Висновки. 
Особливості документообігу в організації

Україна поетапно інтегрується до європейської спільноти, що впливає на динаміку розвитку внутрішньо економічного та інформаційного середовища. В таких умовах особливо важливим для розвитку фінансового сектору є використання ефективно діючих документацій них систем у всіх сферах життєдіяльності, адже інформація у сучасному світі - це основа економічної активності. У сучасному світі фактично не залишилось інформації яка б не була зафіксована на тому чи іншому матеріальному носії. Саме тому роль документа як основного носія для фіксації інформації є такою важливою.

Документ являє собою матеріальний об'єкт, що містить закріплену інформацію і призначений для її передавання та використання. Створення форм документів, формування різних первинних, проміжних та підсумкових даних, складання звітності пов’язані з великою кількістю операцій, у здійсненні яких беруть участь багато виконавців. Це потребує продуманої систематизації їхніх дій і процедур руху облікової інформації. Упорядкування цього процесу, тобто руху документів, називають документообігом.

З розвитком технологій виникає потреба у швидкому русі інформації, а це можливо лише при зміні уявлення про природу документа як носія інформації.

Електронний документообіг є одним із тих інструментів, що в змозі забезпечити потреби сьогодення в швидкому інформаційному обміні. Перевага електронного документообігу над традиційним є безперечною, адже, основною проблемою традиційних технологій управління документообігом є практична неможливість централізовано відслідковувати рух документів організації в реальному масштабі часу.

Дипломна робота присвячена особливостям документообігу в організації, на прикладі ВАТ «Райффайзен Банк Аваль». Зокрема подається загальна характеристика документообігу, проаналізовано електронний документообіг банку та запропоновано шляхи вирішення проблем електронного документообігу.

Доведено, що документообіг складається з двох основних фаз — створення і завершення, між якими є проміжні ланки, які проходить той чи інший документ.

І основне є те, що документообіг в організації здійснюється у вигляді потоку документів, що циркулюють між пунктами їх обробки.

Отже, завдяки проведеній роботі можна зробити наступні висновки і з впевненістю сказати, що завдання які були поставлені виконані успішно, а саме:

• — проаналізовано теоретичні основи документаційного та інформаційного забезпечення банку;
• — проаналізовано стан правового забезпечення здійснення інформаційної діяльності банківської установи;
• — розглянуто співпрацю підрозділів установи та передачу документів до архіву;
• — проаналізовано документообіг та електронний документообіг за використанням програми Lotus Notes;
• — розроблено шляхи вирішення проблем електронного документообігу;
• — сьогодні, практично чітко сформовані основні проблеми електронного документообігу;
• — оскільки банківські установи повинні чітко дотримуватися принципу своєї діяльності, то доступ до інформації в таких установах обмежений, тому що вона становить комерційну таємницю і через це в них існує система обміну інформацією тільки з центральним банком ВАТ «Райффайзен Банк Аваль»;
• — відсутній всякий посторонній доступ до інформації, яка несе вагоме значення, тому що від цієї інформації може залежати доля установи в подальшому;
• — можливості привернути увагу клієнта і залучити його до співпраці, що дає змогу отримувати більше інформації, яка має вагоме значення для діяльності банківських установ в цілому;
• — правильне ведення електронного документообігу дає змогу швидкому та безпомилковому руху інформаційного обміну;

Згідно мети, яка була поставлена на виконання дипломної роботи, можна зробити такий висновок, що для забезпечення ефективності електронного документообігу необхідно зробити слідуюче:

• · Оптичне введення документів з паперового носія та обробка отриманої інформації в графічному вигляді.
• · Використання потужних програм з обробки відсканованих документів.
• · Розміщення в документах необхідних реквізитів, що потрібні для подальшого використання в електронному вигляді.
• · Розмежовувати доступ до інформації для відповідних користувачів за рахунок використання різних засобів захисту.

Позитивними ознаками електронного документообігу є: 1) можливість вміщення в документ крім тексту мультимедійних даних; 2) можливість використання заздалегідь заготовлених форм; 3) висока швидкість передачі інформації за великою кількістю адрес; 4) економія паперу; 5) висока компактність архіву; 6) висока швидкість пошуку і одержання інформації; 7) можливість захисту документів від несанкціонованого доступу та розмежування прав доступу співробітників до інформації.

Щоб вирішити ряд недоліків, про які йшлося вище, в даній дипломній роботі було запропоновано шляхи іх вирішення, за допомогою якох можна було б полегшити роботу працівників банку та удосконалити доступ до деяких документів.

Дана дипломна робота відповідає поставленим меті і завданням, свідченням чого є висвітлення теми в двох розділах.

В розділі 1 розглянуто аналіз теоретичних питань, що стосуються організації документообігу та руху документів. Подаються визначення інформації, інформаційної діяльності, документа та документообігу, номенклатури справ та її види, проаналізовано документообіг за банківськими операціями. Описана номенклатура справ її видів, а також процес підготовки документів до зберігання.

В розділі 2 досліджується електронний документообіг в ВАТ «Райффайзен Банк Аваль» та запропоновані шляхи вирішення проблем щодо його ведення. Коротко охарактеризовується діяльність установи, розглядається її структура та напрямки роботи. Описано нормативно-правову базу діяльності банківської установи. Розглядається інформаційний потенціал та запропоновані деякі шляхи вдосконалення діяльності ВАТ «Райффайзен Банк Аваль».

У практичній частині проаналізована ефективність електронного документообігу у ВАТ «Райффайзен Банк Аваль» та розроблені правила щодо правильного його ведення. Для ефективного електронного документообігу створено «Положення про користування електронним документообігом у ВАТ «Райффайзен Банк Аваль» .

Для ефективного функціонування і розвитку банківської системи ВАТ «Райффайзен Банку Аваль» необхідна подальша структуризація і спеціалізація комер-ційних банків, розвиток різних відділів банківської установи, що спри-ятиме розширенню діапазону банківських операцій і фінансових по-слуг і забезпечить вдосконалення кредитно-фінансового механізму в країні.