Загальні вимоги до оформлення документів

Організація роботи з документами та діяльність щодо їх створення називаються діловодством.

Основу документаційного забезпечення діяльності будь-якого підприємства становлять організаційні, розпорядчі й довідково-інформаційні документи. Організаційні документи (статути, положення, інструкції, правила) на тривалі строки закріплюють і регламентують структуру, завдання, функції, обов’язки, права й відповідальність органів управління та спеціалістів підприємства. Ці документи, що створюються на підприємствах, в установах, організаціях, фірмах, разом із нормативно-правовим й, розпорядчими, довідково-інформаційними й документами колегіальних органів можна умовно віднести до документації із питань загальної діяльності.

СТАТУТ — це юридичний акт, яким оформляється утворення підприємства, організації, установи, фірми, визначаються їхня структура, функції, правовий статус, взаємовідносини з іншими підприємствами, організаціями, установами, фірмами чи фізичними особами тощо.

Статут після затвердження повноважним органом передають на реєстрацію до відповідних державних органів (для товариств з обмеженою відповідальністю (TOB), приватних (ПП) і малих (МП) підприємств таким органом є районна державна адміністрація за місцем юридичної адреси, вказаної в статуті), де підприємству видається свідоцтво про реєстрацію із зазначенням реєстраційного номера та юридичної адреси.

Лише після реєстрації підприємство має право розпочати свою діяльність. Статути бувають типові (розробляються для однотипних підприємств) та індивідуальні (створюються на підставі типових конкретизацією їх). Для чіткого викладення змісту статуту й кращого сприйняття тексту його поділяють на розділи (статті), підрозділи, пункти, підпункти, котрі нумерують арабськими цифрами.

Розглянемо статут суб'єкта підприємницької діяльності.

РЕКВІЗИТИ СТАТУТУ:

• — назва товариства (може поєднуватися з назвою виду документа);
• — назва виду документа (СТАТУТ);
• — гриф затвердження;
• — позначка про реєстрацію;
• — місце складання чи видання, рік.

Усі зазначені вище реквізити, як правило, оформляють на окремому аркуші паперу — титульній сторінці.

Зміст статуту має бути постійно істинним, тобто в разі потреби в нього слід уносити доповнення та зміни.

Мета створення й діяльність підприємства, зазначені в статуті, не повинні суперечити чинним законам України та іншим державним нормативно-правовим актам.

ПОЛОЖЕННЯце правовий акт, що визначає порядок утворення, права, обов’язки й організацію роботи підприємств, організацій, установ, фірм, їхніх структурних підрозділів, а також підпорядкованих їм підприємств, організацій, установ, фірм.

За змістом розрізняють такі положення:

• — про підприємства, організації, установи, фірми, заклади й т. д., їхні структурні підрозділи — комісії, бюро, групи тощо з регламентацією порядку їх утворення, структури, функцій, компетенції, обов’язків та організації роботи;
• — що регулюють сукупність організаційних, трудових та інших відносин із конкретного питання;
• — про організацію й проведення різних заходів — культурно й спортивно-масових, конкурсів, оглядів тощо;
• — про структуру й зміст таких положень визначають установи, які є організаторами заходів.

За виготовленням положення бувають типові та індивідуальні. Типові положення розробляють вищі органи для системи підприємств, організацій, установ, фірм, а індивідуальні - створюються за вказівкою керівництва на підставі типових положень безпосередньо на підприємствах, в установах, організаціях, фірмах. Проект положення підписує керівник структурного підрозділу, а затверджує керівник вищого рангу, якому безпосередньо підпорядковується даний підрозділ. На другому примірнику в разі потреби оформляють реквізити погодження й позначку про виконавця.

Положення про підприємство затверджується розпорядчим документом вищого органу.

Положення набуває чинності з дня його затвердження (або дати, зазначеної в розпорядчому документі, яким затверджено положення).

Положення оформляють на загальних або спеціальних бланках формату A4. Якщо положення не виходить за межі підприємства, то його можна оформляти на чистих аркушах паперу.

ІНСТРУКЦІЯ — це правовий документ, яким визначаються правила, що регулюють організаційні, науково-технічні, технологічні, фінансові та інші спеціальні аспекти діяльності установ, організацій, підприємств (їхніх підрозділів і служб), посадових осіб та громадян.

Усі інструкції можна поділити на дві основні групи:

• — такі, що регламентують порядок здійснення якогось процесу кількома виконавцями (підрозділами чи посадовими особами), наприклад: «Інструкція про порядок ведення трудових книжок на підприємствах, в установах та організаціях», «Інструкція про роботу з документами, що мають гриф обмеження доступу», «Інструкція про роботу з листами й заявами громадян», «Інструкція про порядок добору й передавання секретних документів на архівне зберігання» тощо;
• — посадові.

Готують інструкцію не менш як у двох примірниках (на другому примірнику оформляють реквізити погодження) на загальному чи спеціальному бланку або на чистих аркушах паперу (якщо інструкція не виходить за межі підприємства) формату A4.

РЕКВІЗИТИ ІНСТРУКЦІЇ:

• 1. назва виду документа (інструкція, посадова інструкція);
• 2. дата (зазначають дату підписання);
• 3. індекс;
• 4. місце складання чи видання;
• 5. гриф затвердження;
• 6. заголовок до тексту (має чітко визначати коло питань, об'єктів та осіб, на які поширюються вимоги інструкції, й може входити в назву виду документа, наприклад, «посадова інструкція інспектору з обліку й реєстрації листів громадян», «ІНСТРУКЦІЯ з діловодства»;
• 7. текст;
• 8. позначка про те, що дана інструкція є додатком до розпорядчого документа (оформляють у разі потреби);
• 9. підпис (підписує керівник підрозділу-розробника);
• 10. гриф погодження (оформляють у разі потреби);
• 11. візи (оформляють у разі потреби);
• 12. позначка про виконавця (оформляють у разі потреби).

На підставі посадової інструкції розробляють трудовий договір (трудовий контракт) із працівником. Трудовий договір (трудовий контракт) і посадову інструкцію використовують у разі виникнення конфліктних ситуацій між роботодавцем та працівником.

Посадову інструкцію розробляє інспектор відділу кадрів чи інший спеціаліст, який відповідає за роботу з кадрами, обов’язково погоджує з юрисконсультом і подає на затвердження керівникові підприємства (організації, установи). Всі зміни до посадової інструкції вносяться з відповідного наказу (розпорядження) по підприємству (організації, установі).

У посадовій інструкції обов’язково мають бути такі розділи:

• 1. Загальні положення (зазначають сферу діяльності працівника, порядок його призначення на посаду та звільнення з неї, порядок заміщення працівника в разі його тимчасової відсутності, вимоги щодо кваліфікаційної підготовки, підлеглість працівника, коло посадових осіб, які підпорядковуються даному працівникові. Наводиться також перелік нормативних документів, якими працівник повинен керуватися в своїй роботі);
• 2. Функції;
• 3. Посадові обов’язки;
• 4. Права;
• 5. Відповідальність.

Як доповнення до основних розділів посадової інструкції може додаватися розділ, у котрому регулюються трудові відносини між посадовими особами (визначається коло службових зв’язків, порядок подання звітної інформації тощо).

Посадові інструкції зберігають протягом трьох років після заміни новими.

ПРАВИЛА — це службові документи організаційного характеру, в яких викладаються настанови, норми або вимоги, що регламентують певний порядок якихось дій, поведінку тощо.

За формою й змістом правила подібні до інструкцій;іноді вони становлять їхню складову частину (наприклад, «Правила оформлення вихідних документів», «Правила обліку й реєстрації «листів громадян» входять до «Інструкції з діловодства»). Оформляють правила на загальних або спеціальних бланках формату A4. Доцільно використовувати бланки з кутовим розташуванням постійних реквізитів, оскільки має бути гриф затвердження.

РЕКВІЗИТИ ПРАВИЛ:

• 1. назва виду документа (ПPАВИЛА);
• 2. дата;
• 3. індекс;
• 4. місце видання;
• 5. гриф затвердження;
• 6. заголовок до тексту (може поєднуватися з назвою виду документа);
• 7. текст (може складатися з розділів, підрозділів, пунктів, підпунктів);
• 8. підпис;
• 9. гриф погодження (оформляють у разі потреби на другому примірнику);
• 10. візи (оформляють у разі потреби на другому примірнику);
• 11. позначка про виконавця (оформляють у разі потреби на другому примірнику).

Правила обов’язкові для виконання кожним, кого вони стосуються, тому їх можна віднести до правових документів.

Так, «Правила внутрішнього трудового розпорядку» мають на меті зміцнення трудової й виконавської дисципліни, правильну організацію праці та відпочинку, повне й раціональне використання робочого часу, підвищення якості й продуктивності праці. Вони обов’язкові для виконання всіма працівниками підприємства.

Правила (витяг із правил) мають вивішуватися на видному місці, тому допускається художнє оформлення їх.

СЛУЖБОВІ ЛИСТИ належать до основних засобів обміну інформацією між підприємствами, організаціями, установами, фірмами. На них припадає чимала частина вхідної й вихідної документації.

Є різні види службових листів:

• — інформаційні;
• — рекламні;
• — листи-запрошення;
• — супровідні;
• — листи-повідомлення;
• — листи-підтвердження;
• — листи-нагадування;
• — гарантійні;
• — ініціативні;
• — листи-відповіді;
• — листи-прохання та ін.

Працівники служби документування повинні намагатися скорочувати обсяг документообігу, тобто кількість документів, що надійшли до організації й створені нею за певний період, а отже, обґрунтовано братися за складання документів цієї групи. Службові листи рекомендується оформляти лише тоді, коли неможливо вирішити питання в усному спілкуванні - очно чи телефоном.

Виклад тексту службового листа має бути лаконічним, послідовним, переконливим і коректним. Факти й події слід висвітлювати об'єктивно, всі аспекти розглядуваного питання викладати зрозуміло, стисло, але достатньою мірою повно. В службових листах допускається також порушувати кілька питань. Проте слід ураховувати, що такі листи доводиться обробляти набагато довше. Тому все ж доцільніше оформити кілька листів. Декілька питань в одному листі можна порушувати тоді, коли вони взаємопов'язані.

Текст листа, як правило, складається з двох логічно пов’язаних частин: вступної та основної. У вступній частині зазначають факти, події, обставини, що спричинили написання листа, а також посилаються на факти, документи, дати нормативних чи інструктивних матеріалів.

В основній частині тексту листа викладають його головну мету у формі пропозиції, відмови, гарантії, зауваження, висновків тощо.

Залежно від призначення службового листа й від того, на чому автор хоче сконцентрувати увагу адресата, порядок розташування логічних частин тексту може бути різним. Якщо враховувати невпинне зростання потоку інформації, то для активізації її сприйняття рекомендується починати текст службового листа з основної частини, а докази й підстави викладати нижче. Службові листи з нескладних питань, що були обговорені заздалегідь, можуть містити лише основну частину.

Службові листи надсилають, аби спонукати адресата до дії, роз’яснити йому щось, переконати його в чомусь. Це досягається завдяки чіткості викладання й змістовності тексту.

Для більшості службових листів характерна повторюваність одних і тих самих зворотів.

РЕКВІЗИТИ СЛУЖБОВОГО ЛИСТА:

• 1. дата (проставляють у день підписання документа);
• 2. індекс (проставляють у день підписання документа);
• 3. посилання на індекс і дату вхідного документа (роблять у листах-відповідях);
• 4. гриф обмеження доступу до документа (проставляють у разі потреби);
• 5. адресат;
• 6. резолюція;
• 7. заголовок до тексту (якщо обсяг тексту документа, виготовленого на аркуші формату A4, невеликий, то заголовка може не бути;на аркушах формату А5 заголовок до тексту не наводять);
• 8. позначка про контроль;
• 9. текст;
• 10. позначка про наявність додатка (оформляють у разі потреби);
• 11. підпис;
• 12. гриф погодження;
• 13. візи (оформляють у разі потреби на примірнику адресанта);
• 14. відбиток печатки (проставляють у разі потреби);
• 15. прізвище виконавця та номер його телефону (про виконавця);
• 16. позначка про виконання документа й направлення його до справи (оформляють від руки після виконання документа);
• 17. позначка про перенесення даних на машинний носій;
• 18. позначка про надходження (проставляє адресат у день надходження документа).

Якщо службовий лист надсилають за межі України (в країни колишнього СРСР), то доцільно підготувати його російською мовою. Бланк має бути двомовний, допускається російсько-український варіант.

Інформаційні листи — це службові листи, в котрих адресант інформує адресата про якісь факти чи заходи. Як правило, адресант пропонує свої вироби або послуги. Інформація, наведена в листах такого типу, має бути якомога ширшою. Адресата (реквізит 16) можна зазначити узагальнено.

Наприклад:

• — Рекламні листи — це різновид інформаційних листів. Вони містять детальний опис товарів чи послуг і надсилаються конкретним адресатам, аби спонукати їх скористатися запропонованим;
• — Листи-запрошення — це такі службові листи, в яких адресатові пропонують взяти участь в якихось заходах. Починати ці листи можна з таких зворотів:
• — «Просимо взяти участь у…»;
• — «Запрошуємо…»;
• — «Запрошуємо Вас…»;
• — «Щиро запрошуємо Вас…»;
• — «Ми раді запросити Вас…».

Далі розкривають характер заходів, умови участі в них, зазначають строки їх про Супровідні листи — це такі службові листи, в яких адресата інформують про направлення йому документів, що долаються до листа. Обсяг текстів таких листів, як правило, невеликий, тому доцільно оформляти їх на аркушах (бланках) формату А5. Супровідні листи складають, коли потрібно доповнити чи роз’яснити основні документи (наприклад, уточнити термін виконання, роз’яснити складні моменти, пояснити причину затримання тощо).

Супровідні листи слід починати словами: «Надсилаємо…», «Направляємо…», «Відправляємо…» і т. п.

У текстах супровідних листів мають зазначатися заголовки.

Листи-повідомлення — це такі службові листи, в яких повідомляється про щось чи стверджується якийсь факт, їх направляють конкретному адресатові.

Листи-нагадування — це службові листи, в яких нагадується про наближення чи закінчення терміну виконання якихось завдань (зобов'язань), проведення заходів і необхідність унаслідок цього вжити відповідних заходів. Тексти таких листів можуть складатися з одного-двох речень і починаються словами, утвореними від дієслова «нагадувати».

Гарантійні листи — це такі службові листи, в яких гарантується виконання чогось, наприклад оплати за послуги чи товари, забезпечення проведення дослідів, надання робочого місця тощо.

Ініціативні листи — це такі службові листи, що спонукають адресата дати відповідь адресантові. Тематика ініціативних листі необмежена Залежно від викладеного в листі відповідь може бути позитивною або негативною.

Листи-відповіді - це такі службові листи, в яких дають відповідь на ініціативні листи. Якщо в ініціативному листі викладено кілька питань, то в листах-відповідях відповідають на кожне з них, незалежно від того, яка відповідь — позитивна чи негативна. Текст таких листів має бути чітким, конкретним, у разі відмови — обґрунтованим.