Особливості використання інформаційних систем в установі

Інформація як сукупність необхідних даних для успішного проведення аналізу, контролю, прийняття й організації виконання управлінських рішень виступає невід'ємним елементом ефективного управління організаційно-економічними процесами взагалі й підприємницькою діяльністю зокрема. З одного боку, вона відбиває умови, властивості, закономірності, особливості функціонування як об'єкта, так і системи його управління. З іншого — опосередковує трудову діяльність людей, конкретні форми відносин між ними, постійно використовується в управлінні виробництвом, розподілом, обміном та використанням виготовленого продукту [15, c. 236−237].

Процедурно-управлінська діяльність являє собою облік, збір, опрацювання й видачу нової інформації, що сприяє здійсненню організаційно-виробничих процесів і приведенню їх у відповідність до поставлених цілей. Інформація в управлінському процесі виступає одним з основних факторів існування цього процесу. Як своєрідний продукт і предмет управлінської діяльності інформація має певні особливості. Виступаючи на певному етапі процесу управління продуктом праці, на наступному етапі вона виступає як предмет праці; має властивість тривалого й багатократного застосування і при використанні не втрачає своїх споживчих властивостей; має здатність накопичуватися; може тиражуватися та використовуватися одночасно в багатьох місцях і з різними цілями; структурні підрозділи органів управління є як споживачами, так і джерелами інформації [4, c. 52−55].

Високоефективного інформаційного забезпечення сучасної фірми досягається шляхом створення управлінських інформаційних систем, які охоплюють усі рівні управління. Склад і структура створюваних інформаційних систем значно залежать від розміру організації. Складність управління великими фірмами визначається залежністю між кількістю персоналу в компанії і кількістю можливих взаємодій між ним. Якщо кількість персоналу зростає в арифметичній прогресії, то кількість можливих взаємовідносин між ними — у геометричній прогресії.

Щоб упоратися зі складними комунікаційними потребами, що випливають із сказаного, багато великих корпорацій за рахунок впровадження технічних інформаційних засобів підтримують невеликі розміри апарату і мінімальну кількість рівнів управління. У цьому разі зникають умови для занадто великих інформаційних перевантажень нижчих рівнів управління. Наприклад, у деяких компаніях США з оборотом від 3 до 6 млрд. дол. штат апарату управління в штаб-квартирах корпорацій менше 100 чоловік, а японська автомобільна фірма «Тойота» має всього 5 рівнів управління.

До найважливіших принципів сучасних інформаційних систем належать такі:

Принцип повноти інформаційного забезпечення керівника. Будь-яка інформаційна система — це інструмент технології управлінської діяльності. З одного боку, вона має максимально враховувати особисті риси й стиль роботи керівника, з іншого — інформаційні системи не можуть бути абсолютно персоніфікованими хоча б тому, що в реальному житті відбувається зміна керівників різних рангів, і створені за їхньою участю інформаційні системи не можуть природно ліквідовуватися й заново створюватися при кожній зміні керівників. Потрібна їхня певна універсальність, спроможність адаптуватися до стилю конкретного керівника без значних змін математичного забезпечення і реорганізації банку даних.

Із зазначеного випливає другий принцип: будь-яка інформаційна система повинна мати властивість адаптації до стилю і методів, котрі застосовує конкретний керівник.

Третій принцип можна сформулювати так: математичне забезпечення інформаційної системи має передбачати можливість агрегування інформації за рівнями управління й давати змогу керівникам верхніх рівнів користуватися інформацією нижчих рівнів.

Ситуацію, коли керівник, щоб дізнатися про стан справ у тому або іншому напрямі діяльності підприємства, має звертатися за інформацією до особи, яка очолює відповідну функціональну службу, варто визнати неоптимальною, оскільки в багатьох випадках інформація при цьому підлягає суб'єктивному перекручуванню. Це положення справджується тим більше, чим сильніше підприємство схильне до роботи в режимі «пожежного управління», тобто управління методом ліквідації небажаних наслідків прийнятих раніше рішень, а не попередження виникнення їх. Практика підготовки численних довідок і оглядів саме й відбиває ту обстановку інформаційної залежності, в якій змушені працювати керівники в багатьох випадках.

Четвертий: принцип інформаційної рівноправності. Прагнення бути інформованим краще вищого начальника є для кожного керівника природним, хоча не завжди й усвідомленим, і відображає факт поділу функцій та делегування повноважень. Цей психологічний момент необхідно враховувати керівникам вищого рівня. Керівники вищого рівня за допомогою інформаційної системи управління підприємством одержують різноманітну інформацію про стан виробництва і ресурсів, минаючи керівництво функціональних служб. Це спонукає останніх підвищувати рівень власної інформованості, компетенції та позитивно позначається на всій управлінській діяльності. За таких умов на підприємстві починають цінувати й розуміти значення інформації для управління, що забезпечує достатній рівень інформаційної рівноправності, достовірність і вчасність одержання інформації[11, c. 108−110].

На сучасному підприємстві використовуються різні інформаційні системи. Інформаційно-аналітичні системи забезпечують збереження і пошук інформації, полегшують систематизацію накопичених відомостей з окремих питань і проблем.

Інформаційно-довідкові, або моніторингові, системи здійснюють розрахунки, що дають змогу керівнику контролювати стан справ. Багато компаній, створюючи інформаційні системи, прагнуть до організації саме таких моніторингових систем, забезпечуючи можливість одержання щоденних звітів про рівень виробництва, запасів, розміри активів, прибутків, результати маркетингової діяльності та реалізації продукції.

Інформаційно-консультативні системи здатні давати управляючому відповіді на запитання, що потребують аналізу: чому так відбулося; що це буде означати для компанії, якщо буде відбуватися таким шляхом; що відбудеться, якщо та ін. Аналітичний механізм системи цього типу забезпечує використання широкої гами методів — від найпростішої арифметики до надскладних математичних моделей.

Одним із найважливіших елементів розвитку підприємництва останніх десятиліть була розробка і використання по суті нової інформаційної технології, заснованої на досягненнях електроніки. У сучасному тлумаченні термін нова інформаційна технологія означає не просто комп’ютеризацію виробництва, а весь комплекс науково-технічних явищ, пов’язаних із нововведеннями в галузі фіксування, збору, опрацювання, збереження і переробки даних, включно з електронно-обчислювальними машинами, засобами зв’язку, телебачення тощо. Інформаційна технологія є сукупністю сучасних засобів, котрі дають змогу формувати, спрямовувати й контролювати інформаційні потоки і зв’язки; це поєднання науки з прикладними розробками, за допомогою яких людина одержує можливість краще розуміти навколишню дійсність. За допомогою перспективних інформаційних технологій (телекомунікації, комп’ютери, відеотехніка, мультимедія тощо) досягається принципово нового рівня узагальнення, передачі, трансформації, сприйняття інформації, відбувається переворот у засобах інтелектуальної праці. У сучасних умовах рівень інформаційної технології в діяльності організації визначається змістом загальнодоступних для її ланок баз даних, створюваних у процесі функціонування організації як системи, й інтенсивністю використання їх. Крім того, рівень інформаційної технології залежить і від можливості доступу до цих баз даних суб'єктів зовнішнього середовища й інтенсивності використання їх. У поєднанні з комп’ютерною технологією, її спроможністю швидко обробляти велику кількість даних і технологією супутникового зв’язку, що дає змогу спілкуватися на величезних відстанях, створюється можливість глобальної передачі великої кількості даних, необхідних для успішної підприємницької діяльності.

Сьогоднішня революція в інформаційних технологіях — глобальний процес, що створює повсюдно нові, небачені раніше можливості для підвищення ефективності управління. Якщо в середині 70-х років у світі було тільки 50 тис. комп’ютерів, то в 1995 р. — 50 тис. комп’ютерів продавалося кожні 10 годин. Близько 40% усіх персональних комп’ютерів у світі поєднано в інформаційні мережі. Наприклад, одна з них — Інтернет — стала найпопулярнішою серед керівників інформаційною системою у світі. Інтернет, як стверджують її керівники, може зробити компанію будь-якого розміру конкурентною на глобальному ринку, якщо, зрозуміло, компанія знає, як використовувати ресурси ефективно [25, c. 179−182].