Проектування інформаційно-технологічних систем систем збору звітних даних для корпоративних об"єднань

Проектування інформаційно-технологічних систем систем збору звітних даних для корпоративних об‘єднань Мучник М. М., к.т.н., с.н.с., ПАДКО Проблема організації збору різноманітних звітних даних була, є і буде актуальною у різних сферах людської діяльності. Але особливо важливою вона є для корпоративних об «єднань, що мають відділення в усіх районах країни і регулярно збирають через свої місцеві підрозділи звітні дані, що обчислюються мільйонами або десятками мільйонів документів. До таких корпоративних об «єднань можна віднести Держкомстат, Податкову адміністрацію, Державний і недержавні пенсійні фонди, великі банки, страхові компанії та ін. Звітні документи самі по собі є «документами суворої звітності» (тобто вони повинні обов «язково реєструватися при поданні у відповідне відомство і при їх подальшому переміщенні).

Загальний підхід до проектування інформаційних технологій збору різноманітних звітних даних у корпоративних об‘єднаннях, у тому числі, банках та страхових компаніях, вибору комплексу методів і засобів автоматизації етапів цих технологій, що забезпечують оптимізацію часу і трудовитрат на формування електронних версій звітних документів є актуальним для сьогодення.

1. Структура корпоративних об‘єднань.

Оскільки структура великих корпоративних об «єднань у більшості випадків відповідає ієрархічній територіально-адміністративній структурі держави, збір звітних документів у них звичайно проводився (і зараз проводиться) по ієрархічному принципу: «першоджерело даних» — район — область — центр, тобто структура системи збору звітних даних звичайно відповідає структурі корпоративного об «єднання (хоча у деяких випадках ці структури можуть відрізнятися). При цьому збір, реєстрація, перевірка повноти і коректності даних і початкове опрацювання первинної звітності проводяться звичайно на районному рівні, на обласний рівень передається узагальнена в районах інформація, а в центр відправляється інформація, узагальнена по областях. Далі підрозділи, що приймають звіти, будемо називати одержувачами, а підрозділи, що формують звіти — абонентами). Очевидно, що абонентами є тільки першоджерела (вони формують звіти на підставі cвоїх первинних даних), тільки одержувачем — центр корпоративного об «єднання, а підрозділи проміжних рівнів є і абонентами і одержувачами одночасно.

Звітні дані одержувача вважаються повними, якщо вони включають звіти всіх його абонентів. Звітні дані вважаються коректними, якщо вони відповідають правилам коректності звітних даних, прийнятих у даному корпоративному об «єднанні.

2. Проектування інформаційної технології збору звітних даних Головною ціллю процесу збору корпоративним об «єднанням звітних даних будь-якого типу є формування центральної комп‘ютерної бази звітних даних. Але «першоджерело» може готувати звітні дані як на електронних, так і на паперових носіях, тобто технологія збору звітних даних повинна забезпечувати формування електронних версій паперових звітних документів до того, як звіти треба записати у центральну базу звітних даних.

Якщо прийом та передача даних в електронному вигляді не потребує багато часу та трудовитрат, то введення даних з паперових носіїв є однією з найбільш трудовитратних операцій.

Як було вказано вище, в системах збору звітних даних саме на районні підрозділи (місцеві органи корпоративного об‘єднання, уповноважені на збирання звітів) лягає основне навантаження по збору, реєстрації, введенню звітних даних із паперових форм у комп‘ютер, а також перевірці повноти і коректності даних.

Інформаційну технологію збору, реєстрації, введення у базу даних, контролю повноти і коректності даних далі будемо називати інформаційною технологією відпрацьовування звітних даних (мається на увазі тільки одержання електронної бази повних і коректних звітних даних, обробка яких буде проводитися на наступних етапах).

Циклом відпрацьовування звітних даних будемо називати процес формування повних і коректних електронних версій первинних звітних документів (у вигляді баз даних або окремих файлів), що включає такі етапи:

1. Підготовка або коригування першоджерелом звітних документів на тому або іншому носії даних;

2. Контроль коректності звітних документів першоджерелом і повернення до п. 1 при виявленні помилок;

3. Передача звітних документів у місцевий орган по прийомі звітів;

4. Реєстрація звітних документів у місцевому органі по прийомі звітів;

5. Введення звітних даних у базу системи відпрацьовування даних місцевого органа;

6. Контроль коректності введених звітних даних і їхнє повернення першоджерелу при виявленні помилок (повернення до п.1);

7. Формування електронних версій звітів та їхнє введення в базу звітів місцевого органа.

3. Методи підготовки і введення звітних даних.

Для підготовки і введення звітних даних використовуються різноманітні методи і засоби, які можна умовно розділити на ручні, механізовані, автоматизовані й автоматичні.

2.1. Якщо звітні дані вносяться першоджерелом у стандартні звітні форми вручну (вписуються від руки), то це є ручний метод підготовки звітних даних;

2.2. Якщо звітні дані вносяться першоджерелом у звітні форми за допомогою механічного або електро-механічного пристрою, то це механізований метод підготовки звітних даних;

2.3. Якщо підготовка та/або введення у комп‘ютер виконуються людиною для кожного окремого елемента звітних даних (тобто з істотною часткою ручної праці), то це автоматизовані методи;

2.4. Якщо дані готуються та/або вводяться у комп‘ютер у вигляді масиву даних, із мінімальною участю людини (наприклад, людина тільки ініціалізує програму підготовки та/або введення даних, то це є автоматичні методи;

4. Вибір засобів підготовки і введення звітних даних Очевидно, що при використанні на всіх етапах автоматичних методів та засобів швидкість відпрацьовування даних є найбільше високою, а час і трудовитрати — мінімальними. Проте це можливо тільки за умови повної комп‘ютеризації всіх етапів технології відпрацьовування і передачі даних, що поки забезпечується далеко не в усіх випадках. Тому при проектуванні інформаційних технологій повинні бути забезпечені усі можливі варіанти підготовки і введення звітних документів і обрані такі методи і засоби, що забезпечують оптимізацію циклу відпрацьовування звітних даних не в ідеальному, а в конкретному випадку, з урахуванням можливостей забезпечення визначеного рівня автоматизації.

4.1. Автоматизовані робочі місця для введення звітних даних і формування звітів Для введення в пам «ять комп‘ютера звітних даних із рукописних або машинописних паперових форм часто використовуються програмно-апаратні комплекси, що являють собою персональні комп‘ютери (ПК) із програмним забезпеченням, орієнтованим на введення операторами даних визначеного типу. Такі комплекси звичайно називають автоматизованими робочими місцями (АРМ) для введення даних та підготовки звітів (АРМ підготовки звітів або АРМ ПЗ). Екранні форми, що виводяться АРМ‘ом на екран ПК, містять набір полів, що відповідають полям паперових форм. Тому за допомогою АРМ ПЗ можна автоматизовано формувати базу звітних даних, тобто вводити дані в поля екранної форми безпосередньо з паперової звітної форми, редагувати їх, проводити автоматичний контроль коректності й опрацювання даних, а також формувати базу звітних даних.

Якщо вихідні дані вже були подані в електронному виді (у виді набору файлів або бази даних), тобто отримані в результаті попереднього опрацювання, для підготовки звіту достатньо перетворити їх (конвертувати) у вхідний формат, що використовується для введення в бази даних АРМ, а потім ініціалізувати процес автоматичного введення.

Розробка програми перетворення (конвертора) звичайно не викликає утруднень і провадиться першоджерелом один раз (якщо не змінюються формати вихідних звітних даних і формати звітів), а введення даних у базу даних АРМ, контроль їхньої повноти і коректності, а також підготовка звітів проводяться автоматично.

При введенні даних за допомогою АРМ ПЗ частка ручної праці залишається досить істотною, що призводить до перевантажень нервової системи операторів, особливо, якщо розроблювачі АРМ «а не враховують ергономічних чинників. Як показує досвід використання подібних АРМ «ів, продуктивність праці операторів по введенню звітних даних складає в середньому від 60 до 200 документів за зміну (у залежності від типу документа).

При збільшенні обсягів звітних даних істотно підвищити продуктивність праці операторів практично неможливо і необхідно збільшувати кількість АРМ «ів, тобто комп‘ютерів і операторів (якщо для цього є можливості).

4.1.1. Комплекси сканування і розпізнавання В останні роки для введення звітних даних із заповнених від руки або машинописно паперових форм усе ширше використовуються оптичні сканери з автоматичними подавачами паперу і системи автоматичного розпізнавання рукописних текстів (OCR/ICR).

Сучасні промислові сканери забезпечують введення до 200−300 сторінок у хвилину, а ICR забезпечують досить високу якість розпізнавання, веріфікацію (перевірку вірності розпізнавання даних), і експорт результатів у бази даних. Комплекси сканування та розпізнавання (КСР) з використанням промислових сканерів можуть включати до 40−50 комп‘ютерів. Процеси сканування і розпізнавання відбуваються автоматично, а веріфікація результатів розпізнавання (не всіх, а тільки непевно розпізнаних системою розпізнавання) проводиться автоматизовано оператором-верифікатором. Як показує досвід використання таких систем, один оператор може перевірити і відкоригувати 500 — 1500 і більше документів за зміну (в залежності від типу документів і відсотка їхнього заповнення). Необхідно особливо підкреслити принципову зміну ролі людини (верифікатора) у цьому процесі у порівнянні з ручним введенням: оператор не вводить дані, як при роботі з АРМ‘ом, а тільки перевіряє і коригує непевно розпізнані дані, що і дає можливість істотного підвищення продуктивності праці.

Проте ці засоби автоматизують тільки процес введення звітних даних з паперових форм і часткової перевірки відповідності електронної і паперової версій даних. Для перевірки повноти і коректності даних і формування електронних версій звітів необхідно використання додаткових програмних засобів. Крім того, для використання засобів сканування і розпізнавання необхідно виконання ряду умов:

— для підготовки звітних даних повинні використовуватися спеціальні паперові форми, пристосовані до сканування та автоматичного розпізнавання;

— для забезпечення сканування, розпізнавання, веріфікації і експорту документів повинний бути створений достатньо складний програмно-апаратний багатомашинний комплекс;

— технологія сканування і розпізнавання повинна бути інтегрована в загальну інформаційну технологію підготовки, збору, опрацювання і збереження звітних даних.

5. Оптимізація циклу відпрацювання звітних даних Трудомісткість виконання етапів циклу відпрацьовування первинних звітних даних буде істотно залежати як від форми їхній подання (на паперових або електронних носіях), так і від засобів автоматизації етапів цього циклу. Очевидно, що чим раніше буде створена коректна електронна версія звітних документів і чим більше етапів буде виконуватись автоматично, тим менше знадобиться ітерацій по відпрацюванню даних і, відповідно, зменшиться трудомісткість. У ідеалі всі етапи повинні виконуватися автоматично, а процес відпрацьовування — бути лінійним (без повернень для коригування даних).

5.1. Відпрацювання електронних первинних звітних даних Для формування електронної версії звіту першоджерелами звичайно використовується згаданий вище АРМ ПЗ, який забезпечує і контроль коректності звітних даних.

Як приклад розглянемо формування звіту платником податків, що використовує у своїй діяльності сучасну комп‘ютеризовану бухгалтерську систему. Зазвичай такі системи включають засоби генерації звітів у Податкову адміністрацію або конвертори у вхідної формат АРМ ПЗ. Після автоматичного введення даних у базу АРМ‘у автоматично перевіряється коректність даних. Некоректні дані зразу ж виправляються. Першоджерелу (платнику податків) необхідно лише автоматично сформувати звіт і передати його (бажано, по Інтернету) у місцевий орган Податкової адміністрації. У цьому випадку трудовитрати на відпрацьовування звітних даних будуть мінімальні.

Якщо ж у першоджерела немає комп‘ютеризованої бухгалтерської системи (тобто бухгалтерська звітність проводиться на бухгалтерських паперових формах), але є можливість використання АРМ ПЗ (тобто комп‘ютера і відповідного програмного забезпечення), то за його допомогою можна автоматизовано (вручну) ввести звітні дані з паперових форм і автоматично провести контроль коректності даних і формування звітів. Трудовитрати першоджерела на підготовку звітів при цьому зростають, але все одно звіти формуються першоджерелом на електронних носіях, і на їх введення у місцевому органі корпоративного об‘єднання витрачається мінімум часу.

Таким чином, якщо звіт формується першоджерелом на електронному носії на підставі коректних первинних електронних звітних даних і передається по електронних каналах зв «язку, то цикл відпрацювання звітних даних є оптимальним.

На жаль, реалізація оптимальних циклів відпрацьовування даних можлива далеко не у усіх випадках як з причин відсутності комп‘ютерів і доступу до Інтернет у першоджерел даних, так і у зв «язку з помилками проектування технології збору звітних даних і засобів автоматизації її етапів. Наприклад, якщо контроль коректності даних не проводиться першоджерелом і помилки виявляються у місцевому органі по прийомі звітів (ще гірше, якщо на більш високих рівнях), то трудомісткість і час відпрацьовування даних можуть істотно зрости.

5.2. Відпрацьовування паперових первинних звітних даних.

5.2.1. Підготовка звітів у першоджерела Якщо в першоджерела немає можливості використання АРМ‘у, звіт готується у вигляді пакета паперових звітних документів і здається у місцевий орган по прийомі звітів, де звітні дані з паперових документів можна вводити в пам «ять комп‘ютера автоматизовано, за допомогою АРМ ПЗ, або за допомогою КСР.

Автоматизоване введення за допомогою АРМ є дуже трудомістким, але АРМ забезпечує контроль коректності даних і формування звітів. Дані в бази АРМ можна ввести автоматично тільки тоді, коли вони подані у виді файлів визначеного формату.

Комплекс сканування і розпізнавання забезпечує швидке автоматичне введення і розпізнавання даних, підготовку їх у вигляді файлів (фрагментів баз даних) стандартного для цього комплексу формату, але для контролю коректності даних і формування звітів необхідні додаткові засоби.

З вищевикладеного можна зробити висновок про доцільність інтеграції комплексу сканування і розпізнавання (для автоматичного введення даних і підготовки файла звітних даних) з АРМ підготовки звітів (для контролю коректності даних і формування електронних версій звітів).

Подібна інтегрована система відпрацьовування даних буде забезпечувати:

— автоматичне введення у пам «ять комп‘ютера образів паперових звітних документів за допомогою оптичних сканерів;

— автоматичне розпізнавання образів документів за допомогою системи автоматичного розпізнавання;

— автоматизовану веріфікацію результатів розпізнавання;

— автоматичне формування результатів розпізнавання у вигляді файлів;

— автоматичне введення даних із сформованих файлів даних в АРМ підготовки звітів;

— автоматичний контроль коректності даних;

— автоматичне формування звітів.

У процесі відпрацювання даних за допомогою описаного комплекса можуть бути отримані як коректні електронні версії звітів (які відразу записуються в базу звітних даних), так і виявлені некоректні дані, які можуть бути виправлені тільки першоджерелом. Останні фіксуються у протоколі помилок і відправляються першоджерелу на виправлення.

У результаті забезпечується запис у базу звітних даних (і в бази звітів більш високих рівнів) тільки абсолютно коректних звітних даних (відповідно до правил контролю коректності, реалізованих в АРМ підготовки звітів).

Проведення дослідження дозволяє зробити наступні висновки.

1. Розроблено принципи побудови типової інформаційної технології підготовки, збору, введення в базу даних, контролю повноти і коректності звітних даних у корпоративних об «єднаннях (інформаційної технології відпрацювання звітних даних);

2. Вибрано методи і засоби, що забезпечують комплексну автоматизацію підготовки електронних версій звітів;

3. Запропоновано структуру інтегрованого комплексу сканування, розпізнавання і формування електронних версій звітів, що забезпечує можливість швидкого опрацювання і формування коректних версій звітів, поданих як на електронних, так і на паперових носіях.