Система управління підприємством

її складові - система інформації, система рішень та система планування — тісно взаємозв'язані та аналізуються, як окремо, так і в комплексі. Для кожної складової припустимі різні типи побудови, які більшою чи меншою мірою можуть доповнювати одна одну.

Фінансова інформація. Підприємство, що здійснює господарську діяльність та має налагоджений бухгалтерський облік, не обов’язково володіє фінансовою інформацією, придатною для управління.

Для побудови системи фінансової інформації необхідно врахувати таке.

• 1. Фінансове становище підприємства за кожний день — інформація, необхідна для управління — не характеризується одним показником, наприклад, величиною капіталу. Залишок грошових засобів на рахунку, кредиторська та дебіторська заборгованість, засоби в товарних запасах не можуть бути просто підсумовані. Тому виникає необхідність знання хоча б простих методів розрахунку чітких фінансових показників — оборотність капіталу, ліквідність тощо, які дають більш-менш повну картину фінансово-майнового стану підприємства.
• 2. Для планування реальної ефективності діяльності підрозділів, що необхідно для управління, потрібне не менш реальне співвідношення витрат за місцем їх виникнення. Універсального способу «прив'язки» витрат не існує, тому менеджеру та бухгалтеру слід встановити найдоцільніший для даної галузі та виду діяльності метод віднесення витрат. При цьому величина розподілених витрат не порівнюється безпосередньо з прибутковістю підрозділу, тому що надходження засобів здійснюється в основному через службу збуту, але знання структури затрат дозволяє їх оптимізувати. Іноді вперше виконана «прив'язка» дає несподівану для керівництва картину, визначає стан справ, що далекий від очікуваного.
• 3. Можливий компроміс між точністю даних та швидкістю їх отримання. Для управління часто важливіша швидкість: дані тижневої давності, навіть і дуже точні, означають запізнення управлінського впливу саме на тижневий термін.

За наявності фінансово-економічної служби підготовка вищезгаданої інформації може бути розподілена таким чином: розробка та контроль виконання-фінансовий директор, розподіл витрат — економіст, введення даних — бухгалтерія. Відсутність фінансового підрозділу змушує використовувати для всіх завдань бухгалтерію, що значно ускладнює збір та обробку управлінської фінансової інформації.

Ефективність використання фінансової інформації значно підвищується, якщо управління на її основі розподілене горизонтально, між основними підрозділами. Аналогічно використання фінансової інформації доцільне на рівні менеджерської ланки управління. Інформація, що надходить керівництву підрозділів, на вищому рівні інтегрується в підсумковий показник.

Маркетингова інформація. Інформація про учасників ринку — постачальників, покупців та конкурентів — в тому чи іншому обсязі використовується підприємством завжди. Навіть за відсутності підрозділу маркетингу, негативному ставленні до маркетингу підприємство так чи інакше вимушене збирати інформацію для свого функціонування. Найбільш затребуваною є інформація про конкурентів та постачальників: ціни та умови поставки. Рідше за все збирається та аналізується інформація про покупців. Традиційно підприємства вважають, що знають про них якщо не все, то головне.

Для оптимізації оргструктури найбільш важливою є інформація про покупців (споживачів). Побудова стратегій здебільшого заснована на перевагах кінцевих споживачів, але тактичні цілі можуть бути досягнуті через постійну реалізацію. Вона, у свою чергу, залежить від переваг тих: хто сплачує гроші. Інформація про покупців структурується на підприємстві у відділі збуту. Торгові агенти і продавці постійно вислуховують прохання, рекомендації і претензії покупців. Значна частина інформації тут і губиться, тобто агент або продавець рідко можуть використовувати її у власній роботі. Суттєва, на думку продавця, інформація передається «вище», де менеджер фільтрує її і непотрібну відсіває. Далі інформаційний потік, що дуже змінився, досягає керівництва зі збуту, де знову відсівається інформація, яку збут використовувати некомпетентний. Керівництву підприємства потрапляє дистильований інформаційний потік, із якого неможливо дістати користь.

Зворотний зв’язок (реакція на інформацію) при вертикальній організації інформаційних потоків майже відсутній. На практиці це означає самостійне прийняття агентами і продавцями рішень, що виходять за рамки їх компетенції. Накопичення інформації не відбувається.

Горизонтальна інформаційна система передбачає адресний розподіл інформації в процесі її надходження. Агенти і продавці адресують інформацію підрозділам, спроможним її використати.