Отчёт зі створення курсової роботи «База даних ACCESS»

МИНИСТЕРСТВО ШЛЯХІВ СООБЩЕНИЯ.

РОСІЙСЬКОЇ ФЕДЕРАЦИИ.

ПЕТЕРБУРЗЬКИЙ ДЕРЖАВНИЙ УНИВЕРСИТЕТ.

ШЛЯХІВ СООБЩЕНИЯ.

КАФЕДРА «Інформатика і інформаційна безопасность».

[pic].

Звіт зі створення курсової работы.

«БАЗА ДАНИХ ACCESS».

Выполнил: Проверила:

Студент групи 03-УППк 77 преп. Тарбаева Олена Бобровський Олександр Анатоліївна. Алексеевич.

СПб.

2004.

1. Основні положения.

Microsoft Access — це систему управління базами даних (СУБД), призначена до створення і обслуговування баз даних, забезпечення доступу до даних та його обработки.

База даних (БД) є організовану структуру, що використовується для зберігання даних, тобто. будь-яких даних про явищах, процесах, діях та т.д. Дані несуть у собі інформацію про події, які у матеріальному світі, й, є зареєстрованими сигналами, що виникли внаслідок цих подій. Дані стають інформацією, якщо користувач обробить їх і осмислить, застосувавши у своїй адекватні цих даних методи. Сьогодні більшість СУБД розміщують реклами у своїх структурах як дані, а й методи (програмні коди), тому треба стверджувати, що Microsoft Access — це СУБД, пропонує широкий діапазон коштів на зберігання інформації та управління цієї информацией.

Бази даних містять різні об'єкти, основними серед яких є таблиці. Структура найпростішої бази даних відповідає структурі її двомірної таблиці, що містить стовпчики і рядки. Їх аналогами у структурі найпростішої бази даних є поля і записи.

Основними властивостями полів є ім'я поля, тип поля, її розмір, визначальний граничну довжину даних, які у на цьому полі, і др.

Працюючи з Microsoft Access 2000 і Microsoft Access 2002 використовуються такі типи данных:

. текстовий — тип даних, використовуваний для зберігання простого неформатированного тексту, число символів у якому на повинен перевищувати 255;

. полі MEMO — спеціальний тип даних, застосовуваний для зберігання великих обсягів тексту (до 65 535 символов);

. числової - тип даних для зберігання чисел;

. дата/время — тип даних для зберігання значень дати й времени;

. грошовий — тип даних для зберігання грошових значень (довжина поля.

8 байт);

. лічильник — спеціальний тип даних, використовуваний для автоматичної нумерації записей;

. логічний — для зберігання логічних даних, що мати з двох можливих значень Так чи Нет;

. полі об'єкта OLE — спеціальний тип даних, готовий до зберігання об'єктів OLE (електронних таблиць Microsoft Excel, документів Microsoft Word, звукозаписів і др.);

. гіперпосилання — спеціальне полі для зберігання адрес URL Webобъектов;

. майстер підстановок — тип даних, що запускає майстер підстановок, що дозволяє вибирати дані з раскрывающегося списку, а чи не вводити в полі вручную.

Числові поля можуть мати такі размеры:

. байт (Byte) — цілі числа від 0 до 255 (1 байт);

. ціле (Integer) — цілі числа від мінус 32 768 до +32 767 (2 байта);

. довше ціле (Long Integer) — цілі числа від мінус 2 147 483 648 до +2 147 483 647 (4 байта);

. одинарне з плаваючою точкою (Single) — числа від мінус 3,4(1038 до +3,4(1038 з точністю до 7 знаків (4 байта);

. подвійне з плаваючою точкою (Double) — числа від мінус 1,797(10 308 до +1,797(10 308 з точністю до 15 знаків (8 байт).

База даних може складатися зі кількох таблиць, містять різну інформацію. Ці таблиці пов’язані між собою будь-яким певним полем, званим ключовим полем. Ключове полі дозволяє однозначно ідентифікувати кожну запис таблиці, тобто. кожне значення цієї поля відрізняє одну запис одної. Зв’язки між таблицями дають можливість спільно використовувати дані із різних таблиць. Наприклад, одна таблиця містить інформацію про професійної діяльності працівників підприємства (таблиця Співробітник), інша таблиця — інформацію про їхнє місці проживання (таблиця Адреса). Припустимо, виходячи з цих двох таблиць необхідно отримати результуючу таблицю, що містить поля Прізвище і ініціали, Посада і Адреса проживання. До того ж полі Прізвище і ініціали можливо, у обох таблицях, полі Посада — в таблиці Співробітник, а полі Адреса проживання — в таблиці Адреса. Жоден з перелічених полів неспроможна бути ключовим, т. до. воно однозначно не визначає кожну запис. У ролі ключового поля була в цих таблицях можна використовувати полі Код типу Лічильник, автоматично сформована Access під час створення структури таблиці, чи кожної таблиці поставити полі Табельний номер, яким потім зв’язати таблиці. Таблиці у своїй будуть пов’язані так званим реляционным ставленням. Послідовність дій користувача під час створення таблиць Співробітник і Адреса розглянута в пп. 9.1.2 і 9.1.3.

Взаємозалежні двухмерные таблиці, є об'єктами СУБД, називаються реляционными таблицями, не бажаючи СУБД — реляционными базами данных.

2. Об'єкти Microsoft Access 2000 і Microsoft Access 2002.

СУБД Microsoft Access 2000 і Microsoft Access 2002 орієнтовані роботи з об'єктами семи різних типів: таблицями, запитами, формами, отчётами, сторінками, макросами, модулями.

Таблиці - це основний об'єкт бази даних, у якому зберігаються все дані, що у базі, і навіть структура бази (поля, їх типи, свойства).

Запити дозволяють вибирати дані з одній або кількох пов’язаних таблиць. Результатом виконання запиту є результуюча таблиця, яка поряд з іншими таблицями можна використовувати при обробці даних. З допомогою запитів можна також ознайомитися оновлювати, видаляти чи додавати дані в таблицы.

Форми служать для введення і перегляду даних в зручному для користувача вигляді, що відповідає звичному йому документа. При виведення даних із допомогою форм можна використовувати спеціальні кошти оформления.

Звіти призначені на формування вихідних документів і майже виведення їх на печатку. За властивостями і структурі звіти багато в чому подібні формам. Основна їхня відмінність у тому, що у звіті відбиваються всі дані і над ними передбачена можливість групувати дані про різним критеріям. Звіти на відміну форм можуть утримувати спеціальні елементи оформлення, характерні до друку документів: колонтитули, номери сторінок і т.д.

Сторінки — це спеціальні об'єкти баз даних, реалізовані версіях Access 2000 і Access 2002. У більш ранніх версіях Access такі сторінки доступу до даних відсутні. Ці сторінки є діалоговими Webсторінками, тобто. здійснюють інтерфейс між клієнтом, сервером і базою даних, размещённой на сервере.

Макроси призначені для автоматизації повторюваних операцій при працювати з СУБД. Макрос є програмою, що містить опис послідовності конкретні дії користувача. Кожному дії відповідає певна макрокоманда. Формуються макроси в діалоговому режимі шляхом вибору потрібних макрокоманд.

Модулі створюються користувачем шляхом застосування інтегрованої середовища объектно-ориентированного програмування Visual Basic for Applications (VBA). Основний ідеєю объектно-ориентированного програмування є об'єднання даних, і оперують ними функцій до одного об'єкт. Дані в VBA розглядаються як сукупність об'єктів (таблиць, форм, отчётов тощо. буд.), мають властивості і силові методи, реалізують заздалегідь певні дії над объектами.

Таблицы.

Режими створення таблиц.

Створення таблиць, як та БД, починається з активізації вікна бази даних (див. рис. 3). У цьому вся вікні вибирається елемент управління Таблиці, після чого на правої панелі вікна представлять список таблиць, вже входять до складу БД. Якщо базі немає таблиць, то, на праву панель вікна виводиться лише три елемента самонаведення створення нової таблиці: Створення таблиці як конструктора, Створення таблиці з допомогою майстра і Створення таблиці шляхом введення данных.

Таблиця БД створюється удвічі етапу. У першому етапі визначається її структура: склад полів, їх назви, тип кожного поля, її розмір та інші властивості полів. З другого краю етапі таблиця заповнюється даними, т. е. формуються записи.

До сформування нової таблиці необхідна за вікні бази даних виконати щиголь на значку кожного з трьох елементів управління (до створення нової таблиці) чи щёлкнуть на кнопці Створити, розташованої верхній панелі вікна. У розпочатому вікні Нова таблиця (після щиглика на кнопці Создатьвыбирается одне із режимів створення таблиць: Конструктор, Майстер таблиць, Імпорт таблиць, Режим таблицы.

Основним є режим створення таблиць з допомогою Конструктора. У цьому вся режимі користувач сам може встановлювати параметри всіх елементів структури таблицы.

Майстер таблиць автоматично формує таблицю однієї зі шаблонів. Користувачу пропонується для вибору понад 40 кримінальних зразків таблиць. Кожна таблиця шаблону містить відповідний набір полів, із якого вибрати потрібні поля для включення в створювану таблицу.

Режим Імпорт таблиць дозволяє переносити таблиці, створені за іншими додатках Windows, в бази даних Access. При імпорті таблиць слід пам’ятати, що імпортовані таблиці, наприклад електронні таблиці, створені в Excel, повинен мати стандартний формат баз даних, коли кожна рядок є окрему запис, а стовпчики є полями.

У Режимі таблиці користувач може створити нову таблицю, не визначаючи попередньо її структуру. При виборі цього режиму відкривається порожня таблиця, у якому можна вводити дані. Будь-яке полі цієї таблиці можна перейменувати відповідно до вимогами користувача. Такий спосіб доцільно застосовувати до створення невеликих таблиць, структура яких буде налаштовуватися пізніше. Можливості створення таблиць у тому режимі обмежені, і вони, зазвичай, вимагають доопрацювання як конструктора.

Створення таблиць як конструктора.

Вибір режиму здійснюється клацанням на значку Створення таблиці в режимі конструктора, размещённом з вікна бази даних, чи режим Конструктор вибирається з вікна Нова таблиця, що відкривається після виконання щиглика на кнопці Створити вікна бази данных.

Після вибору режиму на екран виводиться вікно конструктора таблиць. Воно розділене на частини. Верхня частина складається з трьох колонок. У перший колонку вводяться імена створюваних полів, на другий відбиваються типи даних. Третя колонка Опис може містити коротку інформацію щодо поля таблиці. Цей поділ, зазвичай, заповнюється рідко. Вікно конструктора таблиць після введення нього всіх даних, необхідні формування структури таблицы).

У частині вікна відбиваються властивості поточного поля. Деякі з властивостей задано за умовчанням. Ці властивості можна змінювати за бажання пользователя.

Ім'я поля є комбінацією з літер, цифр, прогалин і спеціальних символів, крім символів ". «, «! «, «` «, «[ «, «] «. Ім'я не може починатися з прогалини, його максимальна довжина становить 64 символа.

Тип даних показує, яка інформація то, можливо внесений у полі, і визначає правила обробки цієї інформації. Можливі типи даних розглянуті в разд. 1. Тип кожному за поля вибирається з раскрывающегося списку з допомогою кнопки вибору даних із списку (див. рис. 5). Вона відображається тільки після щиглика на відповідної осередку. За умовчанням Access пропонує текстовий тип данных.

Визначивши ім'я поля і обравши його тип, користувач за необхідності може поставити його властивості. Деякі з властивостей вже визначено по вмовчанням. За бажання користувача їх можна изменить.

Розмір поля — властивість, що б максимальна величина даних, сохраняемых на полі. Розміри полів щодо різноманітних типів даних Рекомендується ставити мінімально допустимі розміри поля.

Формат поля — властивість, що дозволяє визначати, у вигляді будуть представлені виведені дані. У Access визначено вбудовані стандартні форми відображення для полів з типом даних Числової, Дата/время, Грошовий, Логический.

Властивість Кількість десяткових знаків задає для числового і грошової типів даних число знаків після запятой.

Властивість поля Маско введення дозволяє ставити шаблон, контролюючий правильність введення даних. Наприклад, для поля Табельний номер (тип поля Текстовий) доцільно поставити маску типу 0000. Це означатиме, що у дане полі повинні бути введені чотири цифрових символу (від 0 до 9). Для заповнення даними поля, скажімо, Номер телефону можна буде поставити шаблон виду 000−00−00. І тут при введення даних користувачеві непотрібно буде набирати символ «- «. Символ «0» в шаблоні означає введення цифр від 0 до 9 (введення обов’язковий), символ «9 «- введення цифри чи прогалини (введення не обов’язковий), символ «L «- введення літер від A до Z чи то з До Я (введення обов’язковий), символ »? «- введення літер від A до Z чи то з До Я (введення не обов’язковий). Призначення інших символів в шаблоні користувач може дізнатися лише із довідки Г. Лелікова, попередньо встановивши курсор в рядок Маска введення і далі натиснувши клавішу [F1].

Підпис — властивість, який задає заголовок поля (шпальти), який відображається як таблиці. Підпис може існувати як збігатися безпосередньо з ім'ям поля, і відрізнятиметься від нього. Якщо підпис поля не задана, то Access по вмовчанням використовують у цьому назва поля.

Значення за умовчанням — це властивість поля, визначальне значення, яке Access вставить в таблицю автоматически.

Властивість Умова на значення дозволяє здійснювати контроль введення, задає обмеження на запроваджувані значення. При порушенні заданого умови введення буде заборонений і Access виведе текст, поставлене властивістю Повідомлення про помилці. Наприклад, для поля Оклад в рядок Умова на значення буде запроваджено вираз >=3000 AND 01.01.70 (після запуску запиту Access перетворює цей вислів: > #01.01.70#).

Щоб вивести список співробітників, оклад яких набагато більше чи дорівнює 3000 рублів, але вже менше чи дорівнює 8000 карбованців на осередок поля Оклад вводиться вираз >=3000 And.