, що вона становить собою запис і включить їх у вибірку, або вважатиме, що це рядок заголовків столбцов.

Остання частина діалогового вікна «Сортування діапазону» дозволяє виправити помилковий вибір, прямо вказавши, може бути рядок заголовків. Можна ще сортувати базі даних з допомогою кнопок сортування на панелі інструментів «Стандартна». Вибравши окрему осередок в стовпці, яким потрібно сортування, щёлкните на кнопке.

«Сортування зі збільшення» чи «Сортування по убыванию».

В багатьох випадках зручніше працювати з підмножиною бази даних — обмеженою групою записів. Щоб вибрати записи, задовольняють визначеному умові, і тимчасово приховати й інші записи використовується фільтр. Фільтр задають, вводячи умова фильтрации.

Розширена фільтрація з допомогою діапазону критериев.

Команда «Розширений фільтр», на відміну команди «Автофильтр», має й певні додаткових можливостей. Можна ставити умови, сполучені логічним оператором АБО, для кількох столбцов.

Допускається ставити вычисляемые умови (наприклад можна вивести на екран список лише з тих співробітників, які мають оклад хоча на 25% вищий за середній). З іншого боку команда «Розширений фільтр» можна використовувати для вилучення рядків із списку та вставки копій цих рядків решту поточного аркуша. Бо за фільтрації ховаються цілі рядки, діапазон умов краще помістити вище або нижчий від списка.

Діапазон умов мусить мати, по крайнього заходу, дві строки.

Запровадьте чи кілька заголовків шпальт у верхній рядку, а умови відбору — на другу й наступні рядки. За винятком вычисляемых умов, заголовки буде в діапазоні умов ви повинні достеменно збігатися з заголовками шпальт у списку. Задля більшої точності ці заголовки найкраще створювати, виділяючи заголовки шпальт у списку і копіюючи в верхню рядок діапазону умов з допомогою команд.

«Копіювати і Вставити» меню «Правка».

Майте через, що у діапазон умов досить включити заголовки лише про тих шпальт, які використовуються у умовах отбора.

Створення проміжних підсумків. Функції підбиття проміжних итогов.

Свёртывание записів проміжних підсумків. Видалення проміжних итогов.

Операція автоматичного підбиття проміжних підсумків в Excel як виробляє обчислення підсумкових сум та його занесення на робочий лист, а й одночасно створює робочому аркуші структуру, пов’язану з итогами.

Для підбиття простих проміжних підсумків: 1) Виділіть діапазон, підлягає обробці. 2) Виконайте команду «Дані», «Результати». Відкриється вікно «Проміжні підсумки». 3) Встановіть прапорець «Замінити поточні підсумки», тоді як виділеної області робочого аркуша вже є певні підсумки, та його передбачається заміняти. 4) За необхідності встановіть прапорець «Кінець сторінки між групами» — якщо потрібно, щоб кінець сторінки не розривав дані про одному гуртові. 5) Встановіть флажок.

«Результати під даними» — у разі остаточні підсумки виведуть у нижній частині таблиці. 6) Натисніть кнопку «ОК».

За необхідності, навпаки, видалити раніше створені проміжні підсумки, слід повторити згадані вище дії, але замість кнопки «ОК» потрібно натиснути кнопку «Прибрати всё».

Підготовка документації до друку, у Excel.

Якщо просто вибрати в меню «Файл» команду «Печатка» й тицьнути на кнопку «ОК», MS Excel надрукує одну копію всієї заповненою області поточного аркуша. Зовсім необов’язково ставити діапазон друку, кА постійно цього вимагають деяких інших програми електронних таблиц.

Excel зазвичай друкує тільки один копію документа. Якщо до вас потрібно одержати кілька копій, введіть потрібне значення на полі «Кількість копій» вікна діалогу «Печатка». Якщо видрукуваний документ потрібно розкласти по копіям, встановіть прапорець «Розібрати по копіям» з вікна діалогу «Печать».

Різні ділянки вікна діалогу «Параметри сторінки» дозволяють поставити параметри, що визначають зовнішній вигляд друкованих сторінок, наприклад орієнтацію, масштаб, розмір папери, якість пресі й початковий номер, який буде надруковано на першій сторінці документа.

Область «Орієнтація» визначає, як друкуватиметься робочий лист: горизонтально чи вертикально. Якщо встановлено переключатель.

«Книжкова», Excel має рядки робочого аркуша на печатаемой сторінці горизонтально. За умовчанням використовується саме книжкова орієнтація. Альбомна орієнтація зручна до друку сторінок робочих аркушів, які поміщаються по ширині на стандартному аркуші бумаги.