Види і форми розрахунків з дебіторами і кредиторами та завдання їх обліку

В процесі своєї господарської діяльності бюджетні установи вступають у взаємовідносини з іншими суб?єктами господарювання.

Розрахунки, що здійснюються між ними поділяються на дві групи: готівкові, безгготівкові. Це правило, оплата за отримані товари і дані послуги здійснюється в безготівковому порядку через установи банку по розрахункових документах. Перерахування сум з поточного (розрахункового) рахунку платника на поточний (розрахунковий) рахунок одержувача дозволяє вивільнити із обігу значні суми готівкових грошей, дає можливість обходитись порівняно невеликою їх кількістю при значних оборотах господарських організацій, забезпечує здійснення контролю з боку банків за договірною і бюджетно-фінансовою дисципліною організацій.

Незалежно від місця знаходження установ банків, які обслуговують платника і одержувача, розрізняють розрахунки одногородні та іногородні.

Основними умовами здійснення безготівкових розрахунків є:

• а) розрахунки проводяться без установи банку;
• б) платежі проводяться із згоди (акцепту) платника або його дорученням. Без згоди платника чи його доручення списання коштів з рахунків допускається лише у випадках, встановлених чинним законодавством;
• в) платежі здійснюються при наявності на рахунках платника власних коштів або в установленому порядку за рахунок кредитів банку. Платежі однієї установи за рахунок коштів іншої не дозволяється;
• г) зарахування коштів на рахунки одержувача здійснюється лише після списання цих сум з рахунку платника, за винятком випадків, коли розрахунки проводяться чеками з нелімітованих чекових книжок.

Всі розрахунки поділяються на товарні і безтоварні. Товарні - це розрахунки за товарно-матеріальні цінності, виконані роботи, надані послуги. Безтоварні - це розрахунки з бюджетом по соціальному страхуванню та ін.

Порядок здійснення безготівкових розрахунків регламентований Інсттрукцією НБУ № 7 «Про безготівкові розрахунки в господарському обороті України», що затверджена Постановою Правління НБУ № 204 від 2.08.1999 р. Ця Інструкція визначає загальні принципи організації безготівкових розрахунків, їх форми, стандарти документів та порядок документообігу, що впроваджений в розрахунковий оборот України.

Бюджетні установи в відповідності до наданих їм повноважень самостійно обирають форми розрахунків та вказують їх в укладених між ними договорах.

Безготівкові розрахунки здійснюються за формами таких розрахункових документів:

Платіжними дорученнями;

Платіжними вимогами — дорученнями;

Чеками;

Акредитивами;

Векселями;

Платіжними вимогами;

Інкасовими дорученнями.

Розрахункові документи, які подаються клієнтом в банк в паперовій формі, повинні відповідати вимогам встановлених стандартів та вміщувати, залежно від їх форми, такі реквізити:

• а) назва документа;
• б) номер документа, число, місяць і рік його виписки;
• в) назву платника та одержувача коштів;
• г) назви банків платника і одержувача, їх місце знаходження;
• д) суму платежу цифрами і літерами;
• е) призначення платежу;

є) відбиток печатки та підписи відповідних осіб платника або одержувача коштів;

ж) підрозділи бюджетної класифікації та строк настання платежу.

Працівники бухгалтерії повинні точно і своєчасно виконувати і суворо контролювати всі розрахункові операції, приймати міри по прискоренню розрахунків, повноті і своєчасності платежів, попереджувати порушення розрахункової дисципліни. Важливо правильно і оперативно оформляти розрахункові документи, своєчасно здавати їх в банк для здійснення розрахунків, слідкувати за повнотою і своєчасністю поступлення платежів.

Найбільш поширеною формою розрахунків між установами та організаціями є розрахунки за допомогою платіжних доручень.

Платіжне доручення — документ, який являє собою письмово оформлене доручення клієнта банку, що його обслуговує, на перерахування визначеної суми коштів із свого рахунку. Платіжні доручення застосовуються для розрахунків з постачальниками за товари і послуги, для погашення кредиторської заборгованості, для платежів у бюджет, органам соціального страхування і інших цілей.

В управлінні «Тернопільводгосп» платіжне доручення є основною формою розрахунків з різними дебіторами і кредиторами (Додаток 4).

Розрахунки дорученями можуть здійснюватись:

за фактично виконані роботи, послуги;

в порядку попередньої оплати;

для завершення розрахунків за актами звірки взаємної заборгованості установ.

Платіжне доручення приймається до виконання банком протягом 10 календарних днів з дня виписки. Платіжне доручення підписує керівник установи і головний бухгалтер по завірених взірцях підписів. Законість операції відображається шляхом відтиску печатки бюджетної установи.

Від неакуратних платників постачальник може вимагати попередньої оплати рахунків. В цьому випадку він отримує від платника доручення до відпуску йому товару чи надання послуг. На платіжному доручені ставиться відмітка установи банку про прийняття його у попередню оплату, що служить підставою для отримання товару, виконання робіт чи надання послуг.

При рівномірних і постійних поставках між постачальниками і покупцями розрахунки можуть здійснюватися в порядку планових платежів на основі договорів з використанням у розрахунках платіжних доручень. При цій формі розрахунків платник здійснює оплату не кожної окремої угоди, а шляхом періодичного перерахування коштів у строки і в розмірах, обумовлених у договорах. Сума планових платежів визначається виходячи з періодичності платежів і об?єму надання послуг. В платіжних дорученнях по планових платежах платник в графі «Призначення платежу» вказує: «Плановий платіж по договору, угоді від __ ______________ 19__р.», а також строк платежу і цільове призначення перерахованих сум.

Щомісячно сторони уточнюють свої розрахунки на основі фактичного надання послуг, виконання робіт за весь період і здійснюють кінцевий розрахунок. Платник або проводить доплату в кінцевий розрахунок, або отримує суму переплати із чергового планового платежу.

При домовленості сторін платежі дорученнями можуть носити строковий, довгостроковий і відстрочений характер. Строкові платежі допускаються в наступних випадках:

при авансових платежах;

після надання послуг, виконання робіт;

при часткових платежах великих угод.

А достроковий і відстрочений платежі застосовуються у випадках, передбачених договорами між учасниками угоди без збитку для їх фінансового стану.

Платіжна вимога-доручення — це комбінований розрахунковий документ, який складається з двох частин:

верхня — вимога одержувача коштів безпосередньо до платника сплатити вартість поставленої йому за договором продукції, наданнях послуг;

нижня — доручення платника своєму банку перерахувати з його рахунку суму, яка проставлена в рядку «Сума до оплати — літерами».

Вимога-доручення заповнюється одержувачем коштів і надсилається безпосередньо платнику. У разі згоди оплатити вимогу-доручення платник заповнює нижню частину цього документу і здає в банк, що його обслуговує. Строки подання платниками вимоги-доручення у банк визначаються сторонами у договорах і банком не контролюються. Використання розрахунків з допомогою вимог-доручень носить дуже обмежений характер.

Чеки застосовуються для здійснення розрахунків у безготівковій формі між юридичними особами, а також фізичними і юридичними особами з метою скорочення розрахунків готівкою на виконанні роботи, надані послуги.

Розрахунковий чек — це документ, що містить письмове розпорядження власника розрахунку (чекодавця) установі банку (банку емітенту), яка веде його рахунок, оплатити чекодержателю зазначену в чеку суму коштів. чеки виписуються на спеціальних бланках. Вони видаються установами банку за заявами про видачу лімітованих чекових книжок установ, організацій. Чеки бувають лімітованими і нелімітованими. Для отримання лімітованої чекової книжки установа повинна перерахувати зі свого рахунку на рахунок в банку необхідну суму. В межах цієї суми установа банку має право видавати книжки.

На обкладинці лімітованої чекової книжки вказується загальна сума ліміту, на яку можуть бути виписані чеки з цієї книжки. Чекові книжки брошуруються по 10, 20, 25, 50 та 100 аркушів. Вони є бланками суворої звітності. Строк дії чекової книжки — 1 рік. За погодженням з установою банку строк дії невикористаної чекової книжки може бути продовжений. Чек приймається чекодержателем в оплату безпосередньо від чекодавця, на ім?я якого виписано документ, що підтверджує отримання ним товару, виконання робіт, надання послуг.

Для отримання чекової книжки установа подає до банку-емітенту заяву за підписами уповноважених осіб, яким надано право підписання документів для здійснення розрахунково-грошових операцій і з відбитком їх печатки. Чеки з чекової книжки виписуються в момент здійснення платежу і видається чекодавцю за отримані ним послуги.

Акредитив — це форма розрахунків при якій банк-емітент за дорученням свого клієнта замовника акредитива зобов? язаний:

Виконати платіж третій особі за виконані роботи, надані послуги;

Надати повноваження іншому банку здійснити цей платіж (16, с. 32).

Умови та порядок проведення акредитивного розрахунку передбачаються в договорі. Акредитиви можуть виставлятися як за рахунок бюджетних, так і за рахунок позабюджетних коштів. банк-емітент може відкривати такі види акредитивів:

• а) покритий — акредитив при якому, для здійснення платежів завчасно бронюються кошти платника в повній сумі на окремому рахунку в банку-емітенті або виконавчому банку;
• б) непокритий — акредитив, оплата за який у разі тимчасової відсутності коштів на рахунку платника, гарантується банком-емітентом за рахунок банківського кредиту.

Акредитиви бувають відзивні і безвідзивні. Відзивний — акредитив, який може бути змінений або анульований банком-емітентом без попереднього погодження з бинефіціаром (у разі недотримання ним умов, передбачених договором). Безвідзивний — акредитив, який може бути змінений або анульований тільки за згодою бенефіціара, на користь якого він був відкритий.

Кожний акредитив призначається для розрахунків тільки з однією третьою особою і не може бути переадресований. Термін його дії встановлюється в межах 15 днів, не враховуючи нормативний термін проходження документів електроною поштою між банками. Акредитиви закриваються банком-емітентом у випадках:

коли закінчується строк, що вказаний в них;

за ініціативою заявника або банку-емітента при відзивному акредитиві;

при розірванні договору між заявником акредитиву та третьою особою.

Використання акредитивів у розрахунках між установами і організаціями дуже обмежене.

Вексель — документ, який засвідчує безумовне грошове зобов? язання векселедавця сплатити після настання строку зазначену суму грошей власнику векселя (Додаток 1).

Розрізняють простий і переказний вексель.

Простий вексель — письмовий документ який містить просту нічим не обумовлену обіцянку векселедавця (боржника) сплатити кредитору зазначену грошову суму у визначений строк і в обумовленому місці.

Переказний вексель — письмовий документ, який містить простий і нічим не обумовлений наказ векселедавця платнику сплатити певну суму грошей отримувачу у визначений строк і у визначеному місці.

Сфера застосування векселів в господарському обігу України сьогодні значно розширилася. Управління «Тернопільводгосп» застосовує простий вексель у розрахунках з дебіторами і кредиторами. Організації також можуть здійснювати перекази коштів через відділення зв? язку.

Уся різноманітність форм розрахунків між різними установами і організаціями вимагає правильної організації їх бухгалтерського обліку з метою контролю за рухом і використанням бюджетних коштів.

Тому основними завданнями обліку розрахунків є:

правильне, точне документальне відображення розрахункових операцій;

контроль за використанням бюджетних коштів за цільовим призначенням;

контроль за своєчасним проведенням розрахунків з дебіторами і кредиторами;

контроль за правильністю застосування форм розрахунків, що регламентовані законодавством України.

Виконання цих завдань дасть змогу підвищити ефективність роботи установ та організацій, зміцнить дотримання фінансово-бюджетної дисципліни.