Етапи процесу планування: зазначення цілей, розробка стратегії, надання стратегії конкретної форми, етапи планів в організації

Важливим етапом при плануванні є вибір цілей.

Стратегія фірми укладається в тому, щоб за допомогою своєї операційної функції надавати продукти або послуги для задоволення основних потреб споживачів. Визначення потреб, які беруться як мета діяльності фірми, є стратегічним рішенням, при якому повинні враховуватися дані із всіх функціональних областей. В області виробничої діяльності до найбільш важливих стратегічних рішень ставляться рішення про те, як, коли й де проводити товари або надавати послуги. Стратегічні рішення можуть бути класифіковані по наступних загальних категоріях:

• — вибір процесу виробництва;
• — рішення по виробничих потужностях;вертикальна інтеграція (купувати або випускати самим вихідні матеріали);
• — організація робочої сили;
• — технологія;
• — матеріально-технічні запаси;
• — місце розташування.

Стратегія виробництва в умовах міжнародного ринку включає три стратегічних принципи: принцип «точно вчасно», принцип комплексного контролю якості й принцип комплексного ремонтно-профілактичного обслуговування встаткування.

Процес стратегічного планування є інструментом, що допомагає керівництву фірми приймати правильні стратегічні рішення, і коректувати відповідно до них повсякденне життя організації.

Стратегічне планування — це набір рішень і дій, здійснюваний керівництвом фірми для досягнення цілей організації.

Стратегічне планування містить у собі чотири основних види управлінської діяльності:

• — розподіл ресурсів: розподіл наявних фондів, висококваліфікованих кадрів, а також технологічного й наукового досвіду, наявного в організації;
• — адаптація до зовнішнього середовища: дії, які поліпшують відносини фірми з навколишнім зовнішнім середовищем, тобто взаємини із громадськістю, урядом, різними державними установами;
• — внутрішня координація роботи всіх відділів і підрозділів. Цей етап містить у собі виявлення сильних і слабких сторін фірми для досягнення ефективної інтеграції операцій усередині організації;
• — усвідомлення організаційних стратегій. Тут ураховується досвід минулих стратегічних рішень, що дає можливість прогнозування майбутнього організації.

Схема стратегічного планування складається з етапів (рис 3.1):

Рисунок 3.1 — Процес стратегічного планування Після вироблення стратегії організації наступає етап її реалізації. Основними етапами реалізації стратегії є: тактика, політика, процедури й правила.

Тактика являє собою короткостроковий план дій, погоджений зі стратегічним планом. На відміну від стратегії, що частіше розробляється вищим керівництвом, тактикові виробляють керівники середньої ланки; тактика носить більше короткостроковий характер, чим стратегія; результати тактики проявляються значно швидше, ніж результати стратегії.

Вироблення політики є наступним етапом реалізації стратегічного плану. Вона містить загальні установки стосовно дій і прийняття рішень для полегшення досягнення цілей організації. Політика носить довгостроковий характер. Політика формується щоб уникнути відступу при прийнятті повсякденних управлінських рішень від основних цілей організації. Вона показує прийнятні шляхи досягнення цих цілей.

Після розробки політики організації, керівництво розробляє процедури, з огляду на попередній досвід прийняття рішень. Процедура використовується при частому повторенні ситуації. Вона містить у собі опис конкретних дій, які потрібно почати в даній ситуації.

Там, де доцільно повна відсутність волі вибору, керівництво розробляє правила. Вони застосовуються для забезпечення точного виконання співробітниками своїх обов’язків у конкретній ситуації. Правила, на відміну від процедури, що описує послідовність повторюваних ситуацій, застосовуються для конкретної одиничної ситуації.

Важливим етапом при плануванні є розробка бюджету. Він являє собою спосіб найбільш ефективного розподілу ресурсів, виражений у числовій формі й спрямований на досягнення певних цілей.

Бюджети є найбільше широко використовуваним компонентом формального планування.

Ефективним методом керування є метод керування по цілям. Керування по цілям (цільове керування) (англ. management by objectives — MBO) — метод об'єднання планування, контролю й мотивації, що застосовують для зменшення числа конфліктів і зниження негативної реакції людей на контроль шляхом їхньої участі в цьому процесі. Метод МВО допомагає реалізувати стратегію шляхом поліпшення зв’язку між цілями підлеглих, цілями їхніх начальників і цілями всієї організації. А. Райа (США, 1974 р.) описує МВО як процес, що складається із чотирьох взаємозалежних і взаємозалежних етапів:

• а) вироблення чітких, коротких формулювань цілей;
• б) розробка реалістичних планів їхнього досягнення;
• в) систематичний контроль, вимір і оцінка якості роботи й результатів;
• г) вживання коригувальних заходів для досягнення запланованих результатів.

Схематично це можна представити так (рис. 3.2):

Рисунок 3.2 — Етапи процесу керування по цілям Вироблення цілей здійснюються в спадному порядку по ієрархії від вищого керівництва до наступних рівнів керування. Цілі нижчестоящого керуючого повинні забезпечувати досягнення цілей його начальника. На даному етапі вироблення цілей обов’язкова зворотний зв’язок, тобто двосторонній обмін інформацією, що необхідно для їхнього узгодження й забезпечення несуперечності.

Планування визначає, що необхідно зробити для досягнення даної мети. Можна виділити кілька стадій планування:

• — визначення завдань, які треба вирішити для досягнення цілей.
• — установлення послідовності виконання операцій, створення календарного плану.
• — уточнення повноважень персоналу для виконання кожного виду діяльності.
• — оцінка тимчасових витрат.
• — визначення витрат на ресурси, необхідні для здійснення операцій, за допомогою розробки бюджету.
• — коректування планів дій.

Програми МВО мають безліч прихильників і в ряді випадків показали високу ефективність у практиці керування. Однак є багато випадків, коли програми МВО зазнали невдачі. Основні причини невдач: відсутність зацікавленості й підтримки вищого керівництва; перекручування концепції МВО; труднощі при постановці цілей; збільшення канцелярської роботи; жорсткість дефіциту часу; відсутність відповідної кваліфікації й ін.