Поняття електронного документа

Електронний обмін даними — це реальність, з якою сьогодні зіштовхується багато хто. Інформаційні системи, комп’ютерні мережі, електронна пошта — ось лише невеликий перелік тих засобів, з допомогою яких обмін даними в електронному вигляді.

За останнє десятиліття з’явилися і набули поширення нові інструментальні кошти ефективного забезпечення управлінських процесів. До того ж йдеться про програмне забезпечення, призначене в обробці управлінських документів.

Такі системи є програмними комплексами, застосовані на вирішення низки завдань, зокрема й у побудови корпоративних систем електронного документообігу. У межах автоматизації процесу обробки документа з його створення, або отримання, відправки кореспонденту чи завершення виконання й списання до справи має бути забезпечене рішення наступних функцій:

• -реєстрація яка входять у організацію документів, що виходять з організації документів і майже внутрішніх документів;
• -облік резолюцій, виданих у документах керівництвом організації, і постановка документів для контролювання;
• -централізований контроль виконання документів;
• -списання документів;
• -ведення інформаційно-довідкової роботи;
• -формування діловодних звітів з організації загалом.

Використання системи електронного документообігу дозволяє організувати передачу даних про перебіг виконання документів які є у електронному вигляді, що якісно змінює організацію контролю виконання документів. Картки зареєстрованих централізовано документів з резолюціями керівництва розсилаються в електронному вигляді співробітникам відповідних підрозділів. Вони доповнюють їх резолюціями у виконанні документів, виданими керівниками структурних підрозділів. Принаймні до появи даних про перебіг виконання документів ці дані вносять у систему. У цьому система автоматично відстежує настання дати попереднього повідомлення наближення терміну виконання й настання самого цього часу. Зацікавлені користувачі системи інформуються про названих термінах.

Також значно видозмінюється процес узгодження проектів документів, у якого співробітники, що у процесі узгодження, отримують унікальну можливість обмінюватися електронними версіямисогласуемих проектів. Така технологія дозволяє скоротити час, затрачуване передати проектів, у паперовому вигляді.

Система електронного документообігу обов’язково включає поточний електронний архів, що вирішує проблеми оперативного доступу до інформації та наявності можливість одночасного використання документа працівниками. Така форма організації зберігання істотно знижує ймовірність втрати інформації та підвищує оперативність роботи з допомогою скорочення часу пошуку потрібного документа. Збереження текстів документів мають у електронному вигляді дозволяє реалізовувати повнотекстовий пошук, що відкриває принципово нові можливості під час інформаційно-довідкової роботи, наприклад, дозволяє робити тематичні добірки документів з їхньої змісту. Використання електронного архіву рятує від необхідності створювати фонд користування архівних документів, оскільки за запиту будь-якої миті то, можливо видана електронна копія документа.

Основний функцією традиційного документа є посвідчення з деякою інформацією. Під час упорядкування й використанні документа присутні два аспекти: по-перше, деяка інформація, а по-друге, — сам документ як і матеріальний річ, що можна пред’явити або. Наявність цієї матеріальної речі дозволяє підтвердити істинність інформації, котра міститься у документі. Можливо, на утвердження істинності необхідно проробити якусь процедуру — експертизу з перевірки справжності документові.

Необхідно також відзначити, у разі паперового документа оригінал існує у обмеженому, відомому заздалегідь кількості примірників. Наприклад, то, можливо зазначено, що договір зроблено у трьох примірниках, мають рівну силу. Будь-який додатковий примірник з’явиться копією, що у принципі перевірене шляхом проведення відповідної експертизи.

Нерідко істотно наявність саме оригіналу документа. Наприклад, продаж акції, випущеної в документарній формі, зовсім не від рівносильна продажу копії її сертифіката, навіть завіреною нотаріально.

Документ — письмовий акт встановленої чи загальноприйнятої форми, складений визначеними й компетентними установами, підприємствами, організаціями, посадовими особами, і навіть громадянами для викладу даних про фактах чи посвідчення фактів, мають юридичне значення, або заради підтвердження правий і обов’язків.

Електронний документ _ це набір даних, записаних у такому вигляді, який може прочитати комп’ютер, котрим виконано таку умова: існує затверджена компетентним органом процедура, що дозволяє однозначно перетворити ці дані до документа традиційного режиму. Визнання зазначеної процедури має бути підтверджено учасниками системи у вигляді традиційного (письмового) документа, або таку процедуру мусить бути санкціонована уповноваженим державним органом.

Необхідність традиційного документа чи акта уповноваженого органу визнання процедури перетворення пояснюється лише тим, що у іншому разі може бути порочне логічний коло, коли питання визнання чи невизнання юридичної сили електронного документа вирішуватимуться виходячи з іншого електронного документа, сили також спірна.