Контроль розрахунків із підзвітними особами

Контроль розрахунків з підзвітними особами доцільно розпочинати з ініціювання перед керівником установи проведення інвентаризації підзвітних сум. Інвентаризація підзвітних сум проводиться станом на момент ревізії, при цьому для виведення залишків на день проведення інвентаризації визначаються суми, видані підзвіт по касовій книзі з 1 числа поточного місяця до дати проведення інвентаризації. Слід звертати увагу, на які цілі видано готівку в підзвіт. Видача готівкових коштів під звіт на закупівлю сільськогосподарської продукції та заготівлю вторинної сировини, крім металобрухту, дозволяється на строк не більше 10 робочих днів від дня видачі готівкових коштів під звіт, а на всі інші виробничі (господарські) потреби на строк не більше двох робочих днів, включаючи день отримання готівкових коштів під звіт. Якщо підзвітній особі одночасно видана готівка як на відрядження, так і для вирішення в цьому відрядженні виробничих (господарських) питань (у тому числі для закупівлі сільськогосподарської продукції у населення та заготівлі вторинної сировини), то строк, на який видана готівка під звіт на ці завдання, може бути продовжено до завершення терміну відрядження. Видача відповідній особі готівкових коштів під звіт проводиться за умови звітування нею у встановленому порядку за раніше отримані під звіт суми.

Під час перевірки видачі підзвітних сум необхідно співставити записи касової книги, меморіального ордеру № 1 та меморіального ордеру № 8 «Накопичувальна відомість за розрахунками з підзвітними особами», форма № 386 (бюджет), журналу реєстрації посвідчень на відрядження та первинних документів: видаткових касових ордерів, відомостей на видачу підзвітних сум, авансових звітів, наказів на відрядження та первинних документів, які засвідчують придбання матеріальних цінностей за готівку — чеки, накладні, рахунки тощо.

Підзвітні особи звітують за отримані підзвітні кошти авансовим звітом і несуть повну відповідальність за збереження і використання підзвітних сум.

У разі придбання за готівку матеріальних цінностей необхідно перевірити їх оприбуткування по бухгалтерському обліку. Треба уважно вивчити підтвердні документи і у разі сумніву у достовірності ціни, кількості товару тощо при можливості здійснити зустрічну звірку у продавця товару.

Перевіряючи витрати на відрядження необхідно в першу чергу встановити наявність підстав для вибуття працівника у відрядження та виплати відрядних, а саме: чи виданий наказ (розпорядження) керівника на відправлення працівника у відрядження, чи направлений працівник для виконання саме службового доручення (мета відрядження), наявність документів, підтверджуючих зв’язок службового відрядження з основною діяльністю установи, підтвердження факту направлення у відрядження записами у журналі реєстрації відряджень, дотримання граничної тривалості службового відрядження.

Необхідно перевірити правильність виплати добових та законність відшкодування витрат на відрядження, зокрема, наявність підтвердних документів в оригіналі, за якими проведено відшкодування витрат на відрядження.

При перевірці правильності виплати добових співставляється строк відрядження, визначений наказом (розпорядженням) керівника, з кількістю днів перебування у відрядженні, вказаних в авансовому звіті.

При перевірці транспортних квитків на проїзд повітряним, залізничним, водним і автомобільним транспортом загального користування необхідно звертати увагу на відповідність дат вибуття та прибуття.

Під час затримки у відрядженні без поважних причин працівникові не виплачується заробітна плата, не відшкодовуються добові витрати, витрати на наймання житлового приміщення та інші витрати.

При проведенні перевірки правильності відшкодування витрат необхідно встановити, чи не перевищено норми відшкодування витрат на відрядження. По записам меморіального ордеру № 8 та оборотної (накопичувальної) відомості перевіряється своєчасність звітування про використання коштів, наданих на відрядження та правильність виведення та перенесення залишків підзвітних сум з кінця звітного періоду на початок по кожній підзвітній особі та в цілому.

Працівник повинен після повернення з відрядження до закінчення п’ятого банківського дня (якщо підзвітні кошти були отримані із застосуванням платіжних карток — до третього банківського дня), наступного за днем прибуття до місця постійної роботи, подати звіт про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт. Сума надміру витрачених коштів (залишку коштів понад суму, витрачену згідно із звітом про використання коштів, наданих на відрядження) підлягає поверненню працівником до каси або зарахуванню на відповідний рахунок підприємства, що їх надало.

Необхідно перевірити своєчасність подання звітів, так виходячи із положень пункту 167.1 статті 167 ПКУ сума несвоєчасного повернення надміру витрачених коштів підлягає оподаткуванню за ставкою 15 відсотків, а якщо така сума перевищує десятикратний розмір мінімальної заробітної плати — за ставкою податку 17 відсотків суми перевищення з урахуванням податку, сплаченого за ставкою 15 відсотків.

Предметом контролю виступають господарські процеси і операції, які пов’язані з розрахунками, а також відносини, що виникають між контрагентами.

Джерела інформації:

• 1. Наказ керівника на видачу коштів
• 2. Наказ «Про облікову політику»
• 3. ВКО і ПКО
• 4. Журнал реєстрацій ВКО і ПКО
• 5. Касова книга
• 6. Звіт касира
• 7. Журнал-ордер по р-ку 37
• 8. Підтверджуючі документи (квитанції, чеки)
• 9. Звіт «Про використання підзвітних коштів»

Перевіряючи дотримання норм відшкодування витрат на відрядження необхідно керуватись:

• · ПКУ;
• · Постанова від 2 лютого 2011 р. № 98 Про суми та склад витрат на відрядження державних службовців, а також інших осіб, що направляються у відрядження підприємствами, установами та організаціями, які повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів
• · Постанова від 15 березня 2002 р. N 337 Про службові відрядження в межах України керівників органів виконавчої влади та Секретаріату Кабінету Міністрів України
• · Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні Постанова НБУ 15.12.2004 N 637 ;
• · Закону України «Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг»
• · Інструкція про організацію роботи з готівкового обігу установами банків України Затверджено Постанова Правління Національного банку України 19.02.2001 N 69;
• · Інструкція про службові відрядження в межах України та за кордон Затверджено Наказ МФУ 13.03.98 р. N 59 (у редакції наказу МФУ від 17.03.2011 р. N 362)
• · Кодекс З-нів «Про працю»
• · Указу Президента України від 12.06.95 р. N 436/95 «Про застосування штрафних санкцій за порушення норм з регулювання обігу готівки»
• · З-он «Про Б. О. і фін. звітність»
• · П (С)БО 11 «Зобов'язання «і П (С)БО 10 «Дебіторська заборгованість