Висновки. 
Дослідження документно-інформаційної складової кадрової служби: шляхи вдосконалення

Проведене дослідження дозволяє нам зробити наступні висновки.

У будь-якій організації для одержання економічного ефекту, перш за все, важлива якість інформації та налагоджена робота персоналу підприємства.

Сьогодні до традиційних обов’язків кадрової служби щодо визначення потреб та залучення персоналу, а також роботи з документами щодо особового складу підприємства, найчастіше додаються обов’язки по оцінкам рівня кваліфікації працівників, організації навчання та підвищення кваліфікації, а також розробки системи стимулювання персоналу, що робить підрозділ одною з основних структур підприємства та висуває підвищені вимоги до ефективності його роботи.

Організаційна структура кадрової служби визначається як об'єктивними чинниками (розміром підприємства і обсягом виконуваної роботи по кожній функції, якістю персоналу кадрової служби), так і суб'єктивними (відношенням до персоналу керівника організації, його підготовленістю, баченням цілей організації і роллю, що відводиться персоналу).

У нових умовах заслуговує на увагу система управління персоналом, що орієнтується на стратегію кооперації і розвитку контрактних стосунків, коли основний акцент в управлінні необхідно перенести на унікальні конкурентні переваги персоналу і внутрішньо фірмової культури, що створюються орієнтацією на людські ресурси. Цей підхід заснований на реструктуризації підприємств.

Робота з документами є головною складовою частиною діяльності кадрової служби. У системі управління персоналом підприємства за функціональним призначенням виділяються наступні види документації: організаційно-правова документація підприємства, організаційно-правова документація служби персоналу та документація щодо особового складу підприємства.

У ході дослідження діяльності ТОВ «Кияр» та роботи його кадрової служби було проаналізовано специфіка документування та вказані основні недоліки організації відділу кадрів підприємства:

• · Низький рівень автоматизації роботи кадрової служби.
• · Відсутність використання сучасних технологій зв’язку у роботі з клієнтами компанії.
• · Витрати часу на розробку типової документації, зокрема посадових інструкцій на нові посади та в нові структурні підрозділи компанії.
• · Відсутність реєстрації виникнення колізій в посадових інструкціях.

Для ліквідації зазначених недоліків розроблені наступні практичні рекомендації для впровадження в роботі служби управління персоналом.

• · Впровадження сучасних засобів зв’язку, таких як електронна пошта, Інтернет-телефонія, корпоративний мобільний зв’язок.
• · Складання і ретельне опрацьовування банку шаблонів посадових інструкцій.
• · Ведення постійного моніторингу виникнення колізій в посадових інструкціях та їх оперативне усунення.
• · Впровадження спеціалізованого програмного забезпечення з управління персоналом.

Ми пропонуємо з урахуванням специфіки діяльності ТОВ «Кияр» впровадити дві автоматизованих системи управління документуванням кадрової діяльності на вибір керівництва компанії. Перша — це конфігурація «Зарплата і Кадри для України». Це буде доречним в тому разі, якщо в організації буде встановлена система 1С: Підприємство 7.7. В іншому випадку, на наш погляд, найбільш ефективним для автоматизації управління кадрової діяльності буде система «Кадри Плюс Україна 4.1.8.2».

Впровадження згаданих вище організаційних заходів дозволяє знизити витрати на кадрову службу, зокрема на штат її працівників, спрощує процеси обліку персоналу, підвищує надійність і швидкість їх виконання, а також вивільняє ресурси для зосередження уваги на основній діяльності компанії.