Вступ. 
Документування управлінської діяльності

Секретар — це обличчя фірми. Він перший з ким стискається відвідувач, що прийшов в установу. Секретар повинен бути завжди в «формі»: ретельно й продумано одягнутий, готовий швидко і кваліфіковано виконувати доручення. Секретар завжди повинен бути в курсі багатьох справ:

• — вести роботу з діловодством;
• — брати участь у проведені ділових переговорів;
• — відповідати на телефонні дзвінки.

Через секретаря здійснюється зв’язок керівництва з підлеглим та зовнішнім світом.

Щоб відповідати сучасним вимогам секретар повинен володіти наступними якостями:

• — мати професійний імідж;
• — добре володіти мовою і письмом;
• — володіти хорошою пам’яттю;
• — добре орієнтуватися у часі;
• — освоювати розробку новітніх комп’ютерних програм для офісу;
• — бути енергійним, проявляти ініціативу;
• — швидко знаходити взаєморозуміння з колегами та клієнтами.

Діловодство — це діяльність, що охоплює питання документування та організації роботи з документами у процесі виконання управлінських дій. Діловодство в установі являє собою повний цикл обробки руху документів з моменту їх створення чи одержання до завершення виконання і відправки. Від вірної організації діловодства, як найповнішої його механізації та автоматизації залежить ефективність управління в цілому. Різноманітність управлінської діяльності, єдність та взаємозв'язок притаманні управлінню, форми і методи керівництва, а також види зворотного впливу об'єктів управління та функції суб'єктів. Усе це неминуче відбивається у відповідних документах з допомогою яких органи управління реалізують своє рішення.

Документом називають будь-яке офіційне свідчення та доказ достовірності дії предмета чи поняття. Документи мають правове та господарче значення, зокрема можуть служити писемними доказами, бути джерелом різних відомостей довідкового характеру. Вони дають змогу відтворити факти діяльності установи, підприємства чи організації, знаходити в закінчених і переданих до архіву справах відомості, що мають значення як для оперативної поточної роботи так і для історії. Виходячи з цього документ є насамперед зафіксованим письмовим способом, носієм інформації і водночас своєрідним матеріалом. Цей матеріал повинен бути якісним, швидко та продуктивно надавати інформацію.