Професія секретаря

Зміст Вступ

1. Оформлення резюме та проходження співбесіди

2. Вікно редактора Microsoft Word

3. Чоловічі аксесуари

4. Вправи для ніг Висновки Використані джерела

Вступ

Професія секретаря, секретаря-референта жадає від людини, котрий обрав її, хорошою підготовленості, широкого кругозору, всього комплексу ділових та особистих якостей, пов’язаних із специфікою секретарського праці.

Кваліфікований секретар — права рука керівника, його незамінний помічники і, звичайно ж, обличчя фірми. Вважається, що це суто жіноча професія, проте секретарями можуть бути і чоловіки. Секретар зі знанням іноземних мов може працювати в українському представництві зарубіжної компанії, у спільному підприємстві або в українській організації, пов’язаній із зарубіжними партнерами.

У сучасному світі практично в усіх сферах діяльності надійно зайняв своє місце комп’ютер. Комп’ютери застосовуються усюди, починаючи від збереження різноманітних архівів, завершуючи програмним управлінням верстатів на заводах.

Робота оператора комп’ютерного набору одноманітна. Але водночас вона вимагає від оператора високої відповідальності і постійної уваги протягом усього робочого дня. У таких умовах добре справляються з роботою оператори з високим рівнем емоційної стійкості.

Недостатній рівень розвитку самовладання, емоційної стабільності створює передумови для виникнення стану підвищеної стомлюваності, нервового напруження. Тому завжди потрібно пам’ятати про самоконтроль для збереження свого здоров’я.

секретарський комп’ютерний програма microsoft

1. Оформлення резюме та проходження співбесіди

Резюме — це документ, який відображає попередній досвід роботи, професійні навички та теоретичні знання кандидата в найбільш вигідному для нього світлі.

Резюме має бути максимально лаконічним, містким та складатися не більш ніж з 2-х сторінок.

Правильно складене резюме зразу розповість спеціалісту по підбору персоналу, чи відповідає Ваша кандидатура даній вакансії. Саме по цій причині вкрай важливо, щоб Ваше резюме було коректно викладене.

Для чого необхідно резюме.

Резюме — один з найефективніших інструментів пошуку роботи. Воно являє собою короткий виклад найбільш важливих для потенційного роботодавця фактів вашої біографії, в основному пов’язаних з вашим досвідом роботи, навичками й знаннями. На прочитання резюме в середньому затрачається не більше 1−2 хвилин, тому дуже важливо відразу привернути увагу роботодавця, зацікавити його й спонукати призначити вам інтерв'ю. При створенні резюме потрібно пам’ятати про те, що воно стане вашою візитною карткою й повинне виділяти вас із усього потоку людей, що шукають роботу.

Яким повинне бути резюме.

При складанні резюме варто пам’ятати про наступні принципи:

1. Структурованість. Вся інформація в резюме повинна викладатися в певній послідовності й відповідати обраній формі.

2. Вибірковість. Обмірковуючи своє резюме, насамперед визначите його мету, тобто вирішіть, яку роботу ви хочете одержати. Проаналізуйте свій професійний досвід і виберіть із нього тільки те, що в точності відповідає поставленій меті. Виборчий підхід відгородить резюме від зайвої, непотрібної інформації.

3. Об'єктивність. Описуючи свій досвід і навички, будьте реалістичні й об'єктивні. Ви повинні бути готові обґрунтувати все, що вказали в резюме.

4. Стислість. Обсяг резюме не повинен перевищувати двох сторінок, тому інформацію необхідно викладати коротко, наголошуючи на найбільш важливих й значимих для роботодавця моментах.

5. Конкретність. Необхідно бути гранично конкретним у виборі формулювань.

Про що не треба писати в резюме Не треба вказувати або включати в резюме:

— всю вашу трудову біографію (насправді вашого потенційного роботодавця цікавлять тільки останні 3−5 місць роботи й період не більше 10 років);

— ваші фізичні дані й опис здоров’я;

— ваші слабкі сторони;

— причини, по яких ви пішли з роботи;

— рекомендаційні листи або імена людей, які можуть вас рекомендувати (підготуйте цей список окремо, він може знадобитися на співбесіді).

15 правил оформлення резюме:

1. Резюме мусить мати яскраво виражену структуру і просту мову викладу. Роботодавець має витратити мінімум часу на перегляд резюме і прийняття рішення по ньому. В тексті повинні звертати на себе увагу ваші ключові здібності, досягнення, досвід.

2. Резюме має бути правильно оформленим. Увага при його читанні не повинна розсіюватися. Слід використовувати акуратні проміжки, рівні поля і дотримуватись абзаців. Друкувати резюме краще на лазерному принтері - так ваш текст виглядатиме презентабельнішим.

3. Резюме має бути коротким. Оптимальний обсяг — 1 сторінка. Викладіть детально ваш досвід за останні 5−7 років. Викладайте зміст обов’язково грамотно, уникайте другорядних деталей.

4. Резюме має бути осмисленим. Його зміст має цілком відповідати напрямкові роботи, на яку ви претендуєте. Якщо ви можете обіймати різні посади, надсилайте декілька резюме.

5. Резюме має бути насичене доказами. Наведіть результати вашої останньої роботи, використовуючи числа і проценти; продемонструйте реальний результат вашої діяльності.

6. Резюме має бути точним. Уникайте загальних місць і зайвих визначень.

7. Резюме має бути акуратним. Згадуючи свій позитивний досвід, не пишіть зайвого, не хваліться.

8. Резюме мусить мати привабливий вигляд. Використовуйте якісний папір, бажано білий або кремовий. Шрифт має добре читатися, використовуйте розмір у діапазоні від 12 до 14 пунктів.

9. Резюме має бути простим. Не захоплюйтеся графічними малюнками, химерними рамками, віньєтками та іншими нісенітницями. У жодному випадку не ускладнюйте текст абревіатурами, які, до речі, можуть бути незнайомі роботодавцю. Пишіть повні назви шкіл, інститутів та міст.

10. Резюме має бути енергійним. Характеризуючи свій досвід, використовуйте дієслова, що вказують на дію: «влаштував», «організував», «налагодив» та ін.

11. Резюме має бути коректним. Використовуйте короткі фрази і не захоплюйтеся довгими словосполученнями. Якщо є необхідність у специфічних технічних термінах, потурбуйтесь про те, щоб вони були зрозумілими неспеціалістам.

12. Резюме має бути бездоганним. Не довіряйте комп’ютерному редакторові. Обов’язково перечитайте вголос його текст після написання, щоб переконатися у відсутності помилок і двозначностей.

13. Резюме має бути читабельним. Пам’ятайте, що нерозбірливе резюме найчастіше залишається непрочитаним.

14. Резюме має бути офіційним. Не насичуйте його даними особистого характеру, а саме: відомостями про родичів, вашу вагу, зріст, здоров’я. У жодному випадку не додавайте до резюме свою фотографію (окрім тих випадків, коли цього вимагає роботодавець).

15. Резюме має бути завершеним. Роботодавці чудово розуміють, що якщо їм будуть необхідні рекомендації, то ви їх надасте. Тому не пишіть у кінці резюме: «Рекомендації додаються» .

РЕЗЮМЕ Прокопенко Олена Андріївна Львів, вул. Наукова

МЕТА

заміщення вакантної посади головного бухгалтера.

ОСВІТА

У 2000 році закінчила Львівську середню школу № 27

2002 завершила навчання в Львівському технікумі автоматики і телемеханіки за спеціальністю «автоматичний електрозв’язок».

У 2007 році успішно закінчила навчання в Університеті Львівська Політехніка.

У 2007 році закінчила курси за спеціальністю «бухгалтерський облік і аудит».

У 2010 році здобула другу вищу освіту в Львівському національному Університеті ім. Івана Франка на юридичному факультеті.

ТРУДОВА ДІЯЛЬНІСТЬ

У 1990;2004 рр., працювала інженером в науково-дослідному інституті.

У 2004;2006 рр. — бухгалтер відділу освіти обласної адміністрації у м. Львові.

У 2006;2007 рр. — провідний спеціаліст Фонду комунального майна м. Львова.

У 2007;2010 рр. — головний бухгалтер ПП «Інтерлайн».

ГРОМАДСЬКА ДІЯЛЬНІСТЬ

Беру активну участь у громадсько-політичному житті міста. Член Всеукраїнського Товариства «Просвіта» імені Тараса Шевченка та громадської організації «Жінка для жінки».

ОСОБИСТІ ЯКОСТІ

Характер спокійний, урівноважений, але свої погляди відстоюю активно та аргументовано, доброзичлива, комунікабельна, вмію аналізувати та логічно мислити. Шкідливих звичок не маю.

ДОДАТКОВІ ВІДОМОСТІ

Володію німецькою та російською мовами, вивчаю англійську мову. Рідна мова — українська.

Практичний досвід роботи з комп’ютером.

Є автором 2-х друкованих у фахових виданнях України наукових праць.

Маю права водія та досвід керування автомобілем.

Для чого потрiбна спiвбесiда.

Співбесіда, це розмова між працедавцем і Кандидатом. Працедавець зацікавлений у підборі саме такого Кандидата, який би ідеально підійшов компанії своїми персональними якостями, досвідом і вмінням. Вам, як Кандидату, важливо визначити чи будете Ви задоволені працюючи у компанії.

Основні засади успіху:

1. прийдіть на 15 — 20 хвилин раніше призначеного часу

2. візьміть зі собою додаткову копію свого резюме і рекомендацій

3. відповідно одягніться (виглядайте професійно)

4. не уникайте прямого погляду і слідкуйте за мовою жестів

5. дізнайтесь імена і посади тих, хто буде проводити з вами співбесіду

6. розслабтесь і поводьте себе природно.

Успішне проходження співбесіди — це справжнє мистецтво. Мистецтво спілкування, вміння відчувати міру у своїх словах і здатність контролювати свої несвідомі реакції. Щоб пройти співбесіду і отримати бажану посаду, треба вміти поставити себе на місце працедавця, зрозуміти і відчути, які вимоги будуть ставитися до людини, яка претендує на цю роботу. Вивчення цього мистецтва вимагає часу, але навчитися йому можна.

Для досягнення позитивного результату вам потрібно пройти два етапи — підготовку до співбесіди і власне розмову. Перший етап — підготовка до співбесіди.

Підготовка до співбесіди.

Спочатку потрібно зібрати якомога більше відомостей про фірму і людей, з якими ви збираєтеся зустрітися. Про організацію, в яку ви йдете на інтерв'ю, вам потрібно знати: чим вона займається, які перспективи в напрямку її діяльності, протягом якого часу існує, її юридичний статус, якої думки про організацію преса, чи має партнерів за кордоном, наскільки стабільним є склад керівництва. Знайти необхідну інформацію вам допоможе продукція компанії, рекламні брошури, статті в газетах, журналах та Internet. Певне, достатньо суб'єктивне враження «зсередини» про організацію може дати спілкування з людиною, яка є чи була її співробітником.

Вам потрібно психологічно підготуватися, щоб ваше хвилювання не виявилося сильнішим за вас. Одним допомагає те, що вони ніби дивляться на себе збоку, як у кіно, інші кілька разів продумують можливі варіанти протікання подій, треті уявляють щось дуже приємне і спокійне, коли відчувають, що почали хвилюватися. Отже, вам потрібно виробити свій спосіб заспокоюватися в складній ситуації.

На співбесіді роботодавці питають дивні речі. І деякі з них, на жаль ранимих кандидатів, цілком обґрунтовані. Питання, названі «підступними», не носять образливого відтінку і мають практичний сенс. На відміну від безневинних: про освіту, досвід роботи, місце проживання — підступні приховують у собі каверзу. Їх задають, щоб подивитися на реакцію кандидата в несподіваній для нього ситуації, перевірити на кмітливість, винахідливість, володіння мовою.

Якщо ви зможете якимось чином повернути відповідь у русло того, що має безпосереднє відношення до роботи, це, однозначно, дасть вам додаткові очки. Наприклад, якщо ви проходите співбесіду на посаду, пов’язану з фінансами, і вам задають питання, що б ви робили з великим кушем грошей, який несподівано звалився на вас, найвдаліше розповісти про те, як ви будете інвестувати гроші в вигідну справу. За яку суму ви б погодилися продати нашу комерційну таємницю промисловому шпигунові? Почувши подібні запитання з вуст HR-менеджера, кандидат, ще не встиг набити руку в мистецтві кадрової дипломатії, напевно зніяковіє, почне судорожно шукати вихід зі скрутного становища і тим самим повністю перекреслить позитивне враження, які він, можливо, вже встиг призвести.

Один із найкращих шляхів підготуватися до співбесіди — заздалегідь підготувати відповіді на деякі питання, що найбільш часто зустрічаються в ході співбесіди:

1. Розкажіть про себе? Одне з найбільш «незручних» питань. Думка фахівців щодо цього відрізняється: одні вважають, що таким чином роботодавець цікавиться освітою та досвідом роботи. Інші, що треба розповісти про все, і про захоплення в тому числі, а треті вважають, що необхідно попросити уточнити, що саме цікавить роботодавця. Також, бажано, питання про особисте життя і сімейний стан по можливості мінімізувати.

2. Назвіть свої недоліки? Питання на кмітливість і почуття міри. Не намагайтеся «остроумнічать» краще помірно відбутися жартами, наприклад: «Я, буває, так захоплююсь роботою, що перестаю відчувати хід часу». Але краще відповісти нейтрально: «У мене є, звичайно, недоліки, але вони ніяк не впливають на роботу». Справжні недоліки краще не видавати ні під яким приводом.

3. Яка була ваша найсерйозніша помилка? Це такий «психоаналітичний» підхід, часто на нього відповідають «найбільша помилка попереду». Але переконайтеся, що у співрозмовника є почуття гумору.

4. Чому хочете працювати у нас? Зазвичай це продовження питання «про нашу компанію» — спроба остаточно збити кандидата з пантелику і витягнути з нього якусь таємну причину працевлаштування. Про гроші спочатку краще промовчати. Почніть здалеку — підлестіть трохи: компанія багато років на ринку, а це говорить про стабільність (вам саме це і потрібно), компанія — революціонер на ринку (вам саме це і потрібно), цікаво попрацювати в такій-то сфері, влаштовує посада, обов’язки, розташування офісу зручне і т. д.

5. Як довго плануєте працювати у нас? Тобто, які у вас цілі-мотиви і наскільки ви щирі. «Щоб відповісти на питання, я повинен попрацювати трохи і зрозуміти, чи подобається колектив, чи цікаві завдання доводиться вирішувати, чи близька мені атмосфера в колективі. Якщо все сподобається, то наша співпраця буде довгою і взаємовигідною».

6. Чим ви сподіваєтеся займатися через 5, 10 років? Як правило, роботодавець шукає честолюбних і перспективних працівників. Хоча можуть бути і винятки.

7. Чи можемо ми бути впевненими, що Ви не втечете при першій можливості? Очевидною відповіддю було б «Звичайно, так!», Але, швидше за все, це не те, що від вас хочуть почути. Замість цього, поясніть, чому ви хочете отримати цю роботу і чого ви від неї очікуєте. Навряд чи хтось повірить кандидату, який скаже, що буде відданий справі і ні за що не піде, навіть, на значно кращу посаду. Зауваження: Якщо немає ніяких особливих обставин, вам слід пообіцяти пропрацювати на цьому місці якийсь певний проміжок часу, особливо якщо вам ще немає 35. Але ви повинні бути впевнені, що виконаєте свою обіцянку.

8. Що ви збираєтеся робити, якщо… (Звичайно треба опис якої-небудь критичної ситуації на вашому робочому місці)? За вашої реакції прагнуть визначити, чи готові ви до таких ситуацій і наскільки запропоновані вами дії в’яжуться з прийнятими на фірмі способами реагування.

9. Наостанок, хочемо вас трохи заспокоїти: більшість співбесід проводять лінійні менеджери, ваші майбутні начальники. Тому на співбесіді іноді важливіше не зміст відповіді на підступне питання, а його подача. Так, пустіть пил в очі. Будьте спокійні, відповідайте впевнено, вимовляєте слова чітко, задавайте зустрічні питання. Боятися нема чого, ви — кращий, а це чергова зустріч з людиною, звичайною людиною.

Ви також маєте право поставити зустрічні питання щодо умов роботи людині, яка проводить співбесіду:

1. Як буде приблизно виглядати мій робочий день?

2. Кому я безпосередньо буду підпорядковуватися?

3. Наскільки важлива ця робота для компанії?

4. Які програми навчання і підготовки надаються?

5. Які є можливості для службового чи професійного зростання?

6. Чому це місце залишив попередній працівник?

Проходження співбесіди.

Проводячи співбесіду роботодавець хоче знайти професіоналів, і в першу чергу звертає увагу на професійні навики та досвід роботи. У разі якщо ви іще не працювали на такій посаді, то постарайтесь дізнатись про неї якомога більше інформації, цим ви зможете доказати, що розумієте, які будуть ваші посадові обов’язки і зможете якісно їх виконувати. Дуже важливо, щоб у вас було велике бажання отримати саме цю роботу, якщо ви недостатньо зацікавлені, тоді у ході співбесіди інтерв'юер може це побачити по вашій міміці чи розмові і безперечно надасть перевагу іншому більш мотивованому кандидату.

Отже, спочатку вам можуть запропонувати заповнити анкету, це робиться для того щоб інтерв'юеру було зручніше проводити співбесіду, маючи при собі уже деяку про вас інформацію, тому зробіть це, незадаючи ніяких питань.

Як спілкуватись на співбесіді.

Керувати співбесідою має роботодавець, а ви як кандидат повинні відповідати на його питання. Буває й таке, що особа яка проводить співбесіду трохи розгублена і не знає які вам ставити питання, у такому випадку спробуйте їй у цьому допомогти задаючи питання і розказуючи про себе, проте ні в якому разі не атакуйте питаннями роботодавця, а намагайтесь вести спокійний діалог.

Зазвичай інтерв'юера цікавить чому ви шукаєте роботу, і тому він обов’язково поставить питання щоб ви коротко про себе розповіли. Було б добре мати уже підготовлену відповідь, у якій опишіть свій попередній досвід роботи, розкажіть про досягнення, і обґрунтуйте ваше прагнення отримати цю роботу.

Спілкуйтеся з роботодавцем на рівні дорослий — дорослий, і не дозволяйте загнати себе у глухий кут. Потрібно бути дружелюбним та говорити спокійним, приємним голосом. Під час розмови проявляйте впевненість і показуйте зацікавленість у отриманні цієї роботи.

Важливо, щоб розмова була жвавою і викликала захоплення з обох сторін. Використовуйте власну інтонацію і старайтесь налаштуватись на інтерв'юера з його темпом і голосом мовлення, наприклад, якщо він спокійно веде розмову, тоді відповідайте у такому ж тоні, у разі коли інтерв'юер активно проводить співбесіду і голосно розмовляє, спробуйте увійти у його ритм.

Поради психолога: Проходження співбесіди.

При проходженні співбесіди, ви повинні спробувати сподобатися керівникові, викликати у нього симпатію. Є правило «90 секунд», яке означає, що коли людина виходить до аудиторії, то в аудиторії про нього складається враження протягом 90 секунд, саме стільки людина повинна приділити часу для створення позитивної думки про себе. Часто велика значення має не те, що сказано, а те, як це сказано.

Нашому сприйняття властиво, що п’ять шостих інформації про людину, яку ми сприймаємо, — невербальної комунікації (міміка, жести, манера), що необхідно враховувати, перебуваючи перед керівником. Слід намагатися уникати коротких слів «так», «ні», відповідь давати розширено, але не більше 1−2 пропозицій.

Не слід показувати, що втратили надію працевлаштуватися, не слід розповідати про свої проблеми, не намагатися викликати до себе співчуття, жалість.

Щоб справити приємне враження, Вам потрібно знати ще кілька правил:

1. одяг повинен бути не занадто консервативний і разом з тим не надто модерний, незалежно від віку претендента,

2. вітаючись з представником компанії, не подавайте руку першим,

3. сідайте, коли вам пропонують це зробити,

4. уважно слухайте і притримуйтесь того напрямку в бесіді, який задає співрозмовник,

5. під час бесіди намагайтеся бути стриманим, але не бійтеся жартувати,

6. намагайтеся зрозуміти, навіщо задане кожне запитання. Відповідайте чесно описуючи свої кращі риси,

7. не займайтеся зайвою саморекламою — краще описувати свої позитивні риси в межах поставленого запитання з ілюстраціями конкретними фактами,

8. ні в якому разі не брешіть, але пам’ятайте про міру своєї відвертості,

9. не критикуйте колишніх керівників і колег,

10. знайдіть необхідний рівень врівноваженості, самостійності, ввічливості,

11. не демонструйте співрозмовнику негнучкість поглядів, нетерпимість до критики, зайву матеріальну зацікавленість, відсутність цілей і задач, небажання вчитися,

12. причини колишніх звільнень краще пояснювати аргументовано, але без зайвих емоцій,

13. намагайтеся уникати обговорення ваших особистих і фінансових проблем,

14. варто назвати заробітну платню, яку ви хотіли б отримувати, але тільки тоді, коли вас про це спитають,

15. після співбесіди варто подякувати співрозмовнику за увагу.

У деяких компаніях прийнято прощатися приблизно так: «Дякую. Якщо нам буде потрібна ваша допомога, ми зателефонуємо пізніше.» І це може означати як те, що вони мають провести співбесіди з іншими бажаючими, так і ввічливе «ні». Можна запитати, коли вам зателефонують, і, якщо визначений термін пройшов, делікатно з’ясувати, в чому справа.

А до того варто проаналізувати те, як відбувалася співбесіда, що вам вдалося з задуманого, що ви робили правильно, а що — ні. Якщо ж можливе місце роботи справило на вас неприємне враження, то варто добре подумати, чи приймати таку пропозицію. Не забувайте, що знайти роботу не важко, якщо об'єктивно оцінити співвідношення власних бажань і здібностей.

2. Вікно редактора MICROSOFT WORD

Miсrosoft Word 2003 — текстовий процесор (редактор), програма для створення й редагування текстових документів. Подання WYSIWIG (від англійського «What You See Is What You Get») дозволяє переглядати на дисплеї готовий до друку документ без необхідності витрачати папір на пробний друк. Відформатовані символи відображаються на екрані так, як вони будуть виглядати після друку.

Для запуску Microsoft Word необхідно виконати подвійне клацання лівою клавішею миші на його значку (рис.1).

Робота з вікнами Багатовіконна організація Microsoft Word дозволяє одночасно працювати з декількома документами, кожний з яких розташований у своєму вікні (рис. 2). При введенні й редагуванні тексту користувач працює з активним документом в активному вікні. Для переходу до іншого вікна документа необхідно натиснути на його імені на панелі задач або в меню Вікно, що містить перелік усіх відкритих документів.

Рисунок 1

Курсор введення.

Наявні два поняття — курсор введення і покажчик миші. Курсор введення являє собою миготливу вертикальну смужку. Він указує місце, в яке буде вводитися текст. Для його переміщення використовуються клавіші керування курсором або миша. Для переміщення курсору введення за допомогою миші слід встановити покажчик миші в потрібну позицію й клацнути клавішею миші.

Переміщення курсору введення за допомогою клавіатури:

Таблиця 1

Панелі інструментів.

Під рядком меню розташовані панелі інструментів, що складаються з кнопок з рисунками (рис. 3). Кожній кнопці відповідає команда, а рисунок на цій кнопці передає значення команди. Більшість кнопок дублюють найбільш часто вживані команди, доступні в меню. Для виклику команди, зв’язаної з кнопкою, необхідно натиснути мишею на цій кнопці. Якщо навести покажчик миші на кнопку й трохи почекати, поруч з’явиться рамка з назвою команди.

Рис. 2

Під рядком меню знаходяться дві панелі інструментів — Стандартная і Форматирование. Щоб вивести, або забрати панель з екрану слід вибрати в меню Вид пункт Панели инструментов, а потім натиснути на ім'я потрібної панелі. Якщо панель присутня на екрані, то навпроти її імені буде стояти позначка a.

Якщо для виведення усіх кнопок на панелі недостатньо місця, то виводяться кнопки, які були ужиті останніми. Якщо натиснути на кнопку у кінці панелі, то з’являться інші кнопки (рис. 3).

Рис. 3

При натисненні на кнопку Добавить або удалить кнопки з’явиться меню (рис. 4), в якому можна вивести або забрати кнопку з панелі.

Рисунок 4

Також для зміни складу панелі інструментів можна в меню Сервис вибрати пункт Настройка. У діалоговому вікні необхідно вибрати укладку Команды. У переліку Категорії необхідно вибрати групу кнопок, після чого у переліку Команди з’являються кнопки цієї групи. Щоб додати кнопку до панелі інструментів слід пересунути її з діалогового вікна в потрібну позицію меню. Процес встановлення кнопки завершується натисненням кнопки Закрыть. Для вилучення кнопки з панелі інструментів необхідно пересунути її в діалогове вікно Настройка.

Керувати панелями інструментів зручно за допомогою контекстного меню (рис. 5), яке викликається натисненням правої клавіші миші на будь-якій кнопці.

Рисунок 5

Координатні лінійки.

Горизонтальна координатна лінійка розташована над робочим полем, вертикальна — ліворуч від робочого поля. З їхньою допомогою можна встановлювати поля сторінок, абзацні відступи, змінювати ширину шпальт і встановлювати позиції табуляції. За замовчанням координатна лінійка градуйована в сантиметрах. Виводяться забираються лінійки за допомогою команди Линейка в меню Вид.

Рядок стану (рис. 6) розташований у нижній частині вікна Microsoft Word. У ньому виводяться різні повідомлення й довідкова інформація.

Рис. 6. Рядок стану

Режими відображення документа.

Редактор Microsoft Word дозволяє переглядати документ у різних режимах:

— Обычный — найбільш зручний для виконання більшості операцій;

— Web-документ — відображає документ у вигляді Web-сторінки;

— Разметка страниц — відображає документ у точній відповідності з тим, як він буде виведений на друк; у цьому режимі зручно працювати з колонтитулами, фреймами й багатоколонною версткою документа; тільки у цьому режимі відображається вертикальна координатна лінійка;

— Структура — призначений для роботи зі структурою документа, дозволяє показувати й приховувати текст і заголовки визначеної глибини укладення, створювати та працювати з піддокументами.

Перехід між режимами здійснюється за допомогою відповідних команд меню Вид або кнопок, розташованих ліворуч від горизонтальної смуги прокручування (рис. 7).

Рисунок 7

3. Чоловічі аксесуари Традиційними чоловічими аксесуарами вважаються: запонки, краватки, шарфи, капелюхи, шийні хустки, ремені, запальнички, окуляри, годинник, сумки і рукавички. Звичайно, не кожен з них обов’язковий в костюмі, але деякі вважаються невід'ємною його частиною. Незмінним атрибутом ділового костюма вважається краватка. Жоден джентльмен, що поважає себе, не дозволить собі з’явитися на зустрічі або нараді без даного аксесуара. Крім того, краватка — це показник не лише стилю, але і знання і пошани ділового етикету. Те ж саме варто сказати і про ремені. Правильно підібравши ремінь до брюк або джинсів і черевиків, чоловік зможе стати володарем бездоганного образу, нехай навіть скромного і стриманого.

Стильні запонки і затиски для краватки відносяться до розряду більш статусних аксесуарів. Так само, як і хороша ручка від «Паркер», будь-який з даних предметів стане показником суспільного статусу і значущості людини. Єдиний нюанс, який не можна випускати з уваги, — сорочка і аксесуари для неї повинні відповідати один одному по стилю і ціновій категорії. Саме тому найчастіше ці два чудові чоловічі аксесуари продаються в комплекті, що полегшує вибір і економить час зайнятих бізнесменів.

Краватка — неминучий атрибут чоловічого ділового одягу. Якщо ви збираєтеся купити і носити краватку, тоді спробуйте викликати сенсацію! Успішно роблячи правильний вибір, ви не лише виражаєте свою індивідуальність, але і придбаєте певний соціальний статус в очах тих, що оточують.

Краватка є вагомим індикатором смаку і стилю ділового чоловіка, повідомляючи про нього більше інформації, чим будь-яка інша деталь гардероба. Враховуючи ці обставини, вишуканий, стильний чоловік рідко довіряє вибір краватки своїй другій половині, незалежно від пошани і любові до партнера. Якщо ви прагнете культивувати бездоганний чоловічий стиль, то мають бути готові зануритися в процес проб і помилок. Упевненість приходить з можливістю зробити правильний вибір самостійно, а не з можливістю довірити це іншим.

Для краватки головне — якість, якість і ще раз якість. Якісна краватка, перш за все, відрізняється матеріалом і виконання. Часто тканина краватки є вирішальним чинником, ніж малюнок. Краватка для ділового чоловіка має бути з шовку, а не з синтетики.

При покупці краватки обов’язково його помацайте, щоб виявити внутрішню основу, яка надає йому форму. Погана краватка схожа на безформну ганчірку. Краватки з шовку слід вибирати обережно, зберігаючи малюнок витонченішим, менш строкатим і яскравішим, і ніколи — комічним. Уникайте кричущих краваток, але і не захоплюйтеся бляклими забарвленнями, краватка не повинна домінувати в ансамблі чоловічого одягу, але і не повинен «вмирати» у вас на грудях.

І останнє, не забувайте враховувати «сезонність». Наприклад, шерстяні краватки застосовні в неофіційній обстановці і лише в період між пізньою осінню і ранньою весною. Льон і бавовна хороші для весни, літа і ранньої осені, за умови, що вони носяться з льняними і бавовняними піджаками серед членів сім'ї і друзів.

Чоловіча краватка інколи потребує прикраси, не дивлячись на те, що шпильки і затиски для краваток, на сьогоднішній день, втратили свою актуальність. Аксесуари для краватки дають можливість стильному чоловікові проявити свою індивідуальність, а значить, створити унікальний і неповторний імідж.

Затиск для краватки буває із золота, срібла і інших металів, поліровані або емальовані в різні кольори. У вечірнім нарядним чоловічим костюмом затиск для краватки не носять. Шпилька для галстука може бути із золота або срібла, завдовжки п’ять-шість сантиметрів, з декоративною голівкою з емалі, перлів, кришталю або коштовних каменів.

Цей чоловічий аксесуар і сьогодні добре доповнює шийний чоловічий платок, надітий під візитку. Шпильку для краватки можна носити і з класичною краваткою, і як прикраса на лацкані чоловічого піджака.

Стильний чоловік повинен знати маленькі хитрощі вибору нагрудної хустки: хустка в нагрудній кишені костюма служить лише чисто декоративним цілям хустка необов’язково передбачає носіння галстука, інколи він замінює його: невеликий білий прямокутник, що виглядає з кишені чоловічого піджака завжди виглядає стильний в традиційних індустріях бізнесу краще використовувати нагрудну хустку поза офісом, після того, як робочий день закінчений.

Стильний чоловік розуміє, що вищим шиком вважається непарне поєднання нагрудної хустки і галстука за кольором і по фактурі тканини: якщо хустка кольорова, то галстук має бути однотонним, повторюючи один з кольорів нагрудної хустки; і, навпаки, якщо хустка однотонна, то галстук має бути кольоровим, якщо хустка шовкова, то галстук має бути виразно інший по фактурі тканини (бавовна, шерсть, кашемір); і, навпаки, якщо хустка шерстяна, то галстук має бути шовковим або іншим по фактурі.

Не кожен діловий чоловік може дозволити собі купити годинник екстра-класу, проте, знатися на них потрібно всім. Вибір чоловічого годинника завжди спричиняє за собою декілька простих питань. Насамперед встає питання про ціну: що ви можете собі дозволити. Більшість чоловіків не носять ювелірних прикрас, за винятком обручки, тому особливого значення набуває хороший чоловічий годинник.

Вибір чоловічого годинника — це дуже особисте і важливе рішення. Їх форма, дизайн і стиль дозволяють судити про особу ділового чоловіка і його життєві пріоритети. Кожен чоловічий годинник може розповісти історію про їх власника. Спробуйте написати свою. Не вдаючись до подробиць, можна сміливо віднести швейцарський годинник до категорії хороших, оскільки вони виготовлені по найвищих світових стандартах. Класичне визначення «якісного» годинника має на увазі лише механічні пристрої. Проте, із-за складності виробництва їх вартість істотно відрізняється від кварцового годинника.

Не варто купувати «Ролекс», але і коштувати 20 доларів чоловічий годинник не повинен. Вибирайте між цими двома крайнощами. У дорогому справжньому годиннику зазвичай відбита вартість використаних матеріалів, збірки, дизайну і загальної якості. Купивши підробку, ви нічого з вищеперерахованого не отримаєте. Годинник середньої і низької вартості, як правило, менше відрізняється за якістю, в цьому випадку, вибирайте або стиль, або марку.

Оскільки у багатьох ділових чоловіків годинник — єдиний зразок ювелірного мистецтва, їх дизайн стає питанням номер один. Годинник класичного і елегантного дизайну прослужить вам все життя. Добре, якщо ви зможете собі дозволити пару годинників: одні — для роботи, інші — для урочистіших ситуацій. Для більшої універсальності, зверніть увагу на годинник із знімним ремінцем, це дозволить вам носити один і той же годинник по-різному, залежно від ситуації.

Ваш годинник повинен враховувати ваш стиль одягу і відповідати йому. Крім того, зверніть увагу, щоб розмір годинника співвідносився з розміром зап’ястя і грона руки.

Вишукані чоловічі запонки давно покинули діловий олімп, поступившись часом тріумфу манжетам на ґудзиках. Проте, запонки — це завжди вишуканий аксесуар, що не терпить недбалості в одязі і додає елегантність будь-якому, добре продуманому діловому або вечірньому, чоловічому вбранню.

Запонки діляться на дві основні категорії, запонки двосторонні: дві симетричні декоративні деталі, зв’язані між собою ланцюжком або стрижнем. Запонки цієї категорії вважаються ознакою високого стилю. запонки однобічні (асиметричні) — одна деталь виконує декоративну функцію, а друга, з вивороту, складається з простий застібки, яка не виставляється напоказ.

Запонки носяться з вихідним костюмом, але, у разі потреби, можуть оживити і рукави сорочки, надітої з джинсами: все залежить від форми, малюнка і матеріалу, з якого запонки виконані: запонки класичної форми можуть бути круглими, квадратними або прямокутними запонки химернішої форми не поєднуються з вихідним чоловічим костюмом запонки можуть бути виконані з різних матеріалів: золото, срібло, тканина, пластмаса, стекло.

Стильний чоловік повинен дотримувати наступні правила, вибираючи запонки: запонки мають бути непомітними, але гідними запонки не мають бути кричущими і дуже блискучими запонки із золота не повинні змішуватися з срібними прикрасами в одному комплекті запонки з вихідним костюмом носяться лише з сорочками з французькими манжетами.

4. Вправи для ніг

Повернувшись додому, займіться ногами — напевно вони втомилися. Біль у ногах дуже погано діє на настрій. Наближаючись до будинку, ми мріємо про те, як би швидше зняти туфлі, скинути еластичні колготки, пройтися босоніж або залізти в м’які тапочки. Так і зробіть.

Після цього краще відразу відправитися у ванну кімнату, але якщо немає сил, то спочатку прийміть зручне горизонтальне положення, підніміть ноги і зіпріться ними об стіну під максимально великим кутом. Такий п’ятихвилинний відпочинок викличе відтік крові. В результаті втома в ногах частково пройде і ви відчуєте деяке полегшення.

Ножні контрастні ванни займуть у вас теж не більше п’яти хвилин. Ванночки покращують кровообіг. Візьміть два тази: з гарячою водою — температура близько 40С і холодною водою — не вище 30С. Опустіть ноги в гарячу воду на кілька секунд, потім — у холодну. Повторіть цю процедуру 3−4 рази.

Можлива просто гаряча ножна ванна для заспокоєння ніг. Налийте в тазик гарячої води. У остигаючу воду доливайте гарячу воду, щоб температура не змінювалася. Додайте будь трави — ромашку, шавлія, лаванду, валеріану. Готують настої трав таким чином: дві столові ложки сухої подрібненої трави залийте одним літром окропу, настоюйте не менше тридцяти хвилин, процідіть і додайте до теплій воді. Наполягати трави краще вранці, вони завжди повинні бути під рукою. Тазик краще поставити у ванній кімнаті, тобто в невеликому замкнутому просторі, яке швидко заповниться ароматизованими трав’яними парами. Через дихання парами трав заспокоюється нервова система. Проходить стомлюваність. З’являються сили. Не варто приймати гарячі ванни, якщо у вас варикозне розширення вен.

Добре знімає втому в ногах тепла хвойна ванна: 15 мг хвойного екстракту і дві столові ложки морської або океанічної солі додайте в глибокий тазик з водою температурою близько 40 градусів.

Якщо в цей день ви втомилися особливо сильно, прийміть загальну ванну. У воду додайте морську сіль, приємні вам ароматизатори, настої трав, які готуються так само, як для ножних ванночок.

Чудово знімає загальне м’язове стомлення гарячий душ. Якщо після цього ви вирішили лягти спати, то не вдавайтеся до контрастному душу. Якщо вам потрібно не тільки зняти втому, але і повернути працездатність, то остання струмінь води повинна бути прохолодною. Після водних процедур розітріть тіло і особливо ретельно ноги махровим рушником. Натріть ноги маслом м’якими рухами знизу вгору. Шкіра стане більш пружною і ніжною.

Не забудьте про руки — їх теж слід підставити під струмінь гарячої води або опустити в ту ж ванночку, що і ноги. Руками в цей час можна промасажувати ноги від пальців до голено стопу. Після водної процедури на руки нанесіть м’який живильний крем.

Тепер приступите до фізичних вправ на розтяжку попереку. Сядьте на самий краєчок стільця, ноги витягніть вперед, стопи натягніть на себе. Руки підняті вгору, долоні - паралельно стелі, під прямим кутом до лінії рук. Самі руки відведені назад, як би за голову. На вдиху — потягнутися вгору, на видиху — зігнутися всім корпусом до носків, намагаючись дістати головою колін.

Дана вправа достатньо повторити три рази. Воно забезпечить масований приплив крові до м’язів торсу.

Наступна вправа — на розтягнення м’язів шиї, на забезпечення вільної циркуляції крові. Його можна робити в будь-якому положенні, але за умови, що плечі відведені назад, голова піднята вгору, підборіддя витягнуть вперед.

Остання вправа — нахили голови то до правого, то до лівого плеча. Причому, виконуючи його, слід відтягувати плечі вниз, а не піднімати їх до вух. А тепер необхідно випити вітамінізований напій: склянка соку, журавлинний морс, настій сухофруктів або просто з'їсти який-небудь соковитий фрукт.

Висновки

Підводячи підсумки можна сказати що на даний момент будь-яке підприємство не може обійтися без грамотного секретаря. Сучасний секретар — це людина, без якої неможливо обійтися в будь-якій установі, організації чи фірмі. Тому роботу секретаря можна вважати «візитною карткою» установи або фірми.

Приймаючи секретаря на роботу більшість керівників цікавляться його навичками. Сьогодні крім швидкого друкування та знань з діловодства необхідно досконало володіти офісною технікою, знати її призначення та уміти нею користуватися. Водночас, керівників цікавить навичка роботи майбутнього працівника в Інтернеті. Це пов’язано з тим, що більшість листів, повідомлень краще передавати електронною поштою ніж зв’язуватися телефоном або відправляти поштою.

Останнім часом все частіше на посаді секретаря можна зустріти не гарненьку дівчинку-студента, а мужнього чоловіка. Всі знають прислів'я: «Зустрічають по одягу, а проводжають по розуму». При цьому підкреслюється, що розум, звичайно, головний, але зустрічають все ж таки за зовнішнім виглядом, за одягом. Тому, для секретаря дуже важливо добре виглядати. Адже, коли людина приходить до офісу, то по-перше, знайомиться з секретарем, а вже потім з установою та іншими співробітниками. Його зовнішній вигляд повинен бути взірцем для всього колективу, а тому знання особливостей чоловічого ділового стилю не будуть зайвими.

Велику частину робочого часу секретар працює, сидячи, через це він стомлюється, тому він повинний мати можливість зручно витягнути ноги, вільно вставати, змінювати позу, працювати на комп’ютері.

Секретарська справа не така й легка, як може видатися на перший погляд. Потребує багато сил, енергії, уміння.

Використані джерела

1. Головач А. С. Зразки оформлення документів. — Донецьк: Сталкер, 1997.

2. Діденко А. Сучасне діловодство: Навч. посібн. для проф.-тех. закл. освіти/ Анатолій Діденко,. — 3-є вид. — К.: Либідь, 2001. — 383 с.

3. Жидецький В. Ц. Основи охорони праці. — Львів: Афіша, 2002.-320с.

4. Згуровський М. З., Коваленко І.І., Міхайленко В. М. Вступ до комп’ютерних інформаційних технологій: Навч. посіб. — К.: Вид-во Європ. ун-ту (фінанси, інформ. системи, менеджм. і бізнес), 2000. 265 с.

5. Інформатика: 10 кл.: Дворівн. навч. посіб. для загальноосвіт. навч. закл./В.А. Ребрина, Й.Я. Ривкінд, Л.А. Чернікова, В. В. Шакотько; За заг. ред. М. З. Згуровського. — К.:Генеза, 2008. — 344 с.: іл. ISBN 978−966−504−617−2

6. Макарчук О. М. Практичний курс інформатики. — К.: Либідь, 2001. — 366с.

7. Паламар Л. М., Кацавець Г. М. Українське ділове мовлення. — К.: НМКВО, 1991.

8. Честара Дж. Деловой этикет. — М.: Агентство «Фаир», 1997