Інформаційні технології в архівній справі. 
Сучасний стан і перспективи

У сучасному суспільстві немає необхідності говорити про місце і значення автоматизації інформаційних технологій для архівної справи. архівна документація — є дуже важливим джерелом достовірної інформації практично у всіх можливих областях еволюції нашого суспільства. Відмінною рисою архівного фонду і одним з його основних переваг є те, що його обсяг постійно зростає за рахунок нових надходжень та накопичення інформації, що зберігається і даних про ті чи інші події і шукані об'єкти.

На рубежі тисячоліть світова цивілізація вступила у нову фазу свого розвитку. На зміну так званому «паперовому суспільству» прийшло «інформаційне суспільство», основу якого складає всесвітня електронна мережа Інтернет. Останнім часом майже в усіх країнах світу до неї інтенсивно входять архівні установи, представляючи в ній національні архівні інформаційні ресурси: на сьогодні у мережі нараховується понад 4500 сайтів архівів, бібліотек і музеїв, що зберігають документальні джерела та писемні пам’ятки. Не залишилася осторонь цього глобального процесу й Україна.

Мережа протягом кількох лише років докорінно змінла обличчя архівних служб світу, позначила на діяльності архівних установ. За спостереженнями спеціалістів, у світі пересічно на одного дослідника в читальному залі архіву припадає сто відвідувачів у мережі. Національний архів Канади нещодавно зафіксував мільйонного відвідувача свого Web-сайту у мережі.

Щодо України, то нині щомісяця фіксується 2,5−3 тис. візитів до офіційного Web-сайту Держкомархіву, на якому представлено архівні ресурси; кількість запитів до останніх варіюється від 50 до 500 на годину. Це — вражаючі цифри. Таким є співвідношення того, що ми бачимо на власні очі і того, щовідбувається у віртуальному архівному середовищі.

Історія інформатизації архівної справи в Україні нараховує понад 10 років. Формальною точкою відліку на цьому шляху стало рішення колегії.

Головархіву України про створення автоматизованої інформаційної системи на базі Центрального фондового каталогу (1989). Принципове рішення щодо пофондового рівня подання інформації про склад і зміст документів Державного архівного фонду як базового в централізованій базі даних, як показала подальша практика, виявилося правильним. Виправданим було й рішення про інформатизацію в першу чергу массиву даних, що представляли систему державних архівних установ; «позаархівна» частина ДАФ (бібліотеки та музеї) залишалася не охопленою програмою, оскільки централізований облік документальної частини їхніх фондів перебував у зародковому стані [ 58 c.].

Відсутність спеціалістів, коштів і власне комп’ютерної техніки не дозволили тоді розгорнути роботи в загальнодержавному масштабі. Серйозним етапом в розробцітеоретико-методологічних засад інформатизації стала Державна програма «Національна архівна інформаційна система» (НАІС) «Архівна та рукописна Україніка» (1991;1996), ініційована групою спеціалістів з Національної академії наук України (Інститут рукопису Національної бібліотеки України ім. В. І. Вернадського й Інституту української археографії та джерелознавства ім. М. С. Грушевського). Программу розробляли за безпосередньою участю Головного архівного управління України, Міністерства культури та інших відомств[100- 150 C.].

Важливим кроком стала розробка вихідних дефініцій для програми, що передбачали розширене трактування поняття «архівна Україніка». До останньої було віднесено:

— матеріали, що безпосередньо стосуються всіх сторін життя населення в Україні в минулому та зафіксовані різними системами письма на будь-яких матеріальних носіях;

— матеріали, що побічно пов’язані або якимось чином дотичні до України та її історії;

— матеріали, що не стосуються історії України, але виникли чи побутували (або побутують) на її території;

• — матеріали про діячів України чи про певні періоди діяльності на українських землях діячів інших етнічних груп, земель та держав;
• — матеріали з української тематики, що виникали і побутували поза межами України;
• — відомості про архівні документи та рукописні книги зі сховищ, колекцій, зібрань України і поза її межами[2 с.].

Згодом ці принципові положення знайшли розвиток у поглибленій розробці поняття «зарубіжна Україніка», зокрема у першому сучасному підручнику «Архівознавство» (1998) [3 с.] і в останній монографії Патриції Кеннеді Грімстед (2001)[4 с.].

У ході реалізації програми було успішно узагальнено зарубіжний і.

вітчизняний досвід, підготовлено технічне завдання проекту НАІС, опубліковано основну бібліографію з проблем дескриптивних стандартів, правил архівної каталогізації [5с.]; проведено апробацію структури даних [6с.]; розроблено кодикологічну модель і структуру опису східнослов'янської рукописної книги для інформаційної системи[7 с.]. При Головархіві України було створено спеціальний міжвідомчий відділ архівної Україніки та НАІС для методичного супроводу і практичної реалізації проекту (1993); між співвиконавцями програми та Українським науковим інститутом Гарвардського університету (США) було підписано угоду про розробку міжнародного проекту «АрхеоБібліоБаза України (АББ)», що передбачав створення зведеної архівно — бібліографічної бази даних інституційного рівня на архівні і рукописні фонди в Україні як першого етапу НАІС. комп’ютер інформаційний технологія архів В цілому, концепція НАІС базувалася на таких основних положеннях:

До документального архівного фонду як об'єкту НАІС залучаються не лише документи Національного архівного фонду, що зберігаються в Україні, але й усі архівні матеріали поза її межами, що мають прямее або опосередковане відношення до історії та культури України.

Система повинна виконувати як науково-пошукові, так і адміністративно-управлінські функції, тому слід приділяти увагу інтелектуалізації пошукових процесів і оперативному здійсненню комунікативних зв’язків джерельної бази з користувачами, оптимізації технологічних процесів у функціонуванні комунікативних структур, здійснювати облік та підготовку достовірних даних для управління архівною справою.

Система встановлює рівні каталогізації (описування) архівних матеріалів з метою вибору для НАІС відповідного об'єкта. Для НАІС обрано рівень колективного опису фонду й архівної колекції (або групи матеріалів). Рівні документа і одиниці зберігання (справи) визнані об'єктом локальних баз даних, що входять до компетенції кожного окремого архіву.

Стратегія НАІС передбачає розробку технології зв’язку НАІС з локальними базами даних у національній мережі інформаційної інфраструктури суспільства.

НАІС базується на спільних для всіх зацікавлених відомств науково ;

методичних, технологічних і організаційних засадах, що передбачає впровадження єдиних галузевих нормативноінструктивних документів, стандартизованих на державному рівні. Адміністрування, контроль, підтримку і супровід системи здійснює державна архівна служба України.

Логічним завершенням цього етапу стала авторська розробка концепції Археографічного реєстру національної архівної спадщини України (АРУ) (1996) [9с.] та Основних положень концепції комп’ютеризації архівної справи в Україні (1996;1998)[10 — 34 C.].

В основу концепції АРУ було запропоновано покласти колективний археографічний рівень описання: а) фонду; б) систематизованої групи документів у складі фонду; в) будь-якого іншого логічно організованого і пов’язаного походженням масиву документів.Таким чином, АРУ розглядався як археографічний довідник, що передбачав предметне описання групи документів. Це в свою чергу дозволяло б використовувати вертикальний зріз усіх форм описання інформації і всі можливі класифікації документальних систем і документної інформації, в залежності від принципу, покладеного в основу довідника. За браком реальних можливостей практичне впровадження цих амбітних положень не вдалося розпочати. Що стосується Основних положень концепції комп’ютеризації архівної справи в Україні, то вони вдало склали методологічний фундамент для подальших розробок.

Наступний етап в історії інформатизації (1995;1998) пов’язаний із спробою практичної реалізації досвіду створення НАІС у новоствореному галузевому інституті архівної справи та документознавства. Спеціальний відділ автоматизованих інформаційно-пошукових систем вперше проводить моніторинг архівних установ, розробляє «Пропозиції з автоматизації архівної справи», публікує методичні рекомендації з програмно-апаратного забезпечення систем комп’ютерного діловодства, посібник із засобів захисту інформації в них. Намічено широку програму автоматизації ключових процесів в архівній справі:

— розробку стандарту описування архівного документа для комп’ютерної інформаційної системи; автоматизацію роботи з каталогом; комплексну програму автоматизації роботи архівної установи;

— пропозиції з роботи з текстовою і нетекстовою документацією, з фондами підприємств і установ на електронних носіях тощо.

Спеціалістами з Центру розвитку і реконструкції економіки при Кабінеті Міністрів України готується проект Національної інформаційно-пошукової системи «Національний архівний фонд України: центральний рівень». Однак відсутність цільового фінансування не дозволило розгорнути роботи.

Оптимістичні плани молодого інституту заморожуються, а стрімкий розвиток технологій призводить до того рекомендації з програмно-апаратного забезпечення безнадійно застарівають; одночасно технічне забезпечення архівних установ залишається практично на нульовому рівні. Приходить розуміння неможливості створення всеохоплюючого документа, що регламентував би автоматизацію основних архівних процесів на тривалий період.

Недоцільними видаються також спроби розробки єдиного формату зберігання інформації. Значно ефективніш і перспективним напрямком виявилася стандартизація форматів обміну інформацією, побудови локальних і корпоративних мереж-однак до вирішення цих завдань ми підійшли вже на наступному, сучасному етапі.

Завершився етап, що розглядається, публікацією на сторінках інститутського видання «Студії з архівної справи та документознавства» вже згаданих Основних положень концепції комп’ютеризації архівної справи, розроблених за ініціативою інституту.

Паралельно з опрацюванням у першій половині 90-х років теоретикометодологічних засад системної інформатизації галузі, в Головному архівному управлінні України робляться енергійні кроки з їх практичної реалізації.

Цілком успішним можна вважати пілотний проект — створення діючої моделі архівної інформаційної системи на базі Центрального фондового каталогу (1992;1994). За основу формату описання взято основний обліковий документ архіву — картку фонду з 26 реквізитами інформації про фонд (колекцію).За об'єкт описуванняДержавний архів Київської області як типовий регіональний архів. Для реалізації проекту обраний пакет прикладних программ CDS/ISIS, рекомендований ЮНЕСКО (1987).

На сьогодні в базі повністю представлений вказаний архів (7,3 тис. фондів); база успішно функціонує (її застарілу програмну платформу незабаром буде замінено). Подальші роботи із створення електронної версії.

фондового каталогу (введення даних про склад і зміст фондів решти архівів ;

понад 180 тис. фондів) за браком коштів тоді довелося припинити. Проведені розрахунки переконливо довели неможливість продовження цієї роботи силами лише співробітників, що обслуговували Центральний фондовий каталог, — для введення цілого масиву пофондової інформації знадобилося б не менше 25 років.

Так поступово викристалізувався основний напрямок робіт, широко розгорнутих вже на сучасному етапі, — створення електронних версій фондових каталогів центральних і регіональних архівів силами самих архівів з подальшою інтеграцією їх у єдину інформаційну систему.

Наступним генеральним пілотним проектом інституційного рівня стала так звана «АрхеоБібліоБаза» (АББ), успішно реалізована П. Грімстед у Росії (по зібраннях Москви і Петербурга) [11 с.]. Український варіант її проекту (1992;1996) був менш успішним, нині незавершена англомовна версія бази наплатформі «4th Dimension» є доступною на одному з комп’ютерів Інституту рукопису Національної бібліотеки України ім. В. І. Вернадського [12 с.].

У модифікованому вигляді первісні ідеї цього проекту були реалізовані в 2000 році, спочатку у вигляді традиційного книжкового довідника «Архівні установи України» (К., 2000), згодом — в електронному вигляді на офіційному Web-сайті Державного комітету архівів України. Довідник, що склав інформаційне ядро сайту, отримав постійний бібліографічний супровід в режимі on-line; при цьому також систематично оновлюють облікові дані; готують до публікації нові анотації із складу і змісту документальних зібрань державних архівів, музеїв і бібліотек України.

З середини другої половини 90-х років розпочинається новий етап інформатизації галузі, що характеризується стрімким процесом «стихійної» автоматизації регіональних і деяких центральних архівів. Не очікуючи готових «рецептів» і рекомендацій з центру, не заглиблюючися в методологічні дискусії, архіви самостійно, на власний розсуд почали купувати комп’ютери, встановлювати програмне забезпечення, запрошувати спеціалістів для створення власних електронних інформаційних ресурсів. На сьогодні в 4 центральних і 15 обласних архівах створені і функціонують десятки баз даних як тематичного, так і облікового характеру[37 c.].

Облікові бази пофондового рівня підтримують у 14 архівах. Структурно майже всі вони базуються на основних облікових документах архіву — картках і аркушах фондів. В цілому в них подано близько 40 тис. фондів, тобто, приблизно 20% загальної кількості фондів у складі НАФ України. Повні електронні пофондові каталоги створено на документи Кам’янець — Подільського міського державного архіву і, як вже зазначалося, Державного архіву Київської області.

Що стосується тематичних баз, то в 20 архівних установах їх нараховується понад 40. Сумарний обсяг цих баз — бл. 1,5 млн. записів. За тематикою вони охоплюють переважно найбільш запитані сьогодні і, відповідно, ситуативно найбільш суспільно значимі фонди, за якими здійснюється виконання запитів соціально — правового характеру. Це бази на громадян, вивезених на примусові роботи до Німеччини під час Другої світової війни; не репресованих; «розкуркулених»; тих, що загинули на території тієї чи іншої області під час війни; тих, хто проживав на окупованій території. Інша категорія тематичних баз представляє результати опрацювання метричних книг і дозволяє оперативно проводити розшуки генеалогічного характеру.

Незважаючи на практично повну несумісність програмних засобів і форматів запису інформації, безумовно позитивним результатом стихійної автоматизації архівів слід вважати створення значного інформаційного масиву, який можна інтегрувати до створюваної нині системи; набуття архівістами досвіду застосування сучасних технологій. За кілька років цей етап було пройдено.

Початок нинішнього етапу системної інформатизації архівної справи пов’язаний із створенням у 2000 року Центру інформаційних технологій Державного комітету архівів України i відкриттям 24 грудня 2000 року офіційного Web-сайту комітету в Інтернеті. Потужним каталізатором цього процесу стала низка нормативних документів, спрямована на актуалізацію усіх національних інформаційних ресурсів: укази Президента України № 887/2000 від 14 квітня 2000 року «Про вдосконалення інформаційно — аналітичного забезпечення Президента України та органів державної влади»; № 928/2000 від 31 липня 2000 року «Про заходи щодо розвитку національної складової глобальної інформаційної мережі Інтернет та забезпечення широкого доступу до цієї мережі в Україні»; Розпорядження Президента України № 273/2000;рп від 2 вересня 2000 року «Про невідкладні заходи щодо розвитку архівної справи».

Отже, наприкінці 2000 року зустрічні ініціативи з місць знайшли, нарешті, серйозну методичну та програмну підтримку в Центрі інформаційних технологій, що визначило основний зміст сучасного етапу. В результаті реалізації програми системної інформатизації галузі архіви отримали новий програмний продукт «Архівні фонди України», що є достатньо гнучким, легко модифікується та відповідає сучасним вимогам обміну інформацією мережах. Програма працює в системі управління базами даних (СКБД) Microsoft Access 2000; інформацію з її таблиць згодом буде імпортовано у більш потужну СКБД, що працюватиме на серверах під керуванням операційної системи класу UNIX.

Програму розширено по державних архівах, а також запропоновано для використання в академічних, бібліотечних та музейних архівних установах і підрозділах; на спеціальних семінарах у Держкомархіві в травні та жовтні 2001 року було проведено її відповідну апробацію.

Концепційна програма передбачає створення на місцях окремих сегментів інформаційної системи з обліковими і довідково-пошуковими функціями-електронних фондових каталогів архівних установ — за єдиною методикою і на єдиній платформі, сумісній з Інтернет — технологіями, з наступною інтеграцією в єдину розподілену галузеву систему. Передбачено конвертацію вже існуючих облікових баз без жодних втрат інформації у нову програмну оболонку, а також інтеграцію численних локальних баз даних тематичного та видового характеру.

Створення інформаційної системи «Центральний фондовий каталог», за рішенням колегії Держкомархіву від 25 липня 2001 року визнане одним із пріоритетних напрямів галузі [19с.].

Паралельно в рамках Державної програми розвитку мережі Інтернет в Україні центром інформаційних технологій Держкомархіву розроблено программу створення мережі Інтернет-ресурсів державних архівів на 2000;2005 років. Вона передбачає: на першому етапі - створення центру Web-ресурсів галузі в Держкомархіві з побудовою локальної мережі, введенням в експлуатацію серверів і надання центральним і іншим архівам, розташованим у Києві, доступу через них до мережі; на другому етапі - впровадження поштових, Web-серверів і серверів баз даних у регіональних архівах; на третьому — побудову галузевої мережі передавання даних. При цьому потужний комунікаційний центр в Держкомархіві забезпечує супровід Web-серверів архівів, адміністровану надійну і швидку передачу інформації з галузевої мережі в Інтернет з розвинутою системою її захисту. Передбачається оренда міських і міжміських виділених каналів зв’язку для усіх архівів. Зрозуміло, ця програма вимагає серйозного цільового фінансування.

Концепція подання архівних ресурсів галузі у створюваній інформаційній системі передбачає кілька рівнів; по трьох із них з 2000 року ведеться інтенсивна робота.

Перший рівеньверхній, інституційний. Він представлений згадуваним вище опублікованим в мережі електронним довідником «Архівні установи України» і нараховує 56 об'єктів (центральних і регіональних державних архівів, галузевих державних архівів, архівних установ і підрозділів Національної академії наук України, наукових бібліотек і музеїв)[14 с.].

Другий рівень — пофондовий буде поданий створюваною Інформаційною системою «Центральний фондовий каталог» (понад 180 тис. фондів).

Третій, поглиблений рівень представлятиме дані про структурні частини фондів — описи (понад 600 тис. об'єктів описання). Зазначимо, що розгорнута з 2000 року програма підготовки анотованих реєстрів описів фондів (як у традиційному книжковому, так і в електронному вигляді), свого роду путівників нового покоління, також є одним з пріоритетних напрямків розвитку галузі[15−48 C.].

Низка інших галузевих довідників загальнонаціонального рівня, що готуються нині («Національний реєстр втрачених і переміщених архівних фондів», «Реєстр розсекречених архівних фондів», «Еліта України XVIII-XX ст.:Національний реєстр особових архівних фондів», «Празькі архіви: Зведений каталог архівів української еміграції в міжвоєнний період») в електронному вигляді також будуть інтегровані в загальноукраїнську інформаційну систему[16].

Більшість із зазначених програм і проектів вже реалізуються силами архівних установ. Серйозно ж прогнозувати розвиток інформаційних технологій в галузі можна лише за умови гарантованого фінансування технологічного фундаменту інформатизації - Програми створення Інтернет-ресурсів державних архівів. Без цього нам доведеться обмежитися програмою-мінімумом: побудовою електронної версії Центрального фондового каталогу.

Отже, Інформаційні технології в архівознавстві - безумовно, є інструментом, який полегшує життя і економить час, як простим людям, так і цілим організаціям. Адже раніше, щоб відшукати людину або простежити якусь інформацію про попередні місця роботи і т.д., необхідно було підняти купу архівів і зробити сотні запитів — відповіді на які, можна було очікувати місяцями. Автоматизація та комп’ютеризація цього процесу, призводить до більш простого і спрощеного алгоритму дій. Варто підкреслити, що прогрес в частині використання сучасних інформаційних технологій в архівознавстві - в наявності, але межі досконалості немає і впевненість в тому, що скоро пошук тих чи інших архівних даних, здійснюватиметься, що називається «одним кліком».