Информационное і технічне забезпечення системи управління персоналом

року міністерство освіти Російської Федерации.

Тюменський державний університет філія м. Пыть-Яхе Специальность державне та муніципальне управление.

РЕФЕРАТ.

Інформаційне і технічне забезпечення системи управління персоналом.

Виконав студент II курсу денного отделения.

Лісової Сергій Юрьевич.

Проверила:

Невська А. П.

р. Пыть-Ях, 2001.

Зміст I. Інформаційне забезпечення системи управління персоналом организации…3 а) Внемашинное інформаційне обеспечение…4 б) Внутримашинное інформаційне обеспечение…5 II. Технічне забезпечення системи управління персоналом организации…7.

Список використаної литературы…11.

I. Інформаційне забезпечення системи управління персоналом организации.

Головні функції процесу управління персоналом, реалізовані різними рівнях системи управління організацією, — вироблення прийняття рішень та контролю над виконанням. Саме необхідність забезпечення виконання цих функцій дає можливість розглядати управління персоналом як процес, т. е. функціонально до складу якого отримання, передачу, обробку (перетворення), збереження і використання інформації, а на саму ієрархічну систему управління — як інформаційну систему.

Процес управління персоналом можна як безлічі узгоджених, постійно прийнятих і реалізованих рішень, направлених ним у кінцевому підсумку для досягнення головної мети функціонування організації. Вироблення кожного з цих рішень мусить бути інформаційно обеспечена.

Інформаційне забезпечення системи управління персоналом представляє собою сукупність реалізованих рішень щодо обсягу, розміщення і формам організації інформації, що циркулювала у системи управління у її функціонуванні. Воно включає оперативну інформацію, нормативнодовідкову інформацію, класифікатори техніко-економічній інформації та системи документації (уніфіковані і специальные).

Щоб служба управління персоналом могла успішно виконувати своїх функцій, необхідно дотримуватися такі вимоги, які пред’являються якості информации:

Комплексність — інформація повинна комплексно відбивати усі сторони діяльності служби: технічну, технологічну, організаційну, економічне й соціальне у взаємозв'язку з зовнішніми условиями.

Оперативність — отримання вхідний інформації має відбуватися разом з протіканням процесу у керованої системі чи збігатися з моментом її завершения.

Систематичність — необхідна інформація повинна надходити систематично і безупинно (по возможности).

Достовірність — інформація повинна формуватися під час досить точних измерений.

Інформаційне забезпечення служби управління персоналом (Додаток 1) укрупненно можна підрозділити на внемашинное і внутримашинное. Така класифікація інформаційного забезпечення можна використовувати лише за тієї умови, що у підрозділах служби управління персоналом є кошти обчислювальної техніки (безпосередньо, наприклад, персональні комп’ютери чи використовувані обчислювальні ресурси організації). а) Внемашинное інформаційне забезпечення включає: систему класифікації і кодування інформації; системи управлінської документації; систему організації, зберігання, внесення змін — у документации.

Внемашинная інформаційна база є сукупність повідомлень, сигналів й аналізу документів у вигляді, сприймають людиною безпосередньо не залучаючи коштів обчислювальної техники.

У внемашинной сфері у процесі управління обміну інформацією реалізується у вигляді руху документів між керованої і керуючій системами: від органу управління об'єкта йдуть документи, містять планову інформацію (накази, розпорядження, планові завдання, плани-графіки тощо. п.); лінією зворотний зв’язок — від об'єкта органу управління — йдуть документи, містять учетно-отчетную інформацію (інформацію про поточному чи минулому стані об'єкта управління). Внемашинное інформаційне забезпечення дозволяє провести ідентифікацію об'єкта управління, формалізувати інформацію, уявити дані як документів. б) Внутримашинное інформаційне забезпечення містить масиви даних, формують інформаційну базу системи на машинних носіях, і навіть систему програм організації, накопичення, ведення і доступу до інформації цих массивов.

Основним елементом внутримашинного інформаційного забезпечення є інформаційний масив, являє собою сукупність однорідних записів. Структура масиву, склад, порядок прямування записів в масиві не залежить від типу машинного носителя.

Останнім часом стала вельми поширеною одержало використання ПК в структурних підрозділах організації, зокрема у відповідному відділі кадрів, відділах праці та заробітної плати т. буд. У цьому однією з центральних проблем проектування інформаційного забезпечення служби управління персоналом є організація даних у пам’яті ПК.

Недоліки традиційного підходу організації масивів інформацією пам’яті ПК, у якому розробка інформаційної бази орієнтувалися на конкретні функціональні завдання, сприяли необхідності орієнтації власне на інформацію, на дані, що зумовило перехід від проблемноорієнтованої бази даних до информационно-ориентированной.

Усе це зумовило нову організацію даних в ЕОМ, що вже знайшло своє свій відбиток у розробці банків даних, що становлять сукупність баз даних користувачів, технічних і програмних засобів формування та ведення цих баз.

Банк даних будується з баз даних, кожна з яких представляє собою сукупність даних, організованих за правилами, яка передбачає загальні принципи описи, збереження і маніпулювання данными.

У базі даних накопичується і постійно оновлюється інформація як небагатьох масивів, кожен із яких орієнтовано використання під час вирішення багатьох завдань управління. У цьому основну увагу приділяється безперервному підтримці у системі точної динамічної інформаційної моделі об'єкта управления.

У цьому відкривається принципово нова зокрема можливість використання ЕОМ кількома користувачами, які спільно розробляють і використовують програми, узагальнюють одержувані результаты.

До розробки інформаційного забезпечення служби управління персоналом пред’являється ряд організаційно-методичних вимог: раціональна інтеграція обробки інформацією інформаційної базі, зменшення кількості форм документів; можливість машинної обробки інформації, котра міститься в документах й у внутримашинной сфері; необхідна надмірність інформаційного забезпечення, що дозволяє користувачам різного рівня одержувати інформацію з різноманітною ступенем детализации.

II. Технічне забезпечення системы.

управління персоналом организации.

Основу технічного забезпечення системи управління персоналом становить комплекс технічних засобів (КТС) — сукупність взаємозалежних єдиним управлінням і (чи) автономних технічних засобів збору, реєстрації, накопичення, передачі, обробки, виведення і її уявлення інформації, і навіть коштів оргтехники.

КТС має забезпечити вирішення завдань управління з мінімальними трудовими і вартісними витратами, із заданою влучністю і достовірністю, в зазначені терміни. Ефективність функціонування служби управління персоналом під час використання КТС повинна забезпечуватися за рахунок підвищення продуктивність праці персоналу служби, і, значно важливіше, з допомогою можливості використання економіко-математичних методів вирішення завдань управління з урахуванням повнішої і точної информации.

У зв’язку з цим ефект застосування КТС в службі управління персоналом має визначатися не зниженням управлінських і експлуатаційних витрат (зокрема, скороченням персоналу служби), а поліпшенням економічних показників роботи служби загалом і її підрозділів з допомогою раціональнішого управления.

КТС повинен мати інформаційної, програмної та програмах технічної сумісністю назв коштів; адаптируемостью до місцевих умов функціонування служби управління персоналом; можливістю розширення з метою підключення нових устройств.

Вихідними для вибору технічних засобів є: — характеристики завдань, виділені на рішення службою управління персоналом організації; - характеристики технологічного процесу обробки інформації; - технічні характеристики устаткування, що може бути використана як частину КТС служби управління персоналом.

Основними характеристиками завдань, які мають враховуватися при виборі устаткування, є: — носії вхідний і вихідний інформації (документи, типізовані бланки, машинні носії інформації та т. буд.); - обсяг вхідний і вихідний інформації з зазначеним носіям; - обсяги обчислювальних робіт; - терміни виконання робіт з рішенню завдань управління персоналом; - форми і знаходять способи уявлення результатів вирішення завдань пользователям.

При виборі устаткування треба враховувати призначення та склад комплектів обладнання та його основні характеристики: — продуктивність і під час технологічних операцій; - надійність роботи; - сумісність роботи обладнання різних типів, зокрема персональних комп’ютерів; - вартість устаткування; - склад парламенту й кількість обслуговуючого персоналу; - площа, необхідна розміщувати оборудования.

Матеріали аналізу технічного забезпечення служби управління персоналом, і навіть дані про використання технічних засобів, є вихідної базою складання завдання проектування технічного оснащення службы.

Проектні рішення мають забезпечувати: — раціональну структуру, склад, необхідну кількість і запропонував ефективне розподіл, розміщення технічних засобів в структурних підрозділах служби; - поліпшення загального технічного оснащення на окремі види і напрямів робіт служби; - відповідність продуктивності й надійності технологічно пов’язаних коштів у рівні служби управління персоналом й у рамках системи управління організації у цілому; - комплексне використання технічних засобів при реалізації підрозділами служби своїх і окремих робіт; - економічність експлуатації коштів технічного оснащения.

Найважливішою завданням проектування технічного забезпечення служби управління персоналом є вибір технічних засобів: він визначає видатки це і ефективність майбутнього функціонування служби управління персоналом.

Склад і послідовність операцій із вибору технічних засобів для їх використання їх у службі управління персоналом включає: — встановлення видів робіт, які потрібно виконувати з допомогою технічних засобів чи автоматизувати; - визначення вимог, що висуваються до технічним средствам.

Обгрунтування складу показників, характеризуючих запропоновані вимоги до технічних засобів; - формування переліку технічних засобів, випущених вітчизняними і закордонними фірмами, використання є дозволить досягти цілей автоматизації аналізованих робіт у службі управління персоналом і вирішити відповідні завдання; - визначення показників якості і функціональних можливостей технічних засобів у межах сформованого переліку; - вибір методу порівняння технічних засобів визначення найефективнішого; - проведення порівняльного аналізу технічних засобів; - обгрунтування рекомендацій за вибором найефективніших технічних засобів, найбільше які відповідають які висуваються вимогам; - ухвалення рішення придбання вибраних технічних средств.

Відповідно до послідовністю стадій технологічного процесу перетворення інформації все технічні засоби, які можна використані службі управління персоналом, можна розділити п’ять груп: збирання й реєстрації, передачі, зберігання, обробітку грунту і видачі информации.

Кошти збирання й реєстрації інформації: устрою підготовки даних, реєстратори інформації, устрою збору інформації. Призначення цієї групи технічних засобів — перетворення форми інформацією вид, зручний для дистанційної передачі й подальшої обработки.

Кошти передачі: системи телетайпной, телефонної, факсимільного зв’язку. Призначені передачі інформацією пространстве.

Кошти зберігання інформації: зовнішні запам’ятовуючі пристрої персональних комп’ютерів, картотеки. Призначені передачі інформації у времени.

Кошти обробки інформації (кошти обчислювальної техніки) становлять основу КТС служби управління персоналом. Вони призначені для перетворення вихідних даних в результуючу інформацію, необхідну прийняття управлінських решений.

Кошти видачі інформації: друкують устрою, знакові індикатори, видеотерминальные устрою (дисплеї), графопостроители тощо. вони призначені для перетворення інформацією вид, зручний для сприйняття человеком.

Проте треба сказати, що наведена вище класифікація технічних засобів служби управління персоналом організації умовна, так як багато типи технічних засобів виконують комплекс функцій, стосовних до найрізноманітніших класифікаційним группам.

Список використаної литературы.

1. Громова О. Н., Мішин В.М., Свистунів В.М. Організація управлінської праці. Учеб. Посібник. — М.: ГАУ, 1993. 2. Кибанов А. Я., Захаров Д. К. Організація управління персоналом для підприємства. М.: ГАУ, 1994. 3. Менеджмент організації. Учеб. пособие/Под ред. З.П. Румянцевій, Н.А.

Саломатина. М.: Инфра-М, 1995. 4. Поршнєв О.Г. Управління інноваціями за умов початку ринку. М.:

РИЦЛО «Мегаполис-Контракт », 1993. 5. Управління персоналом організації: Учебник/Пол ред. А. Я. Кибанова. — М.:

ИНФРА-М, 1998. — 512с. 6. Економічна інформатика і обчислювальної техніки: Учеб./ Л. В. Еремин,.

О.Ю. Корольов, В.П. Косарєв та інших. М.: Фінанси і статистика, 1993.