С чого ж почати впровадження системи керувати проектами у створенні?

С чого розпочати впровадження системи керувати проектами в организации?

Отметим, що питаючи у тому як впровадити систему керувати проектами у створенні, клієнт часто передбачає питання як уникнути невдачі у впровадженні системи.

Этот питання цілком природний, що він походить від співробітників, у якій подібні системи ніколи раніше не використовувалися. Причому, серед новачків можна виділити керівників, які мають досвід планування проектів із використанням паперових форм і прагнуть автоматизувати ці процедури. Інші ж, під впливом реклами продавців програмного забезпечення керувати проектами, лише починають замислюватися про автоматизації процесів управління з урахуванням проектного підходу.

Однако, принаймні поширення систем керувати проектами у Росії, ми всі частіше стали мати справу з ситуацією, коли з цим питанням до нас звертаються компанії вже намагалися впроваджувати системи керувати проектами (зазвичай, з обмеженим успіхом).

Иногда зустрічаються організації, які випробували кілька різних пакетів для управління проектами і знайшли у тому числі підходящого. Цікаво, що у наші питання про причини невдачі спроби використання тієї чи іншої пакета, підозріло часто називаються відсутність чи невідповідна реалізація якийабо функції у системі.

Однако, кілька простих питань критеріїв, використаних для вибору пакета, і прохання показати план завдань із впровадженню системи у створенні виявляють інші причини невдачі. Керівники хотіли знайти програму, які самі б укоренилася і заробила їх організації. Практично в усіх випадках будь-якого плану з впровадженню системи просто більше не існувало.

Здесь доречно згадати класичну історію сапожнике без чобіт. Купуючи систему для планування та управління проектами, керівники забувають, що почнеться впровадження системи, яка передбачає деяке (іноді значне) зміна процесів управління у організації, також вимагає підходу, що включає планування комплексу робіт контроль над їх здійсненням. Іншими словами, розпочати освоєння системи управління проектами у створенні найкраще із розробки плану робіт із упровадження системи.

Разработанный план впровадження ні обмежуватись лише установкою програмного забезпечення у організації та навчанням користувачів функцій системи. Проекти встановлення нових систем автоматизації управлінської діяльності традиційно охоплюють набагато ширший спектр завдань від додаткової формалізації процедур збирання й зберігання управлінської інформації до здійснення змін в організаційну структуру управління та вторинного перерозподілу обов’язків. Загалом, проекти з упровадження подібних систем можна зарахувати до класу організаційних проектів — проектів, у тому чи іншою мірою які ведуть розвитку структури організації.

Отличительной особливістю такого типу проектів і те, що з успіху чи провалу проекту може залежати ефективність функціонування організації у цілому, або її окремих підрозділів. Через це ретельне планування контроль не лише технічних, а й людських аспектів впровадження системи набуває особливої важливості.

Состав і зміст завдань, що розв’язуються у рамках такого проекту, може становити тему на окрему розмову. Але тут мені хотілося б зупинитися тільки деяких загальних моментах планування подібних проектів. Можна сформулювати кілька найчастіше трапляються помилок планування впровадження систем для управління проектами, що є причинами невдач освоєння подібних систем.

Цели проекту й очікувані результати не визначено завчасно чи визначено над обсязі. Жорсткі тимчасові обмеження, нетерпеливість чи непослідовність керівництва можуть дозволити реалізувати мети проекту на обсязі.

Планирование входження у експлуатацію всіх функцій пакета управління проектами одночасно.

Внедрение системи керувати проектами повному обсязі може передбачати використання цілого ряду нових технологій (наприклад, установку глобальної інформаційної сіті й баз даних клієнт-сервер), а реалізація різних функцій впливає роботу різних підрозділів, і фахівців (наприклад, різні відділи повинні бути залучені на підтримку інформаційних потоків при реалізації тимчасового, ресурсного і вартісного видів планування робіт). Усе це може призвести до значному ускладнення проекту й робить проблематичним стабілізацію роботи системи загалом.

Планирование перекладу відразу всієї організації використання системи керувати проектами. Це подібно спробі зв’язати відразу всіх співробітників великої організації у локальну обчислювальну мережу, замість здійснювати підключення користувачів послідовно відділ за відділом.

Таким чином, деякі загальні рекомендації для впровадження програмного забезпечення для управління проектами включають такі:

Решите, що ви хочете від запровадження нової виборчої системи. Обговоріть очікувані від запровадження системи результати з усіма хто може стосуватися різних рівнях управління у організації (і з безпосередніми користувачами системи, і з пользователями/поставщиками інформації системі).

Спланируйте послідовне запровадження у використання функцій планування та управління від простого до складного. Рекомендується розпочати з планування і функцію контролю тимчасових параметрів, потім освоїти функції ресурсного планування і після цього переходити до вартісному плануванню й контролю. До інтеграції системи управління проектами коїться з іншими системами краще переходити коли процедури використання основних її функцій освоєно.

Спланируйте впровадження системи з відділам. Почати краще з невеликого відділу, який володіє досить кваліфікованими співробітниками. Необхідно пам’ятати, що у кожної організації є співробітники зацікавлені використання нових систем автоматизації і більше що у їх освоєнні. Почати найкраще з нього. Отримавши першу групу користувачів, засвоїли систему, можна переходити до поширенню даної технології решту відділи у створенні.

Когда система почне роботу у створенні, противникам її використання доведеться теж перейти до лав користувачів. Важливо переконатися, керівники відділів обізнані з планах для впровадження нової системи та діють у відповідність до планом. Звісно, тут наведено лише ті поради щодо впровадження програмного забезпечення керувати проектами. Масштаби використання подібних систем у різних організаціях може істотно варіюватися.

Сложность завдань для впровадження залежить від масштабів організації, наявної структури управління і ступеня автоматизації, масштабів та типу реалізованих проектів, ступеня залучення до управління проектами зовнішніх організацій. Проте, навіть у щодо простих ситуаціях план впровадження системи може зіграти вирішальну роль на її входження у реальну експлуатацію. Найважливіше роль проектного підходи до освоєння системи у цьому, що вона дозволяє втягнути потенційних користувачів системи на єдину команду проекту й в такий спосіб заручитися їх підтримкою. Саме ця дає шанс на успіх впровадження системи в организации.

Список литературы

Для підготовки даної праці були використані матеріали із сайту internet.