Документальне оформлення руху запасів та звітність матеріально-відповідальних осіб

На підставі рахунків-фактур відбувається оплата та придбані товарно-матеріальні цінності (ТМЦ) та малоцінні та швидкозношувані предмети (МШП) та ін. Надходження ТМЦ та МШП на підприємство від постачальника супроводжуються відповідними документами: накладними, товарно-транспортними накладними. Отримання товарів та матеріалів на складі постачальника здійснюється матеріально відповідальними особами підприємства тільки за довіреністю. Довіреність на отримання ТМЦ видають тільки посадовій особі, працівнику підприємства, підписується керівником та головним бухгалтером. Забороняється видавати довіреність на отримання цінностей робітникам, які не звітували за раніше отриманими довіреностями. Довіреність на отримання цінностей від постачальника видається відповідальній особі під розписку й реєструється у журналі довіреностей. Строк дії довіреності встановлюється в залежності від можливості отримання і вивозу ТМЦ, однак, не більш чим 10 днів. Довіреність залишається на підприємстві, яке відпустило товар. Отримувачу матеріальних цінностей видають супроводжувальні документи на товар. При отриманні товарів обов’язковим є наявність документів підтверджуючих їх якість (сертифікат якості). Документи на отримання ТМЦ здаються в бухгалтерію особою, яка отримала ТМЦ, не пізніше наступного дня. При прийманні запасів матеріально відповідальна особа проводить перевірку відповідності запасів асортименту, кількості, вазі, обсягу площі і якості, які зазначені у супровідних документах.

В місцях зберігання кожна однорідна група (вид) запасів позначатися матеріальним ярликом (форма М-16), який прикріплюється до місця зберігання запасів. Матеріально відповідальними особами у місцях зберігання запасів ведеться кількісний облік руху запасів.

У визначений термін матеріально відповідальні особи подають усі первинні документи з надходження та вибуття запасів до бухгалтерської служби. Матеріальний звіт (форма М-19) з відображенням у ньому наявності і руху запасів складають і подають до бухгалтерської служби.

Сировина, матеріали, паливо, та інші матеріальні цінності відпускаються у виробництво за вагою, об'ємом або підрахунком відповідно до установлених на підприємстві витратних нормативів та обсягу виробництва продукції. Відпуск запасів у виробництво провадиться на підставі установлених лімітів. Лімітування відпуску запасів у виробництво оформляється лімітно-забірними картами. Лімітно-забірні карти виписуються у двох примірниках — для цеху та для складу. Відпуск запасів зі складу у виробництво здійснюється комірником при пред’явленні представником цеху свого примірника лімітно-забірної карти.

Відпуск матеріалів понад установлений ліміт або при заміні матеріалів оформляється актом-вимогою на заміну (додатковий відпуск) матеріалів за дозволом керівника підприємства або уповноважених на це осіб. Відпуск запасів, потреба в яких виникає періодично, здійснюється за накладними-вимогами.

При використанні запасів для обслуговування виробництва, управлінських потреб застосовуються такі рахунки: 92 «Адміністративні витрати», 93 «Витрати на збут», 94 «Інші витрати операційної діяльності».

Для узагальнення інформації про витрати підприємство застосовує рахунки класу 8 «Витрати за елементами» та класу 9 «Витрати діяльності». При цьому згідно з Інструкцією № 291 Вартість запасів, відпущених у виробництво, включається до складу матеріальних витрат підприємства, для узагальнення інформації про які призначено рахунок 80 «Матеріальні витрати». За дебетом цього рахунка відображаються суми визнаних матеріальних витрат, які одразу ж списуються з цього рахунка за напрямками витрат, а саме:

• — до дебету рахунка 23 «Виробництво» — у сумі прямих матеріальних витрат, які включаються до виробничої собівартості продукції (робіт, послуг), а також витрат допоміжних (підсобних) виробництв;
• — до дебету рахунків класу 9 — у сумі матеріальних витрат, які відносяться до матеріальних накладних витрат, адміністративних та збутових витрат;
• — до дебету рахунка 79 «Фінансові результати» (якщо підприємство не використовує рахунки класу 9).

У податковому обліку вартість використаних у звітному періоді запасів впливає на величину валових витрат шляхом участі в розрахунку приросту (убутку) балансової вартості запасів відповідно до п. 5.9 Закону про податок на прибуток.

На підприємстві застосовується автоматизована система складського обліку наявності та руху запасів. Підприємство використовує регістри та звіти в електронній формі, що створюються, передаються і оброблюються відповідно до Закону України «Про електронні документи та електронний документообіг» та іншими нормативно-правовими актами.

Бухгалтерська служба відповідно до Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» забезпечує дотримання правил ведення обліку запасів на складі та в інших місцях зберігання запасів в терміни, встановлені керівником підприємства.

Перевірка фактичної наявності запасів, їх стану та умов зберігання здійснюється інвентаризацією. Для забезпечення ефективності використання запасів у виробництві здійснюється контроль використання запасів у порядку, в спосіб і строки, визначені керівником підприємства і відображені у наказі про облікову політику підприємства, технологічними картами виробництва, складеними на основі держстандартів України.

Бухгалтерська служба перевіряє одержані первинні документи за формою і змістом, тобто перевіряється наявність у документі обов’язкових реквізитів, відповідність господарської операції чинному законодавству, логічна ув’язка окремих показників та правильність арифметичних підрахунків.

Після перевірки первинних документів складаються облікові регістри аналітичного та синтетичного обліку. Включення транспортно-заготівельних витрат до первісної вартості конкретних найменувань, груп, видів запасів при їх оприбуткуванні здійснюється у разі, якщо можна достовірно визначити суми таких витрат, які безпосередньо відносяться до придбаних запасів.

Вартість готової продукції, товарів, виробничих запасів тощо, що відвантажені, до переходу від підприємства покупцеві ризиків і вигод, пов’язаних з правом власності на них, а також вартість запасів, які передані підприємством на відповідальне зберігання, комісію, переробку (давальницька сировина), відображаються на окремих субрахунках рахунків обліку відповідних запасів.

Іноді бувають випадки, коли запаси надійшла на склад підприємства, а документі від постачальника поки не отримані, тому підприємство самостійно прийняло рішення про порядок обліку таких поставок і відобразило його у наказі про облікову політику підприємства.

Бухгалтерський облік запасів, які надійшли без документів постачальника, на підприємстві ПАТ «Укрграфіт» ведеться на за балансовому рахунку 023 «Матеріальні цінності на відповідальному зберіганні» до отримання документів.

Запаси придбані підприємством за контрактами на імпорт товарів враховуються на рахунку 28 на підставі вантажної митної декларації (ВМД). До вартості імпортованих товарів входять послуги на митне оформлення та зберігання на митному терміналі. Оплата імпортованих товарів відбувається платіжним дорученням на перерахунок валюти з поточного рахунку підприємства, при нестачі валюти вона докуповується згідно замовлення на придбання валюти.

Видача виробничих запасів зі склада в цех для виготовлення продукція розглядається як передача їх у виробництво.

Рух ліцензованих запасів відображається у журналі придбання брухту та відходів чорних та кольорових металів на підставі актів. Якщо запаси придбані підзвітною особою (працівником підприємства) за готівку, то підставою для визначення вартості при їх оприходувані, згідно представлених цією особою авансовому звіту, виступає товарний чек та чек РРО або квитанція прибуткового ордеру. Облік витрат ГСМ відбувається за даними подорожніх листів службового автомобіля та обліку транспортної роботи. Подорожній лист оформлюється тільки на один день, при умові здачі водієм Подорожнього листа за попередній день роботи. На більший строк подорожній лист видається у випадку виїзду в інше місто, коли водій виконує завдання на протязі більше однієї доби згідно з наказом на підприємстві. По закінченні роботи водій здає подорожній лист, в якому механік проставляє дані спідометру та залишки палива у баку автомобіля при повернені у гараж.

На підставі підсумкових даних облікових регістрів по витратах ГПМ за місяць складається відомість обліку витрат ГПМ по автомобілях за місяць, яка передається в бухгалтерію підприємства для перевірки і відображення фактичних витрат ГПМ у бухгалтерському обліку.

На підприємстві ведеться облік не тільки надходження запасів, але й його реалізація, відвантаження.

Співробітник бухгалтерії за даними відділу реалізації створює рахунок-фактуру на сплату придбаного товару або готової продукції. За виставленим рахунком підприємство-покупець здійснює оплату. Для отримання сплаченої продукції до бухгалтерії надається покупцем довіреність. Після перевірки співробітником бухгалтерії наявності сплати на правильності оформлення документів складається видаткова накладна, товарно-транспортна накладна. На підставі цих документів відбувається відвантаження ТМЦ зі складу підприємств. До пакету необхідних документів ще надається сертифікат якості на готову продукцію та податкова накладна Данні первинного обліку на підприємстві згруповуються у оборотно-сальдову відомість. У другому розділі балансу «Оборотні активи» статтю «Виробничі запаси», однойменну із синтетичним рахунком 20, вказують на підставі сальдо оборотно-сальдової відомості. На підставі цих же реєстрів вказують у цій же статті сальдо за іншими рахунками класу 2 «Запаси», зокрема, відображають сальдо за синтетичними рахунками 22 «Малоцінні та швидкозношувані предмети», 25 «Напівфабрикати». Статтю «Незавершене виробництво» за рахунком 23 «Виробництво» записують на підставі сальдо оборотно-сальдової відомості і звіряють з даними «Виробничих звітів». Статтю «Готова продукція» заповнюють шляхом переносу сальдо з оборотно-сальдової відомості за однойменним рахунком 26. Статтю «Товари» заповнюють на основі сальдо субрахунку 281 «Товари на складі».

Основою для складання «Звіту про фінансові результати» ф.№ 2 є дані аналітичного обліку за рахунками, що належать до сьомого та дев’ятого класів. Так, виручку від реалізації продукції, товарів, послуг зараз обліковують за кредитом однойменних субрахунків 701,702,703, які відкривають до синтетичного рахунка 70 «Доходи від реалізації». За дебетом цих субрахунків відображають лише суму податку на додану вартість та акцизного збору, оскільки собівартість реалізованої продукції, товарів, робіт та послуг обліковують за дебетом однойменних субрахунків 901, 902, 903 відкритих до синтетичного рахунка 90 «Собівартість реалізованої продукції».

За статтею «Дохід (виручка) від реалізації продукції (товарів, робіт, послуг)» показують фактичну суму обороту за кредитом рахунка 70 «Доходи від реалізації», а не власне їх вартості за цінами реалізації, тобто в тому числі з сумою податку на додану вартість і акцизного збору. Це зумовлено методикою бухгалтерських записів, пов’язаних із реалізацією продукції, робіт, послуг і товарів та нарахування платежів у бюджет і оплатою придбаного покупцями. За статтею «Собівартість реалізованої продукції (товарів, робіт, послуг)» відображають суму дебетового обороту за однойменним рахунком 90, що дає можливість записати його, як і суму виручки, на основі даних звіту «аналіз рахунку».

Визначена сума не є прибутком у традиційному розумінні цієї категорії, оскільки у статті «Собівартість реалізованої продукції (товарів, робіт, послуг)» відображають не комерційну, а їхню виробничу собівартість. Тому при аналізі рентабельності виробництва з метою визначення саме комерційної собівартості продукції (товарів, робіт, послуг) необхідно врахувати адміністративні витрати, витрати на збут, які відображені у цьому звіті за наступними статтями.